Cher fournisseur, Nous vous informons que Vanderlande a mis en œuvre un programme de facturation électronique pour tous ses fournisseurs de marchandises et de services. Votre participation à ce programme est essentielle pour procéder au paiement réussi des factures envoyées à Vanderlande. Notre stratégie consiste à faire migrer nos fournisseurs vers la facturation électronique avant le 13 octobre 2014, avec pour objectif global la suppression du traitement des factures papier. Vanderlande s'est associée Tungsten Network, nouveau nom du fournisseur de facturation électronique international OB10, qui assurera une transition en douceur vers ce nouveau mode de facturation et gérera désormais ce processus. Tungsten offre des options flexibles pour l'envoi des factures électroniques, en fonction de la taille, du type, des systèmes et des besoins de traitement de chaque fournisseur. Amélioration des délais de paiement La facturation électronique augmentera notre capacité à vous payer dans les temps. l ammélioration des délais de paiement est un objectif clé pour Vanderlande et en adoptant Tungsten, vous nous aiderez et votre activité en profitera. Les factures perdues par les services postaux ou envoyées au mauvais service (ce qui occasionnait des retards de paiement) ne seront plus qu'un mauvais souvenir. La facturation électronique entraîne un coût minimum pour vous comme pour Vanderlande. Cependant, nous sommes convaincus que les avantages de ce système compenseront ce coût. Autres avantages : Une relation plus étroite et plus solide avec Vanderlande. Une solution respectueuse de l'environnement : vous sauverez des arbres et économiserez en termes de transport. Une présentation de facture sécurisée et garantie en quelques heures. La notification par Tungsten de tout problème de données relatives à une facture avant sa transmission à Vanderlande, vous permettant de résoudre rapidement les éventuels problèmes. Une qualité de contenu de facture supérieure, qui évitera d'inutiles retards de paiement. Une plus grande transparence dans le traitement avec un accès en ligne à des informations sur le statut des factures. Conforme à la réglementation sur la TVA, quel que soit le lieu d envoi ou de réception des factures. La possibilité d'envoyer des factures électroniques à d'autres clients sur le réseau Tungsten. Que devez-vous faire? Tungsten vous contactera sous 5 à 10 jours pour vous expliquer les options disponibles et vous aider à effectuer la transition vers la facturation électronique. Entre-temps, vous pourrez obtenir plus d'informations grâce aux feuilles d'information jointes et en ligne sur http://www.tungstennetwork.com/vanderlande. Pour respecter notre date limite, vous devez avoir informé Tungsten de vos options de transmission privilégiées avant le 15 septembre 2014. Page 1 de 2 Vanderlande Industries B.V. BIC : RABONL2U IBAN : NL63 RABO 0153 2516 46 Inscription au registre du commerce 16017956 Chambre de commerce
Si vous souhaitez contacter Tungsten directement, veuillez appeler le +33 (0) 1707 081 09 ou écrire à clientservices@tungsten-network.com. Si vous souhaitez contacter Vanderlande à propos de cette demande, veuillez adresser votre question à electronic-invoicing@vanderlande.com. Ce projet bénéficie du soutien total de l'équipe de direction de Vanderlande. Nous vous remercions pas avance de votre soutien et nous espérons recevoir vos factures via Tungsten très bientôt. Nous vous prions d'accepter, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. Edgar Beers CPO Ruud Wilgenkamp Responsable des services partagés Page 2 de 2
Questions fréquemment posées Qui est Tungsten? Tungsten a uni ses forces à celles d OB10, le réseau de facturation électronique international, en octobre 2013. Tungsten accélère le commerce international pour ses clients via les services suivants : Tungsten Network : facturation électronique pour les chaînes d approvisionnement connectées Tungsten Network Analytics : informations en temps réel pour prendre de meilleures décisions d achat Tungsten Network Finance : financement de chaîne d approvisionnement pour la croissance de votre activité Depuis sa création en 2000, OB10 est une entreprise pionnière de la facturation électronique et connecte les plus grandes organisations gouvernementales et entreprises du monde à leurs milliers de fournisseurs dans le monde entier. OB10 devient Tungsten Network. Aurai-je besoin de signer un contrat avec Tungsten Network? Oui, si vous choisissez d'utiliser la Solution intégrée, vous signerez un accord spécifique avec Tungsten Network. Si vous choissez d'utiliser le Formulaire Internet, on vous demandera d'accepter les modalités et conditions standard présentées. Pourquoi n'est-ce pas Vanderlande qui assume les frais? Pour utiliser le service Tungsten Network, Vanderlande et vous payons des frais car