Guide pratique salaires. Version 3.4 du 21.11.2014 ProConcept

Guide pratique salaires Version 3.4 du 21.11.2014 ProConcept

Table des matières 1. Flux des salaires... 7 2. Gestion des employés... 8 2.1. Les informations de l'onglet Personne... 9 2.2. Les informations de l'onglet Employés : Données des employés... 10 2.3. Les informations de l'onglet Employés : Contrat... 11 2.4. Les informations de l'onglet Employés : Références... 12 2.5. Les informations de l'onglet Employés : Dépendants... 14 2.6. Les informations de l'onglet Employés : Postes... 15 2.7. Les informations de l'onglet Employés : Permis de travail... 17 2.8. Les informations de l'onglet Employés : Compléments... 18 2.9. Les informations de l'onglet Employés : Certificat de... 19 2.10. Les informations de l'onglet Employés : Statistiques OFS... 20 2.11. Les informations de l'onglet Employés : Données RH... 21 2.12. L'onglet Evénement... 21 2.13. L'onglet Données flexibles... 21 2.14. L'onglet Classification... 21 2.15. Les listes à disposition... 21 2.16. Les dictionnaires... 23 2.17. La gestion des pièces jointes... 24 2.18. La gestion des événements... 25 2.19. Bouton action «Employés avec Genres Salaires»... 26 2.20. Modules annexes à la gestion des postes... 26 2.20.1. Vérifications des postes... 26 2.20.2. Gestion des postes... 27 2.20.3. Gestion des classifications... 28 2.20.4. Table des salaires (Annuités AAA)... 28 2.20.5. Module IVS... 29 2.21. Module Extraction des utilisateurs... 31 3. Les données salariales d un employé... 34 3.1. Vérifier / compléter les genres salaires entreprises... 34 3.2. Les codes de soumissions... 35 3.2.1. Accéder aux codes de soumission... 35 3.2.2. Utiliser un profil première phase définition du... 36 3.2.3. Utiliser un profil deuxième phase l'utiliser... 37 3.3. Les montants fixes... 39 3.3.1. Accéder aux montants fixes... 39 3.3.2. Les boutons spécifiques... 39 Page 2 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

3.4. Les variables... 41 3.4.1. Accéder aux variables... 41 3.5. Les listes à disposition... 42 3.6. Module Genre Salaire avec employés... 42 3.6.1. Saisie en tableau d'une rubrique variable... 43 3.7. Le module «Saisie GS Nuit / Dimanche / Piquet»... 45 3.7.1. Connexion à la base Oracle... 45 3.7.2. Les traitements disponibles... 46 3.8. Les traitements disponibles : Lecture des données... 46 3.9. Lecture de données externes... 48 3.9.1. Définition du format CSV des données... 48 3.9.2. Définition du format XML des données... 49 3.9.3. Procédure de lecture... 51 3.10. Fonctionnement du tableau de saisie... 51 3.10.1. Compléter le tableau de saisie... 52 3.10.2. Création des formules de calculs... 52 3.11. Ecrire les variables mensuelles dans le module salaire... 53 3.12. Génération d un fichier de synchronisation... 55 3.13. Calcul du salaire mensuel de base... 56 3.13.1. Principe... 56 3.13.2. Taux d occupation... 56 3.13.3. Base du salaire... 56 3.13.4. Nombre de jour à payer... 56 3.13.5. Jours maladie / accident Jours non payés... 56 3.13.6. Imputation comptable... 56 3.13.7. Affichage sur la fiche de salaire... 58 3.13.8. Vérification du salaire à payer avant calcul... 58 3.13.9. Résultat... 59 3.13.10. Avantage... 60 4. Calcul du salaire... 61 4.1. Calcul automatique des décomptes... 61 4.2. Le décompte provisoire... 62 4.2.1. Contrôle des bulletins de salaires... 64 4.2.2. Contrôle de l imputation comptable des salaires... 65 4.2.3. Contrôle de la ventilation via le tableau croisé... 65 4.2.4. Manipulation du tableau de bord... 66 4.2.5. Contrôle de la ventilation via les listes... 69 4.2.6. Que faire en cas d'erreur dans la ventilation?... 70 Page 3 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

4.3. Le décompte définitif... 72 4.3.1. Imprimer le décompte définitif... 73 4.3.2. Ventilation définitive... 74 4.4. Annulation d un décompte définitif... 75 5. Paiements du salaire... 77 5.1. Créer un paiement... 77 5.2. Générer le fichier DTA ou l'ordre de bonification... 79 5.3. Obtenir une liste nominative des paiements... 80 5.4. Exceptions / message d erreur... 80 5.4.1. Type de paiement incompatible... 80 5.5. Clôture d un paiement... 82 5.6. Cas spécial : Modifier un paiement avant réception de... 82 6. Comptabiliser les salaires en comptabilité générale... 84 6.1. Vérification et procédure en cas d'erreur... 85 7. Gestion des décomptes multiples... 88 7.1. Constatations et objectifs... 88 7.2. Fonctionnement... 88 7.3. Remarques importantes concernant les "Montants fixes et variables"... 89 7.4. Remarques concernant l'utilisation de la rubrique "salaire mensuel de base"... 90 8. Boucler la période de salaire / ouvrir une nouvelle période... 92 8.1. Le programme Période de calcul des salaires... 92 8.2. Contrôle et précaution... 92 8.3. La clôture et ouverture des périodes... 93 8.3.1. La vérification séquentielle... 93 8.3.2. Lancement de la procédure de clôture mensuelle... 95 8.4. Clôture de la période impossible : messages d'erreurs... 96 9. Le module Swissdec... 97 9.1.1. Installation et prérequis... 97 9.2. Utilisations Swissdec... 100 9.2.1. La gestion des contrats d assurances... 100 9.2.2. La gestion des listes... 100 9.3. Création de la déclaration Swissdec... 101 9.3.1. Détermination de l année et du mode... 102 9.3.2. Sélection des destinataires... 102 9.3.3. Validation de la structure... 103 9.3.4. Validation des données... 104 9.3.5. Génération du fichier pour l AVS... 106 9.4. Transmission des données... 107 Page 4 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

9.4.1. Mode direct PIV (Certificats de salaire)... 107 9.4.2. Mode direct PIV avec confirmation (Helsana)... 108 9.4.3. Mode manuel (Caisse AVS)... 112 10. La gestion des listes... 115 10.1. Les listes officielles... 115 10.1.1. Compte salaire... 116 10.1.2. Liste des genres salaires... 116 10.1.3. Décompte annuelle LAA... 117 10.1.4. Attestation LPP... 117 10.2. Les listes paramétrables... 118 10.3. Création d'une liste paramétrable... 119 10.4. Imprimer une liste paramétrable... 122 10.5. Visualiser une liste paramétrable sous la forme d'un tableau de bord... 124 11. Annexe : Table d'imputation des éléments... 125 12. Annexe : Revue des salaires... 126 12.1.1. Traitement de type Salaires.... 126 12.1.2. Traitement de type Budget.... 126 12.2. Prérequis à l utilisation du module «Revue des salaires»... 126 12.2.1. Grille des salaires... 126 12.2.2. Genre salaire entreprise... 127 12.2.3. Genre salaire utilisé pour les employés... 127 12.3. Création de la revue des salaires... 128 12.4. Opérations pour créer la revue des salaires... 128 12.5. Opération pour lire les informations des employés... 129 12.6. Détail des colonnes présentes dans le tableau... 129 12.7. Manipulation des données de la revue des salaires... 132 12.7.1. Suppression d employés de la revue... 132 12.7.2. Modifier le facteur d annuité d un employé... 134 12.7.3. Ajouter un employé... 136 12.7.4. Informations minimum à saisir lors de l ajout d un employé dans la revue... 137 12.8. Particularité de la revue des salaires de type «Budget»... 138 12.9. Mise à jour des salaires dans les montants fixes... 139 12.9.1. Création de la série de mutation... 140 12.9.2. Exécution des mutations... 143 12.9.3. Extourner une modification en série... 144 13. Annexe : Ajout de la commission paritaire professionnelle... 145 14. Annexe : Changement CCT au 01.07.2014... 148 14.1. Paiements des vacances, des fériés et du 13 ème salaire sur les éléments variables... 148 Page 5 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

14.1.1. 13 ème salaire... 148 14.1.2. Indemnité vacances payées... 148 14.1.1. Indemnité fériés payés... 149 14.2. Modification des taux vacances fériés vacances sur indemnités dans «Genres salaires entreprise»... 150 14.3. Paiement d heures ou de supplément en complément du salaire mensuel... 153 14.4. Paiement indemnités responsable... 154 14.5. Rubrique à utiliser pour le paiement des indemnités pour le travail de nuit, pour les dimanches et pour le service de piquet... 155 14.5.1. Paiement des indemnités vacances pour les rubriques indemnités travail de nuit, dimanches et service de piquet... 156 15. Annexe: Mise à jour 2015... 157 15.1. Déduction de la cotisation d assurance accident non professionnel à l employé... 157 15.2. Désactivation du code de soumission «Contribution assurance»... 159 15.3. Nouveaux codes pour le fonds de prévoyance PREVIVA... 160 15.4. Changement du fonctionnement des codes de soumission AVS et chômage... 161 16. Annexe : Base de calcul... 163 Page 6 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

1. Flux des salaires Pour effectuer les salaires dans les meilleures conditions, voici le schéma de travail ci-après. LES ETAPES DU TRAITEMENT DES SALAIRES Création modification des informations des employés Employés Employés avec genre salaires Genres Salaire avec employés Gestion des employés Gestion des codes salaires fixes et variables Calcul du salaire (calcul provisoire) Calculation automatique des décomptes Calcul provisoire des décomptes Ventilation provisioire Calculation automatique des décomptes Ventilation provisoire des décomptes Tâches Salaires Vérifications de la ventilation provisoire Calcul du salaire (calcul définitif, paiement et consultation) Calculation automatique des décomptes Calculation automatique des décomptes Paiements Tâches Salaires Passage en définitif des décomptes Ventilation définitives des décomptes Etablissements du paiement (DTA) Transfert en comptabilité Ouvrir une nouvelle période des salaires Périodes de calcul des salaires Paiements Clôture du paiement Fermer et ouvrir une période Réception de l avis bancaire Page 7 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

2. Gestion des employés Accessible depuis Ressources humaines \ Personnel\ le programme «Employé» permet de saisir et modifier votre fichier du personnel. Dans le bandeau, l onglet «Accueil» contient les fonctions liées au «Reporting», Les «transactions» ainsi que les actions. L onglet «Contenu» contient les différentes informations de l employé. L onglet «Options» contient des raccourcis sur différentes applications. Dans la partie "Recherche et sélection" (partie de gauche) des critères sont disponibles (clic droit sur la loupe) vous permettant de changer le filtre de sélection. Par défaut la commande est "Employés Actifs" Page 8 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

La gestion des employés comporte des informations obligatoires qui doivent absolument être saisie pour le bon fonctionnement des salaires ainsi que des informations facultatives qui peuvent être saisies selon vos besoins de gestion. Dans les masques de saisie ci-après, nous faisons figurer les zones obligatoires en rouge vif et les zones facultatives en vert. 2.1. Les informations de l'onglet Personne Dans cette partie, les informations de base obligatoires sont les suivantes : Page 9 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Le bouton «Adresse» doit être utilisé pour 'afficher le détail de la saisie de l'adresse 2.2. Les informations de l'onglet Employés : Données des employés L'onglet employé affiche le bandeau «Contenu» Dans cette partie, les informations de base obligatoires sont les suivantes : Page 10 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Important : 1) la zone calcul du décompte. Si cette zone n'est pas cochée, l'employé ne sera pas présent dans la saisie des genres salaires ni dans le module de calcul 2) Le statut de l'employé est déterminant pour beaucoup de listes. Les seuls statuts qui doivent être présent sont : "Actif" et "Inactif". Les informations des onglets 2.3. Les informations de l'onglet Employés : Contrat Dans cet onglet figure les informations des entrées et sorties de l'employés. Lors du retour d'un employé, on devra faire une nouvelle ligne d'entrée sortie. Dans cette partie, les informations de base obligatoires sont les suivantes : Page 11 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

1) Lors de l'indication de la sortie de l'employé, on coche aussi la zone décompte définitif afin de déclencher si nécessaire le paiement du 13 ème salaire. La partie "Gestion des contrats employé" est totalement facultative. 2.4. Les informations de l'onglet Employés : Références financières Page 12 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Dans cet onglet figure les informations financières de l'employé. Au minimum 1 référence financière est obligatoire. De manière facultative il est possible de créer jusqu'à 4 références financières pour un employé. Dans cette partie, les informations de base obligatoires sont les suivantes : 1) Les types disponibles sont les suivants 2) si plusieurs références financière sont définies, on indiquera dans la zone "Montant " le montant spécifique dédié à cette référence. 3) il est aussi possible de spécifier un bénéficiaire particulier (par exemple Office des poursuites) Page 13 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

2.5. Les informations de l'onglet Employés : Dépendants Dans cet onglet figure les informations facultatives des personnes "dépendantes" de l'employé. (Conjoint, Enfants, ). Dans la partie "Montants des allocations", il est possible stocker les informations concernant les Allocations familiales (Date de début, de fin, montants, ) Cette gestion entre en compte pour le calcul du salaire et permet de définir les montants des allocations familiales. Page 14 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

2.6. Les informations de l'onglet Employés : Postes Dans cet onglet figure toutes les informations qui concernent le poste de l'employé. C'est part ce biais que le salaire est comptabilisé. Toutes les informations dans cet onglet doivent être saisies. L'affectation de(s) poste(s) d'un employé contient : - Le poste (proposé sous la forme du compte de comptabilité générale) - La période (début, fin) - Le taux d'occupation - La classification - La division - La fonction - Le taux de pondération - Le taux de fonction supérieur - L'indemnité de fonction supérieure - Le salaire annuel - Le nombre d'heure annuel La zone Taux actuel représente le taux pour le mois de calcul, la zone représente le taux d activité de l employé de l année précédente. Page 15 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Règles - Tous les employés doivent avoir une affectation de poste valable pour la période de calcul. - Une affection à un poste doit contenir un taux d'activité (différent de zéro). - Le total des affectations d'un employé à un (des) poste(s) ne peut être supérieur à 100%. Fonctionnement général C est sur cette base que sera imputé l'intégralité du salaire ainsi que les déductions et charges sociales qui en découlent. C est aussi sur cette base que la rubrique «Salaire mensuel calculé» sera calculée. Il est ainsi possible de changer l'imputation d'un salaire après calcul () pour autant que l on n a pas indiqué des données de ventilations dans les éléments *(Explication dans la partie Rubriques montants fixes) Proportions L'affectation peut être unique (une seule ligne) ou multiple dans ce cas c'est le taux d'activité indiqué qui sera utilisé comme proportion de répartition. Ainsi pour une affectation unique avec un taux d'activité de 10% sera pris comme une proportion à 100%, dans le cas de deux affectations (par exemple : 1 employé engagé à 80 % avec une répartition de 40 % sur un poste et 40% sur un autre poste) la proportion calculée sera de 50 %. Spécificité au niveau des dates Un changement du taux d activité entraine : 1) Terminer la période avec l ancien taux 2) Créer une nouvelle ligne avec le nouveau taux (Dans l exemple ci-dessus, le taux passe de 50% à 100% au 01.03.2012) Il est possible de faire des changements de taux d'activité à l'intérieur d'un mois mais uniquement sur des affectations différentes (Poste différents ou division différentes) Il n'est en revanche pas possible d'effectuer plusieurs affectations sur le même poste avec des taux différents, dans ce cas on indiquera le taux moyen pour le mois. Page 16 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

