La façon dont nous traitons nos affaires est aussi importante que ce que nous faisons. Choisissez l intégrité. Notre code de conduite professionnelle
Table des matières 3 La conduite professionnelle Gap Inc. En quoi consiste notre code de conduite professionnelle Pourquoi ce code est-il important? Votre engagement à agir de façon intègre 4 Exprimez-vous! Faites-nous part de vos préoccupations Communication d informations au sujet de violations du code Ligne d assistance téléphonique Vous avez le pouvoir d agir : absence de représailles 5 Respect des lois Politique de «Tolérance Zéro» Environnement de travail / Hygiène et sécurité Temps de travail et enregistrement des heures de travail Autres normes relatives au droit du travail 8 Adopter un comportement éthique Intégrité du produit Règlements commerciaux internationaux Règles anti-boycott Pots-de-vin et paiements illicites Lois anti-trust Équité et honnêteté dans la conduite des affaires Droits de propriété intellectuelle Plaintes déposées auprès d administrations publiques Demandes d information de la part des pouvoirs publics Protection de l environnement 14 Éviter les conflits d intérêts Offrir ou accepter des cadeaux ou des divertissements Relations commerciales avec les conjoints, famille ou amis Relations personnelles au travail Emplois extérieurs Fonctions au sein d un organe social (administrateur ou autre) ou de mandataire social exercées dans une autre entité 19 Protection de nos marques Informations confidentielles ou privées Informations matérielles et délits d initié Réponse aux sollicitations des médias Intégrité financière Coopération pendant les audits Biens de la Société Marques de fabrique et contrefaçons 24 Règles concernant les activités politiques Activités politiques Contributions politiques Lobbying 25 Sources d information Qui contacter
Dès sa création en 1969, Gap Inc. s est construite sur des valeurs telles que la responsabilité, la probité et l éthique. Gap Inc. continue aujourd hui de viser l excellence en la matière et ne saurait se contenter de moins.
Notre code de conduite professionnelle Nous nous engageons à respecter un code de conduite professionnelle dans nos interactions avec nos actionnaires, clients, voisins et collègues, non seulement afin de respecter la loi, mais parce que c est notre obligation morale. Notre succès est basé sur la confiance, ainsi que sur une réputation de transparence et de qualité dans tout ce que nous faisons. Nous contribuons tous de façon importante à protéger notre société et sa réputation. Il est essentiel que nous sachions reconnaître ce qui est légal de ce qui ne l est pas, ce qui est la bonne chose à faire de ce qui ne l est pas et comprendre les implications éthiques de nos choix. Nous avons tous l obligation de mettre quotidiennement en pratique dans notre travail les valeurs et les normes décrites par notre code de conduite professionnelle. 2
La conduite professionnelle Gap Inc. La façon dont nous traitons nos affaires est aussi importante que ce que nous faisons. Notre Code est un guide indiquant comment travailler chaque jour avec intégrité, dans toutes les situations, quel que soit le lieu. Notre société s est construite sur des principes d intégrité, de qualité et de confiance à respecter dans nos interactions internes et dans nos relations avec nos clients et nos partenaires commerciaux. Notre réputation dépend de chacun d entre nous. Nous avons tous l obligation de comprendre et de respecter notre Code et le règlement intérieur de Gap Inc., ainsi que les lois de chaque pays dans lequel nous opérons. Et il est également important de poser des questions, de communiquer nos préoccupations et de nous exprimer si nous observons ou soupçonnons une violation des dispositions du Code. Si vous occupez un poste de cadre, vous jouez un rôle encore plus important : Vous devez diriger et agir avec intégrité. Vous devez consulter le Code avec vos collaborateurs régulièrement. Vous devez encourager les employés à poser des questions et à faire part de leurs préoccupations. Vous devez vous assurer que toute votre équipe reçoit la formation requise en matière de respect des règles. Vous devez insister sur la notion d absence de représailles. Vous devez agir rapidement et efficacement lorsqu il convient de le faire. Vous devez vous adresser à «Global Integrity and Compliance» en cas de besoin. En cas de doute, parlez-en! Bien que complet, le Code ne décrit pas spécifiquement toutes les situations pouvant être rencontrées et toutes les solutions possibles. Toutefois, la plupart des problèmes peuvent être aisément évités en faisant simplement preuve de bon sens et en demandant conseil si nécessaire. Posez-vous la question Si vous n êtes pas sûr que se soit la bonne chose à faire, posez-vous la question : Est-ce moralement approprié? Est-ce légal et suis-je autorisé à agir ainsi? Est-ce permis par notre Code de conduite professionnelle? Ceci risque-t-il de compromettre la réputation de Gap Inc. et/ou ma réputation? Comment réagirais-je si mes actions étaient rapportées dans les media? Si la réponse à l une de ces questions est NON, vous devez discuter immédiatement de la situation avec votre supérieur hiérarchique, la direction des ressources humaines ou «Global Integrity and Compliance». 3
