Préparation budgétaire. Préparé par L équipe du service à la clientèle. Décembre

Préparation budgétaire Préparé par L équipe du service à la clientèle Décembre 2014 www.pgsolutions.com

TABLE DES MATIÈRES PREVISION SUR MOIS A VENIR... 2 1.1 FEUILLES DE TRAVAIL - RAPPORTS FINANCIERS... 2 1.2 MÉTHODES 1 - ENTRETIEN DES COMPTES DE GRAND-LIVRE... 4 1.3 MÉTHODES 2 - ENTRÉE D INFORMATIONS EN LOT POUR LA CHARTE... 5 1.4 MÉTHODES 3 - PRÉVISION BUDGÉTAIRE VIA EXCEL... 7 PROCHAIN BUDGET... 8 2.1 MÉTHODE 1 - ENTRÉE D INFORMATIONS EN LOT POUR LA CHARTE... 8 2.2 MÉTHODE 2 - BUDGET DÉTAILLÉ PAR POSTE... 10 2.2.1 BUDGET DÉTAILLÉ PAR POSTE - ENTRETIEN... 10 2.2.2 BUDGET DÉTAILLÉ PAR POSTE - TRANSFERT AU PROCHAIN BUDGET... 11 2.3 MÉTHODE 3 - ENTRETIEN DES PROJECTIONS ET DU BUDGET... 12 METHODE 4 - PREVISIONS BUDGETAIRES VIA EXCEL... 13 BUDGET PAR PERIODE... 17 4.1 BUDGET PAR PÉRIODE ENTRETIEN... 17 4.2 BUDGET PAR PÉRIODE TRANSFERT AU PROCHAIN BUDGET... 17 BUDGET COURANT... 18 REVISION DU BUDGET... 18 AJOUT DE MODELE DE RAPPORT FINANCIER (A PARTIR D UN MODELE EXISTANT)... 19 1

Ce document a pour but de présenter la marche à suivre relativement à l élaboration et à l intégration dans le système des prévisions budgétaires. PRÉVISION SUR MOIS À VENIR Les prévisions budgétaires sur mois à venir peuvent être complétées par trois méthodes différentes, qui, en fin de compte, donneront un résultat similaire. 1.1 FEUILLES DE TRAVAIL - RAPPORTS FINANCIERS Avant de débuter la saisie des montants au système par l une ou l autre des méthodes qui seront expliquées dans ce document, il est important de se souvenir que l impression de «feuilles de travail» est possible pour l élaboration manuelle des prévisions sur mois à venir en utilisant l option Rapports financiers aux activités Mensuelles. 1. En cochant ACT FONCTIONNEMENT À DES FINS FISCALES, le modèle PREV.BUDGET devient disponible pour le sélectionner afin de faire la préparation des prévisions sur mois à venir. 2. À la demande d impression du rapport, cochez la case Initialiser les soldes pour la prévision afin que le système inscrive et «isole» dans un fichier les soldes réels cumulés à la date de travail où l établissement des prévisions sur mois à venir est fait. Cette valeur «isolée» est conservée à la colonne Solde pour la prévision. Ainsi, à l impression du rapport des prévisions, le Solde pour la prévision sera toujours le même sans tenir compte des transactions comptabilisées après l établissement des prévisions sur mois à venir. De ce fait, l Estimation totale (qui correspond à l addition du Solde pour la prévision et du montant de la prévision sur mois à venir) sera toujours la même, peu importe la date d impression du rapport ou jusqu à une nouvelle initialisation des soldes. Voici un exemple du rapport obtenu : MUNICIPALITÉ PG PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES PAGE 1 2

