460-082 DEP Secrétariat Base de données Access 2007 Guide d apprentissage
BASE DE DONNÉES - ACCESS 2007 AIDE-MÉMOIRE TUTEUR NOM : NUMÉRO DE TÉLÉPHONE : COURRIER ÉLECTRONIQUE : ADRESSE : DISPONIBILITÉ : DEVOIRS DATE D ENVOI NOTE OBTENUE REMARQUE 1 o 2 o COMMUNICATIONS AVEC LE TUTEUR DATE OBJET DE LA COMMUNICATION COMMENTAIRES
ADMINISTRATION, COMMERCE ET INFORMATIQUE Base de données 460-082 Guide d apprentissage
Base de données Édition revue et mise à jour : juin 2011 Première parution : juin 2002 Production de l édition 2011 Gestion du projet : Rédaction de la mise à jour : Révision pédagogique : Révision linguistique des contenus mis à jour : Expérimentation : Correction d épreuves : Édition : Johanne Chicoine Diane Marcil Johanne Chicoine Françoise Labelle Ghyslain Dumont Françoise Labelle Éditech Production de l édition 2002 Gestion du projet initial : Gestion du projet final : Coordination de la production : Rédaction : Révision de contenu : Révision pédagogique : Révision linguistique : Expérimentation : Illustrations : Première édition : Deuxième édition : Page couverture : André Dumas Diane Marcil France Daigneault Pauline Poirier Sylvie Collard France Daigneault et Diane Marcil Renée Dolbec Yves Chartier et Francine Moreau Serge Mercier Alphatek Éditech Alphatek Tous les logiciels et toutes les dénominations commerciales cités dans ce document sont des marques déposées. Février 2014
Base de données Notes à l utilisateur : Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte. Les mises en situation, les événements, les personnages, les coordonnées et la majorité des entreprises sont purement fictifs. Toute ressemblance avec la réalité ne serait que le fruit du hasard. Le site des apprenants (http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html) vous donne accès à certaines des ressources essentielles à votre cheminement : fichiers de travail, ressources multimédias, webographie, corrigé des exercices et, le cas échéant, contenus mis à jour. Au moment de mettre à jour ce guide, la TPS était de 5 % et la TVQ de 7,5 % : ce sont ces taux qui ont été utilisés dans les démonstrations et les exercices. À moins d avis contraire, veuillez donc utiliser ces taux dans vos calculs afin que vos résultats correspondent à ceux du corrigé. Évidemment, lorsque vous serez en entreprise, vous utiliserez les taux de TPS et de TVQ en vigueur. Les saisies d écran ont été faites à partir de la version 2007 de Microsoft Office. Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec Tous droits de traduction et d adaptation, en totalité ou en partie, réservés pour tous pays. Toute reproduction par procédé mécanique ou électronique, y compris la microreproduction, est interdite sans l autorisation écrite d un représentant dûment autorisé de la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD). Dépôt légal 2011 Bibliothèque et Archives nationales du Québec Bibliothèque et Archives Canada ISBN : 978-2-89493-388-6
Table des matières Contenu des ressources multimédias... vii Préambule Avant toutes choses... Bienvenue!... ix Votre formation... x Objectifs du module... xi Avez-vous les préalables?... xi Matériel requis... xi Durée du module et gestion du temps d apprentissage... xii Matériel d apprentissage... xiii Guide d apprentissage... xiii Corrigé... xiii Ressources multimédias... xiv Devoirs pour les élèves de la formation à distance... xv Organisation et échéancier de travail... xv Épreuve sommative... xv Fiche de rétroaction... xv Pictogrammes... xvi Chapitre 1 Démarrage d Access 1.1 Introduction aux bases de données...1.2 1.2 Mise en route d Access...1.4 1.3 Ouverture d une base de données...1.6 1.4 Fenêtre de la base de données...1.7 1.5 Objets d une base de données...1.11 1.6 Fermeture des objets de la base de données...1.18 1.7 Exercices supplémentaires...1.18 1.8 Résumé...1.20 Chapitre 2 Saisie, modification et classement de données 2.1 Ouverture d une table de données...2.2 2.2 Sélection de données dans une table...2.6 2.3 Modification du format d une table...2.13 2.4 Modification de la mise en forme des caractères...2.20 2.5 Saisie de données...2.21 2.6 Impression des données...2.33 2.7 Tri des enregistrements...2.41 2.8 Filtres...2.45 2.9 Exercices supplémentaires...2.55 2.10 Résumé...2.59 v
