Guide Utilisateur PRISE EN CHARGE DES ETATS DE CHARGEMENT SUR BADR PARTIE DECLARANT Septembre 2015 Page 1/19
S O M M A I R E 1. INTRODUCTION...3 2. PRISE EN CHARGE DE L ETAT DE CHARGEMENT...3 2.1 Créer un état de chargement pour un voyage maritime...3 2.2 Créer un état de chargement pour un voyage aérien...10 2.3 Modifier un état de chargement pour un voyage maritime...10 2.4 Modifier un état de chargement pour un voyage aérien...11 3. SERVICES...12 3.1. Impression...12 3.2 Recherche par référence...13 3.3 Recherche par déclaration en détail...14 3.4 Listes prédéfinies...15 3.5 Recherche multicritères...17 4. ANNEXE......19 Page 2/19
1. INTRODUCTION L Etat de chargement est le document établi et déposé physiquement à la douane par un transporteur dans le cadre de la procédure d exportation de marchandises. Il constitue en lui même la déclaration sommaire d exportation et regroupe les références des déclarations en détail d exportation incluses dans une opération de transport. Le présent document se veut un guide d utilisateurs, pour la prise en charge des états de chargement sur le système douanier BADR. Il décrit l ensemble des fonctionnalités du menu PEC ETAT DE CHARGEMENT prévues sur le système. 2. PRISE EN CHARGE DE L ETAT DE CHARGEMENT Ci-après le menu de prise en charge de l état de chargement tel qu il est offert par le système : 2.1 Créer un état de chargement pour un voyage maritime Accéder au menu au niveau de l explorateur BADR, puis cliquer sur la fonctionnalité à travers le lien. Le système affiche l écran suivant : Le système restitue le nom du transporteur. Il s agit de l opérateur choisi au moment de la connexion à BADR au nom duquel l état de chargement sera enregistré. L utilisateur est invité à saisir le Bureau de Douane. Autrement, le système affiche le message de rejet «Erreur : Choisir Bureau». Le clic sur le bouton permet d afficher l écran suivant avec positionnement par défaut au niveau de l onglet Entête Etat de Chargement : Page 3/19
La création d'un état de chargement voyage maritime se fait à travers les quatre onglets de la figure ci-dessus : Onglet entête Etat de chargement Le système restitue le Bureau de Douane, la raison sociale du transporteur et le nom du déclarant. L utilisateur est invité à renseigner les éléments suivants déclinés par rubrique : Rubrique Moyen de Transport - Pays : Saisir pour cela les 2 premières lettres du pays et cliquer sur la loupe. Sélectionner ensuite le nom du pays sur la liste restituée. - Type Moyen : A choisir sur la liste déroulante offerte. - Immatriculation : Saisir le numéro d immatriculation du moyen de transport. - Tare : Saisir la tare du moyen de transport. Toutes ces informations sont obligatoires. Une fois ces informations servies, l utilisateur est invité à cliquer sur le bouton pour les ajouter. Le système restitue les éléments saisis sur la partie droite de l écran comme illustré ci-après : Page 4/19
Ces éléments peuvent être ensuite modifiés. Il suffit pour cela de cliquer sur le bouton pour les ramener vers la partie gauche de l écran précité, d opérer les modifications nécessaires et de recliquer sur le bouton. La suppression d un moyen de transport est également possible. Il suffit de le sélectionner sur la partie droite de l écran et de cliquer sur le bouton. Rubrique Version Aucune information à saisir pour cette rubrique. Le système restitue les valeurs des champs disponibles en fonction de l avancement de l opération d acquisition de l état de chargement en cours. Rubrique Voyage - Bureau : A choisir sur la liste déroulante offerte. Il s agit du bureau de sortie de la marchandise. - Transporteur : Saisir pour cela les premières lettres de la raison sociale du transporteur. Cliquer sur la loupe, puis sélectionner la raison sociale du transporteur sur la liste restituée. - Navire : Saisir pour cela les premières lettres du nom du navire et cliquer sur la loupe. Sélectionner ensuite le nom du navire sur la liste restituée. - Nr. voyage : Saisir le numéro du voyage. - Date et heure du voyage. Toutes ces informations sont obligatoires. Onglet Déclaration en Détail Il comprend les références des déclarations en détail objet de l état de chargement : L utilisateur est invité à renseigner les éléments suivants : - Référence DeD : Il s agit de la référence de la déclaration en détail. Renseigner le numéro de voyage lorsqu il s agit d une déclaration provisionnelle. Page 5/19
