TERMES DE REFERENCE Mission n 16SANIN130 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Subventions FM concernées Améliorer la qualité des interventions des bénéficiaires communautaires de la subvention BFA-C-IPC N 780 pour le volet communautaire de la lutte contre le VIH et la Tuberculose, en vue d accélérer les décaissements de ressources - Phase 2 d appui et d accompagnement au BP et aux SB VIH/Sida Capacités de gestion Initiative Privée et Communautaire contre le VIH/Sida au Burkina Faso (IPC/BF) Burkina Faso Montant de la subvention Période de la subvention Note de performance Date de la note de performance Subvention TB/VIH 7 876 000 Euros 1 er juillet 2015 au 31 décembre 2017 C 29 avril 2016 Durée totale prévue 8 mois Contact Expertise France Personnes référentes Coordonnées Rébecca GILLARD rebecca.gillard@expertisefrance.fr II. Justification de la mission Dans le cadre du Nouveau Modèle de Financement (NMF) du Fonds mondial, l IPC/BF a été désignée par le CCM comme bénéficiaire principal (BP) de la subvention BFA-C-IPC N 780 pour le volet communautaire de la lutte contre le VIH et la Tuberculose. Ainsi, celle-ci a recruté à son tour quatre (04) Sous-Bénéficiaires (SB) que sont CICDoc, KASABATI et URCB/SD pour la prévention et la prise en charge du VIH et la TB dans la population générale et AIDSETI pour mener les actions à l adresse des populations clés. Suite à l analyse du portefeuille réalisée par le Fonds mondial dans le cadre du projet ITP (Implementation through Partnership) et à l atelier sur l absorption des ressources qui a eu lieu au Termes de références 16SANIN130 1
Burkina Faso en Novembre 2015, d importantes lacunes ont été relevées dans la mise en œuvre de la composante communautaire de la subvention TB/VIH. Afin de pallier ces lacunes, d accélérer et améliorer la mise en œuvre de la subvention, l IPC/BF en tant que Bénéficiaire Principal (BP) de cette subvention, a introduit deux requêtes afin de bénéficier d un appui technique : Une requête a été adressée à la Back-Up Initiative, financée par la GIZ, pour appuyer de façon rapprochée les sous-sous-bénéficiaires (SSB) de mise en œuvre de la subvention TB/VIH pour une utilisation conforme des ressources et un rapportage de qualité et étudier, en outre, les conditions et modalités d utilisation de la prestation de service comme mode de financement des activités exécutées par ces organisations à base communautaire (OBC). Cet appui a été accordé par la Back- Up et a débuté en Septembre 2016. Une requête a été adressée à l Initiative 5%, financée par la France, pour 1) conduire un diagnostic plus ciblé qui complète celui de l atelier d analyse des goulots d étranglement (Phase 1) et 2) accompagner le BP et les BS pour renforcer leurs capacités et suivre les recommandations du diagnostic (Phase 2) afin d améliorer la mise en œuvre de la subvention TB/VIH communautaire du NFM. Cet appui a également été accordé et la première phase de la mission, qui consistait en la réalisation d un diagnostic ciblé et l élaboration d un plan de renforcement des capacités du BP et des SB, s est achevée en août 2016. L objet de cette mission est de réaliser la deuxième phase d accompagnement et de renforcement des capacités du BP et des BS à la lumière du diagnostic qui a été conduit lors de la première phase du 28/06/2016 au 16/08/2016. Les appuis de la Back-Up aux SSB et de l Initiative 5% aux BP et aux BS sont complémentaires et devront être réalisés en concertation, sous l égide de l IPC/BF, afin d assurer un appui harmonisé, holistique et cohérent à tous les acteurs de la mise en œuvre de la subvention. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission Cette phase 2 vise à renforcer les capacités opérationnelles du BP et des SB pour améliorer la mise en œuvre de la subvention TB/VIH communautaire du NMF, sur la base des recommandations de la phase de diagnostic. 2) Objectifs spécifiques Les Objectifs spécifiques de la Phase 2 sont les suivants : Objectif 1 : Apporter un appui stratégique à la direction exécutive et à la coordination de programmes de l IPC/BF sur les aspects de coordination, de gestion institutionnelle, programmatique et financière et du suivi de la subvention TB-VIH. Objectif 2 : Elaborer un Plan d Accélération en vue de l amélioration du taux d absorption et de la mise en œuvre de la subvention TB/VIH du NMF. Objectif 3 : Appuyer les équipes de mise en œuvre du BP et des quatre SB pour le déroulement effectif du Plan d Accélération. Termes de références 16SANIN130 2