2.7. Les informations de l'onglet Employés : Permis de travail Dans cet onglet figure les informations facultatives des personnes concernant les permis de travail. Vous pouvez grâce à ces informations obtenir une liste des fins de validité des permis. Page 17 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

2.8. Les informations de l'onglet Employés : Compléments Dans cet onglet figure les informations complémentaires de la personne. Page 18 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

2.9. Les informations de l'onglet Employés : Certificat de salaire Selon les besoins et les prescriptions en vigueur les zones certificats de salaire doivent être remplies. Page 19 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

2.10. Les informations de l'onglet Employés : Statistiques OFS Dans cet onglet figure les informations nécessaire à l''élaboration de la statistique "Niveau et structure des salaires en Suisse". Cette statistique n'étant pas systématiquement demandée pour toutes les institutions, il vous appartient de savoir si oui ou non ces zones sont à remplir. Page 20 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

2.11. Les informations de l'onglet Employés : Données RH Ces onglets permettent de stocker des informations de type RH. 2.12. L'onglet Evénement Permet d'afficher les événements liés à la personne. 2.13. L'onglet Données flexibles N'est pas (plus) utilisé. 2.14. L'onglet Classification N'est pas utilisé. 2.15. Les listes à disposition Listes suivantes sont à disposition depuis «Etat». Page 21 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

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2.16. Les dictionnaires Disponible depuis le menu Outils / Dictionnaires, la gestion des dictionnaires vous permet d'ajouter / modifier le contenu des différentes listes déroulantes. Ici, un exemple de dictionnaire des codes de politesse. Page 23 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

2.17. La gestion des pièces jointes Disponible depuis le bouton spécifique cette gestion permet de lier des documents externes à un employé. Il est possible depuis cette gestion de numérisé un document afin de l attacher comme pièce jointe. Un document lié est consultable via l'option "Détail" (clique droit) Page 24 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

2.18. La gestion des événements Disponible depuis le bouton spécifique, ce module permet de définir des événements lié à une personne. Les événements disponibles sont les suivants : L'ajout d'un événement de type tâche fonctionne selon les mêmes principes que la gestion des tâches d'outlook. Il est notamment possible de déterminer une date d'échéance à une tâche. Tous les événements sont visibles. Page 25 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

2.19. Bouton action «Employés avec Genres Salaires» Ce bouton permet d appeler la gestion des genres salaires pour l employé sélectionné. 2.20. Modules annexes à la gestion des postes 2.20.1. Vérifications des postes Disponible depuis Ressources humaines Personnel, ce module permet de visualiser directement les éventuels problèmes liés à l'affectation des postes. Ce sont les mêmes informations que celles affichées dans la gestion des employés, mais uniquement pour les personnes qui ont un problème d'affectation de poste. Depuis ce module vous pouvez avec un clic droit dans la partie recherche accéder aux informations suivantes : Page 26 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

2.20.2. Gestion des postes Disponible depuis Ressources humaines\ Personnel \Organisation, ce module permet d'accéder aux employés via l'affectation du poste. Dans la partie de gauche figure tous les postes et dans la partie de droite le détail du poste. Avec notamment dans l'onglet "Employés" le détail affectés à ce poste. Les listes des affectations aux postes sont disponibles depuis le menu impression. Page 27 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

2.20.3. Gestion des classifications Disponible depuis Ressources humaines \ Salaires\ Maintenance, ce module permet d'ajouter, modifier une classification. Pour ajouter une classification, il faut simplement faire un plus et indiquer dans les deux colonnes les informations de la classification, sans espaces simplement séparée par un trait d'union. La partie description de la classification est libre, vous pouvez si vous le désirer indiquer C1 ou B2, 2.20.4. Table des salaires (Annuités AAA) Ce module contient la table des salaires selon la grille AVOP. Page 28 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

2.20.5. Module IVS Ce module contient toutes les données qui seront utilisées lors de la création des annexes salaires de la formule IVS. Le but de ce module est d'une part de permettre un meilleur contrôle des données IVS et d'autre part de permettre la modification de données erronées. En effet, actuellement, si une erreur d'imputation est survenue dans les salaires, il est difficile de la répercuté voire impossible si cela concerne un exercice précédent. De plus, les corrections apportées manuellement à la formule IVS sont volatiles, ainsi si l'on régénère une formule IVS toutes les corrections sont perdues. Disponible depuis "Variables et constantes employés" Les traitements disponibles (depuis clique droit de la zone Chercher) : Page 29 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Formule IVS par année En indiquant l'année dans la zone de recherche, on fait apparaître les données des employés relatifs à la formule IVS. Chaque affectation de poste crée une ligne pour la période concernée, les autres données de l'affectation sont aussi reportée (Classification, Fonction, Taux de pondération.). Aperçu des données IVS mensuelles détaillés En premier, il faut renseigner le paramètre "Période du décompte". Le programme affiche alors sous la forme d'un tableau pour la période choisie les zones suivantes : Cet affichage permet de voir la comptabilisation des différentes rubriques salaires. Vue détaillée par employé (pour modification) En indiquant l'année comme paramètre, le programme affiche un pilotage à deux zones. Dans la partie du haut figure les employés et dans la partie du bas le détail des différentes imputations pour l'année. Page 30 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Dans l'écran du bas, il est possible de modifier toutes les informations en tenant compte du fait que vous êtes responsable des manipulations effectuées ainsi que de la cohérence des données. Il est donc impératif de s'assurer que : - Toutes les modifications concernant l'imputation comptable doivent-être reportées en comptabilité - Les montants correspondent aux montants des salaires versés 2.21. Module Extraction des utilisateurs Disponible depuis Ressources humaines\ Personnel\ ce module permet de créer des tableaux de données en vue de les exporter sous Excel. Les très grandes possibilités de ce module nécessitent une formation séparée complémentaires. Ciaprès un survol des buts et possibilités. Le but de ce module est de permettre à l'utilisateur de créer ces propres "listes" avec les informations qu'il désire. Page 31 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Le premier travail à effectuer est la création de la matrice d'extraction, ensuite l'utilisateur pourra utiliser cette extraction pour créer un tableau de données. Les informations de ce tableau seront automatiquement à jour. Définition des infos de l'extraction Pour expliciter le but de l'extraction. Configuration Sur la base des données disponibles, on sélectionne les informations souhaitées dans l'extraction. Ce qui permet au moyen du bouton exécuter tableau. d'obtenir les données dans un Page 32 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Il ne reste plus qu'à exporter le tableau dans Excel Page 33 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

3. Les données salariales d un employé Les données salariales de l'employé sont renseignées par trois types d'informations : - Les codes de soumissions (en lien avec les genres salaires entreprises) - Les montants fixes - Les variables Ces informations sont à saisir dans les modules Employés avec genre salaire ou Genres salaires avec employés. En début d'année où lors de la création d'une nouvelle comptabilité, il y a lieu de vérifier modifier les genres salaires entreprises. 3.1. Vérifier / compléter les genres salaires entreprises Accessible depuis Ressources humaines \ Salaires\ Variables et constantes employés. Les genres salaires entreprise sont des rubriques qui s appliquent identiquement à tous les employés ; c est par exemple le taux AVS, le taux du Fonds de Prévoyance AVOP, etc. Ces rubriques sont en principe entrées ou modifiées en début d année ; il est très important de les saisir avec attention, elles sont sous votre l'entière responsabilité. Pour saisir modifier un genre salaire entreprise il faut simplement indiquer dans la zone "Montant" la valeur souhaitée, cela peut être un pourcentage, un montant, un texte, dépendant du type de la rubrique. Exemple : Si l'on souhaite changer le taux de cotisation Allocation familiale, il faut choisir la rubrique et dans la zone "Montant" indiquer le nouveau taux. Page 34 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

3.2. Les codes de soumissions Les codes de soumission définissent si un employé est astreint à tel ou tel déduction sociale, si il a droit à un 13 ème salaire, si des vacances lui sont payées, Automatiquement lors de la création d'un employé le profil standard des codes de soumission est ajouté. Il ne reste plus qu'à personnaliser ces codes ou éventuellement utiliser un autre profil. Tous les codes de soumission sont obligatoires. Il est interdit de supprimer un code de soumission. Seule sa valeur peut être changée. 3.2.1. Accéder aux codes de soumission Ces modules sont disponibles depuis Ressources humaines / Salaires / Variables et constantes employés. Ces deux programmes offrent les mêmes fonctions, seule la méthode d'accès diffère. Le premier permet de travailler sur tous les codes d'un employé alors que le second permet depuis un code d'accéder à tous les employés. Dépendant de la méthode de travail, on utilisera l'un ou l'autre de ces modules. Pour accéder aux codes de soumission depuis le module Employés avec genres salaires, il faut choisir dans «Sélection» "Code de Soumission". Les informations affichées sont les suivantes : Page 35 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Pour modifier la valeur d'un code, il faut simplement se positionner dans la zone et choisir dans la liste. Par exemple le code 13 ème salaire peut avoir les valeurs suivantes. Comme pour tous les autres codes (montants fixes, variables) il est possible de définir une fin de valeur à un code de soumission. 3.2.2. Utiliser un profil première phase définition du profil Disponible depuis Ressources humaines / Salaires / Variables et constantes employés ce programme a pour but de créer des profils des genres salaires. Ainsi, on peut organiser un profil autour des codes de soumissions et des montants fixes voir mêmes des variables. Une fois le profil défini, il sera utilisable depuis le module "Employés genres salaires" et complétera ou remplacera les codes de l'employé. On peut imaginer par exemple créer un profil "Remplaçant" dans lequel les codes de soumissions sont déjà personnalisés ainsi que les montants fixes. Page 36 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Après avoir fait un plus, on indique dans l'onglet "Général" le nom du profil ainsi qu'éventuellement un commentaire. Ensuite dans l'écran de sélection ont choisi la rubrique "Code soumission" A ce moment le système propose les codes de soumissions obligatoires. Il ne reste plus qu'à personnaliser le profil. Par exemple retirer le droit au 13 ème salaire. 3.2.3. Utiliser un profil deuxième phase l'utiliser Pour utiliser un profil, il faut simplement depuis le programme Employés avec genres salaires choisir depuis «Option» la rubrique "Gestion" "Importation d'un profil". Page 37 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Une fenêtre propose le choix du profil à importer. Puis un message de confirmation est affiché. Lors de l'importation, tous les codes identiques seront remplacés par les codes du profil (avec les valeurs). Un message de confirmation est affiché. En revanche, les codes non définis dans le profil ne sont pas touchés. A la fin du traitement un message est affiché La date de début de validité est fixée en fonction de la période de paie en cours. Page 38 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

3.3. Les montants fixes Les montants fixes représentent les éléments fixes du salaire, tel que le salaire mensuel, les allocations familiales,. Ainsi que la provision 13 ème salaire. 3.3.1. Accéder aux montants fixes Pour accéder aux montants fixes depuis le module Employés avec genres salaires, il faut choisir dans «Sélection» "Montant fixe". Le menu genre salaire propose tous les genres salaires disponibles, il est aussi possible d'effectuer une recherche par code statistique. Le montant de la rubrique est à indiquer sous Valeur. Les colonnes Texte et Remplace le texte standard permettent de redéfinir le libellé d'une rubrique lors de l'impression du bulletin de salaire. Début et fin de valeur permet de fixer dans le temps la validité d'une rubrique. 3.3.2. Les boutons spécifiques Page 39 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Historique : Affiche l'historique des modifications du genre salaire sélectionné, avec notamment le nom et la date précise de l'intervenant. Historique calculé : Affiche les valeurs utilisées lors des calculs Répartition Pour conserver une plus grande souplesse dans l'imputation des montants non liés à un taux d'activité (heures de remplacement par exemple), il est possible d'utiliser l'affectation d'un élément depuis la gestion des genres salaires par le biais du bouton "Répartition". Il est aussi possible de changer le compte de comptabilité générale au moyen des colonnes CG Débit et CG crédit MAIS UNIQUEMENT pour les rubriques de remboursement de frais ou pour les retenues sur salaires net. Page 40 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Employé Ce bouton permet d accèder à la gestion de l employé. 3.4. Les variables Les variables, aussi appelées variables mensuelles, ont pour but de faire figurer des éléments ponctuel du salaire tel que des avances, des remboursements de frais. Elles sont aussi utilisées pour remplacer temporairement un montant fixe. Les variables sont automatiquement effacées lors du changement de période. 3.4.1. Accéder aux variables Pour accéder aux variables depuis le module Employés avec genres salaires, il faut choisir dans «Sélection» la rubrique "Variable". C'est la valeur par défaut lorsque l'on ouvre le module. Le fonctionnement des variables est le même que les montants fixes. Les dates de début et de fin de valeur sont automatiquement fixées en fonction de la période de calcul. 3.4.1.1. Utiliser une variable pour redéfinir ou compléter une rubrique montant fixe Pour redéfinir ou compléter une rubrique de type montant fixe, il faut simplement choisir la même rubrique dans les variables. Le programme signifie alors que des données fixes existent. Page 41 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Il est alors possible de compléter modifier la rubrique selon le besoin. C'est cette nouvelle valeur qui sera utilisée lors du calcul en remplacement de la donnée fixe. 3.5. Les listes à disposition Vous pouvez contrôler les différents codes (Fixes, variables, soumission) via les listes du bouton "Etat". Les listes sont disponibles soit par code soit par employé. 3.6. Module Genre Salaire avec employés Ce module permet les mêmes fonctions que le module Employé avec genres salaires. La sélection des types de codes s'effectue au moyen du menu «Sélection» Le programme affiche par rubrique tous les employés ayant cette rubrique ainsi que la valeur de cette rubrique. Page 42 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Ce programme est utile pour effectuer des vérifications ou des modifications en série. 3.6.1. Saisie en tableau d'une rubrique variable Une des fonctionnalités intéressantes de ce module est l'ajout multiple. Cela permet d'ajouter une rubrique à l'ensemble des employés ou à une sélection, avec ou sans une valeur. En sélectionnant par exemple la variable "Retenue Nourriture Repas". Il est possible de l'affecter au moyen du bouton Ajout multiple Page 43 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Une valeur peut être définie, ainsi que la sélection des employés. Dans le cas d'une affectation sans montant, il ne reste plus qu'à saisir le montant par employé. Les rubriques à zéro ne sont pas prises en compte lors du calcul. Page 44 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

