GESTION financière MICROSOFT BUSINESS SOLUTION NAVISION GESTION FINANCIERE Le module de Gestion Financière de Microsoft Business Solutions Navision vous donne la liberté de vous concentrer exclusivement sur votre activité. Points forts : Adaptez votre logiciel à vos besoins spécifiques Accédez à des opportunités encore inexplorées Elargissez vos horizons Libre de vous concentrer sur votre activité Aujourd hui, l évolution du marché a renforcé la nécessité de disposer d une gestion comptable et financière performante. Une solution de gestion qui ralentit vos transactions en nécessitant une mobilisation supplémentaire de vos ressources est bien la dernière chose dont vous avez besoin. C est pourquoi Microsoft Business Solutions-Navision a été conçu pour évoluer au rythme de votre activité et s adapter à vos procédures. Il ouvre votre société à de nouvelles opportunités et ses collaborateurs à la volonté d en faire toujours plus. Libre de croître Quand un changement organisationnel s impose, Microsoft Business Solutions-Navision adoucit la transition vers la nouvelle structure. Il s adapte et évolue pour se mettre en adéquation avec votre façon de travailler. Vous pouvez personnaliser en quelques minutes la conception et l affichage des formulaires en ajoutant de nouveaux champs et tables et en créant des menus spécifiques à chaque utilisateur. Vous pouvez automatiser de nombreuses transactions financières en fonction de vos besoins. Vous avez la possibilité de définir le niveau de contrôle souhaité en paramétrant certaines règles commerciales, notamment les conditions de paiement et les remises par client et par fournisseur. Vous êtes à même de gérer l ensemble des contraintes légales et des problématiques de devises inhérents au commerce international. Vous avez la possibilité de publier et de faire votre reporting auprès des autorités dans les devises de votre choix. MICROSOFT BUSINESS SOLUTION NAVISION 1
Libre de découvrir Microsoft Business Solutions-Navision rend plus facile l accès à l information dont vous avez besoin pour repérer les tendances et gagner en perspicacité dans votre domaine d activité. Vous capitalisez sur votre connaissance du marché en découvrant de nouvelles opportunités encore inexplorées. Vous examinez les transactions détaillées et les informations liées à un événement particulier rapidement et facilement. Vous pouvez visualiser instantanément le détail d un montant particulier ou utiliser un critère de filtre particulier pour rechercher exactement l information dont vous avez besoin. Une plus grande visibilité L analytique permet de visualiser les informations de manière plus étudiée. Vous enregistrez vos écritures comptables et budgétaires avec des informations analytiques spécifiques à la société pour obtenir toujours davantage de vos données. Vous pouvez utiliser l analytique pour : Contrôler les performances Libre de faire toujours plus Microsoft Business Solutions-Navision vous offre bien plus que de simples outils de comptabilité. Il vous aide à comprendre la signification des chiffres et à repérer facilement leur provenance. Microsoft Business Solutions-Navision stimule votre curiosité et vous pousse à en savoir toujours plus. Vous allez plus loin dans votre travail car l information que vous recherchez est à votre portée et accessible immédiatement. Cela vous encourage à aller plus loin qu une simple consultation de solde comptable. Les tableaux d analyse vous permettent d utiliser les données de votre comptabilité générale pour vous aider dans la conduite de vos affaires. Vous disposez d un panel d états prédéfinis et d états personnalisés. Les informations financières générées peuvent être présentées par l intermédiaire d un navigateur Web ou distribués par e-mail, afin que les responsables, les salariés et les réseaux de partenaires et d investisseurs puissent rester informés sur les activités de votre société. Etudier les relations et connexions Tirer avantage des tendances. Les possibilités sont illimitées : l ajout d un nouvel axe analytique est simple et vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Microsoft Business Solutions-Navision lisse les complications liées aux transactions avec l étranger et vous ouvre les yeux sur les opportunités disponibles sur les nouveaux marchés. Chaque client ou fournisseur reçoit le niveau de service que vous souhaitez lui offrir. Vous pouvez recevoir et émettre des paiements dans n importe quelle devise, quelle que soit la devise utilisée normalement pour ce client ou ce fournisseur. 2 MICROSOFT BUSINESS SOLUTION NAVISION
