Smartphone 4.0. Manuel de l'utilisateur

Smartphone 4.0 Manuel de l'utilisateur

Contenus Configuration 5 Se faire enregistrer en tant qu utilisateur 7 Messagerie vocale UNIQUEMENT 7 Messagerie unifiée UNIQUEMENT 8 Installer le logiciel Smartphone Client 9 Exigences de l ordinateur Smartphone Client 9 Configuration pour utilisateurs multiples 10 Copie des fichiers à partir du CD ROM 10 Configuration de Smartphone Client 13 Configurer Smartphone à l aide de l assistant de configuration 13 Désinstaller Smartphone Client 15 Fonctionelles 17 Traitement des messages 19 Créer des messages 19 Extraire les messages 22 Transférer les messages 27 Configurer la notification 31 Interface d utilisateur de la téléphonie 33 Utilisation des touches du clavier téléphonique (*, #, 0) 33 Description fonctionnelle de Smart-4-Fax 35 Envoyer texte et images avec Smart-4-Fax 35 Options de licence 37 Options supplémentaires 38 Utilitaire de file d attente des messages de Smartphone 39 Propriétés des tâches 39 Modifier les propriétés des tâches 40 Actions qu il est possible d effectuer sur une tâche 40 Administration de la file de messages 41 Smartphone Server connection 41 Utilisation du fournisseur de transport 43 Spécifier les adresses de destination 43 Numéros de téléphone internes et externes 44 Utilisation des carnets d adresses 44 Utilisation des contacts Outlook 44 Utilisation de SMS 47 Notification SMS 47 Transférer des messages par SMS 47 Utilisation de votre système de standard automatique 49 Connecter un appel 49 Autres options 50 Appendices 51 Foire aux questions 53 Configuration manuelle de Smartphone Client 57 Ajouter et configurer le service Smartphone Server sous Outlook 2002 57 Ajouter et configurer Smartphone Server sous Outlook 98 & 2000 58 Configurer la boîte de réception 59 3

Smartphone 4.0 Configurer Smart-4-Fax 62 Configuration de Smart-4-Fax sous Windows 2000 63 Configuration de Smart-4-Fax sous Windows NT 4.0 64 Configuration de Smart-4-Fax sous Windows 98 65 Index 67 4

Chapitre 1: Se faire enregistrer en tant qu utilisateur Il existe deux types de systèmes de Smartphone qui ont pu être installés dans votre office: Messagerie vocale et Messagerie unifiée. Il est également possible d installer une caractéristique optionnelle: le service de standard automatique. Ce document contient les instructions sur l utilisation des deux types de systèmes de sorte que si vous ignorez lequel est installé dans votre ordinateur, contactez votre administrateur système. Le pense-bête, contenant toutes les informations de base pour les utilisateurs, peut également être très utile. Pour en avoir une copie, contactez votre administrateur système ou imprimer le pense-bête à partir de la documentation ou de l aide en ligne de Smartphone Client. Remplissez les parties blanches du pense-bête après vous être enregistré à Smartphone. Afin de tirer avantage des nombreux services offerts par Smartphone, vous devez posséder une boîte aux lettres à vous. Les informations suivantes constituent les différentes procédures à suivre pour créer une boîte aux lettres. Avant tout, contactez votre administrateur système pour vérifier si une boîte aux lettres a déjà été créée pour vous. Si c est le cas, dés que vous connaîtrez l identificateur de votre boîte aux lettres, vous pourrez démarrer Smartphone. Allez au chapitre suivant. Votre administrateur système peut créer une boîte aux lettres pour vous Si vous partagez le téléphone avec une ou plusieurs personnes, il est possible qu il existe déjà une boîte aux lettres pour votre poste. Dans ce cas, vous devez contacter votre administrateur système afin qu il vous crée une boîte aux lettres. Messagerie vocale UNIQUEMENT Vous pouvez vous enregistrer vous-même en créant une boîte aux lettres de Messagerie vocale par le téléphone: S il n existe pas encore de boîte aux lettres sur votre poste, vous pouvez appeler le serveur et créer votre propre boîte aux lettres. 1.1 Appelez directement le Serveur de Smartphone depuis le poste interne pour laquelle vous souhaitez que votre boîte aux lettres soit créée (vous obtiendrez le numéro du serveur auprès de votre administrateur de système). 1.2 Smartphone Server vous fournira toutes les instructions nécessaires à la création de votre boîte aux lettres. La procédure est la suivante: 1.3 Smartphone Server reconnaîtra le poste depuis lequel l appel a été passé et informe le correspondant qu aucune boîte aux lettres n existe pour ce poste. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle boîte aux lettres. 1.4 Entrez un mot de passe ainsi qu on vous le demande. 1.5 Confirmez le mot de passe. 1.6 Smartphone Server vous demande d enregistrer votre nom d utilisateur sous forme de message vocal. Parlez clairement et suffisamment fort. 1.7 Smartphone Server vous demande d enregistrer un message d accueil d utilisateur. Dites clairement votre message après le bip. 7

Smartphone 4.0 1.8 Vous entendez un message qui vous dit que la boîte aux lettres a été créée avec succès et vous communique votre identification d utilisateur (en général le même que celui de votre poste). Votre appel est dirigé vers le menu utilisateur. 1.9 Dans le menu utilisateur, vous avez la possibilité de définir d autres paramètres. Ils demeurent optionnels. Messagerie unifiée UNIQUEMENT Vous pouvez créer une boîte aux lettres de Messagerie unifiée par votre ordinateur: Vous devez installer et configurer le logiciel de Smartphone Client sur votre ordinateur. Cette procédure est décrite dans les chapitres suivants. 8

Chapitre 2: Installer le logiciel Smartphone Client Exigences de l ordinateur Smartphone Client Remarque : Ce chapitre sert uniquement aux utilisateur qui vont utiliser Messagerie unifiée. Si vous avez l intention d utiliser un ordinateur pour avoir accès à vos messages, cet ordinateur doit satisfaire à certaines exigences dont la liste figure ci-dessous. Avant d installer le logiciel de Smartphone Client (SPC), le Serveur (SPS) de Smartphone et Microsoft Exchange Server doivent être en service et disponibles sur le LAN. Exigences du matériel Configuration matérielle du PC recommandée: Processeur et mémoire: Windows 98: Pentium 133MHz avec 32Mo de mémoire vive Windows NT 4.0 ou Windows ME: Pentium 150MHz avec 32Mo de mémoire vive Windows 2000 ou Windows XP: Pentium 233MHz avec 64Mo de mémoire vive 14 Mo d espace disque dur disponible Remarque : Il faut plus d espace disque dur pour imprimer des documents avec Smart-4-Fax. Cet espace est obligatoire pour les fichiers temporaires (475Ko par page). Un kit multimédia (exigé pour enregistrer et passer en lecture les fichiers vocaux sur l ordinateur Smartphone Client) Microphone connecté à la carte son (indispensable pour enregistrer les messages vocaux) Exigences du logiciel L un des systèmes d exploitation suivants: Windows 98 Windows ME ou Windows NT 4.0 (avec le Service Pack 4.0 ou plus récent) Windows 2000 Windows XP L une des applications de messagerie client doit être installée puis connectée à Microsoft Exchange Server (version 5.5 ou plus récente) Microsoft Exchange Client 5.0 ou plus récent Microsoft Outlook 98, Microsoft Outlook 2000 ou Microsoft Outlook 2002 (Office XP) Microsoft Internet Explorer 4.01 ou plus récent. DCOM 1.3 ou plus récent. Les fichiers d installation DCOM pour Windows 98 sont disponibles sur le CD ROM de Smartphone (DCOM98). Windows ME, Windows NT 4.0/2000, Windows XP inclut déjà DCOM. Remarque : Seule la personne possédant les privilèges d administration sur l ordinateur peut installer Smartphone Client et Smart-4-Fax sous Windows NT ou Windows 2000, Windows XP. 9

Smartphone 4.0 Configuration pour utilisateurs multiples Smartphone Client peut être configuré et utilisé par de multiples utilisateurs sur un seul ordinateur exécutant tous les systèmes d exploitation supportés, y compris Windows NT, Windows 2000, Windows XP. Les fichiers programme de Smartphone Client doivent être installés une seule fois sur un ordinateur défini. Seule la personne possédant les privilèges d administration locaux peut installer les fichiers de Smartphone Client. Smartphone Client ne doit être installé qu une seule fois. Cependant, tous les utilisateurs doivent configurer Smartphone Client avec l assistant de configuration client. Tous les utilisateurs auront des paramètres et des profiles distincts. L imprimante virtuelle de Smart-4-Fax, configurée par l administrateur local, peut être utilisée par les autres utilisateurs et administrateurs à partir de cet ordinateur. Copie des fichiers à partir du CD ROM 2.1 Insérez le CD de Smartphone dans votre lecteur de CD et cliquez deux fois sur (lecteur de CD ROM):\Client\setup\setup.exe. Le dialogue Choose Setup Language apparaît. 2.2 Sélectionnez votre langue. Remarque : Lorsque vous modifiez ou dépannez le logiciel Smartphone Client, sélectionnez la langue originale de l installation précédente. 2.3 Cliquez sur OK. Le dialogue Bienvenue apparaît. 2.4 Cliquez sur Suivant>. Le dialogue Informations sur l utilisateur apparaît. 2.5 Entrez votre nom et le nom de votre compagnie. 2.6 Cliquez sur Suivant>. Le dialogue Type d installation apparaît. 2.7 Cliquez sur le type d installation qui vous convient (l installation typique est recommandée et est décrite plus loin dans ce document). 2.8 Cliquez sur Suivant>. Le dialogue Choix de la localisation de destination apparaît. 2.9 Le répertoire de destination pour les fichiers de Smartphone Client figure dans la liste. Le répertoire par défaut est C:\Program Files\Smartphone Server. Cliquez sur Suivant>. Le dialogue Dossier Icônes des programmes apparaît. 2.10 La localisation de l icône de Smartphone Client dans le menu Démarrer est listée dans le champ Répertoire. Cliquez sur Suivant>. Le dialogue Démarrer la copie des fichiers apparaît. 2.11 Si vous approuvez les réglages en vigueur, cliquez sur Suivant>. Les fichiers sont copiés sur votre disque dur. 2.12 Le dialogue Bienvenue apparaît. Cliquez sur Suivant>. Le dialogue Sélectionner le répertoire pour Smart-4-Fax apparaît. 2.13 Dans la boîte Répertoire de destination : Le répertoire de destination pour les fichiers de l utilitaire Smart-4-Fax figure dans la liste. Le répertoire par défaut est Smart-4-Fax. Cliquez sur Suivant>. Le dialogue Dossier Icônes des programmes apparaît. 2.14 La localisation de l icône de Smart-4-Fax dans le menu Démarrer figure dans le champ Répertoire. Cliquez sur Suivant>. Les fichiers sont copiés sur votre disque dur après quoi le dialogue Installation réussie apparaît. 10

Installer le logiciel Smartphone Client 2.15 Cliquez sur Terminer afin de redémarrer votre ordinateur (exigé pour la réussite de l installation). Le logiciel de Smartphone Client est à présent installé sur votre ordinateur, lequel devient l ordinateur de Smartphone Client. 11

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Chapitre 3: Configuration de Smartphone Client Les fichier ont été copiés durant l installation fournissant les services Smartphone Client suivants à l intérieur de Microsoft Exchange Client ou Outlook: Formulaires d affichage des messages vocaux et télécopies directement sur votre programme Microsoft Exchange Client ou Outlook. Liens de communication entre les ordinateurs Smartphone Client, Smartphone Server et Microsoft Exchange Server. Ces services doivent à présent être configurés manuellement ou automatiquement sur l ordinateur Smartphone Client (à l aide de l assistant de configuration client). Avec l assistant de configuration du client, les services de Smartphone Client seront configurés dans le profil MAPI par défaut de Microsoft Exchange Client/Outlook. Veuillez vous assurer que le profil MAPI par défaut est correctement installé avant de configurer Smartphone Client avec l assistant de configuration du client. Configurer Smartphone à l aide de l assistant de configuration 3.1 Exécutez l assistant de configuration client (situé dans le répertoire Smartphone Client). Le dialogue Bienvenue apparaît. 3.2 Cliquez sur Suivant>. Le dialogue User Credentials apparaît. 3.3 Entrez le nom de l ordinateur de Smartphone Server, votre numéro d identification d utilisateur (Id) (il s agit en général de votre numéro de poste), et votre mot de passe. Cliquez sur Suivant>. Remarque : Vous devez déjà posséder la boîte aux lettres correspondant à votre poste sur Smartphone Server. Vueillez contacter votre administrateur système pour obtenir le nom du serveur, votre mot de passe ainsi que votre Id d utilisateur. 3.4 Le dialogue Terminer l assistant de configuration client apparaît. Cliquez sur Terminer pour achever la configuration. Voici les actions réalisées lors de la configuration automatique du client: Le service de messagerie unifiée a été ajouté à votre programme Exchange Client / Outlook. Smartphone Server a été sélectionné comme votre Smartphone Client puis configuré. Le fournisseur de transport de Smartphone (inclus dans Smartphone Client et servant à délivrer les messages de l utilisateur par téléphone, fax et texto) a été activé. Pour afficher les paramètres de votre boîte de réception (dans le dialogue des options de MS Exchange Client ou Outlook): 3.5 Dans le menu de Exchange Client / Outlook: Sélectionnez [Outils Options]. Le dialogue Options apparaît. 3.6 Sélectionnez l onglet Messagerie unifiée. L onglet Messagerie unifiée affiche la configuration de votre boîte aux lettres sur l ordinateur de Smartphone Server. Remarque : L assistant de configuration client ne vérifie pas la validité des données que vous entrez. Si vous entrez des données erronées vous risquez de rencontrer des problèmes de connexion à votre boîte de réception sur Smartphone Server. Si cela arrive, entrez alors les bonnes 13

Smartphone 4.0 données (en exécutant l assistant de configuration client ou en configurant manuellement Smartphone Client). Remarque : Vous pouvez créer votre boîte de réception (si cela n a pas été fait par votre administrateur système) ou modifier les paramètres de votre boîte de réception lors de la configuration manuelle. Pour obtenir des informations détaillées concernant la configuration manuelle de Smartphone Client consultez Configuration manuelle de Smartphone Client page 57. 14