3.7. Le module «Saisie GS Nuit / Dimanche / Piquet» Ce module aussi appelé «integrator» est disponible depuis Ressources humaines / Salaires / Variables et constantes employés a pour but de faciliter la saisie des genres salaires spécifiques concernant les indemnités pour le travail de nuit, pour les dimanches et fériés et pour les services de piquet. Ce module permet de lire les données de ProConcept, d être utilisé comme interface de saisie mais aussi comme interface avec un logiciel tiers. Ce module est constitué d un classeur Excel, il faut donc s assurer que les macros soient bien activées. 3.7.1. Connexion à la base Oracle Pour que le classeur Excel puisse fonctionner, il doit pouvoir avoir accès à la base Oracle de ProConcept, de ce fait le classeur doit être utilisé depuis l intérieur de ProConcept. La connexion s effectue au moyen du bouton «Traitement» L utilisateur connecté est utilisé pour initialiser la connexion. Page 45 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Le choix de la société liste toutes les sociétés pour lesquelles l utilisateur connecté a un accès au groupe «Salaire» 3.7.2. Les traitements disponibles Les traitements suivants sont disponibles 3.8. Les traitements disponibles : Lecture des données La lecture des données permet plusieurs opérations, une partie «Interne» de lecture des données de ProConcept et une partie «Externe» permettant de lire des fichiers venant d une autre application. Page 46 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

3.8.1.1. Lecture des employés avec constantes Cette option permet d utiliser la(es) définitions déjà saisies dans les données fixes en utilisant le même principe que pour la gestion des salaires horaires. Cette définition de la donnée permet en plus du taux de base de définir un texte de substitution mais aussi une comptabilisation spécifique de cette rubrique si besoin. Avec l option «Uniquement employés avec constantes, seuls les employés ayant une des trois rubriques (GS Nuit, GS Dimanche, GS Piquet) activées sont proposés dans le tableau de saisie. Après confirmation de la période de calcul, la liste des employés est affichée. Page 47 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

3.8.1.2. Lecture des employés avec variable Identique à l option des constantes, mais uniquement avec les variables employés. Cette option est utile, par exemple, pour vérifier la saisie. 3.8.1.3. Lecture de tous les employés Cette option liste tous les employés présents sans distinctions. 3.9. Lecture de données externes Deux formats de données sont lisibles dans la lecture des données externes : - Le type CSV, les champs sont séparés par des points-virgules - Le type XML, les champs sont identifiés par des balises Les fichiers d échange doivent exactement respecter les formats, en revanche le contenu minimum est : Nom prénom et numéro d identification + un nombre d indemnité. 3.9.1. Définition du format CSV des données Le format est le suivant : Nom Prénom ; No identification;1*;2*;3*;4*;5*;6*;7*;8*;9*;10*;11*;12*;13*;14*;15* Les positions 1 à 5 sont les données des indemnités de nuit, comme présentées sur le tableau de saisie Nombre ;Tarif ; Taux % ;Valeur ;Texte ; Les positions 6 à 10 sont les données des indemnités de dimanche / fériés, comme présentées sur le tableau de saisie Nombre ;Tarif ; Taux % ;Valeur ;Texte ; Les positions 11 à 15 sont les données des indemnités de dimanche / fériés, comme présentées sur le tableau de saisie Nombre ;Tarif ; Taux % ;Valeur ;Texte ; La dernière position ne se termine pas par un point-virgule et il n y a pas de retour charriot sur la dernière ligne. Page 48 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Exemple de fichier CSV : Dans l exemple ci-dessus, les zones à disposition sont renseignées selon les besoins, il est ainsi possible d indiquer uniquement un nombre d indemnité, comme par exemple pour Crausaz Claude (10 indemnités de nuit) ou des indemnités et du texte comme pour Delgado Anna-Maria. 3.9.2. Définition du format XML des données Le format est le suivant : Encodage : <?xml version="1.0" encoding="iso-8859-1"?> Balise générale <traitement> Balise détail <employe> Attributs d employé : selon détail ci-après Page 49 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Schéma de validation <?xml version="1.0" encoding="iso-8859-1"?> <!-- W3C Schema generated by XMLSpy v2014 sp1 (http://www.altova.com) --> <xs:schema xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/xmlschema"> <xs:element name="employe"> <xs:complextype> <xs:attribute ref="nom" use="required"/> <xs:attribute ref="identification" use="required"/> <xs:attribute ref="ind_nuit_nb" use="required"/> <xs:attribute ref="ind_nuit_taux" use="optional"/> <xs:attribute ref="ind_nuit_prct" use="optional"/> <xs:attribute ref="ind_nuit_val" use="optional"/> <xs:attribute ref="ind_nuit_txt" use="optional"/> <xs:attribute ref="ind_dimanche_nb" use="required"/> <xs:attribute ref="ind_dimanche_taux" use="optional"/> <xs:attribute ref="ind_dimanche_prct" use="optional"/> <xs:attribute ref="ind_dimanche_val" use="optional"/> <xs:attribute ref="ind_dimanche_txt" use="optional"/> <xs:attribute ref="ind_piquet_nb" use="required"/> <xs:attribute ref="ind_piquet_taux" use="optional"/> <xs:attribute ref="ind_piquet_prct" use="optional"/> <xs:attribute ref="ind_piquet_val" use="optional"/> <xs:attribute ref="ind_piquet_txt" use="optional"/> </xs:complextype> </xs:element> <xs:element name="traitement"> <xs:complextype> <xs:sequence> <xs:element ref="employe" maxoccurs="unbounded"/> </xs:sequence> </xs:complextype> </xs:element> <xs:attribute name="nom" type="f_char256"/> <xs:attribute name="identification" type="num_ident"/> <xs:attribute name="ind_nuit_nb" type="f_decimale2prec"/> <xs:attribute name="ind_nuit_taux" /> <xs:attribute name="ind_nuit_prct" /> <xs:attribute name="ind_nuit_val" /> <xs:attribute name="ind_nuit_txt" /> <xs:attribute name="ind_dimanche_nb" type="f_decimale2prec"/> <xs:attribute name="ind_dimanche_taux" /> <xs:attribute name="ind_dimanche_prct" /> <xs:attribute name="ind_dimanche_val" /> <xs:attribute name="ind_dimanche_txt" /> <xs:attribute name="ind_piquet_nb" type="f_decimale2prec" /> <xs:attribute name="ind_piquet_taux" /> <xs:attribute name="ind_piquet_prct" /> <xs:attribute name="ind_piquet_val" /> <xs:attribute name="ind_piquet_txt" /> <xs:simpletype name="f_decimale2prec"> <xs:restriction base="xs:decimal"> <xs:fractiondigits value="2"/> </xs:restriction> </xs:simpletype> <xs:simpletype name="f_char256"> <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="256"/> </xs:restriction> </xs:simpletype> <xs:simpletype name="num_ident"> <xs:restriction base="xs:int"> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:schema> Page 50 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

3.9.3. Procédure de lecture Après confirmation du traitement, une boite de dialogue permet de sélectionner le fichier externe, selon le format choisi (XML, CSV). Lors de la lecture, si le format attendu n est pas respecté, le programme indiquera l erreur. Lors de la reprise des données, le numéro d employé est vérifié. 3.10. Fonctionnement du tableau de saisie Le tableau de saisie contient les informations suivantes : Employés: Identification : Période : Nom et prénom de l employé Numéro unique d identification de l employé Indique la période de calcul Pour les trois genres salaires les colonnes de saisie décrites ci-après sont disponibles. La présentation de ces colonnes est la même que la présentation sur le bulletin de salaire. Tarif unitaire : Zone de saisie permettant de saisir le montant unitaire de la prestation Page 51 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Nombre : Taux : Taux % : Valeur : Texte : Nombre d indemnité par type de genre salaire Tarif unitaire Pourcentage à appliquer Résultat de l opération Nombre * Tarif Texte de substitution 3.10.1. Compléter le tableau de saisie Indifféremment de la méthode d acquisition des données, depuis ProConcept ou depuis un fichier externe, le tableau de saisie est modifiable par l utilisateur. Pour le calcul des formules, il est possible d utiliser l option «Création formule de calcul». Pour les données importées, le calcul de la formule est directement effectué. 3.10.2. Création des formules de calculs Dans le cas d une lecture ProConcept de tous les employés, il est possible d utiliser cette fonction pour créer les formules de calculs (Nbr * Tarif = Valeur ). Page 52 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Remarque : La colonne Taux% n est pas utilisée dans la formule. Vous pouvez compléter la formule si besoin avec cette colonne ainsi qu ajouter un arrondi. Le programme utilise le montant indiqué sous «tarif unitaire» pour compléter les formules. 3.11. Ecrire les variables mensuelles dans le module salaire Après avoir complété ou validé votre tableau de saisie, vous pouvez importer le résultat dans ProConcept. Dans le menu le traitement, choisir «Ecriture rubriques». Le programme créera par employé pour toutes les rubriques ayant une valeur différente de zéro, la variable correspondante dans ProConcept. Page 53 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Dans l exemple ci-dessus, Mme Delalande reçoit des indemnités pour les trois types d indemnités (Nuit, Dimanche et piquet), un texte de substitution est aussi saisi. Pour l employé Delgado, seul des indemnités pour Dimanche sont introduites. Le résultat dans ProConcept sera donc le suivant : Pour Mme Delgado Pour Mme Delalande Remarque Les éventuelles imputations comptables effectuées sur le GS dans le montant fixe sont repris lors de la création de la variable. Important La ventilation d un GS est effectuée automatiquement mais uniquement sur une seule ligne de ventilation. Si vous souhaitez répartir le GS sur plusieurs lignes, cette opération doit être effectuée manuellement. Page 54 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

3.12. Génération d un fichier de synchronisation Pour communiquer entre ProConcept et un logiciel tiers, il est absolument nécessaire d indiquer le numéro unique d identification par employé. Il est possible d obtenir cette information au moyen du fichier de synchronisation. Cette option, disponible sous «lecture des données», permet de générer un fichier de type XML qui contient les informations nécessaires. Exemple du fichier XML : En outre ce fichier est au format attendu pour l intégration des données. Page 55 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

3.13. Calcul du salaire mensuel de base 3.13.1. Principe Calculer le salaire mensuel payé sur la base du taux d occupation indiqué dans la gestion des postes ainsi que sur le nombre de jour. 3.13.2. Taux d occupation En ce qui concerne le taux d occupation, le système calcule le taux total attribué sur le mois payé. Si différents taux sont indiqués pour la même période, le système cumul les taux. Si des périodes différentes sont indiquées, le système calcul un taux moyen mensuel. 3.13.3. Base du salaire Le salaire de base à 100% sans 13ème doit être indiqué dans la rubrique «Salaire Mensuel de base». 3.13.4. Nombre de jour à payer En fonction de la date d entrée date de sortie, ainsi que du mois de paiement, le nombre de jour à payer est calculé selon le type de calcul choisi. Attention! Si des personnes ont des congés non payés, il est important de faire une sortie et une nouvelle entrée, sans quoi le système proposera au paiement les jours de congés non payés. 3.13.5. Jours maladie / accident Jours non payés Pour modifier le nombre de jour à payer, il est possible d indiquer des variables mensuelles contenant des jours maladie / accident ou des jours non payés. Dans ce cas, le système soustrait au nombre de jours calculé le montant de ces variables. Il est important d indiquer le nombre de jour non payé selon la même méthode que celle choisie dans le type de calcul. Si on a choisi le type 1 ou 2 (30 jours ou jours réels du mois) cela signifie qu une semaine non travaillée est de 7 jours alors que si c est les systèmes de type 3 ou 4 la semaine est de 5 jours. 3.13.6. Imputation comptable L imputation comptable de la rubrique «Salaire mensuel calculé» est effectuée par l affectation des postes exclusivement. De ce fait, il n est pas possible de changer l imputation comptable du salaire mensuel calculé au moyen du bouton répartition sur la rubrique «Salaire Mensuel de base». 4 3.13.6.1. Base de calcul du salaire journalier : Code de soumission Type de calcul Remarque : Pour les institutions signataires de la convention CCT-SOCIAL, méthodes méthode 2, méthode 3 et méthode 4 sont autorisées seules les Page 56 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Valeurs possibles : 0) Pas de calcul du salaire mensuel Avec cette option, le calcul automatique du salaire mensuel est inactif. 2) Calcul avec base jours effectifs du mois (28, 30, 31) Le salaire journalier est obtenu en divisant le salaire mensuel de base par le nombre de jours effectifs du mois (28 / 30 / 31). Le salaire journalier est alors multiplié par le nombre de jours écoulés y compris les jours de congé. Exemple : Salaire de base 5000.- Date d entrée de l employé le 13.03.2014 -> 19 jours à payer Salaire Journalier = 5000/ 31 (Mars 31) = 161.30 / Jour Salaire calculé = 161.30*19 = 3064.50 (Ancienne variante 5 acceptée Le salaire journalier est obtenu en multipliant le salaire mensuel par 12 puis en le divisant par le nombre de jours de l année (365/366)) 3) Calcul avec base 21.75 = moyenne mensuelle des jours de travail sur l année Le salaire journalier est obtenu en divisant le salaire mensuel de base par 21.75. Le salaire journalier est alors multiplié par les jours de travail effectivement accomplis. Exemple : Salaire de base 5000.- Date d entrée de l employé le 13.03.2014 -> 13 jours de travail effectivement accomplis à payer Salaire Journalier = 5000/ 21.75 = 229.90 / Jour Salaire calculé = 229.90 * 13 = 2988.70 4) Calcul avec base jours réels ouvrables / de travail (20, 21,22) Le salaire journalier est obtenu en divisant le salaire mensuel de base par le nombre de jour ouvrable / de travail du mois. Le salaire journalier est alors multiplié par les jours de travail effectifs. Exemple : Salaire de base 5000.- Date d entrée de l employé le 13.03.2014 -> 13 jours de travail effectifs à payer Salaire Journalier = 5000/ 21 (Jours ouvrables Mars) = 238.10.- / Jour Salaire calculé = 272.73*13 = 3095.25 Pour les institutions hors CCT : 1) Calcul avec base 30 jours / mois Tous les mois sont considérés comme ayant 30 jours, la base mensuelle est divisée par 30 pour obtenir le salaire journalier. Le salaire journalier est alors multiplié par le nombre de jour effectif. Exemple : Salaire de base 5000.- Date d entrée de l employé le 13.03.2014 -> 19 jours à payer Salaire Journalier = 5000/ 30 = 166.67.- / Jour Salaire calculé = 166.666 *19 = 3166.65 Page 57 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