Exprimez-vous! Faites-nous part de ce qui vous préoccupe. Chacun d entre nous a la responsabilité d agir avec intégrité conformément aux dispositions du Code. Il est également important de s exprimer, de poser des questions ou de parler de ses préoccupations. Si vous pensez que quelqu un n applique pas notre Code ou notre règlement intérieur, que vous avez des questions ou ne savez pas comment réagir dans une situation donnée, voici ce que vous devez faire : référez-vous à la politique de la Porte ouverte et parlez à votre supérieur hiérarchique ou à un représentant des ressources humaines. vous pouvez également vous adresser directement «Global Integrity and Compliance» à Global_Integrity@gap.com ou appeler la ligne d assistance téléphonique. consultez le chapitre Sources d information pour plus de détails sur les personnes à contacter selon votre question. Ligne d assistance téléphonique La ligne d assistance téléphonique est gratuite et confidentielle, ouverte 24 heures sur 24, sept jours sur sept, à la disposition des employés Gap Inc. partout dans le monde. Des traducteurs sont également prévus en cas de besoin et votre anonymat est garanti si vous le souhaitez. Magasins des États-Unis, du Canada et de Porto Rico : Appelez gratuitement le 1-866-GAP-CODE (1-866-427-2633). Autres pays : Composez le numéro d accès direct AT&T de votre pays, suivi de 866-GAP-CODE (866-427-2633) (les code d accès direct AT&T des différents pays sont répertoriés sur www.usa.att.com/traveler). Si votre appel ne parvient pas, contactez «Global Integrity and Compliance» à Global_Integrity@gap.com. La politique d absence de représailles existe pour protéger les personnes qui font part de violations suspectées. Question : Que se passe-t-il lorsqu un employé appelle la ligne d assistance téléphonique? Réponse : Un opérateur extérieur lié par un contrat de confidentialité répond à l appel. Vous êtes accueilli par un standardiste qui vous pose une série de questions pour mieux comprendre la situation. L objet de votre appel est alors transmis à la direction appropriée (ressources humaines, «Global Integrity and Compliance» ou prévention des pertes) pour examen et décision sur les suites à donner. Toutes les informations que vous fournissez sont gardées confidentielles et ne sont communiquées qu aux personnes ayant besoin de les connaître. Question : Puis-je appeler la ligne d assistance téléphonique si je ne parle pas anglais? Réponse : Oui, la ligne d assistance est ouverte à tous les employés dans le monde et des services de traduction sont à leur disposition. 4
Respect des lois Chez Gap Inc., nous voulons aller au-delà de la simple observation de la loi. Travailler honnêtement et se traiter mutuellement avec respect sont des comportements essentiels à l instauration d une atmosphère créative et productive. Discriminations, harcèlement et représailles : Politique de Tolérance Zéro Gap ne tolère aucun acte de discrimination, de harcèlement ou de représailles. Aucune décision relative à l emploi ne doit être fondée sur la race, la couleur de peau, l âge, le sexe, l orientation sexuelle, la religion, la situation familiale, l état de grossesse, l origine nationale ou ethnique, la nationalité, la présence d un handicap physique ou mental, la situation militaire, ni être motivée par une raison contraire à la loi. Cette règle s applique aux administrateurs, aux employés, aux candidats à l embauche, aux clients et aux partenaires commerciaux (y compris fournisseurs et sous-traitants). Pour l application de ce code, le terme harcèlement moral ou sexuel englobe notamment toutes les insultes ou remarques injurieuses, les plaisanteries et dessins explicites ou comportements de ce type sous forme verbale, non-verbale, électronique ou physique, susceptibles de créer un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant. En outre de ce qui précède, on entend par harcèlement sexuel: des avances ou propositions sexuelles non désirées, la demande de faveurs sexuelles en échange d avantage en matière d emploi, des représailles ou une menace de représailles suite au refus des avances sexuelles, comportement visible : regards concupiscents, gestes sexuels, affichage de photos, dessins, objets pornographiques ou affichage ou diffusion de ces éléments par voie électronique, propos tenus : remarques, qualificatifs, insultes et plaisanteries de nature injurieuse, remarques de nature sexuelle, commentaires explicites sur le physique d une personne, qualificatifs sexuels sur une personne, lettres suggestives ou obscènes, notes ou propositions de nature explicite ou obscène, comportement physique : attouchements, agression, le fait d empêcher ou de bloquer certains mouvements. Comment rapporter un problème : La société procèdera rapidement à une enquête approfondie dès connaissance d ue réclamation pour discrimination, harcèlement ou représailles. Il appartient à chacun de faire part de ces situations afin d apporter une solution. Il est demandé aux collaborateurs d apporter toute leur contribution à une telle enquête. Si vous pensez avoir été victime d une discrimination, d un harcèlement ou de représailles, ou que vous avez observé de tels incidents sur votre lieu de travail, informez-en votre directeur ou la direction des ressources humaines, ou appelez la ligne d assistance téléphonique. Toute plainte fera immédiatement l objet d une enquête approfondie, et aucune mesure ne sera prise à votre encontre pour avoir fait part d une violation du code ou pour avoir contribué à une enquête. Vous devez coopérer pleinement avec les enquêtes relatives à la politique «Tolérance zéro». Aucune mesure ne sera prise à votre encontre pour avoir déposé une plainte ou avoir coopéré à une enquête dans ce domaine. 5