3) Résultats à atteindre R1. : Les compétences en management de la direction exécutive d IPC/BF ainsi que les compétences en gestion de programmes de la coordination programmatique d IPC/BF sont renforcées. R2 : L IPC/BF dispose d un plan d accélération en vue de l amélioration du taux d absorption et de la mise en œuvre de la Subvention TB/VIH. R3 : Le plan d accélération est mis en œuvre par le BP et les quatre SB. IV. Description de la mission 1) Activités prévues Dans le cadre de sa mission, le consultant aura à conduire les activités suivantes : Avant toute activité, l expert devra prendre connaissance des documents de la subvention et du diagnostic réalisé en phase 1 de juin à août 2016. Activités A1 liées à l objectif spécifique 1 : Appuyer la direction exécutive et la coordination de programmes de l IPC/BF au niveau du management et de la gestion de la subvention programmatique, financière, suivi/évaluation. Soutien au management des équipes et développement organisationnel. - A1.1 : Appui au management et à l organisation Accompagnement du Directeur Exécutif pour assurer un meilleur leadership et l aider à impulser une meilleure dynamique interne. Révision de l organigramme de l IPC/BF en relation avec la cartographie de mise en œuvre afin de s assurer que chaque employé est à la bonne place. Révision des termes de référence des employés et des niveaux de supervision. - A1.2 : Appui à la gestion programmatique Renforcement des capacités des chargés de programmes sur les stratégies de mise en œuvre. - A1.3 : Appui à la gestion financière Renforcement des compétences du Coordinateur administratif et du Coordinateur financier sur la gestion de la subvention. Renforcement des capacités du Coordinateur administratif et du Coordinateur dans l appui aux SB sur les procédures de gestion administrative, financière et comptable. - A1.4 : Appui au suivi/évaluation Elaboration/mise à jour du plan de suivi/évaluation. Apporter un appui aux efforts en cours visant à l harmonisation des outils de rapportage entre les BS de l IPC/BF et les autres BS dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie communautaire intégrée. - A.1.5 : Contribuer aux discussions sur les orientations stratégiques de la nouvelle allocation (2017-2019) pour le Burkina Faso. Termes de références 16SANIN130 3
Activités A.2 liées à l objectif spécifique 2 : Elaborer un Plan d Accélération en vue de l amélioration du taux d absorption et de la mise en œuvre de la subvention TB/VIH du NMF. - A.2.1 : Elaboration du plan stratégique de renforcement du système communautaire. - A.2.2 : Elaboration d un plan de rattrapage avec un détail trimestriel des activités pour le BP et par SB. - A.2.3 : Mise à jour du manuel de suivi/évaluation de l IPC/BF. - A.2.4 : Mise en place d un plan de supervision des SB par le BP. Activités A.3 liées à l objectif spécifique 3 : Appuyer les équipes de mise en œuvre du BP et des quatre SB pour le déroulement effectif du Plan d Accélération. Le plan d accélération doit comporter des directives claires et partagées à tous les niveaux d acteurs. - A.3.1 : Accompagnement des équipes du bénéficiaire principal et sous-bénéficiaires à la maitrise du cadre de performance et autres outils de reporting et à leur élaboration dans les délais prévus. - A.3.2 : Mise en œuvre du plan de rattrapage d utilisation de la subvention. - A.3.3 : Accompagnement du BP en supervision auprès de chacun des quatre SB. Appui aux SB en relation avec les difficultés observées. - A.3.4 : Appui au BP dans l élaboration du PUDR. 2) Livrables attendus Les principaux livrables attendus au cours de cette assistance technique sont : Activités A.1 - Organigramme actualisé de l IPCBF - Termes de références actualisés des membres de l équipe de l IPC/BF. Activités A.2 - Plan stratégique de renforcement du système communautaire. - Plan de rattrapage. - Nouveau Manuel de suivi/évaluation. - Plan de supervision des BS par le BP. Activités A.3 - Rapport trimestriel d avancement de la mise en place du plan de rattrapage. - Indication des progrès du BP et du BS (trimestriel). - Rapports de formations et ateliers - Rapport synthétique final. 3) Coordination La coordination du renforcement des capacités et du plan de rattrapage de l utilisation de la subvention NMF est assurée par l expert mandaté par l Initiative 5%. Il travaillera en étroite collaboration avec l équipe pays du FM. A cet effet, des rendez-vous téléphoniques mensuels seront organisés avec le FM et l Initiative 5% afin de s assurer de la bonne réalisation de la mission. La coordination de l appui technique et financier réalisé auprès des SSB par la Back-Up et celui de l expert mandaté par l Initiative 5% pour cette seconde phase d AT sera assurée par l IPC/BF. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution Termes de références 16SANIN130 4