COMPTABILITE CHAMPS CALCULES ET LISTE PLAN COMPTABLE ANALYTIQUE PERIODES COMPTABLES TRAÇABILITE SECURITE ET REGLES DE GESTION Utilisation des champs calculés (Flowfields) pour des données financières actualisées en permanence : Mise à jour et recalcul temps réel du contenu des Flowfields en ligne. Affichage du détail des écritures incluses dans les montants Flowfields. Utilisation de la fonction da navigation pour obtenir un aperçu du nombre et du type d écritures portant le même numéro de document Choix des informations à afficher dans une fenêtre en utilisant les filtres sur les Flowfields et les tables : Activation d un filtre table sur un ou plusieurs champs de la table, pour n afficher par exemple que les clients allemands dans la fenêtre Liste des clients. Utilisation de filtres sur les Flowfields pour limiter les écritures utilisées dans le calcul des montants ou quantités présentées dans le Flowfield. Vous pouvez, par exemple, choisir d exclure certains départements d un calcul. Accès direct aux données des tables à partir d un bouton : Saisie unique des informations. Réutilisation des informations saisies. Transformez votre plan comptable en un outil d analyse personnalisé, pratique et dynamique. Nombre illimité de comptes généraux. Longueur des comptes jusqu à 20 caractères, libellé jusqu à 30 caractères. Double plan de comptes. Insertion de titres, de lignes blanche, de sauts de page pour une présentation entièrement personnalisée. Insertion de comptes de totalisation illimitée. Soldes et soldes période actualisés en permanence et filtrés selon vos besoins par date, axe analytique, budget. Fiche individuelle pour chaque compte général. Attribution d une série de caractéristiques, de critères de validation et de règles de gestion. Nombre illimité d axes et de sections analytiques. Longueur des sections analytiques jusqu à 20 caractères, libellé jusqu à 50 caractères. Choix du nom des axes analytiques. Paramétrage de la hiérarchie des sections analytiques. Indépendance du plan comptable et des plans analytiques. Affectations analytiques par défaut par compte, groupe de compte ou type de compte (compte général, client, fournisseur, article, projet...). Contrôle des affectations analytiques obligatoires à la validation. Vues d analyse. Export des vues d analyse vers Microsoft Excel pour pouvoir bénéficier des capacités de présentation et de manipulation du tableur. Définition d exercices comptables personnalisés avec un nombre illimité de périodes de n importe quelle durée, choix des dates de début d exercice. Visualisation et impression des données financières par période, quelles que soient les dates de début d exercice ou de clôture. Clôture simple et fiable des comptes de gestion par transfert sur le compte de résultat. Ecritures de clôture par centre de profit, par axe analytique ou par compte général. Conservation des écritures de clôture dans une feuille pour vérification avant validation. Marquage des écritures de clôture. Pistes d audit complètes pour chaque transaction. Visualisation de toutes les écritures comptables pour tous les comptes ou pour un compte spécifique à partir du plan comptable, des historiques de transactions ou d une fiche compte général. Fonction Naviguer : permet de localiser toutes les écritures (comptables et autres) validées avec le même numéro de document (interne ou externe) et à la même date. Historique des transactions. Fonction Rechercher sur n importe quel champ et n importe quelle fenêtre. Codes journaux illimités combinables avec des codes motif. Enregistrement de toutes les modifications utilisateur dans un journal qui permet de retracer la liste chronologique de ces modifications de champs et de leurs auteurs. Sécurité au niveau des enregistrements définissable par rôle (Option SQL Server seulement). Automatisation des procédures et règles de gestion. Règles de gestion au niveau des comptes individuels, des types de comptes, des axes analytiques, des comptes de TVA,... MICROSOFT BUSINESS SOLUTION NAVISION 3
