Construire un accord ou d entreprise un Plan d Action Séniors TRANSPORT & LOGISTIQUE Direction régionale du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle Avec la participation de
La loi, les obligations & les objectifs Le Comité Normand des Professionnels du Transport (CNPT) et la filière Logistique Seine-Normandie (LSN) se sont engagés, conformément à l accord cadre signé avec les services de l Etat, à accompagner les PME Haut-Normandes dans la mise en place d une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ainsi que dans le déploiement d actions tenant compte des spécificités de certains publics dits sensibles ou fragilisés. Un accord d entreprise ou un plan d action... Loi, obligations et objectifs Parmi ces publics, les Séniors font l objet d une attention particulière de la part du Gouvernement qui fait de la mobilisation en faveur de l emploi des salariés âgés, une de ses priorités. Ainsi par l adoption de mesures règlementaires, il entend inciter fortement les entreprises à négocier des accords ou à établir des plans d action sur cette thématique. Ce guide a non seulement pour objectif d aider les entreprises à se conformer aux dispositions légales mais également de les amener à adopter une gestion active des âges et plus globalement, à entamer une réflexion de fond sur la gestion des ressources humaines. Présentation du dispositif Les entreprises du Transport et de la Logistique ne sont actuellement pas couvertes par un accord de branche en faveur de l emploi des salariés âgés. En conséquence, à partir du 1 er janvier 2010, les entreprises employant au moins 50 salariés risquent une pénalité si elles n ont pas conclu un accord ou établi un plan d action relatif à l emploi des salariés âgés. Les entreprises qui ne respectent pas ces conditions sont soumises à une pénalité correspondant à 1% des rémunérations pour chaque mois pendant lesquels elles ne sont pas couvertes par un tel accord ou plan d action. Le produit de cette pénalité est affecté à la CNAV (Caisse Nationale d Assurance Vieillesse). L objectif de cette mesure est de FAVORISER LE MAINTIEN DANS L EMPLOI ET LE RECRUTEMENT de salariés âgés par la mise en œuvre d actions innovantes adaptées à la situation de chaque entreprise. L entreprise doit donc : Soit, signer un accord d entreprise ou de groupe relatif à l emploi des salariés âgés ; Soit, en l absence d accord, élaborer un plan d action* relatif à l emploi des salariés âgés. Comment assurer la validité de votre accord ou plan d action? L entreprise peut recourir à une procédure de rescrit*. Cette procédure est facultative et ne se substitue pas à la procédure de dépôt (cf page suivante) auprès de l Administration. Cette procédure consiste à écrire à l Administration pour lui demander de se prononcer sur votre situation au regard de la pénalité. La demande est complète si l Administration ne signale pas d informations manquantes dans un délai de 30 jours. La réponse de l Administration vous signifie si vous pouvez ou non vous exonérer de la pénalité de 1 %. *Modèles disponibles sur http://www.cnpt.eu http://www.logistique-seine-normandie.com Si l Administration vous répond défavorablement, elle doit motiver sa réponse. Si l Administration n a pas répondu dans un délai de trois mois, son silence vaut approbation. La réponse de l Administration, même tacite, est opposable aux Urssaf. Méthodologie de travail Domaines d action et indicateurs - 2 - - 3 -
... en 5 points clés Un accord ou un plan d action doit contenir : Méthodologie de travail pour élaborer votre accord ou votre plan d action La durée (maximum 3 ans) Un objectif global chiffré Les informations nécessaires Au moins 3 domaines d action en précisant les indicateurs et objectifs Les modalités de suivi Prévoir les modalités de suivi : L accord d entreprise ou de groupe détermine librement ses modalités de suivi. Il vous faudra suivre votre plan d action annuellement au sein du Comité d Entreprise ou devant les Délégués du Personnel. Les modalités de dépôt : Le dépôt de l accord ou du plan d action auprès de l