Guide des procédures
Table des matières 1 Gestion des procédures... 2 1.1 Création d une procédure... 2 1.1.1 Accéder au formulaire de création de la procédure... 2 1.1.2 Remplir le formulaire de création... 2 1.2 Modification d une procédure... 7 1.2.1 Accéder au formulaire de création de la procédure... 7 1.2.2 Modifier le formulaire de création de la procédure... 7 1.3 Suppression d une procédure... 10 2 Gestion des annexes... 11 2.1 Création d une annexe... 11 2.1.1 Accéder au formulaire de création... 11 2.1.2 Remplir le formulaire de création... 11 2.2 Modification d une annexe... 13 2.2.1 Accéder au formulaire de création... 13 2.2.2 Modifier le formulaire de création de la procédure... 14 2.3 Suppression d une annexe... 16 3 Gestion des documents non publiés... 17 3.1 Accéder à des documents non publiés... 17 3.2 Publier des documents... 17 4 Extraire la liste des documents... 18 1
En plus des droits de consultation rattachés au compte de tout utilisateur, le gestionnaire peut également déposer, modifier et supprimer les documents (procédures et annexes) enregistrés sur le site. Il est habilité sur un périmètre donné et ne pourra intervenir que sur les documents de ce périmètre. 1 Gestion des procédures 1.1 Création d une procédure 1.1.1 Accéder au formulaire de création de la procédure 1.1.2 Remplir le formulaire de création Référence de la procédure Identifiant Elle se décompose en deux parties : - La structure : la direction porteuse de la procédure ; et, - L identifiant numérique : il s agit du numéro de procédure Libellé Nom de la procédure Thème de rattachement (il est possible de rattacher un document à plusieurs thèmes d une même direction, en appuyant sur la touche Ctrl tout au long de la sélection) Thème Tout document doit obligatoirement être rattaché à un thème. Un premier clic sur le thème permet : - de dérouler l arborescence si une décomposition existe (dans ce cas, il faudra cliquer une deuxième fois sur le thème pour afficher la liste des documents qui y sont rattachés) ; ou, - d afficher la liste des documents rattachés à ce thème s il n existe pas de décomposition. C est parce que cette manipulation n est pas intuitive et que l utilisateur risque de ne jamais consulter les documents attachés au thème parent (ex : DAF), qu il est recommandé de toujours attacher les documents au niveau le plus bas de l arborescence (ex : Dépenses). 2
Population pouvant visualiser la procédure. Visibilité Les populations non identifiées dans ce champ ne connaîtront pas l existence de cette procédure (celle-ci ne s affichera pas dans la liste des procédures) Si la restriction souhaitée n existe pas, n hésitez pas à demander sa création aux Animateurs contrôle interne. Mots-clés Ces mots-clés seront pris en compte par le moteur de recherche. Il n existe pas de séparateur prédéfini (cela peut être un espace, une virgule, un saut de ligne, etc.) Un délai d une heure max est nécessaire pour que ces mots soient intégrés au moteur de recherche. Description Une brève description peut être saisie dans ce champ. Elle apparaîtra sur la page d accueil de la procédure. Les mots compris dans ce champ seront également intégrés au moteur de recherche (au bout d un délai d une heure maximum). Le champ format de texte situé sous le bloc Decription doit être conservé en «description procedure» Le gestionnaire a deux possibilités : Document 1- Fournir un lien qui permettra de rediriger l utilisateur vers une procédure d une autre direction, ou vers un lien externe. le Guide des procédures étant une base de données des procédures rédigées dans un format unique, il est vivement conseillé d éviter les liens vers des pages externes au Guide des procédures (cette remarque est valable uniquement pour les documents de type Procédure) 3
2- Télécharger un document pdf qui sera chargé sur le site et qui pourra être consulté et téléchargé par l utilisateur. Afin de faciliter et donc fiabiliser la mise à jour des procédures, une même procédure ne doit pas être déposée sur deux directions différentes. Si le besoin existe, il est donc important de favoriser l utilisation de lien interne au Guide des procédures. Ce bloc permet de créer des liens vers des documents existants (cf. 2.1 Création des annexes). Il faut pour cela cliquer sur le bouton «ajouter des éléments». La manipulation se fait ensuite en deux étapes : Annexe(s) 1. A l aide des filtres, réduire la liste des annexes pouvant potentiellement être attachées 2. Sélectionner les annexes à rattacher et valider 4
