centenaire de la Première Guerre mondiale le 14 juillet 2014 MISSION DU CENTENAIRE DE LA PREMIERE GUERRE MONDIALE CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Pouvoir adjudicateur Groupement d intérêt public «Mission du centenaire de la Première Guerre mondiale» Représentant du Pouvoir adjudicateur Monsieur Joseph ZIMET Directeur général Objet de la consultation Soutien à l organisation du séjour des jeunes étrangers participant au lancement international du Modalités de la consultation Marché de services relevant de l article 30 du code des marchés publics Interlocuteur Monsieur David ZIVIE Directeur général adjoint Mission du centenaire de la Première Guerre mondiale 109, boulevard Malesherbes, 75008 Paris david.zivie@centenaire.org 1
2 1 / Contexte de la consultation Le présent document constitue le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) du marché de soutien au séjour de jeunes étrangers invités par la France à participer au défilé du 14 juillet 2014 à l occasion du centenaire de la Première Guerre mondiale. Le CCTP présente le périmètre des prestations attendues au titre du cahier des charges et permet aux candidats de proposer une solution technique et financière adaptée aux besoins. Le présent document a pour but de préciser la commande de la Mission du centenaire de la Première Guerre mondiale pour la réalisation des prestations de ce marché. L ensemble des besoins doit être couvert dans le cadre du marché. 2 / Principes généraux de l'organisation projet à la Mission du centenaire de la Première Guerre mondiale La Mission du centenaire de la Première Guerre mondiale a été créée par arrêté du 5 avril 2012 portant approbation du groupement d'intérêt public «Mission centenaire de la Première Guerre mondiale 1914-2014». Ce groupement a pour objet la préparation et l'organisation du programme commémoratif du centenaire de la Première Guerre mondiale de l'année 2014. Le siège social du groupement est fixé à Paris, 109, boulevard Malesherbes (75008). Les membres fondateurs, composant le conseil d administration de la Mission, sont : l État, représenté par le ministre de la défense, le ministre de la culture et de la communication, le ministre de l'éducation nationale, le ministre des affaires étrangères, le ministre de l'enseignement supérieur et de la recherche, le ministre chargé du tourisme, le ministre de l'intérieur ; l'établissement public «Institut français» ; l'établissement public «Office national des anciens combattants» ; l'établissement public «Musée de l'armée» ; l Établissement public de communication et de production audiovisuelle de la défense (ECPAD) ; l'établissement public «Bibliothèque nationale de France» ; l'établissement public «Centre national de documentation pédagogique» ; l'association des maires de France (AMF) ; la CARAC, mutuelle d'épargne, de retraite et de prévoyance ; l'association «le Souvenir français». La Mission du centenaire de la Première Guerre mondiale abrite une équipe permanente de 12 personnes, à laquelle s'ajoutent un conseil scientifique, un comité des mécènes et un comité des communes pour le Centenaire. 2
Le directeur général de la Mission sera l interlocuteur du titulaire pour toutes les questions contractuelles et le suivi général de l avancement du marché. Il sera assisté dans cette tâche par le directeur général adjoint de la Mission du Centenaire, qui sera l interlocuteur quotidien du titulaire. La direction générale de la Mission prendra les décisions définitives d orientation et d acceptation le cas échéant. 3 3 / Objectifs La Mission du centenaire de la Première Guerre mondiale a reçu pour mission du Gouvernement l organisation du programme commémoratif du Centenaire de la Première Guerre mondiale, l accompagnement et la coordination des initiatives développées dans la perspective du centenaire de la Première Guerre mondiale et la mise en œuvre d une politique d information sur le Centenaire en direction du grand public. En tant que responsable, pour l Etat, de l organisation des grandes manifestations d envergure nationale liées à la commémoration, la Mission du Centenaire est chargée d organiser la venue et le séjour, en juillet 2014, de quatre jeunes gens de près de 