[ Sommaire 1 C om La situation d accueil................................................... 5 2 O r g La construction et la réalisation de tableaux............................. 11 3 C om Les notes d information et de service.................................... 15 4 O r g La préparation de réunions et de manifestations.......................... 21 5 C om Les messages liés aux règlements et à la facturation...................... 31 6 O r g L organisation des déplacements........................................ 45 7 C om L intégration dans une équipe de travail................................. 59 8 O r g La recherche de données................................................ 65 9 10 11 12 13 14 A dp Le recrutement......................................................... 77 A dp Le suivi des absences et des congés..................................... 91 A dp La formation du personnel.............................................. 103 A dp La représentation du personnel.......................................... 115 A dp La préparation des éléments de la paie.................................. 125 A dp Les opérations liées au départ du salarié................................. 133
[ L organisation des déplacements 6 EXERCICE 1 Déterminer les horaires d un déplacement en train Vous êtes affecté(e) en tant que stagiaire chez LOISIRS ET ÉVASION, à Paris, dont l activité principale est la vente de matériels et articles de sports. Mme Manuela ALVEZ, responsable des ventes, souhaite se rendre à Lyon le 24 janvier N pour assister à un salon de présentation de nouveaux matériels. Mme ALVEZ aimerait arriver à la gare de Lyon-Part Dieu avant 10 h et être de retour à son domicile le soir avant 20 h. Elle vous demande de rechercher les horaires les mieux adaptés pour ce déplacement ; elle vous précise également que le trajet entre son domicile et la gare de Lyon à Paris dure 45 minutes. Vous consultez les horaires sur le site www.voyages-sncf.com. 1 Recherchez les horaires les mieux adaptés à la situation. Chapitre 6 L organisation des déplacements 45
2 www.voyages-sncf.com Complétez le tableau ci-dessous. DÉPLACEMENT DE MME ALVEZ LE 24/01/N À LYON HORAIRES DES TRAINS ALLER :RETOUR : Heure Heure Jour N du train Jour N du train Départ Arrivée Départ Arrivée 46 Chapitre 6 L organisation des déplacements
EXERCICE 2 Organiser un déplacement en métro à Paris Spécialiste des outils de jardins, la société PERRIN située à Lyon est une SARL fondée par son actuel gérant, M. Yves PERRIN. Vous collaborez, en qualité de stagiaire, aux différentes activités administratives de cette entreprise. M. PERRIN va partir en déplacement professionnel afin de participer au Salon du Bricolage et du Jardinage qui se tiendra à Paris du 12 au 15 mars N. Il vous demande de l aider à organiser ses déplacements dans la capitale. Vous disposez : d un courrier électronique de M. PERRIN ; d un plan de métro/rer de Paris. De : À: Date : Objet : yves.perrin@perrin.fr stagiaire@perrin.fr 24/02/N salon du bricolage et du jardinage Bonjour, Je me rendrai à Paris les 12 et 13 mars pour le Salon du Bricolage et du Jardinage qui se tiendra au Palais des Congrès, station Porte Maillot (ligne de métro n 1, direction La Défense). J