Chapitre 4: Désinstaller Smartphone Client Il est hautement recommandé de commencer par désinstaller toute version antécédente de Smartphone Client avant d installer une version plus récente. Le programme de désinstallation (accessible depuis le menu Démarrage de Smartphone Client) indique automatiquement toutes les étapes à suivre afin de désinstaller l ancienne version. Avant de désinstaller Smartphone Client, supprimez le service Messagerie unifiée de Mircosoft Exchange où Outlook. Supprimer le service de messagerie unifiée de Microsoft Outlook 2002 4.1 Ouvrez Microsoft Outlook sur votre ordinateur. 4.2 Dans le menu, sélectionnez [Outils Comptes emails]. Le dialogue Comptes emails apparaît. 4.3 Sélectionnez l option Afficher ou modifier le compte email existant. Cliquez sur Suivant. Le dialogue Comptes emails apparaît. 4.4 Dans le champ Outlook traite les messages électroniques de ces comptes dans l ordre suivant, sélectionnez le compte Smartphone Server et cliquez sur Supprimer. Pour confirmer, cliquez sur Oui. 4.5 Cliquez sur Terminer pour fermer la boîte de dialogue. Supprimer le service de messagerie unifiée de Mircosoft Exchange, Microsoft Outlook 98 ou Microsoft Outlook 2000 4.6 Ouvrez Microsoft Exchange Client où Outlook sur votre ordinateur. 4.7 A partir du menu, sélectionnez [Outils Services]. Le dialogue Services apparaît. 4.8 Dans l onglet Services sélectionnez Smartphone Server puis cliquez sur Supprimer. 4.9 Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue. Afin de désinstaller Smartphone Client, choisissez [Démarrer Paramètres Panneau de configuration Ajout/Suppression de programmes Smartphone Server Uninstall] depuis le menu Démarrage de Windows. Suivez les instructions. Il n est pas nécessaire de réinstaller Smartphone Server pour ajouter des composants supplémentaires. Si vous souhaitez ajouter des composants supplémentaires après l installation initiale, il vous suffit de démarrer le programme d installation et de sélectionner les nouveaux composants que vous voulez ajouter. Remarque : Le processus de désinstallation supprimera uniquement les fichiers système de Smartphone Server. En revanche, les messages vocaux et les fichiers personnalisés appartenant à des utilisateurs précis ne seront pas supprimés. 15

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Chapitre 5: Traitement des messages Si vous voulez tirer tout l avantage de votre système Messagerie unifiée, il va falloir appréhender la messagerie différemment. Tandis qu avant, chaque matin, pour vérifier si vous aviez reçu des messages il vous fallait contrôler le répondeur télphonique, le fax et votre serveur de messagerie électronique, à présent tous les messages seront inclus dans une seule interface d utilisateur que vous pouvez consulter soit de votre ordinateur, soit de n importe quel téléphone dans le monde. Il en va de même pour envoyer des messages. Vous avez maintenant la possibilité de transformer tout document électronique en format fax et de l envoyer à un fax tout en restant assis derrière votre ordinateur. Avec Smartphone Client, lorsque vous voulez envoyer un message électronique, vous décidez du format qui sera le plus adéquat, texte ou vocal. Les deux sont possibles avec votre logiciel. Smartphone Client fournit des formulaires vocaux et fax très simples à utiliser avec les messages (accès, créer, transférer ou répondre aux messages vocaux/fax). Un message vocal est un formulaire de message vocal contenant un certain nombre de fichiers..wav joints. Les fichiers.wav peuvent être passés en lecture par téléphone, par des hautparleurs ou écouteurs de PC. Un message fax (télécopie) est un message contenant un seul fichier..tif joint. Un téléphone peut être utilisé pour passer en lecture des messages texte et vocaux, envoyer des messages texte et vocaux sur un fax, transférer des messages texte, vocaux ou fax, repasser en lecture des messages texte, configurer les paramètres de notification et de la boîte de réception, etc... Pour accéder aux messages par téléphone, appelez Smartphone Server, connectez-vous à votre boîte de réception, écoutez la voix enregistrée et sélectionnez la fonction de Smartphone Server désirée. Remarque : Pour plus d informations concernant l utilisation du téléphone pour accéder à vos messages, consultez Interface d utilisateur de la téléphonie page 33. Cette section apporte la description détaillée de l utilisation des nombreuses fonctions Messagerie unifiée offertes par. Les rubriques suivantes seront exposées: Créer des messages Comment créer tous les types de messages possibles en utilisant différents périphériques d entrée. Extraire les messages Comment extraire (afficher, passer en lecture, imprimer) vos messages sur différents périphériques. Répondre aux messages Comment répondre à vos messages. Transférer les messages Comment transférer tous les types de messages. Il vous est recommandé de prêter une attention particulière aux fonctions Messagerie unifiée que vous utiliserez le plus souvent dans votre environnement de bureau. Créer des messages Cette section explique comment créer des messages texte, vocaux et fax. Créer des messages texte Cette section explique comment créer des messages texte avec l ordinateur SPC. 19

Smartphone 4.0 Créer des messages texte sur votre ordinateur Smartphone Client TEXTE SPC ES 1. Créez un message texte dans MS Exchange Client ou Outlook. 2. Sélectionnez une adresse de destination. 3. Envoyer le message par courrier électronique. Remarque : Vous pouvez envoyer le message sur une télécopieuse, un téléphone mobile (sous forme de texto ou SMS), ou même sur un téléphone (avec la synthèse vocale) en utilisant des adresses spéciales. Pour obtenir plus de détails concernant ces adresses spéciales, consultez Utilisation du fournisseur de transport page 43. Créer des messages vocaux Des messages vocaux peuvent être créés à l aide des périphériques suivants: Ordinateur multimédia Smartphone Client Téléphone Cette section explique comment créer des messages vocaux à l aide des périphériques suivants : Créer des messages vocaux sur votre ordinateur Smartphone Client VOIX SPC ES 1. A partir de MS Exchange Client ou Outlook, sélectionnez [Fichier Nouveau Choisir un formulaire]. 2. Le dialogue Nouveau formulaire apparaît. Cliquez deux fois sur Formulaire de message vocal. 3. Le formulaire de message vocal apparaît. Double-cliquez sur le message vocal de Smartphone. 4. Le formulaire Système de messagerie unifiée apparaît. Choisissez le destinataire dans le carnet d adresses en cliquant sur le bouton À. Vous pouvez taper les premières lettres du nom du destinataire dans le champ A puis cliquer sur le bouton Vérification des noms. 5. Dans le champ Cc, entrez l adresse d un ou plusieurs destinataires Cc (s il y en a) ou cliquez sur le bouton Cc pour sélectionner un destinataire dans le carnet d adresses. Pour envoyer une copie carbone cachée (Cci), sélectionnez [Affichage Champ Cci] depuis le menu. Le champ Cci apparaît sous le champ Cc. 6. Entrez l objet du message. 7. Cliquez sur le bouton d enregistrement pour commencer à enregistrer. 8. Dites votre message dans le microphone de l ordinateur. 20

Traitement des messages 9. Cliquez sur le bouton Stop pour arrêter l enregistrement. 10. Pour mettre du texte dans le message, cliquez sur le bouton de bascule Masquer/Afficher puis entrez le texte voulu dans la boîte d édition qui apparaît. 11. Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer le message par courrier électronique. Remarque : Vous pouvez également envoyer le message au numéro de téléphone spécifié. Pour plus de détails, consultez Utilisation du fournisseur de transport page 43. Créer des messages fax Les messages fax peuvent être créés à l aide des périphériques suivants: Ordinateur SPC Fax (télécopieur) Cette section explique comment créer des messages fax sur l ordinateur de Smartphone Client: Créer des messages par fax par MS Exchange Client ou Outlook FAX SPC ES 1. A partir du menu principal de MS Exchange Client ou Outlook, sélectionnez [Fichier Nouveau Choisir un formulaire]. 2. Le dialogue Nouveau formulaire apparaît. Dans le champ Aller dans: sélectionnez Bibliothèque de formulaires standards. 3. La liste des formulaires standards s affiche. Double-cliquez sur le message fax de Smartphone. 4. Le formulaire système de messagerie unifiée s ouvre. Sélectionnez [Fichier Ajouter fichier joint Fax] depuis le menu. 5. Cliquez deux fois sur le fichier TIFF/F contenant la ou les images fax qui vont être comprises dans le message fax. 6. Dans le formulaire d envoi de fax, choisissez le destinataire dans le carnet d adresse en cliquant sur le bouton À. Vous pouvez taper les premières lettres du nom du destinataire dans le champ A puis cliquer sur le bouton Vérification des noms. 7. Dans le champ Cc, entrez l adresse d un ou plusieurs destinataires Cc (s il y en a) ou cliquez sur le bouton Cc pour sélectionner un destinataire dans le carnet d adresses. Pour envoyer une copie carbone cachée (Bcc), sélectionnez [Affichage Champ Bcc] depuis le menu. Le champ Bcc apparaît sous le champ Cc. 8. Entrez l objet du message fax. 21

Smartphone 4.0 9. Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer le message par courrier électronique. Remarque : Vous pouvez également envoyer le message fax sous forme de télécopie au numéro de fax spécifié. Pour plus de détails, consultez Utilisation du fournisseur de transport page 43. Remarque : Les fichiers TIFF/F peuvent être créés à partir de n importe quel document grâce à l utilitaire NOVAVOX AG Smart-4-Fax. Extraire les messages Cette section explique comment extraire (imprimer, afficher, passer en lecture) les messages texte, vocaux et fax. Imprimer, passer en lecture et afficher les messages texte Cette section explique comment imprimer, passer en lecture et afficher les messages texte sur les périphériques suivants : Ordinateur Smartphone Client Téléphone Fax Imprimante à l aide des périphériques suivant : Ordinateur Smartphone Client Téléphone Cette section vous explique comment imprimer des messages texte sur un télécopieur à l aide de votre ordinateur Smartphone Client. Imprimer les messages texte sur un fax en utilisant votre ordinateur Smartphone Client SPC TIFF/F fax fax SPS Fax PBX Vous pouvez envoyer n importe quel message texte à un fax à partir de MS Exchange Client ou Outlook (si par exemple vous voulez transférer un message électronique à quelqu un qui ne possède pas de messagerie électronique): 1. Sélectionnez l option Imprimer à l intérieur d une application. Le dialogue Imprimer apparaît. 2. Sélectionnez Smart-4-Fax comme nom d imprimante. 3. Après avoir déterminé les autres options d impression, cliquez sur OK. Les pages sélectionnées vont être converties en format TIFF. 4. Le dialogue Envoyer les options apparaît. Cochez FAX. 22

Traitement des messages 5. Choisissez Smartphone Server dans la boîte de liste déroulante de Smartphone Server. 6. Cliquez sur le bouton Carnet d adresses pour sélectionner le destinataire dans le carnet d adresses. Cochez externe si le numéro est un numéro externe. 7. Si le fax doit être envoyé à plusieurs numéros, utilisez la fonction Ajouter à la liste. 8. Entrez l objet du fax. 9. Entrez les informations permettant d identifier l expéditeur dans le champ Identification de l abonné. 10. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le fax dans la file d attente de fax, Fermer pour fermer le dialogue et annuler le processus d impression, ou Visualiser pour voir votre fax dans l observateur TIFF par défaut. Remarque : Pour afficher le statut d un message fax, double-cliquez sur l icône File d attente des messages de Smartphone placée sur votre bureau. vocal vocal, fax Téléphone PBX fax SPS texte Fax XS Pour envoyer un message texte sur un fax: 1. Appellez Smartphone Server de n importe quel téléphone (interne ou externe). 2. Connectez-vous à votre boîte aux lettres. 3. En suivant les indications, sélectionnez le message texte désiré. 4. Ordonnez à Smartphone Server de l envoyer à un numéro de fax. Vous pouvez le recevoir immédiatement (si vous appellez depuis un fax), ou envoyez-le à votre numéro de fax désigné, ou encore au numéro de votre choix. Passer les messages vocaux en lecture Vous pouvez passer les messages vocaux en lecture à l aide des périphériques suivants: Ordinateur multimédia SPC Téléphone Cette section explique comment passer les messages vocaux en lecture sur votre ordinateur Smartphone Client Passer les messages vocaux en lecture sur votre ordinateur multimédia Smartphone Client VOIX SPC ES 23

Smartphone 4.0 Pour passer les messages vocaux en lecture sur votre ordinateur multimédia Smartphone Client : 1. Cliquez sur votre boîte de réception pour voir la liste de messages. 2. Les messages vocaux sont représentés par l icône.pour ouvrir un message, double-cliquez dessus. 3. Cliquez sur le bouton de lecture. Passer les messages vocaux en lecture sur un téléphone en utilisant votre ordinateur Smartphone Client SPC ES VOIX VOIX Téléphone PBX SPS Pour passer un message vocal en lecture dans le formulaire vocal: 1. Dans MS Exchange ou Outlook, cliquez sur le message vocal. 2. Cochez Passer en lecture au téléphone. 3. Cliquez sur le bouton Lecture. 4. Votre téléphone va sonner. Décrochez le combiné. Votre message sera passé en lecture. Le message vocal peut également être passé en lecture en appuyant sur le bouton Lecture privée de la barre d outils de Microsoft Exchange Client ou Outlook. Pour cela: 1. Dans le boîte de réception de Microsoft Exchange ou Outlook, sélectionnez le message vocal. 2. Cliquez sur l icône de Lecture privée dans la barre de menu. 3. Votre téléphone va sonner et lorsque vous décrocherez, vous entendrez votre message vocal. Changer votre numéro de téléphone de lecture privée Votre numéro de poste enregistré est utilisé par défaut comme le numéro de téléphone de lecture privée. Cependant, pour définir un autre numéro de téléphone de lecture privée: 1. Ouvrez n importe quel message vocal. 2. Dans le menu de formulaire vocal: Sélectionnez [Outils Options]. Le dialogue Options apparaît. 3. Entrez le numéro de lecture privée ou sélectionnez ce numéro depuis la liste déroulante. 4. Si le numéro de lecture privée est un numéro externe, cochez la case externe. Remarque : Le numéro de téléphone de lecture privée peut être modifié seulement si la notification d appel est activée. Pour activer la notification d appel, sélectionnez [Outils Options] dans le menu Microsoft Exchange Client ou Outlook, puis cochez notification d appel dans l onglet messagerie unifiée. Si l option notification d appel est désactivée, contactez l administrateur. 24