SOLDE POUR PRÉVISION ESTIMATION BUDGET PROCHAIN LA PRÉVISION À VENIR TOTALE EN COURS BUDGET 01 21100 SUR LA VALEUR FONCIÈRE 01 21110 000 TAXES GÉNÉRALES 3510520.00-10,000-3520520.00-3,601,000-3,650,000-01 21120 000 TAXES SECTEUR - SERVICE DETTE 953700.00-953700.00-1,000,000-01 21100 TOTAL SUR LA VALEUR FONCIÈRE 4464220.00-10,000-4474220.00-4,601,000- Notes: Si le rapport lié au numéro de modèle PREV. BUDGET ne convient pas, un rapport personnalisé peut être créé par l option Entretien de la structure financière aux activités Entretiens. Au besoin, consultez la section Ajout de modèle de rapport financier à la fin de ce document. L initialisation des soldes pour la prévision est impossible si la case Inclure les journaux en attente est cochée. Ce qui signifie qu il est nécessaire de mettre les journaux à jour avant de procéder. Les lignes présentées au rapport sont remplacées par les valeurs au fur et à mesure qu elles sont enregistrées au système. Nous vous rappelons que les chiffres de la colonne Solde pour la prévision correspondent aux soldes réels cumulés à la date de travail où l initialisation des soldes pour la prévision a été faite. Pour connaître cette date, il suffit de visualiser la Date de la dernière initialisation vue à la demande d impression du rapport financier. Si cette date est trop ancienne, reprendre la production du rapport en prenant soin de cocher la case Initialiser les soldes pour la prévision avant d appuyer OK. 3

1.2 MÉTHODES 1 - ENTRETIEN DES COMPTES DE GRAND-LIVRE La première méthode proposée consiste simplement à entrer la prévision compte par compte. Cette opération s effectue par l option Entretien des comptes de grand-livre aux activités Courantes. 1. La saisie des montants, pour chacun des comptes de revenus et de dépenses, se fait à l onglet 1) Infos de base sous la section BUDGET au champ Prévision sur mois à venir. L enregistrement doit être fait à chaque compte de grand-livre. Note: Par défaut, les montants associés au budget sont débiteurs (positifs). Les montants à relier aux postes de revenus devront donc être saisis au crédit (en négatif). Si, par erreur, le signe «moins» (-) est inscrit pour un montant, un simple appui sur la touche «plus» (+) le remettra débiteur. 4

1.3 MÉTHODES 2 - ENTRÉE D INFORMATIONS EN LOT POUR LA CHARTE Cette seconde méthode permet d entrer, en lot, les prévisions budgétaires sur mois à venir, c est-à-dire selon un intervalle de postes de revenus et/ou de dépenses. C est par l option Entrée d informations en lot pour la charte aux activités Prévisions budgétaires que cette opération devient possible. L utilisation de cette option accélère considérablement le travail, car l enregistrement peut être fait à tout moment sans que les montants soient tous saisis pour l intervalle de comptes demandé. 1. Il faut s assurer que la colonne Prévision sur mois à venir soit dans la liste des informations sélectionnées (soit du côté droit). Utilisez les boutons Ajouter ou Enlever pour faire la sélection. 2. La case Initialiser les soldes pour la prévision est à cocher si les soldes pour la prévision sont à mettre à jour. En cochant cette case, le système inscrit et «isole», dans un fichier, les soldes réels cumulés à la date de travail où les prévisions sur mois à venir sont déterminées. Ainsi, à l impression du rapport des prévisions, le Solde pour la prévision sera toujours le même sans tenir compte des transactions comptabilisées après l établissement des prévisions sur mois à venir. De ce fait, «l estimation totale» (solde pour prévision + prévision sur mois à venir) sera toujours la même, peu importe la date d impression du rapport ou jusqu à une nouvelle initialisation des soldes. Il est inutile de cocher la case si l initialisation des soldes a été préalablement faite à la demande d impression du rapport qui a servi à l élaboration des prévisions sur mois à venir. 5

3. La case Mise à jour des prévisions sur mois à venir est à cocher si vous avez déjà établi une prévision sur mois à venir depuis le début de l année et qu il faut effacer cette prévision. Cette case remet donc la prévision sur mois à venir à 0. Étant donné que le système se charge de faire l inscription de la date, la zone Date de la dernière initialisation est non modifiable et affiche la date de la dernière initialisation des soldes pour la prévision enregistrée au système. Si cette date inscrite ne correspond pas à la date des soldes pour la prévision, la case à cocher Initialiser les soldes pour la prévision devra être cochée pour obtenir les bonnes informations à la colonne Solde pour la prévision. Un second écran s affiche suite à l acceptation. Ce dernier montre, dans l ordre, les items sélectionnés et il permet la saisie des montants. 1. Une fois la saisie complétée, il est possible d imprimer tous les comptes de grand-livre présents dans cette liste ainsi que les colonnes d information en utilisant le bouton Liste de vérification. 2. La barre de défilement verticale permet d'accéder aux comptes suivants. Pour les colonnes choisies en mode saisie, l accès est possible avec la souris ou avec les touches TAB, ENTRÉE ou avec les flèches (bas) et (haut). 3. Le curseur ne s arrête jamais sur les items qui sont en mode affichage. Toutefois, il se positionne sur chaque item qui est en mode saisie. 6

