Manuel de Formation Apisanté Infirmière Télévitale Formation Apisanté Infirmier 1 / 20 Formation Apisanté Document de Formation
Sommaire Introduction et rappel des notions...3 Dossier patient, pointage des séances/visites et facturation...3 Les séances...4 La facture...5 Principe de télétransmission...6 Tiers payant et part complémentaire...6 Les deux modes de gestion de la part complémentaire...7 a) La gestion unique...7 b) La gestion séparée...7 c) Exemple de création manuelle d une convention pour la gestion Unique...7 d) Exemple de création manuelle de convention pour la gestion séparée...7 Les différents types de feuille de soins électronique...9 Cas pratiques... 10 Création d une FSE sans Part AMC... 10 Création d une FSE avec tiers payant sur la part complémentaire en gestion Unique... 11 Enregistrement des informations... 14 Création d une FSE avec DRE (Gestion Séparée)... 14 Visualisation des flux... 18 Télétransmission... 19 Formatage des Lots... 19 Envoi et Réception... 19 Visualisation des informations... 19 Télévitale Formation Apisanté Infirmier 2 / 20
Introduction et rappel des notions Dossier patient, pointage des séances/visites et facturation Le dossier patient contient l essentiel des informations nécessaires au suivi médical des patients ainsi que les éléments utiles à la facturation des soins. Dans les logiciels Apisanté, plusieurs possibilités sont offertes pour créer un dossier patient : Création manuelle Création par lecture de carte vitale Création par déchargement de données patients issues d un TLA (lecteur ambulatoire) Nous prendrons l exemple d un dossier créé par lecture de carte vitale. Dans les Dossiers en Cours, cliquez sur le bouton [Carte Vitale]. Une fois la carte lue par le lecteur, le logiciel vous propose de créer un nouveau dossier pour ce patient, ou de mettre à jour le dossier existant. Dans le dossier, certaines informations sont obligatoires pour pouvoir ensuite créer une facture et une FSE. Les informations obligatoires de l onglet Administratif sont : Nom, Prénom et Civilité La date de naissance Le numéro de sécurité social La qualité du patient (Assuré ou autres cas) Les informations obligatoires de l onglet Nature Assurance sont : La nature d assurance Pour un Accident de Travail ou Accident, la Date d Accident Pour une Maternité, la Date Maternité. Les informations obligatoires de l onglet Caisse sont : Justificatif des droits Informations sur le Centre Payeur (AMO) Les informations obligatoires de l onglet Complémentaire sont : La période Présentation d une attestation Type de Gestion appliqué au dossier : Gestion Unique ou Gestion Séparée Les informations de la rubrique Historique ne sont pas obligatoires pour établir une facturation. La rubrique Prescription est la plus importante. Voici un exemple de saisi de cette rubrique : Télévitale Formation Apisanté Infirmier 3 / 20
Dans cette fenêtre les informations saisies sont obligatoires sauf la date de Demande d Accord Préalable (DAP) qui dépend des soins du patient. La saisie du Dossier Patient est terminée, vous pouvez cliquer sur le bouton [Valider]. Les séances Les informations concernant la date de prescription, le nom du médecin, son numéro ADELI et sa spécialité sont importantes et obligatoires pour les créations de FSE. Une fois le Dossier Patient paramétré, vous pouvez établir les séances/visites. Pour cela, plusieurs possibilités depuis les Dossiers en Cours : Le bouton [Pointer] qui permet de créer une séance/visite à la date du logiciel. (Vous pouvez aussi utiliser la barre espace de votre clavier). Le bouton [Séances] qui permet une gestion plus poussée des séances/visites. La nouvelle fonction de [Planification], disponible depuis le Dossier Patient, sur la fenêtre d établissement de la prescription. Nous allons prendre pour exemple une séance à la date du jour. Télévitale Formation Apisanté Infirmier 4 / 20
La facture L établissement de la facture est identique pour tous les modes de FSE. Une fois les séances/visites pointées, vous pouvez vous rendre sur les Dossiers en Cours, bouton [Facturer/Enc]. Cliquez sur le bouton [Facturer] pour créer votre facture. Note : Cliquer sur la liste déroulante à droite du bouton [Facturer] vous donne accès à différentes sélections des séances/visites. Valider cette fenêtre pour créer la facture. Télévitale Formation Apisanté Infirmier 5 / 20