Question : En réunion, l un de mes collègues fait souvent des plaisanteries d un goût douteux qui me mettent mal à l aise. Que dois-je faire? Question : Je crains d être victime de discrimination de la part de mon directeur. Que dois-je faire? Réponse : Tous les employés de Gap Inc. doivent pouvoir travailler sans subir de discrimination, harcèlement ou représailles de la part de qui que ce soit. Si vous pensez être la victime de discrimination de la part de votre directeur, vous devez profiter de notre politique de la Porte ouverte et en parler à son supérieur hiérarchique ou au représentant des ressources humaines. Vous pouvez aussi appeler la ligne d assistance téléphonique. Réponse : Les comportements dégradants, y compris les plaisanteries explicites, ne sont pas tolérés. Si possible, parlez de ce problème directement à votre collègue. Si vous n osez pas vous adresser à lui, ou qu il persiste dans son comportement, adressezvous à votre supérieur hiérarchique ou à votre représentant des ressources humaines. Question : Je crains que mon directeur ne soit en train d enfreindre le Code. Que dois-je faire? Je n ose pas en parler de peur que ceci n affecte l évaluation de mon travail. Réponse : Dans le cadre de notre politique de la Porte ouverte, votre directeur serait normalement la première personne à qui vous adresser. Cependant, dans ce cas particulier, vous devez contacter son supérieur hiérarchique ou le représentant des ressources humaines, ou appeler la ligne d assistance téléphonique. Veuillez noter que le Code vous protège contre toutes représailles. 6 Respect des loi
Un refus de coopérer peut entraîner des sanctions disciplinaires, y compris un licenciement. Si un employé a violé la politique «Tolérance zéro», il fera l objet de sanctions disciplinaires, pouvant aller jusqu au licenciement. Nous informerons également l auteur de la plainte des mesures prises. Environnement de travail / Hygiène et sécurité Nous nous engageons à fournir un lieu de travail sain et sans danger à nos employés, nos clients, nos fournisseurs et nos sous-traitants. Politique «Tolérance Zéro» pour les violences au travail : Nous ne tolérerons aucun acte de violence physique (y compris intimidation, harcèlement et/ou coercition) ni aucune menace de violence à l encontre de nos employés, de nos biens ou de la société. Ceci comprend les comportements de nature injurieuse ou intimidante créant une atmosphère de travail hostile. Règlement concernant la drogue et l alcool : Il vous est interdit d utiliser, de vendre, de posséder, d acheter ou de faire passer des drogues, de vendre, faire passer ou distribuer des médicaments personnels dans les locaux Gap, les véhicules de la société ou pendant les heures de travail. Il vous est également interdit d être sous l influence de stupéfiants pendant les heures de travail, quel que soit le moment où ceux-ci ont été consommés. Il ne vous est pas permis de boire ou d être sous l influence de l alcool pendant les heures de travail ou dans les locaux de Gap Inc., sauf dans le cas suivant : si vous avez l âge minimum requis par la loi, vous avez le droit de consommer de l alcool lors des réceptions parrainées par la société et approuvées par un vice-président senior. Lois et règles sur la santé et la sécurité : Pour que notre lieu de travail reste sans danger pour la santé et la sécurité des personnes, il est important que nous comprenions et respections tous les lois et les règles s appliquant à notre travail. Nous devons aussi nous assurer que nos fournisseurs suivent les règles appropriées sur la santé et la sécurité (les fournisseurs, sous-traitants et prestataires doivent également suivre les instructions du Code de conduite professionnelle des fournisseurs de Gap Inc.). Temps de travail et enregistrement des heures de travail Si vous êtes un employé payé à l heure, vous devez enregistrer vos heures de travail conformément aux lois ou aux règles en vigueur dans votre pays, que ces heures soient prévues ou non prévues, supplémentaires ou normales, autorisées ou non autorisées. Vous devez informer votre supérieur hiérarchique en cas de difficulté à utiliser la pointeuse. Enregistrer vos heures de travail sans faire d erreur Lorsque vous enregistrez vos heures de travail, rappelez-vous que les employés payés à l heure ne doivent jamais : travailler gratuitement, y compris en ne comptant pas les heures passées à travailler chez eux transférer une partie des heures travaillées d un jour sur l autre pour éviter de les compter comme heures supplémentaires pointer pour un collègue ou demander à un collègue de pointer à leur plac enregistrer des heures inexactes enlever des heures enregistrées correctement d une carte de pointage Autres normes relatives au droit du travail Les employés Gap Inc. doivent respecter toutes les lois et règlementations applicables concernant les périodes des repas, les pauses et l emploi des mineurs. Si vous voyez ou soupçonnez une infraction à ces normes, veuillez vous adresser à votre responsable hiérarchique ou au représentant des ressources humaines. Respect des loi 7
