RAPPORT ANNUEL 2011
avant-propos/page 2 Johan Janssens, Administrateur général Un des mots les plus récurrents dans ce rapport annuel est incontestablement. Ce n est bien sûr pas un hasard. Pas un seul de nos projets, depuis l automatisation du calcul de la pension, n a eu autant d influence sur notre organisation interne que. De nouveaux services ont été créés ; les services existants ont été repensés. Le Centre de Communication veille à établir une communication de qualité avec le citoyen et est le moteur du flux interne des documents électroniques. Le service de gestion des données électroniques de carrière doit, sur la base d une analyse de risques, rechercher la qualité dans l afflux de données. La gestion de l information soutient dorénavant non seulement le client interne mais aussi les employeurs. Les bureaux d attribution doivent intégrer de nouvelles méthodes de travail. Beaucoup de collaborateurs ont pris de nouvelles fonctions, accomplissant des tâches qui n avaient jamais existé auparavant dans notre institution. Pas un seul de nos projets, depuis la fondation de notre institution de pension juste après la Seconde Guerre mondiale, n a généré une telle vague de changements externes que. Environ 1800 employeurs du secteur public, représentant 1,1 million de membres du personnel, sont directement ou indirectement concernés par ce processus de changement. Seule la grande importance au niveau social de ce projet a permis à ces employeurs d accepter, sans aucune compensation, la charge de travail que leur amène et la grande responsabilisation qui en découle. a réussi à leur démontrer la nécessité et les avantages de la suppression du dossier papier. Ceci est en effet une nécessité absolue pour pouvoir répondre aux attentes du citoyen et des responsables politiques quant à la délivrance d une information pointue en matière de pension. Jamais un seul de nos projets n aura autant mis sous les projecteurs l importance de notre institution dans le réseau des organismes de sécurité sociale. Et ce n est que grâce à une étroite collaboration avec l ONSS, l ONSSAPL, la BCSS et Sigedis que le projet a pu se développer avec autant de succès. Bienvenue dans le monde de.
capelo/page 3 2011 Année charnière Concrètement? en un coup d œil
capelo/2011 année charnière/page 4 2011, L ANNÉE DE LA CONCRÉTISATION! 2011 Année charnière 2011 Année charnière Concrètement? en un coup d œil Depuis le 17 novembre 2011, le SdPSP reçoit de l asbl Sigedis, via un flux électronique, les données de carrière et de rémunération des travailleurs du secteur public grâce auxquelles le SdPSP constituera, tout au long de la carrière des travailleurs, les dossiers électroniques de pension. Un tournant capital dans notre évolution! Le Pacte des Générations de 2005 a donné l impulsion pour transformer en profondeur les processus de traitement des données, les automatiser, mais c est avant tout la philosophie du service qui s en trouve révolutionnée. Carrière Publique Electronique-Elektronische Loopbaan Overheid est un authentique projet de modernisation administrative qui permettra au SdPSP d augmenter considérablement son offre de services. Dorénavant, le SdPSP pourra accompagner véritablement les fonctionnaires tout au long de leur carrière et les informer sur la manière dont leur parcours de carrière influence la composition et le montant de leur pension. Le flux électronique qui permet au SdPSP de recevoir les données de carrière et de rémunération est le dernier maillon de toute une chaîne de développements qui aboutira, en 2013, à l informatisation complète des dossiers de pension. Premier maillon de la chaîne, l adaptation de la DmfA(PPL) est effective depuis le premier trimestre 2011. Les employeurs du secteur public transmettent dorénavant les données de carrière nécessaires au calcul de la pension de leurs travailleurs via leur déclaration trimestrielle à l ONSS ou à l ONSSAPL. Deuxième maillon, l application «Compléments au dossier de carrière» en ligne depuis avril 2011, permet aux employeurs concernés de déclarer des données ponctuelles (diplôme et motif de fin de la relation statutaire). Troisième maillon et non des moindres, la mise en production de «DHG» -limitée à un échantillon d employeurs pilotes dans un premier temps- puis ouverte à tous, le 3 octobre 2011. Cette application permet aux employeurs de déclarer les données historiques de leurs travailleurs, c est-à-dire les données antérieures au 1 er janvier 2011.
capelo/2011 année charnière/page 5 Une collaboration nominée Pour les employeurs et les futurs pensionnés 2011 Année charnière Concrètement? en un coup d œil Ces réalisations, que le SdPSP détaille ci-dessous, sont le couronnement de quatre années d une fructueuse coopération qui a d ailleurs valu au projet une nomination aux awards Agoria E-gov dans la catégorie «meilleure collaboration». Plusieurs institutions ont en effet uni leurs efforts pour simplifier et moderniser l octroi et le calcul du personnel statutaire. s est concrétisé grâce à la participation active de la Banque Carrefour de la Sécurité sociale (BCSS), de l Office national de Sécurité sociale (ONSS), de l Office national de Sécurité sociale des Administrations provinciales et locales (ONSSAPL), et de Sigedis. Premiers bénéficiaires de ce vaste chantier : les agents du secteur public. pourra leur fournir une estimation de leur future pension à la demande ou automatiquement à l âge de 55 ans. A plus long terme, il est également prévu de mettre à leur disposition une application pour consulter leurs données de carrière afin de déterminer par exemple l impact d une pause carrière sur leurs futurs droits à pension. Tout profit à terme également pour les services des ressources humaines des employeurs concernés, partenaires privilégiés de ce projet! Finis les dossiers de pension papier et la fastidieuse recherche d informations à la fin de la carrière du travailleur. Le dossier de pension se construira désormais au fur et à mesure de la carrière et les responsabilités seront supportées par les employeurs successifs et non plus seulement par le dernier employeur