Si cette référence existe dans un autre état de chargement, le système rejette l opération et affiche le message «La déclaration en détail existe dans un autre état de chargement!» lorsqu il s agit d une déclaration non provisionnelle. Si cette référence n existe pas, le système affiche le message de rejet «La référence que vous avez saisi ne correspond à aucune déclaration». Le régime de la déclaration doit être un régime d export. Sinon, le système affiche le message de rejet «Le régime de la déclaration n'est pas l'export!!». DUM Annexée : Case à cocher pour le cas des déclarations qui auront le Vu Embarquer avec l'état de chargement mais dont le circuit doit être effectué en dehors de celui de l'état de chargement. A un état de chargement déposé, on ne peut ajouter que des DUM annexées lors de la modification. - Nature de marchandises : Champ libre devant contenir la nature de la marchandise transportée. Le clic sur le bouton de l écran ci-dessous : permet au système de créer une ligne de DUM. Voir l encadré en rouge Le système restitue les informations ci-après relatives à chaque déclaration en détail : - La raison sociale de l exportateur. - La date d enregistrement de la déclaration en détail. - Le nombre de contenants. - Les poids brut et net de la marchandise. - La valeur de la marchandise. Une ligne de déclaration en détail ajoutée peut être modifiée. Il suffit pour cela de cliquer sur son numéro dans la liste des lignes. Les données sont ainsi restituées et l utilisateur peut introduire les modifications nécessaires. Le clic sur le bouton permet d actualiser les données. Page 6/19
Une ligne de déclaration en détail ajoutée peut être supprimée. Il suffit pour cela de cliquer sur son numéro dans la liste des lignes. Les données sont ainsi restituées et le clic sur le bouton permet de supprimer la ligne correspondante. Onglet Marchandises Autres Documents Cet onglet permet d introduire les marchandises transportées sous couvert d autres documents qui n ont pas fait l objet d une déclaration de détail tel que carnet TIR, carnet ATA, etc : L utilisateur est invité à renseigner les éléments suivants : - Type Document : Il s agit d une liste déroulante qui comprend les différents types de documents. Choisir le type de document correspondant. - Référence Document : Champ libre pour la référence du document. - Exportateur : Saisir pour cela les premières lettres de la raison sociale de l exportateur. Cliquer sur la loupe et choisir l exportateur sur la liste restituée. - Poids Brut : Le poids brut de la marchandise (en kg). - Valeur Déclarée : La valeur de la marchandise. - Nombre Contenant : Le nombre de contenants. Le clic sur le bouton permet de créer une ligne de marchandises sous couvert d autres documents. Voir l encadré en rouge de l écran ci-dessous : Page 7/19
Une ligne de marchandise ajoutée peut être modifiée. Il suffit pour cela de cliquer sur son numéro dans la liste des lignes. Les données sont restituées et l utilisateur peut introduire les modifications nécessaires. Le clic sur le bouton permet d actualiser les données. Une ligne de marchandise ajoutée peut être supprimée. Il suffit pour cela de cliquer sur son numéro dans la liste des lignes. Les données sont ainsi restituées et le clic sur le bouton supprimer la ligne correspondante. Onglet Ecorage : Aucune information à saisir pour cet onglet. permet de Si l utilisateur ne dispose pas de l ensemble des éléments de l état de chargement, il peut interrompre le processus de saisie et le reprendre une fois les éléments manquants sont disponibles. Il y a lieu de cliquer dans ce cas au niveau du menu contextuel sur le bouton qui permet de lancer les contrôles unitaires et de sauvegarder les données ou bien sur le bouton qui permet de lancer les contrôles de cohérence des informations renseignées. L utilisateur devra noter dans ce cas la référence provisoire de l état de chargement qui lui permettra de reprendre le processus de saisie (cf. 2.3). Une fois tous les éléments de l état de chargement renseignés, l utilisateur clique au niveau du menu contextuel sur le bouton. Le système affiche un message de succès de l opération : Page 8/19
L utilisateur a la possibilité d utiliser les services offerts sur le menu contextuel à savoir : - Imprimer : pour l impression de l état de chargement (cf. 3.1). - Liste des versions : pour la consultation des différentes versions de l état de chargement. - Historique état de chargement : pour la consultation des différentes interventions relatives à l état de chargement. Page 9/19