Administration est obligatoire. La procédure de dépôt est identique à celle relative aux accords d entreprise*. Choisir un objectif global chiffré parmi : Soit le maintien dans l emploi (55 ans et plus) Soit le recrutement (50 ans et plus) Choisir au moins 3 domaines d action parmi les suivants : Recrutement des salariés âgés dans l entreprise. Anticipation de l évolution des carrières professionnelles. Amélioration des conditions de travail et prévention des situations de pénibilité. Développement des compétences et des qualifications et accès à la formation. Aménagement des fins de carrière et de la transition entre activité et retraite. Transmission des savoirs et des compétences, et développement du tutorat. L intitulé de ces domaines d action doit être repris tel quel dans les accords ou les plans d action. Pour chaque domaine d action, une ou plusieurs dispositions doivent être retenues, avec un objectif chiffré mesuré au moyen d un indicateur. Un préalable indispensable : recenser les informations de l entreprise concernant cette population*, Les effectifs par tranches d âge (pyramide des âges). Les prévisions de départ à la retraite à trois ans. Le plan de formation (nombre d actions et d heures de formation en faveur des salariés âgés de 50 ans et plus). Les entretiens annuels (existence ou non d entretiens de seconde partie de carrière dès 45 ans, taux de réalisation ). Les recrutements de salariés âgés de 50 ans et plus ces dernières années. Peut-on estimer le nombre de recrutements à 3 ans? Les inaptitudes, les accidents du travail, les arrêts longue durée. Les promotions, le nombre de tuteurs dans cette population Idéalement, recenser ces informations sur les 3 dernières années pour faciliter les projections des 3 années à venir*. Pourquoi un préalable indispensable? Car les objectifs partent d une situation constatée et vérifiable. Pour mesurer et quantifier objectivement l atteinte des objectifs. Pour faciliter le choix des objectifs visés par notre accord ou notre plan d action. 2 possibilités : 1 - Pour un accord : réunir vos partenaires sociaux Expliquer le dispositif en reprenant les éléments de la partie «lois, obligations et objectifs». La négociation et la signature de l accord se font selon les règles spécifiques à toute négociation collective en entreprise. 2 - A défaut d accord, pour un plan d action : il vous est possible de travailler avec les personnes de votre choix (Responsable Ressources Humaines...) Un plan d action est élaboré par l employeur seulement. Il sera cependant présenté au Comité d Entreprise ou aux Délégués du Personnel. Méthodologie de travail Domaines d action et indicateurs *Modèles disponibles sur http://www.cnpt.eu http://www.logistique-seine-normandie.com - 4 - - 5 -
L analyse des informations Définir l objectif global et les domaines d action Les informations recueillies lors de l analyse des années antérieures font apparaître un état objectif de la situation de l entreprise en matière d emploi des salariés âgés, mais permettent aussi certaines projections. Une visibilité sur l avenir Comment les choisir et les mesurer Un objectif doit être simple, mesurable, atteignable, réaliste et positionné dans le temps. Ces points sont importants dans l approche à avoir vis-à-vis des objectifs fixés. Une projection sur les effectifs ayant 55 ans et plus en moyenne sur les 3 prochaines années peut, par exemple, indiquer l assurance d un maintien du même nombre de séniors que la moyenne de ces 3 dernières années. Les domaines d action Les informations recueillies peuvent permettre d anticiper certaines situations. > Estimation de l effectif de 55 ans et plus dans 3 ans ou en moyenne sur les 3 prochaines années sur la base de l effectif actuel moins les départs volontaires en retraite. Ceci en considérant uniquement l effet de vieillissement de la population. L analyse des informations Un premier axe peut consister à recenser les domaines où l entreprise a peu ou pas d actions en faveur du maintien dans l emploi des salariés âgés. > Pas d entretien de seconde partie