1. Qu'est ce que le télétravail? Conformément aux dispositions de l article L1222-9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci. 2. Le télétravail au sein de l organisme Sur la base de cette définition générale, le télétravail au sein des organismes s'entendra comme étant la situation où le salarié, sur la base du volontariat, effectuera son activité professionnelle alternativement à son domicile et dans les locaux de l organisme. Ce type de télétravail, dit pendulaire, sera formalisé par un avenant à durée déterminée à son contrat de travail. Le lieu d'exécution du télétravail sera inscrit dans l'avenant au contrat de travail et sera par défaut le domicile du salarié conformément à l'adresse indiquée sur les bulletins de paie. Cependant, un autre lieu de télétravail pourra être accepté sur proposition du salarié ou de l organisme, sous réserve de l'acceptation des deux parties et de sa conformité technique et fonctionnelle. Concernant les salariés en situation de maintien dans l'emploi ou de handicap, la portion du temps de travail réalisée à domicile pourra être supérieure à 50% à leur demande en fonction des préconisations du médecin du travail et en concertation avec le Département des Ressources Humaines. 3. Principes fondamentaux Le télétravail n'est pas un droit, ni une obligation mais une possibilité offerte par l'organisme Le télétravail a fait son entrée dans le code du travail avec la loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit. a) Principe du volontariat «Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et l employeur concernés.» (Article 2 de l'ani du 19 juillet 2005) L article L1222-9 du code du travail va plus loin car il est précisé que le refus d'accepter un poste de télétravailleur n'est pas un motif de rupture du contrat de travail. Le volontariat est fondé sur un principe d'acceptation mutuelle tant au niveau de l organisme que du salarié. Un salarié souhaitant travailler en télétravail pendulaire formalisera expressément sa demande au Département des Ressources Humaines et l'accompagnera de la «Grille d'éligibilité» remplie
préalablement par ses soins. Ainsi, la Direction de l organisme est habilitée à accepter ou refuser toute demande de télétravail, après examen de chaque demande individuelle sur la base du profil des candidats et de la compatibilité de leurs activités avec le télétravail. Le refus éventuel fera l'objet d'une réponse écrite et motivée de la Direction de l organisme. Le refus de télétravailleur ne peut être ni un motif de sanction, ni pénalisant par rapport au déroulement de carrière du salarié. b) Réversibilité permanente «Si le télétravail ne fait pas partie des conditions d embauche, l employeur et le salarié peuvent, à l initiative de l un ou de l autre, convenir par accord d y mettre fin et d organiser le retour du salarié dans les locaux de l entreprise.» (Article 2 de l'ani du 19 juillet 2005) Ainsi, conformément aux dispositions de l article L1222-9 du code du travail, le contrat de travail ou son avenant précise ( ) les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail. De plus, l article L1222-10 du code du travail précise que l employeur est tenu de donner priorité au salarié pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles et de porter à sa connaissance la disponibilité de tout poste de cette nature. A la demande de l'une ou l autre des parties, formalisée par écrit, l'organisation en télétravail peut s'arrêter dans le respect d'un délai de prévenance d'un mois (ramené à TROIS jours pendant la période dite d'adaptation), sauf accord entre les deux parties d'un délai plus court. La réversibilité implique le retour du télétravailleur dans les locaux de l organisme sur son site de rattachement et au sein de son équipe de travail. c) Égalité de traitement «Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l entreprise.» (Article 3 de l'ani du 19 juillet 2005) Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits individuels et collectifs que l ensemble des salariés de l'organisme, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d accès aux informations syndicales et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l organisme. De même, ils ont accès aux prestations du Comité d'entreprise tout comme les autres collaborateurs. Ils bénéficieront des mêmes conditions de participation et d'éligibilité aux élections des Instances Représentatives du Personnel. La charge de travail et l'amplitude horaire demandée au télétravailleur sont équivalentes à celles des salariés ayant des fonctions analogues mais travaillant en permanence dans les locaux de l organisme.
