Mai 2010 Synthèse des réponses au questionnaire de retour d expérience sur la gestion de la pandémie grippale et propositions qui en découlent (Document de travail) I - Prévention a) Les mesures de prévention recommandées dans les établissements, notamment la diffusion des gestes barrière (note de service n 2009-110 du 19 août 2009 relative à la distribution de brochures et affichettes) vous semblent-elles avoir eu un impact durable sur les comportements (ex : maintien des habitudes de lavage des mains)? Le niveau d équipement des établissements en matériel hygiénique a-t il progressé à cette occasion? Avez-vous des observations à formuler susceptibles d améliorer le dispositif? La situation de pandémie grippale a été l occasion de faire progresser les pratiques d hygiène (diffusion des «gestes barrière») au sein de l institution scolaire et d améliorer les équipements dans les établissements. Ce constat est partagé par l ensemble des académies qui par ailleurs s interrogent sur la pérennité des comportements et des financements alloués par les collectivités territoriales pour l achat de consommables et la réalisation de travaux d aménagements. Certaines académies ont noté un relâchement dans les pratiques à partir de novembre 2009 (début de la vaccination) et des difficultés à convaincre les (petites) communes à renouveler leur dotation pour l acquisition de produits d hygiène. Propositions : Valoriser auprès des jeunes les mesures d hygiène et rappeler à chaque rentrée les mesures d hygiène et les comportements à suivre. Inscrire dans le programme de travail des CESC des établissements un volet éducation à l hygiène et au respect des installations. Informer les collectivités, en liaison avec les ARS, sur les insuffisances éventuelles des équipements d hygiène mis en place dans certains établissements. 1
b) En ce qui concerne les personnels, des masques FFP2 ont-ils été utilisés dans votre académie? Si oui dans quelles circonstances? Si des masques FFP2 ont bien été utilisés dans l ensemble des académies, cette utilisation a toujours été strictement limitée à des cas bien précis: la prise en charge d élèves ou de personnels présentant des symptômes grippaux en attendant qu ils regagnent leur domicile. Par ailleurs, sauf à de rares exceptions, les masques FFP2 ont toujours été portés par des professionnels de santé, parfois par des directeurs d établissements en l absence des personnels soignants. Les masques ont été distribués (prépositionnés) dans les établissements en petite quantité (selon différentes clefs de répartition) à destination des infirmeries. Il semble qu au niveau de chaque académie ou IA une doctrine d utilisation plus ou moins sommaire ait été élaborée à propos de l utilisation de ces masques. Ainsi plusieurs témoignages font état d une instruction interdisant le port du masque dans les salles de classe. A noter une situation où le masque FFP2 a pallié la pénurie de masques chirurgicaux et a donc été utilisé pour des élèves présentant des symptômes grippaux. Ces masques, d un port très inconfortable, présentent néanmoins un aspect sécurisant pour les personnels. c) Les stocks de masques FPP2 vous paraissent-ils utiles pour faire face à différents types de pandémie? Les masques FFP2 apparaissent utiles dans un contexte précis caractérisé par un virus fortement contagieux et pathogène ce qui n est pas le cas du virus A/H1N1. Par ailleurs leur port doit être réservé en priorité aux professionnels de santé. Le fait qu ils présentent une durée d utilisation limitée dans le temps devrait conduire à réfléchir sur leur emploi dans l avenir (et donc sur leur renouvellement) compte tenu du fait que beaucoup seront périmés en 2011. Faut il continuer à prévoir l allocation de ces masques à diverses catégories de personnels (autres que soignants) dans le cadre de l activation des plans de continuité en phase 6 de pandémie est une interrogation qui semble largement partagée. Les masques chirurgicaux (ou anti projections) semblent pour beaucoup plus appropriés à la situation vécue. Un grand nombre d académies soulignent par ailleurs les difficultés rencontrées pour se fournir en masques chirurgicaux. La diffusion d une information précise sur les 2 types de masques (niveau de protection, conditions d utilisation, etc. ) est demandée par plusieurs académies. Propositions Réserver les masques FFP2 aux seuls personnels de santé et prévoir un renouvellement mixte (FFP2 et chirurgicaux) en fonction de cette orientation. (NB une circulaire intérieursanté sur l utilisation des masques?) Evaluer les besoins en fonction des recommandations du ministère de la santé au regard des risques à prévenir. 2
d) Autres observations sur les masques FFP2 et chirurgicaux. Comme l approvisionnement en masques chirurgicaux relevait exclusivement de l initiative locale (masques achetés par les mairies, les EPLE, les IA, les universités.) des situations contrastées se sont dessinées alimentant des critiques. Plusieurs académies regrettent que le ministère n ait pas passé commande de masques chirurgicaux, plus utiles dans les circonstances vécues que les FFP2, moins onéreux et non périssables. Par ailleurs toutes les académies, soulignant les dates de péremption des masques (2011 pour l essentiel) souhaitent obtenir des éclaircissements sur l avenir de leurs stocks bientôt périmés et leur éventuel renouvellement. A noter la remarque répétée de l inadéquation des masques aux morphologies enfantines et du mode de conditionnement des masques (FFP2) aux