PREAMBULE F ACTO est un logiciel simple et ergonomique permettant l établissement de devis, de facture pro format, de facture ou d avoir. Nous vous demandons d accorder quelques instants d attention à la lecture des recommandations générales qui suivent ; celles-ci sont indispensables à une bonne utilisation du logiciel et nous dégagerons toute responsabilité dans le cas où elles n auraient pas été respectées. Recommandations générales : Lors de la création d une facture d avoir, il ne faut pas oublier de saisir le symbole - dans la colonne quantité et non pas dans la colonne montant. Pour réaliser une intégration correcte, il est important lors de la saisie de la facture d alimenter les codes produits pour chaque ligne comportant un montant. Merci par avance de votre attention et bonne utilisation de FACTO. 1
2
SOMMAIRE Sommaire... p 3 Créer un nouveau dossier... p 4 Dupliquer un dossier... p 5 Paramétrer un dossier... p 6 Les Codes Règlements... p 6 Les taux de TVA... p 7 Les Devises... p 8 Le Type de facturation... p 9 Les paramètres généraux de la Société... p 10 Clients et produits... p 11 Enregistrer les clients dans la facturation... p 11 Enregistrer les produits dans la facturation... p 12 Facturation... p 13 Saisir une facture... p 13 Visualiser une facture... p 15 Intégrer une facture... p 16 Autres éditions... p 17 Rééditer une facture... p 17 Editer la liste des clients... p 18 Editer la liste des produits... p 18 Editer le journal des ventes... p 19 Autres outils... p 20 Sauvegarder ou restaurer les fichiers de la facturation... p 20 Supprimer une intégration... p 21 Epuration des factures (suppression)... p 21 Maintenance... p 22 Réindexer les fichiers de base... p 22 Réindexer les fichiers du dossier... p 22 Mise à jour de LOUMA... p 22 Changement d utilisateur... p 22 3
CREER UN NOUVEAU DOSSIER Dans la boite de dialogue «Facturation» cliquer sur DOSSIER puis sur. Coordonnées Société indiquer le N Société, Nom, Adresse, Code Postal, Ville, Téléphone, Fax, N Siret, TVA CEE, Compte Comptable. Messages Facture Paramètres indiquer les messages devant figurer sur la facture indiquer les paramètres concernant la comptabilité, la chronologie des factures et l affichage. Cliquer sur. Pour ouvrir une Nouvelle Société, on peut également cliquer sur Fichier Nouvelle Société. 4
DUPLIQUER UN DOSSIER Dossier à dupliquer. Dossier dans lequel on veut dupliquer. Choix du contenu de la duplication. Lancer la duplication. Sortir de l application. 5
PARAMETRER UN DOSSIER Les Codes Règlements Faites un double-clique sur le code règlement pour le modifier. Créer un nouveau Code Règlement. Supprimer un Code Règlement. Quitter l application. 6
Les taux de TVA Créer un nouveau taux de TVA. Valider un nouveau taux de TVA. Supprimer un taux de TVA. Quitter l application. 7
Les Devises Enregistrer une nouvelle Devise. Après avoir entré la Devise, cliquer sur Valider pour l enregistrer ou sur Annuler pour accéder à la suppression d une devise. Quitter l application. 8
Le Type de Facturation Passer d une ligne à une autre. Créer un nouveau Type de facturation. Supprimer un Type de facturation. Quitter l application. 9
Les paramètres généraux de la Société Les paramètres à établir sont demandés lors de la création de la Nouvelle Société. Toutefois, ils peuvent être modifiés. Entrer les nouvelles données, puis valider. 10
CLIENTS ET PRODUITS Enregistrer les clients dans la facturation Enregistrer les coordonnées du nouveau client puis cliquer sur Ne pas oublier de mettre un N Comptable. En cliquant sur fiche client., vous aurez la possibilité de modifier, d ajouter ou de supprimer une 11
Enregistrer les produits dans la facturation Enregistrer les coordonnées du nouveau produit puis cliquer sur. En cliquant sur fiche produit., vous aurez la possibilité d'ajouter, de supprimer ou de modifier une 12
FACTURATION Saisir une facture 13
