Pégase 3 Détermination des effectifs Dernière révision le 03/04/2007 http://www.micromegas.fr pegase3@micromegas.fr
Sommaire Effectifs des journaux de salaires...3 Effectifs des DUCS URSSAF...3 Calcul de l effectif présent à la fin de la période... 4 Calcul de l effectif présentant un bulletin dans la période... 5 Effectifs des DUCS ASSEDIC...5 Calcul de l effectif présent à la fin de la période :... 5 Répartition hommes / femmes :... 5 Calcul de l effectif présentant un bulletin dans la période... 6 Effectifs des DUCS retraite...6 Calcul de l effectif présent à la fin de la période :... 6 Calcul de l effectif présentant un bulletin dans la période... 8 Effectifs de la DMMO...8 L effectif de la période précédente... 8 L effectif des entrées de la période... 8 L effectif des sorties de la période... 8 L effectif au dernier jour de la déclaration... 8 La répartition hommes / femmes :... 9 Pégase 3 Détermination des effectifs 2/9
Plusieurs états dans Pégase 3, présentent des effectifs de salariés concernés. Le calcul de ces effectifs répond à des règles très précises et peut être différent d un état à un autre. Ces règles sont énoncées cidessous : Effectifs des journaux de salaires Les pages «totalisation par rubriques» des journaux de salaires présentent une répartition des salariés par genre & par catégorie. L effectif par genre est basé sur le champ «genre», renseigné en gestion des salariés (attention : on se base sur la fiche du salarié à la date du bulletin) : Si le genre est «Madame» ou «Mademoiselle», le salarié entre dans l effectif «femme», Si le genre est «Monsieur», le salarié entre dans l effectif «homme». Si le genre n est pas renseigné, le salarié entre dans l effectif «non codifié». Effectifs des DUCS URSSAF Le calcul des effectifs de la DUCS URSSAF a été légèrement remodelé suite à la parution d une circulaire de l ACOSS en septembre 2004. Ces dispositions sont présentes dans Pégase 3 à compter de la version 1.42(02) Novembre 2004. Sur les DUCS URSSAF apparaissent deux notions d effectifs : Dans le corps de l édition apparaît le nombre de salariés présents à la fin de la période. En pied de page, sous la mention «nombre de salariés ou d assurés rémunérés dans l établissement pour la période», apparaît le nombre de salariés ayant présenté un bulletin pendant la période. Une précision toutefois, concernant la sélection des bulletins : le choix de la sélection des bulletins de période à période doit être utilisé de manière restreinte. Il est réservé à votre propre usage interne et ne peut être utilisé pour l envoi de la DUCS papier ou EDI aux organismes sociaux (concerne la DUCS URSSAF, mais aussi la DUCS ASSEDIC et la DUCS retraite). En effet, une période 02 à 02 par exemple, peut correspondre au mois de février, mais également au mois de janvier dans le cas d un exercice de paie décalé (1 er décembre / 30 novembre). Difficile dans ces conditions pour le logiciel de déterminer avec exactitude la période abrégée (par exemple «0712» pour le mois de février 2007) avec ce choix. Il est donc préférable, dans la mesure du possible, de sélectionner les bulletins de date à date, trimestriellement, ou encore, en ne tenant compte que des seuls bulletins non clôturés, de manière à déterminer avec précision la période déclarée. Pégase 3 Détermination des effectifs 3/9
Calcul de l effectif présent à la fin de la période Pour les bordereaux mensuels (c'est-à-dire pour les bordereaux avec choix des seuls bulletins non clôturés) ou trimestriels : Si le salarié est désactivé ou en sommeil, il n est pas compté dans les effectifs. Sont comptabilisés tous les salariés qui ont un profil, dans lequel on a coché la case inclure dans les effectifs de la DUCS (Onglet Paramètres Divers ). Ils sont comptabilisés systématiquement pour une unité (pas de proratisation, même pour les temps partiels, que l on ait coché ou non la case Calcul automatique des effectifs ). Pour les bordereaux annuels : Si le salarié est désactivé ou en sommeil, il n est pas compté dans les effectifs. Si le profil du salarié ne doit pas être inclus dans les effectifs (option renseignée dans les profils salariés, page «paramètres divers»), le salarié n est pas inclus. Si «calcul automatique de l effectif» n est pas coché (en gestion salariés, page «options» onglet «divers»), prise en compte du taux renseigné sur cette même page «options» (Attention toutefois aux arrondis lors de la totalisation des effectifs. Par ailleurs, l effectif ne saurait être inférieur à 1). Exemple : Si «calcul automatique de l effectif» est coché : Si c est un temps partiel, le salarié compte pour le prorata entre son horaire et celui de l'établissement. (Attention toutefois aux arrondis lors de la totalisation des effectifs. Par ailleurs, l effectif ne saurait être inférieur à 1) Pégase 3 Détermination des effectifs 4/9