3.13.7. Affichage sur la fiche de salaire En bas de la fiche de salaire, après le détail des comptes de paiement, figure le tableau explicatif des éléments du calcul avec à droite le décompte des jours et à gauche les bases. Au niveau de la rubrique, si le nombre de jour à payer effectif est différent du nombre de jour à payer calculé automatiquement par le système, la ligne du salaire mensuel calculé fait apparaitre comme base le salaire journalier (Fig. 1). Si ce n est pas le cas, c est le salaire mensuel de base qui est affiché (Fig. 2). Fig.1 Fig. 2 3.13.8. Vérification du salaire à payer avant calcul Pour permettre une vérification du salaire à payer, vous pouvez utiliser la commande «Salaires» disponible dans le pilotage «Vérification des postes». Un tableau comprenant les différents éléments y sont présentés 3.13.8.1. Traitement des cas avec une base de salaire différente Ce cas s adresse aux situations suivantes : Un employé qui aurait plusieurs postes avec des bases de salaire différentes par poste Exemple : Salaire Educateur : Poste 60 % base mensuel Fr. 4000.- Salaire Enseignant : Poste 40% base mensuel Fr. 5000.- Résolution du cas : Page 58 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Définir tous les postes dans la gestion des postes Dans la rubrique Salaire mensuel de base, utiliser la base la plus petite comme base de salaire, dans cet exemple la base de Fr. 4000.- Déterminer la différence de salaire par rapport à la base la plus haute Dans cet exemple (5000-4000) = 1000.- Appliquer le taux d activité de la partie la plus haute sur la différence 1000.- * 40 % = 400.- Utiliser une rubrique «salaire mensuel» pour passer cette différence en personnalisant le texte de substitution Imputer la rubrique au moyen du bouton «Répartition» sur le poste 3.13.9. Résultat Nouvelle version Ce qui correspond au salaire qui doit être versé! (Exemple selon ancienne version) Page 59 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

3.13.10. Avantage Taux d activité complet Dans la vérification des postes, on peut voir directement la répartition du taux d activité de la personne Page 60 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

4. Calcul du salaire Le calcul du salaire et mensuel, il est possible d'établir 4 salaires par personne par mois*1. Il est possible d'établir les salaires en plusieurs lots. Les trois phases du calcul : Non calculé C'est l'état initial après ouverture d'une période de salaire. Toutes les modifications sont possibles dans la gestion des employés ainsi que dans la gestion des genres salaire. Provisoire Etat intermédiaire généré par le calcul du décompte. Permet de sortir le bulletin de salaires et d'effectuer des contrôles. Aucune modification n'est possible dans les données fixes. En cas d'erreur le bulletin de salaire doit être supprimé pour le remettre dans l'état "Non calculé" et ainsi autoriser les mutations. Définitif Etat final du décompte, permet d'établir les paiements ainsi que la comptabilisation des salaires. Un décompte définitif ne peut plus être corrigé ni supprimé une fois payé et comptabilisé *2. *1 Voir «Gestion des décomptes multiple» *2 Voir «Annulation décompte définitif» 4.1. Calcul automatique des décomptes Disponible depuis Ressources humaines\ Salaires\ Calculs et paiement, ce module est le pont d'entrée du calcul des salaires. A l'ouverture du module, le programme affiche tous les employés en attente de calcul (Statut non Calculé). Page 61 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

1) Le mois et l'année de la période de calcul sont affichés en haut. 2) Le calcul est déclenché par ce bouton En cas d'erreur de lors du traitement, une liste d'erreur est affichée. Vous pouvez changer la sélection des employés au moyen de la recherche ou simplement en cliquant sur l'employé désiré. 4.1.1.1. Que faire si l'employé ne figure pas dans la liste des employés à calculé? VERIFIER : Gestion des employés Employé «Calcul décompte» doit être coché Réf. financières Il faut au minimum une référence de base (séquence=0) Entrée/Sortie Date d entrée active pour la période en cours 4.2. Le décompte provisoire Après la première phase de calcul, tous les décomptes sélectionnés ont le statut provisoire. Pour accéder aux décomptes provisoires, il faut simplement choisir ce statut dans «Sélection». Page 62 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Le programme affiche alors tous les décomptes provisoires. Des nouvelles fonctions sont disponibles 1) Aperçu Permet d'afficher à l'écran le(s) décompte(s) 2) Imprimer Avec cette option vous pouvez imprimer tous les décomptes sélectionnés. 3) Tableaux croisés Permet de visualiser les tableaux dynamiques 4) Supprimer décompte(s) Page 63 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Si des corrections doivent être apportées soit dans les rubriques salaires soit dans le fichier employé, il faut en premier utiliser cette option pour remettre le décompte dans l'état "Non calculé". 5) Passer en définitif Cette option fera passer le décompte de salaire dans la phase final et lui donnera son statut "Définitif". Plus aucune modification ne sera possible sur le décompte. 6) Ventiler Cette option permet de déclencher le journal provisoire de comptabilisation des salaires. Lorsque cette option est choisie, le programme propose un texte standard pour le journal provisoire de comptabilisation. Nous vous conseillons vivement d'utiliser un texte plus significatif car c'est ce texte qui sera utilisé comme libellé d'écriture en comptabilité générale. Liste des erreurs En cas de problèmes lors du calcul, la liste des erreurs est automatiquement affichée. Vous pouvez par la suite consulter cette liste via cette option. 4.2.1. Contrôle des bulletins de salaires Lorsque vos salaires sont en provisoires, vous devez effectuer le contrôle des bulletins de salaires pour vérifier que tout est correct. En cas d'erreur sur le décompte de salaire, il faut utiliser l'option "supprimer le décompte " faute de quoi vous avez ce message dans la gestion des genres salaires. Page 64 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

4.2.2. Contrôle de l imputation comptable des salaires Il est très important d'effectuer le contrôle de la ventilation (du journal comptable des salaires). Les contrôles doivent portés sur les points suivants : - Imputation des nouveaux employés sur les bons postes - Imputation cohérente (division, compte cg) Pour se faire, vous avez deux moyens à disposition, le tableau croisé ou les listes. 4.2.3. Contrôle de la ventilation via le tableau croisé Disponible depuis le module de calcul automatique des décompte. Il faut choisir «Contrôle de ventilation» L'écran de définition des paramètres propose par défaut l'année active. Page 65 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Le programme génère alors un tableau contenant tous les salaires pour toute l'année, sous la forme du journal de comptabilisation des salaires. Quelques contrôles peuvent déjà être effectués. 1) Les totaux débits crédits doivent être égaux 2) Le premier compte figurant dans le tableau doit être compte existant 4.2.4. Manipulation du tableau de bord Les tableaux de bord on plusieurs fonctions très pratique, la première est de pouvoir filtrer les informations que l'on souhaite avoir à l'écran. Il est notamment possible de faire figurer qu'un mois de calcul. Pour ce faire, il faut simplement dans la zone mois définir le filtre. L'affichage tu tableau est ensuite recalculé selon ce paramètre. En cliquant sur la flèche de l'intitulé mois, l'écran de sélection des données apparaît. Page 66 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Une autre fonctionnalité du tableau de bord est d'afficher de manière synthétique les informations. Les signes plus en avant colonne d'un élément signifie qu'il y a plus d'information disponible. Si je clique sur le plus à gauche du compte CG, le détail est affiché. Laissant apparaître la division Page 67 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

En faisant le plus sur la division le nom des employés est affichés. Et si je fais le plus sur le nom de l'employé, figure la rubrique sous "désignation". Dans l'exemple ci-dessus, je vois le détail des salaires net à payer qui seront comptabilisés dans le compte 15501. Il est aussi possible de faire apparaître tous le détail de toutes les colonnes, il faut simplement faire un clic droit et dans le menu contextuel choisir l'option "Etendre tout". Inversement, pour rétablir l'affichage d'origine l'option à choisir et "Replier tout" Page 68 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Une autre fonctionnalité intéressante des tableaux de bord permet de permuter l'ordre des colonnes. Cette option nous permet de facilité le contrôle des nouveaux employés par exemple. Il est aussi possible d'exporter le contenu d'un tableau croisé au moyen de bouton «afficher la sélection dans Excel». 4.2.5. Contrôle de la ventilation via les listes Une autre possibilité de vérification de la ventilation (comptabilisation des salaires), sont les listes de contrôle. Disponible depuis Ressources humaines \ Salaires \ Ventilation comptable, le module gestion des tâches salaire offre plusieurs liste de contrôle. Page 69 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Chosir la ventilation Et chsoisir le type de liste. Exemple ci-dessous : 4.2.6. Que faire en cas d'erreur dans la ventilation? Pour corriger une erreur d'imputation détectée lors de la vérification de la ventilation provisoire, il faut supprimer la ventilation provisoire et déterminer d où provient cette erreur. Page 70 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Supprimer la ventilation Pour supprimer la ventilation provisoire, il faut utiliser le module gestion des tâches salaire disponible depuis Ressources humaines \ Salaires \ Ventilation comptable. Dans la liste déroulante "Contrôle de ventilation", il faut choisir la ventilation à supprimer. Les ventilations provisoires ont le statut de ventilation 0. Puis supprimer la ventilation au moyen du bouton. Page 71 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Déterminer d où provient l'erreur Si c'est depuis la gestion des postes Il faut - corriger l'affectation dans la gestion des postes - refaire une ventilation provisoire. Si c'est depuis la gestion des genres salaires Il faut - supprimer le décompte provisoire - modifier l'imputation dans le genre salaire - refaire le calcul provisoire - refaire la ventilation provisoire 4.3. Le décompte définitif Cette opération est obligatoire pour l'établissement des paiements ainsi que pour la comptabilisation des salaires. Cette opération ayant le caractère définitif, il est important que tous les contrôles nécessaires aient été effectués au préalable. Dans le programme de calcul, Il faut afficher les décomptes provisoires. Tous les décomptes provisoires sont alors affichés. Cliquer sur le bouton "Passer en définitif". Un message de confirmation est affiché relatif à l'impression, dépendant de l'option "Auto imprimer". Page 72 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Une dernière validation de l'opération est demandée. 4.3.1. Imprimer le décompte définitif L impression des décomptes définitifs est réalisée par le bouton «Imprimer». Page 73 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

4.3.2. Ventilation définitive Comme lors de la ventilation provisoire, nous vous conseillons vivement d'utiliser un texte significatif car c'est ce texte qui sera utilisé comme libellé d'écriture en comptabilité générale. 4.3.2.1. Les autres modules de calcul : le calcul interactif des décomptes Ce module disponible depuis Ressources humaines\ Salaires\ Calculs et paiement permet d'effectuer le calcul d'un salaire et d'avoir directement le résultat à l'écran. Il est utiliser principalement pour obtenir rapidement le net à payé d'un employé, ou lors d'essais, mais aussi pour l annulation d un décompte définitif. Après avoir sélectionné un employé, vous obtenez le résultat du calcul à l'écran par le bouton "Calcul provisoire du décompte". Page 74 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

4.4. Annulation d un décompte définitif Cette option est disponible dans le programme calcul interactif des décomptes sous l onglet «Option». Cette opération est possible que si le décompte de salaire n est pas payé et n est pas comptabilisé. Nous vous conseillons la plus grande prudence lors de l emploi de cette fonction. Voici ci-après les règles et recommandations de Solvaxis : Règles - Annulation de définitif Valable pour le Calcul interactif des décomptes. Pour pouvoir annuler un décompte qui se trouve en "Définitif", il faut que : Le calcul se trouve dans la période active. Le paiement n'ait pas été effectué. Le décompte n'ait pas été passé en comptabilité (ventilé définitif). Page 75 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Cette opération s'effectue uniquement sur le dernier décompte du collaborateur. Mise en garde Cette annulation provoque d'importantes conséquences sur les variables et constantes. Si vous annulez un décompte définitif, le système revient en arrière, en provisoire, mais les constantes et les variables de l'employé, si elles sont échues à la date du décompte, ne sont pas régénérées. Vous devrez alors impérativement recréer cette constante ou variable pour l'employé en question dans l'objet des Employés avec Genres Salaires. NB Cette opération ne devrait se faire qu'en dernier recourt. 4.4.1.1. Les autres modules de calcul : Consultation des décomptes définitifs Ce module disponible depuis Ressources humaines\ Salaires\ Calculs et paiement permet d'afficher où d'imprimer des décomptes définitifs, pour toutes les périodes et pour toutes les années. Après avoir sélection le mois et l'année (par défaut la période actuelle des salaires), les boutons à gauche sont disponibles pour effectuer l'opération souhaitée. Page 76 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

5. Paiements du salaire Disponible depuis Ressources humaines\ Salaires \ Calcul et paiements, ce module permet de générer les paiements des salaires. Les opérations à réaliser dans ce module sont la création du paiement et la clôture du paiement (réception de l'avis bancaire). Dans la partie de gauche figure tous les paiements déjà effectués. 5.1. Créer un paiement Pour créer un nouveau paiement, il faut faire le plus et remplir les informations dans l'ordre des onglets. Onglet général Permet de définir le libellé du paiement ainsi que la date d'établissement et la date d'exécution prévue. Onglet méthode de paiement : Permet de choisir la méthode de paiement ainsi que le compte à utiliser pour le paiement. Page 77 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Onglet Employés Il permet de sélectionner les employés à payer. Dans la partie du haut figure les paiements à effectuer. Dans un cas d'utilisation standard, on utilise la double flèche vers le bas pour sélectionner tous les paiements. Il est bien entendu possible d'effectuer une sélection individuelle. Le système indique le montant à payer ainsi que le nombre de paiement à effectuer. Une fois la sélection effectuée, les paiements apparaissent dans la partie du bas et le total "Montant payé" ainsi que les paiements sélectionnés. Il est alors temps de valider le paiement. Page 78 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

5.2. Générer le fichier DTA ou l'ordre de bonification Après avoir validé le paiement, il faut se déplacer sur l'onglet "Méthode de paiement" pour pouvoir générer le fichier DTA ou l'ordre de bonification. Le bouton permettant de réaliser l'opération se trouve en bas de l'écran et dépend de la méthode de paiement choisie. Pour l'établissement DTA vous avez généralement ce genre de message qui est affiché, cela signifie simplement que le nouveau fichier remplace l'ancien. Ensuite vous pouvez visualiser l'ordre de paiement Il ne reste plus qu'à transférer votre fichier DTA à la banque. Page 79 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

