Pas-à-pas Créer une newsletter avec Outlook Objectif : mettre en forme des messages électroniques afin de pouvoir avoir des images dans le corps du message et une mise en page agréable à l œil et efficace. Versions de logiciel : XP et 2003, pour Outlook les noms des fonctions et menus en anglais sont indiqués au regard des explications en français. Les fonctions du logiciel que l on utilisera : Papiers à lettre de Outlook (Stationery) Mise en forme Il faut penser à : Insertion de liens et d images faire une page html avec un logiciel adapté l intégrer dans Outlook en tant que papier à lettres avoir une mise en forme simple pour que le courriel soit lisible quels que soient les réglages du logiciel de messagerie des destinataires Les étapes 1 Création de la page html Intégrer la page dans Outlook Utiliser la page créée pour écrire un message
Première étape Création de la page html Il faut pour cela un logiciel de création de page internet. On a choisi ici NVu qui a le grand mérite d exister en plusieurs langues dont le français et d être gratuit. Il peut être téléchargé sur frenchmozilla.sourceforge.net. N importe quel autre logiciel peut évidemment faire l affaire. Ouvrir NVu, pour avoir une page avec des colonnes (deux est un bon compromis pour rester lisible), aller dans le menu Tableau/Insérer/Tableau. Vous avez le choix entre régler sa taille en pourcentage d affichage à l écran (un peu moins de 100% pour la lisibilité) ou en pixels (800 étant la taille recommandée). Dans les deux cas, cliquez sur l onglet Précisément qui vous permet d affecter la taille voulue au tableau et d afficher ou non les bordures, ici 2. 2 Vous pourrez toujours corriger vos réglages par ailleurs et rajouter ou supprimer lignes, colonnes et cellules ainsi que scinder ou fusionner ces dernières. Faites les mises en forme voulues, n hésitez pas, surtout si vous avez opté pour des tableaux sans bordures, à ajouter du «faux texte» pour savoir où écrire et quoi ajouter dans les diverses cellules de votre page.
À savoir : Outlook ne retiendra pas les images. 3 Lorsque le résultat vous semble correct (testez-le dans votre navigateur avant), il ne reste plus qu à enregistrer votre fichier et à aller sur Outlook.
Deuxième étape Intégrer la page dans Outlook Allez dans le menu Outils/Options (Tools/Options). 4 Puis sur l onglet Format de courrier (Mail format), indiquez comme format de message HTML, décochez si nécessaire les options utilisant Word, enfin cliquez sur Sélecteur de papiers à lettres (More Stationery).
Dans la boîte de dialogue suivante, choisissez Nouveau et non pas Obtenir plus de papier à lettres (More Stationery). Dans le premier cas, Outlook vous invite en effet à aller chercher dans votre ordinateur le fichier html que vous venez de créer, dans l autre il va se connecter sur internet. 5 Donnez un nom clair et précis à votre «papier à lettres» et allez chercher le fichier dont vous avez besoin.
De retour dans la boîte de dialogue Options, vérifiez que ce papier à lettre n est pas celui par défaut, si nécessaire choisissez en un autre ou Aucun (None). 6
Troisième étape Utiliser la page créée pour écrire un message Au lieu de cliquer sur l icône de nouveau message comme d habitude, allez, à droite de la barre des menus dans Actions/Nouveau message en utilisant (Actions/New Mail Message Using). Choisissez le fichier que vous avez introduit dans la bibliothèque de papier à lettres d Outlook, s il ne figure pas dans la liste, cliquez sur Plus de papier à lettres (More Stationery) et allez le chercher dans votre ordinateur. 7 Il ne vous reste plus qu à : 1. saisir le message, ou à faire un copier-coller d un document traitement de texte de préférence sans mise en forme. 2. le mettre en forme au besoin en utilisant les outils de la barre d icône 3. insérer des images si nécessaire, menu Insertion/Image (Insert/Picture), ajouter le nom de l image (texte de légende), ce nom s affichera si votre correspondant a paramétré son logiciel de messagerie pour ne recevoir les courriers électroniques qu en html simple. Ajouter les autres indications si besoin est.
4. si besoin, insérez des liens, menu Insertion/Lien hypertexte (Insert/Link). Vous pouvez insérer des liens ouvrant vers des sites ou des liens de messagerie. 5. envoyez le message. S il y a plusieurs destinataires, mettez toutes les adresses en copie cachée. 8
Quatrième étape Comment votre message sera reçu? Selon les paramétrages du logiciel, votre message pourra être reçu de trois façons différentes par vos correspondants. D où la nécessité de ne pas tout miser sur la mise en forme d ailleurs. Affichage html original : votre message est reçu comme vous l avez émis. 9 Affichage html simple : la mise en forme est conservée, les illustrations figurent en fichiers joints et le nom des images figure à leur place dans le corps du message. Affichage texte seul : plus de mise en forme et les images sont des pièces jointes.