Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles West and Central African Council for Agricultural Research and Development Termes de Référence d un Cabinet d études chargé de -------- Evaluation des effets et incidences des projets GFSRI financés par l USAID Avril, 2012 7, Avenue Bourguiba, BP 48- cp18523- Dakar SENEGAL Tel 221 869 96 18 Fax 221 869 96 31 secoraf@coraf.org www.coraf.org 1
1. Contexte et justification Le Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles (CORAF/WECARD) est une organisation sous-régionale qui regroupe les Systèmes Nationaux de Recherche Agricole (SNRA) de 22 pays de l Afrique de l Ouest et du Centre totalisant 318 millions d habitants dont 70 % vivent de l agriculture. En 2007, le CORAF/WECARD s est doté d un nouveau Plan Stratégique (2008-2016) pour répondre aux défis et enjeux de développement agricole de la sous-région avec pour objectif global de contribuer à l atteinte des objectifs du Programme Détaillé pour le Développement de l Agriculture en Afrique (PDDAA), notamment une croissance annuelle de 6% de la productivité agricole d ici à 2015, à travers la mise en œuvre du Pilier IV du PDDAA en Afrique de l Ouest et du Centre. Pour mettre en œuvre cette stratégie, le CORAF/WECARD a élaboré, un Plan Opérationnel (2008-2013), structuré autour de huit (8) Programmes et reposant sur une approche-programme avec une coordination centralisée des projets sous la responsabilité de gestionnaires de programmes basés au niveau de son Secrétariat Exécutif et une mise en œuvre de ces projets par les unités opérationnelles dans les pays, en l occurrence les SNRA, sous la responsabilité de coordonateurs de projets. Pour assurer le suivi de la mise en œuvre du Plan opérationnel, une Stratégie de Suivi Evaluation (SSE) du CORAF/WECARD a été élaborée. Sa mise en œuvre est assurée par l Unité de Planification et de Suivi-Evaluation et d Impact (UPSEI) dont le mandat est entre autres, de superviser le suiviévaluation des activités des projets et d appuie les Gestionnaires des Programmes dans l élaboration et le fonctionnement des outils de suiviévaluation. Dans le cadre de son Initiative Globale de réponse à la sécurité alimentaire (GFSRI) en Afrique de l Ouest, le Gouvernement des Etats Unis d Amérique à travers l USAID appuie depuis 2009, le CORAF/WECARD dans la mise en œuvre de 6 projets dont 3 relèvent du Programme Cultures Vivrières et le reste du Programme Biotechnologie et Biosécurité. Ces projets qui sont en leur dernière année de leur exécution, ont généré des résultats qu il convient de mieux valoriser. A l occasion de l atelier de Lomé qui a servi de cadre pour la présentation des résultats des 3 projets sous la tutelle du Gestionnaire du Programme Cultures Vivrières, il a été relevé que les responsables de projets ont mis beaucoup plus l accent sur les extrants que sur les changements induits par les projets. Ce faisant, ils ont occulté dans leur rapport, les effets les plus importants induits par les projets. Dans un contexte marqué par le fait que la plupart des rapports des projets sont beaucoup plus focalisés sur les extrants que sur les changements à court et moyen termes occasionnés par les réalisations de leurs projets, la culture pour une meilleure documentation des effets et des incidences des réalisations des projets, reste à renforcer au niveau des SNRA. Aussi, il est impératif avant la clôture de ces projets, de mieux documenter les effets et 2
changements générés pendant la période de leur exécution. A cet effet, les services d un Cabinet d expertise en la matière seront sollicités. Les résultats de cette mission de consultation permettront non seulement d améliorer le niveau de connaissance sur les réalisations des projets mais aussi d alimenter les rapports sur l évaluation finale qui sera organisée à la clôture desdits projets. 2. Objectif de la consultation: L objectif visé par cette mission est de documenter tous les effets et les changements induits par les réalisations des six projets du GFSRI. L intérêt de cette étude est donc de capitaliser les acquis des projets De manière plus spécifique, cette mission vise à : Evaluer les bénéfices générés par les interventions Evaluer et documenter les bonnes pratiques et les changements induits chez les bénéficiaires directs et indirects des projets, Constituer une fiche synthèse et des supports pour reporter les changements observés et induits par les activités des projets 3. Prestations du consultant Les prestations du consultant portent entre autres sur : Préparer un guide méthodologique pour la réalisation de l étude. Ce guide devra être validé par l équipe de l Unité de Suivi-Evaluation et des Gestionnaires des Programmes Passer en revue tous les produits et les réalisations des 6 projets Effectuer des visites de terrain sur les réalisations Documenter les bonnes pratiques Renseigner toutes les formes de changements (humain, technique, génération de revenus, technologique, institutionnel, etc.) induites par la mise en œuvre des projets; Documenter les nouveaux partenariats, réseautages et autres opportunités favorisés par le projet. Identifier les effets qui à terme, vont impacter les bénéficiaires Constituer des supports physiques, électroniques et audio-visuels sur les changements observés Participer à l atelier de restitution 4. Résultats attendus Les résultats attendus de la mission sont les suivants : Une fiche synthèse des effets induits par les 6 projets est élaborée. Les leçons apprises de l exécution des projets sont bien documentées Des supports audio-visuels documentant les réalisations des projets sont disponibles 5. Déroulement de la mission : La mission se déroulera selon les étapes ci-après : 5.1 Première étape : Elaboration de la méthodologie de conduite de l étude 3