- Recherche par référence : pour la consultation de l état de chargement à partir de sa référence provisoire ou définitive (cf. 3.2). - Recherche par Déclaration en Détail : pour la consultation de l état de chargement à partir de la référence de l une de ses déclarations en détail (cf. 3.3). - Liste Prédéfinies : pour la consultation des listes des états de chargement (cf. 3.4). - Recherche multi critères : pour la recherche et la consultation des états de chargement selon un certain nombre de critères de recherche (cf. 3.5). 2.2 Créer un état de chargement pour un voyage aérien Procéder de la même manière que pour la création d un état de chargement pour un voyage maritime (cf. 2.1) mais en utilisant la fonctionnalité au lieu de la fonctionnalité. En termes de données, une seule différence est à noter entre les voyages maritime et aérien. Il s agit de la donnée «Navire» qui n existe pas parmi les informations relatives à un état de chargement aérien. 2.3 Modifier un état de chargement pour un voyage maritime Accéder au menu au niveau de l explorateur BADR, puis cliquer sur la fonctionnalité à travers le lien. L écran suivant s affiche : A ce niveau, l utilisateur est invité à saisir la référence de l état de chargement (provisoire ou définitive). Ci- après les principaux rejets : - Etat de chargement inexistant : Le système affiche le message de rejet «L état de chargement est inexistant!». - Etat de chargement ayant une version en attente de traitement : Le système affiche le message de rejet «L'état de chargement a une version en attente de traitement!». - Etat de chargement annulé : Le système affiche le message de rejet «Opération impossible! Etat de chargement déjà annulé.». Page 10/19
- Etat de chargement ayant déjà eu le Bon à Embarquer : Le système affiche le message de rejet «Un état de chargement n'est pas modifiable après son obtention du BAE!». - Etat de chargement renseigné ne correspond pas au mode de transport choisi : Le système affiche le message de rejet «L'état de chargement ne correspond pas au mode de transport choisi!» Le clic sur le bouton restitue les informations relatives à ce dernier. - Cas d un état de chargement non enregistré : Le système restitue les énonciations de l état de chargement tel qu ils étaient sauvegardés ou validées. La suite des opérations est identique à celle de la création d un état de chargement (cf. 2.1 ou 2.2). - Cas d un état de chargement enregistré : Le système restitue les énonciations de l état de chargement telles qu elles étaient enregistrées. L utilisateur est invité à introduire les modifications nécessaires avant de cliquer sur la fonctionnalité du menu contextuel. L ensemble des contrôles unitaires et de cohérence est lancé et une nouvelle version de l Etat de chargement est enregistrée. Cette version marquée EnAttenteTraitement est soumise à l étude de l agent douanier qui acceptera ou rejettera la demande. Le rejet de l agent douanier est motivé. La nouvelle version de l état de chargement ne sera prise en charge qu une fois acceptée par l agent douanier. Elle deviendra dans ce cas la version courante. 2.4 Modifier un état de chargement pour un voyage aérien Procéder de la même manière que pour la modification d un état de chargement pour un voyage maritime (cf. 2.3) mais en utilisant la fonctionnalité au lieu de la fonctionnalité. Page 11/19
3. SERVICES 3.1. Impression Accéder au menu au niveau de l explorateur BADR, puis cliquer sur la fonctionnalité à travers le lien. L écran suivant s affiche : L utilisateur est invité à saisir sur cet écran la référence de l état de chargement (provisoire ou enregistrée) à imprimer, puis à cliquer sur le bouton. Le système affiche un fichier sous format PDF reprenant les énonciations de l état de chargement enregistré que l utilisateur pourra ensuite imprimer. Page 12/19
3.2 Recherche par référence Accéder au menu au niveau de l explorateur BADR, puis cliquer sur la fonctionnalité à travers le lien. Le système affiche l écran suivant invitant l utilisateur à renseigner la référence de l état de chargement (provisoire ou enregistrée) qu il souhaite consulter : Le clic sur le bouton permet de restituer les informations relatives à l état de chargement : Page 13/19
3.3 Recherche par déclaration en détail Accéder au menu au niveau de l explorateur BADR, puis cliquer sur la fonctionnalité à travers le lien. Le système affiche l écran suivant invitant l utilisateur à renseigner la référence de la déclaration en détail objet de sa consultation : Le clic sur le bouton permet de restituer la liste des états des de chargement enregistrés par l opérateur connecté et qui contiennent ladite DUM. Le clic sur une référence de la liste des états de chargement permet de resituer les informations relatives à cet état : Page 14/19
3.4 Listes prédéfinies Le système affiche l écran suivant invitant l utilisateur à renseigner les éléments suivants : - Type de Liste : A sélectionner parmi les possibilités offertes. - Dates Voyage : Plage de dates de voyage des états de chargement (du/au). Elle ne doit pas dépasser 30 jours. Autrement, un message d erreur est affiché «la durée entre les dates du voyage: ne doit pas dépasser 30 J!». Ces informations sont obligatoires. L utilisateur peut renseigner, en option, les éléments suivants : - Mode Transport : Maritime ou Aérien. - Bureau d'enregistrement de l'état de chargement. A sélectionner sur la liste offerte. - Transporteur : Saisir pour cela les premières lettres du transporteur et cliquer sur la loupe. Sélectionner ensuite le transporteur. Le clic sur le bouton permet de restituer la liste des états de chargement répondant aux critères de recherche sélectionnés. Liste 1 : Etats de chargement sauvegardés Le système restitue la liste des états de chargement sauvegardés appartenant à l opérateur connecté selon les informations suivantes : Page 15/19
