Gérard Lelarge LES FICHES OUTILS F CUS MENER un entretien d ÉVALUATION 56 fiches opérationnelles 42 schémas explicatifs 56 conseils personnalisés 19 cas pratiques
LES FICHES OUTILS F CUS mener un entretien d évaluation Pratique et basé sur l expérience, ce guide opérationnel complet propose 56 fiches pour vous aider à appréhender toutes les facettes de l entretien d évaluation. Comprendre et faire comprendre les enjeux de l évaluation Maîtriser le contexte juridique Connaître les notions de base Bien penser les finalités de l entretien d évaluation Savoir utiliser les outils de l évaluation Préparer, conduire et donner suite à l entretien d évaluation Les Fiches outils : des guides opérationnels complets Les ouvrages de cette collection permettent de découvrir ou d approfondir un sujet ou une fonction, la série FOCUS abordant des thèmes plus ciblés. Regroupées en modules, leurs fiches pratiques et largement outillées (conseils, cas pratiques, schémas, tableaux, illustrations ) vous seront rapidement indispensables! GéRARD LELARGE est conférencier et conseil en management et ressources humaines ; il conçoit et anime des séminaires intra et inter-entreprises, spécialement pour cadres et dirigeants. Il enseigne à l université au niveau master ainsi que dans différentes écoles d enseignement supérieur. Auteur d une quinzaine d ouvrages et de nombreux articles, il dirige GL FORMATION (www.glformation.com). Code éditeur : G56091 ISBN : 978-2-212-56091-6 Couverture : Studio Eyrolles Éditions Eyrolles Shutterstock
Module 1 comprendre et faire comprendre les enjeux de l évaluation Fiche 1 Comprendre les enjeux pour l entreprise Fiche 2 Faire comprendre les enjeux au collaborateur Module 2 Maîtriser le contexte juridique Fiche 3 Évaluer ses collaborateurs : droit ou obligation? Fiche 4 Être évalué : droit ou obligation? Fiche 5 Peut-on «classer» les collaborateurs? Fiche 6 Quels types d objectifs peut-on fixer? Fiche 7 Respecter une procédure précise Fiche 8 L étendue de la responsabilité juridique Fiche 9 Entretien d évaluation vs entretien professionnel Fiche 10 Les autres entretiens professionnels Module 3 Connaître les notions de base Fiche 11 Distinguer notation et évaluation Fiche 12 Caractériser les compétences Fiche 13 Distinguer compétences et compétences! Fiche 14 Savoir ce que sont les aptitudes Fiche 15 Savoir ce qu est la qualification Fiche 16 Distinguer potentiel et potentiels! Fiche 17 Caractériser les objectifs Module 4 bien penser les finalités de l entretien d évaluation Fiche 18 Savoir ce qu est l entretien d évaluation Fiche 19 Distinguer entretien d évaluation et entretien de gestion Fiche 20 Mesurer la maîtrise des compétences Fiche 21 Se projeter à court terme Fiche 22 Piloter l activité et développer le dialogue managérial Fiche 23 Identifier les potentiels Module 5 savoir utiliser les outils de l évaluation Fiche 24 Sélectionner les outils d évaluation Fiche 25 Viser l objectivité Fiche 26 Distinguer métier, emploi et poste Fiche 27 Utiliser les fiches de poste Fiche 28 Utiliser les référentiels de compétences Fiche 29 Faire évoluer les référentiels de compétences
Fiche 30 Utiliser les référentiels de compétences managériales Fiche 31 Remplir les grilles d évaluation Fiche 32 Recourir à l assessment center Fiche 33 Utiliser les miroirs Fiche 34 Utiliser les enquêtes de satisfaction Module 6 organiser efficacement le processus d évaluation Fiche 35 Définir la périodicité des entretiens d évaluation Fiche 36 Formaliser l entretien Fiche 37 Ne pas passionner l entretien Fiche 38 Favoriser un contexte matériel optimal Fiche 39 L entretien d évaluation, une des étapes du processus de gestion Module 7 préparer l entretien d évaluation Fiche 40 Amener le collaborateur à préparer l entretien Fiche 41 Préparer vous-même l entretien Module 8 conduire l entretien d évaluation Fiche 42 Rappeler les objectifs de l entretien Fiche 43 Écouter le collaborateur Fiche 44 Mesurer les résultats par rapport aux objectifs Fiche 45 Évaluer la tenue du poste Fiche 46 Fixer de nouveaux objectifs Fiche 47 Parler ou non de rémunération? Module 9 donner suite à l entretien d évaluation Fiche 48 Identifier des pistes d évolution professionnelle Fiche 49 Décider de la promotion et/ou des mesures salariales Fiche 50 Développer l employabilité Fiche 51 Définir la formation, le coaching et la réorganisation Fiche 52 Mettre en place la mobilité professionnelle ou la reconversion Fiche 53 Opter pour la rupture négociée Fiche 54 Opter pour la rupture non négociée Fiche 55 Motiver et fidéliser les collaborateurs Fiche 56 Gérer et fidéliser les potentiels