SAISIES COMPTABLES BUDGETS TABLEAUX D ANALYSE MULTIDEVISE CONSOLIDATION XBRL Feuilles de saisie pour la validation des comptes généraux, des comptes bancaires, des comptes client, etc. Paramétrage d un nombre illimité de noms de feuilles. Définition de règles particulières pour chaque nom de feuille. Solde obligatoire par type de document et par numéro de document avant validation. Impression d un état de test avec les corrections éventuelles avant validation. Présentation personnalisée de la feuille de saisie. Feuilles d abonnement avec montants fixes, variables et soldes. Date d expiration des abonnements. Ventilations par quantité, pourcentage ou montant. Ecritures de simulation comptables Nombre de budgets illimité. Création et mise à jour de budgets dans une matrice. Saisie illimitée des axes analytiques sur les écritures budget. Allocation des budgets sur des comptes de totalisation ou des comptes généraux. Création de sous-budgets spécifiques très détaillés. Fonction de copie de budget avec facteur d ajustement sur le réalisé ou le budgété. Révision budgétaire illimitée. Examen des performances budgétaires avec les tableaux d analyse, les états Budget et Comparaison Balance/Budget. Export des budgets vers Excel et ré-import des budgets ajustés dans Microsoft Navision. Distribution de budgets sous la forme la plus adaptée à chacun. Création d un nombre illimité d états uniques personnalisés basés sur les écritures comptables, les données budgétaires et les données analytiques : Accès au détail des montants du tableau. Lignes de tableau composées de comptes, comptes de totalisation ou formule. Création de formules de calcul sur les lignes et les colonnes. Nombre de colonnes illimité. Choix des types de montant : solde période, solde cumulé, solde début d exercice, etc. Comparaison des écritures comptables/budgets, comparaison de périodes. Sélection de filtres (date, budget, axe analytique). Visualisation des tableaux d analyse en devise société ou en devise report. Export des tableaux vers Excel. Intégration des vues d analyse. Comptabilité générale maintenue en devise société et en devise report. Visualisation instantanée des soldes et impression d états financiers dans les deux devises simultanément. Paramétrage complet des taux de change : cotation au certain ou à l incertain, taux de change à six chiffres significatifs, choix de l unité (1, 10, 100,etc.) en fonction des devises. Nombre de devises illimité pour la facturation des clients et des fournisseurs. Gestion complète des comptes client et fournisseur en devise étrangère. Création illimitée de codes devise avec détermination des règles d arrondi pour chaque devise. Consolidation d états financiers à partir d une base de données unique, d autres bases de données Microsoft Navision ou d autres programmes. Transfert à partir de structures comptables différentes vers votre propre structure. Consolidation d états financiers en différentes devises. Visualisation de l impact des éliminations réciproques dans la société consolidée avant la validation des écritures d éliminations. Etat de vérification du paramétrage des procédures de consolidations. Import d un nombre illimité de taxonomies issues des autorités locales, des établissements bancaires et de crédit, etc. Import des taxonomies XBRL spécification 1 et spécification 2. Visualisation et export des taxonomies dans plusieurs langues lorsqu il s agit d une taxonomie multilingue. Visualisation des informations liées à la taxonomie. Correspondance des lignes taxonomie avec différentes combinaisons de comptes généraux à l aide de filtres standard. Visualisation et impression des documents XBRL pour approbation avant envoi. Export des documents pour envoi par e-mail. 4 MICROSOFT BUSINESS SOLUTION NAVISION