arriverai à Paris le lundi 12 en fin de matinée et j irai au salon les 12 après-midi et 13 au matin. (Attention! Passionné d architecture, j aimerais pouvoir prendre quelques photographies de la bibliothèque François-Mitterrand lors du trajet aller.) Je passerai la nuit au République Hôtel, 31 rue Albert-Thomas, Paris 10 e (métro : République). Je rentrerai à Lyon en TGV le 13 en fin d après-midi ; auparavant, je passerai chercher mes bagages à l hôtel. Je me déplacerai en métro et en RER. Merci de m indiquer les trajets que je devrai effectuer pour me rendre d un lieu à l autre. Je compte sur vous. 8 CRÉTEIL- PRÉFECTURE BOULOGNE- PONT DE SAINT-CLOUD 10 PONT DE SÈVRES 2 km LA DÉFENSE 9 RER C 1 RER A SAINT-LAZARE GARE DU NORD CHARLES-DE-GAULE- CHARLES-DE-GAULLE- PORTE RICHELIEU- ÉTOILE GARE DE L EST MAILLOT AUBER DROUOT FRANKLIN D. STRASBOURG- OPÉRA PORTE 6 ROOSEVELT ST-DENIS BELLEVILLE MADELEINE DAUPHINE 2 TROCADÉRO 14 CHÂTELET- RÉPUBLIQUE LES HALLES CONCORDE CHÂTELET LA MUETTE CHAMP-DE-MARS HÔTEL-DE-VILLE OBERKAMPF TOUR EIFFEL INVALIDES 11 CHÂTELET ÉCOLE SÈVRES- MILITAIRE BABYLONE SAINT-MICHEL BIR-HAKEIM BASTILLE 2 NOTRE-DAME NATION ODÉON 6 LA MOTTE-PICQUET- DUROC GRENELLE JUSSIEU PASTEUR 10 GARE DE LYON RASPAIL MONTPARNASSE GARE BIENVENÜE D AUSTERLITZ BERCY DENFERT- BALARD 8 ROCHEREAU Seine MAIRIE 12 D ISSY Antony PORTE 4 D ORLÉANS RER B Orlyval RER B 5 PLACE D ITALIE 7 AÉROPORT CHARLES-DE-GAULLE 14 BIBLIOTHÈQUE F. MITTERRAND VILLEJUIF Pont-de-Rungis Navette Bus Orlyrail 7 MAIRIE D IVRY AÉROPORT D ORLY RER C 3 PÈRE LACHAISE NATION Seine PORTE DES LILAS 11 MAIRIE DES LILAS 3 GALLIENI 9 1 RER D MAIRIE DE MONTREUIL RER A CHÂTEAU DE VINCENNES CHÂTILLON- 13 MONTROUGE Chapitre 6 L organisation des déplacements 47
1 2 Établissez trois itinéraires pour M. PERRIN : Orly (aéroport) > station Porte Maillot (salon) ; Porte Maillot (salon) > station République (hôtel) ; République (hôtel) > station Gare de Lyon (TGV). Adressez le courriel de réponse à M. PERRIN. Les trajets devront figurer dans un tableau selon l exemple suivant : DÉPART ARRIVÉE ITINÉRAIRE Aéroport d Orly Denfert-Rochereau Prendre Orlyval. Descendre à Antony. Prendre le RER B en direction de CDG. Descendre à Denfert-Rochereau. 48 Chapitre 6 L organisation des déplacements
EXERCICE 3 Établir une note de frais Vous êtes stagiaire chez MISSION PLUS, agence de travail temporaire située à Haguenau (67). En qualité de gérant de l agence, M. Guy MULLER se déplace chez les clients pour évaluer leurs besoins en main-d œuvre intérimaire et prospecte les entreprises de la région pour trouver de nouveaux clients. Pour ses déplacements de la semaine du 23 au 27 mai, M. MULLER a reçu une avance de 200. À son retour, il vous remet les justificatifs des dépenses engagées durant cette période. Vous appliquez les règles en vigueur dans l entreprise pour régler la situation de M. MULLER. RÈGLES DE CALCUL DES FRAIS DE DÉPLACEMENT Repas Le remboursement de repas pris au restaurant est limité à 20. En cas d invitation de client(s), la totalité de l addition est prise en charge par l entreprise. Frais divers Fournitures pour automobile. Frais de péage. Frais de stationnement. Utilisation d un véhicule personnel Les frais kilométriques sont