L équipe de Consultants devra élaborer un guide sur la méthodologie à adopter pour la réalisation de l étude. Sur la base des rapports disponibles sur les projets et des informations collectées des gestionnaires et des coordonnateurs des projets, l équipe de consultants va sélectionner les zones des projets à visiter. Elle va aussi constituer une liste de variables et d indicateurs qui permettront de mieux documenter les changements induits par les projets. Au total, toute la méthodologie de réalisation de l étude sera débattue en interne et validée par les deux gestionnaires de programmes et le chargé de suivi-évaluation. 5.2 Seconde étape : Visite des coordinations nationales et collecte de données Selon la méthodologie de travail validée, l équipe de consultants passera dans les pays et travaillera sur le terrain avec les coordonnateurs nationaux et régionaux des projets. 5.3 Troisième phase : organisation d un atelier de restitution Pour permettre de s assurer de la qualité des données collectées, un atelier de restitution sera organisé. Cet atelier qui sera facilité par les membres de l Unité de planification et de Suivi-Evaluation, va regrouper entre autres, les coordonnateurs régionaux des projets, deux personnes bénéficiaires par projet et les gestionnaires des deux programmes concernés. Cet atelier sera restreint à une trentaine de participants qui seront entre autres composés des principaux acteurs des projets tels que les Bénéficiaires et les Coordonnateurs régionaux des projets. Cet atelier qui sera organisé au moins deux semaines après le dépôt du rapport final, se déroulera dans la salle de réunion de l Institut des Technologies Agroalimentaires (ITA) à Dakar, Sénégal. Pour favoriser des échanges très fructueux entre les participants, une traduction simultanée Anglais-Français et vice versa sera assurée. 6. Modalités de mise en œuvre de la mission: i. Durée proposée pour la mission La durée de la mission d évaluation débutera est de trente cinq (35) jours ouvrables répartis comme suit : Analyse de la documentation : Trois (3) jours, Réunion avec les Gestionnaires des Programmes et l Unité de Planification et de Suivi-Evaluation pour la validation de la méthodologie de l étude: Deux (2) jours, Visites de terrain : Vingt quatre (24) jours, Elaboration du rapport final et restitution : Six (6) jours. ii. Qualifications requises L exécution de la consultation sera confiée à un bureau d études. Le personnel clé se compose d un agroéconomiste et d un sociologue de haut niveau devant avoir les qualifications ci-après : justifier d une expérience professionnelle d au moins 10 ans dans le domaine du développement agricole avec une bonne connaissance 4
opérationnelle des acteurs agricoles de la sous région, d une solide expérience de la concertation et du montage de partenariats entre des acteurs sociaux et institutionnels diversifiés, avoir une pratique avérée dans la conduite d évaluation de programmes de développement, avoir une expérience reconnue de l élaboration de documents de réflexion et de synthèse dans son domaine d activités et notamment les aptitudes nécessaires en vue de la réalisation du rapport provisoire et du rapport final. Excellentes capacités rédactionnelles. La connaissance de la langue anglaise sera un atout. Bonnes connaissances dans le domaine de l audio visuel. D autres compétences pourraient être requises en fonction des besoins spécifiques par les autres consultants sus mentionnés. iii. Livrables et restitution des résultats de la mission Les livrables à produire et à remettre sont les suivants : Une méthodologie de travail validée Un rapport provisoire de l état de lieux Une présentation des résultats de l évaluation lors de la réunion de restitution, Un rapport final Le rapport ne sera définitivement accepté qu après validation de l ensemble des recommandations par le comité de pilotage de l évaluation. iv. Rémunération En conformité avec la politique du CORAF/WECARD en matière de rémunération pour services rendus, les Consultants recevront une rémunération correspondant à leur niveau d expérience. Le présent travail sera rémunéré sur une base de trente cinq (35) jours ouvrables répartis sur (deux) mois. Les modalités de paiement des Consultants seront spécifiées dans le contrat de service qui sera signé entre les Consultants et le Directeur Exécutif du CORAF/WECARD. 7. Soumission du dossier Le dossier de candidature comprenant Une lettre de motivation Un dossier technique comprenant : Une note stratégique sur la méthode proposée pour la mise en œuvre de la mission ; Un curriculum vitae pour chaque personnel clé ; La composition du personnel clé et d appui et les tâches devant être assurées par chaque membre de l équipe ; Un plan de travail et le calendrier de travail ; Achèvement et soumission des rapports Une proposition financière pour la réalisation de la mission activités Les dossiers de candidature devront être adressés au Directeur Exécutif du CORAF/WECARD, 7, Avenue Bourguiba BP 48 Dakar-RP, République du Sénégal ou par courrier électronique à l adresse proposals@coraf.org plus tard le 03 Mai 2012. 5
Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles West and Central African Council for Agricultural Research and Development Terms of Reference for the Recruitment of a Firm for -------- The Evaluation of Outcome/Effects of the GFSRI Projects Funded by the USAID April 2012 7, Avenue Bourguiba, BP 48- cp18523- Dakar SENEGAL Tel 221 869 96 18 Fax 221 869 96 31 secoraf@coraf.org www.coraf.org 6
1. Background The West and Central Africa Council for Agricultural Research and Development (CORAF/WECARD) is a Sub-Regional Organization comprising the National Agricultural Research Systems of 22 countries from West and Central Africa with a population of 318 Million, 70% of which depend on agriculture as source of livelihood. In 2007, CORAF/WECARD developed its new Strategic Plan (2008-2016) to respond to the challenges of agricultural development in the sub-region with the general objective to contribute to the achievement of the Comprehensive African Agricultural Development Programme (CADDP), notably to the 6% annual growth of agricultural productivity by 2015 through the implementation of the CAADP Pillar IV in West and Central Africa. In implementing such a strategy, CORAF/WECARD elaborated an Operational Plan (2008-2013) structured around 8 programmes and responding to an approach with a centralized coordination of programmes under the responsibility of Programme Managers based in the executive secretariat with the implementation of projects by its constituent NARS and partners. To ensure an effective monitoring of the implementation of the Operational Plan, a Monitoring and Evaluation Strategy (MES) for CORAF/WECARD has been developed. Its implementation is ensured by the Planning, Monitoring & Evaluation and Impact Unit whose mandate among others include the supervision of activities of the projects and to support the Programme Managers in the development and functioning of the M&E tools. Within the frameworks of the Global Food Security Response Initiative (GFSRI) in West Africa, the Government of the United States of America (USA) through the USAID supported CORAF/WECARD in the implementation of six (6) projects, 3 under the Staple Crops Programme and 3 under the Biotechnology and Biosafety Programme since June 2009. These projects which are in their completion phase of execution have generated results which need to be promoted. At the workshop in Lome which served as an opportunity for the presentation of the results of 3 projects under the Manager of the Staple Crops Programme, it was realized that more emphases was laid on results than of the changes to project beneficiaries brought about by the projects. Thus, the effects impacted by the project, which is more important, are often missing in project reports. Within the context where most of the project reports are more focused on results rather than on changes in the short and medium terms, it becomes necessary to better document the effects and the incidences of realization of the projects at the level of the NARS. Also, it is imperative before the termination of the projects to better document the effects and changes generated during the period of project execution. Thus, a firm with the expertise in this domain described is being solicited. The results of this consultative mission will not only facilitate the improvement of knowledge on the achievements of the projects but will also improve the reports on the final evaluation which will be organized at the closure of the projects. 7
2. Objective of the Consultation The objective of this mission is to document all the effects and changes impacted by the results of the six GFSRI projects. The interest of this study is thus to capitalize on the achievements of the projects. More specifically, this mission will: Evaluate the benefits generated by the intervention of the projects, Evaluate and document the best practices and the changes impacted on the direct and the indirect beneficiaries, Constitute a synthesis table and documentation in reporting the changes observed and impacted by project activities. 3. Services of the Consultant The services of the Consultant will be as follows: Prepare a methodological guide for conducting the study. This guide should be validated by a team comprising the Monitoring and Evaluation Unit and the Programme Managers, Conduct a review all the outcomes and achievements of the six projects, Conduct field visits on the achievements, Document the best practices of the projects, Provide information on all forms of changes (human, technique, technological, institutional, etc.) impacted by the implementation of the projects, Provide information on new partnerships, networking and opportunities stemming out of the project Identify the effects which at the end of the project will impact on the beneficiaries, Establish physical, electronic and audio-visual documentaries on the changes observed, Participate in a validation workshop 4. Expected Results Expected results of the mission are as follows: A synthesized table of the effects impacted by the six projects elaborated, Lessons learnt in the execution of the projects well documented, Audio-visual documentation of project achievement available 5. Conduct of the mission The mission will be conducted in the following steps: b) Step 1: Elaboration of the methodology for conducting the study 8
