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Sommaire Présentation... 2 ipad / iphone... 3 Thunderbird... 9 Outlook... 14 Google Agenda... 23 Android Agenda... 33 O2S 1
Présentation Vous trouverez ci-après la description de la mise en œuvre de la synchronisation de votre agenda personnel avec l agenda d'o2s. Depuis n importe quel ordinateur ou bien depuis votre smartphone, vous pourrez instantanément partager l agenda O2S, et inversement. Le principe de synchronisation de l agenda O2S consiste à intégrer un serveur CalDAV dans l application O2S afin de permettre la synchronisation des événements et tâches de l agenda O2S avec tous les clients qui supportent ce protocole. Les différents appareils et logiciels pouvant être synchronisés aujourd'hui sont les suivants : Appareil / Application Système d exploitation Version IPhone / ipad ios 4.x et 5.x Thunderbird Windows 7.x et supérieur Outlook via ICal4OL Windows 2000-2010 Google Agenda - - Android Agenda Android 2.3.3 et supérieur Attention, O2S n actualise pas instantanément le contenu de l'agenda. La récupération des données est réalisée automatiquement toutes les 15 minutes. Pour visualiser instantanément les modifications effectuées sur un appareil (exemple : iphone) ou une application (exemple : Thunderbird), l'agenda d'o2s devra être actualisé manuellement en cliquant sur le lien correspondant à la vue souhaitée (exemple : MOIS). 2 O2S
ipad / iphone Les captures d écran ci-dessous correspondent à l ipad mais le paramétrage est identique pour l iphone. Paramétrage de l'agenda O2S sur votre ipad / iphone Depuis l écran d accueil de votre appareil, cliquez sur l icône Réglages, puis sur l icône Mail, Contacts, Calendrier. Cliquez sur Ajouter un compte, O2S 3
Dans l écran qui apparaît, cliquez sur Autre. Dans l écran qui apparaît, section "Calendriers", cliquez sur Ajouter un compte CalDAV. 4 O2S
Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez les informations ci-dessous : Serveur Nom d utilisateur Mot de passe Description https://www.office2s.com/office2s/caldav.php/calendars/id/o2s (Important : à la place de id vous devez indiquer votre identifiant O2S) id (Important : à la place de id vous devez indiquer votre identifiant O2S) pw saisie facultative Avec : "id", votre identifiant O2S "pw", votre mot de passe O2S C'est-à-dire les codes que vous utilisez habituellement pour vous connecter à O2S : Après saisie, vous devez obtenir l'écran ci-contre. Cliquez sur Suivant pour valider la création du compte. En cas de mauvaise saisie, un message d'erreur s affiche. O2S 5
Paramétrage de la synchronisation En fonction de votre paramétrage, vous devrez peut-être modifier la synchronisation de votre appareil. Depuis l écran d accueil de votre appareil, cliquez sur l icône Réglages, puis sur l icône Mail, Contacts, Calendrier. Vérifier que le paramétrage Nouvelles données est bien réglé sur "Push". Dans le cas contraire, cliquez sur Nouvelles données et activez la fonction "Push". Choisissez ensuite la fréquence de mise à jour. 6 O2S
Synchronisation de l'agenda O2S et du calendrier ipad / iphone Le calendrier est accessible sur votre iphone / ipad depuis l icône "Calendrier" de la page d accueil de votre appareil. La synchronisation (ajout, modification et suppression) s effectue dans les 2 sens. Deux points importants pour éviter d'éventuels problèmes : 1. Pensez à activer l'affichage du calendrier O2S dans le calendrier de l'ipad / iphone pour y retrouver les rendez-vous O2S : O2S 7
2. lors de l'utilisation du calendrier sous ipad / iphone, pensez à associer vos rendezvous avec le calendrier O2S. Remarques Les invités (participants) sont synchronisés uniquement dans le sens O2S >> iphone / ipad. Le calendrier par défaut de l ipad / iphone ne permettant pas (encore) d ajouter des tâches, celles-ci ne sont donc pas synchronisées. 8 O2S
Thunderbird Pré-requis Le module complémentaire "Lightning" doit être installé dans votre application Thunderbird pour permettre la synchronisation des agendas. Dans le cas contraire, vous pouvez le télécharger en cliquant sur Outils > Modules complémentaires de l agenda Thunderbird. Puis dans la liste des modules disponibles, il suffit de sélectionner "Lightning" pour l'installer. Paramétrage de l'agenda O2S Depuis l onglet Agenda, faites un clic droit sur l'un des agendas présents. Dans le menu contextuel qui s affiche, cliquez sur Nouvel agenda : O2S 9