calculés en prenant comme base le relevé du compteur. Les trajets parcourus à titre privé doivent être déduits. Barème de remboursement : 0,528 par kilomètre (véhicule de 7 CV). Nota : les justificatifs de dépenses doivent être obligatoirement joints à la note de frais. Établissez la note de frais de M. MULLER. Hôtel** Restaurant Logis de France «Au vieux Moulin» N 26826 1 salade composée 6,00 1 entrecôte 10,00 1 soufflé G. Marnier 6,00 1 Badoit 1/2 3,00 1 café 3,00 TOTAL 28,00 Le 26/05/N Société d Exploitation des Autoroutes de l Est de la France - HAGUENAU Tél. 03 88 81 11 12 www.seaef.fr REÇU N O616O894598 Entrée : SELTZ Sortie : ROHRWILLER Km parcourus : 21 Classe tarif : 1 Code tarif : B Prix HT : 2,05 TVA 19,60 % : 0,40 Prix TTC : 2,45 Paiement : Date : espèces 24/05/N Chapitre 6 L organisation des déplacements 49
23/05/N WISSEMBOURG Tél. 03 88 81 52 10 MENU GRILLADES x 1........... 15 BADOIT 1/2 x 1................. 3 CAFÉ x 1...................... 2 RELAIS DES 3 ROUTES 67 HAGUENAU Liquide lave-glace 9,20 euros Le 25/05 A. ROLLER TOTAL TTC.................... 20 MERCI DE VOTRE VISITE HÔTEL RESTAURANT SELTZ (67) Bar Hôtel Restaurant ** LAUTERBOURG Tél. 03 88 61 52 00 Côte de bœuf 30,00 Bergerac 1999 25,00 Évian 1/2 2,00 Le 25/05/N MENU 1 25 BADOIT 1/2 3 CAFÉ x 1 3 TOTAL : 31,00 27/05/N Voiture personnelle : RENAULT LAGUNA immatriculée 3149 YZ 67 Compteur au 23/05/N : 35 156 km Compteur au 27/05/N : 35 720 km Dont 42 km en déplacements privés Perrier 2,50 Tarte Tatin x 2 12,00 Café x 2 5,00 TOTAL 76,50 Invitation M. Nuytten MULLER Le 24/05/N Tél. 03 88 25 53 00 50 Chapitre 6 L organisation des déplacements
NOTE DE FRAIS (en euros) Période du au Nom : Prénom Fonction : Nom service : DÉTAIL DES FRAIS Date Descriptif des frais Hébergement Restauration Déplacement Divers TOTAUX TOTAL GÉNÉRAL AVANCES REÇUES SOLDE À PAYER Signature et observations : Visa du responsable : Payé le : Chapitre 6 L organisation des déplacements 51
EXERCICE 4 Organiser une tournée de livraison Vous effectuez un stage au sein de la société DISTRI GROS, spécialiste des fournitures pour les hôtels et restaurants, située à Cannes (06). Vous êtes affecté(e) au service Logistique dont la responsable est Mme Claude JOLLY. Le 12 mai, Mme JOLLY vous confie le soin d organiser la tournée du jeudi 13 mai pour l un des chauffeurs : M. VERDIER. Sa zone de livraison est située à l est de Cannes. Il vous demande de vous assurer que l ensemble des clients pourra être livré dans la journée par M. VERDIER. Vous disposez : de la liste des clients à livrer ; du plan de la région ; des indications relatives à l organisation des tournées ; du tableau récapitulatif des durées moyennes des parcours (exprimées en minutes). Complétez la feuille de route permettant d organiser la tournée de M. VERDIER jusqu au retour à l entreprise. LISTE DES CLIENTS À LIVRER Le Vieux Moulin Pont Vallat ANTIBES Le Relais des Remparts 5 rue René-Rollier MENTON Hôtel de l Europe 12 cour des Ternes CAGNES-SUR-MER Hôtel des Messageries 23 avenue Charles-de-Gaulle SAINT-LAURENT-DU-VAR 52 Chapitre 6 L organisation des déplacements