Adopter un comportement éthique Notre code de conduite professionnelle reflète notre engagement à obtenir nos résultats en travaillant avec intégrité et en respectant les normes éthiques les plus exigeantes. Appliquer ces principes signifie assumer la responsabilité de nos actes, mettre nos collègues et nos clients en premier et privilégier la qualité de nos produits. Intégrité du produit Nous sommes fiers de fournir des produits de la plus haute qualité possible. Nos produits respectent nos normes internes de qualité, et sont fabriqués, testés, emballés et étiquetés conformément à la loi et à notre règlement intérieur. Lois locales Si une loi locale entre en conflit avec notre Code, vous devez respecter cette loi. Si une pratique d affaires locale entre en conflit avec notre Code, vous devez respecter le Code. En cas de question sur la marche à suivre, veuillez contacter «Global Integrity and Compliance» à Global_Integrity@gap.com, ou appeler la ligne d assistance téléphonique. Règlements commerciaux internationaux Si vous organisez l importation ou l exportation d articles entre différents pays, vous devez comprendre et respecter les règlements commerciaux internationaux. En cas de questions à ce sujet, veuillez contacter la direction juridique afin d éviter toute possibilité d infraction à la loi (voir le chapitre Sources d information). La conduite professionnelle de Gap Inc. et les lois locales Il peut exister des différences entre les lois et les pratiques de chaque pays. Quelquefois, notre Code peut aller plus loin et être plus strict que la loi en vigueur afin de respecter les principes d éthique. Partout où nous travaillons, nous devons toujours respecter le Code, même si les obligations qu il contient ne sont pas couvertes par les lois locales. Dans d autres cas, certaines considérations faisant l objet de lois locales peuvent ne pas avoir été prises en compte par notre Code, mais par d autres règlements Gap Inc. Assurez-vous de connaître et respecter toutes les lois et tous les règlements concernant votre travail. Notre principe est de toujours respecter les lois des pays dans lesquels nous travaillons. Toute infraction à la loi est susceptible d entraîner des sanctions disciplinaires à l égard de ceux qui se rendraient responsable de cette infraction (y compris un licenciement), le versement de dommages et intérêts et des poursuites pénales. 8
Règles anti-boycott La loi américaine interdit aux employés et représentants de Gap Inc. de soutenir ou de participer à un boycott non sanctionné d un pays «ami» des États-Unis. La société doit rapporter au gouvernement américain toute information sur un boycott ou demande de soutien d un boycott. Il se peut que ce type de demande vous soit communiqué par écrit dans un appel d offres, un contrat d approvisionnement ou une lettre de crédit, ou par oral. Si vous apprenez l existence d un boycott d un pays «ami» des États-Unis, veuillez contacter la direction juridique (voir le chapitre Sources d information). Pots-de-vin et paiements illicites Le fait de remettre des pots-de-vin, des dessous-de-table ou d autres formes de paiements illicites en espèces (ou remise d objet de valeur) à des représentants du gouvernement, à des fonctionnaires ou à d autres personnes en vue d influencer leurs décisions est interdit par la loi, telle que définie par l U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA). Ceci inclut les offres ou promesses de paiement directes ou indirectes. Il est interdit aux employés de Gap Inc. d offrir des potsde-vin, même si cette pratique semble coutumière et acceptée dans le pays concerné. Tous les employés doivent respecter le FCPA et les règles de la société concernant le trafic d influence (voir le chapitre Sources d information pour trouver le texte de ces règles sur GapWeb). Le FCPA autorise certains types de versements ou de commissions dans quelques circonstances très précises. Vous devez cependant consulter la direction «Global Integrity and Compliance» Global_Integrity@gap.com avant d autoriser ou d effectuer un paiement de ce type. Posez-vous la question L un des signes de danger suivants est-il présent? Transactions commerciales dans un pays réputé pour son haut niveau de corruption Commissions anormalement élevées Méthodes de paiement inhabituelles, telles qu une demande de versement en espèces Manque de transparence des dépenses et des états comptables Promesses excessives Lois anti-trust De nombreux pays dans lesquels nous travaillons sont soumis à des lois protégeant la libre concurrence, dites «anti-trust». Ces lois renforcent notre éthique de travail qui est que nous devons tous pouvoir opérer de façon égalitaire sur les marchés de libre concurrence. Les lois antitrust interdisent généralement