1 2 Un document situé sur un thème donné ne remontera pas en résultat d une recherche faite sur son thème parent (ex : un document sur DAF > Dépenses ne sera pas trouvé si la recherche porte sur le thème DAF) Après avoir cliqué sur «Valider», les documents sélectionnés sont rattachés mais la fenêtre «Annexes» ne se ferme pas. Cela laisse la possibilité au gestionnaire de renouveler l opération sur d autres types de document ou d autres thèmes si nécessaire. Après avoir lié tous les documents, vérifier que les liens sont bien paramétrés : - Dans l exemple ci-dessous, les annexes FO-DEPIL-7 test FO et MO- DEPIL-30 FO test sont liées à la procédure : 5
- Dans l exemple ci-dessous, les annexes FO-DEPIL-7 test FO et MO- DEPIL-30 FO test ne sont pas liées à la procédure : Procédure(s) liée(s) Le gestionnaire a aussi la possibilité de créer un lien vers d autres procédures. Le principe est le même que pour l insertion des annexes sauf que le filtre disponible porte uniquement sur la structure (c.à.d. le thème de rattachement de la procédure à lier) et non sur le type de document (AC, AF, DEVE, etc.). Envoyer un e- mail de notification aux abonnés Cette option permet d envoyer (ou non) un e-mail aux abonnés du thème sur laquelle la procédure est créée. Il sera informé de la création de ce nouveau document. Si le gestionnaire coche «non» : aucun mail ne sera envoyé Si le gestionnaire coche «oui» : un mail sera envoyé (sauf si l option de publication «Publié» est décochée) A noter : en création, le choix «oui» est coché par défaut Ce commentaire sera repris dans le mail envoyé aux abonnés. Il est optionnel. Commentaire à destination des utilisateurs - En création, il permet par exemple de spécifier aux abonnés que la procédure est accompagnée d annexes - En modification, il permet principalement de renseigner l abonné sur la nature de la modification apportée Informations sur les révisions La révision permet d enrichir la piste d audit Information de publication Par défaut, la seule information qui sera enregistrée est le nom du gestionnaire. Celui-ci a la possibilité de rajouter une date de publication. Options de publication Le gestionnaire a la possibilité de créer une procédure mais de ne pas la publier. Il suffit pour cela de décocher la case «publié». Celle-ci ne sera donc pas visible sur le site et aucun mail ne sera envoyé aux abonnés. La gestion de ces procédures est décrite dans le paragraphe 3 de ce document Les cases «Promu en page d accueil» et «Epinglé en haut des listes» ne doivent pas être cochées. 6
Pour que le paramétrage soit pris en compte, il faut impérativement enregistrer la saisie via le bouton «Enregistrer» en bas de la page. Si le gestionnaire sort de la page sans enregistrer, les saisies ne seront pas sauvegardées automatiquement. 1.2 Modification d une procédure 1.2.1 Accéder au formulaire de création de la procédure L utilisateur a deux solutions : o Réaliser les manipulations décrites dans le 1.1.1 de ce document ; ou, o Accéder à la procédure via l arborescence de la page d accueil en sélectionnant le document dans la liste proposée, puis en cliquant sur l onglet «modifier». 1.2.2 Modifier le formulaire de création de la procédure Pour saisir la (les) modification(s) nécessaire(s), il suffit de modifier le (les) champ(s) concerné(s). Dans l exemple ci-dessous, le titre a été modifié ainsi que la visibilité. 7
Le document : 1- Modifier le fichier joint ou le lien : o Pour modifier le ficher, il faut au préalable retirer le document existant avant de rattacher un nouveau document o Pour modifier le lien, il suffit d effacer l adresse du lien et/ou son intitulé et de renseigner les champs avec les nouvelles données 2- Modifier le type de document (lien ou document PDF) : Il suffit de décocher l option choisie initialement pour cocher l option retenue, puis de renseigner les champs comme spécifié en page 3. Les annexes et les procédures liées : o o Pour retirer les liens, le gestionnaire doit décocher le ou les documents à retirer Pour ajouter des liens, se référer à la partie relative aux annexes ou aux procédures liées dans le 1.1.2 L envoi de mail : Toute modification non mineure doit donner lieu à l envoi d un mail aux abonnés. o Si le gestionnaire coche «non» : aucun mail ne sera envoyé o Si le gestionnaire coche «oui» : un mail sera envoyé (sauf si l option de publication «Publié» est décochée) En modification, il n y pas d information par défaut. Le gestionnaire doit obligatoirement choisir entre «oui» ou «non». Le commentaire (optionnel) permet principalement de renseigner l abonné sur la nature de la modification apportée. Les révisions : L activation d une révision permettra de rajouter une ligne dans la piste d audit. Ce choix se fait via l onglet «Informations sur les révisions». La piste d audit est quant à elle accessible à partir de l onglet «révisions» de la procédure. o Pour des modifications de forme, il n est pas nécessaire de faire apparaître la modification dans la piste d audit. 8