de carrière, > Pas de transfert de compétences avant les départs en retraite, > Pas de recrutement de salariés, de 50 ans et plus ces 2 dernières années, > Etc. Un deuxième axe peut consister à comparer des situations selon les tranches d âge. > Part des salariés âgés de 55 ans et plus ayant bénéficié d une action de formation au cours de l année comparée à la part de l ensemble du personnel ayant bénéficié d une action de formation au cours de l année. L objectif global Les informations recueillies peuvent permettre d anticiper sur la difficulté, ou non, à atteindre un objectif en matière de maintien ou de recrutement. Maintien dans l emploi ou recrutement? > Quelle vision avez-vous des recrutements à venir? > Pouvez-vous vous engager sur un objectif de recrutement de salariés de 50 ans et plus? Quelle a été la situation ces 3 dernières années? Parmi les 3 domaines d action retenus sur les 6 proposés et considérant les informations sur la situation de l entreprise en matière d emploi des séniors, il sera opportun de viser la mise en place d actions simples et actuellement inexistantes ou bien l amélioration de dispositifs existants. Ces actions doivent prendre en considération les moyens financiers, matériels et en temps de l entreprise. Elles doivent donc être réalistes! Pour chaque domaine d action, une ou plusieurs dispositions devront être définies. Chacune de ces dispositions doit être assortie d un objectif chiffré. Certaines actions peuvent correspondre à des projets déjà existants dans l entreprise qu il sera opportun d intégrer dans l accord ou le plan d action. Ces projets feront alors l objet d un objectif formalisé et chiffré. Le positionnement dans le temps Un accord ou un plan d action sur 3 ans donne plus de temps pour atteindre l objectif fixé. Objectif global et domaines d action - 6 - - 7 -
Les indicateurs L indicateur va permettre de mesurer l atteinte ou non de l objectif par domaine d action. Il doit être compréhensible par tous, simple et sans ambiguïté. Le choix des indicateurs est déterminant pour faciliter l atteinte des objectifs. Synthèse Quelques exemples d objectifs avec leurs indicateurs associés parmi les 6 domaines d action DOMAINES D ACTION EXEMPLES D OBJECTIFS INDICATEURS Recrutement des salariés âgés dans l entreprise Sensibiliser les acteurs externes à la politique mise en place par l entreprise Taux de recrutement par tranche d âge Nombre d actions d information des partenaires externes (écoles, cabinet de recrutement, Pôle emploi, APEC, etc.) sur la politique mise en place par l entreprise en matière d emploi des seniors. Personnes recrutées de 50 ans et plus / effectif total Informer et former les acteurs internes sur la politique mise en place par l entreprise Nombre et type d actions d information et de formation effectivement réalisées Mise en place des entretiens de seconde partie de carrière Nombre d entretiens professionnels réalisés avec les + de 45 ans Anticipation de l évolution des carrières professionnelles Formation par tranche d âge Information des salariés sur l ensemble des outils disponibles permettant de poursuivre sa carrière professionnelle. Nombre de jours de formation pour les salariés âgés de 55 ans et plus / effectif global Nombre d actions d information réalisées (VAE/ DIF/CIF ) Accès aux dispositifs permettant la poursuite de carrière Pourcentage d acceptation de bilans de compétences, de VAE, de Congés Individuels de Formation. Comment les choisir? La base de comparaison avec l objectif fixé doit être judicieusement choisie : > Pour la situation actuelle : en référence à la dernière année ou à la moyenne des 3 dernières années. > Pour l objectif à 3 ans : en moyenne sur les 3 prochaines années ou au terme de la 3ème année. Dans la majorité des cas pour les domaines d action : Préférer les pourcentages lorsqu il s agit des individus concernés par l action choisie : > Part des salariés âgés de 55 ans et plus ayant bénéficié de Préférer les nombres lorsqu il s agit d actions collectives : > nombre d actions d information sur le DIF effectuées