Traitement des messages Changer le mode de lecture automatique Par défaut, le mode de lecture automatique est désactivé. Cependant, si vous voulez que vos messages vocaux soient automatiquement passés en lecture dès leur ouverture dans Microsoft Exchange ou Outlook: 1. Ouvrez n importe quel message vocal. 2. Dans le menu de formulaire vocal: Sélectionnez [Outils Options]. Le dialogue Options apparaît. 3. Sélectionnez le mode de lecture automatique: Désactivé: Un double-cliquer sur le message vocal ne fera apparaître que le formulaire vocal. Par téléphone: Lorsque vous double-cliquez sur un message vocal, votre téléphone de lecture privée vous appelle et vous passe le message en lecture par téléphone. Par les haut-parleurs: Lorsque vous double-cliquez sur un message vocal, il vous est immédiatement passé en lecture sur votre ordinateur par les haut-parleurs ou les écouteurs. 4. Cliquez sur OK. Imprimer et afficher les messages par fax Les messages fax peuvent être imprimés ou affichés sur les périphériques suivants : Ordinateur Smartphone Client Fax Imprimante Utilisant les périphériques suivants : Ordinateur SPC Téléphone Cette section explique comment extraire les messages fax avec votre ordinateur Smartphone Client. Afficher un message fax sur votre ordinateur Smartphone Client FAX SPC ES Pour afficher un message fax que vous avez reçu: 1. Ouvrez MS Exchange Client ou Outlook. 2. Cliquez sur votre boîte de réception pour voir la liste de vos messages. 3. Les messages fax sont représentés par l icône. Pour ouvrir un message fax il suffit de cliquer deux fois dessus. Le message fax s ouvrira dans le formulaire de fax. 25

Smartphone 4.0 Imprimer les messages fax sur une imprimante en utilisant votre ordinateur Smartphone Client SPC Imprimante Pour imprimer le message: 1. Dans MS Exchange ou Outlook, cliquez deux fois sur le message fax. 2. Cliquer sur Imprimer. Répondre à un message vocal Pour répondre à un message vocal que vous avez reçu: 1. Avec le message auquel vous voulez répondre sur l écran, sélectionnez Fichier > Répondre ou cliquez sur le bouton Répondre. Un formulaire de réponse au message apparaît. 2. Si l expéditeur est enregistré dans la base de données des utilisateurs de Smartphone, son adresse électronique apparaîtra dans le champ À. Par défaut, quand vous répondez à un message vocal, la réponse est envoyée par message électronique si le système reconnaît l expéditeur. Vous pouvez ne saisir que les premières lettres du nom du destinataire dans le champ À et cliquez sur le bouton Vérifier les noms. 3. Dans le champ Cc, entrez l adresse d un ou plusieurs destinataires Cc (s il y en a) ou cliquez sur le bouton Cc pour sélectionner un destinataire dans le carnet d adresses. Pour envoyer une copie carbone cachée (Cci), sélectionnez [Affichage Champ Cci] depuis le menu. Le champ Cci apparaît sous le champ Cc. 4. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour commencer l enreggistrement. 5. Enregistrez votre message. 6. Cliquez sur Stop 7. Pour ajouter un texte au message, cliquez sur le bouton bascule Afficher/Masquer et entrez le texte voulu dans la boîte d édition qui apparaît. 8. Sélectionnez [Fichier Envoyer le message] ou cliquez sur le bouton Envoyer. Le message original ainsi que votre message réponse seront traités comme des fichiers joints. Le nombre total de fichiers joints et le numéro du fichier joint qui est passé en lecture sont affichés dans la boîte se trouvant sous les boutons de contrôle. Vous pouvez passer d un fichier joint à l autre en appuyant sur les boutons ou. Répondre à un message fax Pour répondre à un message fax que vous avez reçu: 1. Avec le message fax auquel vous voulez répondre sur l écran, sélectionnez [Fichier Répondre] ou cliquez sur le bouton Répondre. 2. Si la personne ayant envoyé le message auquel vous être en train de répondre est enregistrée dans la base d utilisateurs de Smartphone, son adresse électronique est affichée dans le 26

Traitement des messages champ A. Vous pouvez taper les premières lettres du nom du destinataire à l intérieur de ce champ puis cliquer sur le Vérification des noms. 3. Dans le champ Cc, entrez ou sélectionnez les adresses des destinataires Cc, si nécessaire. Pour envoyer en copie (Cci), sélectionnez le champ Cci à partir du menu [Affichage Champ Cci]. Le champ Cci apparaît sous le champ Cc. 4. Pour ajouter un texte au message, cliquez sur le bouton bascule Afficher/Masquer et entrez le texte voulu dans la boîte d édition qui apparaît. 5. Sélectionnez [Fichier Envoyer] ou cliquez sur le bouton Envoyer. Transférer les messages Cette section explique comment transférer les messages texte, vocaux et fax. Transférer les messages texte Transférer les messages texte SPC ES Pour transférer le message: 1. Cliquez deux fois sur le message texte dans MS Exchange ou Outlook. 2. Cliquez sur Transférer. 3. Entrez l adresse du destinataire. 4. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le message par courrier électronique. Remarque : Vous pouvez envoyer le message vers un télécopieur, un téléphone mobile (sous forme de texto) ou même un téléphone (grâce à la synthèse vocale) en vous servant d une adresse spéciale. Pour plus de détails concernant ces adresses spéciales, consultez Interface d utilisateur de la téléphonie page 33. Transférer les messages vocaux Vous pouvez transférer les messages vocaux à l aide des périphériques suivants : Ordinateur Smartphone Client Téléphone Cette section explique comment transférer les messages vocaux en utilisant votre ordinateur Smartphone Client. Transférer les messages vocaux SPC ES 27

Smartphone 4.0 Les messages vocaux peuvent être transférés en tant que nouveau message ou bien sous forme de fichier WAV joint à un message texte électronique. Dans le transfert de message vocal le destinataire du message aura besoin du logiciel Smartphone Client pour passer en lecture le message vocal avec le formulaire de message vocal, sans quoi le message arrivera sous la forme d un message texte avec un fichier WAV joint. 1. Cliquez deux fois sur le message vocal dans MS Exchange ou Outlook. 2. Cliquez sur Transférer. 3. Entrez l adresse du ou des destinataire(s) dans le champ A. Vous pouvez taper les premières lettres du nom du destinataire à l intérieur de ce champ puis cliquer sur le Vérification des noms. 4. Dans le champ Cc, entrez ou sélectionnez les adresses des destinataires Cc, si nécessaire. Pour envoyer en copie (Cci), sélectionnez le champ Cci à partir du menu [Affichage Champ Cci]. Le champ Cci apparaît sous le champ Cc. 5. Pour ajouter un texte au message, cliquez sur le bouton bascule Afficher/Masquer et entrez le texte voulu dans la boîte d édition qui apparaît. 6. Si vous voulez enregistrer votre propre message et l ajouter à l original, cliquez sur Enregistrer. 7. Sélectionnez [Fichier Envoyer le message] or cliquez sur Envoyer. Remarque : Vous pouvez également envoyer le message au numéro de téléphone spécifié. Pour plus de détails, consultez Utilisation du fournisseur de transport page 43. Transférer les messages fax Les messages fax peuvent être transférés à l aide des périphériques suivants: Ordinateur Smartphone Client Téléphone Cette section explique comment transférer les messages par fax en utilisant votre ordinateur Smartphone Client. Transférer les messages fax SPC ES Les messages fax peuvent être transférés dans un formulaire d envoi de télécopie ou sous forme de fichier TIFF joint à un message texte électronique. Dans le transfert de message fax le destinataire aura besoin du logiciel Smartphone Client pour visualiser le formulaire d envoi de télécopie. Pour transférer sous forme de message fax : 1. Cliquez deux fois sur le message fax dans MS Exchange ou Outlook. 2. Cliquez sur Transférer. 3. Choisissez le destinataire dans le carnet d adresses en cliquant sur le bouton À. 4. Entrez l adresse du ou des destinataire(s) dans le champ A. Vous pouvez taper les premières lettres du nom du destinataire à l intérieur de ce champ puis cliquer sur le Vérification des noms. 28

Traitement des messages 5. Dans le champ Cc, entrez ou sélectionnez les adresses des destinataires Cc, si nécessaire. Pour envoyer en copie (Cci), sélectionnez le champ Cci à partir du menu [Affichage Champ Cci]. Le champ Cci apparaît sous le champ Cc. 6. Pour ajouter un texte au message, cliquez sur le bouton bascule Afficher/Masquer et entrez le texte voulu dans la boîte d édition qui apparaît. 7. Sélectionnez [Fichier Envoyer le message] ou cliquez sur Envoyer. Remarque : Vous pouvez également envoyer le message sous forme de fax au numéro de fax spécifié. Pour plus de détails, consultez Utilisation du fournisseur de transport page 43 29

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Chapitre 6: Configurer la notification La Notification est le terme utilisé pour expliquer comment Smartphone Server informe un utilisateur de l arrivée de nouveaux messages dans sa boîte aux lettres. Vous pouvez recevoir les messages de notification sur: votre ordinateur Smartphone Client par n importe quel téléphone GSM (SMS). Cette section explique comment configurer la notification sur votre ordinateur Smartphone Client ou par téléphone. Remarque : La notification reçue par téléphone est appelée Notification d appel (ou simplement notification ). Pour configurer la notification votre ordinateur Téléphone SPS SPC NOTIFICATION PBX ES Smartphone Server peut être configuré pour envoyer un message texte à une adresse électronique spécifiée afin de vous avertir de l arrivée d un nouveau message vocal ou fax. Pour configurer la notification par courrier électronique sur votre ordinateur Smartphone Client: 1. Dans le menu de Microsoft Exchange ou Outlook, sélectionnez [Outils Options]. 2. Le dialogue Options apparaît. Sélectionnez l onglet Messagerie unifiée. 3. Pour activer la notification par courrier électronique, cochez la case Notification par courrier électronique. 4. Entrez l adresse électronique dans le champ se trouvant dessous ou cliquez sur le bouton Adresses pour choisir une adresse dans le carnet d adresses. 5. Si vous voulez joindre le message vocal ou fax, cochez alors Joint au message original. 31

Smartphone 4.0 Pour configurer la notification par téléphone Téléphone MESSAGE SPS NOTIFICATION PBX Téléphone Du fait que vous pouvez recevoir des messages à tout moment du jour ou de la nuit, Smartphone Server peut être configuré pour appeler le numéro de notification uniquement pendant la période qui vous arrange le plus. Pour configurer la notification sur votre ordinateur Smartphone Client : 1. Dans MS Exchange ou Outlook, sélectionnez [Outils Options]. 2. Le dialogue Options apparaît. Sélectionnez l onglet Messagerie unifiée. 3. Pour activer la notification, cochez Notification d appel. 4. Pour spécifier le numéro de notification, entrez le numéro dans le champ Téléphone. 5. Si le numéro de notification est un numéro externe, cochez externe. 6. Entrez l heure minimale à partir de laquelle le numéro de notification doit être appelé dans le champ Heure de démarrage:. Note: Réglez l heure de démarrage sur 00:00 pour bénéficier du service de notification 24 heures sur 24. 7. Entrez l heure maximale jusqu à laquelle le numéro de notification doit être appelé dans le champ Heure de fin:. Note: Réglez l heure de fin sur 00:00 pour bénéficier du service de notification 24 heures sur 24. 32

Chapitre 7: Interface d utilisateur de la téléphonie Sette section explique comment utiliser le clavier du téléphone pour accéder aux systèmes de messagerie unifiée/vocale/standard automatique par téléphone. Pour plus d informations sur les services disponibles par le clavier du téléphone, consultez le manuel de l administrateur. Utilisation des touches du clavier téléphonique (*, #, 0) Saisie des chiffres Lorsque vous accédez à la messagerie unifiée ou vocale par téléphone, deux types de saisie sont supportées à partir de votre clavier téléphonique: Saisie d un seul chiffre Saisie de plusieurs chiffres La saisie d un seul chiffre a lieu généralement lorsqu un utilisateur sélectionne une option du menu. Le traitement de sa requête commence immédiatement après la saisie du chiffre (sans pour autant confirmer la sélection en appuyant sur une autre touche). La saisie de plusieurs chiffres a lieu lorsque l utilisateur entre un numéro à plusieurs chiffres (identification d utilisateur, mot de passe, etc.). Si le nombre maximum de chiffres n est pas entré (et que l on n a pas appuyé sur la touche de confirmation de la saisie), le système attend un certain temps prédéfini après quoi il juge que la saisie est terminée. En conséquence, pour éviter ce délai, l utilisateur doit appuyer sur la touche de confirmation (il s agit en général de la touche étoile *) après avoir terminé sa saisie. Si le nombre maximum de chiffres a été entré, le traitement de la requête débute alors immédiatement (sans besoin de confirmation). Remarque : En général le nombre maximum de chiffres n est pas entré. Par exemple, la longueur maximale du mot de passe est de 8 chiffres; cependant, la plupart des utilisateurs créent un mot de passe plus court. Le nombre maximum de chiffres pour un numéro de téléphone est 32, mais un numéro de cette taille se rencontre très rarement. Dans ces cas là il faut appuyer sur la touche de confirmation. Touche OK (confirmation) La touche de confirmation (en général la touche étoile *) est utilisée pour confirmer la saisie. Cette touche est utilisée pour: Terminer une saisie de plusieurs chiffres Sélectionner dans une liste (par exemple, sélectionner l élément en cours dans une liste de commandes) Touche d annulation La touche d annulation (en général la touche dièse #) est utilisée pour annuler l action entreprise et retourner au menu. Si vous appuyez sur cette touche alors que vous êtes dans un menu, vous serez renvoyé au menu précédent. Touche d aide Dans la plupart des cas, une pression sur la touche zéro (0) appèlera l aide en contexte. Dans certains menus, cette touche sert à se connecter à l opératrice. 33