LES FICHES OUTILS MENER UN ENTRETIEN D ÉVALUATION F CUS
Groupe Eyrolles 61, bd Saint- Germain 75240 Paris Cedex 05 www.editions-eyrolles.com En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de l éditeur ou du Centre français d exploitation du droit de copie, 20, rue des Grands- Augustins, 75006 Paris. Groupe Eyrolles, 2016 ISBN : 978-2-212-56091-6
Gérard Lelarge LES FICHES OUTILS F CUS MENER UN ENTRETIEN D ÉVALUATION
Sommaire Introduction Évaluation et gestion des compétences 9 Module 1 Comprendre et faire comprendre les enjeux de l évaluation Fiche Fiche 1 1 Comprendre les enjeux pour l entreprise 15 Fiche 2 Faire comprendre les enjeux au collaborateur 17 Module 2 Maîtriser le contexte juridique Fiche 31 Évaluer ses collaborateurs : droit ou obligation? 21 Fiche 4 Être évalué : droit ou obligation? 23 Fiche 51 Peut-on «classer» les collaborateurs? 25 Fiche 6 Quels types d objectifs peut-on fixer? 27 Fiche 71 Respecter une procédure précise 29 Fiche 8 L étendue de la responsabilité juridique 33 Fiche 91 Entretien d évaluation vs entretien professionnel 35 Fiche 10 Les autres entretiens professionnels 38 Module 3 Connaître les notions de base Fiche 11 Distinguer notation et évaluation 43 Groupe Eyrolles Fiche 12 Caractériser les compétences 44 Fiche 13 Distinguer compétences et compétences! 47 Fiche 14 Savoir ce que sont les aptitudes 49 Fiche 15 Savoir ce qu est la qualification 52 5
Sommaire Fiche 16 Distinguer potentiel et potentiels! 54 Fiche 17 Caractériser les objectifs 57 Module 4 Bien penser les finalités de l entretien d évaluation Fiche 18 Savoir ce qu est l entretien d évaluation 63 Fiche 19 Distinguer entretien d évaluation et entretien de gestion 66 Fiche 120 Mesurer la maîtrise des compétences 69 Fiche 21 Se projeter à court terme 71 Fiche 122 Piloter l activité et développer le dialogue managérial 72 Fiche 23 Identifier les potentiels 74 Module 5 Savoir utiliser les outils de l évaluation Fiche 124 Sélectionner les outils d évaluation 79 Fiche 25 Viser l objectivité 66 Fiche 126 Distinguer métier, emploi et poste 84 Fiche 27 Utiliser les fiches de poste 88 Fiche 128 Utiliser les référentiels de compétences 91 Fiche 29 Faire évoluer les référentiels de compétences 94 Fiche 130 Utiliser les référentiels de compétences managériales 96 Fiche 31 Remplir les grilles d évaluation 99 Fiche 132 Recourir à l assessment center 102 Fiche 33 Utiliser les miroirs 105 Fiche 134 Utiliser les enquêtes de satisfaction 109 Module 6 Organiser efficacement le processus d évaluation Fiche 135 Définir la périodicité des entretiens d évaluation 113 Fiche 36 Formaliser l entretien 115 Fiche 137 Ne pas passionner l entretien 116 Fiche 38 Favoriser un contexte matériel optimal 119 Groupe Eyrolles 6
Sommaire Fiche 139 L entretien d évaluation, une des étapes du processus de gestion 121 Module 7 Préparer l entretien d évaluation Fiche 140 Amener le collaborateur à préparer l entretien 125 Fiche 41 Préparer vous-même l entretien 127 Module 8 Conduire l entretien d évaluation Fiche 142 Rappeler les objectifs de l entretien 133 Fiche 43 Écouter le collaborateur 134 Fiche 144 Mesurer les résultats par rapport aux objectifs 137 Fiche 45 Évaluer la tenue du poste 139 Fiche 146 Fixer de nouveaux objectifs 142 Fiche 47 Parler ou non de rémunération? 145 Module 9 Donner suite à l entretien d évaluation Fiche 148 Identifier des pistes d évolution professionnelle 149 Fiche 49 Décider de la promotion et/ou des mesures salariales 151 Fiche 150 Développer l employabilité 153 Fiche 51 Définir la formation, le coaching et la réorganisation 154 Fiche 152 Mettre en place la mobilité professionnelle ou la reconversion 157 Fiche 53 Opter pour la rupture négociée 161 Fiche 154 Opter pour la rupture non négociée 164 Fiche 55 Motiver et fidéliser les collaborateurs 168 Fiche 156 Gérer et fidéliser les potentiels 171 Groupe Eyrolles Index 175 7
