CAHIER DES CHARGES Article 1 - Objet du marché - Dispositions générales - Intervenants 1-1 Objet du marché Les stipulations du présent Cahier des Charges concernent : Réseau, Sauvegarde et Maintenance informatiques de la ville de Saint-Jory Le présent marché est soumis aux dispositions du Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de Techniques de l'information et de la Communication. La description des prestations et leurs spécifications techniques sont indiquées dans l'article 7. 1-2 Sous-traitance Le titulaire est habilité à sous-traiter ses ouvrages, provoquant obligatoirement le paiement direct de celui-ci pour des prestations supérieures à 600 Euros TTC. L'entreprise sous-traitante devra obligatoirement être acceptée et ses conditions de paiement agréées par le maître de l'ouvrage. L'acceptation de l'agrément d'un sous-traitant ainsi que les conditions de paiement correspondant est possible en cours de marché selon les modalités définies au CCAG-TIC. Toute sous-traitance occulte pourra être sanctionnée par la résiliation du marché aux frais et risques de l'entreprise titulaire du marché. 1-3 Recueil des informations nécessaires Avant la remise de leurs offres, les soumissionnaires devront prendre connaissance de tous les documents mis à leur disposition et s'enquérir de toutes les informations qui leurs sembleraient utiles pour répondre au mieux aux exigences de la commune de Saint-Jory. Ils devront également avoir pris connaissance des lieux d'intervention pour la livraison et la maintenance dans le cadre de la garantie. Tout soumissionnaire ne pourra en aucun cas faire valoir son manque de connaissance des sites concernés ou son manque d'information. Les différentes offres devront répondre aux besoins actuels de la collectivité décrits dans le présent document, mais devront également répondre à l'évolution des besoins, pendant toute la durée du marché. 1/12
Article 2 - Pièces constitutives du marché Les pièces contractuelles du marché sont les suivantes, par ordre de priorité : 1. Acte d'engagement (AE) et ses annexes éventuelles, dont l'exemplaire conservé dans les archives du maître de l'ouvrage fait seul foi; 2. Présent Cahier des Charges et annexes éventuelles, dont l'exemplaire conservé dans les archives du maître de l'ouvrage fait seul foi. 3. Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de Techniques de l'information et de la Communication Article 3 - Prix et mode d'évaluation des prestations - Variation dans les prix - Règlement des comptes 3-1 Contenu des prix - Mode d'évaluation des prestations et règlement des comptes 3-1-1-Contenu des prix Les prix du marché sont hors TVA 3-1-2-Caractéristiques des prix pratiqués Les prestations d'installation et configuration seront réglées par des prix unitaires / forfaitaires, fermes et définitifs. Ils comprennent toutes les taxes en vigueur et frais de livraison. Les prix portés sur l'acte d'engagement devront concerner les prestations de base et les options répondant aux caractéristiques demandées. Pour la prestation de maintenance, les prix sont révisables à la date d'anniversaire du contrat. 3-1-3-Règlement des comptes-paiements Le règlement des dépenses se fera mensuellement par mandat administratif suivi d un virement. Le délai global est de 30 jours. 3-2 Variation dans les prix 3-2-1-Type de variation des prix Pour le contrat de maintenance, les prix seront révisés automatiquement et de plein droit à l issue de la première année selon la formule suivante : P1=Po x (S1/S0) P1 = prix révisé, P0 = prix d origine, S0 = indice SYNTEC de référence retenu à la date contractuelle d origine (soit 244,7 en avril 2014), S1 = dernier indice SYNTEC publié à la date de révision. 2/12
3-3 Paiement des co-traitants et des sous traitants 3-3-1-Désignation de sous-traitants en cours de marché La désignation et les modalités d'intervention d'un sous-traitant devront respecter les conditions énoncées à l'article 1.2. 3-3-2-Modalités de paiement direct La signature du projet de décompte par le mandataire vaut, pour chaque co-traitant, acceptation du montant d'acompte ou de solde à lui payer directement, déterminé à partir de la partie du décompte afférent au lot assigné à ce co-traitant. Pour les sous-traitants, le titulaire joint en double exemplaire au projet de décompte une attestation indiquant la somme à régler par la commune à chaque sous-traitant concerné; cette somme tient compte d'une éventuelle révision ou actualisation des prix prévue dans le contrat de sous-traitance et inclut la TVA. 3-4 Mode de règlement La commune paiera les prestations facturées par la Société dans le respect de la comptabilité publique. Le comptable public assignataire chargé du paiement est le Receveur de Fronton. La commune se libérera des sommes dues en faisant porter le montant du crédit au compte ouvert au nom du titulaire dont les coordonnées seront indiquées dans le marché. La Société prestataire facture à la