sur la période Définir précisément les conditions : > pour l objectif global chiffré «L objectif de maintien sera considéré comme atteint : > si les indicateurs ne démontrent aucune baisse de ce nombre > ou, en cas de baisse, si cette dernière résulte de la mise en œuvre de ruptures conventionnelles du contrat de travail ou est due à la seule initiative des salariés (démission, retraite ) et généralement si les départs ne sont pas imputables à l employeur». Amélioration des conditions de travail et prévention des situations de pénibilité Développement des compétences et des qualifications et accès à la formation Aménagement des fins de carrière et de la transition entre activité et retraite Transmission des savoirs et des compétences, et développement du tutorat Aménagement de postes par tranche d âge Recherche de solutions d amélioration des conditions de travail Actions de communication et de sensibilisation sur les risques professionnels, sur les postures à adopter Prise en compte des salariés âgés dans le plan de formation Information des salariés sur l ensemble des outils disponibles permettant de poursuivre sa carrière professionnelle. Promotion du DIF Faciliter le recours aux dispositifs de cumul emploi-retraite Accompagner la transition entre l activité et la retraite Aménagement du temps de travail Formalisation des transmissions de savoirs Parcours d accueil Nombre d aménagements de postes pour le personnel de 50 ans et plus / effectif global Nombre d études ergonomiques effectuées pour adapter les postes occupés par des salariés séniors Nombre d actions d information réalisées ou pourcentage des salariés âgés de 50 ans et plus informés / part des salariés de l entreprise informés Part des salariés de 55 ans et + bénéficiant d une action de formation Nombre d actions d information réalisées (VAE/ DIF/CIF ) Nombre de jours utilisés pour le DIF par tranche d âge Nombre d actions d information sur ce dispositif à l attention des salariés âgés de 55 ans et plus Part des salariés âgés ayant bénéficié d une formation de préparation à la retraite Nombre de passages à temps partiel acceptés Nombre de tuteurs de 55 ans et plus présents dans l entreprise Part des jeunes embauchés accompagnés par un senior durant la période d essai Objectif global et domaines d action - 8 - - 9 -
Choix de l objectif global dans l emploi Exemple d application : Le tableau ci-dessous peut être utilisé sous cette forme dans l accord ou dans le plan d action. Il résume les domaines retenus, les actions associées, les indicateurs et les objectifs qui tiennent compte des particularités de l entreprise. Il pourra de plus être utilisé pour le suivi annuel en ajoutant une colonne de mesure d atteinte des objectifs. Spécificités constatées dans les métiers du transport Après analyse d un panel d entreprises du Transport et de la Logistique, plusieurs remarques peuvent être faites : DOMAINES Anticipation de l évolution des carrières professionnelles Développement des compétences et des qualifications et accès à la formation Transmission des savoirs et des compétences et développement du tutorat ACTIONS Mise en place des entretiens de seconde partie de carrière (dès 45 ans) Part des salariés âgés de 50 ans et plus bénéficiant d une action de formation Promotion des bilans de compétences, des VAE et du DIF Doublons avec les nouveaux embauchés Développement du tutorat 3 DOMAINES D ACTION RETENUS SITUATION ACTUELLE 0% réalisé 5% inférieure au reste du personnel Pas d action Doublons occasionnels et non formalisés 2% INDICATEUR Pourcentage d entretiens réalisés sur la population concernée Poucentage de la population concernée ayant bénéficié d au moins une formation / reste du personnel Nombre d actions d information réalisées Pourcentage de nouveaux embauchés ayant été suivis durant leur période d essai Pourcentage de la population concernée ayant bénéficié d une formation tuteur OBJECTIFS 30% chaque année Pourcentage au moins égal à la part de salariés de l entreprise ayant bénéficié d une action de formation sur la période définie