La volonté politique était, elle aussi, au rendez-vous puisque nous avons obtenu pour un cadre légal, la «Loi» qui est entrée en vigueur le 1 er janvier 2011. une ambiance sereine et détendue en gardant à l humain sa place souple. Nous avons par exemple voulu éviter de bloquer d emblée projet en deux volets sur la base de la date charnière du 1 er janvier pourront donc le faire plus tard de manière rétroactive sans être les déclarations non conformes au nouveau modèle, sans porter Notre approche s est également toujours voulue pragmatique et C est à mon sens la conjonction de ces différents éléments qui nous a permis de mener à bien ce projet dans les temps, dans 2011 qui nous a permis d échelonner l entrée en production et pas encore prêtes à déclarer les nouvelles données atteinte aux dates-clés du projet. Les institutions qui ne sont déterminants. Je pense en particulier au découpage clair du d ajuster nos efforts en fonction des différentes échéances. Enfin, certains choix quant à l approche se sont révélés pénalisées. centrale! 1 Cadre légal: Titre 13 de la loi du 29 décembre 2010 portant des dispositions diverses, parue au Moniteur belge du 31 décembre 2010, 3ème édition. parcourant la Belgique à l occasion de deux séances itinérantes de questions des futurs déclarants tout en affinant notre perception et notre compréhension des spécificités de certaines institutions. au rendez-vous puisque nous avons obtenu pour un cadre présentation en 2008 et en 2010. Je garde un excellent souvenir préparation aux changements. La disponibilité et la convivialité de ces journées à la rencontre des professionnels des ressources Chef de projet chez Sigedis de l équipe figurent sans conteste parmi les principaux mûrs pour cette évolution. Et la volonté politique était, elle aussi, Les contacts initiés dans le cadre de ces présentations ont bien souvent trouvé un prolongement dans des rapports réguliers humaines. Elles nous ont permis d apporter des réponses aux avec les services concernés dont nous avons accompagné la sens essentiellement du fait que répond à deux besoins soutien actif de nos partenaires et l implication des employeurs communication autour de ce projet: via le site internet www. réels : au besoin de simplification des employeurs et au besoin d information du citoyen. En quelque sorte, les temps étaient 2011, alors que le gouvernement était en affaires courantes. J identifie sans hésiter comme principaux facteurs de succès le légal, la «Loi 1» qui est entrée en vigueur le 1 er janvier et des secrétariats sociaux. Cette participation découle à mon Nous avons également accordé un soin tout particulier à la Les facteurs de succès de Pause Café avec Roland Hissel capelo.be, en rencontrant les secrétariats sociaux et en moteurs de la réussite du projet.
disposera d un dossier de carrière électronique (données actuelles et historiques). par voie électronique. L attribution de la pension aux travailleurs présentant une pension, ces données ne peuvent pas être échangées. Grâce à, le SdPSP Pour les travailleurs présentant une carrière mixte, l ONP et l INASTI demandent Ce dossier de carrière pourra être transmis aux autres organismes de pension pension sur la base de ce dossier. Avec, cette méthode de travail change Service Gestion programme, projet et clients - Banque Carrefour de la Sécurité Sociale (BCSS) Grâce à, la constitution du dossier de carrière électronique est assurée Cette informatisation permet une plus grande efficacité au niveau et vis-à-vis du citoyen. Le dossier de carrière du fonctionnaire, sur papier, à la fin les données de carrière au SdPSP. Si le SdPSP ne dispose d aucun dossier de L ONP calcule depuis des années les pensions du régime des salariés sur la base carrière électronique. Ce dossier électronique est constitué pendant la carrière Ce projet s inscrit également dans le cadre de la simplification administrative radicalement. Le dossier de carrière sur papier est remplacé par un dossier de accroît aussi le service envers le fonctionnaire en lui offrant, entre autres, un Le projet «Hermes» consiste en un échange de données entre les services Dans le secteur public, le fonctionnaire doit, à la fin de sa carrière, introduire La nouvelle approche est basée sur l intégration et l échange de données, un dossier de carrière sur papier. calcule ensuite le montant de la carrière mixte se déroulera ainsi plus rapidement et plus efficacement. aussi bien pour le travailleur du secteur privé que pour le fonctionnaire, du fonctionnaire à l aide de la déclaration trimestrielle de l employeur. et ce sur la base de la déclaration multifonctionnelle de l employeur. de la déclaration multifonctionnelle de l employeur à l ONSS. entre autres entre la BCSS, l ONSS, l ONSSAPL et le SdPSP. de l ONP, de l INASTI et. de sa carrière ne sera en effet plus nécessaire. aperçu de sa carrière. Pause Café avec Ghis Vanderheyden Le dossier électronique permet une plus grande efficacité au niveau du SdPSP et accroît le service envers le fonctionnaire.
constructive entre les différentes institutions concernées. aux besoins sans trop intervenir au niveau des concepts de base de la déclaration ONSS. Pour la communication Cela n était possible que via une collaboration excellente et chercher avec eux quelles étaient les meilleures solutions pour adapter la déclaration ONSS trimestrielle en vue de répondre multifonctionnelle. Lorsqu une institution veut utiliser cette déclaration, il lui est donc possible de couvrir ses propres besoins et les informations aux employeurs et aux prestataires de services aussi, on a pu utiliser l expérience que l ONSS a acquise Lorsque l ONSS est passé en 2003 à la déclaration ONSS trimestrielle électronique, on a veillé à ce que cette application soit Pour les employeurs ou leurs prestataires de services, cela présente comme grand avantage qu ils ne doivent pas introduire mais que tout peut se faire via la déclaration ONSS trimestrielle existante (les travailleurs sont déjà connus dans le réseau, Etant donné la complexité de la législation sur les pensions du secteur public et la manière très détaillée dans laquelle les et constructive entre les différentes institutions concernées. Il s agissait surtout dans un premier temps de transmettre la logique de la déclaration ONSS aux spécialistes de la législation sur les pensions du secteur public. Nous devions ensuite trimestrielle était un défi certes intéressant, mais aussi difficile. Cela n était possible que via une collaboration excellente durant la phase de lancement de la déclaration ONSS électronique et les canaux d information existants (concertation prestations des travailleurs doivent être communiquées, l intégration efficace de ces données dans la déclaration ONSS en se basant sur un système d identification, de codes et de concepts existants. ne devait par conséquent pas Bref, en ce qui concerne l ONSS, il s agit d un bel exemple de collaboration et de synergie dans le secteur public. un nouveau type de déclaration présentant ses propres spécificités, et donc prévoir une programmation séparée, commencer l exercice en partant de rien, mais il pouvait se baser sur une déclaration existante. périodique avec les secrétariats sociaux, les instructions administratives, etc.). Administrateur général de l ONSS Pause Café avec Koen Snyders on peut se baser sur un codage existant, etc.).