o Pour des modifications de fond, il est conseillé de créer une révision et ajouter un commentaire expliquant la modification effectuée Piste d audit : Pour que les modifications de paramétrage soient prises en compte, il faut impérativement enregistrer la saisie via le bouton «Enregistrer» en bas de la page. Si le gestionnaire sort de la page sans enregistrer, les saisies ne seront pas sauvegardées automatiquement. L option de publication : Le gestionnaire peut publier une procédure jusqu à présent non publiée. Il faut pour cela cocher l option Publié. Cette modification aura pour effet d envoyer un mail aux abonnés du thème concerné pour les informer de la publication d une nouvelle procédure. 9
1.3 Suppression d une procédure Dans le formulaire de création de la procédure (cf 1.2.1), le gestionnaire doit cliquer sur le bouton «supprimer» en bas, à droite, du formulaire puis confirmer cette suppression (ou annuler s il s agit d une erreur). 10
2 Gestion des annexes 2.1 Création d une annexe 2.1.1 Accéder au formulaire de création 2.1.2 Remplir le formulaire de création Type de document PR : procédure FO : formulaire MO : mode opératoire TX : texte de référence GU : guide AU : Autre document Référence de l annexe. Identifiant Elle se décompose en deux parties : - La structure : la direction porteuse du document ; et, - L identifiant numérique : il s agit du numéro de l annexe Libellé Nom de l annexe Thème de rattachement (il est possible de rattacher un document à plusieurs thèmes d une même direction, en appuyant sur la touche Ctrl tout au long de la sélection) Thème Tout document doit obligatoirement être rattaché à un thème. Un premier clic sur le thème permet : - de dérouler l arborescence si une décomposition existe (dans ce cas, il faudra cliquer une deuxième fois sur le thème pour afficher la liste des documents qui y sont rattachés) ; ou, - d afficher la liste des documents rattachés à ce thème s il n existe pas de décomposition. C est parce que cette manipulation n est pas intuitive et que l utilisateur risque de ne jamais consulter les documents attachés au thème parent (ex : DAF), qu il est recommandé de toujours attacher les documents au niveau le plus bas de l arborescence (ex : Dépenses). 11
Population pouvant visualiser le document. Visibilité Les populations non identifiées dans ce champ ne connaitront pas l existence de cette annexe (celle-ci ne s affichera pas dans la liste des documents) Si la restriction souhaitée n existe pas, n hésitez pas à demander sa création aux Animateurs contrôle interne. Description Une brève description peut être saisie dans ce champ. Elle apparaîtra sur la page d accueil de l annexe. Les mots compris dans ce champ seront également intégrés au moteur de recherche (au bout d un délai d une heure maximum). Le champ format de texte situé sous le bloc Decription doit être conservé en «description procedure» Informations sur les révisions La révision permet d enrichir la piste d audit. Le gestionnaire a deux possibilités : 1- Fournir un lien qui permettra de rediriger l utilisateur vers une annexe d une autre direction, ou vers un lien externe. Document 2- Télécharger un document qui sera chargé sur le site et qui pourra être consulté et téléchargé par l utilisateur. 12
Envoyer un e-mail de notification aux abonnés Cette option permet d envoyer (ou non) un e-mail aux abonnés du thème sur laquelle l annexe est créée. Il sera informé de la création de ce nouveau document. Si le gestionnaire coche «non» : aucun mail ne sera envoyé Si le gestionnaire coche «oui» : un mail sera envoyé (sauf si l option de publication «Publié» est décochée) A noter : en création, le choix «oui» est coché par défaut Commentaire à destination des utilisateurs Information de publication Ce commentaire sera repris dans le mail envoyé aux abonnés. Il est optionnel. Par défaut, la seule information qui sera enregistrée est le nom du gestionnaire. Celui-ci a la possibilité de rajouter une date de publication. Options de publication Le gestionnaire a la possibilité de créer un document mais de ne pas la publier. Il suffit de décocher la case «publié» pour que celui-ci ne soit pas visible sur le site et aucun mail ne sera envoyé aux abonnés. La gestion de ces documents est décrite dans le paragraphe 3 de ce guide. Les cases «Promu en page d accueil» et «Epinglé en haut des listes» ne doivent pas être cochées. Pour que le paramétrage soit pris en compte, il faut impérativement enregistrer la saisie via le bouton «Enregistrer» en bas de la page. Si le gestionnaire sort de la page sans enregistrer, les saisies ne seront pas sauvegardées automatiquement. 2.2 Modification d une annexe 2.2.1 Accéder au formulaire de création L utilisateur a deux solutions : o Réaliser les manipulations décrites dans le 2.1.1 de ce document ; ou, 13