les pratiques d affaires entravant la libre concurrence, y compris les ententes illicites sur les prix, le partage de marchés ou de fournisseurs. Les employés et directeurs de Gap Inc. ont l obligation de respecter notre règle de protection de la concurrence. Tout employé en infraction s expose à des sanctions disciplinaires, pouvant inclure un licenciement, ainsi qu à des amendes ou dommages et intérêts et même des peines de prison. Gap Inc. peut en outre être poursuivi en justice et condamné à payer des amendes, de dommages et intérêts et d honoraires d avocat, et risque de perdre la confiance de ses actionnaires et du public. Si vous soupçonnez une infraction aux lois anti-trust par la société, un employé ou un concurrent, vous devez contacter la direction juridique aussitôt que possible (voir le chapitre Sources d information pour les coordonnées des personnes à contacter et GapWeb pour consulter ces règles). Question : Le douanier a découvert que les documents d expédition ne comprenaient pas toutes les informations requises. Puis-je lui donner de l argent pour que la livraison ne soit pas retardée? Réponse : Non. Vous ne devez pas verser de paiement direct ou indirect à un fonctionnaire pour éviter ou accélérer une formalité. Question : Je viens d arriver à l aéroport dans un pays étranger, et l on m a refusé l entrée parce que mon passeport a été jugé non valide. Puis-je verser une somme modique, équivalente à 5 Euros, à l officier de douane pour qu il me laisse passer? Réponse : Non. Vous ne pouvez verser aucune somme en espèces, aussi modeste soit-elle, ou fournir quoi que ce soit d autre de valeur, à un fonctionnaire, afin d éliminer votre problème de passeport. Avant de voyager à l étranger, assurez-vous que vous avez bien tous les papiers nécessaires. Adopter un comportement éthique 9
Vous devez : lire le règlement Gap Inc. sur la concurrence pour plus de détails sur les lois anti-trust et des exemples d activité interdite. consulter la direction juridique de Gap Inc. avant d engager des discussions avec des concurrents ou de participer à des réunions avec eux. user de précaution dans toutes les activités et discussions organisées par les associations professionnelles, les congrès et manifestations communes similaires auxquels participent aussi nos concurrents. contacter la direction juridique de Gap Inc. pour rapporter toute activité par un employé ou un concurrent qui vous semble illicite. Vous ne devez pas : parler à un concurrent des prix, des pratiques de marketing, des autres concurrents, des fournisseurs, d un partage de marchés ou de territoires géographiques. essayer d influer sur les prix pratiqués par nos franchisés ou d autres tiers. déclarer quoi que ce soit oralement ou par écrit, même sous forme de plaisanterie, suggérant qu une certaine stratégie proposée éliminera la concurrence (par ex. «Notre plan va écraser la concurrence», ou «Cette acquisition permettrait d éliminer un concurrent»). Question : Plusieurs personnes de mon service ont besoin d un même logiciel, mais nous n avons qu une seule copie de celui-ci. Avons-nous le droit de copier ce programme sur tous nos ordinateurs? Réponse : Sauf si le contrat de licence du logiciel le permet, une copie du logiciel doit être achetée pour chaque ordinateur. Question : J ai trouvé une image sur un site Internet que j aimerais utiliser dans un design que je suis en train de créer. Est-ce acceptable? Équité et honnêteté dans la conduite des affaires Agir de façon intègre et morale est, et a toujours été, l une des bases de notre culture d entreprise. Nos employés, clients, partenaires commerciaux et concurrents savent qu ils peuvent faire confiance à Gap Inc. Cette confiance est un élément essentiel de notre réputation et de nos principes éthiques. Vous devez toujours traiter vos clients, vos fournisseurs, vos sous-traitants, concurrents et collègues avec équité. Vous ne devez léser personne en manipulant, dissimulant ou utilisant abusivement des informations confidentielles, en falsifiant des faits matériels ou en faisant de fausses déclarations, ou par toute autre pratique malfaisante. Réponse : Non. Les images et autres documents sur Internet sont protégés par les mêmes lois que les autres types d œuvres créatives. Si vous souhaitez utiliser des cliparts ou des photos d une banque d images, lisez attentivement le contrat de licence applicable afin de déterminer si l emploi envisagé est permis. Droits de propriété intellectuelle Nous attendons des autres qu ils reconnaissent nos droits sur nos marques et nos modèles. De la même manière, nous respectons les droits d autrui en la matière. Vous ne devez jamais effectuer de copie non autorisée de livres, magazines, journaux, films, vidéos, enregistrements musicaux, sites Internet, produits ou programmes informatiques. Si vous avez des questions sur les documents que vous avez le droit d utiliser, envoyez un email à la direction juridique, à legal_clearance@gap.com. 10 Adopter un comportement éthique