Principe de télétransmission La télétransmission consiste notamment en l envoi de feuilles de soins et demandes de remboursement sous forme électronique, aux organismes d Assurance Maladie obligatoire et complémentaires, ainsi que la réception des retours correspondants comme peut l illustrer le schéma ci-après : Tiers payant et part complémentaire Le Tiers Payant renvoie à la question : «Qui paye les soins au praticien?» Dans les logiciels Apisanté, la notion de Tiers Payant peut être définie dans le Dossier Patient, rubrique Prescription mais aussi lors de la réalisation de la feuille de soins. Si le tiers payant est appliqué, le praticien est remboursé par les organismes (le patient ne paye pas directement le praticien). Si le tiers payant n est pas appliqué, le patient paye directement le praticien (le patient sera ensuite remboursé par les organismes). Le montant total des soins peut être, suivant les différents cas, séparés en plusieurs parts : La part AMO ou part obligatoire : c est le montant qui va être pris en charge par la caisse. La demande de remboursement de cette part est effectuée sur la feuille de soins. La part AMC ou part complémentaire : c est le montant qui va être pris en charge par la Mutuelle ou la Complémentaire. La demande de remboursement de cette part peut être effectuée sur la feuille de soins (gestion unique) ou via la Demande de Remboursement Electronique (gestion séparée). La répartition du montant total des soins entre ses parts dépendra des exonérations : ALD, exo 5,... Télévitale Formation Apisanté Infirmier 6 / 20
Les deux modes de gestion de la part complémentaire Dans le Cahier des Charges SESAM-VITALE 1.40, il existe deux modes de gestion de la part complémentaire d une facture (dans le cas de tiers-payant par exemple). a) La gestion unique C est le cas de figure actuel, avec le Cahier des charges 1.31. Le professionnel de santé va télétransmettre une feuille de soins électronique (FSE) vers les organismes obligatoires (Caisse) comportant les deux parts : obligatoire et complémentaire. En Gestion Unique, l organisme complémentaire sera nommé : Mutuelle. b) La gestion séparée C est la nouveauté du Cahier des Charges 1.40. On parle d éclatement de flux à la source, le professionnel de santé va télétransmettre : une feuille de soins électronique (FSE) vers les organismes obligatoires (Caisses), un nouveau flux directement adressé aux organismes complémentaires : une demande de remboursement électronique (DRE). De fait, le besoin d informations, notamment pour déterminer l adresse électronique d envoi de cette DRE, est plus important qu en gestion unique. En Gestion Séparée, l organisme complémentaire sera nommé : Complémentaire. c) Exemple de création manuelle d une convention pour la gestion Unique Rendez-vous dans le menu Initialisation\Télétransmission\Gestions des Conventions\Gestions de Convention. Cliquez sur le bouton. Sur la fenêtre de saisie des informations de la convention, dans le cadre supérieur, les informations obligatoires à saisir sont : Numéro d organisme : saisissez le numéro de la Mutuelle. Libellé Organisme (champ situé à droite du premier) : saisissez le nom de la Mutuelle. Type d accord : choisissez Tiers Payant ou Hors Tiers Payant. Type de Convention : saisissez RO. Numéro Organisme AMC : saisissez le numéro de la Mutuelle. Case Indicateur de Désactivation des STS : décochez cette case. Validez par le bouton [OK]. d) Exemple de création manuelle de convention pour la gestion séparée Rendez-vous dans le menu Initialisation\Télétransmission\Gestions des Conventions\Gestions de Convention. Cliquez sur le bouton. Sur la fenêtre de saisie des informations de la convention, saisissez les informations en accord avec le document papier qui vous a été livré par la complémentaire (voir l exemple ci-dessous). Télévitale Formation Apisanté Infirmier 7 / 20
Exemple de Courrier : Saisie Correspondante : Validez par le bouton [OK] une fois la saisie terminée. Télévitale Formation Apisanté Infirmier 8 / 20
