Guide de démarrage de l'outil Aperçus Sun Life Ordinateur Introduction L'outil Aperçus Sun Life : propose une interface facile à utiliser, vous permet de travailler à partir de votre ordinateur ou sur le Web, permet, grâce à la page Sélection de produit, de déterminer facilement l'outil à utiliser pour produire un aperçu, offre la possibilité de créer des rapports de qualité professionnelle auxquels vous pouvez accéder, et que vous pouvez enregistrer et présenter aux clients. Selon ce que vous préférez, vous pouvez travailler avec la version qui se trouve sur votre ordinateur, la version Web, ou les deux. Bien que les deux versions se ressemblent et que, dans l'ensemble, elles fonctionnent de la même manière, il y a certaines différences. Elles vous seront présentées dans ce guide de démarrage rapide. À propos de ce guide de démarrage rapide Afin de vous aider à vous familiariser avec Aperçus Sun Life, ce guide décrit les étapes à suivre pour configurer l'outil et en présente les fonctions de base. Lorsque vous aurez passé en revue ce guide de démarrage rapide, nous vous recommandons d'effectuer les trois études de cas d'aperçus Sun Life. Ces études de cas vous permettront de mieux comprendre comment produire un aperçu. Si vous travaillez avec un adjoint de conseiller, la troisième étude de cas vous concerne plus particulièrement puisqu'elle décrit comment chacun de vous peut utiliser l'outil Aperçus Sun Life pour que vous puissiez travailler tous les deux avec les mêmes aperçus enregistrés. 1 22 décembre 2014
À propos d'aperçus Sun Life Ordinateur L'outil Aperçus Sun Life Ordinateur est installé sur votre ordinateur et un raccourci est créé sur le bureau de celui-ci. Repérez cette icône. Lors de l'installation, l'outil Aperçus Sun Life est aussi ajouté au menu Démarrer, sous Tous les programmes, Financière Sun Life. Lorsque vous utilisez la version sur ordinateur, vous pouvez travailler avec ou sans connexion à Internet. Si vous êtes connecté à Internet, vous pouvez synchroniser les aperçus enregistrés avec la base de données Web. Vous pouvez utiliser l'option Sync si vous prévoyez utiliser la version Web d'aperçus Sun Life à l'occasion ou si vous travaillez avec un adjoint et que vous désirez qu'il ait accès aux aperçus enregistrés. Nous vous présenterons l'option Sync dans la prochaine section du document. Sélection de produit Sun Life Lorsque vous lancez Aperçus Sun Life, la première page à s'afficher est Sélection de produit. À partir de cette page, vous pouvez lancer des aperçus pour tous les produits d'assurance de la Financière Sun Life. À la gauche de cette page sont répertoriés les produits disponibles sur la nouvelle plateforme d'aperçus seulement la Temporaire Sun Life pour l'instant. Au centre de la page se trouvent tous les produits pour lesquels vous devez continuer d'utiliser l'autre plateforme de la Financière Sun Life pour produire un aperçu Eos. Dans la version sur ordinateur, vous pouvez lancer Eos à partir de la page Sélection de produit. À mesure que nous ajouterons de nouveaux produits à la nouvelle plateforme d'aperçus, vous n'aurez plus à vous rappeler quel outil lancer. Si vous lancez Aperçus Sun Life, vous pouvez accéder à l'aperçu désiré à partir de cette page. 2 22 décembre 2014