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez Sur le réseau. Cliquez sur Suivant. Dans la fenêtre qui apparaît cliquez sur le format CalDAV. Dans la zone Emplacement, saisissez l adresse figurant cidessous. Puis cliquez sur Suivant. https://www.office2s.com/office2s/caldav.php/calendars/id/o2s id correspondant à votre identifiant O2S. 10 O2S
Donnez un nom à votre agenda (par exemple "Agenda O2S"), voire une couleur afin de le différencier des autres agendas. Cliquez sur Suivant. Dans la fenêtre d authentification qui s ouvre, saisissez vos identifiant O2S ; pensez à enregistrer ces identifiants en cochant l option prévue pour qu à l avenir la synchronisation soit "transparente". Une fois validé, le calendrier O2S est opérationnel. Une fenêtre vous avertit alors que votre agenda a été créé : il figure maintenant dans liste des agendas de Thunderbird. O2S 11
Paramétrage de la synchronisation La fréquence de mise à jour dans Thunderbird peut être paramétrée dans la fenêtre de propriétés de l agenda. Faites un clic droit sur l agenda O2S afin de faire apparaître le menu contextuel. Sélectionnez l'option Propriétés. Dans la fenêtre de paramétrage, choisissez la fréquence d actualisation à l aide de la liste déroulante Actualiser l agenda. Si vous souhaitez obtenir une actualisation optimale, sélectionnez "Chaque minute". Cliquez sur OK. 12 O2S
Paramétrage du calendrier L'affichage du calendrier O2S se fait en cochant /décochant la case à cocher associée à celui-ci depuis l'espace agenda : Synchronisation La synchronisation (ajout, modification, suppression) s effectue dans les deux sens. Dans le cas de la création d'un rendez-vous dans Thunderbird, il vous faut également associer cet évènement au calendrier O2S pour que la synchronisation soit effective. Sélectionnez l agenda O2S à l aide de la liste déroulante Agenda. Cliquez sur l icône Participants afin de sélectionner les adresses email des destinataires de l événement. Si l adresse email d un participant est reconnue dans O2S, celui-ci apparaîtra dans l'onglet "Participant". Dans le cas contraire, il sera présent dans l'onglet "Autre participant". Définissez le moment auquel le rappel de l événement doit intervenir. Cet élément sera lui aussi synchronisé avec O2S. Les tâches Lors de la synchronisation, les tâches sont elles aussi synchronisées. O2S 13
Outlook Pré-requis Le support de serveur CalDAV n est pas implémenté nativement dans Outlook. Pour pouvoir l intégrer, un plugin est nécessaire. Nous avons retenu ical4ol, qui est d'un bon rapport qualité / prix (20 ). Afin de pouvoir synchroniser Outlook avec O2S, vous devez donc acquérir une licence du logiciel ical4ol. Depuis la page http://ical.gutentag.ch/download.html, téléchargez ce logiciel en cliquant sur le bouton Free Trial. Une fois installé, le logiciel est en français. Installez l application. 14 O2S
Lancez l application en cliquant l icône ical4ol située sur votre bureau. Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquez sur le bouton Achat ical4ol software (générer code de commande). Ensuite, saisissez votre nom dans le champ "Nom", cliquez sur le bouton 1.Générer code de commande puis cliquez sur 2. Ouvrir la page de commande dans votre navigateur. Votre navigateur internet ouvre alors la page d achat du logiciel avec votre code figurant dans le champ prévu à cet effet. Cliquez sur le bouton Buy Now et suivez les instructions afin de poursuivre votre commande. O2S 15
Suite à cet achat, vous recevrez un email de confirmation contenant le fichier ical4ol.all et un lien vers la version complète du logiciel ical4ol. Enregistrez le fichier ical4ol.all dans le dossier dans lequel vous avez installé ical4ol (C:\Program Files\iCal4OL par défaut). Dans l email reçu, téléchargez le logiciel en cliquant sur le lien entouré cicontre : Installez le logiciel par-dessus la version d évaluation ; l installation est terminée. 16 O2S
Vous devez maintenant paramétrer ce logiciel afin qu'il fonctionne avec Outlook. Attention Cette phase est assez complexe, suivez les instructions pas à pas. Double-cliquez sur l'icône ical4ol sur votre bureau pour lancer le logiciel : La fenêtre cicontre apparaît : au besoin, vous pouvez paramétrer la langue du logiciel. O2S 17
