Dématérialisation AB Dématérialiser un dossier budgétaire (Ambre 4.03.00/ Mauve 4.03.00) Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 1
A. INTRODUCTION 3 B. DEMATERIALISATION D UN DOSSIER BUDGETAIRE 4 1. Création de la délibération 4 2. Mise en œuvre 5 3. Fenêtre de dématérialisation 7 a. Information et mise en œuvre 7 b. Résultat de la dématérialisation 12 4. Transmission en préfecture 16 5. Transmission à la trésorerie 18 Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 2
A. INTRODUCTION Ambre permet de dématérialiser les : - budgets primitifs, - budgets supplémentaires, - décisions modificatives, - comptes administratifs, selon un format compatible avec le projet «Actes budgétaires» pour les budgets relevant des nomenclatures : - M14, - M4x, - M52. Le processus a été conçu afin de gérer la totalité des étapes relatives à la dématérialisation notamment en pilotant les composants fournis par TotEM. Les données dématérialisées sont les lignes budgétaires ainsi que l ensemble des annexes pouvant être transmises. Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 3
B. DEMATERIALISATION D UN DOSSIER BUDGETAIRE 1. Création de la délibération La saisie de la délibération relative au dossier budgétaire est un pré requis indispensable à la dématérialisation de celui-ci. En effet, la transmission au sein du flux dématérialisé des élus présents s appuie sur la saisie de leur nom au sein de la délibération : Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 4
2. Mise en œuvre Dès lors qu une collectivité a été paramétrée comme dématérialisable et que les propositions ont été transférées en vote : il vous est possible de dématérialiser un budget via l écran d édition de la maquette officielle du budget en cliquant sur le bouton Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 5
Remarque : Tout comme pour l impression papier, pour laquelle vous pouvez choisir les états à traiter en les cochant : la dématérialisation tient compte des états cochés pour ne dématérialiser que les données relatives à ceux-ci. ATTENTION : Chaque flux transmis en préfecture doit être COMPLET. Pour se faire, il convient d avoir coché l ensemble des états avant dématérialisation. Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 6
3. Fenêtre de dématérialisation Le processus dématérialisation se déroule selon deux étapes : - Une première étape qui permet de : Prendre connaissance de la chronologie du processus ainsi que d une éventuelle précédente dématérialisation du dossier budgétaire (avec possibilité de consulter la maquette rematérialisée lors de cette précédente dématérialisation), Changer le répertoire de stockage des flux, Mettre en œuvre une nouvelle dématérialisation du dossier budgétaire, - Une seconde étape qui permet de : De connaître le résultat de la dématérialisation en consultant le compte rendu ainsi que le journal de dématérialisation, De consulter la maquette si elle a été rematérialisée, De forcer le scellement du flux si nécessaire. a. Information et mise en œuvre Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 7
Chronologie du processus de dématérialisation Ce paragraphe vous rappelle la chronologie selon laquelle la dématérialisation des actes budgétaires se déroule. Précédente dématérialisation Si le dossier budgétaire a déjà fait l objet d une précédente dématérialisation, vous pouvez : Savoir la date et l heure de celle-ci : Connaître le résultat de cette précédente dématérialisation, les différents cas de figures possibles sont les suivants : «Ce dossier budgétaire n a pas encore fait l objet d une dématérialisation», «Flux budgétaire non généré du fait de la présence d anomalies structurelles», «Flux budgétaire généré avec présence d anomalies métier (non scellé)», «Flux budgétaire généré avec présence d anomalies métier (scellement effectué par l utilisateur)», «Flux budgétaire généré sans erreurs (scellé automatiquement)». Consulter la maquette précédemment générée en cliquant sur le bouton Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 8
Sélection du répertoire de stockage des flux Vous permet de modifier aisément le répertoire de stockage des flux (sans avoir à passer par l écran de paramétrage de la dématérialisation). Pour se faire, vous pouvez saisir le répertoire ou bien le sélectionner via le bouton Afin de parer à tout problème, l application contrôle toujours l existence du répertoire saisi ou sélectionné. Mise en œuvre Pour procéder à la dématérialisation du dossier budgétaire, il vous suffit de cliquer sur le bouton Une barre de progression apparaît afin de vous permettre de suivre le processus : Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 9
Les étapes en sont les suivantes : (1) Contrôle et mise à jour éventuelle de chaque composant de TotEM (dsc.jar et print-comp.jar) Cette étape contrôle que les composants de TotEM (présents sur le poste) sont bien à jour. Si tel n est pas le cas, la mise à jour est automatiquement effectuée, puis l utilisateur est informé de son succès. (2) Création du flux budgétaire Cette étape consiste en la collecte des informations nécessaires à la dématérialisation du dossier budgétaire et génère un flux dématérialisé (sous la forme d un fichier au format XML). Elle recense les anomalies structurelles La présence de toute anomalie structurelle empêche la dématérialisation du budget (et donc la rematérialisation de la maquette). La correction des anomalies structurelles est indispensable pour aller plus loin dans le processus. (3) Contrôle du flux budgétaire généré Cette étape n est acessible que si la création du flux n a recensé aucune anomalie structurelle. Elle permet de : o Valider le contexte métier (via plusieurs contrôles opérés par les composants de TotEM) afin de qualifier la qualité des données dématérialisées, o Recenser les anomalies métier présentes au sein du flux budgétaire généré. (4) Rematérialisation de la maquette Cette étape rematérialise la maquette (sous la forme d un fichier Acrobat Reader PDF) correspondant au dossier budgétaire dématérialisé. Si des anomalies métier ont été recensées, la maquette comportera, en début de document, le rapport d analyse du contrôle. Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 10