Base de données Chapitre 3 Extraction de données 3.1 Élaboration d une requête en mode Création...3.3 3.2 Création d une requête à l aide de l Assistant Requête simple...3.9 3.3 Modes d affichage des requêtes...3.13 3.4 Modification d une requête...3.16 3.5 Modification de l ordre des champs...3.17 3.6 Suppression d un champ...3.18 3.7 Enregistrement d une requête sous un nouveau nom...3.19 3.8 Masquage d un champ...3.20 3.9 Tri des résultats...3.22 3.10 Application de critères...3.26 3.11 Résumé...3.36 Chapitre 4 Création d un état 4.1 Sections de l état...4.3 4.2 Création d un état à l aide de l Assistant...4.6 4.3 Création d un état incluant des calculs et des regroupements, à l aide de l Assistant...4.11 4.4 Création d un état rapidement et sans Assistant...4.17 4.5 Modification d un état...4.18 4.6 Production des étiquettes à l aide d un Assistant...4.34 4.7 Exercices supplémentaires...4.41 4.8 Résumé...4.43 Chapitre 5 Exportation et importation 5.1 Exportation d un objet Access vers Word...5.2 5.2 Exportation d un objet Access vers Excel...5.5 5.3 Résumé...5.6 Chapitre 6 Chapitre 7 Synthèse Préévaluation Annexe et médiagraphie Effectuer une copie de sécurité...3 Médiagraphie...4 Fiche de rétroaction Échéancier de travail vi
Contenu des ressources multimédias FICHIERS DE TRAVAIL Clinique Service des ventes Clinique Dentaire Exerc_suppl Filtre_clin Service des ventes Clients Clin Clinique Dentaire Distributions LGB Électroménagers Relations Serv SerVentes Service des ventes Ventes Chapitre 1 Chapitre 2 Chapitre 3 Clinique Dentaire Distributions LGB Électroménagers ServDentaire Service des ventes Ventes Bulletin Clinique Entreprises Service des ventes Ventes de l année Chapitre 4 Chapitre 5 Chapitre 6 Ressources humaines Chapitre 7 Annonces publicitaires Devoir 1 Les pros de l informatique Devoir 2 Les pros de l informatique vii
Base de données Diaporamas et séquences vidéo Diaporama Séquence vidéo Préambule Base de données Chapitre 1 Démarrage d Access Chapitre 2 Saisie, modification et classement de données Chapitre 3 Extraction de données Chapitre 4 Création d un état Chapitre 5 Exportation et importation Chapitre 6 Synthèse Chapitre 7 Préévaluation Opérateurs Sections de l état Calculs dans un pied d état Ouverture d une base de données Modification du format d une table Triage et filtrage des données Modification d une requête Création de champs calculés dans une requête Création d un état avec calculs et regroupements Création de champs calculés dans un état Importation et exportation viii
PRÉAMBULE Avant toutes choses... Bienvenue! PRÉAMBULE L approche pédagogique adoptée dans ce guide veut faciliter l apprentissage d un logiciel de base de données. C est ainsi que les figures et la démarche pas à pas vous permettront de vérifier régulièrement votre compréhension des notions étudiées. Jusqu à récemment, la complexité des logiciels de base de données faisait en sorte que de longues heures d apprentissage étaient nécessaires pour savoir les maîtriser : c est pourquoi plusieurs anticipent des difficultés lorsqu ils commencent ce module. Mais rassurez-vous : Microsoft a créé un logiciel de base de données beaucoup plus accessible pour les nouveaux utilisateurs. Néanmoins, pour utiliser ce guide, il est recommandé que vous ayez déjà acquis des connaissances de base en vous familiarisant, par exemple, avec le logiciel d exploitation Windows. Afin de satisfaire les élèves qui ont à leur disposition différents outils de travail, ce guide est accompagné de ressources multimédias; celles-ci contiennent des diaporamas et des séquences vidéo qui vous montreront les principales tâches que vous pouvez accomplir à l aide de votre logiciel de base de données. Nous croyons que ces différents outils d apprentissage vous serviront à atteindre agréablement les objectifs de ce module. Si vous êtes en voie d obtenir votre diplôme d études professionnelles en secrétariat, vous avez déjà étudié le logiciel d exploitation (Windows) et le tableur (Excel). Ainsi, vous possédez des connaissances sur l ordinateur qui vous permettront d assimiler plus facilement les apprentissages de ce module. Vous constaterez que plusieurs fonctions étudiées dans le tableur Excel, telles que copier, coller, enregistrer, etc., sont également utilisées dans le logiciel Access. En terminant, nous aimerions remercier tous les membres de l équipe de production qui ont enrichi ce guide en partageant leurs connaissances et leur expérience. La chargée du projet, Johanne Chicoine ix