Smartphone 4.0 Commuter les touches OK et Annuler l emploi des touches OK et Annuler peut être changé par l administrateur système. Il est également possible de redéfinir les touches étoile et dièse. 34

Chapitre 8: Description fonctionnelle de Smart-4-Fax Grâce à l Utilitaire Smart-4-Fax de NOVAVOX AG, un message par fax peut être créé avec votre texteur ou votre grapheur, et ce de façon très simple: il suffit simplement de créer un fichier texte ou graphique, et de l imprimer ensuite sur l imprimante de l utilitaire Smart- 4-Fax. Plutôt que d envoyer le fichier à l imprimante actuelle, celui-ci sera converti en format fax et l option de l envoyer par courrier électronique ou par fax, ou bien de l enregistrer directement sur votre disque dur vous sera offerte. Envoyer texte et images avec Smart-4-Fax Smart-4-Fax est capable d envoyer un document contenant un texte et des images depuis n importe quel éditeur ayant une sortie imprimante standard. L ensemble de caractéristiques de Smart-4-Fax est indépendant du système d exploitation ( Windows 98, Windows ME, Windows NT, Windows 2000, Windows XP) utilisé. Smart-4-Fax peut être utilisé dans toute application prenant en charge l impression. Pour accéder à Smart- 4-Fax il vous suffit de sélectionner un document à imprimer depuis l application et de sélectionner ensuite l imprimante Smart-4-Fax comme imprimante de sortie. Le dialogue de Smart- 4-Fax s affiche et propose les fonctions suivantes: Envoyer le document sur un fax (depuis Smartphone Server). Envoyer le document en format TIFF/F par courrier électronique (via Smartphone Server). Enregistrer le document en format TIFF/F sur le disque dur de votre ordinateur. Les rubriques suivantes décrivent chacune des fonctions ci-dessus. Envoyer le document sur un fax 1. Vous pouvez diriger Smart-4-Fax pour envoyer un document à plusieurs destinataires différents. 2. Après avoir sélectionné Imprimer à l intérieur d une application, le dialogue Imprimer s affiche. 3. Sélectionnez Smart-4-Fax comme nom d imprimante. 4. Après avoir défini d autres options éventuelles d impression, cliquez sur OK. Patientez pendant que les pages sélectionnées sont converties en format TIFF. 5. Le dialogue Envoyer les options apparaît. Cochez FAX. 6. Choisissez Smartphone Server dans la boîte de liste déroulante de Smartphone Server. 7. Entrez le numéro auquel le fax doit être envoyé. Cliquez sur le bouton Carnet d adresses pour sélectionner un destinataire dans un carnet d adresses. Cochez externe si le numéro est externe. 8. Si le fax doit être envoyé à plusieurs numéros, utilisez la fonction Ajouter à la liste. 9. Si vous voulez recevoir une notification une fois que la tache de fax est accomplie, cliquez sur le bouton Options. Le dialogue Options de fax s affichera. Notifier lorsque la tache de fax est accomplie Sélectionnez pour recevoir une notification. L adresse électronique par défaut à laquelle les messages de notification seront envoyés est votre adresse personnelle. Cliquez sur le bouton À... pour choisir une adresse dans le carnet d adresses. Tapez le texte du message de notifica- 35

Smartphone 4.0 tion puis cochez la case avec fichier TIF joint si vous voulez que le fichier original soit joint à la notification. Garder seulement les relevés de transmission de fax sur le serveur: Sélectionnez cette option pour sauvegarder uniquement le relevé du fax envoyé mais pas le message fax envoyé sur le serveur. Sauvegarder les messages fax sur le serveur pour une utilisation ultèrieure: Sélectionnez cette option pour conserver à la fois le relevé des fax envoyés et les messages fax eux-mêmes sur le serveur. Il est alors possible de transférer ou de réenvoyer les messages plus tard. Sauvegarder les messages envoyés dans le dossier Eléments envoyés : Si vous sélectionnez cette option, une copie de chaque message fax envoyé sera déposée dans le dossier MAPI Eléments envoyés accessible dans votre Microsoft Outlook, celui-ci devant être installé avec cette option. Dans le cas contraire, aucune erreur n apparaîtra mais les copies des messages fax ne seront pas sauvegardées. Sauvegarder par défaut Si cette option est sélectionnée, les paramètres de cette tâche de fax seront sauvegardés comme paramètres par défaut de votre Smart-4-Fax. 10. Si vous voulez initialiser une propriété supplémentaire pour le fax (comme la priorité, l heure de remise ou la page de garde), cliquez sur le bouton Envoyer les options. Le dialogue Envoyer les options apparaît. Priorité: Sélectionnez la priorité de la télécopie dans la file d attente de télécopies. Tous les travaux de fax sont traités sur le serveur de Smart-4-Fax selon les priorités assignées. Le niveau de propriété maximum que vous pouvez assigner à votre télécopie est défini par l administrateur. Options de remise: Si vous voulez que la télécopie soit envoyée à une date particulière, cochez Ne pas remettre avant le puis spécifiez la date. Pour spécifier une date limite de validité de la télécopie, cochez Expire le puis sélectionnez la date d expiration. Si vous voulez spécifier l heure à laquelle envoyer la télécopie, faitesle dans les champs Envoyer seulement: de et à. Remarque : Un message peut être envoyé uniquement durant le délai imparti à la transmission de télécopies sur le serveur de fax (délai spécifié par l administrateur système). En conséquence, si le délai imparti pour l envoi de la télécopie (défini dans les options de remise) dépasse celui établi par l administrateur système, le message ne sera pas envoyé. Pour afficher le délai imparti à la transmission de télécopies sur le serveur de fax, faites un clic droit avec la souris sur l icône de file d attente des messages de Smartphone se trouvant sur votre bureau puis cliquez sur Propriétés. Page de garde: Si vous voulez ajouter une page de garde à votre télécopie, cochez Ajouter une page de garde provenant du modèle. Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un modèle (fichier.rtf). Pour entrer la valeur de chaque argument spécifié dans le modèle, sélectionnez un argument depuis la liste d Arguments et entrez sa valeur da ns le champ Valeur. 11. Entrez l objet du fax. 12. Si le champ ID demandeur peut être éditer (selon la configuration d Smartphone Server, ce champ a la possibilité d être édité), veuillez entrer les informations qui seront ensuite indiquées sur les fax sortant. 13. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le fax dans la file de fax, Fermer pour fermer le dialogue et annuler le travail d impression, ou cliquez sur l icône Affichage pour afficher le fax dans votre observateur TIFF par défaut. Remarque : Pour afficher l état de la télécopie envoyée (et de tous les travaux de fax que vous avez envoyés à Smart-4-Fax), double-cliquez sur l icône File d attente des messages de Smartphone se trouvant sur votre bureau. 36

Description fonctionnelle de Smart-4-Fax Envoyer le document en format TIFF par courrier électronique Procédez de la façon suivante: 1. Sélectionnez l option Imprimer à l intérieur de l application. Le dialogue Imprimer apparaît. 2. Sélectionnez Smart-4-Fax comme nom d imprimante. 3. Après avoir défini les éventuelles autres options d impression, cliquez sur OK. Patientez pendant que les pages sélectionnées sont converties en format TIFF. 4. Le dialogue Envoyer les options apparaît. Cochez Message électronique. 5. Choisissez votre profil de message électronique dans la boîte de liste déroulante. 6. Entrez l adresse du destinataire du message électronique OU sélectionnez l adresse en cliquant sur l icône du carnet d adresse. 7. Entrez l objet du message. 8. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le message, Fermer pour fermer le dialogue et annuler la tâche, ou cliquez sur l icône Affichage pour afficher le fax dans votre observateur TIFF par défaut. Enregistrer le document en format TIFF, sur votre disque dur Procédez de la façon suivante: 1. Sélectionnez l option Imprimer à l intérieur de l application. Le dialogue Imprimer apparaît. 2. Sélectionnez Smart-4-Fax comme nom d imprimante. 3. Après avoir défini les éventuelles autres options d impression, cliquez sur OK. Patientez pendant que les pages sélectionnées sont converties en format TIFF. 4. Le dialogue Envoyer les options apparaît. Cochez Répertoire. 5. Entrez le répertoire et le nom de fichier du fichier cible OU sélectionnez un fichier en cliquant sur l icône du répertoire. 6. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le fichier, Fermer pour fermer le dialogue et annuler la tâche, ou cliquez sur l icône Affichage pour afficher le fax dans votre observateur TIFF par défaut. Options de licence Les fonctions accessibles aux utilisateurs de Smart-4-Fax varient en fonction de la licence de votre système Smartphone. Voici quelles sont les configurations disponibles : Smartphone Server n est pas disponible sur le réseau ou pas de licence de messagerie vocale/mu enregistrée sur le réseau : Vous pouvez seulement sauvegarder les fichiers TIFF/F sur disque. Les fonctions permettant d envoyer des fichiers par fax et courrier électronique sont désactivées. La messagerie vocale est autorisée sur Smartphone Server : Vous pouvez sauvegarder les fichiers sur disque ou les envoyer par fax. La fonction permettant d envoyer les fichiers par courrier électronique est désactivée. Messagerie unifiée est autorisée sur le serveur, mais Smartphone Client n est pas installé sur votre ordinateur : Les même fonctions que dans la configuration précédente sont disponibles. 37

Smartphone 4.0 Messagerie unifiée est autorisé sur le serveur et Smartphone Client est installé sur votre ordinateur : Toutes les fonctions, y compris sauvegarder un fichier sur disque et envoyer les fichiers par fax et courrier électronique sont disponibles. Notez que si aucune carte fax n est installée sur l ordinateur Smartphone Server sélectionné, la fonction d envoi de fichier par fax sera désactivée. Si vous essayez de sélectionner une fonction désactivée, un message d avertissement s affichera. Options supplémentaires Configurer les propriétés de l imprimante de Smart-4-Fax Pour configurer les propriétés de l imprimante de Smart-4-Fax, imprimez un document depuis une application et choisir Smart-4-Fax comme imprimante. Cliquez sur le bouton Propriétés. le dialogue des propriétés de Smart-4-Fax apparaît. Spécifiez les paramètres suivants: Echelle: Spécifie l échelle du document in pourcents (si moins de 100 pourcents, le document est réduit; si plus de 100 pourcents, le document est agrandi). Résolution: Spécifie la résolution de l impression mesurée en lignes par pouce. Peut être spécifiée en sélectionnant la qualité fax. Qualité fax: Spécifie la résolution de l impression. Sont possibles les valeurs de qualité fax suivantes: Utiliser les paramètres d imprimante par défaut: Typiquement qualité fine. Fine: Résolution d impression de 196 lignes par pouce. Brouillon: Résolution d impression de 98 lignes par pouce. Créer un modèle de page de garde Le format de fichier d un modèle de page de garde est RTF. Un modèle peut ainsi être créé avec toute application supportant le format RTF (par exemple, Microsoft Word). Vous pouvez définir les champs (arguments) qui seront remplacés par les valeurs définies par l utilisateur lors de l envoi de la télécopie. Les champs doivent commencer et finir par le caractère % (par exemple: %A%, %De%). 38

Chapitre 9: Utilitaire de file d attente des messages de Smartphone L utilitaire de file d attente des messages de Smartphone permet aux utilisateurs de suivre l état de leurs tâches et de les mettre dans la file d attente des messages à être envoyés par Smartphone Server. La file d attente de Smartphone Server contient les types de messages suivants: Les télécopies envoyées depuis l ordinateur Smartphone Client par l utilitaire de Smart-4- Fax ou le fournisseur de transport. Les télécopies envoyées par téléphone (messages fax envoyés au numéro de fax désignés, liste des messages, etc.) Les messages vocaux envoyés depuis l ordinateur de Smartphone Client par le fournisseur de transport Pour exécuter l utilitaire, cliquez sur l icône de file d attente des messages de Smartphone qui se trouve sur vottre bureau, ou bien depuis Poste de travail sélectionnez la file d attente des messages de Smartphone dans l arborescence de répertoires. L utilitaire affiche la liste des tâches attendant d être traités ou étant traités dans la file d attente. Les tâches ayant déjà été traités figurent dans le répertoire Eléments envoyés. Vous pouvez afficher, modifier et supprimerles propriétés des tâches de la liste. Les colonnes de la liste de tâches contiennent les propriétés majeures des tâches. Propriétés des tâches La liste des tâches contient les colonnes suivantes: Objet: ISi le message a été envoyé par Smart-4-Fax ou le fournisseur de transport, cette colonne affiche le texte entré par l utilisateur dans le champ Objet lors de l envoi de la tâche. Pour les tâches envoyés depuis un téléphone, la colonne affiche les informations suivantes: Tous les nouveaux messages (si l utilisateur a choisi d envoyer la liste de ses nouveaux messages au numéro de fax désigné) La liste des messages (si l utilisateur a choisi d envoyer la liste de ses nouveaux messages au numéro de fax désigné) Le message sélectionné (si l utilisateur a choisi d envoyer la liste de ses nouveaux messages au numéro de fax désigné) L objet est utilisé comme entête dans la transmission de télécopies. Fax No.: Le numéro de fax ou de téléphone auquel la tâche est envoyée. Le préfixe e est ajouté au numéro si celui-ci a été spécifié en tant que numéro externe, sinon, le préfixe i est ajouté. Etat: L état actuel de la tâche. Les valeurs suivantes sont permises: Supervisée (si la caractéristique de surveillance de la file de messages est activée sur Smartphone Server, la tâche attend d être vérifiée par le superviseur) Rejetée (si la caractéristique de surveillance de la file de messages est activée sur Smartphone Server, la tâche est annulée par le superviseur) Ajoutée (la tâche a été ajoutée à la file d attente) Dans la file d envoi (la tâche est en attente d être traitée) Envoi en cours (la tâche est en train d être traitée) Terminée (la tâche a été traitée avec succés) 39