80 pays belligérants de la Première Guerre mondiale ou issus des empires de l époque. Le Président de la République française a ainsi invité des représentants de ces 80 nations à défiler sur les Champs-Elysées, le 14 juillet 2014, pour la fête nationale qui sera consacrée cette année au souvenir de la Première Guerre mondiale. Trois militaires de chacun de ces pays ouvriront le défilé, et quatre jeunes gens, civils, le clôtureront, en formant l animation finale le «tableau» final - de la manifestation. Cette animation finale sera ainsi composée de 320 jeunes gens issus de 80 pays environ. La Mission du Centenaire doit organiser le séjour des jeunes représentants des 80 pays, du 5 ou 6 juillet au 15 ou 16 juillet. Une partie du séjour des jeunes gens sera consacrée aux répétitions du défilé (le matin, sur les Champs- Elysées, puis au Mont Valérien, à Suresnes) et au défilé lui-même, le 14 juillet. Une autre partie du séjour (l après-midi et le soir) sera consacrée à des visites et des rencontres culturelles. Le présent marché a pour but de sélectionner un opérateur qui encadrera le séjour des jeunes, organisera leurs déplacements, veillera au bon déroulement de leur programme pendant les 10 à 12 jours de leur séjour, et assurera l ensemble des fonctions logistiques de soutien et d accompagnement, à l exception de celles qui seront listées ci-dessous. Ce marché n inclut pas l encadrement et le soutien des délégations militaires. 3
4 4 / Prestations demandées 4.1. Interface entre le groupe de participants et la Mission du Centenaire Le titulaire assurera la fonction de coordination générale du séjour des participants, en lien direct avec la Mission du Centenaire ainsi qu avec les autres acteurs du dossier (Gouverneur militaire de Paris pour le défilé, metteur en scène pour la partie défilé des jeunes, protocole, etc.) et les autres fournisseurs pour les prestations non comprise dans le présent marché (transport, hébergement, restauration, etc.). Le titulaire devra assurer la coordination des différents prestataires. Il participera aux différents comités de pilotage avec la Mission du Centenaire. Le titulaire désignera un responsable du projet qui sera le référent direct de la Mission du Centenaire, pour la préparation du séjour et pour l ensemble du séjour. Il sera joignable en permanence pendant la durée du séjour et responsable de la réalisation des prestations relevant du titulaire. 4.2. Gestion administrative du programme Le titulaire devra produire : - à destination des jeunes, un dossier de présentation détaillé du programme de leur séjour, comprenant le programme lié au défilé (répétitions et défilé du 14 juillet) et aux autres activités du séjour. Le programme sera défini par la Mission du Centenaire, en lien avec le ministère de la Défense et le Gouverneur militaire de Paris pour ce qui concerne le défilé. Le titulaire n aura pas à concevoir le programme de visites et rencontres. - un guide pratique : détails de l organisation du séjour, déroulé du programme et des activités, adresses et contacts importants, plan de Paris, numéros de téléphone des animateurs et éventuels bénévoles et numéros d urgence. Il devra être transmis sous format électronique avant le départ et remis sous format papier à l arrivée aux participants. Des badges individuels devront également être remis à chacun. 4.3. Mise en œuvre de la logistique : accueil, transport, hébergement, restauration, assurances Le titulaire sera notamment chargé de l accueil à Paris et de l ensemble des transports des participants pendant leur séjour. Accueil Le titulaire est tenu d accueillir et de transférer sur le lieu de résidence tous les participants au programme au fur et à mesure de leur arrivée. 4
