Le modèle conceptuel de gestion des connaissances (Ballay, 2000)

Le modèle conceptuel de gestion des connaissances (Ballay, 2000) 1. Utilité d un modèle conceptuel en courtage de connaissances 2. Cycle de gestion et courtage des connaissances 1. Capitaliser 2. Apprécier 3. Adapter 4. Renouveler 5. Animer 6. Partager 7. Utiliser 1

Utilité d un modèle conceptuel en courtage de connaissances Comme tout modèle conceptuel, celui de Ballay permet une organisation de la pensée, une représentation graphique des relations et des principes de fonctionnement d'une théorie et de ses composantes. Ballay conçoit ainsi la gestion de la connaissances selon 7 dimensions ou composantes. Chacune de ces dimensions est inter reliée aux autres, les alimente et s en alimente. 2

Cycle de gestion et courtage des connaissances Animer Adapter Base de Capitaliser Apprécier Partager Utiliser connaissances Renouveler Veille informationnelle Échanges avec les milieux de recherche 3

Capitaliser Définition: Rassembler, Répertorier, Codifier, Organiser, Synthétiser Les meilleures informations Exemples : Activités du centre de documentation Organisation d une base de connaissances autour des problématiques de santé et de bien-être Organisation de bibliothèques virtuelles 4

Capitaliser À l Agence de santé et de services sociaux de la Montérégie, cette fonction s illustre par de l information regroupée par thématiques et activées par un moteur de recherche : Plus de 500 sites internet; bases de données, organismes crédibles, dépôts d information Tous les événements (permettant de suivre non seulement l actualité en matière de formation mais aussi d identifier les figures d autorités chercheurs, leaders, etc. Toutes les formations à venir Les publications écrites http://www.asssm.veille.qc.ca/fr/rechercheavancee.html 5

Capitaliser Un exemple; Ressources documentaires par clientèles 6

Capitaliser Un exemple; Ressources documentaires pour la santé psychosociale 7

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Apprécier Définition: Effectuer une analyse critique portant sur la qualité et la pertinence des connaissances Exemples : Repérage des meilleures sources documentaires et identifications de leurs forces respectives Repérage et organisation de l information de plusieurs écrits; par exemple, utilisation de la pyramide des évidences, analyse critique (rigueur de l écrit, contemporanéité, comparabilité, enjeux éthiques), analyse qualitative, etc. Repérage et analyse de convergence, de divergence dans plusieurs sources documentaires (par rapport aux lois, aux documents de référence, etc.) Analyse d une pratique observée ou décrite par rapport à un référentiel Ordonnancement des observations par rapport à leur lien avec un critère (analyse des pratiques des plus centralisées au plus décentralisées quant à la prise en charge de ) Analyse statistique des volumes d activité entre établissements et illustration par rapport à la moyenne Analyse des objets de recherche d une équipe de recherche par rapport aux consensus internationaux sur un sujet. 9

Apprécier un exemple Taux d'hospitalisations évitables 1998-2003 (taux pour 10,000) Appendice rompu Pneumonie 5-49 ans Insuffisance cardiaque 18 ans Pyélonéphrite 18 ans Asthme 5-49 ans Cellulite 18 ans Diabète 18 ans Ulcère perforé 18 ans Phlébite sans embolie pulm 18 ans Ensemble des causes Rivière-des-Prairies 1,85 5,07 25,7 3,71 4,81 9,47 12,57 2,55 4,34 57,34 Pointe-aux-Trembles/Montréal-Est 1,91 4,66 29,1 4,75 8,15 7,27 12,73 3,36 2,57 61,09 Hochelaga-Maisonneuve 3,06 7,24 22,66 4,81 11,01 12,03 13,38 3,77 2,32 65,52 De Rosemont 3,24 4,69 18,87 3,56 6,62 7,71 11,06 2,78 2,84 50,53 Mercier-Est/Anjou 5,41 8,84 36,54 6,06 18,66 12,67 20,14 6 4,72 96,62 Mercier-Ouest 2,37 3,66 18,67 2,73 5,4 5,64 10,04 2,39 2,41 43,88 Montréal 2,50 4,30 20,20 3,90 6,00 8,20 8,80 3,40 2,60 49,30 Valeur défavorable par rapport au taux régional Valeur comparable par rapport au taux régional Valeur favorale par rapport au taux régional Source: Numérateur: Fichier des hospitalisations Med-Écho, MSSS Dénominateur: Données de population, Service de développement del'information du MSSS. Note: Ces données sont antérieures aux impacts dûs au virage ambulatoire. Par ailleurs, certaines initiatives telles que la clinique d'endocrinologie à l'hmr et les cliniques réseaux dans les CSSS, sont postérieures à ces données et leur impact n'est ainsi donc pas réflété dans ces volumes. Puisque des données plus récentes ne sont pas disponibles, il n'est pas possible d'en illustrer les impacts. 10