Les dispositions en matière de gestion de carrière, comme par exemple l'entretien annuel, et tout autre dispositif seront applicables de la même manière pour les télétravailleurs. d) L entretien du salarié En application des dispositions de l article L1222-10 du code du travail, l'employeur est tenu à l'égard du salarié en télétravail d'organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail. Préconisation : Lors de l entretien annuel d évaluation et d accompagnement, le manager devra interroger le salarié sur ses conditions d activité et sa charge de travail. e) Respect de la vie privée «L employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur. A cet effet, il fixe, en concertation avec le salarié, les plages horaires durant lesquelles il peut le contacter. Si un moyen de surveillance est mis en place, il doit être pertinent et proportionné à l objectif poursuivi et le télétravailleur doit en être informé. La mise en place, par l employeur, de tels moyens doit faire l objet d une information et d une consultation préalable du comité d entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel dans les entreprises qui en sont dotées.» (Article 6 de l'ani du 19 juillet 2005). Ainsi, l'organisation du télétravail à domicile s'exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté. L'avenant au contrat de travail fixe la plage horaire pendant laquelle le salarié doit être joignable à tout moment par l organisme. Le télétravailleur ne pourra pas être contacté en dehors des horaires d'ouverture de l'organisme. 4. Modalités pratiques de mise en œuvre a) Périodicité Afin de conserver un lien avec l'environnement de travail, le télétravail sera organisé en alternance avec des jours en télétravail à domicile et des jours dans les locaux de l organisme. Ce temps de travail à domicile ne pourra être supérieur à 50% du temps de travail. Pour un salarié à temps complet, les modalités seront les suivantes : une semaine comportant deux jours télétravaillés et trois jours dans les locaux de l organisme la semaine suivante comportant trois jours télétravaillés et deux jours dans les locaux de l organisme Pour les salariés à temps partiel, les modalités de l'alternance seront examinées en fonction de la répartition hebdomadaire des horaires de travail, sans toutefois dépasser 50% du temps de travail à domicile. Les salariés en situation de handicap (ou en situation de maintien dans l emploi) pourront, suivant l avis médical et l accord des parties, dépasser cette limite de 50%.
b) Période d'adaptation Il est instauré au démarrage du télétravail une période d'adaptation d'un mois au cours de laquelle le télétravailleur ou la Direction de l organisme peuvent, dans un délai minimum de trois jours, mettre fin au télétravail. L'objectif de cette période d adaptation est que chacune des parties puisse s assurer du bon fonctionnement organisationnel et technique de ce nouveau mode de travail. L'arrêt du télétravail par l'une ou l'autre partie sera formalisé par écrit selon les modalités définies par l organisme. c) Durée de l'avenant Compte tenu de la spécificité de ce type d organisation de travail, la validité de l avenant au contrat de travail est d une durée d un an reconductible. d) Horaires de travail Le télétravailleur réalise ses missions dans le respect des obligations légales et conventionnelles (temps de repos, accord local sur la réduction de temps de travail, ). Ainsi, les horaires de travail sont de x heures 1 par semaine, pour un salarié à temps plein, avec une amplitude quotidienne de xhxx à xxhxx. L'amplitude horaire demandée au télétravailleur est équivalente à celle des collaborateurs ayant des fonctions analogues mais travaillant en permanence dans les locaux de l organisme. En outre, le télétravailleur doit être joignable par sa hiérarchie ou ses collègues de travail pendant les deux plages fixes suivantes : de xhxx à xxhxx de 14h à 15h45 Les salariés soumis à un système de badgeage sur le lieu de travail verront leur compte-temps crédité automatiquement de x heures 2 pour les journées de travail. e) Absences Congés Le télétravailleur demeure soumis aux règles de gestion applicables à l'ensemble des congés telles qu'elles résultent des dispositions légales et conventionnelles en vigueur. Arrêt de travail En cas d'arrêt de travail prononcé par un médecin, le télétravailleur doit en informer son responsable hiérarchique et transmettre son certificat médical dans les 48 heures. Accident En cas d'accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans 1 La durée hebdomadaire du temps de travail est défini par l accord d aménagement du temps de travail en vigueur au sein de l organisme. 2 La durée journalière du temps de travail est définie par l accord d aménagement du temps de travail en vigueur au sein de l organisme.