INTRODUCTION ÉVALUATION ET GESTION DES COMPÉTENCES les types de politiques rh possibles Groupe Eyrolles En matière de gestion des ressources humaines, trois types de politiques sont concevables : Se limiter à satisfaire les obligations incontournables de la fonction RH : assurer la paie, mettre en place un plan de formation en fonction des contraintes légales, gérer les relations sociales avec les institutions représentatives du personnel. Faire progresser les salariés, via notamment des actions de formation ambitieuses et une démarche structurée d évaluation des compétences. Participer à une véritable stratégie de développement des collaborateurs et activer l ensemble des dispositifs RH en impliquant l ensemble du management dans sa mise en œuvre. Dans ce dernier cas, la gestion des compétences associe de façon directe les processus de gestion RH à la réalisation des objectifs de l entreprise. On parle dans ce cas de «RH, business partner». Obligations de base Faire progresser les collaborateurs RH, business partner ce qu est l évaluation RH = business partner Développer les collaborateurs et réaliser la stratégie de l entreprise On peut définir l évaluation comme un acte de management formalisé et standardisé par lequel vous-même en tant que manager : faites périodiquement un bilan des résultats de l activité de vos collaborateurs à partir de critères prédéfinis et avec leur participation ; 9
INTRODUCTION Évaluer la maîtrise des compétences : les résultats obtenus/objectifs fixés Décider des actions RH à engager : formation, promotion, mobilité, etc. Fixer de nouveaux objectifs Objectifs de l entretien d évaluation étudiez avec eux les pistes d amélioration de leurs performances et la prise en compte de leurs attentes. L évaluation passe très souvent par la tenue d un entretien annuel. L évaluation des collaborateurs est à la fois une occasion privilégiée d échanger et d analyser la contribution de chacun à l efficacité du service et un moyen d améliorer les résultats individuels et collectifs. l importance de l évaluation Dans un contexte de concurrence de plus en plus forte entre les entreprises, la gestion des compétences vise notamment à améliorer la compétitivité par le biais de la meilleure adéquation possible entre les compétences disponibles et les compétences nécessaires à l activité. D où l importance à la fois : de fidéliser les salariés performants et motivés ; de faire évoluer leurs compétences pour faire face aux enjeux que doit affronter l entreprise : maîtriser les nouvelles technologies, prendre en compte les nouvelles attentes des clients et au-delà, de l ensemble des parties prenantes, internes et externes à l entreprise (salariés, actionnaires, partenaires, etc.). Pour ces deux raisons, l évaluation, pièce maîtresse de la gestion des compétences, prend une importance plus grande que dans le passé. En effet, la gestion par les compétences, qui a d abord de façon logique concerné les unités de grande taille, est aujourd hui de plus en plus souvent appliquée dans des entreprises de taille plus modeste, celles-ci ayant pris conscience des apports d une telle démarche, à la fois pour les collaborateurs et pour elles-mêmes. les contextes et les acteurs On distingue traditionnellement trois contextes d évaluation des compétences : l évaluation pour sélectionner un candidat dans le cadre du recrutement d un nouveau salarié ou d une mobilité professionnelle et/ ou géographique interne ; Groupe Eyrolles 10
INTRODUCTION Direction des ressources humaines Définit la stratégie de gestion RH (ex. : segmentation) Conçoit (ou valide) les outils utilisés Assure l animation et veille à la mise en œuvre de la stratégie RH Manager Évalue les collaborateurs Participe au développement de leurs compétences Participe à leur orientation professionnelle Collaborateur Met en œuvre ses compétences Développe ses compétences Est acteur de son développement professionnel Rôles des trois acteurs du processus d évaluation l évaluation pour apprécier les performances annuelles du collaborateur ; Ainsi a-t-on coutume de dire que le processus d évaluation est «un jeu à trois». Groupe Eyrolles l évaluation pour faire un bilan de carrière ou un bilan de compétences. Le deuxième élément (apprécier les performances annuelles du collaborateur) constitue le thème principal de cet ouvrage. En la matière, notons dès maintenant, outre la responsabilité de la DRH dans la conception et la mise en place du processus d évaluation : la participation active des collaborateurs, composante importante de la démarche ; dans ce domaine comme dans les autres domaines de la gestion RH (recrutement, formation, etc.), votre rôle primordial en tant que manager. Dans cet ouvrage seront présentés : Le contexte de l entretien d évaluation (fiches 1 à 10) : les enjeux de la démarche et le contexte juridique. Les clés de la réussite de l entretien d évaluation (fiches 11 à 39). Il importe de connaître les notions de base, de bien penser les finalités de l entretien, de savoir utiliser les outils d évaluation et d organiser efficacement le processus d évaluation. Les étapes de l entretien d évaluation (fiches 40 à 56). De façon logique, il s agit de préparer l entretien, de le conduire et d y donner suite. 11
