ORGANISATION DES ELETIONS AU ONSEIL SIENTIFIQUE ET AUX OMMISSIONS SIENTIFIQUES SPEIALISEES DE L INSERM Marché à procédure adaptée au titre de l article 28 du ode des Marchés Publics Page 1 sur 11
1. OBJET DU MARHE 1.1. ontexte Fin 2007, l Inserm doit procéder à l élection à chacune des sept commissions scientifiques spécialisées et, simultanément, à l élection au conseil scientifique. L Inserm est un établissement public à caractère scientifique et technologique placé sous la double tutelle des ministères en charge de la santé et de la recherche. Environ 13 000 personnes travaillent dans les 360 unités de recherche de l Inserm réparties sur l ensemble du territoire français et à l étranger. Le conseil scientifique et les commissions scientifiques spécialisées de l Inserm sont des instances chargées principalement, sous l autorité du Directeur Général, de la définition de la politique scientifique de l Etablissement et de l évaluation de ses unités de recherche et de ses personnels chercheurs. 1.2. Données relatives aux élections au conseil scientifique et aux commissions scientifiques spécialisées de l Inserm Les élections au conseil scientifique (S) et aux commissions scientifiques spécialisées (SS) ont lieu uniquement par correspondance. Les électeurs sont répartis en cinq collèges. haque électeur vote pour une (et une seule) des sept commissions scientifiques spécialisées. Tous les électeurs aux commissions scientifiques spécialisées sont électeurs au conseil scientifique selon leur collège. D un point de vue organisationnel, il y a donc huit élections conjointes (les sept commissions scientifiques spécialisées et le conseil scientifique). Le mode de scrutin est identique à toutes ces élections : scrutin plurinominal à un tour pour les collèges,, et, et scrutin de liste à un tour pour le collège. Scrutin plurinominal : bulletin unique sur lequel l électeur cochera un ou plusieurs candidats, sans autre modification. Scrutin de liste : bulletin unique sur lequel l électeur cochera une ou plusieurs listes, sans autre modification. La répartition des effectifs par collège et par scrutin est estimée comme suit : ONSEIL SIENTIFIQUE : TOTAL 1370 1630 1930 1520 4170 10620 Page 2 sur 11
OMMISSIONS SIENTIFIQUES SPEIALISEES : SS TOTAL 1 240 210 350 210 630 1640 2 220 160 300 180 610 1470 3 150 240 230 200 500 1320 4 210 300 290 290 620 1710 5 260 280 350 250 800 1940 6 130 230 210 170 500 1240 7 160 210 200 220 510 1300 Total 1370 1630 1930 1520 4170 10620 Pour ces élections, la participation globale est estimée à 75 %. 1.3. Objet général du marché Le présent marché a pour objet : L édition et le conditionnement de l ensemble du matériel électoral transmis aux électeurs ; Le comptage automatique des plis. 1.4. Forme du marché Le présent marché est un marché à procédure adaptée au titre de l article 28 du ode des marchés publics. 2. ELEMENTS TRANSMIS AU PRESTATAIRE L Inserm s engage à transmettre au prestataire un ensemble d éléments permettant la réalisation de la prestation : Fichiers définitifs d électeurs ; Eléments nécessaires à la fabrication des documents constituant le matériel électoral ; Les éventuelles corrections à apporter aux épreuves ; L approbation de l ensemble des documents constituant le matériel électoral, préalable à l impression, sous la forme de «bons à tirer». Page 3 sur 11
3. DETAIL DES PRESTATIONS Le présent marché a pour objet les prestations suivantes : Edition et reprographie du matériel électoral transmis aux électeurs onditionnement du matériel électoral Livraison du matériel électoral au Siège de l Inserm Dépouillement automatisé Le matériel électoral comprend, pour chaque électeur : Une enveloppe porteuse Une notice sur l élection Un livret de candidature pour la SS Un livret de candidature pour le S Un bulletin de vote pour la SS Un bulletin de vote pour le S Deux enveloppes de vote Les offres pourront le cas échéant prévoir un matériel électoral différent en fonction du système de dépouillement envisagé, notamment afin de faciliter l ouverture des plis reçus et/ou l émargement des électeurs. Toutefois, le matériel électoral doit impérativement comprendre l enveloppe porteuse, la notice, les livrets de candidatures et les bulletins de vote. 3.1. Edition et reprographie du matériel électoral 3.1.1. Fourniture et personnalisation des enveloppes porteuses Volume : 10 620 exemplaires, en 1 modèle Format : 260 x 330 mm Papier : blanc Impression : couleur noire, recto seul Personnalisation du recto : - oordonnées postales de l électeur - Logo Inserm - Mention «Elections S et SS» Page 4 sur 11