nécessaire mais, dans le réseau de la Sécurité Sociale, l esprit de données dans les blocs de la DmfAPPL. La collaboration des employeurs du secteur public. Lors de son contrôle triennal aux données dont le SdPSP a besoin pour calculer correctement plus strict de la qualité des données dans les blocs de la prévoyons donc que pour le remplissage des blocs, les A long terme, l implication de l ONSSAPL et de l ONSS relative l ONSSAPL accorde une attention particulière à la qualité des le montant du secteur public augmentera. Nous stricte. Une campagne d information destinée aux employeurs automatiques intégrés avec l ONSS, Sigedis et le SdPSP dans la déclaration de sécurité sociale, seront réalisés de manière plus plus en plus le contrôle de qualité de première ligne vis-à-vis et à leurs secrétariats «full service» accompagnera le contrôle compléter les trois nouveaux blocs de la DmfAPPL ont été mises DmfAPPL ont pu correctement être transmises de l ONSSAPL à organismes percepteurs de la sécurité sociale assureront de rapport à. Les fiches techniques et les instructions pour de travail qui étaient mentionnées dans les blocs de la des administrations locales et provinciales, l inspection de le système du secteur public. A cette fin, plusieurs contrôles données dans la DmfAPPL pour le calcul dans d avril 2011, les informations relatives au salaire et au temps à la disposition des employeurs en temps voulu. Dès le mois ONSSAPL Conseiller général - Chef de service Coordinateur instruction et documentation avec Sigedis et le SdPSP sera donc à cet égard toujours A court terme, l ONSSAPL vise à améliorer la qualité des Pause Café avec Johan Van der Bruggen et Lieven Plouvier collaboration va de soi. Sigedis et au SdPSP. DmfAPPL. dans le réseau de la sécurité sociale. Au niveau du projet, Sigedis ont créé une plus-value pour le fonctionnement interne. Roland Hissel, chef de projet, a soutenu avec ses connaissances un échange efficace des données électroniques de la DmfAPPL l employeur. Lors du départ à la pension, l administration locale organisées au cours de l année 2011 pour les administrations données nécessaires sont déjà disponibles au niveau. provinciales et avec la BCSS, l ONSS et Smals en vue d assurer doivent demander qu une seule fois les données nécessaires à collaboration avec le SdPSP dans le cadre du financement des ou provinciale ne doit plus préparer de dossier de carrière sur locales et provinciales et leurs secrétariats «full service» par principe de la DmfAPPL, selon lequel les données relatives au salaire et au temps de travail sont mentionnées au niveau du données nécessaires au calcul du secteur public travailleur et selon lequel c est également à ce niveau que le calcul des cotisations est réalisé. Grâce à cette simplification papier pour le fonctionnaire nommé à titre définitif, car les la bonne collaboration entre ces partenaires et l appui de pensions des fonctionnaires des administrations locales et titre définitif. Grâce à, depuis le 1 er janvier 2010, les Depuis plusieurs années, l ONSSAPL entretient une bonne sont également reprises dans la DmfAPPL. Cela adhère au et provinciales (DmfAPPL), les cotisations de pension sur le techniques les sessions d information que l ONSSAPL a salaire des fonctionnaires locaux et provinciaux nommés à déclaration multifonctionnelle des administrations locales administrative, les différentes institutions publiques ne Depuis le 1 er janvier 2005, l ONSSAPL perçoit, via la du projet, la bonne collaboration entre ces partenaires et l appui de Sigedis ont créé une plus-value pour le fonctionnement Au niveau interne.
capelo/concrètement?/page 10 2011 Année charnière Concrètement? en un coup d œil La DmfA adaptée aux besoins de Qu est-ce que la DmfA et la DmfA(PPL)? La DmfA Déclaration multifonctionnelle/multifunctionele Aangifte existe depuis 2003. Cette déclaration trimestrielle, à laquelle sont tenus tous les employeurs de Belgique immatriculés à l ONSS, a pour but de récolter les données de salaire et de temps de travail des travailleurs. Cette déclaration est appelée multifonctionnelle, car les informations qu elle contient sont utilisées par différentes institutions de sécurité sociale afin de calculer les indemnités en cas de maladie, chômage, accident de travail, maladie professionnelle, mais également de déterminer les droits aux allocations familiales, aux vacances annuelles et à la pension. La DmfAPPL est une déclaration identique que font tous les employeurs immatriculés à l ONSSAPL. Elle est entrée en vigueur en 2005. Depuis le premier trimestre 2011, la DmfA(PPL) est adaptée en fonction des besoins de. Elle contient désormais toutes les données de temps de travail et de traitement des travailleurs du secteur public nécessaires pour le calcul de leur future pension. Cela signifie concrètement que les employeurs concernés par déclarent maintenant des données supplémentaires dans la DmfA(PPL). Il s agit notamment des catégories de personnel -qui permettent au SdPSP de déterminer les tantièmes et des traitements qui servent de base au calcul de la pension. Et ce, tant pour leur personnel statutaire que pour leurs travailleurs contractuels susceptibles d être un jour nommés et donc d avoir droit à une pension du secteur public. Comme le montre le schéma ci-dessous, chaque trimestre, l ONSS et l ONSSAPL transfèrent les données de la DmfA(PPL) à la Banque Carrefour de la Sécurité sociale qui les redistribue dans le réseau de la sécurité sociale. La BCSS transmet à Sigedis les informations permettant de reconstituer la carrière de chaque travailleur du secteur public. Sigedis stocke ces éléments au sein de sa banque de données et les envoie au SdPSP. Des données ponctuelles peuvent dans certains cas compléter le dossier de carrière. L employeur les transmet au SdPSP directement via le site portail de la sécurité sociale : il s agit des données de diplôme et du motif de fin de la relation statutaire en cas de démission imposée par l employeur. INAMI Secteur privé Secteur public fédéral,... EMPLOYEURS Secteur public local DmfA enrichie 3 mois DmfAPPL enrichie 3 mois ONSS ONSSAPPL BCSS FUSION ONEM ONAFTS DOSSIER ELECTR....