Si ce n est pas un temps partiel, le salarié compte pour 1. Remarque : Pour les bordereaux annuels, certains contrats spéciaux (CIE, CES,...) ne doivent pas être comptabilisés. De ce fait, il faudra dans leur profil, laisser la coche face à l option Inclure dans les effectifs de la DUCS (Onglet Paramètres Divers ), et dans la fiche salarié, décocher la case Calcul automatique, en précisant un taux de 0 (zéro). Calcul de l effectif présentant un bulletin dans la période Chaque salarié présentant un bulletin ou des bulletins dans la période, est pris pour 1 (même si temps partiel, apprenti, CIE, salarié en sommeil, etc...). Cet effectif comprend le nombre de salariés pour lesquels ont été versées des cotisations URSSAF pour la période de référence de la déclaration. Etrange : De ce fait, on peut parfaitement se retrouver avec un nombre de salariés rémunérés en pied de DUCS, supérieur au nombre de salariés présents à la fin de la période, sans que pour autant, il y ait eu des départs au cours de la période. C est tout à fait possible. Effectifs des DUCS ASSEDIC Sur les DUCS ASSEDIC apparaissent 2 notions d effectifs : Dans le corps de l édition apparaît le nombre de salariés présents à la fin de la période. En pied de page, sous la mention «nombre de salariés ou d assurés rémunérés dans l établissement pour la période», apparaît le nombre de salariés ayant présenté un bulletin pendant la période. Calcul de l effectif présent à la fin de la période : Pour chacun des salariés présents à la fin de la période (les salariés désactivés ne sont donc pas traités) : Si le salarié est en sommeil, il n est pas compté. Si «calcul automatique de l effectif» n est pas coché (en gestion salariés, page «options» onglet «divers»), prise en compte du taux renseigné sur cette même page «options». Si «calcul automatique de l effectif» est coché, le salarié compte pour 1 (même les temps partiels). Répartition hommes / femmes : L effectif présent à la fin de la période est réparti en effectif homme et femme. Cette répartition est basée sur le champ «genre», renseigné en Pégase 3 Détermination des effectifs 5/9
gestion des salariés (attention : on se base sur la fiche du salarié à la date du bulletin) : Si le genre est «Madame» ou «Mademoiselle», le salarié entre dans l effectif «femme», Si le genre est «Monsieur», le salarié entre dans l effectif «homme». Si le genre n est pas renseigné, prise en compte du numéro de sécurité sociale : si ce numéro commence par 1, le salarié entre dans la répartition «homme» ; s il commence par 2, le salarié entre dans la répartition «femme». Calcul de l effectif présentant un bulletin dans la période Chaque salarié présentant un bulletin ou des bulletins dans la période, est pris pour 1 (même si temps partiel, apprenti, CIE, salarié en sommeil, etc...). Cet effectif comprend le nombre de salariés pour lesquels ont été versées des cotisations ASSEDIC pour la période de référence de la déclaration. Effectifs des DUCS retraite Sur les DUCS RETRAITE apparaissent 2 notions d effectifs : Dans le corps de l édition apparaît le nombre de salariés présents à la fin de la période. En pied de page, sous la mention «nombre de salariés ou d assurés rémunérés dans l établissement pour la période», apparaît le nombre de salariés ayant présenté un bulletin pendant la période. Calcul de l effectif présent à la fin de la période : Pour chacun des salariés présents à la fin de la période (les salariés désactivés ne sont donc pas traités) : Si le salarié est en sommeil, il n est pas compté. Si le salarié est affilié à la caisse de retraite correspondante à la demande du bordereau. (en gestion salariés, page «options», onglet «Caisses») Pégase 3 Détermination des effectifs 6/9
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Calcul de l effectif présentant un bulletin dans la période Chaque salarié présentant un bulletin ou des bulletins dans la période, est pris pour 1 (même si temps partiel, apprenti, CIE, salarié en sommeil, etc...). Cet effectif comprend le nombre de salariés pour lesquels ont été versées des cotisations retraite à la caisse de retraite correspondante à la demande du bordereau pour la période de référence de la déclaration. Effectifs de la DMMO La déclaration mensuelle obligatoire des mouvements de main d œuvre (DMMO) propose la déclaration des effectifs de l entreprise, dans le paragraphe 2 du document officiel. Ces effectifs mentionnent le nombre d employés présents lors du mois précédent, les diverses entrées et sorties opérées en cours de mois, l effectif au dernier jour du mois déclaré et la répartition hommes / femmes. L effectif de la période précédente Il s agit du nombre de salariés présent lors du dernier jour de la période précédente. Dans Pégase 3, on calcule cet effectif en comptabilisant le nombre d employés à la date de fin du mois qui précède la période traitée. Exemple : pour la déclaration d avril 2004, sont comptés tous les salariés présents au 31 mars 2004, à savoir tous les salariés valides (au niveau de la datation) au 31 mars 2004 et pris en compte dans la période d entrées / sorties au 31 mars 2004. L effectif des entrées de la période Sont pris en considération, tous les salariés activés en datation pendant la période déclarée ou pour lesquels, une période d entrée / sortie a été ouverte. L effectif des sorties de la période Sont comptabilisés tous les salariés désactivés en datation ou dont aucune période d entrée / sortie n est ouverte à la date de fin de la période traitée. L effectif au dernier jour de la déclaration Il s agit du nombre de salariés présent lors du dernier jour de la période. Dans Pégase 3, on calcule cet effectif en comptabilisant le nombre d employés à la date de fin du mois de la période traitée. Exemple : pour la déclaration d avril 2004, sont comptés tous les salariés présents au 30 avril 2004, à savoir tous les salariés valides (au niveau de la datation) au 30 avril 2004 et pris en compte dans la période d entrées / sorties au 30 avril 2004. Pégase 3 Détermination des effectifs 8/9
La répartition hommes / femmes : Cette répartition s effectue dans un premier temps, en fonction du premier caractère du numéro de Sécurité Sociale. Si ce numéro n est pas renseigné, le genre du salarié (madame, mademoiselle, monsieur) sert de critère de tri pour cette répartition. Pégase 3 Détermination des effectifs 9/9