Le Nom Client et la Date de la facture s affichent automatiquement. Pour modifier la forme de la Facture, le Type et la Devise cliquer sur. Dans le détail de la facture, double cliquer dans la colonne afin d afficher la table des produits. Sélectionner le produit à facturer par son code ou son libellé, puis. La désignation, le montant et la TVA s afficheront automatiquement dans le détail. La quantité devra être enregistré manuellement. Pour valider les informations et passer d une colonne à une autre, appuyer sur la touche Entrée du clavier. Si un acompte a été versé sur la facture, indiquer son montant dans la cartouche correspondant au bas du détail, de même, indiquer dans Remise, le montant accordé sur l ensemble de la facture. Le calcul se fera automatiquement. Après avoir rempli le détail et les références devant figurer sur la facture, cliquer sur. Le numéro de chronologie s affichera automatiquement. Cliquer une deuxième fois sur pour enregistrer la facture et l imprimer. 14
Indiquer le nombre d impression de la facture à effectuer. Indiquer le type de sortie de l impression (Ecran ou Imprimante). Emplacement sur la facture (droite ou gauche, haute ou basse en cliquant sur ). Mentions à faire figurer sur le haut de la facture. Choisir le type d affichage du total de la facture. Choisir le type d affichage des colonnes dans la facture. Choisir le message à faire figurer au bas de la facture (Message enregistré dans les paramètres de la société). Choisir le type d affichage des montants de la facture. Lancer l impression. Visualiser une facture Pour visualiser une facture existante, cliquer sur. Sélectionner la facture par son numéro, son code client ou sa date de création, vous aurez la possibilité de la modifier, de l éditer ou de la supprimer. 15
Intégrer une facture Attention : l intégration des factures dans le journal des ventes s effectue période par période. Indiquer les dates de début et de fin de période d intégration, choisir le type d intégration puis cliquer sur pour lancer l intégration. Pour intégrer certaines factures individuellement, indiquer les dates de début et de fin de période d intégration, cliquer sur. Sélectionner les factures à intégrer en double cliquant dessus, puis cliquer sur l intégration. pour lancer Attention : ne pas oublier de valider l intégration de la facturation dans la comptabilité. 16
AUTRES EDITIONS Rééditer une Facture Pour éditer les factures par numéro, indiquer les tranches de numéros à imprimer puis cliquer sur. Pour éditer les factures en sélection individualisée, cliquer sur. Sélectionner les factures à imprimer en double cliquant dessus, puis cliquer sur 17
Liste Clients Sélectionner la liste des clients à imprimer, le type de sortie de l impression et le nombre de copie puis cliquer sur pour lancer l impression. Liste Produits Sélectionner la liste des produits à imprimer, le type d affichage et le nombre de copie puis cliquer sur pour lancer l impression. 18
Journal des Ventes Sélectionner la période du journal à imprimer, le type de Monnaie et d affichage, le nombre de copies et le taux de TVA puis cliquer sur pour lancer l impression. 19
AUTRES OUTILS Sauvegarde - Restauration Pour effectuer après chaque utilisation une sauvegarde de vos fichiers, il suffit d indiquer l unité du support (presque toujours «A») et de cliquer sur le bouton «Sauvegarde». Pour restaurer le dossier, sur un autre ordinateur par exemple, il faut avoir préalablement créé le dossier avec la même dénomination et après avoir introduit la disquette, cliquer sur le bouton Restauration. Abandon de la procédure. 20
Suppression intégration Cette manœuvre permet de supprimer l intégration de certaines factures dans le journal des ventes afin de les modifier. Indiquer le numéro de la facture ou les périodes d intégrations à supprimer puis cliquer sur «Lancement Suppression». Attention : Il ne faut pas oublier de les supprimer en comptabilité avant de les réintégrer. Epuration Factures L épuration permet de supprimer les factures d une période. Pour effectuer cette manœuvre, veuillez contacter la maintenance Xotis. 21
MAINTENANCE Réindexer Fichiers de Base A utiliser avec le service de maintenance en cas de problème sur les fichiers. Réindexer Fichiers du Dossier A utiliser avec le service de maintenance en cas de problème sur les fichiers. Mise à jour LOUMA Choisir le fichier à mettre à jour. Sélectionner le numéro de compte et lancer la mise à jour en cliquant sur. Changement d utilisateur Cette application permet de changer l utilisateur du logiciel. 22