Introduction à Excel Table des matières Introduction à Excel... 1 1. Le classeur... 2 2. Les cellules... 2 3. Entrer des données... 3 4. Les types de données... 3 5. Modifier, insérer et supprimer... 4 6. Écrire des formules... 4 7. Copier des formules et générer des séries... 5 8. Utiliser des formules déjà programmées... 5 9. Trier et filtrer des données de colonne... 6 a. Trier des données de colonnes (deux façons) :... 6 b. Filtrer des données de colonnes... 6 10. Mise en page du document... 8 a. Pour accéder à la mise en page :... 8 b. Onglet Page : l orientation, l échelle et le format de papier... 8 c. L onglet Marge... 9 d. L onglet En-tête/Pied de page... 9 e. L onglet feuille : titres à répéter, quadrillage.... 10 11. Ajuster la taille des cellules au texte... 10 12. Alignement du texte et orientation... 11 13. Format d affichage des cellules... 12 14. Supprimer la mise en forme des cellules.... 12 15. Pour imprimer... 13 16. Pour sauvegarder... 14
1. Le classeur L onglet Accueil Le ruban Colonnes : A, B, C, D Lignes : 1, 2, 3, 4 Cellules : A1, B12, C2 Feuilles de calcul Le classeur : nom donné aux fichiers Excel. Par défaut, le fichier s appelle Classeur1.xlsx. Pour le renommer, cliquer sur le btn Office (en haut à gauche) puis «Enregistrer» ou «Enregistrer sous». Pour en créer un nouveau, cliquer sur le btn Office puis «Nouveau». Feuilles de calcul : un classeur peut contenir une, deux ou plusieurs feuilles de calcul. Par défaut, 3 feuilles de calcul sont créées : Feuil1, Feuil2 et Feuil3. Pour les renommer, utiliser le btn droit de la souris et «Renommer». Pour en créer une nouvelle, cliquer sur l icône à droite des feuilles. 2. Les cellules 4 3 1 2 1. Ligne en surbrillance 2. Colonne en surbrillance 3. Référence de cellule 4. Barre de formule. Affiche la formule ou les données entrées. Si non visible : onglet Affichage->groupe Afficher/Masquer->cocher «Barre de formules». Page 2 de 14
3. Entrer des données Titre de colonne, ici les informations d un employé. Pour passer d une colonne à une autre, utiliser la touche de tabulation (touche au dessus de «Fix Maj». Pour passer d une ligne à une autre, utiliser le «Retour» Pour les entrées fréquentes, par exemple le secteur qui embauche un employé, Excel vous proposera après quelques lettres des choix. Cliquer sur «Retour» pour confirmer un choix. 4. Les types de données Type Commentaire Exemple Caractères Entrer les normalement. Alignés à gauche (défaut) Pour forcer, mettre une apostrophe devant. Nombre Entrer normalement Alignés à droite (défaut) Fraction, mettre un espace entre l entier et la fraction. Décimale, mettre une virgule. Date Séparer par des «/» ou «-» Alignés à droite (défaut) L ordre est fonction de la langue (AAAA-MM-JJ) Monétaire Titre de ligne, ici le nom et le prénom de l employé. Entrer le montant puis le signe «$» après. Lamarre 007 1234 1 1/3 0 ½ 1,333333 2009/05/15 2008-04-04 2500$ 23,99$ Page 3 de 14
5. Modifier, insérer et supprimer Modifier des données (deux façons) 1. Double cliquer dans la cellule 2. Cliquer dans la cellule et modifier la valeur ou la fomule dans la barre des formules 1 2 Insérer, supprimer (quatre façons) 1. Onglet Accueil -> groupe Cellules -> Insérer Onglet Accueil -> groupe Cellules -> Supprimer 2. Se positionner sur le chiffre d une ligne ou la lettre d une colonne et cliquer sur le bouton droit de la souris. Choisir «Supprimer» ou «Insertion». 3. Sélectionner les cellules et cliquer sur le bouton droit de la souris. Choisir «Supprimer» ou «Insertion». 4. Sélectionner les cellules dont on désire effacer le contenu et presser la touche «Suppr» 6. Écrire des formules Par exemple, pour faire la somme de deux montants sur une même ligne : 1. Cliquer dans une case vide, de préférence sur la même ligne. 2. Débuter votre formule par un «+», un ou un «=». 3. Par exemple, écrire la formule représentant la somme de deux colonnes d une ligne. Ci-dessous, la somme du salaire et de la commission de Guy Tar correspond à : =E2+F2 Page 4 de 14