4. Comme à la méthode 1, les montants associés au budget sont débiteurs (positifs) par défaut. Les montants à relier aux postes de revenus devront donc être saisis au crédit (en négatif). 5. L enregistrement reporte automatiquement les montants des prévisions à l option Entretien des comptes de grand-livre aux activités courantes. 1.4 MÉTHODES 3 - PRÉVISION BUDGÉTAIRE VIA EXCEL Une dernière méthode peut être utilisée pour préparer les prévisions sur mois à venir. De ce fait, l inscription de ces prévisions peut être effectuée à l aide d Excel de Microsoft. Cette méthode implique une codification particulière qui est expliquée en détail à la section Prévision Budgétaire via Excel de ce document. 7

PROCHAIN BUDGET Les pages qui suivent montrent chacune des méthodes possibles pour l intégration des sommes budgétées pour la nouvelle année. 2.1 MÉTHODE 1 - ENTRÉE D INFORMATIONS EN LOT POUR LA CHARTE Le prochain budget peut être inscrit à l option Entrée d informations en lot pour la charte. Cette option permet d entrer, en lot, les prévisions budgétaires, c est-à-dire selon un intervalle de postes de revenus et/ou de dépenses. 1. Il faut s assurer que la colonne Prochain budget soit dans la liste des informations sélectionnées (soit du côté droit). Utiliser les boutons Ajouter ou Enlever pour faire la sélection. 8

2. Un second écran s affiche suite à l acceptation. Ce dernier montre dans l ordre, les items sélectionnés et il permet la saisie des montants. 3. Une fois la saisie complétée, il est possible de faire imprimer tous les comptes de grand-livre présents dans cette liste ainsi que les colonnes d information en utilisant le bouton Liste de vérification. 9

2.2 MÉTHODE 2 - BUDGET DÉTAILLÉ PAR POSTE Ce groupe d options permet de justifier les sommes budgétées au budget courant et/ou au prochain budget. Voici le fonctionnement de chacune des options contenues à ce groupe. 2.2.1 BUDGET DÉTAILLÉ PAR POSTE - ENTRETIEN Cette option permet l inscription des informations qui justifient les sommes budgétées pour chaque poste de grand-livre. Ainsi, la justification des budgets demeure au système aux fins de référence. 1. Il est important d inscrire la bonne Année financière à cette option. L année est celle en cours et non celle pour laquelle on prépare le budget. 2. L onglet 2) Prochain budget sert à faire l inscription des précisions (justifications et/ ou détails) relatives au budget de l année qui vient. 3. C est par la case à cocher Mise à jour du prochain budget qu il est possible d enregistrer les précisions des montants budgétés, en plus de reporter le montant du prochain budget, inscrit au système, à toutes les options concernées par le prochain budget. Le montant conservé au système correspond au total des montants inscrits à chacune des lignes de détails. Il est possible que cette case soit cochée par défaut. Pour ce faire, il faut cocher la case Mise à jour automatique du prochain budget aux Paramètres de base. 10