Les animateurs du titulaire et les éventuels bénévoles devront accueillir les jeunes aux aéroports parisiens (en fonction des points d arrivée des participants) ou en un lieu de rendez-vous unique dans Paris qui aura été désigné à l avance. Le titulaire devra également reconduire les participants, à la fin de leur séjour, aux aéroports parisiens ou en un lieu de départ unique dans Paris qui aura été désigné à l avance. Transport et assurances Le transport des participants pendant le séjour n est pas à la charge du titulaire et n est donc pas inclus dans le marché. Le titulaire sera toutefois chargé de la coordination du ou des prestataires en charge du transport des jeunes. Il s agit de l ensemble des transports nécessités par le programme officiel des participants (déplacement du lieu de résidence vers les lieux de répétition, vers les points de repas, pour les activités programmées). Les participants devront notamment être acheminés de leurs lieux d hébergement respectifs jusqu aux lieux de répétition : Mont Valérien et peut-être Champs-Elysées (présence requise le matin les 8, 9, 10 et 11 juillet, ainsi que le 12 juillet pour la répétition générale, et le 14 juillet pour le défilé). Ils seront ensuite acheminés sur les différents lieux de leur programme, sachant que certaines activités pourront être au choix et limitées à un certain nombre de participants inscrits à l avance. Toutes les formalités administratives entourant les déplacements des jeunes seront à la charge du titulaire, ce qui inclut les questions d assurances et les relations avec le comité de pilotage et avec les services du Gouverneur militaire de Paris, dont les coordonnées seront communiquées au titulaire du présent marché. Coordination des activités des jeunes Le titulaire devra assurer la coordination des activités des jeunes hors répétitions (coordination entre les différentes activités : répétitions, programmes proposés par des partenaires institutionnels (rencontres éventuelles avec des ministres, sorties culturelles, animations proposées par les associations, etc.). Des éléments de programme seront fournis au titulaire après notification du marché. Ces éléments seront susceptibles d évoluer. Hébergement L hébergement n est pas inclus dans le marché. Il sera choisi par la Mission du Centenaire en dehors du marché. Pour information, les lieux d hébergement pourront être situés dans Paris ou en région parisienne. Les participants seront dans la mesure du possible regroupés dans des lieux de grande capacité, pas éloignés les uns des autres, afin de simplifier le plus possible les transports. 5 5
6 Restauration La restauration n est pas incluse dans le marché. Pour information, elle sera assurée par un partenaire de la Mission du Centenaire, dans des conditions en cours de définition. Elle devrait être assurée en un lieu unique dans le centre de Paris, où le titulaire sera chargé de conduire les participants. 4.4. Encadrement du programme par le titulaire Encadrement des participants pendant les 10 à 12 jours (pendant la totalité du programme : depuis l accueil aux points d arrivée jusqu au départ des participants). Le titulaire assurera la supervision et l encadrement des jeunes : en journée, en dehors des plages imposées, afin de contrôler un retour sur le site d hébergement compatible avec les horaires de lever et de départ du matin (horaire à affiner), signature par les jeunes des feuilles d émargement, etc. La supervision sera assurée par une équipe d encadrants, chaque encadrant étant chargé d un nombre défini de jeunes, qui sera précisé par le titulaire. L équipe d encadrants sera coordonnée par le responsable du projet. 4.5. Communication Le titulaire met en œuvre et suit un volet de communication relatif à l événement en liaison avec la Mission du Centenaire : - création d un site Internet dédié à la manifestation à destination des jeunes invités par la France. Le site Internet sera accessible aux jeunes à l aide d un code confidentiel grâce auquel ils pourront se connecter. Le site sera mis à jour quotidiennement avec des informations sur le programme et le séjour des jeunes en France (rappel des documents et matériel devant être amenés par les participants : papiers d identité, visa le cas échéant, documents médicaux, assurances, bagages de base, etc.), recueil des données nécessaires (mensurations pour les costumes), etc. Il mettra également à disposition des jeunes des informations sur le défilé et le travail que les jeunes auront à effectuer dans le cadre de leur participation au défilé (horaires des répétitions, détails sur la chorégraphie définie par le metteur en scène, etc.). Le site Internet, en français et en anglais, devra être mis en ligne le plus rapidement possible après la notification du marché au titulaire. 6