capelo/concrètement?/page 11 2011 Année charnière Concrètement? en un coup d œil Mais comment reconstituer toute la carrière du travailleur? Qu en est-il des données d avant l adaptation de la DmfA(PPL)? Récolter les données historiques de carrière, un défi! C est le second volet du projet: la récolte des données historiques de carrière, c est-à-dire des données antérieures au 1 er janvier 2011. Concrètement, les employeurs transmettront à Sigedis, avant 2016, les informations relatives à toutes les prestations que leurs travailleurs ont accomplies dans le secteur public jusqu au 31 décembre 2010 inclus. Ils communiqueront donc également des éléments de carrière liés à des prestations effectuées auprès d employeurs antérieurs. Un fameux défi, cette récolte des données historiques de carrière! Sur le terrain en effet, la situation est très variable d un employeur à l autre. Certaines institutions possèdent toutes les données utiles sous format électronique tandis que d autres conservent le tout dans des dossiers papier. Ailleurs, une partie seulement des données est informatisée s est donc adapté au terrain en développant trois modes de déclaration, accessibles depuis le 3 octobre 2011. Les employeurs peuvent soit envoyer des fichiers de déclaration contenant les données informatisées (batch), soit encoder directement les dossiers dans une application en ligne sur le site portail de la sécurité sociale. Et pour ceux qui ne disposent que de certaines données sous forme électronique, il est possible de déclarer une partie en batch et de compléter les données manquantes en ligne.
capelo/concrètement?/page 12 Mais comment reconstituer toute la carrière du travailleur? Qu en est-il des données d avant l adaptation de la DmfA(PPL)? 2011 Année charnière Concrètement? en un coup d œil Récolter les données historiques de carrière, un défi! Comme l illustre le schéma ci-dessous, les données historiques transmises par les employeurs sont stockées à Sigedis qui opère différents contrôles et relie les données historiques aux données obtenues via la DmfA(PPL) en vérifiant la cohérence et la continuité pour chaque individu. Enfin, le SdPSP reçoit les données de carrière intégrées des travailleurs dont l historique est complété, via le flux électronique qui transite par la BCSS, garante de la sécurité des informations à caractère privé. Et sur la base de ces informations, le SdPSP sera en mesure en 2012 d envoyer un aperçu de carrière à chaque travailleur dont nous recevons les données. L assuré social pourra ainsi vérifier que toutes ces informations qui font partie de son dossier électronique de pension sont correctes et complètes. envoi vers Sigedis CAPELO DATABASE envoi vers SdPSP SdPSP création PDF APERCU CARRIERE envoi vers travailleur CONTROLE TRAVAILLEUR EMPLOYEUR/ SECRETARIAT SOCIAL EMPLOYEUR corriger compléter valider WEBSITE DHG en cas de données manquantes ou erronnées
s est toujours déroulée dans de très bonnes conditions. Une fois les objectifs et les lignes directrices définies par le SdPSP, Sigedis a bénéficié d une très large autonomie afin de mener à bien le projet. La collaboration entre Sigedis et le SdPSP agents du secteur public auprès d environ 1.800 employeurs et de les transmettre au SdPSP après avoir contrôlé l ensemble des données nécessaires au calcul de la pension des travailleurs du secteur public dont il a la charge. Le rôle de Sigedis est d assurer la récolte des données brutes de carrière nécessaires au calcul de la pension des La collaboration entre Sigedis et le SdPSP s est toujours déroulée dans de très bonnes conditions. Une fois les que les outils pour la récolte des données historiques antérieures au 1 er janvier 2011 sont à la disposition des objectifs et les lignes directrices définies par le SdPSP, Sigedis a bénéficié d une très large autonomie afin de Maintenant que la récolte des données à partir du 1 er janvier 2011 via la DmfA est parfaitement maîtrisée et employeurs, il reste à Sigedis à épauler les employeurs pendant les 3 prochaines années afin de récolter les Sociale belge. est en effet présent sur le portail de la Sécurité Sociale et utilise les mêmes canaux de Dès la fin de la récolte des données historiques en 2015, le SdPSP disposera, sur support électronique, de a permis au SdPSP via Sigedis de faire une entrée remarquée au sein du réseau de la Sécurité communication batch que la DmfA ou la Dimona via la Smals et la BCSS. Pause Café avec Philippe Crefcoeur historiques de près d un million de personnes. Analyste pour - Sigedis mener à bien le projet. leur qualité.
diverses (I), parue au Moniteur belge du 31 décembre 2010, 3 e édition. Cadre légal : Titre 13 de La Loi du 29 décembre 2010 portant des dispositions Dates pivot : 1 er janvier 2011: mise en production de la DMFA(PPL) adaptée 1 er janvier 2013 : Disparition du dossier de pension papier 1 er janvier 2016 : Fin de la récolte des données historiques Nombre de travailleurs concernés : 950.000 dont 610.000 de l ONSS et 340.000 de l ONSSAPL Nombre d employeurs concernés : 1.780 dont 180 ONSS et 1600 ONSSAPL capelo/capelo en un coup d œil/page 14 CAPELO EN UN COUP D ŒIL Lancement du projet : novembre 2007 Maître d ouvrage : SdPSP 2011 Année charnière Concrètement? Maître d œuvre : Sigedis en un coup d œil Partenaires : BCSS, ONP, ONSS, ONSSAPL et Smals
organisation/page 15 Organigramme Services de Staff PMO CONTRÔLE EXTERNE COMMUNICATION Services d encadrement HRM ICT SERVICE D ÉTUDES JURIDIQUES FORMATIONS GESTION DES CONNAISSANCES Services opérationnels SERVICES D ATTRIBUTION CONTACT CENTER GESTION DE L INFORMATION
organisation/organigramme/page 16 Organigramme Services de Staff PMO CONTRÔLE EXTERNE COMMUNICATION Services d encadrement HRM ICT SERVICE D ÉTUDES JURIDIQUES FORMATIONS GESTION DES CONNAISSANCES Services opérationnels SERVICES D ATTRIBUTION CONTACT CENTER GESTION DE L INFORMATION
organisation/organigramme/page 17 Organigramme Services de Staff PMO CONTRÔLE EXTERNE COMMUNICATION Services d encadrement HRM ICT SERVICE D ÉTUDES JURIDIQUES FORMATIONS GESTION DES CONNAISSANCES Services opérationnels SERVICES D ATTRIBUTION CONTACT CENTER GESTION DE L INFORMATION L Audit interne veille au respect des projets importants pour avoir l assurance que les membres du personnel exercent leurs fonctions et participent à la réalisation des missions en ayant la maîtrise de leurs activités, de leurs opérations et des ressources qu ils utilisent (conformité aux directives, efficacité, efficience). L Audit interne veille à rappeler que l efficacité du système de contrôle interne s appuie sur la visibilité de la norme et sur la transparence de sa mise en œuvre. Il remplit donc un rôle étroitement lié au système de contrôle interne. Le conseiller en sécurité de l information a une mission d avis, de stimulation, de documentation et de contrôle. Il conseille l Administrateur général de l institution, à sa demande ou de sa propre initiative, sur tous les aspects relatifs à la sécurité de l information. Il promeut et veille au respect des règles de sécurité de l information imposées par la législation ainsi que l adoption, par les membres du personnel, d un comportement favorisant la sécurité. Il rassemble la documentation utile à ce sujet. Le conseiller en