la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l organisme pendant le temps de travail. Le télétravailleur doit établir par tous les moyens possibles, les circonstances exactes de l'accident dont il a été victime. C'est sur cette base et sur les compléments d'enquête qui seront éventuellement effectués par l organisme que celle ci qualifiera la nature de l'accident. Il est rappelé que la victime d'un accident de travail doit, dans la journée où l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures, en informer le Département des Ressources Humaines. f) Formation Préalablement au démarrage du télétravail, le salarié et le manager concernés reçoivent une formation quant à cette forme particulière d'organisation du travail. Les collaborateurs concernés sont destinataires d'une sensibilisation au télétravail effectuée par la hiérarchie. Pour ce qui le concerne, le télétravailleur bénéficie d'une formation complète sur les conditions d'exercice de sa fonction à distance (déontologie, utilisation et gestion des équipements technologiques mis à disposition, organisation de l'activité en télétravail, ). g) Équipements de travail L organisme fournit et entretient l'ensemble des équipements nécessaires aux télétravailleurs dans le cadre de leurs missions. L ensemble de l équipement mis à disposition reste la propriété de l organisme et devra être restitué à la fin du télétravail ou en cas de rupture du contrat de travail. En cas de panne ou d'incident, le télétravailleur pourra contacter directement le HelpDesk et préviendra immédiatement son responsable hiérarchique. Éléments mobiliers et bureautiques Le télétravailleur dispose des mêmes éléments que ses collègues présents dans les locaux de l organisme: un bureau un siège un caisson de rangement à roulettes un micro-ordinateur (ou un ordinateur portable) Accès à distance au réseau de l organisme L organisme installe au domicile du télétravailleur une configuration de travail complète avec connexion au réseau de l'organisme. Les principaux modes d'accès à distance envisageables sont : un accès ADSL filaire ou WIFI une clé 3G fournie par l organisme Le télétravailleur peut accéder au réseau de l organisme. Il dispose ainsi des mêmes outils informatiques que lorsqu'il exerce au sein de l organisme : messagerie électronique, accès aux pièces justificatives dans le Bureau Sans Papier, accès aux bases de données réglementaires, Téléphonie L organisme installe au domicile du télétravailleur un téléphone portable (ou un téléphone fixe) dédié uniquement à un usage professionnel.
Diagnostic électrique et réseau L'installation de l'outil informatique nécessite au préalable la réalisation d'un diagnostic électrique et réseau, pour lequel le salarié admis au télétravail s'engage à autoriser l organisme ou toute entreprise missionnée par elle à cet effet, à effectuer des tests à domicile. En cas de non conformité, l organisme peut décider de refuser la mise en œuvre du télétravail. Assurances L organisme souscrit une multirisque informatique nécessaire à la couverture du risque complémentaire lié à l'utilisation du matériel professionnel à domicile. De son coté, le télétravailleur fournira une attestation de l'assurance multirisque habitation du lieu de télétravail. h) Confidentialité et charte informatique Le télétravailleur est soumis aux règles de déontologie qui s'imposent à tout salarié de l organisme, en particulier en ce qui concerne le secret professionnel. De plus, il s'engage à respecter les dispositions de la «Charte de bonne utilisation et de sécurité des outils informatiques» annexée au Règlement Intérieur de l organisme. i) Santé et sécurité «Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. L employeur doit veiller à leur strict respect» (Article 8 de l'ani du 19 juillet 2005) Le télétravail s'exerce dans une zone déterminée du logement, répondant à des normes d'hygiène et de sécurité qui correspondent à celle figurant sur la fiche technique (cf fiche en annexe). Cet espace de travail doit garantir au télétravailleur les normes requises en matière d'ergonomie du poste de travail et d'utilisation de l'écran. Pour pouvoir s'assurer de la bonne application de cette obligation, le CHSCT, l'employeur ainsi que les autorités administratives compétentes doivent pouvoir accéder au lieu de télétravail. Cet accès est subordonné à une notification au télétravailleur qui doit préalablement donner son accord écrit par mail avec accusé de réception. En cas de doute constaté quant au contexte d'exercice du travail à domicile en matière d'hygiène et de sécurité ou d'incident empêchant le télétravail, une modification provisoire de sa périodicité pourra être introduite pour permettre le rétablissement de conditions de travail conformes aux normes en vigueur au sein de l organisme. Le salarié est tenu de porter immédiatement à la connaissance de sa hiérarchie tout incident perturbant l'exercice de son activité professionnelle.