Base de données Votre formation Ce module fait partie du programme menant à l obtention du diplôme d études professionnelles en secrétariat et comporte 30 heures d apprentissage. Le programme se subdivise en 26 modules totalisant 1 485 heures de formation. Consultez le tableau suivant pour mieux connaître le nom des modules et le nombre d heures prévu pour chacun. SYNTHÈSE DU PROGRAMME D ÉTUDES EN SECRÉTARIAT Code N o Titre du module Durée Unités* 460-011 1 Métier et formation 15 1 460-025 2 Méthode de doigté 75 5 460-036 3 Révision de textes en français 90 6 460-044 4 Gestion de l information 60 4 460-056 5 Traitement de texte de base 90 6 460-066 6 Rédaction en français 90 6 460-078 7 Tâches comptables courantes 120 8 460-082 8 Base de données 30 2 460-091 9 Approche qualité 15 1 460-104 10 Tâches comptables périodiques 60 4 460-112 11 Communication 30 2 460-122 12 Outils de télécommunication 30 2 460-135 13 Communication bilingue 75 5 460-146 14 Correspondance en français 90 6 460-154 15 Tableur 60 4 460-162 16 Gestion du temps 30 2 460-176 17 Correspondance en anglais 90 6 460-182 18 Lois du travail 30 2 460-194 19 Traduction en anglais 60 4 460-204 20 Traitement de texte avancé 60 4 460-214 21 Éditique 60 4 460-225 22 Production de documents 75 5 460-232 23 Réunions d affaires 30 2 460-241 24 Mise à jour de dossiers 15 1 460-252 25 Recherche d emploi 30 2 460-265 26 Intégration au travail 75 5 * Une unité équivaut à 15 heures. Accédez aux ressources multimédias, disponibles sur : http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html. Afin d en connaître davantage sur ce module, visualisez le diaporama intitulé Base de données. x
PRÉAMBULE Objectifs du module Pour connaître les tâches que vous effectuerez durant votre apprentissage, lisez les objectifs du module dans le tableau suivant. Consultez-le aussi souvent qu il sera nécessaire pour vous situer dans votre démarche d apprentissage. Saisir des données Modifier des données Classer des données Extraire des données Mettre en forme les données exploitées Produire des étiquettes Exporter des données Effectuer des copies de sécurité des données Maintenant que vous connaissez les objectifs à atteindre dans ce module, assurez-vous d avoir les préalables nécessaires à son apprentissage. Avez-vous les préalables? Pour réussir ce module, vous devez avoir terminé avec succès le module Tableaux et graphiques ou savoir utiliser un tableur. Vous devez également connaître la gestion des dossiers et des fichiers dans un environnement Windows. Si vous n avez aucune notion concernant le logiciel d exploitation de votre ordinateur, vous pouvez vous procurer un accès au cours en ligne conçu par la SOFAD (http://edusofad.com), intitulé Introduction aux logiciels d exploitation, qui est un complément aux différents cours de logiciel. Possédez-vous les préalables? Assurez-vous maintenant d avoir le matériel requis pour effectuer convenablement les tâches reliées à ce module. Matériel requis Le corrigé (disponible sur le site de la SOFAD : http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html Les logiciels Word, Excel et Access de Microsoft, version 2007 ou 2010 Un micro-ordinateur de puissance suffisante pour utiliser ces logiciels Une clé USB, ou tout autre support externe, si vous n enregistrez pas votre travail sur le disque rigide Une imprimante xi
Base de données Durée du module et gestion du temps d apprentissage Ce module est d une durée de 30 heures, incluant l évaluation sommative nécessaire à l obtention des deux unités qui lui sont liées. Le temps pour l exécution des devoirs, pour se familiariser avec la micro-informatique et avec Windows n est pas comptabilisé dans cette durée. Le nombre d heures consacrées à chacun des chapitres peut varier d une personne à l autre, selon ses acquis et sa facilité d apprentissage. Le tableau suivant vous propose une répartition du temps qui vous aidera à évaluer le rythme de votre progression. Base de données 30 heures Exploration du matériel d apprentissage Lecture du préambule Chapitre 1 Démarrage d Access 3 heures Chapitre 2 Saisie, modification et classement de données 9 heures Devoir 1 Chapitre 3 Extraction de données 5 heures Chapitre 4 Création d un état 4,5 heures Chapitre 5 Exportation et importation 1,5 heures Chapitre 6 Synthèse 2 heures Chapitre 7 Préévaluation 