Module 1 Comprendre et faire comprendre les enjeux de l évaluation En tant que manager, vous devez : comprendre les enjeux de l évaluation pour l entreprise dans un contexte de concurrence qui amène chacun à être plus performant ; faire comprendre à chacun de vos collaborateurs l enjeu de la démarche en matière notamment d évolution professionnelle et de rémunération. Groupe Eyrolles 13
Fiche 1 Comprendre les enjeux pour l entreprise 15 Fiche 2 Faire comprendre les enjeux au collaborateur 17 Groupe Eyrolles 14 Comprendre et faire comprendre les enjeux de l évaluation
Comprendre les enjeux pour l entreprise 1 L évaluation permet à la fois de répondre à une logique de résultats et à une logique de service. Elle incite également à viser l efficience. Elle est donc essentielle dans un contexte de concurrence accrue. répondre à une logique de résultats et à une logique de service L entreprise, grâce à des collaborateurs mieux formés et plus motivés, donc plus performants, sera plus compétitive. L évaluation des collaborateurs correspond pour l entreprise à une double nécessité : sur le plan économique, la pression de la concurrence exigeant une qualité de produit et de service toujours plus élevée ; sur le plan organisationnel, l évaluation permettant de juger à la fois l adaptation des salariés à leurs tâches et la qualité des structures mises en place. S intéresser à la gestion par les compétences apparaît indispensable aux entreprises, leur compétitivité résidant en effet essentiellement dans leur capacité à mobiliser les compétences actuelles de leurs salariés et à disposer des compétences du futur. La gestion par les compétences s inscrit à la fois dans une logique de résultats (qualité de la prestation, respect des délais, etc.) et une logique de service («client» et «fournisseur»). La logique de résultats impacte tous les acteurs de l entreprise, amenés à toujours accroître leurs performances. La logique de service se diffuse en interne et régit toutes les relations entre services et entre collaborateurs, chacun étant le client et/ou le fournisseur d un autre. Conseil Sachez distinguer efficacité et efficience. L efficacité est mesurée par le niveau des résultats obtenus. Au contraire, l efficience, plus ambitieuse, est mesurée par le ratio résultats/ moyens. Il s agit en effet pour le collaborateur, non seulement d atteindre les résultats attendus, mais de les atteindre «au moindre coût», c est-à-dire en utilisant le moins de moyens possible. Cette notion d efficience a deux indicateurs : la productivité : elle concerne l activité de production et est mesurée notamment par le nombre de pièces fabriquées en une heure par une équipe de dix ouvriers, par exemple ; la rentabilité : elle concerne toutes les activités de l entreprise (production, vente, activités support) et est mesurée notamment par le ratio bénéfice/capitaux utilisés. Groupe Eyrolles Cas pratique Une équipe efficace peut ne pas être efficiente Jean-Jacques et son équipe ont atteint les objectifs fixés par le chef d atelier : fabriquer 10 000 produits fin mars. Ils ont donc été efficaces : le niveau de production est atteint et le calendrier est respecté. Mais ont-ils été efficients? Non, si par exemple, à cause de machines mal réglées, des matières premières ont été mal usinées et ont dû être mises au rebut. Le résultat final sera bien évidemment différent à cause de ces gaspillages. D où l importance non seulement de prendre en compte les résultats obtenus (niveau de production et respect des délais), mais aussi les moyens utilisés (a-t-on gaspillé des matières premières et perdu du temps à fabriquer des produits invendables?). Comprendre et faire comprendre les enjeux de l évaluation 15
FICHE 1 Comprendre les enjeux pour l entreprise viser l efficience La gestion par les compétences permet d améliorer non seulement l efficacité des salariés mais aussi leur efficience. Grâce à la mesure des performances actuelles et à l identification des moyens de les améliorer dans le futur, la démarche de gestion des compétences est source d efficience de l entreprise. D où son intérêt. Pour résumer L évaluation permet de répondre à une logique de résultats (quelles performances sont aujourd hui atteintes par le collaborateur? Comment les améliorer dans le futur?). Elle permet aussi de répondre à une logique de service (le collaborateur répond-il parfaitement aux attentes de ceux pour lesquels il travaille, qu ils soient externes à l entreprise ou internes?). Elle incite également à viser l efficience, donc à améliorer les performances de l entreprise. Pour aller plus loin Pierre-Michel do Marcolino, Les fiches outils du responsable RH, Eyrolles, 2014 Sylvie Guerrero, Les outils des RH. Les savoir-faire essentiels en GRH, Dunod, 2014, 3 e éd. Guy Le Boterf, Construire les compétences individuelles et collectives, Eyrolles, 2013, 6 e éd. Groupe Eyrolles 16 Comprendre et faire comprendre les enjeux de l évaluation