CLIENTS ET FOURNISSEURS INTEGRATION COMPLETE COMPTES CLIENT ET FOURNISSEUR REGLES DE GESTION STATISTIQUES ET ETATS MULTIDEVISE TVA Les modules Achats et Ventes sont complètement intégrés avec le reste de l application. Enregistrement de toutes les transactions d achat et de vente automatiquement sur les comptes client ou fournisseur correspondants et sur une série de comptes spécifiés dans la comptabilité générale (par exemple compte de vente, compte général collectif client, compte de variation de stocks, compte de TVA, compte de remise, compte d escompte). Visualisation de toutes les transactions client ou fournisseur pour tous les comptes ou un compte spécifique à partir du plan comptable, des feuilles de saisie etc. Fonction Naviguer : permet de localiser toutes les écritures (comptables et autres) validées avec le même numéro de document (interne ou externe) et à la même date. Paramétrage de groupes de comptabilisation client et fournisseur pour lier les transactions avec les comptes généraux. Ecritures client et fournisseur et écritures détaillées pour les transactions liées aux ajustements de taux de change, aux escomptes, aux lettrages. Lien direct entre les écritures comptables et les écritures client et fournisseur. Fiche individuelle client et fournisseur avec condition de paiement, mode de règlement, devise privilégiée, numéro d identification intracommunautaire, etc. Attribution d un groupe de comptabilisation pour chaque compte client et fournisseur et d un nombre illimité d affectations analytiques. Accès direct aux statistiques, aux écritures, aux comptes bancaires et à tous les documents relatifs à un compte à partir de sa fiche de compte. Ajout de commentaires sur tous les comptes ou transactions. Adresses de commande et adresses destinataire. Comptes bancaires client et fournisseur. Flexibilité de Microsoft Navision, paramétrage d options spécifiques à votre société et automatisation des procédures pour gérer efficacement les comptes client et fournisseur : Message d alerte pour les dépassements de crédit, les soldes échus ou les clients bloqués. Contrôle des échéances à recevoir et à payer avec les statistiques client/fournisseur, les balances âgées et les échéanciers. Relances client paramétrables : délai et délai de carence entre deux relances, texte de chaque niveau de relance, devise de la relance. Relances manuelles ou automatiques. Nombre illimité de conditions d intérêts de retard. Factures d intérêts manuelles ou automatiques. Conditions de paiement avec mode de calcul des échéances et des escomptes. Modes de règlement illimités et paramétrables. Priorité fournisseur pour l ordre des paiements. Proposition automatique de paiement fournisseur. Accès instantané aux informations sur les transactions validées, non validées et historisées. Statistiques client et fournisseur très détaillées avec les derniers soldes, totaux des ventes et des achats, totaux des gains, règlements, escomptes, remises sur des périodes variées. Statistiques client et fournisseur par devise. Etats client et fournisseur : balance âgée, échéancier, écritures ouvertes, Grand-livre. Nombre illimité de devises et choix dans le mode d arrondi et de validation de chaque devise. Calcul automatique des gains et pertes de change. Définition d une devise par défaut pour les clients et les fournisseurs. La devise peut être facilement modifiée dans les feuilles de saisie et les documents. Facturation des clients et des fournisseurs dans un nombre illimité de devises. Gestion complète des comptes client et fournisseur en devise étrangère. Devise de reporting. Groupes de comptabilisation TVA pour le calcul automatique de la TVA. TVA sur les encaissements, TVA sur les débits, TVA intracommunautaire. Prix unitaire sur les lignes achat et vente H.T. ou T.T.C. Vérification des numéros d identification intracommunautaires par rapport aux standards des pays. Autorisation d écritures de TVA manuelles pour assurer la cohérence entre les documents externes et la comptabilité interne. Calcul et impression de la TVA à déclarer. Comptabilisation automatique de la TVA à déclarer. MICROSOFT BUSINESS SOLUTION NAVISION 5