conditions de distribution dans les établissements. Propositions Saisir le ministère de la santé afin de connaître la stratégie interministérielle en matière de renouvellement de stocks de masques (conditions et modalités, règles de distribution et de conditionnement, sort des masques périmés) II - Information et communication a) Le dispositif d information et de communication sur la grippe A/H1N1 mis en place par les ministères (sites web, vade-mecum, dépliants, affichage, déclarations ministérielles...) tant à destination des familles, des élèves et des étudiants que des personnels vous semble-t-il avoir été adapté aux risques engendrés par la crise sanitaire? Précisez, le cas échéant, les lacunes observées dans les documents distribués ou mis en ligne. Nombre d académies se sont plaintes de ne pas avoir reçu en quantité suffisante les brochures d information à destination des familles. Cette documentation a toutefois été appréciée (qualité des contenus) comme d ailleurs l ensemble des informations mises en ligne sur les sites web qui traitaient du sujet. L information a été jugée parfois trop abondante, et distribuée par trop de canaux différents, notamment sur internet avec la multiplication des sites. ( INVS, Santé, MEN, MENSR, Pandémie, etc..) En ce qui concerne la publication des informations officielles (circulaires ) quelques académies ont souligné qu elles avaient été informées avant parution des textes au BO. Elles souhaitent également une cohérence plus claire entre les informations provenant du ministère de l intérieur, de la santé et du MEN. Enfin certaines ont engagé une action sans attendre une circulaire ministérielle, ce qui a pu rendre parfois inutile le travail de préparation des documents pour la campagne de vaccination réalisé au niveau central. Quelques difficultés liées à la nécessité de faire traduire les documents ont par ailleurs été rapportées. Toutefois dans certaines académies à forte population étrangère les documents à destination des familles ont bien été traduits ( turc, arabe..) 3
Propositions Améliorer l actualisation des fichiers d adresses et des effectifs correspondants (écoles, collèges, lycées) issus des bases gérées par la DEPP Demander aux académies de mettre à jour certaines de leurs listes de diffusion (adresses méls des personnels de direction de l enseignement privé par exemple) Alerter plus rapidement les services déconcentrés sur les textes en préparation (annonce des textes en préparation sur la liste de diffusion Pleiade) b) Dans la gestion quotidienne de l épidémie, avez-vous manqué d informations de la part de l administration centrale, des établissements, des autres acteurs impliqués (préfecture, DDASS, collectivités territoriales...)? Si oui précisez la nature des problèmes qui se sont posés. Dans leur grande majorité, les services déconcentrés de l éducation nationale n ont pas manqué d informations pour gérer quotidiennement l épidémie de grippe A/H1N1. Quelques uns signalent cependant des lacunes (par exemple l absence d information sur le traitement des cas de femmes enceintes exerçant dans les établissements où circule le virus) En ce qui concerne les échanges d information avec les autres services de l Etat, ils sont jugés en général satisfaisants, parfois excellents notamment avec les préfectures. Quelques difficultés relationnelles sont apparues ici et là avec les DDASS souvent débordées par l ampleur de leurs tâches. Les échanges d information entre l échelon départemental et les établissements n ont pas donné lieu à des difficultés particulières. Des applications informatiques ont été mises en place dans un petit nombre d académies pour faciliter la remontée des données vers les IA et les services du rectorat. Proposition Proposer aux académies intéressées les applications mises en œuvre qui permettent aux établissements de faire remonter et d agréger en temps réel des signalements vers les IA et les services rectoraux. Le niveau des risques auxquels étaient susceptibles d être exposés les personnels de santé ou enseignants gagnerait à être plus rapidement déterminé afin d éviter les initiatives locales appliquant le principe de précaution de manière diverse et parfois hâtive. c) Autres observations relatives à l information et à la communication. Les académies parviennent pour la plupart d entre elles au même constat qu il est très difficile de gérer la communication quand les medias ont systématiquement une longueur d avance et annoncent les décisions (parfois entachées d erreurs) qui vont être prises par les pouvoirs publics. Le discours institutionnel devient alors inaudible. Cette situation est déstabilisante pour les services. Dans ce contexte, la désignation d un interlocuteur unique pour les medias (Préfet) semble avoir été appréciée même si elle n a pas été de nature à équilibrer la communication. La communication du ministère était perçue comme décalée par rapport aux préoccupations des territoires ultramarins qui avaient connu l épidémie de grippe AH1N1 avec quelques mois d avance. 4
