11.3 - Interface EXPLORA [France, Rhône-Alpes] Cette interface s adresse aux établissements de la région Rhône-Alpes. Elle permet un échange des données concernant les allocations Explo'RA Sup gérées dans moveon avec le Conseil Régional Rhône-Alpes. L'interface évite la double saisie des allocations dans l'extranet de la Région Rhone-Alpes et sécurise et automatise le transfert des données. 1- Définition des types de financement Explo'RA Sup Dans le formulaire «Tables de référence», à l'étape «6 - Types de financement», vous devez définir les 3 types de financement suivants : - Explo'RA Sup - Explo'RA Sup Aide Critères Sociaux - Explo'RA Sup Aide Handicap Fig.1 : Définition des types de financements Vous devez pour chacun de ces types de financement décocher l'option Année académique pour indiquer que la gestion de ces financements se fait par année civile. L'ajout d'un type de financement est décrit en détails au chapitre 4.2. 2- Définition des financements Explo'RA Sup Dans le formulaire «Financements», vous devez ensuite définir pour chacun des types de financement, un financement pour l année budgétaire considérée. L ajout d'un financement est décrit au chapitre 7.1. Un financement est du type : «Explo'RA Sup 2009», «Explo'RA Sup Aide Handicap 2010», etc. Pour le financement Explo'RA Sup configurez l'unité de durée en "semaine" et pour les Aides au départ en "forfaitaire". Pour le financement «Explora Sup» définissez impérativement sous l'onglet "Statuts" les statuts qui vous permettront de différencier le statut actuel des allocations en respectant la règle suivante : La première lettre des codes des statuts doit être obligatoirement C (candidature/complet), S (Soumis), A (Accepté), R (Rejeté) ou X (Abandonné). Vous pouvez créer plusieurs statuts dont le code commence par la même lettre : C1, C2, etc.... 11.3 - Interface EXPLORA [France, Rhône-Alpes] page 1
Pour les financements Aides au départ, les statuts peuvent être choisis librement, mais au moins un statut doit être défini (par ex. A-Allocataires). Fig. 2 : Définition des statuts Pour chaque financement, vous pouvez ensuite ajouter, sous l onglet «Ecritures», les montants reçus du Conseil Régional. L'ajout d'écritures est décrit au chapitre 7.1. 3- Identification des types de financement Explo'RA Sup pour l'utilisation de l'interface moveon ne peut pas identifier automatiquement parmi vos financements lesquels doivent être utilisés pour l'interface Explo'RA Sup. Pour identifier vos financements Explo'RA Sup, ouvrez le formulaire «Interfaces», accessible depuis le menu principal sous «Configuration», «Interfaces», puis sélectionnez l option «Explo'RA Sup». La liste des types de financement Explo'RA Sup apparaît dans la partie gauche. Dans la partie droite, vous devez associer à chacun le type de financement correspondant dans votre établissement. Fig. 3 : Configuration de l'interface page 2 11.3 - Interface EXPLORA [France, Rhône-Alpes]
4- Saisie des données des étudiants demandant une allocation Explora'Sup Pour chaque étudiant demandant une allocation Explo'RA Sup vous devez: - saisir l'individu - attribuer à l'individu une mobilité dans le cadre d'un échange ou hors échange (en particulier en stage) - attribuer une allocation «Explo'RA Sup» en sélectionnant à chaque fois le statut de l allocation correspondant à l étudiant - attribuer suivant les cas une allocation «Explo'RA Sup Aide Critères Sociaux» et/ou «Explo'RA Sup Aide Handicap» - remplir les champs suivants (tous obligatoires sauf mention contraire) : Formulaire Individus, Onglet «Données personnelles» : Sexe, Date, Lieu et Pays de naissance, Nationalité, Formulaire Individus, Onglet «Coordonnées» : Adresse permanente, Code Postal, Ville, Pays, Téléphone (facultatif), Email, Formulaire Individus, Onglet «Divers» : Coordonnées bancaires (facultatives, la clé RIB est vérifiée par moveon), Formulaire Mobilités, Onglet «Général» : Dates de début et fin de la mobilité, Formulaire Mobilités, Onglet «Etudes» - Etudes dans l'établissement d'origine: Composante, Discipline, Type de diplôme (L1, L2, L3, M1, M2), Formulaire Mobilités, Onglet «Etudes» - Etudes dans l'établissement d'accueil: Domaine disciplinaire. - saisir les différents versements aux étudiants pour les financements «Explo'RA Sup», «Explo'RA Sup Aide Critères Sociaux» et/ou «Explo'RA Sup Aide Handicap» sous la forme d'écritures. 