5.3. Obtenir une liste nominative des paiements Vous pouvez obtenir une liste détaillée des paiements par le menu Impression. 5.4. Exceptions / message d erreur 5.4.1. Type de paiement incompatible Il est possible que le message suivant apparaisse lors de la validation. Cela signifie que des employés sont payés par caisse et qu ils ne peuvent donc figurer sur un paiement de type DTA ou ordre de bonification. 5.4.1.1. Important Le changement d une référence financière ne peut plus être effectué pour le mois déjà calculé. Il est donc impératif de bien contrôler les références financières AVANT de passer les décomptes en définitif. Page 80 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Après validation du message d erreur, le programme vous propose de désélectionner automatiquement les personnes ne pouvant être traitées dans le paiement. Le programme retire du paiement les personnes concernées et une fois cette opération terminée, il faut valider le paiement 5.4.1.2. Que faire si e paiement ne passe pas dans la partie du bas? C'est le cas si le numéro de compte de l'employé est absent. Dans ce cas vous pouvez utiliser le bouton propriété du paiement pour compléter l'information manquante. Page 81 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

5.5. Clôture d un paiement Une fois que vous êtes en possession de la pièce bancaire justifiant le paiement, vous devez clôturer le paiement. Ceci évite les erreurs et garantit l'intégrité de vos données. Pour ce faire vous devez introduire la date de réception de l avis bancaire dans l onglet Réception avis bancaire. Important Cette opération est irréversible, et ne vous laissera plus modifier / supprimer le paiement. Deux messages de confirmation sont affichés. 5.6. Cas spécial : Modifier un paiement avant réception de L'avis bancaire Il est possible que le compte de l'employé a été mal renseigné, ce qui implique un rejet dans le traitement DTA. Vous avez la possibilité (selon les banques) d'effectuer directement cette opération depuis le site bancaire. Dans le cas tout le fichier est refusé, Il est possible de modifier le paiement dans le programme et régénérer un nouveau paiement Page 82 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Vous pouvez utiliser le bouton propriété du paiement pour compléter l'information erronée. Page 83 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

6. Comptabiliser les salaires en comptabilité générale Le transfert des salaires en comptabilité se fait à partir d un journal de ventilation définitif. Disponible depuis Ressources humaines \ Salaires \ Ventilation comptable. Le programme gestion des tâches salaire, réalise l'opération de transfert. Il faut en premier sélectionner la ventilation définitive, celle ayant le statut 1. Puis cliquer sur le bouton "Contrôle" Ce premier contrôle effectué, vous pouvez alors effectuer effectivement le transfert en comptabilité. Appuyez sur le bouton Transfert. Page 84 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Dans l'écran transfert, il faut indiquer un numéro de pièce et la date de comptabilisation. Cette date doit correspondre à la période des salaires. Dès que l'on confirme avec le bouton "ok", les salaires sont envoyés en comptabilité. La ventilation reçoit le statut 2 et ne peut plus être annulée. 6.1. Vérification et procédure en cas d'erreur Pour s'assurer que les salaires ont été correctement comptabilisés, vous pouvez : - Consulter le solde du compte 15501 Salaire net à payer. - Visualiser le journal dans les travaux comptables. Si une erreur est survenue lors de l'intégration des salaires, le bouton «Documents bloqués» en rouge est affiché dans les travaux comptables. En cliquant sur «Documents bloqués», vous arrivez dans la gestion de l'interface finance. Sur cet écran figure à gauche dans la zone de recherche le document qui pose un problème. Page 85 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Dans la partie de droite, dans l'onglet base figure les informations de ce document dont notamment la cause de l'échec. Dans l'exemple le code est le 471, ce qui signifie que l'écriture de passation des salaires tente de comptabiliser sur une division qui n'est pas autorisée pour un compte particulier. Ce cas est assez fréquent. Page 86 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

En cliquant sur l'onglet "imputation financière" le détail de l'écriture est présenté. Il faut retrouver la ligne qui contient l'erreur, pour ce faire une coche est indiquée dans la colonne erreur sur la ligne d'imputation qui pose un problème. Dans cet exemple, une écriture tente de comptabilisé sur le compte "33000" division "010" ce qui dans l'exemple n'est pas autorisé. Pour corriger le problème, il faut simplement indiquer la division correcte pour cette imputation. Valider la modification. Puis contrôler le document au moyen du menu Gestion \ Contrôler document. Si tout est correct, le document disparait et les salaires sont normalement comptabilisés. Si ce n'est pas le cas, il faut à nouveau vérifier les erreurs et refaire la procédure de contrôle. Dans le cas d'une interaction incorrecte, il faut penser que hormis le salaire, les charges sociales sont aussi comptabilisées et donc que vraisemblablement la division sera aussi fausse sur les comptes de charges sociales. Page 87 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

7. Gestion des décomptes multiples 7.1. Constatations et objectifs Selon notre expérience fruit des remarques et constatations des institutions. Il y a un choix difficile entre établir les décomptes salaires rapidement dans le mois pour respecter une date de paiement et attendre toutes les informations pour avoir un calcul prenant bien en compte tous les éléments. Ceci est encore plus aigu au mois de décembre. Généralement le choix est fait d établir rapidement les décomptes avant les fêtes, ce qui implique que les éléments non transmis au moment du calcul du salaire se retrouvent à être payés l année suivante, avec toutes les conséquences sur les listes de fin d année et formule IVS. L objectif principal est donc de permettre d effectuer des corrections sur un décompte définitif (déjà payé et comptabilisé). Les objectifs secondaires sont de permettre d établir un décompte «13 ème salaire»*, le paiement différé des heures payées ou des remboursements de frais effectifs sur un décompte complémentaire. C est pour cela que nous avons décidé de mettre en œuvre la gestion des décomptes multiples qui permet d établir pour le même employé plusieurs décomptes de salaire sur le même mois. * Par exemple, en décembre, permettant ainsi de différer le paiement du salaire par rapport au paiement du salaire normal. Le 13 ème salaire sera versé que sur la provision déjà calculé (janvier à Novembre). Le solde du 13 ème salaire étant versé dans le décompte «normal» du mois de décembre. 7.2. Fonctionnement Règle : L établissement d un décompte supplémentaire nécessite que le premier décompte soit passé en définitif. Il n est donc pas possible de créer un décompte supplémentaire si le décompte précédent est en provisoire. La création d un décompte supplémentaire entraine un flux complet (création d un paiement, ventilation définitive, passation en comptabilité). Dans le calcul automatique et interactif des décomptes, vous pouvez choisir le type de décompte à calculer. En cliquant sur la flèche en dessous de «Salaire», le choix du type de décompte est proposé. Par défaut le décompte de type «Salaire» est proposé. Page 88 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Salaire : décompte standard Complément / Correction : Ce décompte permet d enregistrer un complément ou une correction par rapport au décompte «Salaire» 13 ème salaire : Ce décompte permet de payer la provision du 13 salaire (soit en décembre soit en activant le code «dernier décompte» Remboursement de frais : Ce décompte permet de payer les «notes de frais» séparément du salaire. 7.3. Remarques importantes concernant les "Montants fixes et variables" Tous les éléments indiqués dans les montants fixes et dans les variables sont utilisés dans les différents décomptes où ils sont prévus d apparaitre. Ce qui signifie que vous devez désactiver les rubriques si vous ne souhaitez pas les avoir dans le calcul Exemple : Un employé a une variable mensuel comme ci-après Dans le calcul du décompte standard «Salaire», cette variable est utilisée. Page 89 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Si par la suite on désire utiliser le décompte de type «Remboursement de frais» pour des frais de kilomètre par exemple cette rubrique sera aussi présente sur le décompte Il faut donc dans ce cas désactiver la variable indésirable. 7.4. Remarques concernant l'utilisation de la rubrique "salaire mensuel de base" Comme cette rubrique utilise le nombre de jour à payer, le décompte de type complément / correction si il est utilisé en deuxième décompte, n aura pas de jour à payer car ils sont déjà calculés dans le décompte «Salaire», de ce fait cette rubrique ne fonctionnera pas. Exemple : Calcul en premier du décompte «Salaire», en «Non calculé», les jours travaillés sont indiqués et utilisés pour le calcul. Page 90 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Le décompte «Complément / Correction» en «Non caclulé» indique 0 dans «Jours travaillés» Le caclul «Salaire mensuel calculé» ne sera donc pas actif. Page 91 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

8. Boucler la période de salaire / ouvrir une nouvelle période 8.1. Le programme Période de calcul des salaires Disponible depuis Ressources humaines \ Salaires \ Calculs et paiements, ce module permet de clôturer un période de salaire et de ouvrir la suivante. La clôture mensuelle aura pour effet de : - Figer la période de calcul - Supprimer les variables mensuelles - Enregistrer la provision 13 ème salaire - Ouvrir la période suivante 8.2. Contrôle et précaution Cette procédure étant irréversible, il est bon d effectuer tous les contrôles nécessaires avant d effectuer cette opération. 8.2.1.1. Avant d'effectuer la clôture mensuelle Il est indispensable de : - s assurer qu il n y a pas des personnes «oubliées» pour le calcul - s assurer qu il n y a plus de salaire provisoire - s assurer que les paiements des salaires ont été effectués - s assurer que la ventilation définitive et que le transfert en comptabilité ont été effectués Une fois ces points validés, vous pouvez commencer la procédure de clôture. ATTENTION Il ne faut pas que d'autres modules des salaires soient ouverts lors du lancement de cette procédure. Page 92 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

8.3. La clôture et ouverture des périodes Le module de Clôture & Ouverture des périodes présente dans sa partie de gauche toutes les périodes des salaires. Dans la partie de droite, les dates de début et de fin de la période. 8.3.1. La vérification séquentielle Cette procédure est automatiquement exécutée lorsque l'on ouvre le programme. Les contrôles effectués sont les suivants : Page 93 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Les dates de fin de validité des différents éléments sont vérifiées. Si elles arrivent à échéance, la rubrique ainsi que la personne concernée est affichée dans le tableau. Si des codes obligatoires ont été supprimés, il figure dans le tableau. Pour rappel : TOUS LES CODES DE SOUMISSION SONT OBLIGATOIRES. Vous pouvez utiliser le bouton "Affectation de la constante" pour régler le problème éventuel. Indique si des personnes doivent changer de code AVS pour cause de retraite ou début d'assujettissement. Contrôle qu'il n'y ait pas d'employés avec une date de sortie échue ET la case à cocher "Calcul décompte sélectionné. Page 94 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Vous pouvez alors, par un double clic sur la ligne de l'employé, appeler la Gestion des personnes afin de pouvoir activer le décompte définitif. Affiche la liste des employés sortis avec décompte définitif, mais avec le décompte calcul actif. Vous pouvez alors, par un double clic sur la ligne de l'employé, appeler la Gestion des personnes. Affiche les employés présents mais non calculés pour la période active. Effectue les différents contrôles 8.3.2. Lancement de la procédure de clôture mensuelle Pour ouvrir une nouvelle période et clôturer l'ancienne il faut simplement faire «Ajouter» Le message suivant de confirmation apparaît Vous pouvez encore à ce moment sortir de la procédure de clôture si vous le souhaitez. Le message affiche la période qui est clôturée et la période qui est ouverte, vous pouvez encore à ce moment sortir de la procédure de clôture si vous le souhaitez. Page 95 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Fin de la procédure de clôture. Une fois que la procédure est terminée, la nouvelle période est activée et tous les salaires sont en Non calculé. 8.4. Clôture de la période impossible : messages d'erreurs Si tous les décomptes provisoires n ont pas été passés en définitif le message suivant apparaît et la procédure s arrête. Si des modules salaires sont encore ouverts, le message suivant apparaît et la procédure s arrête. Si les salaires n'ont pas été comptabilisés correctement, le message suivant apparaît et la procédure s arrête. Page 96 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

9. Le module Swissdec 9.1.1. Installation et prérequis Les échanges Swissdec nécessitent l installation de certificats qui permettent l authentification ainsi que les échanges et le cryptage des données. Ces certificats doivent être installés sur les postes des clients (NB pas pour les clients de ProConcept hébergé au CIAD). La première phase de cette opération passe obligatoirement par l installation des compléments logiciels par le service technique du CIAD. La deuxième phase doit être réalisée par l utilisateur final. Pour réaliser cette opération, il ouvrir le programme «Swissdec» disponible depuis Dans ce programme, choisir l onglet «Options» puis «Certificats» Qui ouvre la fenêtre d installation des certificats. A la première ouverture, une fenêtre comme ci-dessus indique que le certificat d autorité est installé alors que le certificat d authentification et que le certificat d encryptions ne sont pas installés. Pour installer les certificats manquants, il faut simplement cliquer sur le bouton «Tout installer» Vous recevez alors ce message qui indique des erreurs, mais qui ne doivent pas être pris en compte. Page 97 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Pour vérifier le bon déroulement de cette phase d installation, cliquer à nouveau sur le bouton «certificats». Tous les certificats doivent être validés avec le signe vert. Si ce n est pas le cas, veuillez reprendre pas-à-pas cette procédure et si le problème n est pas réglé alors contacter le support technique du CIAD. Obligation d indiquer une adresse email de contact Il est obligatoire de configurer une adresse email de contact pour les échanges Swissdec. La quittance de traitement sera envoyée à cette adresse. Pour indiquer une adresse email, il faut utiliser le programme disponible depuis Et dans l onglet «Société», sous «Communication» vous pouvez indiquer sous «Adresse de messagerie» l adresse souhaitée. Page 98 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Si l adresse de messagerie est déjà utilisée pour les entêtes des factures et qu elle ne convient pas pour la réception des quittances de traitement, nous pouvons configurer sur demande une autre adresse dans ProConcept. Page 99 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