Configuration de l'outil Aperçus Sun Life Inscrivez-vous à la version sur ordinateur Lorsque vous ouvrez la page Temporaire Sun Life dans Aperçus Sun Life Ordinateur, l'outil vous considère comme un utilisateur invité. Par conséquent, aucun nom de conseiller ne s'affiche pour les aperçus que vous produisez et enregistrez. Nous vous recommandons de vous inscrire (ou d'ouvrir une session) dès que vous accédez au nouvel outil d'aperçus. Pour vous inscrire, vous devrez entrer le code d'accès et le mot de passe que vous utilisez pour accéder au site des conseillers de la Financière Sun Life. Votre inscription permet à Aperçus Sun Life Ordinateur de vous identifier. Une fois que vous êtes inscrit, l'outil se souvient de votre nom et de votre numéro d'identification chaque fois que vous lancez la version sur votre ordinateur. Vous n'avez plus à ouvrir de session pour l'utiliser. Après votre inscription, le nom qui figure dans votre dossier s'affichera à côté des aperçus enregistrés. Veuillez noter que l'inscription est recommandée, mais pas obligatoire. Si vous ne pouvez pas vous inscrire ou si vous préférez ne pas le faire, vous pouvez quand même continuer d'utiliser l'outil. Vous pourrez créer, enregistrer, ouvrir, modifier et imprimer des aperçus. Par contre, d'autres fonctionnalités ne sont disponibles que si vous ouvrez une session. 3 22 décembre 2014
Comment s'inscrire (ouvrir une session) 1. Sur le bureau de votre ordinateur, double-cliquez sur l'icône Aperçus Sun Life. 2. À la page Sélection de produit, cliquez sur Ouvrir une session. 3. Dans la boîte de dialogue Aperçus Sun Life Financière Sun Life, entrez le code d'accès et le mot de passe que vous utilisez pour ouvrir une session sur le site des conseillers de la FSL, et cliquez sur Soumettre. 4 22 décembre 2014
Option Sync L'option Sync est propre à la version sur ordinateur. Elle est offerte uniquement lorsque vous êtes inscrit ou lorsque vous avez ouvert une session. L'option Sync vous permet de transférer au serveur Web les aperçus que vous avez enregistrés sur votre ordinateur, ou de mettre à jour les aperçus qui se trouvent sur votre ordinateur en les synchronisant avec les aperçus enregistrés sur le serveur Web. L'option Sync tient compte de la date de l'aperçu de façon à ce que la version qui se trouve sur votre ordinateur et sur le serveur Web soit la plus récente. Pour synchroniser vos aperçus, cliquez sur Sync. La boîte de dialogue SyncWindow s'ouvre. Cette fenêtre n'affiche pas tous vos aperçus enregistrés. Elle n'affiche que les fichiers qui n'ont pas encore été synchronisés. Les aperçus enregistrés qui peuvent être synchronisés à partir de votre ordinateur s'affichent à gauche et les aperçus enregistrés qui peuvent être synchronisés à partir du serveur Web s'affichent à droite. Les aperçus sont identifiés de la façon suivante : le vert correspond à la version la plus récente d'un dossier préalablement synchronisé, le rouge correspond à la version la plus ancienne d'un dossier préalablement synchronisé, le gris correspond aux dossiers qui n'ont jamais été synchronisés. 5 22 décembre 2014
Option Synchroniser maintenant L'option Synchroniser maintenant tient compte de la date et de l'heure des aperçus enregistrés. Cette option met à jour tous les dossiers enregistrés sur votre ordinateur et sur le serveur Web en les synchronisant avec la version la plus récente, quelle qu'elle soit. Option Synchroniser manuellement La synchronisation manuelle vous permet de sélectionner les fichiers que vous voulez mettre à jour sur votre ordinateur ou sur le serveur Web. Si vous sélectionnez un fichier à synchroniser et que ce fichier est plus ancien que le fichier à remplacer, un avertissement apparaît pour vous proposer de ne pas synchroniser ce dossier. Lorsque la synchronisation est terminée, si vous avez synchronisé tous les fichiers, la boîte de dialogue SyncWindow ne contient plus aucun dossier. Pour fermer la boîte de dialogue SyncWindow, cliquez sur Terminer. 6 22 décembre 2014