Plaintes déposées auprès d administrations publiques De temps en temps, un candidat à l embauche, un client, un employé actuel ou un ancien employé peut déposer une plainte, ou menacer de déposer une plainte, contre Gap Inc. auprès du gouvernement. Si vous êtes contacté à propos d une telle plainte, appelez immédiatement la ligne d assistance téléphonique. Ni votre responsable hiérarchique, ni la société ne sont autorisés à prendre des mesures de représailles contre vous lorsque vous déposez une plainte auprès du gouvernement ou que vous rapportez une telle plainte. Demandes d information de la part des pouvoirs publics Nous coopérerons toujours de façon appropriée aux enquêtes ou demandes raisonnables des administrations publiques. Si un représentant d une administration publique vous demande de fournir des informations concernant la société, sous forme verbale ou écrite, dans le cadre d une enquête gouvernementale, ou si un représentant d une administration publique visite votre lieu de travail et vous demande les registres de la société, ou des documents et autres informations appartenant à celle-ci, vous devez prévenir la direction des ressources humaines ou la direction juridique (voir le chapitre Sources d information). Vous devez toujours dire la vérité, et ne devez jamais influencer ou faire obstacle à une demande d information. Vous ne devez pas non plus modifier, falsifier, endommager, cacher, jeter ou détruire des documents ou registres liés à une demande ou à une enquête des administrations publiques, ou à une enquête judiciaire. Protection de l environnement Gap Inc. a comme objectif de réduire au maximum les effets négatifs sur l environnement. Il incombe à chaque collaborateur de se conformer en la matière aux lois applicables et aux règles en vigueur au sein du groupe. Adopter un comportement éthique 11
Mettre le Code en pratique Gap Inc. est devenu la société que nous connaissons grâce au travail intègre de ses employés. Comprendre et respecter notre Code de conduite nous aidera à protéger notre réputation. Il est important de consulter régulièrement ce document afin de mieux comprendre son impact sur vos décisions. Et c est en prenant de bonnes décisions que nous aiderons Gap Inc. à réussir. Agissez chaque jour avec intégrité. Traitez-vous les uns les autres avec respect.
Choisissez l intégrité. Notre réputation reflète les actions de chacun d entre nous. Exprimez-vous si quelque chose vous gêne. Rappelezvous que vos actes affectent notre image à tous. Évitez ne serait-ce que l apparence d un conflit d intérêt. Protégez la confidentialité de nos informations. Le respect du Code, et de la loi, n est pas optionnel. En cas de doute, parlez-en!
Éviter les conflits d intérêts Qu est-ce qu un conflit d intérêt? Il y a conflit d intérêt lorsque vos intérêts personnels ou votre implication dans une situation compromet votre capacité à prendre des décisions objectives et à agir dans le meilleur intérêt de Gap Inc. Il est important d éviter toute activité créant, ou même semblant créer, un conflit d intérêt avec la société. L apparence d un conflit d intérêt peut nuire à votre réputation et à l image de la société. Si vous observez ou soupçonnez un conflit d intérêt, veuillez vous adresser à votre directeur ou au représentant des ressources humaines. Vous pouvez aussi contacter Global_Integrity@gap.com. Situations à éviter : le fait d offrir, de recevoir ou de solliciter des pourboires, des dons, des invitations, des rabais ou autres traitements privilégiés en dehors du règlement s adresser de préférence à des entreprises tierces dont vous savez qu elles sont détenues ou gérées par des membres de votre famille ou des amis proches utiliser abusivement les ressources de la société, votre position ou votre influence pour promouvoir ou développer une activité extérieure, y compris un deuxième emploi se servir de relations d affaires pour faire avancer des intérêts personnels, y compris en faveur la détention d intérêts financiers significatifs chez un fournisseur, un concurrent, un sous-traitant de la société ou le propriétaire des locaux utilisés par la société sans avoir reçu l autorisation préalable du Chief Compliance Officer Posez-vous la question Si vous n êtes pas sûr qu une situation présente un conflit d intérêt, posez-vous les questions suivantes : Cette activité influencera-t-elle mes décisions professionnelles? Est-ce qu un membre de ma famille, un ami ou moi-même risque de bénéficier de mon implication dans cette? Si cette situation devient publique, sera-t-elle une source d embarras pour la société ou moi-même? Ma participation à cette activité m empêchera-t-elle de faire mon travail correctement? Quelqu un risque-t-il de penser que cette activité pourrait affecter la façon dont je fais mon travail? Si la réponse est OUI, ou même PEUT-ÊTRE, à n importe laquelle de ces questions, la situation peut présenter un conflit d intérêt et vous devez en discuter avec votre directeur ou avec le représentant des ressources humaines. Vous pouvez aussi écrire à Global_Integrity@gap.com. 14