prévention conseille et donne des avis à l employeur, en toute autonomie, en concertation avec tous les partenaires sociaux et de préférence de façon pro-active, sur la sécurité et l hygiène au travail, la santé des travailleurs, la charge psychosociale dont ils font l objet, l ergonomie et l embellissement de leurs lieux de travail. La personne de confiance est un des acteurs dans la prévention de la violence, du harcèlement et des comportements sexuels indésirables sur le lieu de travail. Sa présence et son intervention dans la recherche de solutions de manière informelle vont permettre de limiter le nombre de plaintes motivées et de résoudre des situations qui, sans être constitutives de violence, de harcèlement ou de comportements sexuels indésirables sur le lieu de travail, occasionnent une charge psychosociale chez la personne. La personne de confiance a un rôle très important de «première ligne». Le fonctionnaire de l intégrité est chargé de sensibiliser les agents aux valeurs de respect, d impartialité, de conscience professionnelle et de loyauté ainsi qu aux règles de la fonction publique fédérale afin d orienter leurs actions professionnelles. Il intervient comme personne de contact lors d initiatives concrètes et/ou de propositions stratégiques dans le domaine de la politique et de la gestion fédérale préventive de l intégrité. Le Comité de Concertation de Base (CCB) est l endroit où ont lieu, conformément au statut syndical du personnel des administrations publiques, les négociations et concertations sur les mesures à caractère général que l autorité souhaite prendre pour le personnel. Il réunit les représentants de l autorité et les représentants des organisations syndicales représentatives. Les matières abordées et négociées sont, entre autres, la réglementation relative au statut pécuniaire, le statut administratif, les dispositions générales relatives à la durée de travail, l organisation du travail et le cadre du personnel.
organisation/services de staff/pmo/page 18 COMITÉ DE PILOTAGE Team du projet «Maendeleo» PMO PMO Project Management Office Le service PMO (Project Management Office) est le bureau de gestion des projets. Le PMO offre un cadre dans lequel les différents projets peuvent se dérouler de manière structurée. Axes stratégiques CAPELO Carrière publique électronique Elektronische loopbaan overheid PAIEMENT SCDF CLIENT CRM - GED CONNAIS- SANCE Contrôle interne 1. Processus métier: - processus global (as is - to be - qualité - risques- indicateurs) - sous-processus (as is - to be - qualité - risques- indicateurs) 2. Processus d encadrement R.H. Organigramme Services de Staff PMO CONTRÔLE EXTERNE COMMUNICATION Services d encadrement HRM ICT SERVICE D ÉTUDES JURIDIQUES FORMATIONS GESTION DES CONNAISSANCES Services opérationnels SERVICES D ATTRIBUTION CONTACT CENTER GESTION DE L INFORMATION Outre l identification et le développement de la méthodologie de gestion des projets, le PMO assure également le suivi de tous les projets. Le service a pour cela des réunions mensuelles avec l administrateur général. Le service offre également un soutien méthodologique aux chefs de projet et est responsable du rapportage des réunions mensuelles du Comité de pilotage. Le Comité de pilotage met les moyens financiers à la disposition des différents projets et prend des décisions pour toutes les questions prioritaires qui ne dépendent pas de la compétence du chef de projet. Le Comité de pilotage évalue aussi si le service ou le produit fourni répond aux exigences imposées. Le PMO a mené au cours de l année 2011 diverses actions afin d augmenter la visibilité non seulement du service mais aussi des concepts de la gestion de projets. Ce service a ainsi fait périodiquement sur l intranet des publications relatives à la méthodologie, aux outils et modèles disponibles, ainsi qu au suivi des projets. En l occurrence, dans le programme MAENDELEO, le PMO a suivi particulièrement les projets de l axe CAPELO : avec le développement de CAPELO et du futur dossier de pension électronique, le cycle de vie du dossier de pension commence beaucoup plus tôt. GESTION DU CHANGEMENT (coaching, formation et cours, outils de partage et de collaboration) COMMUNICATION PROJET (communication formelle et informelle) GESTION DE PROJET (soutien méthodologique, suivi de projet) Il y aura donc logiquement davantage d activités de différents intervenants tout au long de ce cycle de vie (par ex. Sigedis, le service de gestion des données électroniques de carrière à propos de la régularisation de carrière, le Contact Center pour les demandes d informations, les services d attribution pour une estimation, etc.). Début du cycle de vie: 1ère déclaration DmfA(PPL) Intervenants Sigedis, Service de gestion des données électroniques de carrière, Contact Center, Services d attribution,... Début du cycle de vie: la demande de pension Cycle de vie d un dossier de pension papier Cycle de vie d un dossier de pension électronique
organisation/services de staff/pmo/page 19 PMO Project Management Office Organigramme Services de Staff PMO CONTRÔLE EXTERNE COMMUNICATION Services d encadrement HRM ICT SERVICE D ÉTUDES JURIDIQUES FORMATIONS GESTION DES CONNAISSANCES Services opérationnels SERVICES D ATTRIBUTION CONTACT CENTER GESTION DE L INFORMATION Par conséquent, dans ce cadre, les projets suivants ont été réalisés ou poursuivis au cours de l année 2011 : élaboration par le SdPSP des business rules sur la base desquelles l exactitude des données de carrière qui parviennent à l ASBL Sigedis peut être testé ; organisation du transfert des données brutes CAPELO (données de carrière, données ponctuelles et données historiques) de Sigedis vers le SdPSP ; création d une banque de données centrale des carrières pour le secteur public ; description des activités, des fonctions et instruments du nouveau service de gestion des données électroniques de carrière à mettre en œuvre pour le contrôle de conformité des données reçues et l analyse et la détection des anomalies ; impact de la création du service de gestion des données électroniques de carrière sur les services d attribution : vérification des droits à la pension, décision de pension, et communication 2 ème ligne ; GED/CRM:Poursuite du développement des outils nécessaires à la gestion électronique non seulement des documents (GED) mais aussi des relations clients (CRM); gestion de la connaissance : poursuite du développement d un WIKI orienté contrôle par l intégration des leçons apprises suite aux questions soulevées par les employeurs du secteur public quant à leurs obligations, dans le cadre de CAPELO, dans la fourniture des données de carrière. Le service PMO a apporté aussi une contribution concrète à la poursuite de la mise en place du système de contrôle interne du SdPSP. Le plan d action relatif au contrôle interne mis en œuvre en 2011 comporte 15 projets. Il comprend deux volets: 1. L amélioration de l environnement de contrôle (3 projets) 2. La mise en place d activités de contrôle (12 projets) Le service PMO a en outre été désigné chef de projet pour le projet suivant: L amélioration de la sécurité de l information et de la gestion de la continuité de service. Ce projet, d une durée initiale de deux ans, se poursuit en 2012.