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Définition: Adapter Aménager et configurer les connaissances en différents produits Agencer en fonction des publics cibles L objectif de l adaptation n est pas d ordre graphique, mais vise à faciliter la compréhension et la prestation d un message clair, favorisant la prise de décision. L adaptation est fortement liée au type de décideurs avec lesquels le courtier œuvre. L adaptation des connaissances qu il effectue dépend largement du besoin des décideurs, de la nature de décisions qu ils ont à prendre et des enjeux reliés à celles-ci. Exemples : Résumés synthèses pour les intervenants Outils d aide à la décision pour les gestionnaires et les décideurs Les activités de cartographie, d illustration, d organisation schématique sont des exemples d adaptation. 12

Adapter un exemple Le concept de Guichet Unique en santé et services sociaux Clarté, confusion, définitions Le concept de Guichet Unique en santé et services sociaux 1 13

Adapter un exemple Diverses conceptions du concept de Guichet Unique Le concept de Guichet unique est utilisé selon diverses conceptions reliées à l usager, aux modalités d accès aux services ou à la gestion du dossier 1 Conception reliée à l usager 2 3 Conception reliée à la modalité d accès aux services Conception reliée à la gestion du dossier Le concept de Guichet Unique en santé et services sociaux 2 14

Adapter un exemple Conception reliée à l usager Conception reliée à la gestion du dossier 3 Conception reliée à la modalité d accès aux services Conception reliée à la gestion du dossier Accueil centralisé Entrée de l usager dans le système de soins Intervenant pivot Évaluation et prestation de soins/services L usager évolue, requiert ou non des soins et des services Avantages: Facilité pour l usager Facilité pour les partenaires Désavantages: Risque d engorgement du système Risque de lourdeur des services Risque de non révision de l offre de services Fatigue professionnelle Processus A Avec ou sans intervenant pivot Son dossier demeure toujours ouvert au CLSC pour cause de présence de facteurs de vulnérabilité Quelles stratégies sont imaginées afin de contrer ces désavantages? Le concept de Guichet Unique en santé et services sociaux 11 15

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Renouveler Définition: Toute activité qui permet un ajout de connaissances dans un créneau donné; activités qui accroissent la somme d information et surtout en assure la contemporanéité. Si cette action alimente initialement la capitalisation, elle aura nécessairement une influence sur l adaptation, l analyse et l ensemble des autres objets du cycle de gestion. 17

Renouveler Le renouvellement des connaissances s effectue à partir de 3 catégories de sources : Produits de l interne exemple : entrevues structurées, entrevues analytiques, production de logigrammes, etc. permettant de rendre explicite les savoirs tacites Produits venant de l extérieur exemple : veille informationnelle Activités d échanges et de partenariat avec des chercheurs Conférences midi, tables rondes, débats Toutes les activités qui entourent la production de recherches: présentation à un jury d évaluation, dépôt des résultats préliminaires, etc. «Author in the room» 18

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Animer Définition: Actions visant à favoriser les interactions dans le réseau, à développer des liens avec des chercheurs et à accroître l échange et l utilisation des connaissances. L organisation d une suite logique et orchestrée d étapes pour une prise de décision séquencée, ordonnancée, structurée par le courtier, pour le bénéfice d un groupe de décideurs. Le choix des étapes et leur ordonnancement peut découler de plusieurs facteurs: recension des écrits, recension des pratiques, analyse structurée des diverses décisions. Ce choix, s il est facilité par les habiletés d animation que possèdera le courtier, est surtout le fruit d une compréhension en profondeur de l objet de connaissance sur lequel la recherche a été faite. 20