2,5 heures Devoir 2 Évaluation sommative (Seuil de réussite : 80 %) 2,5 heures Pour que votre apprentissage vous amène à approfondir au maximum vos nouvelles habiletés, nous vous recommandons de suivre le cheminement proposé dans l échéancier de travail qui se trouve à la fin du guide. Pour l apprentissage du guide Base de données, cet échéancier s échelonne sur une période de cinq semaines et de trente heures. Il vous permet de conserver un rythme d apprentissage régulier afin d assimiler progressivement la matière présentée. Une assiduité de six heures par semaine, réparties en deux séances de travail, vous permettra d acquérir les nouvelles notions et de les appliquer au micro-ordinateur beaucoup plus aisément. Il se peut que vous ayez à consacrer plus ou moins de temps à votre formation selon vos connaissances de base et votre facilité d apprentissage. Maintenant que vous en savez davantage sur ce module, prenez quelques minutes pour mieux connaître le matériel d apprentissage qui l accompagne. xii
PRÉAMBULE Matériel d apprentissage Le matériel comprend : un guide d apprentissage; le corrigé des exercices, les fichiers de travail, la webographie et les ressources multimédias, disponibles sur : http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html; deux devoirs (pour les élèves de la formation à distance). Guide d apprentissage Ce guide d apprentissage comprend sept chapitres qui vous permettront d acquérir les habiletés nécessaires pour atteindre les objectifs du module. Ces chapitres comportent des outils d apprentissage diversifiés afin de rendre votre étude et votre pratique aussi agréables que profitables. L assimilation des notions théoriques vous permettra d exécuter adéquatement les tâches au micro-ordinateur. Les exercices théoriques vous aideront à acquérir plusieurs notions essentielles afin d effectuer différentes tâches avec votre logiciel de base de données. Les exercices pratiques incluent des mises en situation propres à un milieu de travail. Vous vous assurez ainsi de développer une plus grande habileté, que vous pourrez mettre en pratique avec confiance quand vous exercerez votre emploi. L activité synthèse du chapitre 6 vous permettra de consolider les apprentissages du guide. Ce guide se termine par une préévaluation que nous vous recommandons de faire le plus sérieusement possible afin de vous préparer à l évaluation sommative. Corrigé Après chaque exercice, vous devrez vérifier votre travail à l aide du corrigé. Cette méthode vous permettra de déceler aussitôt vos lacunes ou de relever les notions mal comprises. Si certains exercices vous ont posé des problèmes, prenez le temps de les refaire. Si des points vous semblent obscurs après avoir fourni des efforts honnêtes, n hésitez pas à demander conseil à votre enseignant ou à votre tuteur, qui se fera un plaisir de vous aider. xiii
Base de données Ressources multimédias Voici un bref aperçu du contenu des ressources multimédias. Les diaporamas et les séquences vidéo vous permettront de visualiser des tâches que vous effectuerez. Les fichiers de travail sont regroupés par chapitre. La webographie vous fera connaître des sites Web ayant un intérêt particulier pour ce module. Copie des fichiers de travail Suivez la procédure ci-après pour copier les fichiers de travail sur votre disque rigide. Sur votre disque rigide, créez le dossier Exercices_BD. Atteignez le site des ressources pour les apprenants de la SOFAD : http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html Repérez le titre du module. Cliquez ensuite sur le lien correspondant à l année de l édition de ce guide, s il y a lieu. Affichez le contenu du dossier Fichiers (avec l Explorateur Windows). Cliquez sur le bouton droit de la souris pour obtenir le menu contextuel du fichier ZIP que vous venez de télécharger, puis cliquez sur la commande Extraire tout afin de décompresser ce fichier. Les fichiers copiés peuvent être en lecture seule. Pour enlever cet attribut, sélectionnez tous les fichiers du dossier, puis affichez le menu contextuel. Cliquez sur la commande Propriétés, puis décochez la case Lecture seule. Renseignements sur les bases de données Familiarisez-vous immédiatement avec le contenu des différentes bases de données dont vous vous servirez. La base de données Service des ventes est utilisée dans l entreprise pour gérer les données liées aux activités de vente. La base de données Clinique gère des renseignements liés aux activités d un organisme médical. La base de données Ressources humaines vous permettra de gérer des dossiers d employés. La base de données Annonces publicitaires gère les données de clients qui achètent de la publicité d un journal. Le chiffre précédant le nom d un fichier indique le chapitre dans lequel vous travaillez. Par exemple, lorsque vous travaillerez dans le fichier Service des ventes du chapitre 2, le fichier sera nommé 2Service des ventes. xiv