7 5 / Organisation et suivi du projet de réalisation 5.1 Conduite du projet et responsabilités Dans le cadre de ce marché, le titulaire a obligation de résultat sur l ensemble des prestations décrites dans le présent cahier des charges. A ce titre, il a l'obligation de réunir tous les moyens, méthodes et techniques qui permettent de satisfaire aux exigences afférentes à l'ensemble des tâches décrites dans le présent cahier des charges. Il lui appartient de se conformer à l'ensemble du marché, ainsi que de conseiller la personne publique durant le marché et de l'avertir de toute difficulté qu'il pourrait percevoir. 5.2 Suivi régulier du projet Des contacts réguliers seront organisés entre le titulaire et la Mission du Centenaire. Ils permettront notamment de s assurer, au fur et à mesure de la réalisation des prestations, que celles-ci correspondent aux besoins exprimés par la Mission. Des réunions et points téléphoniques (ou autres moyens de communication) auront lieu régulièrement. 5.3 Aspects logistiques - Bureaux : La prestation du titulaire sera effectuée dans ses locaux et sur les différents lieux du séjour des participants. - Langue : Tous les documents rédigés par l équipe projet du titulaire seront en français. Une partie des documents réalisés à l attention des participants (guide pratique) devra être rédigée en anglais. Le responsable de l opération devra être bilingue français/anglais. Une part importante des animateurs devront parler l anglais. - Bureautique : Tous les documents seront fournis sous forme électronique dans un format compatible avec les outils bureautiques de la Mission (Microsoft Office, PDF). 7
8 Annexe Informations générales 80 pays ont été, à ce stade, invités par la France. Le nombre de participants n est pas connu à l heure actuelle. Les réponses officielles des pays sont en cours d arrivée. La majeure partie des pays invités devrait cependant participer aux cérémonies. Au maximum, le nombre de jeunes étrangers invités participant au séjour sera de 80*4, soit 320 personnes. Des jeunes Français accompagneront également pendant l ensemble du séjour les participants étrangers. Ils seront pris en charge dans les mêmes conditions que les étrangers et les prestations demandées au titulaire incluront également les jeunes Français, dont le nombre devrait être compris entre 20 et 30. Le programme des jeunes sera le suivant : - samedi 5 et dimanche 6 juillet : arrivée à Paris - dimanche 6 juillet : point de rendez-vous unique, arrivées progressives - lundi 7 juillet : première rencontre générale, rencontre avec le metteur en scène - mardi 8 au vendredi 11 juillet : reconnaissance des Champs-Elysées puis répétitions le matin : de 5 à 7h sur les Champs-Elysées puis de 9 à 12 h au Mont Valérien (sous réserve) - samedi 12 juillet : répétition générale - dimanche 13 juillet : meeting aérien du Bourget, pour les centenaire de l aérodrome (sous réserve) - lundi 14 juillet : défilé ; éventuelle rencontre avec le Président de la République ; concert du 14 juillet et feu d artifice au Trocadéro - mardi 15 juillet et mercredi 16 juillet : départ de Paris Un programme de visites et rencontres sera organisé par la Mission du Centenaire pour les après-midi et soirées du lundi 7 au dimanche 13 juillet. Le titulaire n est pas chargé de l organisation de ces activités, qui font cependant pleinement partie du programme des participants. Le titulaire sera donc chargé de l encadrement des participants lors de ces activités, du transport pour y participer et de la communication préalable autour de ces activités. Prestations exclues du présent marché Le présent marché n inclut ni l hébergement, ni la restauration ni le transport des participants au séjour. 8
L ensemble de l animation finale du défilé du 14 juillet à laquelle participeront les jeunes étrangers est exclue du présent marché. La tenue que porteront les jeunes est également exclue du marché. 9 Langue Les participants devront parler français ou anglais. La maîtrise de l une des deux langues est un critère de sélection pour pouvoir participer au séjour à Paris. 9
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