organisation/services de staff/pmo/page 20 Organigramme Services de Staff PMO CONTRÔLE EXTERNE COMMUNICATION Services d encadrement HRM ICT SERVICE D ÉTUDES JURIDIQUES FORMATIONS GESTION DES CONNAISSANCES Services opérationnels SERVICES D ATTRIBUTION CONTACT CENTER GESTION DE L INFORMATION LE CONTRÔLE INTERNE C est l ensemble des actions entreprises par le Comité de direction, la hiérarchie et l ensemble du personnel en vue de fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs généraux suivants : 1. l efficacité 1 et l efficience 2 des activités opérationnelles ; 2. la fiabilité des ressources (informations, documents probants, savoir-faire, connaissances, biens, ) et leur protection contre les pertes, les mauvais usages et les dommages ; 3. la conformité aux lois et règlementations en vigueur. Dans cette signification, il est préférable de parler de maîtrise de l organisation, comme synonyme de contrôle interne. AINSI, LE CONTRÔLE INTERNE vise la maîtrise des risques (et non la vérification) : est-ce que notre organisation, le SdPSP, est sous contrôle? est un processus : C est un moyen d arriver à ses fins et non pas une fin en soi ; vise à procurer une assurance raisonnable (et non absolue) de la réalisation des objectifs : nul ne peut prédire l avenir avec une complète certitude. Tant à l extérieur qu à l intérieur de l organisation, il y a des risques sur lesquels nous n avons pas d influence et dont la survenance peut compromettre la réalisation des objectifs. En outre, le coût du contrôle interne ne doit pas dépasser le bénéfice qui en découle ; est l affaire de tout le monde : il est mis en œuvre par l ensemble des collaborateurs, à chaque niveau et dans toutes les fonctions ; 1 La réalisation des opérations 2 L optimisation des opérations est permanent : Le contrôle interne n est pas un événement isolé mais un ensemble d actions qui touchent à toutes les activités d une organisation. Ces actions sont présentes de manière continue dans toutes les opérations d une organisation ; est intégré et non superposé : Il ne s agit pas d ajouter des activités supplémentaires (ou un fardeau nécessaire), de nouvelles procédures de contrôle mais d intégrer ces procédures de contrôle aux activités opérationnelles existantes. Les mesures de contrôle interne font partie intégrale de la façon quotidienne de travailler. L ENVIRONNEMENT DE CONTRÔLE Il s agit du milieu dans lequel les personnes accomplissent leurs tâches et assument leurs responsabilités. Il englobe la culture et l esprit de l organisation. Il correspond, pour l essentiel, aux valeurs diffusées dans l entreprise. Au niveau de l organisation, le style de management des dirigeants et les règles comportementales comme le cadre déontologique ou le règlement de travail, par exemple, jouent un rôle essentiel. Les règles relatives à la structure de l organisation, la délégation de pouvoirs et de responsabilités, et les descriptions de fonctions notamment font également partie de l environnement de contrôle. Au niveau individuel, ce sont l intégrité, les valeurs éthiques, et les compétences professionnelles des collaborateurs qui le façonnent dans une large mesure. L environnement de contrôle est l élément de base indispensable à la création et au maintien d un système de contrôle interne efficace.
organisation/services de staff/pmo/page 21 Organigramme Services de Staff PMO CONTRÔLE EXTERNE COMMUNICATION Services d encadrement HRM ICT SERVICE D ÉTUDES JURIDIQUES FORMATIONS GESTION DES CONNAISSANCES Services opérationnels SERVICES D ATTRIBUTION CONTACT CENTER GESTION DE L INFORMATION LA MISE EN PLACE D ACTIVITÉS DE CONTRÔLE Le bon déroulement des opérations passe par la définition et l application effective de normes et procédures. (Des normes pour définir ce qui doit être fait, et des procédures pour réaliser ces objectifs). Il s agit de mesures nécessaires pour réduire les risques susceptibles d affecter la réalisation des objectifs. Ces activités de contrôle peuvent être orientées vers la prévention et/ou la détection, être manuelles ou automatisées (les mesures correctives constituent un complément nécessaire des activités de contrôle interne en vue de la réalisation des objectifs). Les contrôles préventifs peuvent consister notamment à réglementer les compétences, restreindre les accès au système par des mots de passe, etc. ; Les contrôles de détection sont, par exemple, des contrôles de conformité et de concordance. il convient cependant de veiller à ce que les activités de contrôle soient adéquates, sans - retarder par des processus inefficaces le déroulement des opérations ; - limiter par des procédures complexes l aptitude à résoudre les problèmes ; - empêcher la fourniture dans les délais des services demandés ; - générer des coûts qui excèdent l utilité procurée. Voir aussi annexe 1 (p. 78): Aperçu des projets contrôle interne au sein - Année 2011