Smartphone 4.0 Annulée (la tâche a été annulée car le nombre (ou bien la date) de tentatives limites pour envoyer le message a été atteint) Taille: La taille du message en Kilos octets. Soumise: La date et l heure auxquelles la tâche a été soumise par l utilisateur. Dernière tentative d envoi: The date and time when the Smartphone Server tried to deliver message last time. Erreur de transmission: Le nombre de tentatives pour délivrer le message a échoué pour cause d échec de la connexion. Sans réponse/occupé: Le nombre de tentatives pour délivrer le message a échoué car le numéro de fax/téléphone de destination était occupé ou sans réponse. ID distant: Pour les tâches de fax uniquement. ID demandeur de destination du télécopieur. Expéditeur: Nom d utilisateur pour la connexion. Priorité: Priorité de la tâche dans la file d attente. Horaire d envoi: Période (jours et heures) pendant laquelle l envoi est possible. Heure d envoi: Tranche horaire pendant laquelle le message peut être envoyé (de.. - à..). Modifier les propriétés des tâches Pour modifier les propriétés d une tâche, faites un clic droit avec la souris sur la tâche voulue et sélectionnez les Propriétés en bas du menu déroulant, ou bien cliquez sur le bouton Propriétés de la barre d outils. Le dialogue Propriétés des tâches de fax apparaît. Dans l onglet Général : Modifiez le champ Fax No. si vous souhaitez renvoyer la tâche à un autre numéro de téléphone/fax. Cela change l état de la tâche. La tâche sera ajoutée à la file d attente en tant que nouvelle tâche. Dans l onglet Envoyer les options : Modifier les option de priorité et d envoi (les options sont les même que dans le dialogue Envoyer les options de [Smart-4-Fax sub-product]). Actions qu il est possible d effectuer sur une tâche Les actions qu un utilisateur peut effectuer sur une tâche dépendent du type et de l état de la tâche. (pour afficher la liste des actions, amenez votre souris sur une tâche et cliquez sur le bouton droit pour voir apparaître le menu fenêtre). Les actions suivantes sont autorisées: Pour les télécopies envoyées depuis Smartphone Client par l utilitaire Smart-4-Fax ou le fournisseur de transport: Afficher le contenu de la tâche dans la file d attente et le répertoire Eléments envoyés. Afficher et modifier les propriétés de la tâche (numéro de fax, priorité, planification horaire de la tâche, etc.). Envoyez à nouveau la tâche. Envoyez le contenu de la tâche dans un message électronique comme pièce jointe. Supprimer la tâche de la file d attente ou du répertoire Eléments envoyés. Remarque : Si l option Garder seulement les rapports de transmission des télécopies sur le serveur a été sélectionnée pour l envoi de la tâche par Smart-4-Fax, seule les informations de la tâche sont sauvegardées dans le répertoire Eléménts envoyés une fois que la tâche a été traitée (le contenu de la tâche est effacé). Dans ce cas, les options Envoyer encore et Envoyer par courrier électronique sont désactivées Pour les tâches de fax envoyées par téléphone: 40

Utilitaire de file d attente des messages de Smartphone Afficher les propriétés de la tâche dans la file d attente. Supprimer la tâche de la file d attente. Remarque : Ces tâches ne sont pas sauvegardées dans le répertoire des éléments envoyés après leur traitement. Pour les messages vocaux envoyés depuis Smartphone Client par le fournisseur de transport: Afficher le contenu de la tâche dans la file d attente (seulement pour les messages texte). Afficher et modifier les propriétés de la tâche dans la file d attente. Supprimer la tâche de la file d attente ou du répertoire Eléments envoyés. Remarque : Seules les informations relatives à la tâche sont sauvegardées dans le répertoire Eléménts envoyés une fois que le message a été envoyé. Administration de la file de messages Cette partie s applique uniquement aux administrateurs de la file de messages de Smartphone et aux superviseurs. Les administrateurs et les superviseurs de la file de messages sont spécifiés sur l ordinateur de Smartphone Server. Pour plus d informations concernant les critères selon lesquels sont définis les utilisateurs spéciaux, veuillez consulter le manuel de l administrateur. Administrateur de la file de messages de Smartphone : Cet utilisateur a la possibilité de gérer tous les messages d utilisateurs à l intérieur de la file de messages de Smartphone et de réaliser toute action accordée à une tâche. Superviseur de la file de messages de Smartphone : Cet utilisateur peut afficher tous les messages d utilisateurs dans la file de messages de Smartphone et permettre ou non leur envoi. Le superviseur bénéficie de deux options suplémentaires dans la liste d actions des tâches : Accepter l envoi : cette action change le statut du message en : dans la file d envoi et permet à Smartphone Server d envoyer le message. Interdire l envoi : cette action change le satut du message en : Interdit et fait que le message n est pas envoyé. Smartphone Server connection Par défaut, la file de messages de Smartphone est connectée à l ordinateur Smartphone Server spécifié dans l assistant de configuration du client. Pour voir les propriétés de la connexion, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l icône de la file de messages de Smartphone puis sélectionnez Propriétés dans le menu déroulant. Le dialogue Propriétés de la file de messages de Smartphone apparaît. Dans le cas où vous avez plus d un ordinateur Smartphone Server sur le réseau, vous pouvez sélectionner le serveur auquel vous connecter. Pour cela : dans le dialogue Propriétés de la file de messages de Smartphone, entrez le nom de l ordinateur Smartphone Server puis appuyez sur le bouton Se connecter. 41

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Chapitre 10: Utilisation du fournisseur de transport Avec cette version de Smartphone Client, un fournisseur de transport MAPI pour Smartphone est installé sur votre ordinateur. Ce nouvel outil est capable de délivrer tous vos messages de Microsoft Exchange Client ou Microsoft Outlook sous forme de message vocal à un numéro de téléphone spécifié, un télécopieur ou un téléphone portable GSM. Envoyer sur le téléphone: Lorsque le message texte ou vocal est envoyé au numéro de téléphone, Smartphone Server compose le numéro que vous avez entré et vous lit votre message. Pour cela il utilise le système de synthèse de la parole à partir du texte. Si le téléphone n est pas disponible, Smartphone Server attend puis effectue le nombre de tentatives de rappel spécifié. Envoyer sur le télécopieur: Le messages texte ou graphique est envoyé à un numéro de fax spécifié. Il est envoyé à votre nom: votre nom sera spécifié dans la chaîne d identification de l abonné sur le(s) document(s) télécopié(s). Les messages vocaux ne peuvent pas être envoyés à un télécopieur. Remarque : Le message peut apparaître légèrement différent après avoir été envoyé à un télécopieur, surtout s il s agit d un message en format HTML. Envoyer sur le téléphone portable: Le message est envoyé comme message texte SMS (Service de messages courts) sur le téléphone portable GSM. Remarque : Le nombre maximum de symboles pouvant être contenus dans un message texte SMS et lus sur un portable GSM est de 160. Spécifier les adresses de destination Pour spécifier où doivent être envoyés les messages (téléphone, fax ou SMS mais pas adresse électronique), il suffit d entrer le numéro de destination approprié (adresse). Le type de transmission du message (vocal, fax, ou SMS) est spécifié au début de l adresse. Les types suivants sont supportés: VOX ou VOICE pour la remise des messages par téléphone sous forme vocale, FAX ou MSFAX pour l envoi des messages sur un télécopieur, SMS pour l envoi des messages sous forme de messages courts sur un téléphone portable GSM. Entrez deux points (:) immédiatement après le type de messagerie. Puis entrez le numéro de téléphone de destination. Toutes les adresses doivent être mises entre crochets. Par exemple: [VOICE:+41-(0)-49-412345] [FAX:325-3351] [SMS:+7-(812)-960-6132] 43

Smartphone 4.0 Numéros de téléphone internes et externes Pour composer les numéros de postes internes, commencez le numéro par la lettre i comme ceci: [VOICE:i629] Pour composer les numéros externes, inscrivez le numéro en format local ou international, comme dans les exemples suivants: [FAX:247-7777] [VOICE:+49-(11)-222-3344] La configuration des numéros comportant des symboles spéciaux (les numéros internationaux entièrement spécifiés) s effectue sur Smartphone Server. Les paramètres TAPI peuvent être utilisés pour analyser les numéros de téléphone composés. Utilisation des carnets d adresses Vous pouvez enregistrer les numéros que vous utilisez le plus souvent dans les carnets d adresses de Outlook. Vous pouvez spécifier un numéro ou une adresse par entrée dans le carnet d adresses. Pour ajouter une nouvelle entrée à votre carnet d adresses: 1. Ouvrez votre carnet d adresses. 2. Sélectionnez Nouvelle entrée.... 3. Sélectionnez le carnet d adresses où figurera votre nouveau contact. 4. Dans la liste des types d entrées, sélectionnez Messagerie unifée. 5. Cliquez sur OK. 6. Dans le champ Nom complet, spécifiez le nom de votre contact ainsi qu il apparaîtra dans le message. 7. Spécifiez le numéro de téléphone ou de fax de ce contact dans le champ Adresse de messagerie. Le format du numéro est décrit dans les rubriques précédentes. 8. Cliquez sur OK. A présent vous pouvez sélectionner instantanément ce numéro lors de l envoi du message. Utilisation des contacts Outlook Vous avez également la possibilité de conserver les numéros que vous utilisez le plus fréquamment dans les contacts Outlook. Vous pouvez spécifier plusieurs numéros ou adresses pour chaque entrée dans la liste des contacts. Pour ajouter une nouvelle entrée à vos contacts: 1. Ouvrez votre carnet d adresses. 2. Sélectionnez Nouvelle entrée.... 3. Dans la boîte Placer cette entrée, sélectionnez Contacts comme destination de cette nouvelle entrée. 4. Dans la liste des types d entrées, sélectionnez Nouveau contact. 5. Cliquez deux fois sur Nouveau contact ou cliquez sur OK. 6. Spécifiez le nom et les autres propriétés du nouveau contact que vous voulez entrer. 44

Utilisation du fournisseur de transport 7. Pour spécifier le numéro de fax de ce contact, entrez ce numéro dans le champ Télécopie (bureau), Télécopie (domicile) ou Autre télécopie. Vous pouvez entrer plusieurs numéros de fax. 8. Pour spécifier le numéro de téléphone, le numéro GSM SMS ou l adresse de messagerie, entrez de un à trois numéros ou adresses dans les champs Adresse de messagerie, Adresse de messagerie 2 ou Adresse de messagerie 3. Vous pouvez utilisez le carnet d adresse pour sélectionner une adresse de messagerie. Le champ Numéro de téléphone portable ne sera pas utilisé pour envoyer des messages par SMS. 9. Cliquez sur Enregistrer et fermer lorsque vous avez terminé. A présent vous pouvez sélectionner instantanément ce contact lors de l envoi du message. 45

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Chapitre 11: Utilisation de SMS Cette section s applique uniquement aux utilisateurs des organisations dans lesquelles Smartphone Server est installé et configuré pour échanger des messages avec les téléphones mobiles GSM par l intermédiaire du service de messages courts (SMS ou textos). Demandez à l administrateur de Smartphone Server si cette caractéristique est disponible. Sinon, cette section ne vous concerne pas. Mais nous vous engageons néanmoins à la lire et à explorer ainsi les capacités de Smartphone existantes en sus de celle utilisées dans votre installation actuelle. Notification SMS Pour recevoir des notifications sur votre téléphone mobile GSM chaque fois qu un nouveau message vocal ou fax arrive dans votre boîte aux lettres: 1. Dans Microsoft Outlook, ouvrez le menu [Outils Options] et sélectionnez l onglet Messagerie unifiée. 2. L onglet Messagerie unifiée, appuyez sur le bouton Plus d options.... Le dialogue Plus d options apparaît. 3. Cochez la case Activer la notification SMS. Si cette case à cocher apparaît en gris et ne peut pas être cochée, demandez à votre administrateur Smartphone Server si il ou elle peut vous donner la permission d utiliser cette caractéristique. 4. Entrez le numéro de téléphone GSM qui recevra les messages de notification dans le champ Numéro de téléphone mobile. 5. Appuyez sur OK pour fermer le dialogue et sauvegarder vos modifications. Appuyez sur OK à nouveau dans le dialogue Options pour fermer également le dialogue. Le texte du message de notification est prédéfini dans les paramètres de Smartphone Server. Normalement, il comprend le type du nouveau message entrant (vocal ou fax) ainsi que le contenu du champ De:. Transférer des messages par SMS Lorsque vous êtes absents du bureau et que votre unique périphérique de communication est votre téléphone GSM, vous devriez être intéressés par la caractéristique Transfert par SMS. Lorsque cette carcatéristique est activée, tous les nouveaux messages entrants sont transférés vers votre téléphone grâce à SMS. Remarque : Dans certains cas, les messages vocaux ou fax ne seront pas transférés vers votre téléphone mobile. Les messages vocaux et fax seront délivrés en bonne et due forme seulement s ils sont envoyés ou transférés depuis un ordinateur Smartphone Client, ou d un téléphone utilisant la méthode de distribution Envoyer. Sinon, si un message est envoyé par téléphone et que la méthode Publier est utilisée, le message ne sera pas transféré vers un téléphone GSM. Pour activer la méthode de distribution, changez l option Remise des messages vocaux/fax dans le menu de Microsoft Outlook [Outils Options], onglet Messagerie unifiée, dialogue Plus d options.... 47