- ETAT DE CHARGEMENT : Référence de l état de chargement, le transporteur, les dates d enregistrement et de dépôt. Le clic sur la référence permet de consulter les données de l état de chargement. - VOYAGE : Numéro du voyage, Nom du navire, Date et heure du voyage, Nom du consignataire. Liste 2 : Etats de chargement validés Le système restitue la liste des états de chargement validés par l opérateur connecté. Les critères de recherche ainsi que les informations restituées sont les mêmes que la liste 1. Liste 3 : Etats de chargement enregistrés Le système restitue la liste des états de chargement enregistrés par l opérateur connecté. Les critères de recherche ainsi que les informations restituées sont les mêmes que ceux de la liste 1 avec, en plus, une option supplémentaire de recherche qui permet de consulter les états de chargement déposés, ayant eu le Bon A Embarquer et/ou le Vu Embarquer : Page 16/19
Liste 4 : Demandes de modification sauvegardées Le système restitue la liste des états de chargement enregistrés qui ont fait l objet d une demande de modification sauvegardées par l opérateur connecté. Les critères de recherche ainsi que les informations restituées sont les mêmes que ceux de la liste 1. Liste 5 : Demandes de modification validées Le système restitue la liste des états de chargement enregistrés qui ont fait l objet d une demande de modification validée par l opérateur connecté. Les critères de recherche ainsi que les informations restituées sont les mêmes que ceux de la liste 1. Liste 6 : Demandes de modification enregistrées Le système restitue la liste des états de chargement enregistrés qui ont fait l objet d une demande de modification enregistrée par l opérateur connecté et non encore traitées par l'agent douanier. Les critères de recherche ainsi que les informations restituées sont les mêmes que ceux de la liste 1. 3.5 Recherche multicritères Le système affiche l écran ci-dessus invitant l utilisateur à renseigner la période de voyage qui ne doit pas dépasser 30 jours. Autrement, un message d erreur est affiché «La durée entre les dates du voyage: ne doit pas dépasser 30 J!» Page 17/19
L utilisateur peut affiner sa recherche en cliquant sur le lien Options et en renseignant un ou plusieurs des champs supplémentaires offerts : - Mode de Transport : Maritime ou Aérien. - Bureau d'enregistrement de l'état de chargement. A sélectionner sur la liste offerte. - Transporteur : Saisir pour cela les premières lettres du transporteur et cliquer sur la loupe. Sélectionner ensuite le transporteur. - Type Moyen Transport : A sélectionner parmi les possibilités offertes sur la liste déroulante. Les informations restituées sont les mêmes que celles de la liste 1. Page 18/19
4. ANNEXE Liste des principaux messages de rejet Le numéro d immatriculation du moyen de transport doit être renseigné Le moyen de transport est une donnée obligatoire! Le navire est une donnée obligatoire! Transporteur Information utilisée doit être non vide!! Num voyage Information utilisée doit être non vide!! Bureau sortie Information utilisée doit être non vide!! Date heure voyage Information utilisée doit être non vide!! La date et heure voyage doit être postérieur à la date et heure enregistrement! La tare du moyen de transport doit être renseignée L'état de chargement doit faire référence à au moins une déclaration en détail! Nature Marchandises: Information utilisée doit être non vide!! Le régime de la déclaration n'est pas l'export!! La déclaration en détail existe dans un autre état de chargement! La référence que vous avez saisie ne correspond à aucune déclaration EC déjà déposé. La DUM ne peut être ajoutée qu'en tant qu'annexée! Le code du document est une donnée obligatoire! L exportateur de la marchandise est une donnée obligatoire! Nombre contenant Information utilisée doit être non vide!! Valeur déclarée Information utilisée doit être non vide!! Document Information utilisée doit être non vide!! Poids brut Information utilisée doit être non vide!! Erreur : Choisir Bureau L'état de chargement est inexistant! L'état de chargement a une version en attente de traitement! Opération impossible! Etat de chargement déjà annulé. Un état de chargement n'est pas modifiable après son obtention du BAE! L'état de chargement ne correspond pas au mode de transport choisi! La durée entre les dates du voyage: ne doit pas dépasser 30 J! Page 19/19