Question : Que dois-je faire si je reçois un cadeau qui enfreint le règlement? Réponse : Vous devez remercier l auteur du cadeau et refuser ce dernier poliment, en expliquant que le règlement de Gap Inc. vous interdit d accepter. Question : Un fournisseur m a offert des billets pour assister à un match avec un collègue. Nous prévoyons de rencontrer les représentants du fournisseur sur place. Pouvons-nous accepter les billets? Réponse : Vous avez le droit d accepter si la valeur commerciale de cette invitation est inférieure à 100 USD (ou équivalent) par personne et si le fournisseur participe également à l événement. Question : Un fournisseur a offert de m envoyer à une conférence tous frais payés. Puis-je accepter cette invitation? Réponse : Après l autorisation préalable de «Global Integrity and Compliance», vous avez le droit d accepter que le fournisseur paie vos frais d inscription à la conférence. Les frais de déplacement (transport, hôtel, repas) liés à la conférence doivent être couverts par votre unité, sauf si vous participez en tant que conférencier. Question : L un de nos soustraitants m a offert de fabriquer les uniformes de l équipe de baseball de mon fils. Est-ce acceptable? Réponse : Non. Ceci serait considéré comme utiliser une relation commerciale à des fins personnelles, ce qui constitue un conflit d intérêt et est donc interdit. Question : Mon directeur m a demandé d étudier les devis de plusieurs photographes et de recommander la personne à utiliser lors d une séance photo prochaine. J ai remarqué que l un des devis les moins chers avait été envoyé par un ami à moi, qui est un excellent photographe professionnel. Que dois-je faire? Réponse : Vous devez informer votre responsable hiérarchique de votre relation avec ce photographe, lui donner une évaluation impartiale des devis et vous retirer du processus de décision afin d éviter tout conflit d intérêt réel ou apparent. Question : Mon frère peut-il candidater à un poste dans mon service? Réponse : Oui, à condition que vous ne deveniez pas son supérieur hiérarchique et que vous n influenciez pas la décision d embauche. Éviter les conflits d intérêts 15
Offrir ou accepter des cadeaux ou des divertissements Il est important d éviter de prendre des décisions d affaires fondées sur des critères inappropriés ou immoraux. Pour cette raison, nous vous déconseillons ainsi qu aux membres de votre famille immédiate, d offrir, de solliciter ou de recevoir des cadeaux ou des invitations de la part de personnes entretenant des relations commerciales (ou cherchant à entretenir des relations commerciales) avec Gap Inc. Par cadeaux, on entend par exemple la remise d espèces ou équivalents (cartes-cadeaux), d échantillons, de rabais, de billets de spectacle ou l obtention de faveurs personnelles, le paiement d activités de loisir, de frais de transport, etc. Par invitations, on entend par exemple la remise de billets pour un événement sportif, un concert, l invitation à une partie de golf ou à d autres événements auxquels vous participez ou assistez avec une personne extérieure à la société. Les types de cadeaux et d invitation suivants sont strictement interdits : Cadeaux dépassant une valeur de 50 USD (ou équivalent) Invitations dépassant une valeur de 100 USD (ou équivalent) Tout cadeau non sollicité Cadeaux en espèces ou équivalents (cartes-cadeaux) Invitations violant les autres dispositions du Code Si les circonstances commerciales requièrent un échange de cadeaux ou d invitations, usez de votre bon sens pour vous assurer que ceci n influence en rien, ni ne semble influencer en rien, vos décisions. Ne l oubliez pas : si vous remettez un cadeau ou une invitation à une relation de travail extérieure à la société, vous ne devez le faire que pour appuyer un intérêt commercial légitime de Gap Inc. Rappelez-vous que vous êtes dans l obligation d informer «Global Integrity and Compliance» (Global_Integrity@gap.com) de tous les cadeaux et invitations que vous avez reçus au cours des derniers 12 mois, si : La valeur de ces cadeaux et invitations en provenance d une seule source dépasse 100 USD (ou équivalent). La valeur de ces cadeaux et invitations, toutes sources comprises, dépasse 250 USD (ou équivalent). Certaines unités commerciales de Gap Inc. ont des règles plus strictes concernant l offre et l acceptation de cadeaux. Renseignez-vous sur le règlement particulier applicable à votre unité avant d accepter ou d offrir des cadeaux. Posez-vous la question Quelle que soit la valeur d un cadeau ou d une invitation, vous devez toujours vous poser les questions suivantes : Cet échange de cadeaux/invitations a-t-il pour objet d influencer des négociations commerciales? Cet échange de cadeaux/invitations semblera-t-il influencer des négociations commerciales aux yeux d autres personnes? Cet échange de cadeaux/invitations entraînera-t-il un traitement privilégié ou spécial? Ma participation à cette activité entachera-t-elle la réputation de Gap Inc.? Si la réponse est OUI à n importe laquelle de ces questions, ne participez pas à cet échange de cadeaux ou d invitations. Quelques exceptions à la politique sur les cadeaux : Repas d affaires : Les repas d affaires ne sont pas considérés comme des cadeaux ou des invitations et sont acceptables dans la mesure où ils ne sont pas extravagants, sont peu fréquents et ne créent pas une obligation ou ne résultent pas en un traitement privilégié de la part d un partenaire commercial ou d un fournisseur. 16 Éviter les conflits d intérêts