5- Cas particulier des étudiants avec 2 mobilités dans un même dossier Un dossier Explo'RA Sup d'un étudiant peux inclure deux mobilités. Dans ce cas les deux mobilités doivent être saisies sur la même fiche Individu. Une allocation Explo'RA Sup doit être attribuée sur chaque fiche Mobilité. L étudiant dispose donc de 2 allocations Explora Sup dans moveon. Les éventuelles aides au départ doivent être attribuées sur la fiche de la première mobilité. 6- Cas particulier des étudiants avec 2 dossiers sur la même année budgétaire Un même étudiant peut déposer deux dossiers Explo'RA Sup, que l'établissement décide de financer sur la même année budgétaire. Dans ce cas les différentes mobilités doivent être saisies sur la même fiche Individu. Les mobilités peuvent correspondre à des années académiques différentes. Une allocation Explo'RA Sup doit être attribuée sur chaque fiche Mobilités. L étudiant dispose donc de plusieurs allocations Explora Sup dans moveon. Les éventuelles aides au départ doivent être attribuées sur la fiche de la première mobilité de chaque dossier. Pour que l'interface distingue correctement les deux dossiers, il est nécessaire de spécifier dans moveon le numéro de dossier pour les mobilités liées au second dossier. Pour cela cliquez sur «Modifier le mot de passe Explora» dans le formulaire Mobilités, Onglet «Outils» et renseignez 2 dans le champ Numéro de dossier de l'année budgétaire. 11.3 - Interface EXPLORA [France, Rhône-Alpes] page 3
Fig. 4 : Modification du numéro de dossier 7- Vérification et export des données pour la Région Rhône-Alpes Le formulaire «Interface Explo'RA Sup» vous permet en trois étapes de préparer, vérifier puis exporter les données pour la Région Rhône-Alpes de toutes les allocations liées à une année budgetaire. Ce formulaire est accessible depuis le menu principal dans le menu «Interfaces» en cliquant sur «Explo'RA Sup». Utilisez les boutons Suivant et Précédent pour passer d une étape à l autre. Etape 1 : Configuration Cette étape vous permet de sélectionner l année budgétaire à prendre en compte et de vérifier que les types de financement ont été bien renseignés (cf. partie 1, 2 et 3). Fig. 5 : Configuration Etape 2 : Préparation et vérification des données Cette étape vous permet de préparer les données. Si des erreurs (données obligatoires manquantes, données erronées, etc.) sont détectées, moveon établit des rapports d erreurs. Veuillez contrôler ces rapports et corriger les erreurs dans moveon avant de passer à l'étape suivante. page 4 11.3 - Interface EXPLORA [France, Rhône-Alpes]
Fig. 6 : Vérification des données Etape 3 : Export des données Cette étape vous permet d'exporter les données sous format XML dans le format défini par le CR Rhône-Alpes. Fig. 7 : Export des données 8- Import des données sur le site Explo'RA Net Utilisez les fonctionnalités d'import disponibles sur le site Explora'Net. 9- Modifications à effectuer sur le site Explo'RA Net moveon n'incluant pas actuellement la totalité des données nécessaires à la gestion d'explo'ra Sup, il est nécessaire d'effectuer si besoin les modifications suivantes directement sur le site Explo'RA Net après l import des données. - modifier l'établissement, la composante et la discipline durant l'année précédant la mobilité si ces données sont différentes de celles durant la mobilité (moveon exporte dans ces champs les mêmes données que durant la mobilité). - modifier le niveau d'étude durant l'année précédant la mobilité si celui-ci ne correspond pas au niveau d'étude directement inférieur à celui durant la mobilité (moveon exporte par exemple dans ce champ L1 si le niveau d'étude durant la mobilité est L2). 11.3 - Interface EXPLORA [France, Rhône-Alpes] page 5