Smartphone 4.0 Pour transférer vos messages entrants vers votre téléphone mobile GSM: 1. vérifiez avec votre administrateur Microsoft Exchange Server que votre numéro de téléphone GSM est spécifié dans la liste d adresses globale. Remarque : Le numéro de téléphone mobile spécifié dans le dialogue de MS Outlook Plus d options (menu [Outils Options], onglet Messagerie unifiée, bouton Plus d options... ) est utilisé uniquement pour la notifiation SMS et non pour le transfert des messages. 2. Demandez à votre administrateur Microsoft Exchange Server le nom que votre Smartphone Server utilise pour se connecter à Microsoft Exchange Server. 3. Utilisez l Assistant Gestion des messages de MS Outlook ou le gestionnaire d absence du bureau (dans le menu [Outils]) afinde créer une règle selon laquelle tous ou certains de vos messages entrants seront transférés sur le compte de messagerie de votre Smartphone Server. Vous pouvez simplement prendre le nom que vous a communiqué votre administrateur Microsoft Exchange Server (voir ci-dessus) dans le carnet d adresses. 4. Dans cette règle, choisissez de transférer les messages comme fichiers joints. Votre téléphone mobile va maintenant recevoir un message SMS à chaque message électronique entrant. Chacun d eux comprendra: le contenu du champ De: du message original; le contenu du champ Objet du message original; les premiers caractères du texte du message original de sorte que la longueur totale du message court n excède pas les 160 caractères (limite SMS). Pour les messages vocaux ou fax entrants, le message SMS comprendra: le contenu du champ De: du message original; le contenu du champ Objet du message original; une partie du texte du message original si toutefois cela est possible (par exemple si le message a été envoyé par le formulaire de Smartphone Client en entrant les commentaires texte). La longueur totale du message SMS est limitée à 160 caractères (limite SMS). Le symbole # sera utilisé comme séparateur de champ. 48

Chapitre 12: Utilisation de votre système de standard automatique Le système de standard automatique est étudié pour répondre aux appels entrants et les rediriger vers leur destination appropriée. Lorsqu un appel arrive, le système téléphonique interne redirige automatiquement l appel. Les messages fax sont envoyés à la boîte aux lettres du destinataire sous la forme de pièces jointes à un message électronique. Les utilisateurs de Messagerie vocale/unifiée qui souhaitent vérifier leur boîte aux lettres, sont dirigés vers Messagerie vocale/unifiée. Lorsque le standard automatique prend un appel téléphonique le message d accueil de la compagnie est automatiquement passé en lecture au demandeur. Connecter un appel Appels à un poste Après le message d accueil de la compagnie, le demandeur entend le menu principal. Les demandeurs ont le choix entre les options suivantes Entrer le numéro de poste de la personne voulue Chercher dans le répertoire Changer la langue. Remarque : Ce message est répété plusieurs fois dans différentes langues. Les demandeurs peuvent faire leur sélection à tout moment pendant la durée du message. Lorsque le demandeur entre le poste choisi, l appel est confronté à la liste des numéros brûlés. La liste des numéros brûlés est un ensemble de paramètres modifiables qui bloque l accès à certaines lignes (limitées ou inusitées par exemple). Si le demandeur appel un numéro bloqué par la liste des numéros brûlés, il en est informé puis est renvoyé vers le menu principal. Si le numéro demandé ne figure pas dans la liste des numéros brûlés, l appel est alors connecté. Chercher dans le répertoire Si le demandeur ne connaît pas le numéro de poste de la personne qu il cherche à joindre, il peut le rechercher dans le répertoire. Il existe trois moyens de parcourir le répertoire: Rechercher dans la liste Rechercher par nom Parler à la standardiste Rechercher un poste dans la liste Lorsque le demandeur choisit d entreprendre une recherche dans la liste, il entend le nom de la première personne de la liste et les trois options suivantes: Passer au nom suivant Revenir au nom précédent Choisir ce nom Lorsque le demandeur sélectionne un nom dans la liste, son appel est ensuite routé vers le poste de cette personne. 49

Smartphone 4.0 Rechercher un poste par nom Lorsque le demandeur choisit de rechercher le numéro de poste par nom, il est invité à taper sur le clavier téléphonique le nom de famille de la personne dont il ignore le poste (puis sur la touche étoile). Si le nom n a pu être trouvé, le demandeur est prié de recommencer. Si le répertoire ne contient qu une seule personne portant ce nom de famille, l appel est connecté. Si deux personnes partagent le même nom de famille, le demandeur est alors invité à entrer le prénom de la personne (suivi de la touche étoile *). Si le nom recherché est introuvable, le demandeur est prié de recommencer. Si le répertoire ne contient qu une seule personne portant ce nom et ce prénom, l appel est connecté. Si deux personnes ou plus partagent le même début de nom et de prénom (seules les premières lettres étant entrées), le demandeur est enjoint à choisir parmi les entrées correspondantes. Après que le demandeur ait fait son choix, son appel est connecté à la personne désirée. Entrer en contact avec la standardiste Si le demandeur ne connaît ni le nom ni le numéro de poste de la personne qu il veut joindre, il peut choisir de parler à la standardiste pour se faire aider. La standardiste peut alors connecter le demandeur à la personne ou au service dont il a besoin. Pour être connectés à la standardiste, les demandeurs doivent sélectionner Réception dans la liste des parties disponibles. Cela peut également être utile aux demandeurs, si vous dites dans votre message d accueil personnel: Pour être connecté à mon assistante personnelle, appuyez deux fois sur zéro. Autres options Transférer vers Messagerie vocale/unifiée Si le poste que le demandeur souhaite appeler est occupée ou ne répond pas, l appel est transféré vers la boîte aux lettres Messagerie vocale/unifiée du destinataire. Si le destinataire n a pas de boîte aux lettres active, trois possibilités sont proposées au demandeur: Rechercher dans la liste Rechercher par nom Parler à la standardiste Paramètres du compteur Le standard automatique peut réduire la surcharge du système en limitant le nombre de retours au menu principal. Si le demandeur dépasse le nombre autorisé de retours au menu, le standard automatique le remercie pour son appel et coupe la communication. 50

Appendice A: Foire aux questions Problème 1:Les dialogues de Smartphone Server sont affichés de façon incorrecte: le texte des noms de champs, des boutons, etc. n est pas adapté à l espace disponible; la police est trop large. Solution: Il est recommandé de choisir Petites polices pour l affichage des dialogues des programmes. Ce réglage peut être réalisé dans les Paramètres de Windows NT/2000/XP. Allez dans le Panneau de configuration et choisissez Affichage suivi de l onglet Configuration. Dans le champ Taille de la police sélectionnez Petites polices. Problème 2:Lorsque j ouvre l aide en ligne, je vois des sujets vierges, sans entêtes ou encore des entêtes sans texte ou des couleurs étranges. Solution: Afin d afficher correctement l aide en ligne, il est conseillé d établir le schéma standard de Windows NT/2000/XP. Pour sélectionner le schéma, ouvrez Panneau de Contrôle et choisissez afficher. Problème 3:Lorsque j essaye d ouvrir l aide, je reçois un message d erreur. Solution: Ce problème est typique lorsque: Auparavant une version de Smartphone Server dans une autre langue était installée sur votre ordinateur. Vous n avez pas de support multilingue activé sur votre ordinateur. Pour résoudre ce problème sous Windows NT/2000: a) Dans le menu Démarrer, sélectionnez [Paramètres Panneau de configuration]. b) Le panneau de configuration s'ouvre. Cliquez deux fois sur Paramètres régionaux. c) Le dialogue Propriétés des paramètres régionaux apparaît. Dans l'onglet Paramètres régionaux, sélectionnez le paramètre approprié depuis la liste déroulante. Assurez-vous que la case Définir en tant que paramètres régionaux par défaut est cochée. Appuyez sur le bouton OK. Si les paramètres régionaux actuellement sélectionnés dans la liste déroulante sont corrects mais que votre problème persiste cependant, vous devez peut être accomplir les étapes c-e en définissant des paramètres régionaux différents (par exemple Anglais), puis répéter les étapes a-e après avoir redémarré votre ordinateur. d) Si on vous demande de conserver les fichiers existants pour ces paramètres régionaux, appuyez sur Non. e) Si Windows NT vous demande de redémarrer l'ordinateur, appuyez sur Oui. Une fois l'ordinateur redémarré, les nouveaux paramètres régionaux prennent effet et les dialogues d'aide devraient fonctionner correctement. Problème 4:Le début des messages vocaux est coupé, les messages les plus courts sont complètement coupés. Solution: Ne pas utiliser les téléphones de type Panasonic KX-T 2315 qui détectent automatiquement le début du débit vocal et ajuste le volume sur la détection. Problème 5:Les caractères russes ne sont pas affichés correctement dans l assistant InstallShield(R) lorsque la langue russe est sélectionnée (des points d interrogation? apparaissent au lieu des caractères). 53

Smartphone 4.0 f) Ce problème peut parfois se présenter si vous essayer d installer Smartphone sous un système Windows non Russe avec les paramètres régionaux russes. Il est recommandé d installer Smartphone en russe uniquement sous le Windows russe. Problème 6:Le message d erreur Impossible de trouver l objet apparaît lorsque l on sélectionne l option "Envoyer par email" dans la file de messages de Smartphone. Solution: Ce problème peut se présenter lorsque Simple MAPI n est pas installé sur votre ordinateur. Par exemple, Simple MAPI n est pas installé par Exchange Server 2003 ou plus récent. Pour fonctionner correctement, le sous-système de Exchange ou Microsoft Outlook MAPI doit être correctement installé sur l ordinateur. 54

Problème 7:L impression de Adobe Acrobat Reader sur Smart-4-Fax a échoué. Solution: Adobe recommande d activer l option Imprimer comme image dans le dialogue Imprimer pour éviter ce problème. Problème 8:Lorsque j utilise l utilitaire Fax Status, ma personnalisation de la disposition du répertoire Eléments envoyés dans le mode d affichage Détails n est pas sauvegardée. Solution: Vous devez actualiser votre système. Cela peut être fait en installant Microsoft Internet Explorer 4.0 Service Pack 1 avec Active Desktop Update. Problème 9:Le corps du texte de certains messages ne m'est communiqué ni par téléphone ni par imprimante. Solution: Il existe des types de message particuliers. Par exemple, vous pouvez recevoir un message qui vous rapporte qu'un autre message a bien été délivré à son destinataire. Le texte de ce type de message ne peut pas être extrait. Problème 10:Une fois Smartphone Client installé avec MS Outlook, certaines extensions Outlook telles que l Assistant Inbox, l Assistant Absent du bureau, la commande Synchroniser ou autres disparaissent. Inversement, une fois qu une extension Outlook extension telle que MS Team Manager est installée, Smartphone Client cesse de fonctionner. Solution: Il s agit d une erreur connue de Microsoft Outlook. Votre situation indique que MS Exchange Extensions, NOVAVOX AG Messagerie vocale/unifiée Extensions ou d autres compléments sont manquants ou désactivés. Microsoft recommande la procédure suivante pour activer l extension manquante: a) A partir du menu Outils de MS Outlook, cliquez sur Options, puis choisissez l onglet Général. b) Cliquez sur le bouton Gestionnaire de compléments. c) Si le complément manquant est dans la liste mais non sélectionné, cliquez dessus pour le sélectionner (une marque apparaîtra dans la case) puis cliquez sur OK. d) Si le complément manquant n est pas dans la liste, suivez les étapes suivantes: Cliquez sur Installer afin d ouvrir votre dossier \Office\Addins. Sélectionnez le fichier de configuration d extension (*.ecf) (Emsuix.ecf pour la plupart des extensions standards de Exchange) approprié, après quoi cliquez sur Ouvrir. Vous devriez voir que le complément manquant à été intégré à la liste des Compléments. e) Cliquez deux fois sur OK afin de fermer toutes les boîtes de dialogue. Tous les compléments disponibles devraient maintenant être actifs. Problème 11:Après avoir désinstaller Smartphone Client, lors du démarrage de Microsoft Outlook le message d erreur Impossible de trouver le fichier apparaît. Solution: Ce message d erreur ne reflète pas de problèmes graves. Cependant, afin d éviter que ce message apparaisse lors de chaque démarrage d Outlook, faites ce qui suit: a) A partir du menu Outils de MS Outlook, cliquez sur Options, puis choisissez l onglet Général. b) Cliquez sur le bouton Gestionnaire de compléments. c) Cliquez sur le complément Extensions Messagerie vocale/unifiée afin de le désélectionner (la marque dans la case disparaîtra) après quoi cliquez sur OK. 55

Smartphone 4.0 d) Cliquez de nouveau sur OK afin de fermer toutes les boîtes de dialogue. Smartphone Client est à présent complètement désactivé. Problème 12:A l ouverture d un formulaire de fax ou vocal dans Microsoft Exchange client ou Outlook, un texte étrange apparaît ( pad pad ) dans le champ Objet et dans la fenêtre du message. Solution: Ce problème survient si Microsoft Exchange Client/Outlook et Microsoft Exchnage Server sont installés sur le même ordinateur. C est le problème d un autre fournisseur. Pour en savoir plus, consultez Microsoft Knowledge Base Q266418. 56

Appendice B: Configuration manuelle de Smartphone Client Ajouter et configurer le service Smartphone Server sous Outlook 2002 Pour ajouter le service Smartphone Server sur l ordinateur Smartphone Client. 1. Ouvrez Microsoft Outlook 2002 sur votre ordinateur. 2. Dans le menu, sélectionnez [Outils Comptes emails]. Le dialogue Comptes emails apparaît. 3. Sélectionnez l option Afficher ou modifier le compte email existant. Cliquez sur Suivant. 4. Le dialogue Comptes emails apparaît. Cliquez sur Ajouter. 5. Le dialogue Type de serveur apparaît. Sélectionnez Types de serveurs supplémentaires. Cliquez sur Suivant. 6. Le dialogue Types de serveurs supplémentaires apparaît. Sélectionnez Smartphone Server. Cliquez sur Suivant. 7. Le dialogue Smartphone Server apparaît. 8. Le service de messagerie unifiée a maintenant été ajouté à Exchange Client / Outlook. Le service doit maintenant être configuré. Sélectionner Smartphone Server L ordinateur de Smartphone Server doit être sélectionné dans la liste des ordinateurs disponibles sur le LAN. Si vous ignorez le nom de votre serveur sur le LAN, contactez alors votre administrateur système. 9. Dans le dialogue Smartphone Server, cliquez sur Parcourir. Le dialogue Rechercher l ordinateur apparaît. 10. Cliquez sur Smartphone Server. 11. Cliquez sur OK. L ordinateur sélectionné est à présent Smartphone Server pour votre Smartphone Client. Sélectionner ou créer votre boîte de réception Ensuite vous devez sélectionner votre boîte de réception dans la liste de boîtes de réception existantes (si une boîte de réception a déjà été créée pour vous par votre administrateur système) ou bien créer une nouvelle boîte de réception. 12. Dans le dialogue Smartphone Server, sélectionnez l onglet Connexion. 13. Cliquez sur Parcourir... 14. Le dialogue Smartphone Server [Server] apparaît. Ce dialogue affiche d Id d utilisateur de tous les utilisateurs de Smartphone qui ont des boîtes de réception sur Smartphone Server. Si une boîte de réception porte déjà le même Id d utilisateur que votre numéro de poste, vous devez vous adresser à votre administrateur système pour qu il vous aide à créer une boîte de réception. Si votre boîte de réception figure dans la liste: a) Double-cliquez sur la boîte de réception. 57