Les outils numériques (groupe des correspondants académique sur l intranet Pléiade.. ) se sont révélés utiles pour partager l information et poser des questions. Les remontées d information quotidiennes vers les administrations centrales à des fins statistiques ont occasionné un gros travail qui aurait pu être simplifié si les demandes exprimées par les différents services avaient été plus homogènes. En ce qui concerne la vaccination, plusieurs académies insistent sur l importance des messages «portés» par les établissements et leurs personnels. C est le défaut de ce type de communication de proximité qui, entre autre, a notablement influencé les décisions prises par les familles. Propositions Appeler l attention des chefs d établissements sur la «neutralité» que doivent observer les personnels vis-à-vis de la communauté éducative sur les questions sanitaires. L agrégation des données académiques via les formulaires de l intranet Pleiade a bien fonctionné dans une optique de communication interne de crise. Il reste à faire évoluer l outil permettant de publier des présentations consolidées plus variées. Structurer un dispositif de validation rapide des messages ou réponses ministériels aux questions posées quotidiennement par les académies. Rechercher avec le ministère de la santé et celui de l intérieur une déclinaison spécifique des dispositifs pour l Outre-mer III - Fermetures d établissements a) Avez-vous des observations à formuler à propos de la gestion des fermetures d établissements? La circulaire «impact sur le milieu scolaire et conduite à tenir», n 2009-111 du 25 août 2009, vous parait-elle adaptée à la situation vécue? C est l un des 2 sujets majeurs de récrimination des académies avec celui de la vaccination. Les réponses soulignent les défauts suivants : - insuffisance d explication sur les objectifs des fermetures, - manque de précision sur les définitions des cas avérés, des cas suspects entrainant une confusion aussi bien chez les professionnels de santé et les responsables administratifs que dans le grand public, - inadaptation de la circulaire (3 cas groupés) dès lors que le virus circule activement dans la communauté scolaire. Il en a résulté une application hétérogène selon les départements qui va de l automaticité des fermetures dès lors que les conditions énoncées sont remplies à l absence de toute fermeture, notamment suite à la publication par l INVS le 16 septembre d un document mettant en cause le bénéfice des fermetures en phase de circulation active du virus. Cette disparité de traitement a suscité bon nombre d interrogations chez les parents d élèves auxquelles les responsables d établissement n ont pas toujours été en mesure de répondre. Beaucoup de familles dans le premier degré ont préféré dans ces conditions garder leur enfant à la maison dès l apparition de la moindre fièvre accentuant ainsi l absentéisme sans que l on puisse incriminer le virus AH1N1. La procédure de déclaration des cas groupés a été jugée très lourde et complexe et a certainement nui à la rapidité des décisions donc à l efficacité de la mesure de fermeture. 5
Le circuit : directeur d école, IEN, IA, recteur, DDASS, préfet a parfois été simplifié. Une IA mentionne avoir mis en place une application informatique pour signaler les cas. Une académie signale le peu de réalisme, compte tenu du nombre d établissements, de vouloir, comme l indique la circulaire, faire déclarer les cas groupés directement auprès des DDASS par les directeurs d établissements, ce qui est d ailleurs contraire à la procédure existante pour les maladies contagieuses. Proposition Définir précisément les termes médicaux utilisés dans les circulaires. b ) Autres observations sur les fermetures d établissements La communication sur la circulaire du 25 août 2009 a principalement mis en évidence auprès du grand public la notion des «3 cas groupés» occultant quelque peu la suite du message, à savoir l analyse de la situation locale et conjoncturelle. Celle-ci pourtant a été prise en compte par l ensemble des préfets conduisant à des décisions hétérogènes selon les départements. Ainsi le facteur d appréciation des préfets a engendré un sentiment d incohérence au sein de la communauté éducative qui s attendait à plus d homogénéité dans le traitement des fermetures. A noter le caractère peu opératoire dans l enseignement supérieur de la procédure de signalement de cas prévue par la circulaire du 23 octobre 2009. (très peu de signalements de cas traduisant une volonté de ne pas favoriser l interruption des cours) IV - Plans de continuité administrative a) Tous les établissements ( EPLE, enseignement supérieur) de l académie avaient-ils communiqué leur plan avant la rentrée scolaire et universitaire? Ces plans ont-ils été examinés? Peut-on en tirer des enseignements et, si oui, lesquels? La quasi-totalité des établissements (EPLE, universités) avaient communiqué leur plan de continuité administrative à la rentrée. Seuls quelques établissements privés n avaient pas répondu aux sollicitations des services académiques. Les plans n ont pas fait l objet partout d un examen systématique. La qualité des plans varie selon la taille des établissements et reflète la gouvernance qui s y exerce. Une partie des plans (petites et moyennes structures) se réduit souvent à la simple élaboration d une liste de personnes indispensables pour faire fonctionner l établissement en mode dégradé. (cellule de crise) Dans quelques académies le plan de continuité a été inséré dans la rubrique grippe et événements sanitaires créée dans le document unique du chef d établissement (DU) et mis en ligne pour être consultable par les différents services académiques. Dans un registre différent, une académie a mis au point un système d alerte par SMS destiné à l ensemble des responsables d établissement. 6