(5) Scellement du flux Le scellement est une action qui permet à un ordonnateur d'indiquer qu'il ne fera plus de modification du flux avant son transfert en préfecture ou à la DGFiP. C'est une empreinte qui permet simplement de savoir si le flux a été altéré pendant son transfert. Le scellement n'est pas une signature électronique, et n'a pas valeur probante. Pour pouvoir être pris en compte par la préfecture : tout flux doit avoir été scellé préablablement à son transfert. Si aucune anomalie (structurelle ou métier) n a été recensée : le scellement est réalisé automatiquement. S il y a présence d anomalies métier (mais absence d anomalies structurelles) : vous pourrez tout de même «forcer» le scellement du flux budgétaire. Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 11
b. Résultat de la dématérialisation En fin de traitement, un message vous informe du résultat, trois cas de figures sont possibles : Puis, vous pouvez consulter le résultat : Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 12
Compte rendu Le compte rendu vous informe du résultat global : Trois cas de figures sont possibles : - «La dématérialisation n'a recensé aucune anomalie : le flux budgétaire a été généré et scellé automatiquement.» - «La dématérialisation a recensé des anomalies métier : le flux budgétaire généré n'a donc pu être scellé automatiquement.» Nous vous invitons à prendre connaissance du journal de dématérialisation listant les erreurs métier recensées. Il vous est tout de même possible de sceller le flux en l'état : une liste d'anomalies figurera alors en début de maquette. - «La dématérialisation a recensé des anomalies structurelles : le flux budgétaire dématérialisé n'a donc pu être généré.» Nous vous invitons à prendre connaissance du journal de dématérialisation listant les anomalies structurelles recensées afin d'apporter les corrections / modifications nécessaires. Une fois ces anomalies traitées : vous pourrez relancer le processus de dématérialisation. Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 13
Journal de dématérialisation Le journal vous permet de consulter les : o anomalies : structurelles, métier majeures et/ou mineures, o avertissements recensés lors du processus de dématérialisation. Sous le journal, les nombres d anomalies (structurelles et métier) et d avertissements : Il vous est possible de ne pas afficher les avertissements en décochant Vous pouvez : o consulter la maquette rematérialisée en cliquant sur le bouton o exporter le journal de dématérialisation en cliquant sur le bouton : Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 14
Forçage du scellement Dans le cas où la dématérialisation a recensé des anomalies métier : il sera possible que certaines ne puissent être corrigées. Comme par exemple : lors de la présence (au sein du flux) d articles non réglementaires associés à des montants pour mémoire. Afin de transmettre le flux budgétaire dématérialisé en préfecture, vous devrez alors pouvoir «forcer» son scellement en cliquant sur le bouton Le logiciel demande alors confirmation : Enfin, l utilisateur est informé à l issue du scellement : Le compte rendu sera alors modifié pour afficher : «La dématérialisation a recensé des anomalies métier, cependant le scellement a été effectué par l'utilisateur.» Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 15
4. Transmission en préfecture Une fois votre dossier budgétaire dématérialisé et scellé, il convient de transmettre le flux à la préfecture. Le fichier à transmettre que vous devrez alors envoyer se trouvera au sein du répertoire de stockage préalablement paramétré. Dans ce répertoire, vous trouverez autant de sous dossiers que de collectivités qui auront été dématérialisées : Chaque sous dossier porte le nom suivant : «Col_<identifiant de la collectivité>» et contient l ensemble des fichiers générés. Dans l exemple donné ci-dessus, il s agit du dossier Col_1 (qui correspond à la collectivité d identifiant 1) au sein duquel on trouve les fichiers relatifs à la dématérialisation du budget primitif 2015 de la «COMMUNE». Le fichier à transmettre à la préfecture sera celui dont le nom se termine par «-scellé.xml». Dans le cas présent, il s agira du fichier Pour accéder facilement au fichier à transmettre, il vous suffit de cliquer sur le bouton : l application ouvrira alors l explorateur Windows avec le fichier à transmettre sélectionné. Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 16
RAPPEL IMPORTANT : Chaque flux transmis en préfecture doit être COMPLET (ce qui implique d avoir coché l ensemble des états avant dématérialisation au sein de l écran d édition du budget. La maquette rematérialisée, correspondant, quant à elle, au fichier dont PDF (dans le présent exemple, il s agit du fichier ). Pour connaître les modalités du transfert de votre flux budgétaire en Préfecture, nous vous invitons à : o o Prendre connaissance de la rubrique «Faq» du portail ACTES BUDGETAIRES, Contacter votre Préfecture. Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 17
5. Transmission à la trésorerie Pour transmettre le flux budgétaire dématérialisé à la trésorerie, nous vous invitons à prendre connaissance de la fiche pratique «PES V2 CYCLE D UN FICHIER XML» (accessible également dans Corail par le menu : «?» + «Fiches pratiques» + «PES Cycle d un flux») : o Le paragraphe «F. CREATION D UN FICHIER PES PJ BUDGETAIRE» relatif à la génération du flux PES de transmission du flux ACTE BUDGETAIRE Il est à noter que les flux «PES PJ BUDGETAIRE» ne doivent pas être signés o Le paragraphe «H. TRANSMISSION DU FICHIER PES» traite pour sa part de la transmission du flux PES à votre trésorerie Remarque : Il reste également toujours possible de transmettre vos budgets à votre trésorerie via un fichier INDIGO BUDGET. Dématérialisation des actes budgétaires Dématérialiser un dossier budgétaire Page 18