commune, à l issue de la prestation pour les prestations d'installation et de configuration, et chaque trimestre pour la prestation maintenance. Toute facture n ayant fait l objet d aucune contestation écrite, dans les dix jours de sa réception, adressé à la Société prestataire par lettre recommandée avec avis de réception, le cachet de la poste faisant foi, est réputée acceptée par la commune et ne peut faire l objet d aucune contestation. Il est entendu que la cessation du présent marché, pour quelque cause que ce soit, rend en tout état de cause immédiatement exigible la totalité des sommes dont la commune est redevable vis-à-vis de la Société prestataire à raison des prestations effectuées par cette dernière. Article 4 - Durée d'exécution - Pénalités et primes 4-1 Durée d'exécution du marché La durée d exécution des prestations d'installation et de configuration prévisionnelle est de 2 mois à compter de la notification du marché. La durée du contrat de maintenance sera pour un an reconductible 2 fois. Le pouvoir adjudicateur prend, par écrit, la décision de reconduire ou non le marché. En cas de reconduction, le titulaire est tenu d accepter la décision qui lui est notifiée. La décision prise par le pouvoir adjudicateur est notifiée au titulaire au plus tard trente jours avant la date d expiration de la période en cours. Le marché pourra en outre être dénoncé à tout moment par l une ou l autre des parties par lettre recommandée avec avis de réception moyennant le respect d un préavis d'un mois en cas de 3/12
manquement grave à une obligation essentielle des présentes et notamment en application des dispositions de l article 5 ci-après, suite à mise en demeure de payer. 4-2 Pénalités Des pénalités seront appliquées en cas de : - Non respect des délais d'intervention pour les prestations de maintenance Le titulaire du marché subira dans ce cas une pénalité correspondant à 10% du montant journalier facturé. Ces pénalités seront toutefois plafonnées à 10% du montant annuel facturé. - Non remise des documents demandés. Le titulaire du marché subira dans ce cas une pénalité correspondant à 10% du montant journalier facturé. Ces pénalités seront toutefois plafonnées à 10% du montant facturé. Article 5 - Résiliation Il pourra être mis fin au marché à tout moment sans préavis ni indemnité : en cas de non respect régulière et répétée des points énoncés au 4-2 ; en cas de non respect des clauses du marché (un mois après la mise en demeure infructueuse). Article 6 - Responsabilités 6-1 Continuité du service Le prestataire s engage à assurer régulièrement la continuité du service. En cas de défaillance de sa part, et sauf cas de force majeure, la commune prendra toutes les mesures pour assurer le service aux frais et risques dudit prestataire. 6-2 Garanties Le candidat devra faire figurer sur son offre les modalités de mise en œuvre de la garantie (pièces, main d œuvre et déplacements). Le titulaire fournira les notices techniques et d'utilisation des matériels et logiciels qu'il propose. Toute la documentation devra être en langue française. 6-3 Assurances Responsabilité civile Le prestataire s engage à souscrire toutes assurances nécessaires pour couvrir d une manière suffisante par une ou plusieurs compagnies la responsabilité qu elle peut encourir, soit de son fait, soit du fait des personnes travaillant sous sa direction, à l occasion de l occupation des locaux de la mairie ou de l utilisation des installations et du matériel mis à sa disposition ainsi qu à l occasion des actes de toutes natures accomplis dans l exercice de son activité ou celle de ses préposés. Le prestataire s engage à justifier de la régularité de sa situation à toute demande de la commune par présentation d une attestation d assurance. 4/12
Le prestataire et ses assureurs renoncent à tous recours contre la commune et ses assureurs pendant la durée du marché. Article 7 Descriptions des prestations attendues Le présent article a pour objet de décrire les prestations et services qui devront être proposés pour répondre aux besoins de la ville de Saint-Jory en matière d'organisation réseau, sauvegarde et maintenance informatiques. Le prestataire devra, pendant toute la durée du marché, garantir la sécurité des données. Les objectifs sont les suivants : 1. Un serveur de fichiers : Mise en place d'un serveur de fichiers. Chaque utilisateur devra disposer d'un espace réservé sur le serveur, avec login et mot de passe. Ces espaces donneront des droits en lecture et/ou écriture propre à chaque utilisateur. Un espace d'échanges neutre, disponible à tous les utilisateurs sera mis en place. Le réseau sera configuré pour pouvoir évoluer vers 50 à 60 postes de travail. Les serveurs de fichiers des sites distants seront reliés par VPN au serveur de fichiers de la mairie. 