b) Les plans de continuité administrative ont-ils été activés à l occasion des fermetures d une semaine intervenues suite à l existence de cas groupés dans certains établissements? Les plans n ont pas été activés car la situation ne correspondait pas à celle qui est prévue pour leur déclenchement.( durée, gravité, niveau d épidémie ) Toutefois dans les établissements fermés pendant une semaine le souci a été de maintenir les liaisons avec les interlocuteurs habituels. A noter que dans un cas au moins des parents d élèves se sont organisés à l extérieur de l établissement pour faire garder ensemble les élèves en attendant la reprise des cours. Une interrogation des académies concerne la position à adopter relative aux professeurs en poste partagé sur plusieurs établissements dont l un au moins est fermé pour cause de grippe. c) Ces plans doivent-ils être améliorés à la lumière de cette expérience? Ces plans ne doivent pas être mis de côté sous prétexte que l épidémie de grippe est terminée. Il convient de les faire vivre et évoluer notamment en fonction de la gravité de l épidémie. Une académie envisage de développer une application pour en disposer en permanence en ligne et faciliter leur actualisation. La fermeture des établissements semble par ailleurs avoir fait prendre conscience du chemin à parcourir pour mettre en place une véritable organisation de télétravail. Propositions Mettre en ligne les plans de continuité des établissements (ou les bonnes pratiques quand elles sont identifiables) Prévoir des groupes de réflexion académiques sur les conditions et modalités du télétravail en cas de courtes interruptions du fonctionnement des établissements. Vérifier l existence de dispositifs de communication rapide entre les chefs d établissement et les IA. V - Continuité pédagogique a) Un dispositif national tel que celui prévu dans le plan ministériel comportant la diffusion en une seule fois pour l ensemble du territoire d émissions radiophoniques et télévisuelles vous parait-il devoir être reconduit dans l avenir? Si certaines académies soulignent que ce dispositif n est valable que dans le cas d une pandémie qui frappe en une seule fois l ensemble du territoire national et occasionne la fermeture simultanée de tous établissements scolaires, d autres en revanche insistent sur la pertinence d utiliser à l avenir des outils pédagogiques qui peuvent être activés avec souplesse en fonction de la demande. ( VOD, Web TV,) b) Avez-vous eu connaissance d expérimentations innovantes en matière d utilisation des nouvelles technologies pour maintenir le lien avec les élèves pendant les périodes de fermeture de classes ou d établissements. Si oui, pouvez-vous les décrire succinctement, ou, à défaut, simplement les citer. 7
Un certain nombre d académies font état du rôle central joué par les ENT pendant la brève période de fermeture. Par ailleurs un établissement fermé avait prévu dans son plan de continuité de rendre opérationnel son site Web pour que les enseignants puissent poster des informations en direction de leurs élèves. Une académie par le biais du CRDP a ouvert un espace où chaque établissement peut créer des blogs. Même si les exemples cités ne sont pas très nombreux, il semble que les fermetures de classes et/ou d établissements aient été l occasion pour un petit nombre d enseignants et de chefs d établissements de réfléchir à l apport des technologies du numérique au maintien de la continuité pédagogique en période de crise sanitaire. Dans le supérieur, il est fait mention de quelques universités ( Paris Descartes, Dauphine, Nice ) où l usage des outils numériques est en passe de se banaliser auprès des étudiants et des enseignants. c) Avez-vous d autres observations à formuler sur des pratiques innovantes en matière de continuité pédagogique? Chacun s accorde pour insister sur l importance à favoriser l usage des outils numériques au sein de l institution scolaire. Toutefois la motivation pour appuyer les initiatives qui vont dans ce sens ne semble pas également partagée entre tous les acteurs de la communauté éducative. (manque d intérêt de la part de certains corps) Propositions Etablir un bilan spécifique sur l utilisation des TIC en période de crise, ainsi que sur le développement des ENT dans les EPLE. (STSI) Anticiper au niveau de chaque EPLE une organisation de la continuité pédagogique dans un contexte de fermeture momentanée des classes. Etudier les évolutions possibles du dispositif de diffusion de programmes radio et télévisuels conçus par l IGEN et le CNDP. VI - Voyages à l étranger a) Avez-vous rencontré des difficultés dans la gestion des déplacements à l étranger? La circulaire «déplacements à l étranger dans le contexte d épidémie de grippe» n 2009-132 du 30 septembre 2009 vous a-t-elle facilité la tâche? La circulaire a été bien accueillie par l ensemble des académies. Elle est intervenue trop tardivement, de l avis de certains, pour régler les problèmes apparus en début d année scolaire et à fortiori ceux de la fin de l année scolaire précédente. Par ailleurs plusieurs académies l ont jugé trop imprécise et attendaient de l administration centrale une position plus affirmée qui ne leur laisse pas en définitive la responsabilité de la décision finale. Les principales difficultés évoquées concernent les annulations qui n ont pas donné lieu au remboursement des frais avancés en raison d absence d assurance annulation. 8