GESTION BANCAIRE COMPTES BANCAIRES EMISSION DE CHEQUES REGLEMENTS RAPPROCHEMENT BANCAIRE STATISTIQUES BANCAIRES Nombre illimité de comptes bancaires. Modification et suppression de comptes bancaires. Transfert entre comptes bancaires (entre deux comptes, entre un compte en devise société et un autre en devise étrangère, entre deux comptes en devise étrangère). Comptes généraux automatiquement mis à jour à la validation des transactions bancaires. Paramétrage de comptes bancaires client et fournisseur. Automatisation et contrôle complets du processus de génération des chèques. Génération de chèques imprimés avec une souche de numéros unique pour chaque compte bancaire. Choix entre chèques créés manuellement et chèques générés par le programme. Traçabilité des chèques générés et des chèques annulés. Saisie des chèques dans toute devise. Impression directe et aperçu des chèques. Création de L.C.R. et B.O.R, création des bordereaux de remise d effets, création de bordereaux de renouvellement d effets, génération du fichier bancaire au format Etebac 160. Création de prélèvements et virements, impression des avis de prélèvement/virement et des récapitulatifs, génération des fichiers bancaires au format Etebac 160. Paramétrage adaptable de toutes les étapes de lettrage et de comptabilisation des règlements. Rapprochement de tous vos comptes bancaires avec les relevés bancaires envoyés par votre banque : Rapprochement des transactions de votre relevé avec les écritures du compte bancaire au sein de votre comptabilité. Validation de transactions supplémentaires enregistrées par votre banque et pas encore dans votre application. Gestion des erreurs sur votre relevé bancaire. Impression des états statistiques des comptes bancaires de la société. Visualisation des statistiques des comptes bancaires de la société. 6 MICROSOFT BUSINESS SOLUTION NAVISION
MULTIDEVISE TRANSACTIONS MULTIDEVISES FLEXIBILITE DANS LA GESTION DES DEVISES TAUX DE CHANGE DEVISE REPORT Facturation et paiement des clients et des fournisseurs dans un nombre illimité de devises. Lettrage multidevise avec montant arrondi lettrage entre devises. Comptabilisation automatique des écritures d écart de change. Attribution d une devise par défaut pour les clients et les fournisseurs. Gestion complète des comptes client et fournisseur en devise étrangère. Visualisation de tous les comptes client et fournisseur en euro et dans la devise de la transaction. Spécification de prix article fixes en devise. Nombre de codes devise illimité, ajout d un nouveau code à tout moment. Contrôle du mode d arrondi des montants en devise. Par exemple, pour les devises n utilisant pas de décimale. Précision d arrondi pour les montants (unitaires, facturés et lettrés). Choix de l affichage des montants et des montants unitaires à l écran avec la définition du nombre de décimales à afficher. Taux de change par période. La période peut se réduire à une journée. Configuration des taux de change relationnels. Par exemple, spécifier qu une unité de devise locale correspond à X unités de devise étrangère, ou que X unités de devise locale correspondent à 100 unités de devise étrangère. Marquage des devises U.M.E., fixation des taux de change pour les devises U.M.E. Définition de taux de change spécifiques pour une transaction journalière et de taux de change spécifiques pour les traitements d ajustement. Traitement automatique d ajustement de taux de change. Ajustement des comptes client, fournisseur et bancaires. Historique des transactions d ajustement de taux de change. Comptabilité générale dans deux devises différentes. Visualisation des soldes et impression d états financiers dans les deux devises simultanément. Utilisation d une devise étrangère dans la devise report pour le reporting vers une société mère. Enregistrement des fluctuations de taux entre la devise société et la devise report. AUTRES DOMAINES FONCTIONNELS DE MICROSOFT NAVISION Marketing & Ventes Services Distribution Production E-business (Commerce Portal, Commerce Gateway, User Portal) Pour plus d informations sur le module Gestion Financière et pour obtenir d autres fiches produit, veuillez contacter votre Microsoft Certified Business Solutions Partner ou reportez-vous à notre site Web à l adresse suivante : http://www.microsoft.com/france/businesssolutions Exigences système POUR BENEFICIER DES FONCTIONNALITES MENTIONNEES DANS CETTE FICHE, VOUS DEVEZ DISPOSER DES MODULES ET/OU TECHNOLOGIES SUIVANTES : Microsoft Business Solutions-Navision supporte les systèmes graphiques 32 bits et les environnements multi-tâches, et dispose d une architecture client-serveur authentique. Systèmes d exploitation supportés : Client 32 bits : Windows XP, Windows 2000, WIndows NT et Windows 98. Serveur : Serveur de base de données Navision : Windows 2000, Windows NT, IBM AIX, IBM OS/400. Option Microsoft SQL Server pour Microsoft Business Solutions-Navision : Tout système d exploitation supporté par MS SQL Server 2000 et MSDE 2000, et autres applications supportées par Microsoft SQL Server 200, SP3 et MSDE SP3. MICROSOFT BUSINESS SOLUTION NAVISION 7