Faire comprendre les enjeux au collaborateur 2 En tant que manager votre rôle est essentiel en la matière. Il est double : identifier les messages à faire passer ; communiquer sur les critères d évolution professionnelle. identifier les messages à transmettre au collaborateur La démarche d évaluation présente nombre d avantages pour le collaborateur soucieux de progresser et/ou déjà performant. En effet, la démarche d évaluation permet notamment de déterminer les points forts et les axes de développement de vos collaborateurs. Elle peut ainsi impacter leur évolution professionnelle et leur rémunération soit immédiatement soit à moyen terme. L entretien d évaluation peut de fait avoir des incidences en matière de formation, de rémunération, de mobilité professionnelle et/ou géographique au sein de l entreprise voire de départ de celle-ci en cas de persistance de mauvais résultats. Grâce à l évaluation, le collaborateur peut : mesurer ses performances ; identifier ses points forts et ses «axes de progrès» ; savoir ce que vous pensez et attendez de lui en tant que manager ; exprimer ses propres attentes. Grâce aux actions, notamment de formation, qui seront mises en œuvre, le collaborateur pourra progresser. Il améliorera ainsi ses chances de promotion par l enrichissement de ses connaissances et de ses aptitudes. Il deviendra de ce fait un acteur important au niveau de son développement professionnel. Et ces divers éléments contribueront à accroître sa motivation. Conseil Identifiez les «T men» et les «T women». Peter Drucker montrait l importance de ceux qu il nommait les «T men» et les «T women» en matière de performances. Pour le consultant américain, ces hommes et ces femmes en forme de T étaient à la fois : suffisamment pointus, donc verticalement approfondis pour enrichir constamment leur spécialité ; capables d acquérir et d entretenir une solide connaissance horizontale des autres activités de l entreprise. Identifier les «T men» et les «T women» permet : d une part de leur proposer des voies d évolution porteuses et ainsi de les fidéliser ; d autre part, de ce fait, de donner à l entreprise les moyens d être plus performante. L intérêt de l évaluation pour le collaborateur Groupe Eyrolles Mesurer ses performances Enjeux de l évaluation pour le collaborateur Connaître le point de vue de son manager Déterminer ses points forts et ses axes de progrès Exprimer ses attentes Comprendre et faire comprendre les enjeux de l évaluation 17
FICHE 2 Faire comprendre les enjeux au collaborateur communiquer sur les critères d évolution professionnelle Parmi les messages que vous devez faire passer à votre collaborateur figure le descriptif des critères d évolution professionnelle. Celle-ci dépend en général de quatre éléments : les performances, qui assurent au collaborateur une certaine légitimité, car elles sont signes de la maîtrise des compétences liées à l exercice de son métier ; les motivations, qui sont des éléments indispensables à la mise en œuvre des compétences et se traduisent par un plein investissement du salarié ; Pour résumer Afin d atteindre une plus grande efficience, vous devez, en tant que manager, expliquer clairement pourquoi et en quoi l évaluation est essentielle non seulement pour l entreprise mais aussi pour chaque collaborateur. Cette évaluation a des impacts sur le parcours professionnel (promotion, mobilité), la rémunération, la formation voire le départ de l entreprise. Vous devez également communiquer sur les critères d évaluation retenus ; vous augmenterez ainsi la probabilité d obtenir de chacun de meilleures performances. les expériences, professionnelles et extraprofessionnelles qui sont sources de crédibilité ; le potentiel d évolution, qui permet au collaborateur de progresser. Performances Motivations Expérience Potentiel d évolution Les quatre critères d évolution professionnelle Groupe Eyrolles 18 Comprendre et faire comprendre les enjeux de l évaluation
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