Dans le supérieur, le cas des étudiants étrangers malades demandant leur rapatriement sanitaire a suscité des difficultés qui ont été réglées au cas par cas en raison du faible nombre de demandes. Propositions Examiner (avec la DAJ et avec le MAE) les conditions dans lesquelles les difficultés rencontrées (assurances de voyages scolaires, gestion des étudiants étrangers) pourraient être surmontées. VII - Campagne de vaccination a) L organisation de la campagne de vaccination dans les départements de votre académie a-telle été strictement conforme aux termes de la circulaire «campagne de vaccination des enfants d âge scolaire» n 2009-166 du 9 novembre 2009 ou a-t-elle connu des inflexions sur décision des autorités préfectorales ou pour d autres raisons? Dans l ensemble l organisation de la campagne de vaccination a été conforme aux termes de la circulaire du 9 novembre 2009. Quelques aménagements ont été apportés ici et là par les préfets en fonction des situations locales. - Vaccination des personnels en même temps que les élèves dans plusieurs départements. - Dans certaines zones, regroupement des élèves à vacciner dans un seul établissement. - Vaccination systématique des élèves dans les centres départementaux pour un département Dans la très grande majorité des cas, les EMV n étaient composées que de personnels EN. Parfois les services académiques ont dû s opposer aux préfets sur la question de l affectation des personnels de santé EN afin de les maintenir en priorité dans les EMV. A noter que parfois l approvisionnement des EMV en vaccins et fournitures n a pas été assuré tel que prévu par la circulaire mais intégralement pris en charge par les équipes EN. En ce qui concerne le supérieur il semblerait que l information sur la vaccination auprès des étudiants ait été déficiente, du moins dans une académie qui en fait le constat. b) Cette organisation vous a-t-elle donné une impression d efficacité? Le cas échant, précisez les points qui auraient pu selon vous être gérés différemment. Toutes les réponses soulignent que l offre de vaccination a été proposée à tous les élèves pratiquement dans les temps impartis. Dans ces conditions on ne peut nier à l organisation mise en place une certaine efficacité. Toutefois beaucoup d académies mentionnent que si la demande de vaccination des élèves avait été supérieure et conforme aux objectifs espérés, elle n aurait pas pu être satisfaite en raison notamment : - d une organisation de la campagne faite dans l urgence qui a donné lieu à des «cafouillages» (modification du public ciblé par la vaccination dans les établissements alors que les services avaient anticipé une organisation pour vacciner dans les écoles, envoi par l administration centrale de documents pour les familles ( questionnaires, autorisation parentale) déjà élaborés (différemment) et reprographiés au niveau des services 9
académiques, édition des bons CNAM dans les établissements pour remédier à leur non distribution aux familles. (1 élève sur 5 au moins n en était pas muni!) ; -de moyens humains et matériels insuffisants mobilisés sans aucun renfort extérieur. (les vaccinations en EMV ont été réalisées uniquement par les personnels de santé du ministère sans aide extérieure : ambigüité de la circulaire sur la composition des EMV). Ces personnels étaient par ailleurs sollicités pour aller vacciner dans les autres centres. La logistique de la campagne en établissements (approvisionnement, transport, chaine du froid ) a été bien souvent intégralement prise en charge par les personnels de l EN sans qu ils bénéficient de l appui des centres départementaux) ; - les opinions exprimées s accordent sur le fait que la campagne aurait été plus efficace si la vaccination avait été proposée aux personnels des établissements en même temps qu elle était proposée aux élèves. D une part parce que le calendrier était plus favorable à la vaccination en novembre décembre qu un janvier février, d autre part parce que la vaccination des adultes dans les établissements aurait eu valeur d exemple ; - le choix même de constituer des équipes mobiles (EMV) pour vacciner les élèves suscite quelques interrogations. Certaines académies estiment que le dispositif aurait été plus efficace si tous les élèves avaient été vaccinés (avec leur famille) dans les centres départementaux. Une académie semble regretter que l on ait pris en compte les refus de vaccination opposés par les élèves alors que les parents avaient donné leur accord ; - enfin certaines académies relèvent la très importante disparité du taux d élèves vaccinés selon la localisation géographique des établissements (centre ville /périphérie), leur statut (public/privé) et leur nature (enseignement général/enseignement professionnel) c) Quelles conclusions tirez-vous des résultats de la campagne de vaccination dans votre académie? Si le ministère a fait la démonstration qu il était capable de mettre en place très rapidement une campagne de vaccination pour les élèves, au prix d une mobilisation exceptionnelle de ses personnels, ceux-ci ont l impression d avoir beaucoup donné (plus que d autres personnels de santé) pour un résultat relativement décevant. L absence de démarche de sensibilisation du public ciblé (scolaire) en raison des délais trop contraints impartis à la campagne explique le faible taux de vaccination. Parmi les points positifs on relèvera, plusieurs fois mentionnés, le renforcement de la cohésion des personnels de santé (binôme médecin /infirmière) et des liens avec les services préfectoraux. d) Avez-vous des données sur le degré de mobilisation des étudiants en médecine pour la campagne de vaccination? Les quelques réponses font apparaître des situations contrastées : - pas d étudiants en médecine recensés pour exercer au sein des EMV ; - faible participation dans les centres départementaux ; - les réquisitions des étudiants en médecine ne semblent pas avoir été faites de façon systématique ni avoir suivi une logique partagée par l ensemble des préfets. 10