1) Période de mise en œuvre : Novembre 2016 à juin 2017 2) Date de démarrage : Novembre 2016 3) Date de fin : 30 juin 2017 4) Durée effective : 8 mois 5) Modalité d exécution : assistante technique résidentielle. 6) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions ci-dessous est présenté à titre indicatif. Il sera demandé à l expert de soumettre son calendrier de travail en accord avec le planning mensuel d activité de l IOC/BF. Description des activités Lieu Période Revue documentaire Ouagadougou Activités A.1 A.1.1 : Appui au management et à l organisation de Ouagadougou BP Nov déc 16 l IPC/BF A.1.2 : Appui à la gestion programmatique Ouagadougou BP Nov déc 16 A.1.3 : Appui à la gestion financière Ouagadougou BP Nov déc 16 A.1.4 : Appui au suivi/évaluation Ouagadougou - BP Nov déc 16 A.1.5 : Discussions orientations stratégiques de la nouvelle allocation (2017-2019) Ouagadougou - BP Activités A.2 A.2.1 : Elaboration du plan stratégique de renforcement Ouagadougou BP Décembre 16 du système communautaire A.2.2 : Elaboration d un plan de rattrapage Ouagadougou BP/BS Décembre janvier 17 A.2.3 : Mise à jour du manuel de suivi/évaluation Ouagadougou- BP Janvier-février 17 A.2.4 : Mise en place d un plan de supervision des BS Ouagadougou - BP Janvier-février 17 Activités A.3 A.3.1 : Accompagnement à la maitrise des outils de Ouagadougou - BP Janvier-février- 2017 reporting et élaboration dans les délais prévus A.3.2 : Mise en œuvre plan de rattrapage subvention Ouagadougou - BP Janvier à juin 17 A.3.3 : Appui supervision BS par BP Sites d intervention BS Janvier juin 17 A.3.4 : Appui élaboration du PUDR Ouagadougou - BP Décembre janvier 17 Total 8 mois L expert se rendra au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec le SCAC / Attaché de Coopération. VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 1 expert à temps plein pendant 8 mois. 2) Profil d expert Une méthodologie (2 pages maximum) sera demandée pour évaluer la candidature. A. Qualifications et compétences : Termes de références 16SANIN130 5
- Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) dans les domaines suivants : administration, santé publique, renforcement des organisations, en gestion ou expérience équivalente. - Spécialisation / Compétence dans les secteurs : Renforcement des Systèmes de Santé (RSS)/ renforcement organisationnel. - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision de rédaction d outils / documents de référence d analyse et résolution des problèmes de prise de décisions et d initiatives - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans la gouvernance et/ou l appui organisationnel dans les pays du sud, notamment en Afrique francophone. - Expérience professionnelle d au moins 5 ans en lien avec le Fonds mondial. - Bonne maîtrise des enjeux liés aux trois maladies VIH, paludisme et tuberculose, ainsi qu au renforcement des systèmes de santé. - Expérience dans la gestion de projets de santé dans les Pays en développement. C. Expérience professionnelle spécifique - Parfaite connaissance des modalités de fonctionnement du Fonds mondial, incluant les principes du Nouveau Modèle de Financement. - Expérience préalable de renforcement organisationnel d un BP et/ou BS. - Connaissance approfondie de l environnement de la santé publique au Burkina Faso. VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu trimestriel (maximum de 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. VIII. Informations pratiques L expert international, basé au Burkina Faso, aura à sa disposition un bureau dans les locaux de l IPC/BF, avec un accès à l internet. L IPC/BF facilitera ses déplacements sur le terrain (dans Ouagadougou et en région) par la mise à disposition d un véhicule et d un chauffeur. L IPC/BF facilitera sur le terrain les contacts et rencontres nécessaires pour la réalisation de la mission. Un point focal logistique atelier préparera l organisation logistique des ateliers régionaux et se chargera des invitations. Termes de références 16SANIN130 6