Cadeaux non pécuniaires de fêtes de fin d année : Il est admis de recevoir des cadeaux de fêtes de fin d année (tels que boîtes de friandises, gâteaux, boîtes de chocolat, fleurs, cadeaux Ochugen ou Oseibo, ou cadeaux non pécuniaires), même s ils dépassent une valeur de 50 USD (ou équivalent), à condition de les partager avec les membres de votre équipe. Formation organisée par des entreprises tierces : Une invitation à certains ateliers de formation ou conférences organisés par des tiers peut aussi être acceptée avec l autorisation préalable de «Global Integrity and Compliance». Communautés chinoises : Au cours du Nouvel an chinois, vous avez le droit d accepter un cadeau en espèces sous la forme d un Lai See, mais uniquement pour un montant nominal ne dépassant pas 100 HKD (ou équivalent). Relations commerciales avec conjoints, famille ou amis Même si vous prenez soin de conserver votre objectivité dans vos décisions d affaires, le fait de travailler directement avec un conjoint de droit ou de fait, un membre de votre famille ou un ami risque de créer un conflit d intérêt apparent ou réel. Veuillez obtenir l autorisation écrite du Chief Compliance Officer et de votre vice-président (ou de son supérieur) avant de nouer des relations commerciales avec des membres de votre famille, des amis ou votre conjoint de droit ou de fait. Il vous est aussi interdit d inciter d autres personnes à accorder la préférence à des membres de votre famille, des amis ou votre conjoint lors d une embauche, dans la sélection d un fournisseur ou d un sous-traitant, ou dans une décision immobilière. Posez-vous la question Si vous travaillez avec un membre de votre famille ou un ami, demandez-vous : L un de vous exerce-t-il une autorité hiérarchique sur l autre? L un de vous joue-t-il un rôle dans l évaluation des performances de l autre ou dans sa progression de carrière? Si vous avez répondu OUI à l une de ces questions, parlez à votre responsable hiérarchique ou au représentant des ressources humaines. Relations personnelles au travail Nous reconnaissons et respectons le droit de chacun de nouer des relations sociales et personnelles avec ses collègues. Vous devez user de votre bon sens pour vous assurer que ces relations ne nuisent pas à votre travail, à votre capacité à superviser les autres ou à l atmosphère de travail. Les employés entretenant des relations amicales ou intimes avec un(e) collègue doivent faire preuve de tact et de sensibilité afin de ne pas créer une atmosphère de travail inconfortable pour les autres. Le favoritisme, les actes publics d affection et les décisions d affaires influencées par l amitié ou un attachement émotionnel plutôt que fondées sur le meilleur intérêt de la société, sont des exemples de comportement inapproprié. Les décisions touchant au personnel sont rendues plus difficiles lorsque vous exercez une autorité hiérarchique sur une personne avec laquelle vous avez une relation intime, avec laquelle vous vivez ou êtes apparenté, et une telle situation risque de créer un conflit d intérêt réel ou apparent. Si tel est le cas, vous devez parler à votre responsable hiérarchique ou au représentant des ressources humaines, qui réfléchira avec vous et l autre personne à la façon de séparer vos responsabilités professionnelles de vos relations personnelles. Éviter les conflits d intérêts 17
Emplois extérieurs Vous devez obtenir l autorisation de votre responsable hiérarchique et des ressources humaines avant d accepter un autre emploi ou de travailler en dehors de Gap Inc. Vous devez également obtenir l autorisation écrite de Chief Compliance Officer avant de travailler pour un fournisseur, sous-traitant, concurrent ou propriétaire de locaux loués par Gap Inc. Exception : Si vous travaillez dans un magasin ou dans un centre de distribution et que vos fonctions ne vous demandent pas de superviser d autres employés, vous êtes pré-autorisé à travailler pour d autres employeurs (y compris d autres détaillants), tant que votre travail n interfère pas avec vos responsabilités ou vos horaires chez Gap Inc. Souvenez-vous que vous n avez pas le droit d utiliser les ressources mises à votre disposition par Gap Inc. (temps, matériel, personnel, locaux, etc.) pour effectuer un travail extérieur et/ou personnel. Fonctions au sein d un organe social (administrateur ou autre) ou de mandataire social exercées dans une autre entité Entités commerciales : Vous devez obtenir l autorisation du président et du Chief Compliance Officer avant d accepter un siège d administrateur ou un poste de dirigeant dans une autre entreprise commerciale. Vous n avez pas le droit d être un administrateur ou un dirigeant chez un concurrent actuel ou potentiel de Gap Inc., ou dans une société dont une gamme importante de produits entre en concurrence avec la marchandise offerte par Gap Inc. Associations à but non lucratif : Nous vous encourageons pendant vos heures de loisir à exercer un rôle d administrateur ou de directeur dans une association à but non lucratif. Cependant, si vous représentez Gap Inc., vous devez en informer le Chief Compliance Officer. Rappelez-vous que vous n avez pas le droit d utiliser les ressources mises à votre disposition par la société au profit de l association à but non lucratif. 18 Éviter les conflits d intérêts