Les différents types de feuille de soins électronique Après avoir choisi la ou les séances à facturer pour le patient, le logiciel vous demande quel mode de traitement vous voulez appliquer : Le mode dégradé : seule votre carte CPS est insérée dans le lecteur au moment de la télétransmission. Vous devez sélectionner la situation du patient dans la liste suivant cette fenêtre. Pour plus d informations sur ce mode, notre service technique pourra vous faire parvenir un cahier technique. Le mode sécurisé : la carte Vitale du patient et votre carte CPS sont insérées dans le lecteur de carte au moment de la télétransmission. Vous avez par ailleurs importé toutes les données de ces cartes via votre lecteur. Le mode désynchronisé : Ce mode est principalement utilisé dans les centres de soins pour lesquels il existe des cartes de personnel d établissement. Ces dernières ne permettent pas de sécuriser les FSE. L employé établit une FSE désynchronisée que le professionnel de santé responsable/directeur de centre sécurise par la suite. Le mode visite : Au cabinet, votre carte CPS insérée dans le lecteur, vous créez et chargez une FSE sur votre lecteur TLA. Au domicile du patient vous sécurisez la FSE en lisant la carte Vitale de l assuré. De retour au cabinet vous déchargez les données. Télévitale Formation Apisanté Infirmier 9 / 20
Cas pratiques Création d une FSE sans Part AMC Une fois la facture réalisée et le mode de FSE sélectionné, ici sécurisé, la Feuille de Soins Electronique s affiche à l écran : Sur cette fenêtre de préparation à la FSE, nous allons paramétrer un Tiers Payant sur la part obligatoire ou TP (AMO), et choisir un mode de règlement du patient par chèque. Si le médecin prescripteur n apparait pas sur cette fenêtre de FSE, vérifiez dans les paramètres du médecin (menu Annexes \Liste des Médecins) que le nom, le numéro Adeli et la spécialité sont bien renseignées. Si la notion de Tiers Payant sur la Part Obligatoire n est pas présente sur la FSE (par exemple ), cliquez sur ce bouton. Pour un Tiers Payant sur la part Obligatoire, sélectionnez Sur la Part Obligatoire uniquement et cliquez sur le bouton [Ok]. Télévitale Formation Apisanté Infirmier 10 / 20
Dans le cas où la notion de Tiers Payant a été paramétrée dans le Dossier Patient comme vu précédemment, l information est automatiquement récupérée sur la FSE. Pour finir, sélectionnez si le patient est dans un cas d Accident de droit commun. Pour valider la FSE, cliquez enfin sur le bouton [Valider]. Sur la fenêtre suivante, après avoir vérifié la répartition des montants, cliquez sur le bouton [Continuer]. Création d une FSE avec tiers payant sur la part complémentaire en gestion Unique Dans ce cas, la demande de remboursement de la part complémentaire est effectuée sur la feuille de soins transmise à l Assurance Maladie Obligatoire. Il est donc obligatoire d appliquer un tiers payant sur la part complémentaire. Les informations concernant le tiers payant et la mutuelle peuvent être renseignées respectivement dans les rubriques Prescription et Complémentaire du Dossier Patient : Rubrique Prescription : Sélectionnez le type de tiers payant que vous souhaitez appliquer. Cette information est relative à la notion de Tiers Payant appliqué sur la Fse. Pour une Fse en Gestion Unique avec part complémentaire on peut choisir : 1. Pas de Tiers Payant. 2. Tiers Payant sur la Part AMO. 3. Tiers Payant sur la Part AMO + AMC. 4. Tiers Payant sur la Part AMC. Rubrique Complémentaire : Télévitale Formation Apisanté Infirmier 11 / 20
Dans le cas où la carte vitale du patient est à jour : Il n y a rien à faire, les informations sont mises à jour par la Carte Vitale. Dans le cas où la carte vitale du patient n est pas à jour : Cochez la case Présentation d une attestation Dans le champ Type, sélectionnez Gestion Unique. Sélectionnez la Mutuelle dans la liste déroulante. Puis sélectionnez les différentes garanties appropriées (honoraires, frais d accompagnement ) Une fois la facture réalisée et le mode de FSE sélectionné, ici sécurisé, la Feuille de Soins Electronique s affiche à l écran : Sur cette fenêtre de préparation à la FSE, nous allons paramétrer un Tiers Payant sur la part obligatoire et complémentaire ou TP (AMO+AMC), et choisir un mode de règlement du patient par Tiers Payant. Si le médecin prescripteur n apparait pas sur cette fenêtre de FSE, vérifiez dans les paramètres du médecin (menu Annexes \Liste des Médecins) que le nom, le numéro Adeli et la spécialité sont bien renseignées. Si la notion de Tiers Payant sur la Part Complémentaire n est pas présente sur la FSE (par exemple ), cliquez sur ce bouton. Télévitale Formation Apisanté Infirmier 12 / 20