4. Si l inscription du détail des montants budgétés n a pour but que l obtention des informations aux fins de référence, il n est pas nécessaire de cocher la case Mise à jour automatique du prochain budget avant l enregistrement. Le montant du prochain budget pourra être inscrit plus tard par l option Entrée d informations en lot pour la charte ou par l option Entretien des projections et du budget. 5. L inscription des informations à cette option n est pas obligatoire pour tous les postes de revenus et dépenses. Seuls les plus importants peuvent être saisis et enregistrés à cette option. 6. Il est à noter que l onglet 1) budget courant permet la saisie d informations et de montants aux comptes de grand-livre pour le budget de l année en cours. Cependant, aucune mise à jour des montants ne se fait étant donné que, pour les révisions de budget, une écriture est nécessaire au journal # 41 de l option Entrée des écritures manuelles aux activités courantes. 2.2.2 BUDGET DÉTAILLÉ PAR POSTE - TRANSFERT AU PROCHAIN BUDGET Cette option permet d effectuer le transfert du budget détaillé par poste d une année financière vers le prochain budget de la même année. Il est recommandé de faire une copie de sécurité avant d effectuer le transfert. Par exemple, si l option Entretien du budget détaillé par poste a été complété pour le budget courant, il est possible, par cette option, de transférer intégralement ou en partie ces informations au prochain budget (qui deviendra le budget courant suite à la fermeture de l année au grand-livre). Il est donc possible de transférer seulement le détail (sans les montants) en cochant la case Mise à jour des descriptions seulement ou de transférer le détail et les montants en cochant Mise à jour du prochain budget. Note : Si des informations sont déjà inscrites à l onglet 2) Prochain budget de l option Entretien du budget détaillé par poste et qu un transfert est effectué, l information sera écrasée et remplacée par celle inscrite à l onglet 1) Budget courant. 11

2.3 MÉTHODE 3 - ENTRETIEN DES PROJECTIONS ET DU BUDGET On retrouve dans cette option les informations relatives aux budgets, en plus d y retrouver tout ce qu il faut pour gérer les projections trimestrielles lorsqu elles sont requises. 1. C est à l onglet 2) Budget et cumulé que les champs pour la saisie du prochain budget s y retrouvent. Tous les comptes de grand-livre peuvent être consultés pour une année financière donnée. Ils peuvent être modifiés uniquement par leur responsable budgétaire (déterminé à l option Entretien des comptes de grand-livre aux activités Courantes), à moins que l utilisateur soit enregistré comme utilisateur maître à la sécurité d AccèsCité- Finances. 2. Le bouton Transfert Budget courant vers Prochain budget permet de copier les montants de la colonne Budget courant vers la colonne Prochain budget. Il est important de sélectionner la bonne année à cette option. L année est celle en cours et non celle pour laquelle on prépare le budget. 3. Le total au bas de l écran permet de valider si les montants saisis donnent un budget équilibré. Le total doit être à 0 avant la fin de l année. 4. Une fois la saisie complétée, il est possible d imprimer tous les comptes de grand-livre présents dans cette liste ainsi que les colonnes d information en utilisant le bouton Liste de vérification. 12

MÉTHODE 4 - PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES VIA EXCEL À partir d AccèsCité - Finances, il est possible de faire de l exportation de données du grand-livre vers Excel afin de procéder à l élaboration des prochains budgets et/ou à l établissement des prévisions sur mois à venir. Suite à la saisie de ces montants dans le logiciel Excel, cette même option permet le retour des nouvelles données saisies (importation) vers AccèsCité - Finances pour la production des rapports de prévisions budgétaires. Pour utiliser les différentes options rattachées à cette façon de faire, il est préférable de connaître le fonctionnement du logiciel Excel afin d en tirer une meilleure performance! Avant de procéder à l exportation des données, il est important de procéder aux deux opérations suivantes : 1. Cochez la case Préparation budget via Excel aux Paramètres de base aux activités spéciales. Si ce paramètre n est pas activé, le message suivant s affichera au bas de l écran : L option «Préparation de budget via Excel» est à non dans les paramètres de base», lors d une tentative d accès aux options concernées par les prévisions budgétaires via Excel. Cette opération est à faire seulement la première année où la préparation des budgets sera faite par Excel. 2. Le second et dernier préalable à l élaboration des budgets ou prévisions sur mois à venir, via Excel concerne les périodes comptables. Il faut donc se rendre à l option Entretien des périodes comptables aux activités Entretiens. C est au champ Nom du fichier Excel qu il faut indiquer le nom du fichier Excel désiré. Notes : Un seul nom de fichier Excel doit être défini par année financière. Ce fichier doit porter l'extension.xls et il devra être précisé chaque année. Un maximum de vingt caractères incluant l extension et son point (.XLS). Il faut se rappeler que c est à l exécution de la fermeture de l année que le prochain budget devient le budget courant. 13

