Procédure «public» si montant supérieur à 207.000 4.Publicité 1. Définition de la Déterminer l objet : travaux? fournitures? services? Déterminer le/les type(s) de fourniture (ex. papier) ou de services (ex. nettoyage, location d extincteurs, assurances ) Déterminer la valeur estimée du (d une durée en principe d un an, mais reconductions possibles : valeur du = reconductions comprises). 4.Publicité 2. Choix du Liberté de choix de recourir à l adjudication ou à l appel d. APPEL D OFFRES : Caractéristiques : Choix de sur la base de critères d attribution. Choisir le soumissionnaire dont l offre, régulière, est la plus intéressante au regard des critères d attribution. Avantages : Meilleur rapport Qualité/prix. Inconvénients : Difficulté de détermination et d évaluation des critères d attribution. Pas de décision motivée de recours à l appel d. 06-01-2014 Bureau Diocésain de Liège ASBL 1
Procédure «public» si montant supérieur à 207.000 4.Publicité 3. Rédaction des documents du (avis de /cahier spécial des charges) Détermination de la procédure d attribution (forme et contenu de l offre, délai, autorisation ou non des variantes, division en lots, etc.) ; Détermination des critères de sélection (dans l avis de ou dans le cahier spécial des charges en fonction du moment choisi pour la sélection (procédure restreinte) ; Détermination des critères d attribution. Fixer leur pondération et les sous-critères éventuels dans le cahier spécial des charges. Si pondération non fixée : les classer par ordre décroissant d importance (même si en théorie pas obligatoire en procédure négociée sans publicité) ; Détermination des documents qui doivent être joints sous peine de nullité ; Détermination des exigences «techniques» ; Prévoir des dérogations au Cahier Général des Charges dans le Cahier Spécial des Charges en raison des spécificités du d assurances (Art. 9, AR du 14 janvier 2013). Il est souvent constitué de cinq parties: 1) une série d articles réglant l attribution; 2) une partie sur les règles d exécution; 3) une description des aspects techniques du ; 4) un modèle de formulaire d offre, et si nécessaire 5) une ou plusieurs annexes (plans ou autres) qui fournissent aux candidats les informations nécessaires pour pouvoir déposer une offre. 06-01-2014 Bureau Diocésain de Liège ASBL 2
Procédure «public» si montant supérieur à 207.000 4. Publicité/ Publicité Déterminer quand, où et comment publier l avis de. L avis de a pour but d informer les entreprises qui souhaitent soumissionner de l existence du et des conditions fixées. Publicité belge (Bulletin des adjudications) ou publicité européenne (Journal officiel de l Union européenne)? En fonction du montant et de l objet du Pour les services d assurances : < 207.000 EUR (HTVA) Bulletin des adjudications = ou > à 207.000 EUR (HTVA) Journal officiel de l Union européenne + Bulletin des adjudications Possibilité de publier un avis rectificatif si modification ou correction à apporter à l avis de. 06-01-2014 Bureau Diocésain de Liège ASBL 3
Procédure «public» si montant supérieur à 207.000 5. Réception et ouverture Un soumissionnaire ne peut déposer qu une offre. S il dépose deux, elles sont toutes deux nulles. Offre à déposer selon les modalités prévues au cahier spécial des charges. Souvent, remise sous la forme d une double enveloppe en mentionnant sur la première qu il s agit d une offre pour un public, et sur la deuxième les données relatives au mis en concurrence pour garantir la confidentialité et pour éviter que l offre ne soit ouverte par inadvertance avant la séance lors de laquelle toutes les sont ouvertes en même temps. Déroulement de la séance : Chaque offre doit parvenir au président de la séance au plus tard avant qu il ne déclare la séance ouverte. Le président ouvre en même temps les enveloppes et il proclame l identité des soumissionnaires. Le président ou un assesseur paraphe tous les documents, page par page. Attention aux tardives : la remise tardive donne lieu à la non-acceptation de l offre concernée. Si le retard fait suite à une erreur du pouvoir adjudicateur lui-même, une séance d ouverture supplémentaire est organisée afin d ouvrir l offre tardive, à laquelle les soumissionnaires peuvent assister. Rédaction d un procès-verbal d ouverture des. Correction des Corriger les erreurs dans les opérations arithmétiques et les autres erreurs purement matérielles entachant les, mais sans engager sa responsabilité si certaines ne sont pas découvertes. Par erreur purement matérielle, on vise notamment les erreurs de plume (interversion de prix unitaire / prix total, etc.). 06-01-2014 Bureau Diocésain de Liège ASBL 4