Pour un Tiers Payant sur la part Obligatoire, sélectionnez Sur la Part Obligatoire et sur la Part Complémentaire et cliquez sur le bouton [Ok]. Dans le cas où le Tiers Payant a été paramétrée dans le Dossier Patient comme vu précédemment, l information est automatiquement récupérée sur la FSE. La fenêtre Identification et Tarification de l organisme complémentaire apparait : Le numéro de mutuelle doit apparaitre en haut à droite de la fenêtre. Si celui-ci n apparait pas, saisissez-le manuellement. Si les informations concernant le mutuelle ne sont pas présentes sur la carte vitale (et que le patient vous a présenté sa carte de mutuelle) cochez la case L assuré a présenté une attestation papier. Dans la partie Sélection des formules pour le calcul de la part complémentaire cliquez sur le bouton. Sélectionnez la règle de calcul code 052 puis validez. Ensuite, validez par le bouton [OK]. Pour finir, sélectionnez si le patient est dans un cas d Accident de droit commun et sélectionnez le mode de règlement (TIERS PAYANT). Pour valider la FSE, cliquez enfin sur le bouton [Valider]. Télévitale Formation Apisanté Infirmier 13 / 20
Sur la fenêtre suivante, après avoir vérifié la répartition des montants, cliquez sur le bouton [Continuer]. Enregistrement des informations Le logiciel va automatiquement enregistrer les éléments relatifs à la Convention dans le dossier du patient après réalisation de la première Fse. Cette nouvelle fonction vous permet de ne saisir qu une seule fois ces éléments et vous permet un gain de temps pour vos prochaines Fse ou Dre. En pratique : Une fois que vous avez réalisé une première FSE et/ou DRE, vous pourrez à partir de la seconde valider directement la fenêtre Identification et Tarification de l organisme complémentaire qui apparaitra déjà saisie en intégralité. Le logiciel enregistre ces éléments pour chaque dossier patient. Dans le cadre de la Gestion Unique, cette fonctionnalité pourra être utilisée si les conventions relatives ont été créées avec activation des STS. Création d une FSE avec DRE (Gestion Séparée) Une FSE avec DRE (demande de remboursement électronique), donc en gestion séparée, est en fait une Feuille de Soin Electronique pour laquelle il y a prise en compte de la Mutuelle du patient comme vu précédemment, mais pour laquelle les flux sont séparés. La FSE, qui prendra en compte les informations liées à la part obligatoire (Part AMO) sera envoyée directement à la caisse concernée. La DRE, qui prendra en compte les informations liées à la part complémentaire (Part AMC) sera envoyée directement à la complémentaire concernée. Les informations concernant le tiers payant et la mutuelle peuvent être renseignées respectivement dans les rubriques Prescription et Complémentaire du Dossier Patient : Rubrique Prescription : Pour une Feuille de Soin Electronique couplée à une Demande de Remboursement Electronique (Fse+Dre), on peut choisir : 1. Pas de Tiers Payant. 2. Tiers Payant sur la Part AMO. Dans le cas d une Fse + Dre, la notion de Tiers Payant dans le dossier réfère uniquement à la part obligatoire. La notion de Tiers Payant relative à la Dre est gérée directement sur celle-ci. Télévitale Formation Apisanté Infirmier 14 / 20
Rubrique Complémentaire : Dans le cas où la carte vitale du patient est à jour : Il n y a rien à faire, les informations sont mises à jour par la Carte Vitale. Dans le cas où la carte vitale du patient n est pas à jour : Cochez la case Présentation d une attestation Dans le champ Type, sélectionnez Gestion Séparée. Sélectionnez la Complémentaire dans la liste déroulante. Puis sélectionnez les différentes garanties appropriées (honoraires, frais d accompagnement ) Une fois la facture réalisée et le mode de FSE sélectionné, la Feuille de Soins Electronique s affiche à l écran : Télévitale Formation Apisanté Infirmier 15 / 20
Sur cette fenêtre de préparation à la FSE, nous allons paramétrer un Tiers Payant sur la part obligatoire et réaliser une Demande de Remboursement Electronique (DRE). Si le médecin prescripteur n apparait pas sur cette fenêtre de FSE, vérifiez dans les paramètres du médecin (menu Annexes \Liste des Médecins) que le nom, le numéro Adeli et la spécialité sont bien renseignées. Si la notion de Tiers Payant sur la Part Obligatoire n est pas présente sur la FSE (par exemple ), cliquez sur ce bouton. Pour un Tiers Payant sur la part Obligatoire, sélectionnez Sur la Part Obligatoire uniquement et cliquez sur le bouton [Ok]. Dans le cas où la notion de Tiers Payant a été paramétrée dans le Dossier Patient comme vu précédemment, l information est automatiquement récupérée sur la FSE. Cochez ensuite la case DRE située en haut à droite de la fenêtre d élaboration de la feuille de soins. La fenêtre Identification et Tarification de l organisme complémentaire apparait : Télévitale Formation Apisanté Infirmier 16 / 20