3. L'option Prévisions budgétaires via Excel permet d'effectuer des simulations de budget à partir du chiffrier électronique Microsoft Excel avec les données à jour d'accèscité Finances. On retrouve cette option au niveau des activités Prévisions budgétaires du module Grand-livre, budgets et états financiers. 4. Le traitement Mise à jour de la feuille Excel permet la création de la feuille Excel par le transfert des données du grand-livre (exportation) vers Excel. Voici les colonnes qui seront exportées d AccèsCité Finances vers la feuille de calcul Excel. Excel Description Excel Description Excel Description A No de grand-livre J Solde cumulé S Budget révisé B Description K Solde cumulé - 1 an T Budget révisé 2 C Prochain budget L Solde cumulé - 2 ans U Budget révisé - 1 an D Prév. sur mois à venir M Solde cumulé - 3 ans V Budget révisé - 2 ans E Budget courant N Solde cumulé - 4 ans W Budget révisé - 3 ans F Budget après 1 an O Projection 1 X Budget révisé - 4 ans G Budget après 2 ans P Projection 2 Y Engagements H Budget après 3 ans Q Projection 3 Z Engagements suivants I Budget après 4 ans R Projection 4 AA Solde pour la prévision 5. À partir du chiffrier électronique Excel, seul le contenu des colonnes Prochain budget et Prévisions sur mois à venir peut être modifié dans la feuille de calcul. Les autres n y figurent qu'à titre indicatif et leur contenu ne peut pas être remplacé. Cependant, ces colonnes peuvent être déplacées. 6. Le choix Mise à jour des données à partir d Excel est accessible seulement si la mise à jour de la feuille Excel a été faite au moins une fois. De plus, la mise à jour des données permet la récupération des données Excel (importation dans AccèsCité-Finances) pour les colonnes Prévisions sur mois à venir et Prochain budget. 14

7. L Intervalle de périodes correspond à l année financière ainsi qu à l intervalle de périodes pour lesquels l exportation et/ou l importation doit être faite. 8. Au besoin seulement, cochez la case Initialisation des soldes pour la prévision, servant surtout pour l établissement des prévisions à venir. Elle est active seulement si le traitement choisi est la Mise à jour de la feuille Excel. En cochant cette case, le système isole les soldes réels cumulés à la date de travail où la mise à jour de la feuille Excel est exécutée. Ainsi, lors de l impression du rapport des prévisions, le Solde pour la prévision sera toujours le même sans tenir compte des transactions comptabilisées après l établissement des prévisions à venir. L estimation totale (solde pour la prévision + prévision sur mois à venir) sera toujours la même, peu importe la date d impression du rapport ou jusqu à une nouvelle initialisation des soldes. Étant donné que le système se charge de faire l inscription de la Date de la dernière initialisation, cette zone est non modifiable et affiche la date de la dernière initialisation des soldes pour la prévision enregistrée à l exécution de cette option. 9. Le bouton Excel sert pour l un ou l autre des traitements. Le premier pour le traitement Mise à jour de la feuille Excel et le second pour Mise à jour des données à partir d Excel. 10. Lors de la création du fichier Excel, le programme prend plusieurs minutes pour réaliser le fichier puisqu il doit bâtir les différentes colonnes, les macros commandes utiles à son utilisation ainsi que les outils nécessaires à l importation des données (prévisions sur mois à venir et prochain budget). 11. Il est possible d'ouvrir et d éditer la feuille de calcul dans Excel de Microsoft sans préalablement passer par AccèsCité - Finances. Toutefois, à la sauvegarde de la feuille de calcul, aucune mise à jour des données de AccèsCité - Finances ne sera effectuée. 12. À l ouverture d Excel, il faut activer les macros en appuyant sur le bouton Activer le contenu sinon aucun transfert n en résulte. 13. L option ouvre enfin l onglet Document d utilisation qui donne les recommandations relatives à l utilisation du chiffrier Excel. Quant aux données qui proviennent d AccèsCité - Finances, elles se trouvent à l onglet Budget. 15

14. Inscrivez les montants et enregistrez le document. Pour importer les données vers AccèsCité Finances, sélectionnez le traitement Mise à jour des données à partir d Excel et appuyez sur le bouton Excel. 16