Smartphone 4.0 b) L onglet Connexion apparaît. c) Entrez votre mot de passe. Si vous n avez pas de boîte de réception dans la liste ou si aucun boîte de réception ne porte le même Id d utilisateur que votre numéro de poste: a) Cliquez sur Créer. Le dialogue Nouvelle boîte de réception apparaît. b) Entrez votre numéro de poste (ce sera également votre Id d utilisateur). c) Entrez un mot de passe et confirmez. Entrez votre nom et votre prénom. Cliquez sur Créer. 15. Cliquez sur OK. Le dialogue Comptes emails apparaît. Configurer le fournisseur de transport de Smartphone Le fournisseur de transport (inclus à Smartphone Client et utilisé pour délivrer aux utilisateurs des messages par téléphone, fax et SMS (texto)) doit être activé conséqutivement à l installation. Pour cela: 16. Dans le champ Outlook traite les emails de ces comptes dans l ordre suivant, sélectionnez le compte Smartphone Server. Cliquez sur Définir par défaut pour mettre le compte Smartphone Server en tête de liste. Remarque : Si un dossier personnel est sélectionné dans le champ Remettre le nouveau courrier à l endroit suivant:, vous ne pourrez pas écouter les messages par téléphone une fois qu ils auront été remis dans votre dossier personnel. 17. Cliquez sur Terminer pour fermer le dialogue Comptes emails. Ajouter et configurer Smartphone Server sous Outlook 98 & 2000 Pour ajouter le service Smartphone Server sur l ordinateur de Smartphone Client. 1. Ouvrez MS Exchange Client ou Outlook sur votre ordinateur. 2. A partir du menu, sélectionnez [Outils Services]. Le dialogue Services apparaît. 3. Dans l onglet Services cliquez sur Ajouter. Le dialogue Ajouter un service au profile apparaît. 4. Cliquez deux fois sur le Smartphone Server. Le dialogue Smartphone Server apparaît. Le service Messagerie unifiée a donc été ajouté au programme Exchange Client ou Outlook. Le service doit à présent être configuré. Sélectionner Smartphone Server L ordinateur Smartphone Server doit être sélectionné dans la liste des ordinateurs disponibles sur votre LAN. Afin de localiser votre serveur sur le LAN, contactez votre administrateur système. 5. Dans le dialogue Smartphone Server, cliquez sur Parcourir. Le dialogue Parcourir à la recherche d un ordinateur apparaît. 6. Cliquez sur Smartphone Server. 7. Cliquez sur OK. L ordinateur sélectionné est à présent Smartphone Server pour votre Smartphone Client. 58

Configuration manuelle de Smartphone Client Sélectionner ou créer votre boîte de réception Ensuite, vous devez sélectionner votre boîte aux lettres dans la liste des boîte aux lettres existantes, si celle-ci a déjà été créée par votre administrateur système. Sinon, vous devez en créer une. 8. Dans le dialogue Smartphone Server, sélectionnez l onglet Connexion. 9. Cliquez sur Parcourir.. 10. Le dialogue Smartphone Server [Server] apparaît. Tous les utilisateurs de Smartphone qui ont une boîte aux lettres sur Smartphone Server sont listés dans ce dialogue avec leur identificateur de boîte aux lettres. Si vous vous apercevez qu une boîte aux lettres avec le même identificateur de boîte aux lettres que votre numéro de poste existe déjà, vous ne pouvez pas créer de boîte aux lettres par vous-même et devez contacter l administrateur système. Si votre boîte aux lettres est dans la liste: a) Cliquez deux fois sur cette boîte aux lettres. b) L onglet Connexion s affiche. c) Entrez votre mot de passe. Si dans la liste ne figurent ni de boîte aux lettres créée pour vous, ni de boîte aux lettres ayant la même identification d utilisateur que votre poste téléphonique: a) Cliquez sur Créer. b) Le dialogue Nouvelle boîte aux lettres apparaît. Entrez votre numéro de poste (qui deviendra votre identification d utilisateur). c) Entrez un mot de passe et confirmez-le. Dessous, entrez vos nom et prénom. Cliquez sur Créer. 11. Cliquez sur OK. Le dialogue Services apparaît. Configurer le fournisseur de transport de Smartphone Le fournisseur de transport, compris dans le logiciel Smartphone Client et servant à délivrer les messages des utilisateurs par téléphone, fax et SMS, doit être activé après installation. Pour ce faire: 12. Dans le dialogue Services, allez dans l onglet Remise. 13. Notez que si un dossier personnel est sélectionné dans le champ Remettre le nouveau courrier dans l emplacement suivant:, vous ne pourrez pas écouter vous messages par téléphone après qu ils aient été délivrés dans votre dossier personnel. 14. Dans le champ Les adresses de destinataires sont traitées par ces services d informations dans l ordre suivant:, sélectionnez le fournisseur de transport Novavox transport (le premier de la liste) à l aide des flèches situées à gauche du champ. 15. Cliquez sur OK pour fermer le dialogue Services. Configurer la boîte de réception Les paramètres de Messagerie unifiée suivants peuvent être ajustés sur le dialogue Options de votre programme MS Exchange Client ou Outlook. 16. A partir du menu de Exchange Client ou Outlook, sélectionnez [Outils Options]. Le dialogue Options apparaît. 59

Smartphone 4.0 Nom Langue Poste Message d accueil 17. Sélectionnez l onglet Messagerie unifiée. L onglet Messagerie unifiée affiche la configuration de votre boîte aux lettres sur l ordinateur Smartphone Server. Votre nom et votre prénom. Il est recommandé d entrer le nom en entier. 18. Pour entrer votre nom, sélectionnez-le dans la liste déroulante s il y en a une ou bien tapezle directement. La langue dans laquelle Smartphone Server transmettra les messages entre les correspondants et vous est affichée dans le champ Langue. 19. Pour sélectionner une autre langue, sélectionnez celle de votre choix dans la boîte de liste déroulante Langue. Le poste est le numéro interne que Smartphone Server appellera afin de repasser vos messages vocaux en lecture. Le numéro actuellement affiché est le numéro assigné à votre boîte aux lettres dans la base de données Smartphone Server. B.1 Afin de modifier ce numéro, entrez un autre numéro dans le champ Poste. Vous pouvez enregistrer jusqu à neuf messages d accueils différents que vous pouvez utiliser comme messages d accueils personnels (il s agit du message d accueil que vos correspondants entendent lorsqu ils entrent dans votre boîte aux lettres). Les messages sont enregistrés par le téléphone en entrant dans le menu principal. Le message d accueil actuellement en service est choisi dans l onglet Messagerie unifiée dans le champ Message d accueil de l utilisateur. Les messages apparaissent accompagnés de leur nom par défaut. 20. Choisissez votre message d accueil en le sélectionnant depuis le menu déroulant. 21. Afin de modifier le nom d un message d accueil, choisissez-en un autre puis tapez-le en tant que nouveau nom. Notification d appel Si la notification d appel est activée, Smartphone Server vous préviendra par téléphone lorsque de nouveaux messages arriveront dans votre boîte aux lettres (notification d appel). Puisque vous pouvez également recevoir de nouveaux messages au milieu de la nuit, Smartphone Server peut être initialisé pour appeler le numéro d appel sortant seulement pendant une durée limitée. 22. Afin d activer la notification d appel, cochez Notification d appel. 23. Entrez le numéro d appel sortant dans le champ Téléphone. 24. Si le numéro d appel sortant est un numéro externe, cochez externe. 25. Entrez l heure minimale à laquelle le numéro d appel sortant doit être appelé dans le champ Heure de début:. Note: Réglez l heure de début sur 00:00 pour bénéficier du service de notification d appel durant 24 heures. 26. Entrez l heure maximale à laquelle le numéro d appel sortant doit être appelé dans le champ Heure de fin:. Note: Réglez l heure de fin sur 00:00 pour bénéficier du service de notification d appel durant 24 heures. 60

Configuration manuelle de Smartphone Client Notification par message électronique Fax Smartphone Server peut vous prévenir lorsque vous recevez de nouveaux messages en vous faisant parvenir un message électronique (email) à différentes adresses électroniques. Cela peut s avérer très pratique lorsque vous vous apprêtez à partir en vacances et voulez vérifier vos messages à l aide d une messagerie électronique accessible par internet. Si vous cochez l option Joindre le message original, le message électronique actuel sera envoyé avec le message de notification standard. 27. Pour activer la notification de message électronique, cochez Notification de message électronique. 28. Tapez l adresse électronique à laquelle vous voulez que soit envoyée la notification ou bien cliquez sur Adresse (afin de sélectionner l adresse dans le carnet d adresses). 29. Pour recevoir le message électronique actuel comme fichier joint, cochez Joindre le message original. La seule caractéristique de Messagerie unifiée est que le Serveur Smartphone est capable de déterminer quel est le destinataire de chaque fax entrant et dirige ces fax vers les boîte aux lettres personnelles appropriées. Vous pouvez alors visualiser vos fax sur votre ordinateur ou bien si vous n êtes pas au bureau, vos fax peuvent être envoyés à un autre périphérique de fax de façon à ce que vous y ayez accès. Ce service est possible en attribuant à chaque utilisateur deux numéros de fax. L un des numéros est appelé Numéro de fax désigné. C est le numéro par défaut auquel le Serveur Smartphone enverra vos fax lorsque vous demandez par téléphone de vous les faire expédier à un périphérique de fax. Vous pouvez aussi demander de vous les faire parvenir à un autre numéro. L autre numéro est votre Numéro de fax personnel. C est le numéro que vous donnerez comme votre numéro de fax. Lorsque les fax sont envoyés à ce numéro, le serveur Smartphone sait que le fax est pour vous et le dirige vers votre boîte aux lettres. 30. Entrez votre Numéro de fax désigné. Ce doit être celui auquel vos fax seront le plus souvent envoyés pour être visualisés. 31. Si ce numéro est un numéro externe, cochez externe. 32. Votre Numéro de fax personnel sera assigné par l administrateur système depuis son propre ordinateur. Vous n avez pas besoin d entrer de numéro dans ce champ mais une fois qu un numéro aura apparu à l intérieur de celui-ci, prenez-le en note car vous aurez à le communiquer comme votre numéro de fax. Répertoire boîte aux lettres Afin que Messagerie unifiée fonctionne convenablement, vous devez configurer Smartphone Server pour pouvoir stocker vos fax et vos messages vocaux sur Microsoft Exchange Server. Il vous est hautement recommandé de sélectionner la boîte de réception Microsoft Exchange Server pour stocker vos messages et non un dossier personnel. Si vous ne remplissez pas ce champ, vos messages seront stockés sur le serveur Smartphone. Vous pouvez configurer votre système pour délivrer les messages dans votre dossier personnel (qui est localisé sur votre ordinateur). Cependant, tout message reçu pendant que votre ordinateur est en marche sera inaccessible par téléphone. 33. Cliquez sur Répertoire. 34. Le dialogue Choix du répertoire apparaît. Sélectionnez Microsoft Exchange Server pour vos messages. 61

Smartphone 4.0 35. Cliquez sur OK. 36. L onglet Messagerie unifiée dans le dialogue Options apparaît. Cliquez surs OK. Configurer Smart-4-Fax Avant d être configuré et mis en marche, Smart-4-Fax doit passer par une procédure post-installatoire. Configurer l imprimante Smart-4-Fax sous Windows XP Cette section explique comment configurer les pilotes de l imprimante Smart-4-Fax précédamment installée sur votre ordinateur. 1. Une fois l ordinateur redémarré, sélectionnez [Paramètres Imprimantes et fax] dans le menu Démarrer. 2. Le dialogue Imprimantes et fax apparaît. Dans le groupe Tâches de l imprimante double-cliquez sur Ajout d imprimante. 3. Le dialogue Assistant Ajout d imprimante apparaît. Bienvenue sur l Assistant Ajout d imprimante. Cliquez sur Suivant>. 4. Le dialogue Imprimante locale ou réseau apparaît. Sélectionnez l imprimante locale. Il vous est vivement conseillé de ne pas sélectionner la case Détection automatique et installation de l imprimante Plug and Play. Cliquez sur Suivant>. 5. Le dialogue Sélectionnez le port imprimante apparaît. Dans la boîte Utiliser le port suivant, cochez la case de l un des ports PCD locaux (PCD0 ou PCD1). Cliquez sur Suivant>. 6. Le dialogue Installer le logiciel d imprimante apparaît. Dans la boîte Fabricants, cliquez sur Novavox. 7. Dans la boîte Imprimantes : Cliquez sur Smart-4-Fax. Cliquez sur Suivant>. 8. Le dialogue Donnez un nom à votre imprimante apparaît 1. Le champ Nom de l imprimante contient Smart-4-Fax. En réponse à la question Voulez-vous utiliser cette imprimante comme imprimante par défaut? : Non est sélectionné. Cliquez sur Suivant>. 9. Le dialogue Partage d imprimante apparaît. Sélectionnez l option Ne pas partager cette imprimante. Cliquez sur Suivant>. 10. Le dialogue Imprimer une page de test apparaît. En réponse à la question Voulez-vous imprimer une page de test? Sélectionnez Oui. Cliquez sur Suivant>. 11. Le dialogue Fin de l Assistant Ajout d imprimante apparaît. Cliquez sur Terminer. 12. Le dialogue Installation du matériel apparaît. Il contient un avertissement à propos du test du logo de Windows. Cliquez sur Continuer quand même. 13. Le dialogue Insérer le disque vous demande Veuillez insérer le compact disque CD d installation de Smartphone 2 dans votre lecteur de CD-ROM puis de cliquer sur OK. Assurez-vous que le CD-ROM a bien été inséré dans le lecteur de CD-ROM. Cliquez sur OK. 1. Si Smart-4-Fax a déjà été installé sur cet ordinateur, même s il a été désinstallé par la suite, le dialogue Assistant Ajout d imprimante s affiche. En réponse à la question A driver is already installed for this printer. Would you like to keep the existing driver or use the new one? sélectionnez Keep existing driver (recommendé). Cliquez sur Suivant>. 2. If Smart-4-Fax has ever been installed on this PC, even if it was later uninstalled, this and the following two steps are not necessary. 62