Procédure «public» si montant supérieur à 207.000 6. Sélection Si procédure restreinte, a lieu avant l envoi du cahier spécial des charges. Le P. A. vérifie la capacité du soumissionnaire à exécuter le au moyen des documents remis par celui-ci dans son offre. 1. Il vérifie si le soumissionnaire ne se trouve pas dans une des causes d exclusions prévues par le cahier spécial des charges : condamnation, faillite, etc. 2. Sur la base des critères de sélection qu il a listés dans le cahier spécial des charges, il vérifie la capacité technique et financière et économique du soumissionnaire. Capacité technique : Références de s antérieurs, composition de l équipe qui exécutera le, description de l équipement technique, etc. Capacité financière : Déclaration concernant le chiffre d affaire, Déclarations bancaires appropriées, Bilans, etc. Risque de non sélection si les documents probants ne sont pas joints à l offre. Décision motivée de sélection distincte si procédure restreinte. Décision relative à la sélection dans la décision motivée d attribution si procédure ouverte. 06-01-2014 Bureau Diocésain de Liège ASBL 5
Procédure «public» si montant supérieur à 207.000 7. Examen de la régularité des Plusieurs hypothèses à distinguer : Dans certains cas, l administration adjudicatrice doit refuser l offre (nullité absolue). C est le cas par exemple : lorsque l offre n a pas été signée ou que l on a raturé des prix sans apposer sa signature; lorsque le soumissionnaire modifie les délais d exécution; lorsque le soumissionnaire apporte des modifications à des spécifications techniques. Si, par exemple, l un des soumissionnaires substitue la pose de châssis en bois à la pose de châssis en pvc, les déposées ne seront plus comparables (sans préjudice de ce qui a été dit au sujet des variantes). Dans certains cas, le pouvoir adjudicateur peut refuser une offre (nullité relative) : lorsque la soumission n est pas totalement conforme au formulaire d offre. En cas d omission d un document non prescrit à peine de nullité. Procéder à l examen des prix anormaux : vérifier si le prix offert permet d exécuter les obligations résultant du cahier spécial des charges. Possibilité d écarter une offre en raison du caractère apparemment anormalement élevé ou anormalement bas des prix unitaires ou globaux proposés. Mais : avant d écarter l offre, inviter le soumissionnaire, par lettre recommandée, à fournir les justifications nécessaires dans un délai de douze jours de calendrier. Examen des justifications : Si justifications non fournies ou pas satisfaisantes -> l offre doit être écartée. Négociations : Négociations interdites. 06-01-2014 Bureau Diocésain de Liège ASBL 6
Procédure «public» si montant supérieur à 207.000 8. Choix de Coter les au regard des critères d attribution, les classer et désigner le mieux-disant. Rapport d examen des avec cotation + éléments d explication des cotations obtenues. Rédiger une décision motivée d attribution : la décision d attribution est souvent motivée par référence au rapport d examen. Si celui-ci ne contient que des cotes sans éléments explicatifs, la motivation n est pas suffisante car le soumissionnaire doit pouvoir comprendre pourquoi il a obtenu cette cotation. Mais : pas tenu d attribuer un (Art 35 L. 15 juin 2006). Possibilité de renoncer à l attribution, moyennant décision motivée de renoncer. Communication/information Informations à fournir : Aux candidats non sélectionnés : les motifs de leur non-sélection, extraits de la décision motivée d attribution ; Aux soumissionnaires dont l offre a été jugée irrégulière : les motifs de leur éviction, extraits de la décision motivée d attribution ; Aux soumissionnaires dont l offre n a pas été choisie et au soumissionnaire retenu : la décision motivée d attribution ; Aux soumissionnaires : la décision de renonciation à passer le. Pour les s au-dessus des seuils européens : Moyen de communication de ces informations : communiquer les éléments décrits ci-dessus par télécopieur, courrier électronique ou autre moyen électronique et ce, le même jour par lettre recommandée. 06-01-2014 Bureau Diocésain de Liège ASBL 7
Procédure «public» si montant supérieur à 207.000 Conclusion du par la notification de la décision d attribution. Si montant du au-dessus des seuils européen : délai d attente : interdiction de conclure le sans avoir accordé aux candidats concernés ou soumissionnaires un délai de quinze jours à compter du lendemain du jour de l envoi de la décision motivée d attribution. 06-01-2014 Bureau Diocésain de Liège ASBL 8