LIVRE BLANC DATAROOM ELECTRONIQUE UN NOUVEAU PARADIGME 1 JANVIER 2010
Le partage dʼinformations confidentielles dans la vie des affaires La vie des affaires est ponctuée dʼéchanges dʼinformations entre les acteurs économiques. Ces échanges peuvent être internes, entre collaborateurs, ou externes dans le cadre par exemple des relations clients - fournisseurs. Le comportement commun accorde peu dʼimportance à la confidentialité des données : la confiance entre les individus prime. Les différentes techniques dʼéchanges dʼinformation Prenons lʼexemple des fusions-acquistions où les informations juridiques, financières et sociales de la société cible sont analysées par les auditeurs des sociétés candidates au rachat. Echanges dʼinformations papier ou par CD Les informations sont transmises directement aux équipes sur support papier ou support électronique. La confidentialité nʼest pas assurée ; aucun reporting ne permet de connaître précisément quels documents sont consultés et par qui 2 Echanges dʼinformations par Email Les informations sont envoyées par Email à un ou plusieurs destinataires. Cette méthode est extrêmement risquée : les documents transitent sur le réseau internet et peuvent être interceptés, des copies des documents sont conservées par les destinataires. Lʼhypothèse dʼune rediffusion non-autorisée des documents est forte en raison de la facilité dʼutilisation de lʼemail. DataRooms physiques Les documents imprimés et regroupés sont mis à disposition dans une pièce fermée et surveillée en permanence. Les experts de chaque équipe venant consulter les documents ont accès de manière séquentielle à la pièce pour consulter les documents. Cette méthode est longue à mettre en œuvre, coûteuse notamment en temps de transport et présence sur site; lʼaccès aux documents est complexe, aucun reporting de consultation nʼest possible. Datarooms électroniques Les document numérisés sont stockés sur un serveur sécurisé, accessible à distance par les équipes dʼauditeurs. Les accès sont soumis à des règles strictes de droits de consultation, routage, impression ou enregistrement des documents. Cette méthode est économique en limitant les déplacements. Elle est sécurisée en permettant un contrôle strict des conditions de consultation des documents. Elle est rapide car elle permet aux différentes équipes de consulter simultanément lʼinformation de la dataroom.
Dataroom Électronique, M&A et au-delà Les praticiens des fusions acquisitions ont depuis longtemps intégré la sécurisation des échanges dans la gestion des audits transactionnels en organisant le partage dʼinformations entre les parties impliquées au sein de Dataroom. Il existe cependant de nombreux autres évènements où lʼentreprise doit partager avec des tiers des informations confidentielles et où les conséquences dʼune brèche dans la sécurité des données peuvent être extrêmement dommageables : Négociation de licences Achat ou Vente dʼun actif stratégique Communication de pièces au contentieux 3 Négociation dʼun partenariat stratégique Procédure dʼappel dʼoffres sur chantier industriel sensible Lʼintensité de la concurrence économique mondialisée impose aux dirigeants dʼêtre extrêmement prudents quant aux risques de divulgation non autorisée des informations support à ces transactions. Constat Lʼintérêt des datarooms électroniques pour tous les types de transactions B2B
Les promesses non tenues des datarooms électroniques Les services de datarooms électroniques sont apparus aux Etats-Unis au début des années 2000, initialement pour permettre lʼéchange dʼinformations sur le marché de la syndication de prêts bancaires. Ils se sont depuis concentrés sur les bénéfices évidents et immédiats de lʼutilisation de lʼélectronique : organisation du stock de documents sécurisation des accès droits dʼaccès différenciés pour la consultation, lʼimpression, le téléchargement de documents reporting sur la consultation : qui à lu quoi, et quand? 4 Cependant, les fournisseurs de solutions ont oubliés les utilisateurs dans cette démarche et nʼont pas su adapter lʼoutil aux pratiques. Au contraire, il apparaît que ce sont plutôt les pratiques qui ont du sʼadapter à lʼoutil. Voici pourquoi Erreur n 1 : Organiser les datarooms comme une messagerie électronique La plupart des datarooms électroniques se targuent de présenter les documents avec une ergonomie similaire aux logiciels de messagerie électronique (comme Microsoft Outlook). Ceci pour placer les utilisateurs dans une logique de confort ʻà prioriʼ. Les documents dʼune dataroom ne sont pas des messages électroniques. Le principe dʼune dataroom suit une logique précise dans le monde physique, en organisant lʼinformation par classeur puis dossiers, avec une consultation thématique et directe des documents. Constat Lʼincapacité des services existants à satisfaire les utilisateurs En cherchant à forcer le comportement des utilisateurs dans une logique dʼapplication informatique, les applications de dataroom ont changés la logique métier des utilisateurs et les ont perdus. Erreur n 2 : Ne pas avoir pris en compte les contraintes de la lecture à lʼécran Lorsque lʼon demande aux utilisateurs de services de dataroom quel est le plus grand défaut à lʼutilisation de lʼélectronique, une majorité pointe un mauvais confort de lecture à lʼécran.