Animer La fonction d animation exercée par le courtier examinera l opportunité d insérer les données probantes là où leur place ajouterait vraisemblablement de la qualité à la prise de décision. Ainsi, le courtier peut mieux que quiconque, déceler les moments, dans le processus décisionnel d un projet, les zones où les données probantes ajouteraient une valeur significative et ainsi identifier ces zones, pour le bénéfice de la qualité de la décision. Son rôle d animation consistera, à ces moments, à estimer l impact de cette contribution et à faire en sorte que les décideurs soient enclins à avaliser cette méthodologie. Le courtier, afin de faciliter cet aval, pourra proposer des approches écologiques permettant aux décideurs de conserver le rythme planifié des rencontres: intervention auprès d un sous-comité, préparation de «documents martyrs», propositions d approches simplifiées pour y arriver, etc. 21

Animer La fonction d animation peut être exercée de manière variable selon le rôle du courtier dans l organisation. Si la personne responsable du groupe des décideurs agit en qualité d animateur, il est possible que cette fonction soit partagée entre le responsable et le courtier. Il peut être préférable selon les circonstances que la principale responsabilité décisionnelle soit assumée par une personne autre que le courtier, de sorte à ce que ce dernier conserve une distance intellectuelle critique par rapport aux décisions qui sont prises, indépendamment des données probantes qui sont exposées. Le courtier devrait toujours cependant être celui qui dépose l objet de ses recherches et en assure la compréhension par les membres. Il peut ainsi assumer un rôle de co-animation durant la rencontre. Le fait de remettre le fruit d une recherche dans les mains d un animateur qui en assume entièrement la communication et l interprétation est beaucoup moins efficace au plan de la prise de décision. 22

Animer S il s avère que la prise de décision soit peu liée aux données probantes exposées, le courtier devrait, subséquemment à cette prise de décision, revoir les critères qui ont entraîné la prise de décision imprévue. Le courtier et l animateur ont ainsi avantage à saisir avec précision les enjeux qui ont été favorisés lors de la prise de décision et qui auraient pu être tenus en compte dans l analyse préliminaire du courtier. Dans le cas où la prise de décision s écarte complètement d une recherche de meilleures pratiques ou de données probantes, mais vise plus simplement à obtenir un consensus au sein des décideurs sur la base de la pratique actuelle, le rôle du courtier doit être reconsidéré. En effet, la fonction d animation ne saurait à elle seule justifier un courtier de connaissances au sein d un groupe de décideurs. 23

A Révision du mandat Calendrier de travail Modalités de travail Modalités de communication Rôle de chacun Modalité de structure de projet Contextualisation Animer un exemple B Début de l examen des services offerts par les entités existantes Services ambulatoires hospitaliers Panier de services Délais Modalités de référence Mécanismes de coordination C Recherche de solutions Révision des partenaires associés au continuum de soins et réajustement au besoin Panier de services Modalités d évitement du recours à l urgence Services hospitaliers Mécanismes de coordination entre la 1 ère et la 2 ème ligne Formalisations d ententes Algorithmes Entérinement d un cadre conceptuel soutenant un continuum inter établissement Composantes du cadre conceptuel Clientèles visées Valeurs soutenues Orientations et principes Normes référentielles Services médicaux en CSSS, cabinet privé, clinique réseau, ou GMF Modalités d évitement du recours à l urgence ou à l hospitalisation Services en CLSC Offre de services Délais Nature et intensité Mécanismes de Accessibilité coordination Modalités de référence Services en hébergement Analyse des écarts Cadres de références et guides de pratique Documents d orientation Recommandations pour les écarts résiduels Accessibilité Mécanismes de coordination Services communautaires Panier de services Modalités de référence Mécanismes de coordination 24