9.2. Utilisations Swissdec L utilisation de Swissdec s appuie sur trois modules : La gestion des contrats d assurances qui permet de paramétrer les informations partenaires (numéro d affilié, numéro de caisse, ). La gestion des listes qui permet de configurer le contenu de la liste est de lier cette liste à un partenaire. Le module Swissdec qui permet d effectuer le travail d extraction et de transmission des données. 9.2.1. La gestion des contrats d assurances Disponible depuis Ce module permet de configurer les différents partenaires (Assurances sociales, OFS, administration cantonale). La case à cocher «Membre Swissdec» indique si le partenaire est déjà prêt pour les échanges Swissdec. Si cette case n est pas cochée, les listes éventuelles liées à ce partenaire ne seront pas proposée, lors du processus d établissement SwissDec. Remarque : Lors de la mise à jour, tous les partenaires autres que les caisses AVS seront indiqués comme n étant pas «SwissDec». Pendant l année 2012, une actualisation de ces données sera nécessaire selon le degré d avancement des différents partenaires. 9.2.2. La gestion des listes Disponible depuis Ce module est celui déjà utilisé pour établir les différentes listes. Les nouvelles listes sont disponibles depuis la sélection «Listes Swissdec» au moyen d un clic droit sur la loupe. Page 100 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Par liste, le partenaire est indiqué sous «Assurance». C est le lien qui doit être effectué avec les informations saisies dans le module «Contrats d assurances». Pour ces listes, il ne faut pas changer «Type de listes de contrôles». La partie «Genres salaires» doit être utilisée selon les indiquations fournies dans la description. Ceci peut-être nécessaire pour le paramétrage spécifique du certificat de salaire. Remarque : Lors de la mise à jour, les liens entre les contrats d assurance et les listes sont effectués par nos soins. Pendant l année 2012, une actualisation de ces données sera nécessaire selon le degrés d avancement des différents partenaires. 9.3. Création de la déclaration Swissdec C est depuis le module Swissdec disponible depuis que se déclenche toutes les opérations Swissdec : Toujours faire un + pour commencer Page 101 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Choisir «Déclaration annuelle» ATTENTION : Une modification des destinataires, du mode, de l année ou d une quelconque information relative à la transmission implique de ré extraire les données. Continuer la procédure par «Suivant» 9.3.1. Détermination de l année et du mode Choisir l année et le mode (Réel ou Test). Continuer la procédure par «Suivant» 9.3.2. Sélection des destinataires Par défaut une proposition de destinataires est effectuée sur la base de la gestion des contrats d assurance et de la gestion des listes. L utilisateur peut en supprimer ou en ajouter. Page 102 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Le code PIV permet de définir si le destinataire doit recevoir sa déclaration de manière automatisée (via le distributeur) ou de manière manuelle (mode EIV), PIV ne fonctionne que si l assurance est certifiée Swissdec. Actuellement les caisses AVS du canton de Vaud ne sont pas certifiée Swissdec, il faut donc retirer la coche de PIV pour procéder à une extraction des données en mode EIV. En revanche, l administration cantonale Vaudoise est certifiée Swissdec, il faut donc laisser la coche sous PIV. L enquête OFS sur la structure des salaires ayant déjà été établie pour 2011, il n est pas nécessaire de sélectionner ce partenaire. Continuer la procédure par «Suivant» 9.3.3. Validation de la structure A ce stade, une première série de vérification sont effectuées. Le premier message indique que l adresse email n a pas été saisie sur la personne effectuant le traitement. Ce n est pas grave si vous avez bien configuré l adresse de messagerie dans la société tel que décrit sous «Obligation d indiquer une adresse email de contact». Vous pouvez sans autre continuer la procédure Par contre ce genre de message peut apparaitre et nécessite une intervention : Dans le cas présent, le message indique que la nationalité de cet employé est manquante ou erronée. Il faut dans ce cas procéder aux corrections éventuelles dans la gestion des employés avant de poursuivre le traitement. Il ne faut pas sortir du processus Swissdec car le bouton «actualiser la liste» permet de valider les corrections et de poursuivre les opérations. Après avoir corrigé toutes les erreurs, il faut continuer la procédure par «Suivant» Un écran supplémentaire permet d affiner si besoin les paramètres des certificats Page 103 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Continuer la procédure par «Suivant» 9.3.4. Validation des données A ce stade, une deuxième série de vérification sont effectuées, vous pouvez obtenir ce genre de message : Cela signifie que des données ne respectent pas les formats attendus. Dans la partie du bas, le type d erreur est répertorié. Un double clic sur la zone de message positionne le curseur sur la zone provoquant le problème. Page 104 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Dans l exemple ci-dessus, il manque le numéro postal de l adresse de l employé. Il faut dans ce cas, sans sortir de de la génération Swissdec, effectuer les corrections nécessaires dans la gestion des employés et revenir à l écran précédent au moyen du bouton «Précédent». Puis refaire suivant pour passer les tests Génération des documents Dès que les données correspondent au format, l écran de génération des documents PDF est proposé. Vous pouvez générer les PDF au moyen du bouton «Générer» Les documents sont directement affichés dans le lecteur PDF. Continuer la procédure par «Suivant» Page 105 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

9.3.5. Génération du fichier pour l AVS Pour générer le fichier PUCS (EIV) nécessaire à la transmission des données, il faut simplement cliquer sur le bouton «Exporter» A la fin de la procédure, le dossier contenant le fichier à transmettre à la caisse AVS est affiché. Il reste simplement à utiliser le bouton «Fermer» pour quitter l assistant. Page 106 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

9.4. Transmission des données Comme expliqué ci-dessus, la transmission des données est directe pour les certificats de salaire et manuelle pour les caisses AVS. 9.4.1. Mode direct PIV (Certificats de salaire) A la fin de la procédure de génération Swissdec, vous avez le message : Qui signifie que vous devez quittancer l exportation des informations. Votre transmission apparaît dans un premier temps sous cette forme : Puis ainsi Vous recevez aussi un mail de confirmation de la part de Swissdec indiquant que le transfert est effectué. Page 107 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

9.4.2. Mode direct PIV avec confirmation (Helsana) Pour l Helsana (IJM) vous devez faire une confirmation sur le site du destinataire. Pour ce faire il faut choisir le destinataire puis «Compléter et libérer» L explorateur affiche alors la page Web du destinataire Vous devez dans cette page inscrire votre numéro de contrat Page 108 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

La récapitulation est alors affichée comme ci-après. Vous pouvez sur cet écran vérifier les montants déclarés. Page 109 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Dans l écran suivant vous pouvez apporter des éventuelles corrections. Il ne reste plus qu à libérer la déclaration. Page 110 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Vous pouvez imprimer votre déclaration : Il ne reste plus qu à confimer l opération. Page 111 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

9.4.3. Mode manuel (Caisse AVS) Pour transmettre les informations à la caisse AVS, vous devez avoir les informations de login à la plateforme e-buisness. Puis vous rendre sur le site https://avs22.ebusiness-avs.ch Vous devez vous identifier Pour accéder à l écran ci-dessous. Il faut ensuite choisir PUCS puis soumettre un fichier PUCS Page 112 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Au moyen du bouton «Parcourir», il faut chercher le fichier XML généré il doit se trouver dans «mes documents\export\swissdec\eiv», de type XML avec l intitulé 2011_swissdec A titre de contrôle, la masse salariale annuelle AVS est demandée. Ce montant figure sur la dernière page du document PDF d attestation. Le traitement est effectué est l écran récapitulatif ci-après est affiché. Page 113 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Il ne reste plus qu à soumettre le fichier au moyen du bouton «Soumettre» Votre traitement est alors en attente de traitement final. Vous recevez aussi un mail de confirmation de la part de la caisse AVS A la fin du traitement un nouveau message est envoyé pour signifier la fin du traitement. Page 114 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

10. La gestion des listes Disponible depuis Ressources humaines \ Salaires \ Calculs et paiements, ce module permet d'accéder aux différentes listes salariales. Il existe dans ce module deux "familles" de liste - Les listes officielles - Les listes paramétrables 10.1. Les listes officielles Elles sont disponibles depuis «Etat» / Listes officielles. Ces listes sont fournies et certifiées par ProConcept. Aucune modification n'est effectuée par le CIAD dans les listes officielles. Remarque Page 115 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Le certificat de salaire ainsi que le décompte AVS doivent être réalisés par le module Swissdec. 10.1.1. Compte salaire Cette liste donne par employé tous le détail des salaires versés par année, avec une récapitulation entreprise optionnelle. Cette liste doit être imprimée au minimum une fois par année et stocké en vue du contrôle AVS. Exemple : 10.1.2. Liste des genres salaires Cette liste contient tous les genres salaires avec le type de soumission ainsi que l imputation comptable. Page 116 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

10.1.3. Décompte annuelle LAA Cette liste contient les informations nécessaires pour un décompte de type SUVA 10.1.4. Attestation LPP Depuis cette liste, vous pouvez établir plusieurs liste de type fonds de prévoyance. Après la saisie des paramètres de bases. Vous êtes invités à choisir le type de liste dans la saisie des paramètres particuliers. Page 117 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

10.2. Les listes paramétrables Depuis le module des listes, Il est possible de créer des listes paramétrables. Ces listes peuvent être réalisées par l'utilisateur. Il existe deux types de liste paramétrable Les listes historiques "code 001" Les listes évolutives "code 002" Les listes historiques permettent d'obtenir ce genre de liste. Le nom et prénom des employés ayant la (les) rubrique(s) paramétrée pour la (es) période(s) choisie(s) sont affichés, le(s) montant(s) sont disposés en colonne. Il y a 5 ou 6 colonnes à dispositions (5 + une colonne de total) ou 6 colonnes sans total dans le mode portrait et 10 +une colonne de total ou 11 colonnes dans le mode paysage. Les listes évolutives permettent d'obtenir ce genre de liste. Page 118 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Le nom et prénom des employés ayant la (les) rubrique(s) paramétrée pour l'année choisie sont affichés, le(s) montant(s) sont disposés en regard des mois. En dernière colonne figure le total annuel. 10.3. Création d'une liste paramétrable Pour créer une liste paramétrable, vous pouvez soit créer intégralement une nouvelle liste soit copier une liste déjà existante et la modifié. Création d'une liste Après avoir fait «Ajouter», il faut dans l'onglet "Général", donner un nom à la liste. Et choisir le type Page 119 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

La zone description permet de stocker des informations concernant la liste. Définition des éléments Dans l'onglet "Genres salaires", on indique les rubriques qui doivent figurer dans la liste. Le menu déroulant "Genre salaire" propose toutes les rubriques issues du calcul du salaire. Vous pouvez initialiser la recherche en tapant le début de la rubrique souhaitée Dans le menu déroulant Préfixe, vous pouvez choisir la nature de la rubrique. Soit la donnée fixe, soit la donnée variable ou alors le résultat du calcul. En règle générale on utilise l'élément calculé. Dans la zone description, le texte standard de la rubrique est affiché, vous pouvez si nécessaire changer ce texte. Page 120 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

La zone positionnement permet de renseigner ou la rubrique sera affichée, selon la norme COL + "Numéro de la colonne". Si plusieurs éléments sont définis dans la même colonne, le programme affiche le total des rubriques. Ci-dessus l'élément sera positionné en première colonne. Dans le cas où on utilise des rubriques ayant le signe négatif (déductions, retenues) il est possible d'utiliser la zone Inversion du signe afin d'obtenir des montants "positifs" Le plus dans la partie du bas permet d'ajouter d'autres rubriques. Page 121 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

10.4. Imprimer une liste paramétrable Pour imprimer une liste paramétrable, il faut choisir la liste et faire «Imprimer».. Page 122 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Il est ensuite possible de sélectionner les employés ainsi que les périodes. Ne rien indiquer dans De employé A Employé signifie toutes les personnes. Le type de calcul permet d'établir par exemple des listes alors que les salaires ne sont pas encore en définitif. Le type d'impression permet de choisir le format Portrait ou Paysage Page 123 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

10.5. Visualiser une liste paramétrable sous la forme d'un tableau de bord Vous pouvez obtenir un tableau de bord basé sur une liste paramétrable simplement en sélection la liste dans la partie de gauche et en cliquant sur le bouton "Tableaux croisés" Il faut choisir une option comme ci-dessous. Page 124 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Après la définition des paramètres. Vous obtenez un tableau croisé. 11. Annexe : Table d'imputation des éléments Cette liste est disponible depuis «Liste» «Etat» «Listes officielles» «Genres salaires actifs» Extrait : Page 125 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

12. Annexe : Revue des salaires Un nouveau programme est disponible dans ProConcept : «La revue des salaires». Ce programme permet d établir sur la base de la grille salariale AVOP le nouveau salaire mensuel d une personne, de mettre à jour les données nécessaires au calcul (montant fixe). Ceci de manière automatique pour l ensemble des employés concernés. Deux traitements sont possibles : 12.1.1. Traitement de type Salaires. Ce traitement permet d établir le nouveau salaire des employés au 1 janvier de l année suivante(indexation plus annuité). Sur la base de ces calculs, le programme de mutation automatique permet de mettre à jour le salaire des employés. 12.1.2. Traitement de type Budget. Ce traitement permet d établir le nouveau salaire des employés au 1 janvier de l année suivante. Une liste nominative contenant le nouveau salaire et la masse salariale réelle sera ainsi disponible. 12.2. Prérequis à l utilisation du module «Revue des salaires» 12.2.1. Grille des salaires La grille des salaires de l année concernée doit être importée dans le système. Le module «Annuités» disponible depuis permet de visualiser la grille des salaires par année. Extrait de la grille 2011 : L importation d une nouvelle grille sera, soit effectuée par le CIAD en début d année, soit au moyen du module «importations» Page 126 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Disponible depuis 12.2.2. Genre salaire entreprise Trois genres salaires entreprise doivent être renseignés pour le bon fonctionnement de la revue des salaires. 1) Arrondi précision Ce genre salaire vous permet de définir le type d arrondis qui sera appliqué sur le résultat du calcul, les valeurs possibles sont : par défaut 0.05 et 1 pour arrondi à l unité. 2) Arrondi type Ce genre salaire définit la méthode d arrondi. Par défaut 0 (-1=Vers le bas / 0=Au plus proche / 1=Vers le haut) 3) Indexation Ce genre salaire définit le taux d indexation qui sera appliqué dans le calcul du salaire. La valeur doit être exprimée sous la forme d index. Ainsi, une indexation de 0.20 % sera indiquée 1.0020. Les dates Début de validité et Fin de validité doivent correspondre à la période de la revue des salaires. 12.2.3. Genre salaire utilisé pour les employés De base, le genre salaire à utiliser est «Salaire mensuel de base» dans lequel le salaire à 100% de l employé doit figurer. Page 127 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

12.3. Création de la revue des salaires Le programme «Revue des salaires» est disponible depuis 12.4. Opérations pour créer la revue des salaires 1) créer une nouvelle revue avec le plus(+) 2) Indiquer les dates de la revue. Ces dates doivent correspondre à l année qui doit être traitée 3) Choisir le type de revue 4) Dans version, donner un titre évocateur comme par exemple 2012_Salaires la zone statut permet à titre indicatif de spécifier l état de la revue des salaires. 5) Indiquer éventuellement un commentaire et valider Page 128 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