organisation/services de staff/contrôle externe/page 22 Contrôle qui ne sont pas soumises à la Cour des comptes Organigramme Services de Staff PMO CONTRÔLE EXTERNE COMMUNICATION Services d encadrement HRM ICT SERVICE D ÉTUDES JURIDIQUES FORMATIONS GESTION DES CONNAISSANCES Services opérationnels SERVICES D ATTRIBUTION CONTACT CENTER GESTION DE L INFORMATION 1. Mission Contrôle exercé par la Cour des comptes Les pensions octroyées par le SdPSP pour l autorité fédérale, les Communautés et les Régions ne deviennent définitives qu après l approbation par la Cour des comptes. Cette Cour exerce une fonction de contrôle. La Cour des comptes est une institution qui : surveille toutes les dépenses de l Etat ; par conséquent, approuve la légalité et le taux octroyées dans le secteur public. Depuis le 1 er janvier 2007, les pensions de la SNCB Holding sont exclues qui sont soumises au visa de la Cour des comptes (A.R. du 28 décembre 2006 (M.B. du 29 décembre 2006 huitième édition)). Mission en ce qui concerne les pensions qui ne sont pas soumises à la Cour des comptes Pour les pensions des pouvoirs locaux (durant l année 2011, la structure ci-dessous est toujours d application : Pool 1 : le régime commun de pension des pouvoirs locaux (complet) Pool 2 : le régime des nouveaux affiliés auprès de l ONSSAPL (en grande partie) Pool 4 : les conventions directes et indirectes avec des régimes de pension locaux en gestion propre pour lesquelles le SdPSP est compétent et pour lesquelles il n y a pas de contrôle externe de la Cour des comptes. Le SdPSP accomplit une mission de contrôle qui peut être comparée à celle exercée par la Cour des comptes. Cette mission porte sur les pensions de retraite et de survie qui sont gérées par le SdPSP et sont à charge de l ONSSAPL, ainsi qu aux pensions de retraite et de survie gérées par le SdPSP, en application d une convention. Selon le cas, cette convention a trait aux membres du personnel de l administration communale ou du CPAS ou encore aux mandataires (bourgmestre, échevins,...). La mission est étendue à une mission de contrôle externe concernant les pensions de retraite et de survie qui ne sont pas gérées par le SdPSP, mais par une institution de prévoyance (Ethias).Il s agit accordées aux anciens membres du personnel et ayants droit de certains pouvoirs locaux relevant du régime des nouveaux affiliés à l ONSSAPL (Pool 2). Selon le choix de l employeur, le SdPSP ou une institution de prévoyance est chargée du calcul, tandis que l ONSSAPL assure le financement. Au cas où l employeur choisit une institution de prévoyance, cette dernière est alors chargée soit du calcul et du paiement, soit uniquement de leur paiement. Si l employeur ne choisit pas le SdPSP, celui-ci exerce une fonction de contrôle externe.
organisation/services de staff/contrôle externe/page 23 Contrôle qui ne sont pas soumises à la Cour des comptes Organigramme Services de Staff PMO CONTRÔLE EXTERNE COMMUNICATION Services d encadrement HRM ICT SERVICE D ÉTUDES JURIDIQUES FORMATIONS GESTION DES CONNAISSANCES Services opérationnels SERVICES D ATTRIBUTION CONTACT CENTER GESTION DE L INFORMATION exerce sa fonction de contrôle externe : sur les pensions provinciales des Provinces de Hainaut, de Liège et de Namur ; sur les pensions des intercommunales, villes, communes et CPAS mentionnés ci-dessous (classés par Région) : en Région flamande : les villes et CPAS d Alost, d Anvers, de Gand, de Renaix et de Turnhout ; en Région de Bruxelles-capitale : la commune d Anderlecht, ainsi que les communes et CPAS d Etterbeek, d Evere et de Forest ; en Région wallonne : la ville et le CPAS de Liège, ainsi que l Association liégeoise du Gaz, le Centre Funéraire de Liège, le Centre Hospitalier régional de Huy, pour lesquels Ethias intervient comme institution de prévoyance. Cette mission externe est également étendue aux pensions gérées et payées par la SNCB Holding à charge du Trésor public, à la suite de la reprise (à partir du 1 er janvier 2007) des obligations de pensions de la S.N.C.B. Holding, précédemment autonome, par le Trésor Public (A.R. du 28 décembre 2005 (M.B. du 30 décembre seconde édition ; erratum M.B. du 20 février 2006 seconde édition)). Les tâches complémentaires suivantes découlent de cette mission externe : tendre, dans le cadre du contrôle effectué, à un bon flux d informations entre le SdPSP d une part et Ethias et la SNCB Holding, d autre part ; signaler les problèmes dans l application de la législation en matière de pensions par Ethias et la SNCB Holding ; signaler les divergences d interprétation et d application en ce qui concerne la législation en matière de pensions entre les deux rôles linguistiques au sein, Ethias et la SNCB Holding ; proposer des solutions pour les problèmes signalés. Le récent élargissement des compétences, en ce qui concerne les pensions du secteur public octroyées par Ethias et la SNCB Holding, oblige de plus en plus la cellule à travailler sous forme de coups de sonde. Si, dans un avenir proche, encore davantage de conventions sont conclues, si de nouvelles adhésions sont effectuées aux systèmes des Pools et/ou si de nouvelles tâches de contrôle sont transférées, la cellule de contrôle externe au sein devra être élargie. Dans l exercice des fonctions de contrôle précitées, les moyens de communication modernes en matière de courrier électronique sont de plus en plus utilisés entre services.