o Accéder à l annexe via l arborescence de la page d accueil en sélectionnant le document dans la liste proposée puis en cliquant sur l onglet modifier 2.2.2 Modifier le formulaire de création de la procédure Pour saisir la (les) modification(s) nécessaire(s), il suffit de modifier le (les) champ(s) concerné(s). Dans l exemple ci-dessous, le type ainsi que le titre ont été modifiés. Le document : 1- Modifier le fichier joint ou le lien : o Pour modifier le ficher, il faut au préalable retirer le document existant avant de rattacher un nouveau document o Pour modifier le lien, il suffit d effacer l adresse du lien et/ou son intitulé et de renseigner les champs avec les nouvelles données 2- Modifier le type de document (lien ou document pdf). Il suffit de décocher l option choisie initialement pour cocher l option retenue, puis de renseigner les champs comme spécifié en page 10. L envoi de mail : Toute modification non mineure doit donner lieu à l envoi d un mail aux abonnés. 14
o Si le gestionnaire coche «non» : aucun mail ne sera envoyé o Si le gestionnaire coche «oui» : un mail sera envoyé (sauf si l option de publication «Publié» est décochée) En modification, il n y pas d information par défaut. Le gestionnaire doit obligatoirement choisir entre «oui» ou «non». Le commentaire (optionnel) permet principalement de renseigner l abonné sur la nature de la modification apportée Les révisions : L activation d une révision permettra de rajouter une ligne dans la piste d audit. Ce choix se fait via l onglet «Informations sur les révisions». La piste d audit est quant à elle accessible à partir de l onglet «révisions» de l annexe. o Pour des modifications mineures, il n est pas nécessaire de faire apparaître la modification dans la piste d audit. o Pour des modifications majeures, il est conseillé de créer une révision et ajouter un commentaire expliquant la modification effectuée Piste d audit : 15
Pour que les modifications de paramétrage soient prises en compte, il faut impérativement enregistrer la saisie via le bouton «Enregistrer» en bas de la page. Si le gestionnaire sort de la page sans enregistrer, les saisies ne seront pas sauvegardées automatiquement. L option de publication : Le gestionnaire peut publier une annexe jusqu à présent non publiée. Il faut pour cela cocher l option Publié. Cette modification aura pour effet d envoyer un mail aux abonnés du thème concerné pour les informer de la publication d une nouvelle annexe. 2.3 Suppression d une annexe Dans le formulaire de création de l annexe (cf. 2.2.1), le gestionnaire doit cliquer sur le bouton «supprimer» en bas, à droite, du formulaire puis confirmer cette suppression (ou annuler s il s agit d une erreur). 16
3 Gestion des documents non publiés 3.1 Accéder à des documents non publiés Cette manipulation permet d accéder à la liste des documents non publiés sur le thème ou sous thème sélectionné (ne pas oublier d activer les filtres via le bouton «Appliquer») : Il suffit ensuite au gestionnaire de cliquer sur le document pour le visualiser, le modifier ou le supprimer comme tout autre document publié. 3.2 Publier des documents Pour publier ces documents, il faut modifier l option de publication de ce dernier : o Pour les procédures : 1.2 o Pour les annexes : 2.2 17
4 Extraire la liste des documents De quoi s agit-il? Une photo de la liste des documents déposés sur le Guide des procédures à un moment donné Comment y accède-t-on? En descendant tout en bas de la page d accueil et en cliquant sur le lien cidessous : Qui peut y accéder? Les gestionnaires Quelles sont les informations extraites? Colonne A : Type Annexe ou procédure Colonne B : Type de document Annexe : FO, MO, GU, AU, TX Procédure : Champ vide Colonne C : Structure Direction ou service commun Colonne D : Identifiant Annexe : Identifiant de l'annexe Procédures : Champ vide Colonne E : Colonne F : Identifiant numérique Libellé Annexe : Champ vide Procédures : Identifiant de la procédure Annexe : Libellé de l'annexe Procédures : Champ vide Colonne G : Libellé Annexe : Champ vide Procédures : Libellé de la procédure Colonne H : thème Thème de rattachement Colonne I : Visibilité Restriction de visibilité Colonne J : Date de création Date de création du document Colonne K : Date de dernière modification Date de dernière modification du document Colonne L : Message de révision Message saisi par le gestionnaire lors de la dernière modification Colonne M : Nombre de consultations Nombre total de consultation du document Colonne N : Date de dernière consultation Date de dernière consultation du document 18