O.P.H. 93 GUIDE DE L EVALUATION SOMMAIRE : - L entretien annuel d évaluation, pourquoi? - L entretien annuel d évaluation, comment?
L ENTRETIEN ANNUEL D EVALUATION POURQUOI? L entretien annuel d évaluation constitue un moment privilégié d échange et d écoute entre l agent et son responsable hiérarchique. POUR MIEUX SITUER LE ROLE DE CHACUN DANS UNE MISSION D ENSEMBLE. Le but de l entretien annuel est de permettre : - à l agent d être acteur de l office, d identifier clairement les orientations de son service afin de mieux situer les responsabilités personnelles. - au responsable de clarifier les orientations suivies et d expliquer précisément ce qu il attend de son collaborateur. POUR REALISER LE BILAN DE LA PERIODE ECOULEE. L entretien annuel est l occasion de reconnaître la valeur professionnelle de l agent et de constater les résultats obtenus dans son emploi à partir d une analyse objective et factuelle. Chacun a besoin périodiquement de savoir ce que l office pense des résultats qu il obtient. L office comme toute collectivité, a besoin d évaluer les résultats de ses collaborateurs dans les emplois qui lui sont confiés. POUR PROGRESSER ENSEMBLE. L analyse faite en commun des résultats de l année écoulée permet de définir des objectifs de progrès, liés au développement professionnel de l agent. L atteinte d un objectif doit être mesurable ou observable. Elle est le résultat d un engagement réciproque entre l agent et son responsable : l agent s engage à faire l effort nécessaire pour atteindre l objectif qui a été fixé et auquel il a adhéré ; le responsable s engage à lui offrir les conditions favorables à sa participation au projet commun.
POUR PREPARER L AVENIR ENSEMBLE. L entretien annuel représente un temps d expression et d échange destiné à faciliter la rencontre entre les aspirations individuelles des agents et les besoins de l office. La préparation de l avenir passe par la redéfinition des missions, l explication des objectifs du service et la déclinaison en objectifs individuels. QU EST-CE QUE L EVALUATION L évaluation est professionnelle. Elle part d une description précise du poste occupé. Elle définit les missions confiées à l agent, décrit les moyens à mettre en œuvre pour leur réalisation et répertorie les écueils rencontrés. L évaluation est participative. Elle instaure un véritable dialogue entre évalués et évaluateurs. Chacun est en mesure de s exprimer sur les composants du poste, sur les difficultés rencontrées, sur les améliorations à mettre en place, sur les besoins de formation liés à l évolution. L évaluation est dynamique. Elle a pour objet de dégager à partir des résultats de l année écoulée, des objectifs et des moyens pour l année à venir
L ENTRETIEN ANNUEL D EVALUATION COMMENT? L entretien annuel d évaluation se déroulera entre l agent et un responsable hiérarchique qui sera en général le responsable hiérarchique direct : selon les cas ce pourra être un directeur, un délégué, un chef de service, un délégué adjoint, un responsable technique, un adjoint au chef de service, un technicien ou tout autre agent en position de responsabilité hiérarchique. PREPARATION POUR L ENTRETIEN La date et l heure du rendez-vous sont fixées dix jours avant l entretien afin que chacun des interlocuteurs ait le temps de se préparer individuellement. La durée de l entretien devra être suffisante pour favoriser le dialogue. Lors de la prise du rendez-vous, le responsable mettra à disposition de l agent un exemplaire ou une photocopie de fiche d évaluation vierge. Ceci permettra à l agent de prendre connaissance des différentes rubriques qui sont abordées lors de l entretien. A partir de la deuxième année, l agent évalué pourra utiliser l exemplaire de la fiche de son entretien précédent pour faire sa préparation. DEROULEMENT DE L ENTRETIEN L entretien annuel doit permettre d aborder des points que l on ne traite pas forcément dans le quotidien et de produire des informations utiles à tous (agents, hiérarchie, office). Pour cela, chacun des deux interlocuteurs doit avoir le souci d écouter l autre. Pour que l évaluation soit réellement un outil de progrès, elle doit être la plus objective possible. Elle doit s appuyer sur des faits et des exemples concrets.
COMPTE RENDU DE L ENTRETIEN La fiche d évaluation rédigée par le responsable hiérarchique et portant les commentaires de l agent, est signée par les deux parties. La signature de l agent signifie qu l entretien a bien eu lieu et qu il a eu connaissance des évaluations qui ont été portées sur son travail et sur ses comportements professionnels. L évaluateur remettra à l agent évalué une copie de sa fiche d évaluation. Il en gardera luimême un double. La fiche originale sera transmise à la direction des ressources humaines via le chef de service ou le délégué. Les fiches d évaluation seront versées au dossier de l agent pour une durée de 3 ans. Ces fiches ne suivront pas l agent en cas de mutation dans un autre service ou une autre collectivité. SUIVI DE L ENTRETIEN L entretien débouche souvent sur des engagements mutuels auxquels il est nécessaire de se référer régulièrement pour envisager éventuellement les actions correctives indispensables. Par ailleurs, il est nécessaire de donner un suivi à des questions formulées par l agent au cours de l entretien et qui n ont pu avoir de solution immédiate. LES POSSIBILITES D ARBITRAGE En cas de désaccords graves, agents et évaluateurs pourront demander sus forme de courrier l arbitrage de leur N+2 (selon les cas, chef de service ou délégué, directeur de secteur, directeur général). Le Directeur Général P.J. modèle de la fiche d évaluation