3.1.2. Edition et reprographie de la notice commune Volume : 10 620 exemplaires, en 1 modèle Format : 210 x 297 mm Papier : blanc Impression : couleur noire, recto verso 3.1.3. Edition et reprographie des livrets de candidatures Volume : Au total, l édition de 40 modèles de livrets de candidatures est nécessaires, répartis comme suit. ANDIDATURES AUX OMMISSIONS SIENTIFIQUES SPEIALISEES (SS) 28 modèles de livrets de maximum 16 feuilles (s,, et ). Le nombre d exemplaires de chacun des livrets est estimé ci-dessous : SS 1 240 210 350 210 2 220 160 300 180 3 150 240 230 200 4 210 300 290 290 5 260 280 350 250 6 130 230 210 170 7 160 210 200 220 Total 1370 1630 1930 1520 7 modèles de livrets de maximum 19 feuilles (collège ), dont le nombre d exemplaires est estimé ci-dessous : SS 1 630 2 610 3 500 4 620 5 800 6 500 7 510 Total 4170 Page 5 sur 11
ANDIDATURES AU ONSEIL SIENTIFIQUE (S) 4 modèles de livrets de maximum 16 feuilles (s,, et ), dont le nombre d exemplaires estimé se répartit comme suit : TOTAL 1370 1630 1930 1520 6450 1 modèle de livret de maximum 19 feuilles (collège ), dont le nombre d exemplaires estimé est le suivant : 4170 Format : 210 x 297 mm pour tous les modèles Papier : - bulle pour les SS (tous collèges) - blanc pour le S (tous collèges) Impression : - pour chaque livret : couleur noire - pour chaque livret de 16 ou 19 feuilles : première feuille recto seul, puis toutes autres feuilles recto-verso Agrafage : agrafage en haut à gauche (une agrafe) pour chaque livret, quel que soit le collège et l instance (S ou SS) 3.1.4. Edition et reprographie des bulletins de vote S et SS Les prescriptions relatives aux bulletins de vote sont données à titre indicatif et peuvent être adaptées, avec l accord de l Inserm, en fonction des contraintes de dépouillement automatisé. Toutefois, les bulletins doivent dans tous les cas respecter l anonymat de l électeur et présenter une réelle facilité de remplissage pour l électeur. En outre, l électeur ne devra recevoir qu un seul bulletin pour sa SS, pouvant comporter 15 noms de candidats ou 6 noms de listes, et un seul bulletin pour le S, pouvant comporter 15 noms de candidats ou 6 noms de listes. Les bulletins S et SS devront être clairement différentiables. Format : 100 x 205 mm. Papier : - Bulle pour les SS - Blanc pour le S Page 6 sur 11
Impression : - ouleur noire - Recto seul Volume : - Pour les SS : 10620 exemplaires estimés, répartis en 35 modèles de la manière suivante : SS 1 240 210 350 210 630 2 220 160 300 180 610 3 150 240 230 200 500 4 210 300 290 290 620 5 260 280 350 250 800 6 130 230 210 170 500 7 160 210 200 220 510 Total 1370 1630 1930 1520 4170 - Pour le S : 10620 exemplaires estimés, répartis en 5 modèles de la manière suivante : TOTAL 1370 1630 1930 1520 4170 10620 3.1.5. Fourniture des enveloppes de vote S et SS haque électeur recevra deux modèles d enveloppes de vote : la première destinée à recevoir le bulletin de vote du conseil scientifique, la seconde destinée à recevoir le bulletin de vote de sa commission scientifique spécialisée. Format : 110 x 220 mm (adaptable le cas échéant en fonction de la taille des bulletins) Papier : - Bulle pour les SS - Blanc pour le S Impression : - ouleur noire - Recto seul - Mention «onseil scientifique» pour le modèle destiné à recevoir le vote au conseil scientifique, et mention «SS» pour le modèle destiné à recevoir le vote à la SS de l électeur. Page 7 sur 11
Volume : 2 modèles en 10 620 exemplaires de chaque : Modèle Mention Recto Volume S Blanc «onseil scientifique» 10 620 SS Bulle «SS» 10 620 Total 21 240 3.1.6. Fourniture et personnalisation des enveloppes retour «T», commune au S et aux SS Format : Papier : Impression : Format minimal pour contenir les deux enveloppes de vote et conforme aux exigences de La Poste Blanc ou bulle ouleur noire, recto-verso Personnalisation : Recto : - logo Inserm - mention «Elections S et SS» - mention du collège de l électeur - coordonnées postales de l Inserm - mentions exigées par La Poste Verso : personnalisation permettant l identification de l électeur : «Nom» «Prénom» «Nom de jeune fille» «Grade» «Affectation» Date(*) : Signature obligatoire(*) : (*) : champs à remplir par l électeur. Page 8 sur 11