2. Un serveur de sauvegarde Les fichiers sur le serveur de fichiers et les données du serveur Magnus (logiciel métier) feront l'objet de sauvegarde. Ces sauvegardes seront réalisées une fois par jour et doublées par une sauvegarde une fois par mois. 3. Sécurité Le réseau sera protégé contre les intrusions et les virus. 4. Maintenance Le matériel et le réseau devront faire l'objet d'une maintenance régulière : remplacement des pièces défectueuses, installation de nouveaux postes etc. Cette consultation se décompose en 5 niveaux de prestation : Prestation n 1 : Réseau privé virtuel et serveur de fichiers Prestation n 2 : Sauvegarde distante Prestation n 3 : Mises à jour de postes utilisateurs Prestation n 4 : Formation des utilisateurs et Plan de Reprise Prestation n 5 : Maintenance du parc informatique de la commune 7-1 État du parc existant Les tableaux en annexe 1 donnent, à titre indicatif, le nombre d'équipements micro-informatiques du parc de la commune. 5/12
7-2 Prestation n 1 : Réseau privé virtuel et serveur de fichiers Le prestataire fournira un boîtier routeur VPN Monowall ou équivalent et l'installera dans le local technique de la mairie. Le serveur actuel faisant office de serveur de fichier et de serveur Magnus sera déménagé par le prestataire dans le local technique de la mairie, et ne conservera que son rôle de serveur Magnus. Un second serveur sera fourni et mis en place par le prestataire, dans le local technique de la mairie, avec contrôleur de domaine et service de fichiers. Sur chacun des 6 sites distants, le prestataire installera un routeur VPN Monowall ou équivalent, un contrôleur de domaine et serveur de fichiers Samba 4 ou équivalent dans une machine virtuelle sur un des postes clients de chaque site. Le prestataire assurera la connexion des contrôleurs de domaine de chaque site au contrôleur de domaine central de la Mairie à travers le VPN pour permettre une authentification locale. Il configurera bi-directionnellement la synchronisation des serveurs de fichiers de tous les sites distants avec le serveur de fichiers central 2 fois par jour à travers le VPN. Le prestataire réorganisera l'arborescence du serveur de fichiers. Il assurera le transfert des données des sites distants sur le serveur de fichiers central. Le prestataire paramétrera l'ensemble des comptes des personnels et des élus autorisés selon un tableau de droits donné en annexe 2 de manière indicative. Ce tableau de droits fera l'objet d'allers retours entre le prestataire et la DGS de la mairie, le prestataire offrant son regard de spécialiste de l'utilisation de tels réseaux. Une attention particulière devra être apportée à la constitution de groupes d'utilisateurs. L'installation doit comprendre la mise en place complète des équipements nécessaires, leur paramétrage et la migration de toutes les données de l'actuel serveur de la mairie et des serveurs des sites distants. Un antivirus sera installé par le prestataire sur le serveur de fichiers. Le prestataire veillera à ce que cet antivirus ne consomme pas trop de processeur. Le prestataire pourra proposer un système authentification centralisée. Un schéma d organisation indicatif est présenté en annexe 3. Le candidat pourra y apporter des modifications. 7-3 Prestation n 2 : Installation d'un système de sauvegarde La sauvegarde des fichiers sera effectuée sur un serveur distant, à partir du NAS existant, qui luimême sauvegardera les données du serveur de fichiers de manière légèrement différée (pendant la nuit par exemple). Le NAS sera installé dans les bureaux des élus. Le système de sauvegarde sera automatisé, avec la production d'un rapport à chaque occurrence et l'envoi d'une alerte au prestataire de maintenance en cas d'incident. La programmation des sauvegardes sera incrémentale et quotidienne, avec conservation de l'historique d'au moins un mois glissant. 6/12
Le prestataire fournira à la Mairie de Saint-Jory trois offres de sauvegardes distantes par des prestataires internet différents. La mairie de Saint-Jory choisira parmi ces offres celle qui lui convient le mieux. Le prestataire mettra alors cette prestation en œuvre sur l'ensemble des données. Le volume actuel des données à sauvegarder est d'environ 250 Gio. 7-4 Prestation n 3 : Mises à jour de postes utilisateurs Le prestataire assurera la mise à jour des versions familiales de Windows vers les versions Professionnelles pour permettre la jonction au domaine des machines (Cf : Tableau du parc existant en annexe 1). 