Configuration manuelle de Smartphone Client 14. Le dialogue Fichiers nécessaires apparaît pour vous signaler que le fichier novavox.ppd est nécessaire. Cliquez sur Parcourir. 15. Le dialogue Localiser fichier apparaît. Insérez le CD de Smartphone si vous en avez un. Si vous n avez pas le disque, parcourez le réseau jusqu au répertoire où ce fichier a été copié. Contactez votre administrateur système en cas de besoin. Recherchez le fichier novavox.ppd dans le répertoire I386 de ce CD ou bien la copie de ce fichier sur le lecteur réseau. Cliquez sur Ouvrir. Cliquez sur OK. 16. Le dialogue Copie des fichiers apparaît. Les fichiers sont copiés sur votre disque dur et le dialogue d installation de Smart-4-Fax apparaît. L imprimante Smart-4-Fax s affiche dans le dialogue Imprimantes. Configuration de Smart-4-Fax sous Windows 2000 Cette section décrit comment configurer les pilotes Smart-4-Fax qui ont été installés plus haut comme imprimante pour votre ordinateur. B.2 Une fois que l ordinateur a redémarré, sélectionnez [ Paramètres Imprimantes ] à partir du menu Démarrer. B.3 Le dialogue Imprimantes apparaît. Cliquez deux fois sur Ajout d imprimante. B.4 Le dialogue Assistant ajout d imprimante apparaît. Cliquez sur Suivant>. B.5 Le dialogue Assistant ajout d imprimante apparaît. En réponse à la question Cette imprimante sera contrôlée par, sélectionnez Cet ordinateur. II vous est vivement recommandé de ne pas sélectionner la case Détection et installation automatique de mon imprimante Plug and Play. Cliquez sur Suivant>. B.6 Le dialogue Assistant ajout d imprimante apparaît. Dans la boîte Ports disponibles, cochez la case pour l un des ports locaux PCD (PCD0 ou PCD1). Cliquez sur Suivant>. B.7 Le dialogue Assistant ajout d imprimante apparaît. Dans la boîte Fabricants, cliquez sur Novavox. B.8 Dans la boîte Imprimantes : Cliquez sur Smart-4-Fax. Cliquez sur Suivant>. B.9 Le dialogue Ajout Assistant d Imprimante apparaît 1. Le champ Nom de l imprimante contient Smart-4-Fax. En réponse à la question Voulez-vous que vos programmes Windows utilisent cette imprimante comme imprimante par défaut? : Non est sélectionné. Cliquez sur Suivant>. B.10 Le dialogue Ajout Assistant d Imprimante apparaît. En réponse à la question Indiquez si cette imprimante sera partagée par d autres utilisateurs de réseau : Sélectionnez Non partagée. Cliquez sur Suivant>. B.11 En réponse à la question Voulez-vous imprimer la page de test? sélectionnez Oui. Cliquez sur Terminer. B.12 Le dialogue Signature numérique introuvable apparaît. Il demandera: Voulez-vous poursuivre l installation? Cliquez sur Oui. B.13 Le dialogue Insérer disque apparaît vous priant d insérer votre Smartphone CD- ROM 2. Assurez-vous que le CD-ROM a été inséré dans le lecteur de CD-ROM. Cliquez sur OK. 1. Si Smart-4-Fax a déjà été installé sur ce PC, même s il a été désinstallé par la suite, le dialogue Assistant ajout d imprimante apparaît. En réponse à la question Un pilote a déjà été installé pour cette imprimante. Souhaitez-vous garder l'imprimante existante ou en utiliser une nouvelle? : Sélectionnez Conserver le pilote existant (recommandé). Cliquez sur Suivant>. 63

Smartphone 4.0 B.14 Le dialogue Fichiers nécessaires apparaît pour vous prévenir qu il a besoin du fichier novavox.ppd. Cliquez sur Parcourir. B.15 Le dialogue Localiser fichier apparaît. Insérez le CD avec Smartphone si vous en avez un. Si vous n avez pas le disque, naviguez dans le réseau à la recherche du dossier où ce fichier a été copié. Contactez votre administrateur système pour obtenir de l aide. Allez au fichier novavox.ppd dans le répertoire I386 de ce CD ou de la copie de ce CD sur le lecteur local ou réseau. Cliquez sur Ouvrir. Cliquez sur OK. B.16 Le dialogue Copier les fichiers apparaît. Les fichiers sont copiés sur votre disque dur et Smart-4-Fax est configuré. L imprimante Smart-4-Fax s affiche dans le dialogue Imprimantes. Configuration de Smart-4-Fax sous Windows NT 4.0 Cette section décrit comment configurer les pilotes Smart-4-Fax qui ont été installés plus haut comme imprimante pour votre ordinateur. B.17 Une fois que l ordinateur a redémarré, sélectionnez [ Paramètres Imprimantes ] à partir du menu Démarrer. B.18 Le dialogue Imprimantes apparaît. Cliquez deux fois sur Ajout d imprimante. B.19 Le dialogue Assistant ajout d imprimante apparaît. En réponse à la question Cette imprimante sera contrôlée par, sélectionnez Mon ordinateur. Cliquez sur Suivant>. B.20 Le dialogue Assistant ajout d imprimante apparaît. Dans la boîte Ports disponibles, cochez la boîte pour PCD1. Cliquez sur Suivant>. B.21 Le dialogue Assistant ajout d imprimante apparaît. Dans la boîte Fabriquants, cliquez sur Novavox. B.22 Dans la boîte Imprimantes : Cliquez sur Smart-4-Fax. Cliquez sur Suivant>. B.23 Le dialogue Ajout Assistant d Imprimante apparaît 1. Le champ Nom de l imprimante contient Smart-4-Fax. En réponse à la question Voulez-vous que vos programmes Windows utilisent cette imprimante comme imprimante par défaut? : Non est sélectionné. Cliquez sur Suivant>. B.24 Le dialogue Ajout Assistant d Imprimante apparaît. En réponse à la question Indiquez si cette imprimante sera partagée par d autres utilisateurs de réseau : Sélectionnez Non partagée. Cliquez sur Suivant>. B.25 En réponse à la question Voulez-vous imprimer la page de test? sélectionnez Oui. Cliquez sur Terminer. B.26 Le dialogue Insérer disque apparaît vous priant d insérer votre Smartphone CD- ROM 2. Cliquez sur OK. B.27 Le dialogue Fichiers nécessaires apparaît. Cliquez sur Parcourir. B.28 Le dialogue Localiser fichier apparaît. Insérez le CD avec Smartphone si vous en avez un. Allez au fichier novavox.ppd dans le répertoire I386 de ce CD ou de la copie de ce CD sur le lecteur local ou réseau. Cliquez sur Ouvrir. Cliquez sur OK. 2. Si Smart-4-Fax a déjà été installé sur ce PC, même s il a été désinstallé par la suite, cette étape ainsi que les deux suivantes ne sont pas nécessaires: 1. Si Smart-4-Fax a déjà été installé sur ce PC, même s il a été désinstallé par la suite, le dialogue Assistant ajout d imprimante apparaît. En réponse à la question Un pilote a déjà été installé pour cette imprimante. Souhaitez-vous garder l'imprimante existante ou en utiliser une nouvelle? : Sélectionnez Conserver le pilote existant (recommandé). Cliquez sur Suivant>. 2. Si Smart-4-Fax a déjà été installé sur ce PC, même s il a été désinstallé par la suite, cette étape ainsi que les deux suivantes ne sont pas nécessaires: 64

Configuration manuelle de Smartphone Client B.29 Le dialogue Copier les fichiers apparaît. Les fichiers sont copiés sur votre disque dur et Smart-4-Fax est configuré. L imprimante Smart-4-Fax s affiche dans le dialogue Imprimantes. Configuration de Smart-4-Fax sous Windows 98 Cette section décrit comment configurer les pilotes Smart-4-Fax qui ont été installés plus haut comme imprimante pour votre ordinateur. B.30 Une fois que l ordinateur a redémarré, Sélectionnez [ Paramètres Imprimantes ] à partir du menu Démarrer: B.31 Le dialogue Imprimantes apparaît. Cliquez deux fois sur Ajout d imprimante. B.32 Le dialogue Assistant ajout d imprimante apparaît. Cliquez sur Suivant>. B.33 En réponse à la question Comment est connectée cette imprimante? : Imprimante locale est sélectionné. Cliquez sur Suivant>. B.34 Le dialogue Création de la base de données d'informations du pilote. Une fois que la base de données d informations du pilote est créée, le dialogue Assistant ajout d imprimante s affiche à nouveau. Sous Fabriquants, cliquez sur Novavox. B.35 En réponse à la question Cliquez sur le port que vous voulez utiliser avec l'imprimante : LPT1 est sélectionné. Cliquez sur Suivant>. B.36 Le champ Nom de l imprimante contient Smart-4-Fax. En réponse à la question Voulez-vous que vos programmes Windows utilisent cette imprimante comme imprimante par défaut? cliquez sur Non. B.37 Cliquez sur Suivant>. B.38 En réponse à la question Voulez-vous imprimer la page de test? sélectionnez Oui. B.39 Cliquez sur Terminer. L imprimante Smart-4-Fax s affiche dans le dialogue Imprimantes. 65

Smartphone 4.0 66

Index A Acrobat 55 administrateur 9 Adobe Acrobat Reader 55 afficher 25, 36, 37 appel 49 B boîte de réception 7, 8 créer dans le logiciel client 58, 59 C Carte renversée 34 chercher 49 Commuter les touches OK et Annuler 34 connecter avec l opérateur automatique 49 connexion 57 constructeurs 65 courrier électronique 20, 37 créer 19 page de garde 38 créer avec l administrateur système 7 créer avec un PC 8 créer par téléphone 7 D DCOM 9 destinataire 20, 21, 26, 27, 28, 29 distribution 58 E écouteurs 19 enregistrer 37 entrer en contact avec la standardiste 50 envoyer 36 par courrier électronique 37 par fax 35 envoyer les options 35, 37 Exchange Client 20 F fax 61 plannification 36 priorité 36 fermer 36, 37 fichier joint 28 fichier TIFF/F 37 fichiers.tif 19 fichiers.wav 19 fichiers joints 19 formulaire fax 21, 28 vocal 20, 28 formulaire d envoi de fax 21, 28 formulaire vocal 20, 28 formulaires de fax 26 formulaires vocaux 19 fournisseur de transport 58, 59 I I386 63, 64 ID demandeur 36 ID utilisateur 7 imprimante 35 Imprimante par défaut 63, 64 imprimante par défaut 62, 65 imprimante virtuelle 35 imprimantes 62, 63, 64, 65 imprimer 22, 26 L LAN 58 langue 60 lecture automatique 25 Licence 37 LPT 65 M marquer comme accompli 35 message 19, 22, 23, 25, 26 envoyer sur un fax 23 répondre 26 texte 19 transférer 27 vocal 20 message texte 19 message vocal 20 Messagerie unifiée 19 messagerie unifiée 37 messagerie vocale 37 messages d accueil 60 messages vocaux 60 répondre par message électronique 26 Microsoft Internet Explorer 9 mot de passe 57, 59 multimédia 24 N nom 60 nom d utilisateur 59 notification 35 SMS 47 notification d appel 32, 60, 61 notification par message électronique 61 novavox.ppd 63, 64 numéro 60 numéro de fax 35 numéro de fax désigné 61 numéro de fax personnel 61 67

Index numéro interne 60 numéro virtuel 61 O Outlook 20 P page de garde 36, 38 Page de test 63, 64 page de test 62, 65 Paramètres du compteur 50 paramètres régionaux 53 passer en lecture 23 PCD 62, 63, 64 phone calls 49 pilote 63, 64 port 62, 63, 64, 65 poste 60 post-script 63, 64 PPD 63, 64 print as image 55 profil 37 R Rechercher une extension dans la liste 49 Rechercher une extension par nom 50 remise 59 répertoire 49 retirer de la liste 35 S Saisie de plusieurs chiffres 33 Saisie des chiffres 33 saisir chiffres 33 sauvegarder par défaut 35 serveur 35, 37 Service de messages courts GSM 47 services 13, 57, 58 Smart-4-Fax 22, 61, 62 SMS notification de nouveau message 47 transférer des messages 47 standardiste 50 support multilingue 53 T téléphone mobile 47 TIFF/F 21 touche d aide 33 touche d annulation 33 touche d information 33 touche de confirmation 33 touche dièse 33 touche étoile 33 touche OK 33 transférer par SMS 47 transférer les messages 27 transférer vers 50 U Unified Messaging 7 V Voicemail 50 voicemail 7 68

Smartphone 4.0. Manuel de l'utilisateur. Nom de fichier : UserGuide.pdf Edition : 4.022 Date : 18.3.2005 Copyright par NOVAVOX AG Tout droits réservés.

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Caractères spéciaux Selon la licence que vous avez ainsi que votre matériel et logiciel, certaines caractéristiques de Smartphone sont activées. La description de ces caractéristiques dans la documentation de Smartphone est marquée de symboles spéciaux présentés dans le tableau ci-dessous. Vous pouvez ignorer les sections concernant les caractéristiques qui ne sont pas disponibles pour vous. Table 1: Symboles de caractéristiques spéciales Caractéristique Signalisation Connexion réseau Microsoft Exchange Server Notification par SMS Notification par message électronique Messagerie par fax Exigence Le PBX et Smartphone Server doivent être correctement configurés Le LAN et Smartphone Server doivent être correctement configurés Microsoft Exchange Server est installé et disponible Le modem GSM est installé Microsoft Exchange Server est installé Le périphérique de fax est installé Serveur Smart-4- Fax Le périphérique de fax est installé

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