7. Copier des formules et générer des séries Lorsque l on copie et colle une formule, Excel ajuste les colonnes et les lignes automatiquement. Par exemple, on peut copier la formule de la somme du salaire et de la commission sur chaque ligne de chaque employé. Pour générer des séries, entrer quelques valeurs. Sélectionner les valeurs et, sans relâcher le btn gauche de la souris, sélectionner des lignes en dessous. La série se continuera (exemple : 1, 2, 3, 4 ; 3, 6, 9, 12 ). 8. Utiliser des formules déjà programmées Il est possible d utiliser des formules déjà programmées. Les plus utilisées sont : la somme, la moyenne, le nombre de cellule, le minimum et le maximum. Elles sont disponibles dans l onglet Accueil -> groupe Édition -> en clliquant sur Σ. Il y a aussi plus de 300 formules que l on peut accéder en choisisant au même endroit l option «Autres fonctions». Page 5 de 14
9. Trier et filtrer des données de colonne a. Trier des données de colonnes (deux façons) : Dans les deux cas, vous devez sélectionner toutes les lignes et les colonnes qui doivent être triées en incluant les entêtes. 1. Dans l onglet Accueil -> groupe Édition -> Cliquer sur Trier et filtrer-> choisir en ordre ascendant ou descendant. a. Les données seront triées en se basant sur la première colonne. b. Sauf si l on fait CTRL-Z pour annuler, les données auront été déplacées et ne pourront pas être remises dans l ordre initial. 2. Dans l onglet Accueil -> groupe Édition -> Cliquer sur Trier et filtrer -> choisir Tri personnalisé. Possible d ajouter des tris secondaires. Exemple : trier par nom puis prénom. b. Filtrer des données de colonnes Vous devez sélectionner toutes les lignes et les colonnes qui doivent être filtrées en incluant les entêtes. Dans l onglet Accueil -> groupe Édition -> Cliquer sur Trier et filtrer -> choisir Filtrer. Des flèches de sélection apparaîtront sur les titres de colonnes. Page 6 de 14
Vous pourrez choisir de trier une colonne, filtrer certaines valeurs ou écrire des filtres complexes. Par exemple, on pourrait ne garder que le secteur des ventes ou filtrer les noms en ne gardant que ceux débutant par la lettre «C». Les colonnes filtrées seront marquées d un symbole et certaines lignes seulement seront affichées. Page 7 de 14
10. Mise en page du document a. Pour accéder à la mise en page : Onglet Mise en page -> groupe Mise en page -> cliquer sur l icône en bas à droite du groupe pour afficher la boîte de dialogue b. Onglet Page : l orientation, l échelle et le format de papier Page 8 de 14
c. L onglet Marge d. L onglet En-tête/Pied de page Pour voir les entêtes et les pieds de pages : onglet Affichage, groupe Affichage classeur, cliquer sur Mise en page. N oubliez pas l onglet contextuel Création! Page 9 de 14
e. L onglet feuille : titres à répéter, quadrillage. 11. Ajuster la taille des cellules au texte Sélectionner toutes les cellules devant être ajustées. Dans l onglet Accueil -> groupe Cellules -> cliquer sur l icône Format. Vous pouvez ajuster la hauteur et/ou la largeur des cellules au contenu. Page 10 de 14
12. Alignement du texte et orientation Sélectionner toutes les cellules devant être ajustées ou sélectionner une ou des lignes ou une ou des colonnes. Dans l onglet Accueil -> groupe Alignement : Alignement vertical, si les cellules ont plus d un caractère de haut. Orientation du texte. Permets de mettre sur deux lignes un contenu de cellule qui autrement serait trop large. Alignement horizontal du texte. Page 11 de 14
13. Format d affichage des cellules Pour un type de données (numérique, date, montant ) il est possible de modifier son affichage. Par exemple, les nombres peuvent avoir un ou plusieurs chiffres après le point (4,99; 4,99999 ), les dates peuvent être écrites en texte ou séparées par des «\» (3 sept 2009, 03/09/2009 ), etc. Sélectionner la colonne à modifier. Dans l onglet Accueil -> groupe Nombre cliquer sur l icône en bas à droite du groupe pour afficher la boîte de dialogue. 14. Supprimer la mise en forme des cellules. Même si vous supprimez des données, vous ne supprimez pas nécessairement la mise en forme de la cellule. Lorsque vous entrerez des données dans ces cellules, les données prendront le format de la cellule. Pour effacer le format de cellule, sélectionner les cellules et sous l onglet Accueil -> groupe Édition cliquer sur l efface et choissir Effacer les formats. Page 12 de 14
15. Pour imprimer Bouton Office -> mettre le curseur sur Imprimer -> sélectionner Imprimer ou Aperçu avant impression : Page 13 de 14
16. Pour sauvegarder Bouton Office -> mettre le curseur sur Enregistrer ou Enregistrer sous : Extension Type de fichier *.xls Classeur Excel 97-2003 *.xlsx Classeur Excel 2007 *.pdf Fichier PDF d Adobe Page 14 de 14