Vue d'ensemble de l'outil Aperçus Sun Life Nota : Les renseignements contenus dans le reste du document se trouvent également dans le Guide de démarrage de l'outil Aperçus Sun Life Web, sous la même section. Cartes d'affaires Les renseignements figurant sur les cartes d'affaires peuvent être ajoutés à tous les rapports destinés aux clients. Vous devez suivre cette étape pour configurer séparément la version qui se trouve sur votre ordinateur et sur la version Web de l'outil. Pour ajouter une carte d'affaires dans Aperçus Sun Life Ordinateur : 1. Sur le bureau de votre ordinateur, double-cliquez sur l'icône Aperçus Sun Life. 2. À la page Sélection de produit, cliquez sur Temporaire Sun Life. 3. À la page Aperçus Sun Life, cliquez sur Gérer les cartes d'affaires. 4. Dans la boîte de dialogue Cartes d'affaires, cliquez sur Ajouter. 5. Remplissez toutes les zones obligatoires, puis cliquez sur Terminer. Si vous travaillez pour le compte de plusieurs conseillers, répétez ces étapes jusqu'à ce que vous ayez ajouté une carte pour chaque conseiller concerné. Si vous utilisez des renseignements différents sur les cartes d'affaires selon les clients (p. ex. en fonction de la ville ou de la relation professionnelle/personnelle), vous pouvez créer autant de cartes d'affaires que vous souhaitez. Une carte «par défaut» sera toujours utilisée lorsque vous créez un nouvel aperçu. Vous pouvez changer la carte par défaut en sélectionnant celle que vous désirez, puis en choisissant l'option «Mémoriser comme carte d'affaires par défaut». 7 22 décembre 2014
Barre d'outils supérieure Plusieurs options vous sont proposées dans la barre d'outils qui se trouve dans le haut de la page. Bouton Sélection de produit Le bouton Sélection de produit vous permet de retourner à la page Sélection de produit Sun Life. Bouton Nouveau Le bouton Nouveau permet d'ouvrir une nouvelle page pour créer un aperçu distinct. Le premier aperçu avec lequel vous travaillez s'affiche dans le premier onglet. Le nouvel aperçu créé s'affiche dans l'onglet Aperçu sans titre jusqu'à ce que vous l'enregistriez et lui donniez un nom. Bouton Ouvrir Le bouton Ouvrir vous permet d'ouvrir un aperçu que vous avez préalablement enregistré. Ce bouton fait apparaître la fenêtre Aperçus enregistrés, où sont répertoriés tous vos aperçus enregistrés. Pour ouvrir un aperçu enregistré : Pour ouvrir un seul aperçu, cliquez sur le Nom de l'aperçu que vous voulez ouvrir. Pour ouvrir plusieurs aperçus, cochez la case qui se trouve à gauche du nom de l'aperçu, puis cliquez sur Ouvrir. Nota : Vous pouvez ouvrir un nombre limité d'aperçus en même temps, après quoi le système ne répondra plus. Nous recommandons de ne pas ouvrir plus de 5 aperçus à la fois. 8 22 décembre 2014
Bouton Afficher rapport Le bouton Afficher rapport permet de créer un rapport client qui contient les pages obligatoires suivantes : Sommaire du client, Aperçu du contrat, Notes importantes sur l'aperçu. Vous pouvez personnaliser le rapport client. Pour en savoir plus sur la façon de personnaliser un rapport client, consultez la section CONCEPTION DU RAPPORT du présent document. 1. CONCEPTION DU CONTRAT L'onglet CONCEPTION DU CONTRAT offre quelques fonctionnalités qui facilitent la production d'un aperçu pour un produit. À propos Cette section présente les principales caractéristiques du produit pour lequel vous voulez produire un aperçu. En cliquant sur la flèche bleue qui pointe vers le haut, vous masquerez la section À propos et pourrez mieux voir les autres renseignements figurant sur cette page. Les liens Req de souscription et Guide du conseiller vous mèneront vers le site des conseillers de la FSL, où vous obtiendrez les renseignements les plus récents. Vous devez être connecté à Internet pour accéder à ces liens. 9 22 décembre 2014
