REFERENCES JURIDIQUES Loi 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, article 76 Décret 86-473 du 14 mars 1986 relatif aux conditions générales de notation des fonctionnaires territoriaux Loi 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, article 17 GENERALITES L obligation de notation L obligation de notation résulte de la loi 83-634 du 13 juillet 1983 qui précise, dans son article 17, que les notes et appréciations générales attribuées aux fonctionnaires et exprimant leur valeur professionnelle leur sont communiquées. Il résulte du décret 86-473 du 14 mars 1986 une obligation annuelle de noter les agents, et ce au cours du dernier trimestre. La notation est un acte statutaire obligatoire même si l absence de notation n est assortie d aucune sanction à l égard de l employeur. Les exceptions Tous les cadres d emplois ne sont pas concernés par cette obligation. Cette dernière est rappelée par les statuts particuliers des cadres d emplois concernés. Ainsi, les rédacteurs territoriaux, par exemple, doivent faire l objet d une notation annuelle contrairement aux médecins territoriaux. L AUTORITE COMPETENTE Cas général C est à l autorité territoriale (Maire ou Président) qu appartient le pouvoir de fixer les notes et appréciations générales exprimant la valeur professionnelle des agents. Cette appréciation est établie au vu des propositions du secrétaire général ou du directeur des services de la collectivité ou de l établissement. Cas Particuliers Les agents mis à disposition Le supérieur hiérarchique au sein de l administration d accueil doit établir un rapport sur la manière de servir du fonctionnaire mis à disposition. Ce rapport est adressé à l administration d origine qui établit la notation. Ce rapport doit être assorti d une proposition de notation. 1
En cas de pluralité de collectivités ou établissements d accueil, chaque administration d accueil assortit ce rapport d une proposition de notation et c est à l administration d origine qu il appartiendra d établir la notation en prenant en compte l ensemble des informations ainsi communiquées. Les agents en détachement Il convient de distinguer 3 situations différentes : 1 L agent est placé en position de détachement de longue durée : il doit être noté par le chef de service auprès duquel il est détaché. Sa fiche de notation doit être transmise à l autorité territoriale. La note ainsi attribuée est corrigée de façon à tenir compte de l écart entre la moyenne de la notation des fonctionnaires du même grade dans sa collectivité d origine d une part, et dans la collectivité, l administration ou le service où il est détaché, d autre part. 2 L agent est placé en position de détachement de courte durée : le chef de service dont dépend le fonctionnaire détaché transmet à l autorité territoriale, à l expiration du détachement, une appréciation sur l activité de l agent. Cette appréciation est communiquée à l agent. 3 L agent est placé en position de détachement pour accomplir une période de scolarité préalable à la titularisation dans un emploi permanent : l agent conserve la note qui lui a été attribuée l année précédent son détachement. Les agents à temps non complet Les décisions relatives à la notation d un fonctionnaire territorial qui occupe le même emploi à temps non complet dans plusieurs collectivités ou établissements, sont prises, après avis ou sur propositions des autres autorités territoriales concernées, par l autorité de la collectivité ou de l établissement auquel le fonctionnaire consacre la plus grande partie de son activité et, en cas de durée similaire de son travail dans plusieurs collectivités ou établissements, par l autorité qui l a recruté en premier. Si l agent à temps non complet occupe deux grades différents dans des collectivités différentes, il doit faire l objet de deux notations distinctes. LES AGENTS NOTES Sont concernés par l obligation de notation, TOUS LES AGENTS OCCUPANT UN EMPLOI PERMANENT (titulaire, stagiaire*, non titulaire à temps complet ou temps non complet). Le juge administratif a récemment estimé que les dispositions applicables aux fonctionnaires en matière de notation trouvent à s appliquer aux fonctionnaires stagiaires. (Cour Administrative d Appel de Marseille en date du 6 avril 2004*.) En effet, le système d'évaluation propre au fonctionnaire territorial stagiaire est sans lien avec la notation qui accompagne le déroulement de carrière. Néanmoins, lorsque le stagiaire est malgré tout noté, cette note est prise en compte pour la titularisation (un agent stagiaire, dont les notes étaient satisfaisantes à l'époque des faits, ne peut faire l'objet d'un refus de titularisation pour insuffisance professionnelle). Seul l agent nommé stagiaire par voie de détachement est noté dans son emploi d origine (de titulaire). 2