Dans l'onglet Qui, renseignez les champs Nom complet, E-mail, le fuseau horaire dans lequel vous êtes, afin que les horaires de vos rendezvous soient correctement synchronisés. Ensuite, cliquez sur l'onglet Quoi. Cliquez sur les boutons radios surlignés cicontre. Cliquez sur le bouton Sauvegarder. 18 O2S
Ensuite cliquez sur l'onglet 1.Comment. Dans cet écran, saisissez les informations cicontre : cochez la case Options améliorées Activer les onglets " x.1 Plus". En cochant cette case vous serez déplacé sur l'onglet 1.1 Plus, revenez sur l'onglet 1. Comment. Cliquez sur le bouton Sauvegarder. Cliquez sur le bouton D'authentification. URL login https://www.office2s.com/office2s/caldav.php/calendars/id/o2s (Important : à la place de id vous devez indiquer votre identifiant O2S) Votre identifiant O2S Password Votre mot de passe O2S UserID Pour synchroniser les tâches entre O2S et Outlook, il vous faut ajouter "tasks" si ce n'est pas le cas. Dans l écran Credentials qui apparaît, saisissez votre identifiant O2S ainsi que votre mot de passe. Cliquez sur le bouton OK. Enfin, vous pouvez vérifier qu'o2s vous authentifie en cliquant sur le bouton Tester. S il n'y a pas d'erreur, le nom de ce bouton se change en OK!!. Dans le cas contraire, il vous faut vérifier les saisies effectuées dans les onglets Qui, Quoi et Comment, modifier les informations incorrectes puis cliquer à nouveau sur le bouton Tester. O2S 19
Ensuite, cliquez sur l'onglet 2.1 Plus. Si ce n'est pas déjà fait, cochez les 4 cases ci-contre : Cliquez sur le bouton Sauvegarder. Ensuite, cliquez sur l onglet Exécuter. Cliquez sur le bouton Sauvegarder. Pour automatiser la synchronisation, dans la zone "Autostart barre tâches", cochez la case "Au démarrage suivant du programme" afin d'éviter d'indiquer à chaque démarrage d'ical4ol vos paramètres de travail. Enfin sélectionnez la fréquence de synchronisation en cliquant sur la liste déroulante Toutes les 30 min.. 20 O2S
Note L option 'Autostart barre tâches' vous permettra ainsi de ne pas avoir à cliquer régulièrement sur le bouton Exécuter la synchronisation ; celui-ci ne sert en effet qu à déclencher une synchronisation manuelle. Après avoir cliqué sur le bouton de fréquence de synchronisation de votre choix, la fenêtre se ferme et la mise en attente de la synchronisation se déclenche. Dans la zone de notification (espace situé à gauche de l'horloge dans la barre des tâches), l'icône d'ical4ol doit désormais être visible. En positionnant la souris dessus, une "infobulle" vous indique dans combien de temps la prochaine synchronisation aura lieu. Important Pour que la synchronisation soit effective, n'oubliez pas de lancer ical4ol à chaque démarrage d'outlook. Il existe une option dans ical4ol permettant de lancer Outlook au démarrage de ce logiciel. Dans l'onglet Options. Si ce n'est pas déjà fait, cochez les 2 cases cicontre : Cliquez sur le bouton Sauvegarder. Note Enfin, idéalement vous pouvez paramétrer le lancement automatique d ical4ol et d Outlook au démarrage de Windows. O2S 21
Synchronisation Généralités La synchronisation (ajout, modification et suppression) s effectue dans les 2 sens et il n'y a rien à faire en particulier pour que celle-ci fonctionne. Les données échangées Dans le sens O2S >> Outlook : l'heure de début et de fin du rendez-vous, la description du lieu, c'est-à-dire la seconde ligne du champ "lieu" de la fenêtre des rendez-vous d'o2s, les participants autres que le conseiller, la description, l'heure de rappel du rendez-vous. Dans le sens Outlook > O2S : l'heure de début et de fin du rendez-vous, l'emplacement, le rappel, les participants : ceux qui seront identifiés dans O2S avec leur adresse email seront présents dans l'onglet "Participants" et les autres seront présents dans l'onglet "Autres participants". Les tâches Lors de la synchronisation, les tâches sont synchronisées, elles aussi. 22 O2S