A tel point quʼil est loin dʼêtre rare que, contrairement à lʼobjectif recherché, les collaborateurs impriment dʼune manière ou dʼune autre (par impression écran notamment) les documents pour pouvoir travailler. Les interfaces de consultation des documents proposées jusquʼalors cumulent les défauts : résolution médiocre des documents lenteur de chargement des pages possibilité limitée voire inexistante de pouvoir annoter ou prendre des notes sur le document En ne se focalisant pas sur lʼessentiel, cʼest à dire les modalités dʼaccès au contenu des documents partagés, les fournisseurs de dataroom ont provoqués un sentiment négatif sur le confort de lecture à lʼécran, et sur lʼutilisation de lʼélectronique. Erreur n 3 : Avoir négligé les interactions entre professionnels Lors dʼune opération support à la mise en place dʼune dataroom, les interactions entre les participants sont nombreuses, avec en premier lieu le flux de questions réponses entre les parties. 5 Si les fournisseurs de dataroom ont bien intégrés la logique de questions/réponses, ils ont en revanche oublié lʼaspect humain et la logique même du travail collaboratif. Il sʼagit bien pourtant dʼun aspect essentiel, les professionnels travaillant au sein dʼéquipes et échangeant des informations en permanence. La proximité entre membres dʼune équipe dans une dataroom physique a été complètement oubliée, laissant lʼindividu isolé derrière son écran.
Repenser les services de dataroom électronique Le concept de dataroom électronique est devenue une réalité. En 2007, plus de 30% des transactions de sociétés (supérieures à 25M ) en Europe ont été réalisées en utilisant de tels services. Pour permettre aux dataroom de sʼintégrer définitivement comme la méthode de choix pour le partage dʼinformations sécurisées, il faut repenser, ou définir, le code génétique du service en inscrivant comme principes : Lʼamélioration continue des attributs qui ont motivés lʼémergence du service et ses bénéfices incontestables comparés aux autres solutions : Instantanéité de mise en place Simultanéité dʼutilisation par de multiples parties Gestion différenciée de droits entre les divers utilisateurs 6 Sécurité et confidentialité des échanges et des données Rapidité dʼexécution Flexibilité dans lʼaccès (nʼimporte quand depuis nʼimporte où) Traçabilité de lʼutilisation et des échanges Economies budgétaires globales en comparaison avec la dataroom physique Une ergonomie permettant une prise en main immédiate et un confort de lecture Par définition, les transactions donnant lieu à échanges sécurisés de documents impliquent des équipes différentes pour chaque opération. Les utilisateurs doivent pouvoir retrouver instantanément leurs marques lorsquʼils accèdent à la dataroom transactionnelle. Ils ne doivent pas consacrer (ou perdre) du temps à se former à lʼutilisation, chercher comment envoyer une alerte à un collaborateur, comment commenter ou annoter un document. La norme doit être le ʻzéro formationʼ, la prise en main doit être évidente, lʼutilisation intuitive. La lecture des documents doit elle être placée au centre de lʼexpérience utilisateur. Combien de professionnels avouent discrètement ʻcontournerʼ lʼimpossibilité dʼimprimer les documents en effectuant de nombreuses copies dʼécrans pour in fine retrouver un confort de lecture papier.