e) Autres observations sur la campagne de vaccination. Il est signalé qu un délai de 2 mois et demi s est écoulé entre la diffusion de la première circulaire (21août) sur la vaccination et la diffusion de la seconde (9 novembre). Cette durée pendant laquelle le vaccin a été produit- a été mise à profit par les services académiques pour anticiper des dispositions de mise en œuvre de la vaccination qui se sont révélées en définitive inopérantes au regard des instructions de la circulaire du 9 novembre, la campagne nationale de vaccination ayant commencé le 12 novembre. Bon nombre de services académiques ont été contraints en quelques jours de modifier leurs plans et de revoir l ensemble des documents nécessaires à l organisation de la campagne dans les établissements. A ce propos la question de l autorisation parentale (une ou deux signatures) ajouta une part d incertitude à la procédure (de même que le nombre d injections) Certaines académies soulignent le caractère contraignant pour les EMV de repasser en fin de journée au centre de vaccination afin de rendre les vaccins non consommés. En zone rurale, ce mode d organisation a alourdi les horaires de travail ainsi que les frais de déplacement ; il a obligé par ailleurs les EMV à intégrer dans leur planning de visites des établissements les heures de fermeture des centres de vaccination, d où l impossibilité de vacciner à des heures tardives. Si les adultes volontaires avaient été autorisés à se faire vacciner en établissements, ils auraient pu certainement contribuer à résorber les reliquats de vaccins et auraient évité aux EMV le retour vers les centres de vaccination. En ce qui concerne la seconde campagne (janvier février), les premières données relatives au très faible taux de vaccination des personnels auraient pu susciter (à la mi janvier) selon certains une directive ministérielle mettant fin prématurément à la campagne. Deux mois après la fin de campagne de vaccination, certaines modalités de remboursement de frais ou d allocations dues aux personnels ne semblent pas connues des services académiques. Certains services de santé du supérieur regrettent de ne pas avoir été autorisés à mettre leur centre au service de la campagne de vaccination. A partir des problèmes rencontrés il ne semble pas que des règles pérennes puissent être dégagées de l expérience vécue, chaque campagne ayant ses propres caractéristiques. Propositions : Certains points toutefois méritent d être clarifiés car inhérents à l organisation de toute campagne de vaccination impliquant les EPLE : Le rôle des chefs d établissement centre de vaccination. L autorisation parentale (confirmer la position définitive sur ce sujet) Les modalités de paiement des vacations effectuées et de remboursement des frais engagés. VIII - Médecins et infirmiers(ères) de l éducation nationale a) A la lumière de l expérience, le rôle dévolu aux personnels de santé par la circulaire n 2009-112 du 9 août 2009 vous parait-il adapté aux situations de crise? Précisez si nécessaire votre réponse. Si cette circulaire est jugée utile dans la mesure où elle définit les rôles par niveau de responsabilité des personnels de santé EN, elle ne traite qu incidemment de la vaccination en mentionnant que «le médecin de prévention peut être amené à participer à des opérations de 11
vaccinations». L expérience de la campagne fait ressortir que le personnel de santé de l EN a été employé très au-delà de ce que prévoyait la circulaire du 9 août. (préparation des locaux, gestion des commandes, transport des vaccins, fourniture des glacières et des kits d urgence ) La circulaire n aborde pas la situation où les personnels de santé de l EN se trouvent réquisitionnés. Il faudrait inclure dans la circulaire les obligations des personnels de santé de l EN en cas d affectation à des missions d urgence sanitaire. Dans le supérieur il est signalé que bon nombre d étudiants présentant les premiers symptômes de la grippe se sont adressés aux services de médecine préventive pour bénéficier de soins. Du fait de l interdiction de prescription qui frappe ces services et en l absence de médecins traitant, les étudiants ont été renvoyés vers les urgences. Cette solution appelle sans doute un encadrement plus précis des fonctions des services en cas de pandémie grave. b) Autres observations sur les personnels de santé. La vaccination a eu un impact sur les missions traditionnelles des services de santé scolaire (bilans de 6 ans, visites d aptitude au travail sur machines dangereuses, dossier de demande d aménagement d examens.) La mobilisation des volontaires a été faible dans certaines académies et il a été nécessaire de réquisitionner tous les personnels. Très peu de personnels ont refusé de participer à la campagne. Une académie estime que le peu de succès rencontré par la vaccination entame la crédibilité des personnels de santé. Pour une autre cette campagne a réactualisé le «traumatisme» de l hépatite B et a entretenu le sentiment de dévalorisation du travail au quotidien. La mobilisation des personnels de santé a entrainé des charges supplémentaires pour les académies (frais de déplacements.) A noter que ces frais ont été parfois pris en charge par les préfectures ce qui traduit une certaine hétérogénéité dans le traitement comptable et financier de l opération. Proposition Préciser le rôle des services de médecine préventive dans les universités en cas de crise sanitaire. IX - Corps de réserve sanitaire a) Avez-vous des indications sur l importance des personnels de santé de votre académie qui se sont portés volontaires pour participer au corps de réserve sanitaire? Les services académiques ne semblent pas bien informés sur le fonctionnement du corps de réserve sanitaire et n ont que des données parcellaires concernant le nombre de personnes qui se sont portés volontaires.. On peut néanmoins estimer que leur nombre est très faible au regard des observations mentionnées. 12