BUDGET PAR PÉRIODE Ce groupe d options permet la saisie des budgets par période comptable. L inscription de budgets par période ne sert qu à titre informatif seulement. Aucun calcul et aucun transfert aux postes de grand-livre ne sera fait à partir de ces montants. 4.1 BUDGET PAR PÉRIODE ENTRETIEN Cette option permet la saisie du budget courant ou du prochain budget par période comptable. Il est à noter que la saisie des budgets par cette option ne fait pas la conservation des montants aux fins de transfert aux postes de grand-livre lors de l exécution de la fin d année. 4.2 BUDGET PAR PÉRIODE TRANSFERT AU PROCHAIN BUDGET L option Transfert au prochain budget permet, d une année à l autre, de copier les informations contenues à la ligne Budget courant vers la ligne Prochain budget. Ainsi, l inscription des sommes budgétées pour le budget de l année qui vient sera plus rapide puisque les montants seront déjà inscrits à l option Entretien (du budget par période). Note : Si l option Transfert au prochain budget est exécutée, lors de l exécution de la fin d année, les montants contenus au prochain budget seront transférés au budget courant de l année financière dans l option Budget par période. Cependant, aucune écriture n est générée pour l inscription des budgets lors de la fermeture d année temporaire. Si cette option uniquement est utilisée, il faut entrer le budget manuellement par l option Entrée des écritures manuelles dans le journal 40 une fois la fin d année temporaire effectuée. 17

BUDGET COURANT Lorsque les budgets de la nouvelle année n ont pas été entrés au système avant la fermeture de l année qui vient de se terminer, il faut procéder par l option Entrée des écritures manuelles aux activités courantes pour en faire la saisie. C est au journal # 40 (journal du budget initial), en date du 1 er janvier de la nouvelle année, que l écriture doit être faite. La saisie de l écriture du budget se fait comme une autre écriture comptable, c est-à-dire que les sommes associées aux revenus doivent être inscrites au crédit (en négatif) et celles des dépenses doivent être entrées au débit (en positif). De plus, pour l enregistrement de l écriture, la preuve doit être à zéro (ce qui représente l équilibration du budget). Suite à l enregistrement de l écriture, le report aux différents postes de grand-livre se fait à la mise à jour du Journal des écritures manuelles aux activités Courantes. RÉVISION DU BUDGET Les révisions de budget, lorsqu elles sont nécessaires, sont à inscrire au système via l option Entrée des écritures manuelles aux activités courantes, mais au journal # 41 - journal du budget révisé 1 ou au journal #42 - journal du budget révisé 2. L écriture de révision s inscrit comme une écriture de régularisation. Par exemple, le poste de dépense portant le numéro 02 13000 670 doit voir son budget augmenté de 5 000 $. L écriture à ce poste sera de 5 000 $ et en contrepartie un autre poste verra son budget diminué de 5 000 $. Il est important de se souvenir que, lors de révision de budget, AUCUNE DÉCIMALE ne doit être inscrite à l écriture. De plus, si la preuve ne donne pas zéro à la fin de l écriture de révision, l enregistrement est impossible. Suite à l enregistrement de l écriture, le report aux postes de grand-livre se fait à la mise à jour du Journal des écritures manuelles aux activités Courantes. 18

AJOUT DE MODÈLE DE RAPPORT FINANCIER (À PARTIR D UN MODÈLE EXISTANT) Il est facile de créer un nouveau modèle d état financier à partir d un modèle déjà existant. C est l option Entretien de la structure financière aux activités Entretiens qui permet les ajouts. Voici, en bref, comment procéder : 1. Choisissez la structure (section de gauche à l option Entretien de la structure financière) à partir de laquelle le modèle à créer sera attaché. 2. À l onglet 2) Colonnes, choisissez le numéro de modèle qui doit servir pour la copie et appuyez sur l icône copier. 3. Identifiez un nom pour le nouveau modèle au champ Vers et confirmez en appuyant sur le bouton OK. Le système copiera l intégral du modèle choisi vers le nouveau. 4. Il ne reste plus qu à déterminer les colonnes d informations désirées pour la présentation du rapport. À la sélection des informations, une boîte de dialogue apparaît afin de permettre l utilisation des mêmes intervalles de comptes que celui de la colonne précédente. 19

5. Suite aux ajouts de colonnes d informations, il est nécessaire de donner un titre à ces nouvelles colonnes. C est à la section Titre 1 et Titre 2 que les titres sont à inscrire. 20