Ainsi, une attention particulière doit être apportée à la qualité de la numérisation des documents, la lecture de documents doit pouvoir se faire en plein écran avec de larges possibilités dʼannoter les documents ou encore surligner les passages importants. Des possibilités multiples de travail collaboratif Mettre lʼutilisateur au centre du service, cʼest aussi lui permettre de retrouver en ligne le même niveau dʼinteractivité avec ses collaborateurs que dans le monde physique. Parmi les outils collaboratif à disposition des membres dʼune même équipe : partage des questions posées et réponses apportées messagerie instantanée (chat) permettant une discussion en temps-réel alerte sur un document ou un contenu particulier partage des annotations posées sur un document La dataroom comme instrument de pilotage et de gestion de lʼentreprise Les datarooms électroniques sont considérées comme des opérations éphémères, volatiles. A lʼissue de lʼopération, les espaces de travail collaboratif sont fermés et la dataroom détruite. 7 Si cette approche nʼest pas fondamentalement à remettre en cause (il faut effectivement pouvoir fermer la dataroom si les utilisateurs le souhaitent), la dataroom doit être conçue comme un compagnon permanent dʼinformation sur lʼentreprise, depuis sa création, et au travers de ses mutations successives. Elle permet une valorisation à la demande de ses actifs, aussi bien quʼun suivi de ses performances et de sa gestion dans le temps.
Pourquoi DiliTrust? Notre démarche est nouvelle. Elle consiste avant tout à prendre en compte les besoins et le comportement naturel des utilisateurs professionnels et dans un second temps utiliser le meilleur de la technologie pour proposer une solution adaptée, performante et intuitive. Lʼapproche de DiliTrust se situe donc à lʼopposé de celle de ses concurrents qui partent eux de la technologie pour développer des offres vers les professionnels. Notre objectif est de replacer lʼutilisateur aux commandes de la solution, de lʼoutil, et de rendre son expérience aussi aisée, fluide et utile que possible. La conception de nos solutions est fondée sur le comportement naturel des utilisateurs. Nous considérons de ce point de vue que le référentiel électronique actuel en matière dʼergonomie est imposé par les grands fournisseurs de logiciel et ne correspond pas au comportement naturel de lʼutilisateur final. 8 Nos efforts portent, au-delà de lʼévidente sécurité et performance de nos solutions, sur la conception de solutions originales permettant de répondre aux besoins naturels des utilisateurs, par exemple en matière de lecture à lʼécran. Lʼoutil que nous proposons doit réellement permettre à lʼutilisateur professionnel de réalisation sa mission, souvent lourde et complexe, dans des conditions de confort et de liberté extrêmes en termes de navigation, de recherche, de lecture, dʼéchange, ou dʼanalyse. La solution que nous proposons est conçue comme un compagnon permanent dʼinformation sur lʼentreprise, depuis sa création, et au travers de ses mutations successives. Appliquée aux autres secteurs et métiers la solution DiliTrust devient un outil puissant mais toujours ultra intuitif et disponible dʼéchanges instantanés et sécurisés dʼinformations entre professionnels offrant un niveau de collaboration interactive inégalable. En terme de modèle économique, nous introduisons une tarification basée sur le nombre dʼéquipes participant à lʼopération, indépendamment du nombre de documents partagés. Nous conservons également un modèle tarifaire basé sur le nombre de pages présentes dans la dataroom et, laissons lʼorganisateur sélectionner le modèle le plus avantageux pour son opération.
A propos de DiliTrust DilITrust SAS réinvente le partage sécurisé dʼinformations confidentielles dans le contexte dʼune transaction B2B. DiliTrust propose un service de dataroom électronique innovant centré en priorité sur le professionnel, son comportement et ses attentes. Fondée début 2009 par une équipe dʼexperts de lʼinformation financière et des nouvelles technologies, DiliTrust est basée à Paris (France). Pour en savoir plus sur DiliTrust, visitez www.dilitrust.com Contact Nicolas Raynier - Président E : nraynier@dilitrust.com - T : +33 9 70 44 06 89 9