Google Agenda Prérequis 2 méthodes sont possibles afin de synchroniser votre agenda Google avec O2S : la synchronisation directe, et la synchronisation via le logiciel tiers icalc. Synchronisation directe Il s'agit de synchroniser directement O2S avec Google sans passer par un logiciel tiers et pour cela il vous suffit de disposer d une adresse email Google (par exemple jean.durand@gmail.com). En plus de l'agenda, vous pouvez également synchroniser vos contacts. Paramétrage de la synchronisation Dans O2S, rendez-vous dans le module Services > Synchronisation > Google et effectuez les paramétrages ci-dessous : Données de connexion : Renseignez votre adresse email ainsi que son mot de passe. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Note Pour supprimer la synchronisation entre O2S et Google Agenda, cliquez sur le bouton Supprimer de l'écran présenté ci-dessus. Paramètres de synchronisation Agenda : Cochez la case permettant d activer la synchronisation. Choisissez la fréquence de la synchronisation, ainsi que la date à partir de laquelle la synchronisation doit s effectuer. O2S 23
Puis cliquez sur Enregistrer. Une fenêtre vous demande alors d'autoriser la connexion d'o2s à Google Agenda. Cliquez sur J'accepte avant de la refermer si besoin. Précision : si vous n'êtes pas connecté à Gmail lors de ce paramétrage, vous devrez vous identifier auprès de Google, afin de pouvoir accéder à la fenêtre d'autorisation. Cas de plusieurs agendas pour un même compte Google Si vous disposez de plusieurs agendas pour un même compte Google, vous devrez choisir celui qui sera synchronisé avec votre agenda O2S. Pour cela, cochez la case Synchroniser Google Agenda correspondant à l'id et indiquez l ID de l agenda qui sera utilisé pour la synchronisation. 24 O2S
Vous trouverez cet ID dans les paramètres de votre agenda Google en cliquant sur : Cliquez ensuite sur Agendas. Enfin, cliquez sur le nom de votre agenda. Votre ID se trouve sur la page ci-dessous : O2S 25
Note Cet écran est directement disponible si vous cliquez sur le menu de l'agenda que vous souhaitez synchroniser : Paramètres de synchronisation des contacts : Sélectionnez ici la catégorie des contacts O2S qui intègrera les nouveaux contacts importés depuis Google, et inversement. Si vous avez défini plusieurs groupes Google dans vos contacts, vous pouvez préciser le groupe qui sera synchronisé. Dans Google, les contacts se définissent dans la page ci-contre : Pour créer des groupes, cliquez sur le lien Nouveau groupe 26 O2S
Synchronisation via ical4ol Google Agenda est un serveur CalDAV tout comme O2S. Nous vous conseillons de n utiliser cette méthode de synchronisation que si vous avez besoin de synchroniser les tâches, en plus des rendez-vous ; dans le cas contraire, la synchronisation directe est plus rapide à mettre en œuvre. Il est possible de synchroniser Google Agenda avec O2S, en passant par un client CalDAV (Outlook via le plugin ical4ol). Le logiciel ical4ol vous permettra de faire le lien entre O2S et Outlook d'une part et entre Outlook et Google Agenda d'autre part. L'information passera donc de la façon suivante : Dans un sens : O2S Outlook Gmail Dans l'autre sens Gmail Outlook O2S Vous devez donc faire l'acquisition d'ical4ol et mettre en place la synchronisation entre O2S et Outlook. Pour ces 2 étapes, merci de vous reporter au chapitre Outlook de la présente notice. Outlook doit être ouvert pour que la synchronisation fonctionne. Ensuite vous devez mettre en place la synchronisation entre Outlook et Google Agenda. Pour cela lancez ical4ol. Positionnezvous sur l'onglet Quoi, et cliquez sur 2-Sync bidirectionnelle avec Google Agenda. Ensuite cliquez sur Sauvegarder sous et enregistrez le fichier sous le nom "Google Outlook" dans le répertoire d installation d ical4ol. Cliquez sur Enregistrer. O2S 27
Ensuite cliquez sur l'onglet 1.Comment. Dans cet écran, indiquez votre adresse email Gmail dans le champ "Email". Ensuite cliquez sur le bouton D'authentification. Dans cet écran, cliquez sur ClientLogin (old authentification method) et saisissez votre mot de passe Gmail dans la case "Password". Cliquez ensuite sur le bouton OK pour revenir à l'écran précédent. Le bouton Test doit maintenant afficher OK! 28 O2S
Si vous souhaitez synchroniser les tâches entre O2S et Google agenda, cliquez sur Sync Tâches (Beta) dans l'onglet 1.Comment. Dans la fenêtre qui s'ouvre, si ce n'est pas déjà fait, cochez les 4 cases ci-contre Ensuite, cliquez sur le bouton Exécuter la Synchronisation pour valider et revenir sur l'onglet 1.Comment. O2S 29