PRÉAMBULE Devoirs pour les élèves de la formation à distance Il y a deux devoirs pour ce module. Seule la note obtenue pour cette épreuve compte pour obtenir les deux unités associées à ce module. Organisation et échéancier de travail Préparez votre reliure à anneaux afin de retrouver facilement vos documents imprimés. Sachez gérer vos documents autant que votre temps de travail. Récupérez votre reliure à anneaux et les onglets. Préparez sept onglets pour ranger les impressions des exercices de chaque chapitre. Consultez votre échéancier de travail à la fin du guide, puis lisez la partie qui suit. Établir un échéancier de travail À l aide de votre échéancier, déterminez les dates où vous terminerez l apprentissage de chacun des chapitres, puis inscrivez-les dans la colonne appropriée. Prenez l habitude de respecter vos échéances. Si vous n avez pas terminé un chapitre à temps, vous devrez y consacrer les heures nécessaires sans toutefois perturber votre échéancier de travail. Épreuve sommative Avant de vous présenter à l épreuve sommative, n hésitez surtout pas à consulter de nouveau la grille d autoévaluation jointe à la préévaluation, dans le dernier chapitre du guide. Profitez-en pour vérifier si vous êtes en mesure d effectuer les tâches qui seront évaluées. Fiche de rétroaction Nous aimerions connaître votre degré de satisfaction à l égard de ce module, afin de pouvoir l améliorer. C est pourquoi vous êtes invité à remplir la fiche de rétroaction qui se trouve à la fin du guide. Si vous étudiez à distance, vous pourrez remettre cette fiche à votre tuteur en la joignant à votre dernier devoir; si vous étudiez dans un centre de formation professionnelle, vous pourrez la remettre à votre enseignant, ou la retourner par la poste ou par télécopieur. xv
Base de données Pictogrammes Dans ce guide, vous rencontrerez des pictogrammes dont voici la signification. Une procédure qui facilite l exécution de certaines tâches ou une invitation à consulter l aide offerte par le logiciel Un arrêt obligatoire pour lire attentivement l information qui l accompagne Le rappel d une notion traitée précédemment Un exercice théorique Un exercice à faire à l ordinateur Une invitation à consulter le corrigé Un diaporama à visionner Une séquence vidéo à visionner Des adresses Internet contenant des renseignements pouvant être enrichissants pour votre apprentissage Un devoir à faire pour les élèves de la formation à distance Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec le contenu du module et de son matériel d apprentissage, vous avez en main tout ce qu il vous faut pour commencer votre lecture du chapitre 1. xvi
CHAPITRE 1 DÉMARRAGE D ACCESS 1.1 Introduction aux bases de données...1.2 1.2 Mise en route d Access...1.4 1.3 Ouverture d une base de données...1.6 1.4 Fenêtre de la base de données...1.7 1.5 Objets d une base de données...1.11 Tables...1.11 Types de données...1.12 Clé primaire...1.13 Requête...1.13 Formulaire...1.14 État...1.14 1.6 Fermeture des objets de la base de données...1.18 1.7 Exercices supplémentaires...1.18 1.8 Résumé...1.20 1.1
Base de données Un ensemble impressionnant de logiciels sont maintenant offerts sur le marché et il est parfois difficile pour l entreprise de choisir lequel elle utilisera pour gérer son information. Aujourd hui, avec la mondialisation des marchés et la compétition de plus en plus vive, il est important que l entreprise obtienne rapidement l information nécessaire pour maintenir sa part de marché. Il devient donc essentiel de bien comprendre la vocation première de chaque type de logiciel avant de faire un choix. Autrefois, l usage des ordinateurs était réservé à la grande entreprise, qui utilisait des macroordinateurs (ou mainframes) afin de gérer son information. Ces ordinateurs, toujours existants, servent à créer des banques de données qui, par