The Team of Consultants will develop a guide on the methodology to be adopted for accomplishing the study. Based on the reports available on the projects and the information collected by the Programme Managers and Coordinators visited, the Team of Consultants will select the project zones to be visited. The team will also constitute a list of variables and indicators which will better help document the changes impacted by the projects. In all, the methodology to accomplish the study will be discussed internally and validated by two Programme Managers and the Monitoring and Evaluation Officer. c) Step 2: Visit to the national coordinating institutions and collection of data. With regards to the validated methodology, the Team of Consultants will go to the project countries and work on the field with the national and regional project coordinators. d) Step 3: Organization of a consultative validation Workshop To ensure the quality of the data collected, a validation workshop will be organized. This workshop which will be facilitated by the members of the Planning and Monitoring and Evaluation Unit, will regroup among others, the Regional Coordinators of the projects, two beneficiaries per project and the Managers of the two projects concerned. This workshop will be restricted to about 30 participants, which among others will compose of the main stakeholders of the project, including the beneficiaries and regional coordinators. The workshop will be organized at least two weeks after the final report is submitted at the meeting room of the Institut des Technologies Alimentaires (ITA) Dakar, Senegal. To facilitate effective discussions, simultaneous translation from English to French and vise versa will be provided. 6. Modalities for the mission: i. Proposed period of the mission The period for the evaluation mission will be 35 working days partitioned as follows: Analyses of documentation (3 days) Meeting with the Programme Managers and the Planning and Monitoring and Evaluation Unit to validate the methodology of the study (2 days) Field visit (24 days) Report writing and consultative validation workshop (6 days) ii. Qulification Required The execution of the consultancy will be given to a reputable firm. The team will be composed of high level agro-economist and a sociologist having the following qualifications: Professional experience of at least 10 years in the domain of agricultural research and development with a good working knowledge of the agricultural stakeholders in the sub-region; good 9
experience in consultative processes and working with partnerships among social stakeholders and diversified institutions, Having a practical proof in the conduct of evaluation of development programmes, Having known experience in the development of documents for reflections and for synthesis in the domain of the activities of the mission, in view of developing the draft and the final reports Having excellent editorial capacity. The knowledge of the French language is an asset, Good knowledge in audio-visuals is required. Complementary competences on specific needs can be provided by the other consultants in the team. iii. Deliverables and validation of results of the mission The deliverables to be produced and provided are as follows: A validated working methodology A draft status report A presentation of the evaluation results at the validation workshop A final report The report will be definitely accepted after the validation of all the recommendations by the evaluation steering committee. iv. Rémunération In conformity with the CORAF/WECARD policy for remuneration for services rendered, the Consultants will receive a remuneration corresponding to their level of experience. The present work will be remunerated based on 35 working days partitioned within two months. The payment modalities will be specified within the contract which will be signed between the Consultants and the CORAF/WECARD Executive Director. Submission of dossier The candidature dossier will comprise : A letter of motivation A technical dossier comprising : a strategic note on the proposed methodology for the execution of the mission; a curriculum vitae for each key person; the composition of the key and support personnel and the task for each team member; a workplan and working calendar; achievement and submission of reports, A budget proposal for the execution of the activities of the mission. The candidature dossiers should be addressed to the CORAF/WECARD Executive Director, 7 Avenue Bourguiba, BP 48 Dakar-R), the Republic of Senegal or by e-mail to proposals@coraf.org latest 3rd May, 2012. 10