Pour rappel : certains cadres d emplois ne sont pas concernés par les dispositions relatives à la notation (cf. Les exceptions dans les généralités). La nécessité de présence effective du fonctionnaire dans le service en cours de l année de référence. En conséquence, la notation d un agent absent tout au long de l année s avèrera illégale. Ainsi, ont été annulées la note et l appréciation établies pour un fonctionnaire ayant bénéficié de congés de maladie et ne comportant que 40 jours de présence effective au cours de l année. Cependant, le juge administratif ne précise pas à partir de quelle durée d absence du poste la notation n est plus possible. Aussi, on peut considérer qu un agent présent 6 mois dans l année doit être noté. LA FICHE DE NOTATION Les vœux de l agent Préalablement à la notation de l agent, ce dernier doit pouvoir faire connaître, par écrit, ses vœux relatifs aux fonctions et affectations qui lui paraîtraient les plus conformes à ses aptitudes (les vœux s expriment en cours du dernier trimestre de l année N). La fiche individuelle de notation La fiche individuelle de notation doit comporter 1 une appréciation d ordre général exprimant la valeur professionnelle de l agent et indiquant, le cas échéant, les aptitudes de l intéressé à exercer l autres fonctions dans le même grade ou dans un grade supérieur, 2 une note chiffrée de 0 à 20, 3 les observations de l autorité territoriale sur les vœux exprimés par l intéressé. Elle ne peut en aucun cas comporter des appréciations autres que celles liées à la valeur professionnelle de l agent (exemple : des appréciations sur les opinons politiques de l agent). La fiche de notation DOIT être complétée et signée Elle doit être complétée et signée par l autorité territoriale et communiquée à l intéressé qui atteste en avoir pris connaissance. La communication de la fiche à l agent doit intervenir trois semaines au moins avant la réunion de la Commission administrative paritaire. L ensemble de ces opérations doit être effectué au plus tard le 31 mars de l année N + 1. La fiche annuelle de notation figure au dossier du fonctionnaire Une copie doit être communiqué au Centre de Gestion dont il relève. 3
Les critères de notation L appréciation de l autorité territoriale doit s effectuer en fonction de critères fixés par les statuts particuliers pour les agents relevant des catégories A et B. Ainsi, on retiendra les critères suivants : 1 les aptitudes générales, 2 l efficacité, 3 la qualité d encadrement, 4 le sens des relations humaines. Pour les agents de catégorie C, les critères retenus sont fixés par le décret du 30 décembre 1987 modifié. Il s agit : 1 connaissances professionnelles, 2 exécution, rapidité, finition, initiative, 3 sens du travail en commun et relations avec le public, 4 ponctualité et assiduité. Il est à noter que l appréciation de l autorité territoriale et la note chiffrée doivent être concordantes. Le passage en Commission Administrative Paritaire La Commission Administrative Paritaire compétente doit obligatoirement être destinataire des fiches de notation des agents (à l exception des agents non titulaires). LA CONTESTATION DE LA NOTATION Le recours gracieux L agent peut solliciter auprès de la Commission Administrative Paritaire compétente la révision de sa notation et (ou) de son appréciation. La demande de révision peut porter sur la note et/ou sur l appréciation. La Commission Administrative Paritaire émet un avis qui ne lie pas l autorité territoriale. Le recours contentieux L agent peut former un recours pour Excès de Pouvoir auprès du juge administratif. Ce recours doit intervenir dans les deux mois suivant la notification de sa note définitive ou dans les deux mois suivants le rejet implicite ou explicite de son recours gracieux. A NOTER : il doit porter sur la notation et l appréciation. LES CONSEQUENCES DE LA NOTATION La notation a une influence directe sur la carrière du fonctionnaire. Ainsi, réglementairement, le statut comporte de nombreuses dispositions qui prennent en compte la valeur professionnelle des agents. Tel est le cas, par exemple, de l avancement d échelon à la cadence minimale, de 4
l avancement de grade, ou encore de la promotion interne. L agent doit justifier d une notation qui n entrave pas ces avantages. L ENTRETIEN INDIVIDUEL D EVALUATION L entretien individuel d évaluation n est pas obligatoire dans la fonction publique territoriale. Toutefois, cet entretien peut être mis en place afin de : - procéder à une notation des agents qui soit la plus fine possible, - mieux comprendre les aspirations de chacun, - fixer des objectifs clairs et précis, - traiter des questions plus personnelles, - mieux expliquer la note à venir. Dans la pratique, cet entretien doit se révéler être un véritable outil de gestion prévisionnel des emplois, des effectifs et des compétences. Le Centre de Gestion dispose d un guide (non officiel) de l entretien d évaluation que vous pouvez obtenir sur simple demande. 5