Cliquez sur l onglet Exécuter. Cliquez sur le bouton Sauvegarde Google outlook.ini. Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquez sur Oui. Ensuite, dans l'espace central, cochez la case Defaut.ini. Pour automatiser la synchronisation, dans la zone "Autostart barre tâches", cochez la case "Au démarrage suivant du programme" afin d'éviter d'indiquer à chaque démarrage d'ical4ol vos paramètres de travail. Enfin sélectionnez la fréquence de synchronisation en cliquant sur le bouton de votre choix. Rappel : le bouton Exécuter la synchronisation sert uniquement à déclencher une synchronisation manuelle. Après avoir cliqué sur le bouton de fréquence de synchronisation de votre choix, la fenêtre se ferme et la mise en attente de la synchronisation se déclenche. Dans la zone de notification (espace situé à gauche de l'horloge dans la barre des tâches), l'icône d'ical4ol doit désormais être visible. En positionnant la souris dessus, une "infobulle" vous indique dans combien de temps la prochaine synchronisation aura lieu. Important Pour que la synchronisation soit effective, n'oubliez pas de lancer ical4ol à chaque démarrage d'outlook. Il existe une option dans ical4ol permettant de lancer Outlook au démarrage de ce logiciel. 30 O2S
Dans l'onglet Options, si ce n'est pas déjà fait, cochez les 2 cases ci-contre : Cliquez sur le bouton Sauvegarder. Note Il est possible de lancer automatiquement ical4ol et Outlook au démarrage de Windows. O2S 31
Synchronisation Généralités La synchronisation (ajout, modification et suppression) s effectue dans les 2 sens sans intervention particulière de votre part. Dans la partie supérieure gauche du module Agenda de O2S, vous disposez d un lien vous permettant, à tout moment, d effectuer la synchronisation. Les données échangées Dans le sens O2S >> Google Agenda : l'heure de début et de fin du rendez-vous, la description du lieu c'est-à-dire la seconde ligne du champ lieu de la fenêtre des rendez-vous d'o2s, les participants autres que le conseiller, la description, l'heure de rappel du rendez-vous. Dans le sens Google Agenda >> O2S : l'heure de début et de fin du rendez-vous, l'emplacement, le rappel, les participants : ceux qui seront identifiés dans O2S avec leur adresse email seront présents dans l'onglet "Participant" et les autres seront présents dans l'onglet "Autres participants". Les tâches Lors de la synchronisation, les tâches sont synchronisées mais uniquement par la méthode de synchronisation via icalc. 32 O2S
Android Agenda Pré-requis Pour pouvoir fonctionner pleinement, les tablettes et les téléphones Android doivent être liés à un compte Google. Par conséquent, si vous le souhaitez, vous pouvez synchroniser votre appareil avec O2S en passant par Google Agenda. Pour mettre en place cette synchronisation, merci de vous reporter au chapitre Google Agenda de cette notice. Si vous souhaitez mettre à jour directement O2S à partir de votre téléphone sans passer par Google agenda, vous devez télécharger une application. Pour cela, allez sur Google Play, puis cherchez et achetez l'application CalendarSync. O2S 33
Synchronisation Paramétrage Lancez votre application, cliquez sur le bouton Menu de votre téléphone et sélectionnez Create new WebICal. Ensuite dans l'écran qui s affiche, vous devez saisir ces informations : - Name : indiquez O2S - URL : https://www.office2s.com/office2s/caldav.php/ calendars/id/o2s - Username : id (avec id = identifiant O2S) - Password : mot de passe O2S 34 O2S
Ensuite cochez les cases Use two way sync, Is a active Webical et Primary Webical. Cliquez sur Save changes. Validez la création de ce calendrier. Retournez sur le menu général de l'application et cliquez sur Préférences. Vérifiez que dans le menu Import options les cases suivantes sont cochées ; dans le cas contraire, cochez-les : O2S 35
Dans le menu App specific options : Dans le menu Autosync : Enfin positionnez la périodicité de la synchronisation en cliquant sur Autosync period. Maintenant, si vous le souhaitez, vous pouvez déclencher manuellement la synchronisation de votre téléphone avec O2S ; pour cela cliquez sur le bouton Parse de l'application. Les tâches Les tâches ne sont pas synchronisées entre O2S et l'agenda Android car la gestion des tâches n'est possible sous Android qu'avec une application tierce. 36 O2S
O2S 37 Document mis à jour en septembre 2013