b) Autres observations sur le corps de réserve sanitaire. L existence de ce corps soulève des interrogations. Procédure complexe d inscription, manque d incitation, intervention de l EPRUS L intérêt de rejoindre ce corps est limité quand les personnels savent qu ils seront réquisitionnés. X - Réquisitions a) Les personnels de santé du ministère de l éducation nationale ont été réquisitionnés pour participer à la campagne de vaccination. Pouvez-vous recenser, le cas échéant, les difficultés qui sont apparues à cette occasion? Les réponses mettent en évidence des situations contrastées d un département à l autre. Certains préfets ont procédé directement à des réquisitions sans dénombrer préalablement le nombre de volontaires. Les réquisitions étaient la plupart du temps collectives, pas toujours précisément renseignées sur les horaires et les lieux. Les ordres de réquisitions sont arrivés tardivement, (parfois postérieurement à la mission) quand ils parvenaient à leur destinataire. (adresses) La notion de «réquisition volontaire» a nécessité beaucoup d explications et de pédagogie pour faire comprendre aux personnels l intérêt de la mesure. Toutefois, devant le nombre insuffisant des personnels volontaires, la réquisition de non volontaires a pris le pas, troublant l argument selon lequel la réquisition comme mesure protectrice des volontaires. A noter qu une organisation syndicale a demandé à ses adhérents de manifester sa désobéissance en évitant toute communication ( courriel, teléphone ) pour ne pas être en mesure de prendre connaissance des convocations. Les personnels auraient souhaité connaître à l avance les programmes des réquisitions de façon à s organiser pour accomplir leurs tâches habituelles. b) Autres observations sur les réquisitions Selon les cas les réquisitions ont été bien ou mal vécues. Leur remise, au domicile personnel des intéressés, la veille au soir pour une prise de fonction le lendemain matin par des représentants de la force publique a été diversement apprécié par les personnels (peu nombreux) qui en ont fait l expérience. Les intéressés attendent le versement de l indemnité exceptionnelle pour heures supplémentaires et le remboursement des frais de déplacement. Une académie se demande s il ne serait pas préférable de définir dans les textes les obligations (exceptionnelles) qui incombent aux personnels de santé de l éducation nationale en période de pandémie. Si le choix en faveur de la réquisition comme mode de gestion des personnels en cas de crise sanitaire grave est préféré à celui d une évolution des statuts des personnels de santé, il convient de rendre, dans ce cadre, le processus de mobilisation plus efficace. 13
La notion de volontariat, qui ne semble pas avoir sensiblement contribué à la mobilisation, peut difficilement être retenue à l avenir si tous les personnels sont susceptibles d être réquisitionnés. Proposition Eviter dans l avenir de procéder à la réquisition de personnels en invoquant le volontariat. XI - Pilotage du dispositif de gestion de crise a) Le dispositif de pilotage mis en place aux niveaux académique et départemental (cellule de crise, coordination avec les préfectures ) s est il révélé efficace? Quelles sont les améliorations éventuelles à apporter? Les difficultés signalées renvoient à une organisation bipolaire (Préfecture IA DDASS / Rectorat administration centrale EN) qui ne semble pas toujours avoir trouvé son efficacité optimale. Le partage des tâches entre les deux pôles n est pas clairement défini et conduit dans certains cas à un doublonnage au sein même des services déconcentrés de l EN. Si l opérationnel est confié aux IA, le niveau académique joue le rôle d interlocuteur du MEN, de coordonateur vis-à-vis des collectivités territoriales et le référent des établissements supérieurs. A cette situation vient s ajouter pour certaines académies le «zonage défense» qui confère aux rectorats concernés des missions additionnelles qui n avaient pas été bien anticipées. (ex circuit supplémentaire dans la remontée d informations ) Au niveau des rectorats plusieurs formules de pilotage existent (médecin CT+ dircab, médecin CT+ SG ). En dépit d une certaine confusion l organisation tourne et a répondu aux attentes au prix de quelques ajustements. Un recadrage toutefois des rôles respectifs des IA et des rectorats en période de crise sanitaire pourrait être utile. Proposition Réexaminer, compte tenu de la mise en œuvre des ARS, les compétences respectives des chaque niveau départemental et régional en période de gestion de crise sanitaire. b) Certaines tâches accomplies par les services déconcentrés dans le cadre de la gestion de la crise auraient elles pu être évitées ou du moins allégées? Si oui lesquelles? D une manière générale la remontée des informations a été vécue comme une procédure très laborieuse. En raison, du rythme imposé (quotidien pour certaines selon un horaire variable) de la pluralité des destinataires et du manque de fiabilité de certaines données transmises (signalements de cas) 14