12.5. Opération pour lire les informations des employés Dès que la revue des salaires est créée, vous pouvez utiliser la génération automatique qui recherche les informations pour tous les employés A la fin de cette opération il faut valider Le tableau du calcul des annuités est alors disponible sous l onglet «Employés» 12.6. Détail des colonnes présentes dans le tableau 1) Colonne Statut (optionnel) Permet de définir un statut pour la ligne (l employé) Page 129 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

2) Nom de famille 3) Prénom 4) No employé 5) Date de naissance 6) Date d entrée et 7) date de sortie, ces deux zones sont reprises depuis la gestion des entrée de l onglet «Contrat» 7) Description et 9) Classification 8) Ces deux zones correspondent à la dernière affectation valable dans la gestion des postes correspondante à la période des salaires. Exemple : La classification (et le poste) reprise dans la revue des salaires et la classification 15-18 10) Minimum et 11) Maximum Ces deux zones sont reprises depuis la grille des salaires et affichent le salaire minimum et maximum de l amplitude de la classe de l employé. 11) Jours travaillés Calcul effectué sur la base des Entrées/Sorties de l employé sur l année précédente à celle indiquée dans la revue des salaires. Exemple : Année de la revue 2012 = Entrées/Sorties 2011. Les jours sont calculés selon la méthode de calcul de l assurance chômage (année de 360 jours). 12) Ancien salaire Cette rubrique correspond au salaire à 100% x 12 13) Index. Salaire Cette rubrique affiche la valeur du genre salaire entreprise Indexation. 14) Salaire indexé Colonne ancien salaire multiplié par la colonne salaire indexé. 15) Annuité importé Selon le salaire indexé et la classification de l employé, retourne la valeur de l annuité. 16) Annuité forcée Case à cocher à utiliser uniquement si pour on souhaite modifier le facteur d annuité (passé de 1 à 0 ou 0 à 1 ou 1 à 2) 17) Facteur d annuité de base 0 ou 1 Calcul si la personne a droit à une annuité en fonction du nombre de jours travaillé = ou > 180 jours ainsi que sur le salaire maximum de l amplitude de la classe. Si les conditions sont requises, le facteur d annuité est 1. Dans le cas contraire, le facteur est 0. Pour modifier ce facteur, il faut en plus signifier l opération en cochant la case «Annuité forcée» 18) Annuité Calculée Effectue le calcul : Annuité importée multipliée par le facteur d annuité. Page 130 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Exemple : 19) Annuité Due Effectue le calcul entre le salaire indexé et le montant maximum du salaire selon la classe et, si besoin, adapte le montant de l annuité en fonction de ce plafond. Exemple d annuité partielle : Le salaire maximum de la classe 14 est de 73'970. L annuité calculée pour un salaire indexé de 73'346.40 est de 1204 (annuité importé) le facteur d annuité est de 1, l annuité calculée est donc de 1204 (1204 * 1) mais en additionnant le salaire indexé 73'346.40 et l annuité 1204, on dépasse le salaire maximum de 73'970. Le programme calcul donc la différence entre 73'346.40 et 73'970.00 soit 623.60. C est donc ce montant qui figure dans la colonne «Annuité due» 20) Nouveau salaire à 100% Salaire indexé + Annuité due 21) Nouveau salaire mensuel à 100% Nouveau salaire annuel divisé par 12 avec application de l arrondi selon les valeurs définies dans les genres salaires entreprise «Arrondi précision» et «Arrondi type». 22) Taux d activité de l employé 23) Nouveau salaire annuel réel, nouveau salaire à 100% * taux d activité 24) Codes d erreurs Les codes d erreurs indiquent que le système rencontre des difficultés lors de la reprise des informations de base. Dans ce cas, le calcul proposé est vraisemblablement erronés. Les erreurs suivantes sont détectées 01 L employé n a pas de classe renseignée pour la période de la revue Il n y a pas de classification renseignée dans l affectation du poste pour la période de la revue. Pour corriger le problème il faut modifier l affectation du poste. 02 L employé touche un salaire plus petit que le salaire minimum de sa classe minimum La classification est peut-être erronée, Pour corriger le problème il faut modifier l affectation du poste. 03 L employé n a pas le bon genre salaire renseigné Le programme ne trouve pas le genre salaire prévu. Cela peut être le cas pour les salaires horaires, veilleurs, 25) Remarque Si dans le calcul effectué une annuité n est pas intégralement versée. Le champ remarque indique la raison. Les remarques sont les suivantes R1 Jours < 180 : Il n y a pas d annuité car le nombre de jours est inférieur à 180 R2 Maximum de la classe : aucune annuité n est versée car le salaire est au maximum de la classe Page 131 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

R3 Annuité partielle : L annuité calculée n est pas entièrement versée car le salaire maximum est atteint lors du versement de l annuité. 12.7. Manipulation des données de la revue des salaires Lorsque la revue des salaires est établie, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : - Supprimer des employés de la revue - Modifier le facteur d annuité d un employé - Ajouter un employé Les commandes de sélection du tableau vous permettent de lister la revue des salaires selon différents critères. Un clic droit sur le carré de la zone «Chercher» fait apparaitre les différents critères disponibles. Cette option vous permet d effectuer des contrôles ciblés sur les différents cas du calcul de la revue. 12.7.1. Suppression d employés de la revue Pour supprimer un ou plusieurs employés de la revue (par exemple dans le cas de personne rémunérée à l heure), il faut en premier, sélectionner les personnes concernées (touche «ctrl» pour de la sélection multiple) Page 132 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Puis utiliser le bouton «Mutations en série» Qui fait apparaître l assistant de mutation. Choisir «Procédure de mutation» et «Suppression lignes de revue de salaire. Continuer l opération par suivant Confirmer l opération par «Terminer» Page 133 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

A la fin de l opération, il faut valider les modifications 12.7.2. Modifier le facteur d annuité d un employé Pour modifier le facteur d annuité pour un ou plusieurs employés, il faut en premier cocher la case «Annuité forcée», ce qui signifie au programme que vous désirez modifier la logique du calcul. Ensuite, vous pouvez modifier la valeur de la colonne «facteur d annuité» 0 = Pas d annuité 1 = Une annuité 2 = Deux annuités Exemple pratique La revue des salaires montre les lignes suivantes : la première ligne, le cas d un employé ne devant pas recevoir d annuité selon les principes du calcul de la revue; la deuxième et la troisième reçoivent une annuité. Nous allons changer de la manière suivante : attribuer une annuité pour la première, supprimer l annuité pour la seconde et donner une double annuité pour la troisième. En premier, il faut cocher «Annuité forcée» pour les personnes concernées. Ensuite, il faut adapter le facteur d annuité selon les besoins, dans ce cas 1 pour la première ligne, 0 pour la seconde et 2 pour la troisième. Page 134 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

A ce stade des opérations on constate que l annuité due n est pas encore adapté aux modifications effectuées. Il faut ensuite valider les modifications «Ctrl» pour de la sélection multiple) et sélectionner les lignes concernées (touche Dès que les lignes sont sélectionnées, il faut utiliser le bouton «Mutation en série» Dans l assistant de mutation, il faut choisir «Procédure de mutation» et la procédure «Mutation salaires CIAD» Continuer l opération par suivant Page 135 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Confirmer l opération par «Terminer» A la fin de l opération, il faut valider les modifications Le résultat est alors correctement affiché. 12.7.3. Ajouter un employé Vous pouvez ajouter un employé à la revue des salaires. Cet ajout est effectué pour un employé qui ne serait pas encore saisi dans la gestion des employés de ProConcept. Cet opération est plus vraisemblablement utile lors de l établissement de la revue de type «Budget». En premier, il faut utiliser le plus de la partie du bas pour ajouter une nouvelle ligne. Page 136 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

12.7.4. Informations minimum à saisir lors de l ajout d un employé dans la revue Il faut ensuite compléter les colonnes suivantes : Nom de famille, date d entrée, description (poste), classification, ancien salaire. Après ajout de ces données, il faut valider la modification de la revue Sélectionner l employé qui a été ajouté (touche «Ctrl» pour une sélection multiple) Puis utiliser le bouton «Mutations en série» Dans l assistant de mutation, il faut choisir «Procédure de mutation» et la procédure «Mutation salaires CIAD» Continuer l opération par suivant Confirmer l opération par «Terminer» Page 137 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

A la fin de l opération, il faut valider les modifications Le programme calcul alors le nouveau salaire selon les données saisie Exemple 12.8. Particularité de la revue des salaires de type «Budget» La revue des salaires de type budget a pour but de vous permettre d établir une liste nominative des employés avec les augmentations prévisible de salaire. Elle diffère de la revue des salaires de type «Salaires» uniquement sur le facteur d indexation qui est toujours fixé à 1.0000 Les colonnes «Nouveau salaire à 100%» et «Taux d activité de l employé» sont utilisées pour calculer la colonne «Nouveau salaire annuel réel» qui donne ainsi la masse salariale réelle. Comme dans tous les autres modules ProConcept, vous pouvez exporter votre tableau de la revue des salaires au moyen du bouton «Excel». Page 138 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

NB Répartitions mensuelles : Cette option n est pas encore disponible 12.9. Mise à jour des salaires dans les montants fixes Pour mettre à jour le montant du salaire calculé dans la revue des salaires, il faut utiliser le module «Mutations en série» disponible depuis Avec un plus on déclenche l assistant de création Page 139 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

12.9.1. Création de la série de mutation Description : Titre de la mutation, par exemple Nouveau salaire 2012 Type de mutation : choisir révision, puis dans le menu rechercher la version de la revue à utiliser. Continuer l opération par suivant Page 140 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Dans source choisir Nouveau salaire mensuel (100%) Dans cible choisir Salaire mensuel de base : Préfixe Constantes Continuer l opération par suivant Dans l écran de sélection, choisir le statut «Actif» Page 141 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Dans le mode de transfert, choisir «Modification des enregistrements existants» Continuer l opération par suivant L écran suivant récapitule les choix effectuées Vous pouvez intervenir sur les choix au moyen des boutons du bas. Page 142 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

12.9.2. Exécution des mutations L écran permettant d effectuer le transfert affiche les employés ainsi que la valeur originale (montant du salaire avant mutation) la nouvelle valeur (valeur calculée dans la revue des salaires) Pour effectuer le transfert, il faut sélectionner les employés (touches «ctrl» «a» pour sélectionner tous les employés) Puis déclencher l opération au moyen du bouton «Transférer», une confirmation est requise Page 143 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

La rubrique «Salaire Mensuel de base» est effectivement modifiée pour tous les employés Il est simple de vérifier la modification. Le tableau des mutations en série affiche par exemple Dans le programme des genres salaires employés on constate que la rubrique a bien été modifiée L historique de la rubrique montre aussi l ancienne valeur. 12.9.3. Extourner une modification en série Vous pouvez annuler une modification en série simplement au moyen du bouton action «Extourner». Cela aura pour effet de remettre la valeur orginale de la rubrique à la place de la nouvelle valeur. Cet extourne peut être globale ou sur un employé ( touche «Ctrl» pour une sélection multiple»). Page 144 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

13. Annexe : Ajout de la commission paritaire professionnelle Pour mettre en route la déduction «Commission paritaire professionnelle» il faut effectuer les opérations décrites ci-après : Dans le module «Genres salaires entreprise» disponible depuis Ressource humaines\salaires\variables et constantes employés Vérifier la présence du nouveau genre salaire entreprise: Dans le module «Genres salaires avec employés» disponible depuis Ressource humaines\salaires\variables et constantes employés Ajouter le code de soumission avec la valeur à 1 pour tous les employés concernés(*) Page 145 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Indiquer le code à 0 pour les personnes non concernées par cette déduction (*) (*) se référer aux directives AVOP Le résultat est le suivant sur le décompte de salaire. La part patronale est calculée sur la même base. Page 146 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Comptablement cette déduction sera imputée comme ci-après La part totale est comptabilisée au crédit du compte 20109. La part patronale est inscrite au débit du compte 37019. Page 147 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

14. Annexe : Changement CCT au 01.07.2014 Au 01.07.2014, l entrée en vigueur de la CCT SOCIAL entraîne des modifications au niveau du calcul du salaire. Pour répondre à ces exigences mais aussi pour faciliter le traitement, les modifications décrites sont appliquées dès le 01.07.2014. 14.1. Paiements des vacances, des fériés et du 13 ème salaire sur les éléments variables 14.1.1. 13 ème salaire Tous les éléments (hors salaire mensuel) donnant droit à du 13 ème salaire déclenchent automatiquement le paiement du 13 ème salaire. Il faut que le code de soumission «13ème salaire» soit à la position 1 (la valeur 3 n est plus utilisée). Exemple : Paiement d heures, les heures payées déclenchent le paiement du 13 ème salaire que pour le montant des heures payées. 14.1.2. Indemnité vacances payées Tous les éléments (hors salaire mensuel) donnant droit à du paiement vacances déclenchent automatiquement le paiement des vacances. Il faut que le code «Paiement vacances» soit à la position souhaitée (5,6,7 ) Exemple : Paiement d heures, les heures payées déclenchent le paiement des vacances pour le montant des heures payées. Page 148 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

14.1.1. Indemnité fériés payés Tous les éléments (hors salaire mensuel) donnant droit à du paiement de jours fériés déclenchent automatiquement le paiement des jours fériés. Il faut que le code «Paiement fériés» soit à la position souhaitée (5,6,7, ). Exemple : Paiement d heures, les heures payées déclenchent le paiement des fériés pour le montant des heures payées. Il faut suivre la même logique que les taux vacances. Taux fériés 5 = 5 semaines de vacances. Page 149 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

14.2. Modification des taux vacances fériés vacances sur indemnités dans «Genres salaires entreprise» Les taux pour le paiement des vacances, des fériés et des vacances sur indemnités sont disponibles depuis le programme «Genres salaires entreprises», les libellés des taux ainsi que du code de soumission sont changés. Page 150 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Le taux doit être indiqué dans la colonne «Montant» comme ci-dessous dans le genre salaire entreprise. Il est important de faire coïncider le taux vacances avec le taux vacances sur indemnités et le taux fériés : Taux vacances 5 -> Taux fériés 5 -> Taux vacances sur indemnité 5 Page 151 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Seuls les taux disponibles à l AVOP sont officiels. Page 152 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