Le numéro de l organisme complémentaire doit apparaitre en haut à droite de la fenêtre. Si celui-ci n apparait pas, saisissez-le manuellement. Cochez la case Tiers payant AMC si vous souhaitez appliquer un tiers payant sur la part complémentaire. Dans ce cas vous serez remboursé par l organisme Complémentaire. Cochez la case Hors Tiers Payant AMC si vous n appliquez pas le tiers payant sur la part complémentaire. Dans ce cas le patient doit vous régler la part Complémentaire, il sera ensuite remboursé par l organisme Complémentaire. Si les informations concernant la complémentaire ne sont pas présentes sur la carte vitale (et que le patient vous a présenté sa carte d assurance complémentaire) cochez la case L assuré a présenté une attestation papier. Dans la partie Sélection des formules pour le calcul de la part complémentaire cliquez sur le bouton. Sélectionnez la règle de calcul indiquée sur l attestation papier puis validez. Ensuite, validez par le bouton [OK]. Pour finir, sélectionnez si le patient est dans un cas d Accident de droit commun et sélectionnez le mode de règlement (TIERS PAYANT). Pour valider la FSE, cliquez enfin sur le bouton [Valider]. Après avoir vérifié la répartition des montants, cliquez sur le bouton [Continuer]. Télévitale Formation Apisanté Infirmier 17 / 20
Visualisation des flux Ce tableau de bord des feuilles de soins électroniques est l interface depuis laquelle vous centralisez toutes les opérations relatives à vos transmissions de FSE. Accédez à cette interface depuis le tout à l écran, à partir du bouton et choisir Visualisation des flux. Par ce tableau de bord, vous pouvez : Sélectionner et personnaliser les filtres et les critères sur la base desquels seront triées et choisies les données figurant dans la liste située à droite. Visualiser dans cette liste les feuilles de soins et demandes de remboursement créées. La colonne Etat permet de connaître instantanément la situation de FSE (à envoyer, en attente d ARL, etc.). Présenter un résumé de la feuille de soins sélectionnée dans la liste (partie gauche de la fenêtre). Bénéficier de la fonction d envoi différé par un clic sur le bouton Facture. Cette dernière ne sera pas prise en compte lors de la mise en lots. Imprimer un large choix d éditions : Quittance, Imprimé Cerfa, bordereau, etc. par le bouton Imprimer vous donne accès à un large choix d éditions : Quittance, Imprimé Cerfa, bordereau, etc. Cliquez sur le bouton FSE. pour obtenir un descriptif détaillé des différents états des Télévitale Formation Apisanté Infirmier 18 / 20
Télétransmission Pour pouvoir envoyer les informations générées précédemment, vous devez dans un premier temps les regrouper en lot puis les envoyer via votre Boite aux Lettres de Télétransmission. Pour ces opérations, il est obligatoire que votre lecteur de carte soit branché et que votre carte CPS soit insérée. Formatage des Lots Depuis l écran des Dossiers en Cours, cliquez sur le bouton [Télétransmission], puis [Formatage et Télétransmission]. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour formater les lots en attente. Saisissez ensuite le code porteur de votre carte CPS. Envoi et Réception Depuis l écran des Dossiers en Cours, cliquez sur le bouton [Télétransmission], puis [Envoi Lots Formatés]. Sur la fenêtre qui apparait avec le logo du fournisseur de Boite aux Lettres de Télétransmission, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de Télétransmission. Visualisation des informations Pour visualiser les paiements qui ont été versés par les organismes depuis les Dossiers en Cours, cliquez sur le bouton [Télétransmission], puis [Visualisation des Paiements]. Vous pouvez aussi visualiser les Bordereaux de retours qui sont générés à chaque Télétransmission en vous rendant depuis l écran des Dossiers en Cours sur le bouton [Télétransmission], puis [Visualisation des Flux]. Télévitale Formation Apisanté Infirmier 19 / 20
Dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton [Imprimer] puis sur [Edition des bordereaux paiements Noémie]. Télévitale Formation Apisanté Infirmier 20 / 20