nous allons tous deux bénéficier du service. Notre analyse montre qu'une fois que vous prenez en considération les coûts d'impression et d'envoi, cela peut revenir moins cher d'envoyer une facture par voie électronique via Tungsten Network. La facturation via Tungsten Network est-elle obligatoire pour la poursuite de rapports commerciaux avec Vanderlande? Oui. À compter du 13 octobre 2014, les Comptes fournisseurs Vanderlande envisagent de ne plus accepter les factures papier de votre société. Elles seront remplacées par des factures électroniques, qui constitueront l'unique moyen de faire aboutir des paiements. Aurai-je besoin d'utiliser ce service si mon compte est actuellement payé sans délais? Oui. Votre utilisation du service Tungsten Network vous assurera de continuer à être payé sans délais. Que se passe-t-il si j'envoie encore des factures papier? Pendant les modalités d'inscription avec Tungsten Network, nous continuerons volontiers à recevoir vos factures papier. Nous avons établi la date limite du 13 octobre 2014 pour que les fournisseurs fassent la transition vers le réseau. Une fois que vous commencez à envoyer des factures via le réseau Tungsten Network, veuillez faire en sorte de cesser d'envoyer des copies papier. Remarque : les factures papier reçues après que vous aurez commencé l'envoi via Tungsten Network seront rejetées. La société Vanderlande effectuera-t-elle des paiements en utilisant Tungsten Network? Tungsten Network n'est pas une plate-forme de paiement. Vanderlande continuera à utiliser le mode de paiement actuel. Dois-je installer un logiciel? Non. Aucun logiciel n'est requis. Tungsten Network fournit une solution facile à utiliser. Au lieu de mandater des normes de données, la capacité DE FORMATAGE À PARTIR DE ET VERS N'IMPORTE QUEL FORMAT d' Tungsten Network accepte des factures sous tout format et dans toute structure de fichier. Page 1 of 2 Reference ID:
J'envoie déjà d'autres données de facture directement à d'autres clients ; puis-je envoyer des factures EDI/XML directement à Vanderlande? EDI et XML ne sont que des formats de données pour Tungsten Network ; vous pouvez donc utiliser ce format préféré pour envoyer des données à Tungsten Network si vous choisissez d'utiliser la Solution intégrée. Vanderlande n'acceptera aucune donnée électronique directement de la part de fournisseurs car nous ne recevons qu'un seul fichier de factures consolidées de la part d' Tungsten Network, qui contiendra les factures de tous nos fournisseurs. J'ai déjà la possibilité de mettre des factures à la disposition de mes clients via Internet, leur permettant ainsi de visualiser l'image d'une facture sur Internet. Puis-je utiliser cette fonctionnalité au lieu d' Tungsten Network? Non, le réseau Tungsten Network s'assure que Vanderlande reçoit les données que vous envoyez dans un format qui sera téléchargé sur notre logiciel de comptabilité et, le cas échéant, sont comparées à un registre de bons de réception. Proposer à Vanderlande une image d'une facture ou la possibilité de télécharger les données sous un format fixe ne convient pas aux processus commerciaux de Vanderlande. Que se passe-t-il si je ne possède pas de système capable de créer des factures électroniques? Veuillez prendre contact avec votre interlocuteur Tungsten Network afin de discuter des autres solutions disponibles. Puis-je envoyer des factures électroniques à tous mes clients via Tungsten Network? Oui. Une fois que vous êtes inscrit au réseau Tungsten Network, Tungsten Network peut vous permettre d'envoyer des factures électroniques à tous les autres clients appartenant au réseau. J'ai bientôt l'intention de changer mon logiciel de facturation, est-ce que je peux attendre? Notre objectif déclaré est que tous les fournisseurs soient inscrits et envoient leurs factures d'ici le 13 octobre 2014. Le réseau Tungsten Network accepte tous les types de formats envoyés, de sorte que vous pouvez adhérer au réseau et envoyer vos factures, et, lorsque vous êtes prêt à utiliser votre nouveau logiciel, il vous suffit de prévenir Tungsten Network des changements affectant l'édition des données, qui effectuera les modifications nécessaires dans le réseau pour assurer une transition sans problèmes d'envoi et ininterrompue des factures. Tungsten Network peut-il offrir de l'assistance dans plusieurs langues? Oui, Tungsten Network fournit de la vente, Implémentation et aussi de l assistance en Anglais, Français, Allemand, Néerlandais, Espagnol, Portugais et Italien. Tungsten Network dispose également de numéros de services à la clientèle locaux pour les pays suivants : Australie +61 (0)1800035399 Belgique +32 (0)24031011 Danemark +45 (0)80885818 Finlande +358 (0)800118871 France +33 (0)170708100 Allemagne +49 (0)69222220290 Irlande +353 (0)12477709 Italie +39 0236006340 Malaisie +60 (0)1800813158 Pays-Bas +31 (0)207121385 Nouvelle Zélande +64 (0)800448121 Singapour +65 (0)8001204757 Espagne +34 (0)914141472 Suède +46 (0)850578418 UK +44 (0) 8701657420 Comment obtenir des informations supplémentaires sur le service Tungsten Network? Veuillez consulter http://www.tungsten-network.com/vanderlande Comment en savoir plus sur la façon de devenir un acheteur utilisant le service Tungsten Network? Veuillez consulter www.tungsten-network.com Page 2 of 2 Reference ID:
e-invoicing and an overview of your options Join the Tungsten Network and benefit from: Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail On-time payment: your customers can process your invoices faster No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk and do not need manual intervention Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware 24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cash-flow management Tax compliance: we enable compliant e-invoicing Easy and cost-efficient invoicing at any time Tungsten offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a data file directly to the Tungsten Network using our Integrated Solution or create invoices online using the Web Form through the Portal. This document explains how e-invoicing works and the options available to you. How it works By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer, we ensure automated, straight-through processing and enable on-time payment. Through the Portal you have access to the invoice archive and a number of reporting functions. Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form submission through the Portal is the best option for your company. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 1 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.
1. Integrated Solution: sending an extracted data file The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from your billing system and delivered directly into your buyers finance systems. This means: We process invoices in any consistent data file format and handle the data transformation based on your customers requirements No need to install additional software or hardware You can send one consolidated data file for all your invoices Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers Costs for the Integrated Solution Every Integrated Solution account receives 520 free invoice transactions per year. Once you have used these transactions, the prices below will apply. We will replenish the free invoices back to 520 on your renewal date. Annual membership 1,250* 1-520 Free Per invoice transaction costs for additional invoices 1 20 invoices per month 1.00 21 250 invoices per month 0.80 251 1000 invoices per month 0.60 1001 5,000 invoices per month 0.44 5001 + invoices per month 0.32 * Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity. Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume. Getting started with the Integrated Solution Once your customer invites you to join the Tungsten Network, one of our onboarding experts will walk you through the registration process. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 2 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.
2. Web Form: sending electronic invoices using the Portal The Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year. The Portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly. Costs for the Web Form Once registered, all new suppliers using this option automatically receive 52 free transactions. At the end of your first anniversary (one year after registration), we will replenish your account, at no charge, back to 52 free invoices for you to use during the next 12 months. If you use all 52 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase additional transactions (minimum 25 invoices), priced at 2.00 per invoice. You can purchase transactions as you need them. Any unused, paid-for invoice transactions will expire 12 months from the date of purchase. If you have paid credit on your account you will still receive 52 free invoices at each anniversary Annual per-invoice transaction costs 1 52 invoices per year Free Each invoice (minimum purchase of 25) 2.00 * Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, MasterCard and Visa Debit. You can also pay by direct debit. Getting started with the Web Form submission through the Portal As part of your invitation to join the network, you will receive an email with instructions on how to register. Once your registration is complete, we will send you your login credentials by e-mail so you can start sending electronic invoices via the Tungsten Network. For more information on Tungsten, e-invoicing and the options available to you, visit www.tungstennetwork.com or email us at info@tungsten-network.com. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 3 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.