Pour de plus amples informations sur Microsoft Navision Pour en savoir plus sur Microsoft Business Solutions- Navision, contactez votre partenaire local. Il a l expertise nécessaire pour répondre à vos besoins spécifiques. Ou visitez notre site Web à l adresse suivante : http://www.microsoft.com/france/businesssolutions A propos de Microsoft Business Solutions Microsoft Business Solutions, une division de Microsoft, offre une gamme étendue d applications et de services de gestion entièrement intégrée, afin d aider les PME et les grandes entreprises à développer leurs relations avec leurs clients, collaborateurs, partenaires et fournisseurs. Les logiciels de Microsoft Business Solutions optimisent les processus métiers stratégiques dans les domaines de la gestion financière, de l analyse, des ressources humaines, de la gestion de projets, de la relation clients, du service après-vente, de la chaîne logistique, du commerce électronique, de la production et de la distribution. Ces applications sont conçues pour fournir les informations indispensables à la réussite des entreprises. De plus amples informations sur Microsoft Business Solutions sont disponibles sur le site http://www.microsoft.com/france/businesssolutions Adresse : Microsoft Business Solutions France ZAC Courtabœuf 1 18, avenue du Québec 91957 Villebon-sur-Yvette Cedex Téléphone : 0 825 827 829 Télécopie : 01 69 86 75 40 http://www.microsoft.com/france/businesssolutions Les informations contenues dans ce document représentent l opinion actuelle de Microsoft Corporation sur les points cités à la date de publication. Microsoft s adapte aux conditions fluctuantes du marché et cette opinion ne doit pas être interprétée comme un engagement de la part de Microsoft ; de plus, Microsoft ne peut pas garantir la véracité de toute information présentée après la date de publication. Ce document est fourni à titre d'information uniquement et MICROSOFT EXCLUT TOUTE GARANTIE, EXPRESSE OU IMPLICITE, EN CE QUI CONCERNE CE DOCUMENT. L utilisateur est tenu d observer les réglementations relatives aux droits d auteur applicables dans son pays. Sans restriction des droits dérivés des droits d auteur, aucune partie de ce document ne peut être reproduite, stockée ou introduite dans un système de récupération de données ou transmise à quelque fin ou par quelque moyen que ce soit (électronique, mécanique, photocopie, enregistrement ou autre) ou dans quelque but que ce soit sans la permission expresse et écrite de Microsoft Corporation. Les produits mentionnés dans ce document peuvent être couverts par des brevets, des dépôts de brevets en cours, des marques, des droits d auteur ou d autres droits de propriété intellectuelle et industrielle de Microsoft. Sauf indication expresse figurant dans un contrat de licence écrit émanant de Microsoft, la fourniture de ce document ne vous concède aucune licence sur ces brevets, marques, droits d auteur ou autres droits de propriété intellectuelle. 2003 Microsoft Business Solutions ApS, Danemark. Tous droits réservés. Microsoft, Great Plains, Navision et FRx sont des marques déposées ou des marques de Microsoft Corporation, Great Plains Software, Inc., FRx Software Corporation ou Microsoft Business Solutions ApS ou de leurs filiales aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Great Plains Software, Inc., FRx Software Corporation et Microsoft Business Solutions ApS sont des filiales de Microsoft Corporation. Les noms des sociétés et produits réels cités peuvent être des marques de leurs détenteurs respectifs. Les entreprises, organisations, produits, noms de domaine, adresses e-mail, logos, personnes et événements présentés à titre d exemples sont purement fictifs et sans aucun rapport, intentionnel ou fortuit, avec la réalité. 8 MICROSOFT BUSINESS SOLUTION NAVISION