la suite, sont programmées dans des langages informatiques par des spécialistes pour répondre aux demandes d informations des différents secteurs d une entreprise. Une donnée est une information particulière, par exemple, le numéro de téléphone d un client, alors que la base de données est un ensemble de données regroupées par types d informations. Par exemple, la banque de données peut contenir le dossier de chaque client, lequel fournit les renseignements suivants : le nom du client, son prénom, son adresse, son numéro de téléphone, le solde de son compte, etc. La base de données est utilisée pour produire les différents rapports exigés par les services de l entreprise. Par exemple, le Service des finances doit fournir les résultats mensuels des activités le plus tôt possible afin que les gestionnaires puissent prendre les décisions appropriées. Les gros ordinateurs, très coûteux et exigeant un personnel spécialisé, ne sont pas accessibles aux petites et moyennes entreprises; cependant, depuis l avènement des ordinateurs personnels, toutes les entreprises ont la possibilité d utiliser les bases de données et autres logiciels pertinents pour leurs activités. Dans la première section de ce chapitre, nous vous expliquerons l utilité des bases de données ainsi que les différents éléments qui les composent. 1.1 Introduction aux bases de données Access est un système de gestion de bases de données relationnelles, qui permet l échange ainsi que la fusion d informations provenant de différentes bases de données. La base de données est utilisée pour gérer des banques d informations volumineuses 1. Elle permet d entreposer et d organiser un ensemble d informations. De plus, ce système accélère la recherche de données spécifiques, permet l analyse de l information et la création de rapports d apparence professionnelle. Dans votre vie personnelle, vous conservez différentes informations, par exemple, une liste de numéros de téléphone et d adresses de votre famille et d amis, et même une liste de vos recettes préférées. Il devient plus facile d ajouter, d effacer, de modifier, de rechercher et de trier des données de ce type lorsqu elles sont enregistrées dans une base de données. 1. Notez que nous avons utilisé, aux fins de ce guide, des bases de données réduites afin de faciliter votre apprentissage. 1.2
CHAPITRE 1 Démarrage d Access Une entreprise utilisera une base de données pour stocker la liste de ses clients, de ses fournisseurs, de ses factures, de ses ventes et toute autre information utile nécessitant une mise à jour constante. L annuaire téléphonique est un autre exemple d informations qui peuvent être entreposées dans une base de données. Il vous arrive ainsi d utiliser votre annuaire pour y chercher le numéro de téléphone d une personne ou d une entreprise en particulier. Cependant, la recherche dans les annuaires traditionnels sera bientôt désuète, puisqu une grande majorité des entreprises en cesseront la distribution à grande échelle : les Pages Jaunes seront envoyées seulement à ceux qui en feront la demande. Les personnes n ayant pas accès à Internet pourront alors avoir recours au service d information 411, mais elles auront un coût à débourser. 1.3
Base de données L idéal est donc de commencer dès maintenant à faire vos recherches sur le Web, grâce aux annuaires électroniques qui y sont disponibles. Certains d entre eux permettent d effectuer des recherches inversées : vous pouvez ainsi chercher une personne à partir de son numéro de téléphone. Par exemple, dans l annuaire 411.ca, entrez un numéro de téléphone et vous obtiendrez toutes les coordonnées de la personne qui correspond à ce numéro; en plus, vous trouverez une carte géographique des environs de son domicile et, s il y a lieu, l itinéraire pour vous y rendre (que vous pourrez télécharger et imprimer). Voici les annuaires électroniques fréquemment utilisés au Québec : 411.ca : www.411.ca/francais Annuaire de personnes : www.411.ca/pagesblanches/ Pages Jaunes.ca : www.pagesjaunes.ca/ Est-ce qu il y a des limites dans la bonification d une base de données? Comme vous le constatez, la technologie et l imagination font que les limites sont sans cesse repoussées. Avant de lancer le logiciel, visionnez la séquence vidéo Ouverture d une base de données. 1.2 Mise en route d Access Pour lancer le logiciel Access, suivez les instructions ci-après : 1. Cliquez sur le bouton démarrer. 2. Pointez Tous les programmes : un menu déroulant apparaît à droite. 3. Cliquez sur Microsoft Access. Figure 1.1 Menu démarrer 1.4