Animer des choix Gestion médicale de l usager avec plainte cognitive Utilisation de consensus cliniques probants Évaluation cognitive Évaluation de l impact sur les AVQ et AVD Établissement d un plan d investigation Établissement du diagnostic selon critères diagnostiques Traitement des : Facteurs de risque vasculaires Troubles du sommeil Symptômes psychiatriques Rester actif physiquement et mentalement Démence diagnostiquée Non Trouble cognitif mineur? Prise en charge non pharmacologique Oui Considérer référence en neuropsychologie et à la Clinique de la mémoire Revoir dans 6 à 12 mois MMSE entre 10 et 26 / 30 Oui Non < 3: traitement non pharmacologique spécifique 3-14 : Mémantine (Ebixa ) 5mg die et 5mg/sem ad max 20mg > 26: traitement pharmacologique spécifique si possible ($ ou assurances) Mise en route du traitement pharmacologique spécifique si démence Alzheimer +/- composante vasculaire ou symptômes extrapyramidaux Revoir au moins au 5 e mois Faire demande RAMQ # 1 25

Cycle de gestion et courtage des connaissances Animer Adapter Base de Capitaliser Apprécier Partager Utiliser connaissances Renouveler Veille informationnelle Échanges avec les milieux de recherche 26

Partager Définition: Actions visant à favoriser les interactions entre les membres du réseau dans le but de faciliter, pour tous, la prise de décision, la recherche d information. Le courtier de connaissances est intéressé par le partage de connaissances de par les impacts que ce partage structuré aura sur la connaissance. Ainsi, le courtier n est pas un bénéficiaire passif du partage, mais cherchera à le structurer, à épauler les décideurs à le réaliser avec plus d efficacité. 27

Partager Les fonctions suivantes sont des exemples que le courtier de connaissances pourra s acquitter dans cette dimension: Mise en place d un club de lecture et soutien à la recherche documentaire pour les membres; Organisation de rencontres d échanges avec des gestionnaires chevronnés du réseau qui ont réalisé des projets s appuyant en partie sur les données probantes ou les meilleurs pratiques; Constitution d un répertoire d experts pour appuyer les décideurs qui souhaitent valider leurs projets Organisation de visioconférences entre gestionnaires qui souhaitent s inspirer de pratiques qui ont été élaborées ailleurs Organisation de stage inter établissements Organisation de visites d établissements afin de faciliter le transfert de connaissances 28

Partager Dans tous les cas, le courtier joue un rôle de catalyseur entre les parties, facilitant, fluidifiant les rencontres, les orientant sur les objets recherchés, établissant des liens entre les pratiques partagées et les données probantes. Ce faisant, il «donne un sens» aux pratiques partagées (rôle analytique) plutôt que de simplement en assurer le partage (fonction d animation). 29

Partager un outil L Outil d Échange d Information en Ligne ŒIL 30

Définition: Utiliser Actions visant à épauler les décideurs dans l implantation de pratiques renouvelées. Le courtier de connaissances utilise pour cette fonction des approches telles que: Constitution et soutien d une communauté de pratique Animation d une pratique réflexive appuyée par le partage entre les membres et une évaluation séquentielle, continue Identification des objets de recherche qui pourraient soutenir les équipes d implantation dans les moments de difficulté Mise en lien avec les chercheurs dans le but de mieux rallier les efforts de recherches de la pratique Mise en lien avec les experts dans le but de faciliter une évaluation de la pratique et une analyse appuyée des difficultés rencontrées 31

Utiliser Le courtier de connaissances est interpellé par l utilisation des pratiques redéfinies suite à l exercice du courtage mené tout au long du processus. Le courtier n est pas interpellé ici à la manière d un consultant ou d un gestionnaire de projet ou encore un formateur qui auraient pour fonction d aider un établissement à incarner une pratique reconnue dans le quotidien, mais il sera davantage interpellé dans l enracinement d une pratique novatrice qui comporte un coefficient de risque, d ambiguïté, d inconnu. Son intérêt est surtout mû par le souhait de valider si la pratique nouvelle, appuyée sur des données probantes, est réalisable dans la pratique clinico-administrative. En effet, les difficultés d implantation rencontrées ou les facteurs facilitants observés contribuent à la connaissances des facteurs inhérents de ces mêmes pratiques probantes. Le courtier s en inspire ainsi pour mieux anticiper d autres projets similaires et soutenir d autres équipes. 32