Par ailleurs il est souligné qu il n appartenait pas aux services de l EN d éditer les bons de vaccination à la place des services des caisses d assurances sociales. (une personne entièrement dédiée à ce travail dans certaines IA) Plusieurs réponses insistent sur la nécessité à l avenir de disposer d applications informatiques qui permettent la remontée d informations et leur agrégation entre les établissements, les IA et les rectorats voire les services des préfectures. Proposition Articuler, au niveau interministériel les demandes d information à remonter quotidiennement vers les services (ou les cabinets) des administrations centrales. c) Les décisions prises par la Cellule Interministérielle de Crise (CIC) vous ont-elles parues toujours synchrones avec la situation constatée sur le terrain? A plusieurs occasions les décisions prises au niveau national l ont été avec un certain retard par rapport à la réalité du terrain (ouverture d un plus grand nombre de centres de vaccination devant l afflux constaté, sollicitation des médecins généralistes en toute fin de campagne, vaccination des personnels EN au moment où ils n étaient plus demandeurs) Les réponses plaident en faveur d une plus grande autonomie du niveau local quant à l organisation pratique des opérations. d) Avez-vous fait face à des situations où vous étiez sans réponse par rapport aux questions posées? Si oui, lesquelles? Avez-vous eu à gérer des contradictions issues d instructions des différents services de l Etat? Le cas fréquemment cité où les services déconcentrés se sont trouvés sans réelle réponse de la part de l administration centrale concerne la position à adopter vis à vis des femmes enceintes travaillant dans un milieu professionnel impacté par le virus. Des instructions précises sur l usage des masques FFP2 ont également fait défaut à un moment donné. En ce qui concerne les informations contradictoires, les autorisations parentales pour la vaccination sont régulièrement citées ainsi que le signalement des cas, suite à la modification de la procédure INVS dont le ministère n a pas tenu compte. Proposition Si on ne peut pas définir à l avance un mode opératoire précis pour des populations à risque ( notamment les femmes enceintes), on doit veiller à ce que les interrogations les concernant trouvent rapidement réponse en coordination avec le ministère de la santé. e) La consultation des partenaires sociaux a-t-elle été suffisante pour informer les personnels des dispositions prises et les mobiliser pour lutter contre la pandémie? Quels autres moyens de communication avez-vous utilisés? 15
Toutes les académies métropolitaines ont procédé à la consultation des partenaires sociaux en réunissant à plusieurs reprises les instances appropriées. En outre dans plusieurs académies des réunions ciblées sur certaines catégories de personnels (chefs d établissement, directeurs d écoles.. ) ont été tenues pour les informer sur la situation. Les sites internet académiques ont servi de relais pour la diffusion de l information. Certaines observations font état du peu de mobilisation qui a suivi la tenue de ces réunions. f) Autres observations sur le pilotage du dispositif de gestion de crise. Il apparaît dans la plupart des réponses que le pilotage a été complexifié du fait de la multiplication des intervenants à chaque niveau (national, interrégional, régional, départemental) dans la chaîne de décision et d exécution. Une simplification s impose pour gagner en efficacité. La question d une plus large autonomie des services de santé de l EN dans la gestion d une crise sanitaire est posée par certaines académies dont les personnels soignants ont eu le sentiment d avoir été réduits à de simples exécutants. Quelques académies se demandent si l application du plan blanc élargi (article R3110-6 du code de la santé publique) n aurait pas permis d obtenir une meilleure couverture vaccinale. Une académie s étonne de ne pas avoir reçu d information sur la «sortie de crise» XII - Gestion des Personnels a) Au-delà de la forte mobilisation des personnels, que faut-il retenir de cette crise sur le plan de la gestion des ressources humaines dans l hypothèse du retour d une situation pandémique? Toutes les réponses font état de la nécessité d une meilleure préparation en amont de la crise. Doivent notamment être prévues de manière anticipée : les conditions d indemnisation et de défraiement des personnels mobilisés, les conditions d exercice des personnels présentant des pathologies ou des situations à risque, le rôle des personnels de santé des collectivités locales, le rôle des personnels de santé dans les universités, le rôle des chefs d établissement Même observation pour les modes d organisation (cellules de crise, circuits d information ) qui doivent être également prévus de même que les outils informatiques adéquats. Certaines académies insistent sur la nécessité de maintenir affectée aux tâches usuelles imparties aux services de santé une partie des personnels. Réduire le temps consacré à l improvisation en période de crise sanitaire est l élément sousjacent des diverses contributions et devrait être possible si l on tire tous les enseignements de l expérience vécue. Enfin l adhésion des personnels de santé est incontournable pour la réussite de la mobilisation, en montrant qu elle répond à un besoin de santé publique. 16