CHAPITRE 1 Démarrage d Access La fenêtre Access s ouvre et affiche la page Prise en main de Microsoft Office Access. Cette page apparaît à chaque démarrage d Access. 4 1 2 3 5 Figure 1.2 Ouverture d Access Voici quelques tâches que vous pouvez exécuter dans cette page d ouverture du logiciel : 1. Cliquer sur l icône Base de données vide pour afficher le volet Base de données vide. Dans la zone Nom de fichier, taper le nom de la base de données ou accepter celui par défaut. Au besoin, modifier le chemin d accès pour cette base de données en cliquant sur l icône Cherchez un emplacement pour votre base de données. Cliquer sur le bouton Créer pour accéder à la fenêtre de votre nouvelle base de données. 2. Créer une nouvelle base de données à partir d un modèle en ligne : cliquer sur l icône Contacts. Les premières étapes sont les mêmes que celles décrites en 1, sauf que vous ne créez pas la base de données : vous cliquez plutôt sur le bouton Télécharger (votre appareil doit être branché sur le Web). Le modèle apparaît dans la fenêtre de votre nouvelle base de données. Bouton Cherchez un emplacement pour votre base de données 1.5
Base de données 3. Dans la page d ouverture du logiciel, dans le volet droit Ouvrir une base de données récente, vous pouvez ouvrir les dernières bases de données que vous avez consultées, ou cliquer sur Autres pour sélectionner une base de données sur votre disque dur ou sur une clé USB. 4. Vous pouvez cliquer sur le Bouton Office et choisir la commande qui vous sera utile. 5. Dans la section Microsoft Office Online, vous trouverez des hyperliens pouvant vous être bien utiles, entre autres, Guide pour l interface utilisateur d Access 2007, Formation, Modèles, etc. 1.3 Ouverture d une base de données Procédez comme suit afin d ouvrir la base de données Service des ventes qui se trouve sur votre disque dur ou sur votre clé USB, dans le dossier Chapitre1. 1. Dans la page d ouverture Prise en main de Microsoft Office Access, cliquez sur Autres dans le volet droit. 2. Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante Regarder dans, puis sélectionnez le lecteur et le dossier dans lesquels vous avez copié vos fichiers de travail. Figure 1.3 Ouverture de la base de données 3. Double-cliquez sur la base de données Service des ventes, dans le dossier Chapitre1. 1.6
CHAPITRE 1 Démarrage d Access Lors de l ouverture d une base de données, il est possible qu un message de sécurité s affiche dans la barre des messages. 4. Cliquez sur le bouton Options. Figure 1.4 Barre des messages 5. Dans la boîte de dialogue Options de sécurité Microsoft Office, cliquez sur le bouton d option Activer ce contenu, puis cliquez sur OK. Figure 1.5 Options de sécurité 1.4 Fenêtre de la base de données Les éléments de la fenêtre d une base de données sont décrits dans la figure suivante. Il est important d apprendre à les connaître et de comprendre leur fonction. Lorsque vous pointez un élément de la fenêtre, une info-bulle vous informe du nom et de la fonction de la commande. 1.7
Base de données 5. Bouton Fermer 6. Bouton Office 1. Accès rapide 2. Barre de titre 8. Groupe 4. Bouton Agrandir 3. Bouton Réduire 7. Ruban 9. Volet de navigation 0 Bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement { Barre d état Figure 1.6 Fenêtre de la base de données 1. Accès rapide : La barre d outils Accès rapide permet d accéder rapidement aux fonctions (commandes ou tâches) les plus fréquemment utilisées. Les boutons de commande affichés sur cette barre d outils peuvent varier d un utilisateur à l autre, puisqu elle peut être personnalisée. La barre d outils Accès rapide peut être située au-dessus ou en dessous du ruban. Est-ce que vous aimeriez modifier la barre d outils Accès rapide? Apprenez à travailler efficacement avec votre logiciel : adaptez cette barre d outils selon vos besoins. Cliquez sur la flèche Personnaliser la barre d outils Accès rapide. Supprimez ou ajoutez une commande en cliquant sur son nom dans le menu. Ajoutez une nouvelle commande en cliquant sur Autres commandes. S il y a lieu, choisissez une catégorie et cliquez sur la commande, puis sur le bouton Ajouter et sur OK. La commande sera ajoutée dans la barre d outils. 1.8