organisation/services de staff/contrôle externe/page 24 Contrôle qui ne sont pas soumises à la Cour des comptes 2. Statistiques Organigramme Services de Staff PMO CONTRÔLE EXTERNE COMMUNICATION Services d encadrement HRM ICT SERVICE D ÉTUDES JURIDIQUES FORMATIONS GESTION DES CONNAISSANCES Services opérationnels SERVICES D ATTRIBUTION CONTACT CENTER GESTION DE L INFORMATION En ce qui concerne l exercice 2011 et à propos des dossiers de pension traités par le SdPSP, il y a lieu de préciser que le contrôle s effectue désormais sur la base d une sélection informatique. APPROBATIONS OBSERVATIONS NL FR NL FR pensions de retraite 969 1.116 26 50 pensions de survie 422 255 8 49 En ce qui concerne la SNCB Holding : APPROBATIONS OBSERVATIONS NL FR NL FR pensions de retraite 139 133 10 9 pensions de survie 15 51 2 0 En ce qui concerne les dossiers Ethias (transmis par Ethias) : APPROBATIONS OBSERVATIONS NL FR NL FR pensions de retraite 29 2 10 3 pensions de survie 6 0 1 1 En ce qui concerne les pensions provinciales payées par Ethias (Provinces de Hainaut, de Namur et de Liège) : APPROBATIONS OBSERVATIONS FR FR pensions de retraite 13 7 pensions de survie 2 3
organisation/services de staff/communication/page 25 Communication avec le citoyen 1. Pointpensions Organigramme Services de Staff PMO CONTRÔLE EXTERNE COMMUNICATION Services d encadrement HRM ICT SERVICE D ÉTUDES JURIDIQUES FORMATIONS GESTION DES CONNAISSANCES Services opérationnels SERVICES D ATTRIBUTION CONTACT CENTER GESTION DE L INFORMATION Les 22 Pointpensions (2 à Bruxelles - F et N ; 10 en Flandre et 10 en Wallonie désireux d obtenir une aide pour traiter leur dossier, compléter des documents, estimer le montant de leur future(s) pension(s), obtenir des in- dont un germanophone) ont permis de recevoir en 2011 15.732 visiteurs (90 germanophones, 6.828 néerlandophones et 8.814 francophones) formations sur leur(s) pension(s), poser des questions pour préparer leur retraite. Au-delà des questions habituelles posées par nos visiteurs aux Turnhout Ostende Bruges Anvers Saint-Nicolas Gand Hasselt Louvain Grammont Courtrai Bruxelles Wavre Liège Tournai Mons Namur Charleroi Marche-en-Famenne Pointpensions, ce contact direct permet de sensibiliser nos futurs pensionnés aux grands changements à venir, aux projets en cours. Eupen Malmedy Répartition géographique des Pointpensions Libramont Arlon
organisation/services de staff/communication/page 26 Communication avec le citoyen Organigramme Services de Staff PMO CONTRÔLE EXTERNE COMMUNICATION Services d encadrement HRM ICT SERVICE D ÉTUDES JURIDIQUES FORMATIONS GESTION DES CONNAISSANCES Services opérationnels SERVICES D ATTRIBUTION CONTACT CENTER GESTION DE L INFORMATION 2. Publications Les diverses publications telles que les quatre brochures (pensions de retraite, pensions de survie, cumul, interruptions de carrière/absences), les flyers sur les Pointpensions sont bien évidemment tenues à jour afin d informer au mieux notre public cible. Le tableau ci-après nous donne un aperçu de la ventilation des brochures distribuées. STATISTIQUES SELON LE TITRE ET LE RÔLE LINGUISTIQUE BROCHURES NL FR DE TOTAL Retraite 6.820 5.724 120 12.664 Survie 5.529 2.055 120 7.704 Cumul 4.890 1.858 120 6.868 Interruption de carrière 7.189 2.713 120 10.022 TOTAL 24.428 12.350 480 37.258 STATISTIQUES SELON LE DEMANDEUR DEMANDEUR NOMBRE Services opérationnels 1.016 Salons 2.435 Pointpensions 4.441 Particuliers 3.290 Sessions d info/workshops 13.935 Services publics 12.141 TOTAL 37.258 3. Salons En 2011, le SdPSP a participé à cinq salons spécifiquement destinés à un public de plus de 50 ans : à Bruxelles (Zénith), Marche-en-Famenne (Salon des Mandataires), Genk (Actief50), Liège (Papi On) et Couillet (Hainaut Seniors). La rencontre directe dans un environnement informel permet, outre les questions et réponses habituelles, d introduire auprès de nos futurs clients la notion de dossier électronique de pension. NOMBRE DE VISITEURS PAR SALON Zenith (Bruxelles) 308 Papi On (Liège) 142 Actief50 (Genk) 102 Salon des Mandataires (Marche-en-Famenne) 84 Hainaut Seniors (Couillet) 45 TOTAL 681
organisation/services de staff/communication/page 27 Communication avec le citoyen Organigramme Services de Staff PMO CONTRÔLE EXTERNE COMMUNICATION Services d encadrement HRM ICT SERVICE D ÉTUDES JURIDIQUES FORMATIONS GESTION DES CONNAISSANCES Services opérationnels SERVICES D ATTRIBUTION CONTACT CENTER GESTION DE L INFORMATION 4. Site internet Le site internet est en continuel développement afin de renseigner au plus vite, et au mieux, les (futurs) pensionnés, les administrations et les employeurs. C est de loin l instrument le plus proactif et le plus rapidement adaptable. Outre les messages de communication générale habituelle, le site internet est constamment adapté en tenant compte de l évolution du projet. C est aussi, par cette voie privilégiée que l on peut faire connaître, aux différentes administrations (ou acteurs dans le domaine du secteur public tels que les secrétariats sociaux) les dates et surtout le contenu des sessions d information dispensées en nos locaux. Le nombre d inscriptions et la vitesse à laquelle les diverses sessions ont été remplies prouvent la pertinence et l apport communicationnel de l outil internet. Les statistiques : peuvent être consultées en ligne. Après avoir choisi l année de référence, on trouve différentes statistiques ainsi qu un Dashboard reprenant les dépenses annuelles brutes et le nombre de pensions (réparties par province, région, âge de prise de cours, motif de la mise à la retraite, etc.) De nombreux liens renvoient vers d autres sites tels ceux de l ONP, l INASTI, le SCDF, le portail de Sécurité sociale et bien entendu le site de. En 2011, le SdPSP a collaboré à l élaboration d une nouvelle application pratique : «Coming2Belgium» sur le Portail de Sécurité sociale. Ce nouvel outil concerne les personnes venant en Belgique pour y habiter, travailler ou étudier pour une longue période ou les belges qui reviennent au pays après avoir résidé longtemps à l étranger. Pour plus d informations, consultez : www.coming2belgium.be. 5. Emissions à la radio Chaque année, diverses chaînes de radio organisent des émissions spéciales «pensions». Toujours dans le but de toucher le plus grand nombre et de répondre à l attente en matière d informations sur les pensions, le service communication participe activement aux journées radiophoniques. En 2011, le SdPSP a participé à des journées «pensions» sur les ondes de Radio2, Bel RTL et Vivacité. Lors de l émission radio Bel-RTL/ Opération SOS-Pensions du 8 novembre 2011, organisée en collaboration avec les trois institutions de pensions (INASTI, ONP et SdPSP), les auditeurs ont pu poser leurs questions aux spécialistes des trois régimes de pensions. 92 appels téléphoniques étaient destinés au SdPSP.