Sommaire de l'aperçu La section Sommaire de l'aperçu indique le montant de la prime et les options que vous avez choisies pour ce contrat. Le Sommaire de l'aperçu est modifié à mesure que vous choisissez des options. Cliquez sur le bouton Actualiser pour recalculer les primes lorsque vous modifiez les options choisies. Messages Ces messages d'erreur vous informent que : vous avez omis d'entrer des renseignements, vous avez fourni des renseignements incorrects, les options sélectionnées ne cadrent pas avec les règles du produit. Si vous recevez des messages d'erreur, vous ne pourrez pas passer aux pages FEUILLE DE CALCUL et CONCEPTION DU RAPPORT. Une fois les erreurs corrigées, vous pourrez passer aux pages FEUILLE DE CALCUL et CONCEPTION DU RAPPORT. 10 22 décembre 2014
Comparaison rapide La Comparaison rapide est disponible si vous produisez un aperçu pour une assurance sur une tête ou pour une assurance sur plusieurs têtes, si toutes les assurances ont la même durée. En sélectionnant cette option, vous pouvez voir un aperçu du coût de la couverture pour chaque durée. Aide Vous pouvez obtenir de l'aide contextuelle sur cette page en cliquant sur les points d'interrogation. Vous verrez alors s'afficher des renseignements sur les cas dans lesquels l'option peut être choisie de même que les montants précis étant offerts, et on vous indiquera si d'autres sélections sont requises. Enregistrer Dans la version sur ordinateur de l'outil, l'aperçu est enregistré sur votre ordinateur. Dans la version Web, l'aperçu est enregistré sur le serveur Web sécurisé de la Financière Sun Life (vous pouvez y accéder à l'aide du code d'accès et du mot de passe que vous utilisez pour le site des conseillers de la FSL). Pour enregistrer un aperçu, cliquez sur Enregistrer. Dans la boîte de dialogue Enregistrer l'aperçu, entrez un nom unique et pertinent dans la zone Nom de l'aperçu et cliquez sur Enregistrer. 11 22 décembre 2014
2. FEUILLE DE CALCUL Sur la page FEUILLE DE CALCUL, vous pouvez voir les primes et les valeurs calculées pour toute la durée de l'aperçu. La FEUILLE DE CALCUL peut être exportée vers Excel, puis imprimée ou enregistrée. Pour voir toutes les options choisies pour l'aperçu, cliquez sur Afficher le sommaire de l'aperçu; la fenêtre Sommaire de l'aperçu s'ouvrira. 12 22 décembre 2014
3. CONCEPTION DU RAPPORT La page CONCEPTION DU RAPPORT permet de créer des rapports personnalisés pour le client. Lorsque vous ouvrez cette page, un crochet gris est indiqué devant les pages qui doivent obligatoirement faire partie du rapport. À l'intention de Le texte que vous entrez à la zone À l'intention de est imprimé sur la page de couverture. Si vous n'entrez aucun renseignement dans la zone À l'intention de, la liste des noms de clients compris dans l'aperçu figurera sur la page de couverture. Si vous entrez des renseignements dans la zone À l'intention de, ces renseignements paraîtront sur la page de couverture. Cela donnera au rapport une apparence plus personnalisée par exemple, vous pouvez entrer le nom d'une entreprise pour un contrat détenu par une entreprise. Pour enregistrer le rapport : 1. Cliquez sur le bouton Afficher rapport client. 2. Le rapport s'ouvre dans Adobe Reader (ou dans le programme que vous avez défini par défaut comme lecteur de fichiers PDF sur votre ordinateur). 3. Une fois le PDF généré, vous pouvez visualiser, imprimer et/ou enregistrer le fichier comme bon vous semble. 13 22 décembre 2014