Volume : ompte tenu de la mention du collège à apposer au recto de chacune des enveloppes, cinq modèles d enveloppes retour «T» sont nécessaires, selon une répartition évaluée ainsi qu il suit. TOTAL 1370 1630 1930 1520 4170 10620 3.2. onditionnement du matériel électoral dans l enveloppe porteuse Le prestataire devra conditionner l ensemble du matériel électoral tel que défini au point 3.1 et correspondant à chaque électeur dans les enveloppes porteuses. 3.3. Livraison du matériel électoral au siège de l Inserm Le prestataire devra procéder à la livraison de l ensemble du matériel électoral au siège de l Inserm pour affranchissement par celui-ci, au 101, rue de Tolbiac 75 654 Paris edex 13. 3.4. Dépouillement automatisé Le prestataire procédera au dépouillement automatisé des plis reçus au Siège de l Inserm. Le nombre total estimé de bulletins à traiter est de 15 000 (7500 S et 7500 SS). Le dépouillement automatisé devra prendre en compte les votes blancs et nuls. Le dépouillement automatisé devra permettre la comptabilisation des votes et l édition d un procèsverbal de résultats par instance précisant, pour chaque collège : Le nombre d inscrits ; Le nombre de votants ; Le nombre de bulletins blancs ; Le nombre de bulletins nuls ; Le nombre de suffrages exprimés ; Le nombre de suffrages par candidat ou liste de candidatures. Le prestataire devra mettre à disposition de l Inserm le matériel technique nécessaire à ce dépouillement automatisé, à l exception du mobilier et de la salle, mis à disposition par l Inserm. Le prestataire devra fournir la main d œuvre nécessaire au dépouillement automatisé. Le dépouillement de l ensemble des votes devra s opérer en une journée maximum. Page 9 sur 11
3. alendrier Le prestataire devra impérativement respecter le calendrier fixé par l Inserm. A titre d information, le calendrier prévisionnel est le suivant : 5 octobre 2007 : Réception par le prestataire des éléments nécessaires à l édition des enveloppes et de la notice 12 novembre 2007 : Réception par le prestataire des éléments nécessaires à l édition des candidatures 13 novembre 2007 : Validation des «Bons à tirer» par l Inserm 21 novembre 2007 : Livraison à l Inserm de l ensemble du matériel électoral 19 décembre 2007 : Dépouillement automatisé et édition des procès verbaux 4. Forme attendue des offres Les offres devront comprendre une proposition tarifaire distinguant impérativement, au minimum : - l édition et la reprographie de la notice commune - l édition et la reprographie des livrets de candidatures - l édition et la reprographie des bulletins de vote S et SS - la fourniture et la personnalisation de l ensemble des enveloppes nécessaires à l élection - le conditionnement du matériel électoral - la livraison du matériel électoral - la mise à disposition du matériel nécessaire au dépouillement automatisé - la main d œuvre nécessaire au dépouillement automatisé - les autres frais nécessaires au dépouillement automatisé Les offres devront également comprendre un dossier technique permettant d appréhender aisément le système de dépouillement proposé. es éléments doivent être fournis à l Inserm en double exemplaire. Page 10 sur 11
Les candidats doivent déposer ou transmettre leur offre sous format papier par courrier à l attention de hristian ASSIER à l adresse suivante : Inserm Bureau de la Politique Sociale 101, rue de Tolbiac 75654 PARIS edex 13 Les offres devront impérativement parvenir au plus tard le lundi 17 septembre 2007 à 17 heures. Le délai de validité des offres est de 90 jours à compter de la date limite fixée pour leur réception. 5. ritères de sélection des offres La personne responsable du marché élimine les offres non conformes à l objet du marché, et choisit l offre la plus avantageuse en tenant compte des critères suivants et de leur pondération : 1 - Prix d ensemble de la proposition : 8/20 2 - Garanties apportées par le prestataire quant au respect des délais : 5/20 3 - Garanties apportées par le prestataire sur la fiabilité du système de dépouillement : 4/20 4 - Simplicité de la procédure électorale : 2/20 5 - Simplicité d utilisation pour l électeur : 1/20 6. renseignements complémentaires Des renseignements complémentaires pourront être obtenus par mail à l attention de Monsieur ASSIER adressé à : elections@tolbiac.inserm.fr Page 11 sur 11