INFORMATIONS DIVERSES SUR LES TOURNÉES Horaires des chauffeurs : 8 h 00 à 16 h 30 du lundi au jeudi 8 h 00 à 14 h 00 le vendredi Le repas du déjeuner d une durée d une heure peut être pris sur la route entre 12 h 00 et 14 h 00. Pour chaque livraison, le chauffeur dispose d une heure maximum pour le déchargement. Le chargement du camion s effectue la veille au soir pour le lendemain. Le chauffeur complète les colonnes «heure de départ» et «heure d arrivée». TABLEAU RÉCAPITULATIF DES DURÉES MOYENNES DE PARCOURS (en minutes) VILLES Saint-Laurent-du-Var Menton Cannes Antibes Cagnes-sur-Mer 10 65 35 15 Antibes 25 80 20 Cannes 45 100 Menton 55 Journée du : FEUILLE DE ROUTE Chauffeur : Heure Ville de Nom et adresse Heure Observations de départ destination du client d arrivée (*) (*) Indiquer sur quel trajet le repas sera pris. Chapitre 6 L organisation des déplacements 53
EXERCICE 5 Participer à l organisation d un déplacement Vous êtes stagiaire au CENTREÉQUESTREDEL ÉTRIER situé au 1 rue de Lamorlay à Chantilly (60). Vous aidez le directeur, M. Bruno CHEVALIER, dans l élaboration de certaines activités. M. Bruno CHEVALIER souhaiterait se rendre au «Journées portes ouvertes du Haras national de Saint-Lô» dans la Manche. Ces festivités doivent se dérouler du samedi 30 septembre 10 h au dimanche 1 er octobre 17 h. Aujourd hui, lundi 17 juillet N, M. CHEVALIER est absent toute la journée. Il vous a laissé un dossier sur votre bureau. Vous devez organiser son séjour à l aide des documents remis. Instructions de M. CHEVALIER : Objet : Journées portes ouvertes du Haras national de Saint-Lô du 30/09 au 01/10. Je partirai la veille dans l après-midi en train (2 e classe, plein tarif). Retour impératif à Chantilly avant 23 h 00. Consultez le site de la SNCF (www.sncf.com) pour les horaires. Merci de me les soumettre. Pour l hébergement, recherchez un hôtel tranquille 2 étoiles (merci d éviter les grands groupes hôteliers) dans le centre ville de Saint-Lô. Demandez une chambre simple, pas plus de 40 euros par personne et par nuit. Consultez les pages jaunes et appelez l hôtel que vous aurez sélectionné pour demander si une chambre est disponible pour la période. Pour mes déplacements sur place, je profiterai d un véhicule prêté par l un de mes amis J oubliais, envoyez un courriel à l Office du tourisme intercommunal de Saint-Lô (manchetourisme-saintlo@manchetourisme.com ) pour leur demander une documentation sur «Les bonnes tables de la Manche». Merci. À demain... B. C. 1 2 3 Prenez connaissance des horaires de train et complétez la fiche de déplacement. Préparez l appel téléphonique que vous allez passer à l hôtel sélectionné. Rédigez le courriel à l attention de l Office du tourisme intercommunal de Saint-Lô. FICHE DE DÉPLACEMENT ALLER SAINT-LÔ Date : Gare de départ Heure de départ Gare d arrivée Heure d arrivée N du train RETOUR CHANTILLY Date : Gare de départ Heure de départ Gare d arrivée Heure d arrivée N du train 54 Chapitre 6 L organisation des déplacements
www.sncf.com Chapitre 6 L organisation des déplacements 55
www.pagesjaunes.fr 56 Chapitre 6 L organisation des déplacements
FICHE DE PRÉPARATION D APPEL TÉLÉPHONIQUE Destinataire : N de téléphone : Prise de contact et présentation Objet de l appel détaillé Prise de congé centreetrier@aol.com Chapitre 6 L organisation des déplacements 57