5 - Management des télétravailleurs Au-delà des exigences de base décrites ci-dessus, les compétences de gestion, la participation et le soutien peuvent faire du télétravail un véritable atout pour l organisme. Pour que la mise en place d un poste en télétravail soit un succès, le manager doit veiller à : - informer la direction des souhaits de télétravail des agents sous sa responsabilité - participer à la sélection des candidats à partir de la grille d éligibilité - maintenir un lien et une bonne intégration avec les agents travaillant dans l organisme - définir clairement avec le télétravailleur, les tâches et les objectifs attendus, tout en maintenant l équité avec les autres agents - faire remonter les dysfonctionnements et les améliorations possibles - répondre à, et retourner, l enquête de satisfaction dans les délais impartis - adapter ses modalités de management aux conditions d exercice du télétravail (pilotage à distance ). Un correspondant télétravail, se tient à votre disposition pour toutes questions ou remarques. Il est joignable au xxx ou par mail xxx. Questions/Réponses que peut se poser le manager d un télétravailleur (À adapter en fonction des pratiques de chaque organisme) Comment puis-je savoir si, un jour donné, mon collaborateur en télétravail est présent ou non dans les locaux? Il est recommandé d établir avec le télétravailleur un planning afin d établir les jours de présence dans les locaux de l organisme. Il est fortement conseillé de définir, chaque fin de mois, le planning de présence du télétravailleur pour le mois suivant, ainsi que de faire valider tout changement de date par le manager au minimum 48 heures avant. Comment puis-je connaître l état d avancement des tâches confiées? Le manager a la possibilité de contrôler l activité du télétravailleur tout comme il contrôle celle des salariés présents dans l organisme, par tous les outils de pilotage et de communication à sa disposition. Il a notamment la possibilité de l appeler par téléphone. Afin de préserver la vie privée du salarié, des plages horaires d accessibilité ont toutefois été définies au préalable avec le télétravailleur. Le manager garde la possibilité de demander au télétravailler d envoyer des points récapitulatifs des taches accomplies par courrier électronique, par téléphone à une périodicité préfixée (ex : chaque semaine). Comment dois-je évaluer mon collaborateur en télétravail? Le manager doit respecter l égalité de traitement avec les autres membres de son équipe et l évaluer sur les mêmes critères. Le suivi de la réalisation de son travail est d autant plus important pour un télétravailleur que ce mode d organisation induit des marges d autonomie et de prise d initiatives plus grandes.
Quelles sont les technologies utilisées pour maintenir le contact? L organisme met à disposition du télétravailleur un environnement de travail complet incluant, entre autre, une ligne téléphonique dédiée, une boîte mail... Qui fournit une assistance technique en cas de perturbation de l équipement? Le helpdesk de l organisme fournit le même niveau d assistance informatique que pour les équipes en interne. Si toutefois, une panne ne pourrait être résolue dans un temps raisonnable, alors le télétravailleur réintégrerait les locaux le temps de la réparation. Est ce que les heures de travail sont les mêmes que celles des salariés non télétravailleurs? Oui, par respect du principe d équité autant au niveau des horaires que des taches confiées. Ainsi, les horaires de travail sont de 39 heures / 35 heures par semaine, pour un salarié à temps plein avec une amplitude quotidienne de XX XX. L amplitude horaire demandée au télétravailleur est équivalente à celle des collaborateurs ayant des fonctions analogues mais travaillant en permanence dans les locaux de l organisme. Faut-il changer les méthodes d encadrement? Non, il est simplement conseillé de les adapter en responsabilisant et en développant un bon niveau de confiance avec le télétravailleur. Le manager pourra également prendre appui sur les pilotes de mise en œuvre qui auront pu être identifiés Le télétravailleur n est pas exclu de l équipe, il doit également être invité aux réunions de service afin qu il ne perde pas le contact avec l organisme. Ces réunions doivent être planifiées lors des jours de présence du télétravailleur. Comment mettre fin à l avenant et réintégrer le télétravailleur dans les locaux de l organisme? La résiliation de l avenant peut intervenir à tout moment à l initiative de l une ou l autre des parties. En période d adaptation (le premier mois), le préavis est de trois jours. Après cette période, le délai de prévenance passe à un mois. Si le manager estime ou constate que ce mode de travail à distance n est pas adapté au bon fonctionnement du service, il doit contacter la DRH, dans le respect des délais impartis, afin de mettre fin au télétravail de l agent. Annexes Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005 Les dispositions concernant le télétravail issues de loi du 22 avril 2012 relative à la simplification du droit Charte de bonne utilisation et de sécurité des outils informatiques