14.3. Paiement d heures ou de supplément en complément du salaire mensuel Comme auparavant, il est possible de payer un salaire horaire «brut» et d y ajouter les paiements vacances, fériés et 13 ème salaire, mais maintenant il est aussi possible d avoir simultanément un salaire mensuel. Déjà actuellement disponible, paiement d un salaire horaire et ajout des rubriques légales. Nouveauté : en plus du salaire mensuel, une heure de remplacement est payée. Cette rubrique donne droit à du paiement vacances, fériés et 13 ème salaire. Le traitement est différencié entre les rubriques - Salaire mensuel calculé - Salaire mensuel (de 1 à 4) Et toutes les autres rubriques qui calculeront automatiquement le paiement des vacances, fériés, 13 ème salaire selon la CCT. Remarque : Nous vous recommandons de compléter correctement pour tous les employés les codes de soumission Vacances et Fériés. Notamment pour le paiement des indemnités vacances sur les rubriques d indemnité nuit, dimanche et piquet. La valeur par défaut et fixée à 0 = pas de paiement, il faut donc l adapter par employé. Toutes les particularités ne seront pas traitées par un calcul automatique, mais pourront être traitées manuellement (par exemple cas des Enseignant Educateurs). Page 153 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

14.4. Paiement indemnités responsable Le code de soumission «indem.brut Responsabilité supérieure» permet de payer automatiquement l indemnité mensuellement selon un taux défini dans les genres salaires entreprise Les taux disponibles pour le paiement des indemnités sont disponibles depuis le programme «Genres salaires entreprises». Le taux doit être indiqué dans la colonne «Montant» comme ci-dessous dans le genre salaire entreprise. Cette indemnité donnant droit à du 13 ème salaire, la provision est calculée et sera versée avec le paiement «normal» du 13 ème salaire. Page 154 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

14.5. Rubrique à utiliser pour le paiement des indemnités pour le travail de nuit, pour les dimanches et pour le service de piquet Les rubriques à utiliser sont les suivantes : Code statistique Indem.Brut Travail de nuit 120110 Indem.Brut Dimanche / Jours Fériés 120030 Indem.Brut Service de piquet 120100 Le point 3.7 Le module «Saisie GS Nuit / Dimanche / Piquet» de ce manuel vous donne les explications sur la simplification de la saisie et la possibilité d interface. Nous vous recommandons de saisir le montant fixe avec la colonne «Taux» uniquement pour les personnes concernées et d utiliser une variable pour compléter cette saisie. Présentation sur le décompte salaire Page 155 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

14.5.1. Paiement des indemnités vacances pour les rubriques indemnités travail de nuit, dimanches et service de piquet Conformément à la CCT, ces rubriques donnent droit à des indemnités vacances exclusivement. Une rubrique spécifique nommée «Indemnité vacances sur Indemnité Nuit, Dimanche-Férié, Piquet» est déclenchée automatiquement. Cette rubrique utilise le code de «Paiement vacances» qui doit être adapté. Voir 14.1.2 Indemnité vacances payées Cas 1, employé avec un contrat mensuel, 5 semaines de vacances. Cet employé a effectué 5 heures de nuit. Cas2, employé avec un contrat mensuel, 5 semaines de vacances. Cet employé a effectué 5 heures de nuit. En plus il effectue 10 heures de remplacement. Cas 3, employé avec contrat horaire exclusivement, 5 semaines de vacances. Sur les 25 heures effectuées, 5 sont de nuit. Page 156 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

15. Annexe: Mise à jour 2015 Voici, ci-après, la liste des opérations à réaliser dans le cadre des modifications 2015. 15.1. Déduction de la cotisation d assurance accident non professionnel à l employé Pour mettre en place cette déduction, il faut compléter les genres salaires entreprise disponibles depuis Ressources humaines \ Salaires \ Variables est constantes employés Le genre salaire qui doit être renseigné est «Taux LAA ANP Employé» Assurez-vous que le genre salaire soit bien actif et que les périodes de validité soient correctes. Ce genre salaire accepte 3 décimales. Assurez-vous aussi que le taux de cotisation indiqué sous «Taux LAA ANP Employeur» soit à 0. Page 157 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Pour modifier le code de soumission LAA, vous pouvez utiliser le module «Genres Salaires avec employés» disponible depuis Ressources humaines \ Salaires \ Variables est constantes employés. En premier, dans le ruban choisir «Code soumission» dans la partie «Sélection» Puis dans la partie de gauche choisir «LAA» Vous pouvez ainsi modifier le code de soumission pour tous les employés et passer d A2 à A1. (Valeur à adapter pour les institutions effectuant des déductions de type SUVA ou ayant des codes différents). Lors de la confirmation de cette modification, il est possible que le système affiche le message d avertissement suivant : Vous pouvez passer outre ce message pour autant que vous effectuiez bien ce travail sur les salaires 2015. Page 158 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

15.2. Désactivation du code de soumission «Contribution assurance» Pour désactiver ce code de soumission, vous pouvez utiliser le module «Genres Salaires avec employés» disponible depuis Ressources humaines \ Salaires \ Variables est constantes employés. En premier, dans le ruban choisir «Code soumission» dans la partie «Sélection» Puis choisir «Contribution Assurance», la liste des employés avec ce code de soumission apparait alors. Il ne reste plus qu à modifier la valeur est l indiquer à 0 pour les personnes concernées. Page 159 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

15.3. Nouveaux codes pour le fonds de prévoyance PREVIVA Conformément au nouveau plan de prévoyance du Fonds PREVIVA qui offre plusieurs taux de cotisation employés, nous avons adapté le code de soumission qui a maintenant les valeurs possibles décrites ci-dessous : Code Texte Taux % 0 Non Soumis 0.00 1 Standard 8.00 Soumis 2 risque 1.00 3 Maxi 10.00 4 Maxi plus 14.00 Pour mettre en place ces nouveaux taux, il faut compléter les genres salaires entreprise disponibles depuis Ressources humaines \ Salaires \ Variables est constantes employés Les genres salaires suivants doivent être renseignés Page 160 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Puis modifier le code de soumission Fds Prévoyance PREVIVA pour la ou les personnes souhaitées. 15.4. Changement du fonctionnement des codes de soumission AVS et chômage Le fonctionnement du code AVS a changé, la soumission à l AVS est maintenant automatique en fonction de l âge de la personne. Il est désormais uniquement nécessaire de faire la distinction entre les personnes strictement considérées comme non soumises à l AVS, comme par exemple les indépendants (code AVS à 3), et toutes les autres personnes (code AVS à 1). Le programme se chargeant d appliquer automatiquement la déduction ainsi que la franchise pour les personnes concernées. Cette manière de procéder permet d aligner la déduction de l assurance chômage. Pour ce code de soumission, on laissera aussi le code à 1. Exemple : Cet employé de 74 ans a les codes AC et AVS à 1 Le programme se charge : de ne plus retenir l assurance chômage et d appliquer la franchise pour retraité. Il n est plus nécessaire d utiliser AVS avec la valeur 4. Il est de même pour les jeunes personnes en dessous de 18 ans. Pour les personnes non soumis à l AVS et au chômage, il faut utiliser la valeur 3 Page 161 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

Pour mettre à jour ce code de soumission, vous pouvez utiliser le module «Genres Salaires avec employés» disponible depuis Ressources humaines \ Salaires \ Variables est constantes employés. En premier, dans le ruban choisir «Code soumission» dans la partie «Sélection» Puis choisir «AVS», la liste des employés avec ce code de soumission apparait alors. Dans l exemple ci-dessus, la valeur du code AVS doit être remplacée par 1. Page 162 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

No Rubrique Comptabilisation Brut AVS 13ème Salaire / annuel 13ème Salaire / paiement direct Vacances / paiement direct Fériés / paiement direct Ind.Fonction sup Vacances spec. remarque 16. Annexe : Base de calcul Le tableau ci-après indique les rubriques constituantes du brut ainsi que les bases de calcul pour le 13 ème salaire (annuel et mensuel), le paiement des vacances, le paiement des fériés et le paiement des indemnités de responsable. 100600 Salaire mensuel calculé Poste/Divers O O O N N N O N 101000 Salaire Mensuel Poste/Divers O O O N N N O N 101010 Salaire Mensuel 2 Poste/Divers O O O N N N O N 101020 Salaire Mensuel 3 Poste/Divers O O O N N N O N 101030 Salaire Mensuel 4 Poste/Divers O O O N N N O N 101050 101060 101070 Salaire Non soumis caisse de pension Salaire Non soumis Autre Assurance 1 Salaire Non soumis Autre Assurance 2 Poste/Divers O O N N N N N N Poste/Divers O O N N N N N N Poste/Divers O O N N N N N N 101090 Salaire Non soumis Ind. Payé Poste/Divers O O N N N N N N 101100 Salaire Non soumis LAA Poste/Divers O O N N N N N N 101110 101120 Salaire Non soumis AVS - Chômage Salaire Non soumis Contribution Assurance Poste/Divers O N N N N N N N Poste/Divers O O N N N N N N Page 163 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

No Rubrique Comptabilisation Brut AVS 13ème Salaire / annuel 13ème Salaire / paiement direct Vacances / paiement direct Fériés / paiement direct Ind.Fonction sup Vacances spec. remarque 101130 101140 Salaire Non soumis Impôt à la source Salaire Non soumis Caisse Maladie Poste/Divers O O N N N N N N Poste/Divers O O N N N N N N 101150 Salaire Non soumis 13 Salaires Poste/Divers O O N N N N N N 101160 Salaire Journalier Poste/Divers O O N O O O N N 101170 Salaire Horaire Poste/Divers O O N O O O N N 101180 Salaire Horaire 2 Poste/Divers O O N O O O N N 101190 Salaire Horaire 3 Poste/Divers O O N O O O N N 101200 Salaire Horaire 4 Poste/Divers O O N O O O N N 101210 Salaire Horaire 5 Poste/Divers O O N O O O N N 101220 Salaire Remplaçant Poste/Divers O O N O O O N N 101230 Salaire Hebdomadaire Poste/Divers O O N O O O N N 101240 Salaire Forfait Poste/Divers O O N O O O N N 101250 Salaire Correctif Poste/Divers O O N O O O N N 101260 Salaire selon art. 2.17 CCT Poste/Divers O N N N N N N N 101270 Salaire Veille active Poste/Divers O O N O O O N N Page 164 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

No Rubrique Comptabilisation Brut AVS 13ème Salaire / annuel 13ème Salaire / paiement direct Vacances / paiement direct Fériés / paiement direct Ind.Fonction sup Vacances spec. remarque 101280 Salaire Veille passive Poste/Divers O O N O O O N N 101290 Salaire Supplémentaire Poste/Divers O O N O O O N N 101300 Salaire Divers Poste/Divers O O N O O O N N 101310 13ème Salaire Poste/Divers O O N N N N N N 13ème mensuel 101311 13ème Salaire Poste/Divers O O N N N N N N 13ème sur élément variable 101320 13ème Salaire Mnt Poste/Divers O O N N N N N N Pour paiement manuel 101330 Hrs Supplémentaire 1 Poste/Divers O O N O N N N N 101340 Hrs Supplémentaire 2 Poste/Divers O O N O N N N N 101350 Hrs Supplémentaire 3 Poste/Divers O O N O N N N N 101360 Hrs Supplémentaire 4 Poste/Divers O O N O N N N N 101370 Hrs Supplémentaire 5 Poste/Divers O O N O N N N N 101380 Ind. Vacances Mnt Poste/Divers O O N O N N N N 101390 Ind. Vacances payées Poste/Divers O O N O N N N N Pour code automatique 101391 Indemnité vacances sur Indemnité Nuit, Dimanche- Férié, Piquet Poste/Divers O O N N N N N O Code spécifique pour indemnités CCT 101400 Ind. Vacances supplémentaire Poste/Divers O O N O N N N N Page 165 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

No Rubrique Comptabilisation Brut AVS 13ème Salaire / annuel 13ème Salaire / paiement direct Vacances / paiement direct Fériés / paiement direct Ind.Fonction sup Vacances spec. remarque 101410 Ind. Vacances Correctif Poste/Divers O O N O N N N N 101415 Ind. Fériés payés Poste/Divers O O N O N N N N Pour code automatique 101420 Ind. Jours Fériés Poste/Divers O O N O N N N N 101430 Ind. Jours Fériés Mnt Poste/Divers O O N O N N N N 101460 Pond. Irrégularité Poste/Divers O O N N N N N N uniquement hors CCT 101470 Pond. Irrégularité Mnt Poste/Divers O O N N N N N N uniquement hors CCT 101480 Cadeaux d'ancienneté 101490 Cadeaux de départ 101500 Cadeaux divers 101510 Cadeaux/gratification Départ.+001 8/Divers Départ.+001 8/Divers Départ.+001 8/Divers Départ.+001 8/Divers O O N N N N N N O O N N N N N N O O N N N N N N O O N N N N N N 101520 Gratification 25 ans Poste/Divers O O N N N N N N 101530 Autres prestations Départ.+001 7/Divers O O N N N N N N Page 166 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

No Rubrique Comptabilisation Brut AVS 13ème Salaire / annuel 13ème Salaire / paiement direct Vacances / paiement direct Fériés / paiement direct Ind.Fonction sup Vacances spec. remarque 101590 Correction 1 Poste/Divers O O N N N N N N 101600 Correction 2 non soumis caisse pension Poste/Divers O O N N N N N N 120000 Indem.Brut Assurances Poste/Divers O N N N N N N N 120010 Indem.Brut Assurances non soumis caisse de pension Poste/Divers O N N N N N N N 120030 Indem.Brut Dimanche / Jours Fériés Poste/Divers O O N N N N N O CCT 01.07.2014- Paiement Vacances spec. 120040 Indem.Brut Fonction Poste/Divers O O N N N N N N 120050 Indem.Brut Jours Fériés Poste/Divers O O N N N N N N 120060 Indem.Brut Responsabilité Poste/Divers O O N N N N N N 120070 Indem.Brut De transport Poste/Divers O O N N N N N N 120080 Indem.Brut Logement Poste/Divers O O N N N N N N 120090 Indem.Brut Pédagogique Poste/Divers O O N N N N N N 120100 Indem.Brut Piquet Poste/Divers O O N N N N N O 120110 Indem.Brut Travail de nuit Poste/Divers O O N N N N N O CCT 01.07.2014- Paiement Vacances spec. CCT 01.07.2014- Paiement Vacances spec. Page 167 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013

No Rubrique Comptabilisation Brut AVS 13ème Salaire / annuel 13ème Salaire / paiement direct Vacances / paiement direct Fériés / paiement direct Ind.Fonction sup Vacances spec. remarque 120120 Indem.Brut Responsabilité supérieure Poste/Divers O O O N N N N N Pour code automatique ou variable 160001 Indem.PourFr. Autres Frais 38030/Divers O O N N N N N N 160002 Indem.PourFr. Frais d'auto 38030/Divers O O N N N N N N 160003 Indem.PourFr. Frais de représentation 38030/Divers O O N N N N N N 160004 Indem.PourFr. Frais de voyage 38030/Divers O O N N N N N N Page 168 sur 168 Créé le : 29 janvier 2013