Une action d information par an 25% des nouveaux embauchés en doublon avec un senior durant la période d essai 20% de la population concernée bénéficie d une formation tuteur sur la durée du plan d action Concernant l objectif global chiffré Il s avère que la situation économique actuelle ne permet pas ou peu d avoir une vision sur les perspectives d emploi à 3 ans dans la profession. Dans ce cadre, il est difficile d élaborer un objectif quantitatif en matière de recrutement, qu il s agisse d un nombre de salariés âgés embauchés (et ceci quelle que soit la nature du contrat) ou tout simplement de la part de ceux-ci dans d éventuels recrutements. Ainsi, il semble que l objectif global le plus souvent retenu soit celui du maintien. Ce dernier est d autant plus souvent retenu, que la population vieillissante de nos entreprises nous amène à avoir un nombre de salariés âgés de 55 ans et plus au moins identique, sinon supérieur, dans les années à venir. Enfin, préciser que les départs à l initiative du salarié (Congé de Fin d Activité (CFA), démission etc...) ne remettent pas en cause l atteinte de l objectif. Cela permet à l entreprise de s engager sur ce qu elle maîtrise. Concernant les domaines d action L anticipation de l évolution des carrières professionnelles, Le développement des compétences et des qualifications et l accès à la formation, L aménagement des fins de carrière et de la transition entre activité et retraite, La transmission des savoirs et des compétences, et le développement du tutorat. Ces 4 domaines restent privilégiés dans la mesure où ils permettent aux entreprises de mettre en place des actions simples et encore souvent peu ou pas déployées, telles que : > les entretiens individuels et notamment de seconde partie de carrière, > des doublons formalisés lors de l intégration de nouveaux embauchés, > d éventuelles réductions du temps de travail (4/5ème, mi-temps ), > un niveau de formation (en actions ou en heures) au moins identique au reste du personnel, > l information sur différents dispositifs (VAE / DIF / CIF / Cumul emploi-retraite ). - 10 - - 11 -
Procédure de dépôt - rappel Cette procédure reste obligatoire pour un accord d entreprise mais aussi pour un plan d action. Envoi à la DDTEFP (RAR) : > 1 original papier > 1 exemplaire par voie électronique dd-xx.accord-entreprise@travail.gouv.fr xx étant l indicatif à 2 chiffres de votre département. Exemple pour la Seine-Maritime : dd-76.accord-entreprise@travail.gouv.fr > 1 formulaire de dépôt d un accord Modèles disponibles sur les sites : http://www.cnpt.eu http://www.logistique-seine-normandie.com (Exemples : tableaux pour recenser les informations, bordereau de dépôt d un accord d entreprise, lettre de rescrit...) Sites internet Articles - Décrets - Circulaires Articles L.138-24 à L.138-28, R.138-25 à R.138-31 et D.138-25 du code de la sécurité sociale. Décret n 2009-560 du 20 mai 2009 relatif au contenu et à la validation des accords et des plans d actions en faveur de l emploi des salariés âgés. Décret n 2009-564 du 20 mai 2009 relatif au décompte des effectifs prévu à l article L. 138-28 du code de la sécurité sociale pour les accords et plans d action en faveur de l emploi des salariés âgés. Loi n 2008-1330 du 17 décembre 2008 de financement de la sécurité sociale pour 2009 (article 87). Circulaire DGEFP-DGT-DSS du 9 juillet 2009 relative aux accords et plans d actions en faveur des salariés âgés. Ce guide a été réalisé par le CNPT et Logistique Seine-Normandie, en collaboration avec le cabinet GEST RH, dans le cadre du programme Accompagnement des mutations économiques (AME) tel qu issu du Contrat de Projets Etat-Région 2007-2013. Nous remercions également les professionnels qui ont participé à la création de ce document. http://www.emploidesseniors.gouv.fr http://www.priorite-seniors.fr http://www.promotrans.fr http://www.opca-transports.com http://www.aft-iftim.com (tableaux de bord de l observatoire prospectif disponibles sur ce site) - ROUEN B 347 686 529 (12/09) - Document non contractuel - Crédit photo : Fotolia - 12 -