7-5 Prestation n 4 : Formation des utilisateurs et Plan de Reprise Le prestataire assurera des sessions de formation des utilisateurs aux modifications structurelles impactant leurs habitudes, dont le programme pourrait être : explication des modifications structurelles apportées, enjeux et avantages ; intérêt et utilisation d'un serveur de fichiers ; sécurité des accès aux données : les permissions par groupes d'utilisateurs ; sauvegarde centralisée des données: intérêt et fonctionnement ; restauration de fichiers ; La durée d'une session ne devra pas excéder 2 heures. Le nombre de session est à déterminer pour ne pas mobiliser tous les utilisateurs de la Mairie en même temps. Le prestataire fournira également un PRA, Plan de Reprise d'activité, comprenant: un dossier de site décrivant le parc et sa configuration ; la rédaction, la mise en œuvre et le test d'une procédure de remplacement d'un poste utilisateur ; la rédaction, la mise en œuvre et le test d'une procédure de remplacement d'un serveur de fichiers ; la rédaction, la mise en œuvre et le test de la procédure de restauration des données. la rédaction, la mise en œuvre et le test de la procédure de remplacement d'un routeur VPN. 7-6 Prestation n 5 : Maintenance du parc informatique de la commune Après avoir assuré l installation, la mise en place et les tests des matériels et services ci-dessus décrits, le prestataire en assurera l entretien, le dépannage et la maintenance. Le prestataire sera également force de propositions et de mise à niveau suite aux évolutions réglementaires ou techniques. 7/12
1/ dépannage Suite à un incident bloquant tout ou partie du système le prestataire devra intervenir sous un délai de 24H ouvrées à compter de la réception de l appel téléphonique ou du courriel d'une personne habilitée (liste à définir) demandant l'intervention. 2/ entretien et maintenance Le prestataire sera chargé de l entretien, du réglage et de la vérification de tout le système informatique (postes, câblages, serveur.). Le remplacement des pièces défectueuses sera effectué par le prestataire après accord de la commune Les pièces remplacées seront facturées en supplément de la prestation. Cette maintenance comprend : l élimination des fichiers inutiles et des virus, la réorganisation des postes de travail ou du système, la gestion des comptes utilisateurs, du réseau et la vérification des sauvegardes. la mise en place d'un dispositif de supervision des serveurs de fichiers et du VPN configuré pour émettre automatiquement des alertes en cas d'incident. Le prestataire tiendra à jour la liste des anomalies, réparations ou réorganisation effectuées par année civile. A cette fin, il effectuera une visite mensuelle sur site. Des interventions téléphoniques ou par connexions à distance sont partie intégrante du contrat. 3/ gestion du parc informatique et propositions d évolutions Le prestataire tiendra à jour un état précis du système informatique et proposera à la commune les opportunités technologiques dont il aurait connaissance. Il pourra être amené à installer de nouveaux logiciels ou de nouvelles fonctionnalités. Il dressera un état du parc avec référence des machines, date de mise en service, évolutions ou adaptations réalisées, et utilisateurs. Cet état sera communiqué à la commune au moins une fois par an lors du second semestre. Le prestataire sera également chargé de la formation des utilisateurs aux évolutions nouvelles. Article 8 Conditions d'exécution 8-1 Réunion de lancement Avant démarrage de la mission du candidat retenu, une réunion de lancement aura lieu avec le titulaire, la DGS, le Responsable des Finances et l'élu référent. 8-2 Protection de l'environnement Le candidat devra préciser les modalités concernant le recyclage des matériels en fin de vie. Le matériel proposé devra répondre aux préoccupations environnementales. De plus, une attention particulière sera portée aux émissions sonores de la solution technique proposée. 8/12
8-3 Exigences en termes d'usage La solution technique proposée par le soumissionnaire devra reposer sur un standard ouvert au sens de l'article 4 de la loi n 2004-575 du 21 juin 2004, afin de garantir l'interopérabilité effective entre les systèmes actuels et à venir. Dans les cas où les composants logiciels livrés dans le cadre de ce marché sont couverts par des licences, elles devront être indiquées très précisément et autoriser : 1. L'usage sans restriction du composant logiciel ; en particulier sans limite relativement, au nombre de postes déployés, au nombre d'utilisateurs simultanés, au nombre de processeurs hébergeant le service, au nombre de sites, au nombre de dossiers traités etc. 2. L'étude du fonctionnement du composant logiciel, en permettant l'accès au code source, cela afin d'assurer une interopérabilité parfaite avec les autres systèmes. 3. Les corrections et améliorations du logiciel par l'administration ou des tiers afin de ne pas réserver de manière exclusive l'accès au marché de maintenance applicative consécutif. Le code source devra être fourni. 4. La redistribution de copies à l'identique ou modifiées du logiciel, assorties des mêmes droits afin que l'argent public ne paie qu'une fois. Fait à Saint-Jory, le 18 juin 2014 Le Maire de Saint-Jory Thierry FOURCASSIER Lu et accepté, Le prestataire (Date, cachet, signature) 9/12
ANNEXE 1 Inventaire des postes d'agent mis à jour au 5/06/14 10/12
ANNEXE 2 Tableau des droits Serveur de Fichiers Élus et Agents 11/12
ANNEXE 3 Schéma indicatif d'organisation du réseau 12/12