LES COÛTS COMPLETS DE L INFORMATISATION EN 1999

LES COÛTS COMPLETS DE L INFORMATISATION EN 1999 NOVEMBRE 2000

Les coûts complets de l informatisation en 1999 Ce document présente l analyse en coûts complets de la dépense informatique de 1999 au sein des administrations civiles de l Etat et de certains établissements publics qui en relèvent. Cette analyse s appuie sur les dossiers établis par les administrations et discutés dans le cadre des préconférences budgétaires informatiques préparatoires au PLF 2001. Sommaire : I. L approche coûts complets de l activité informatique Page 2 La méthode Page 2 Les éléments de normalisation de la dépense Page 3 II. Les données Page 4 III. L évolution des postes de dépenses Page 9 IV. La structuration de la dépense informatique Page 12 V. L analyse des charges de dépense élémentaire Page 18 V.1 L achat de matériel Page 18 V.2 Le coût de la maintenance des matériels Page 19 V.3 Le coût des réseaux Page 22 V.4 Les droits logiciels Page 23 V.5 Les ressources humaines Page 24 V.6 La formation Page 28 V.7 L immobilier Page 32 VI. Conclusion Page 33 Annexe 1 Evolution des coûts complets et du budget de fonctionnement Page 34 Annexe 2 Remarques sur les données fournies par les administrations Page 35 Annexe 3 Méthodes d évaluation des coûts immobiliers Page 35 Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 1

I. L approche coûts complets de l activité informatique La méthode La connaissance des coûts complets d une activité est un élément essentiel de la modernisation de la gestion des administrations. Une approche en coûts complets a été mise en place pour les dépenses informatiques en 1996 et poursuivie en 1997, 1998 et 1999. Dans la poursuite de cet effort et conformément aux orientations du Comité interministériel à la Réforme de l Etat (CIRE) du 12 octobre 2000 en faveur de la modernisation des modes de gestion des administrations, il paraît souhaitable de renouveler et consolider le travail de restitution sur les coûts complets informatiques des administrations pour 1999 rassemblés dans le dossier technique de préconférence budgétaire informatique (Fiche E4). Si le développement et la maintenance du système d information des ministères ne peuvent être considérés à proprement parler comme un programme d action ministériel au sens institutionnel du terme, ils constituent en revanche une fonction support transverse aux missions, et en tant que tel un levier de modernisation. La complexité du domaine qu implique la multiplicité de ses champs d action, comme son importance au regard de la modernisation de l administration (décloisonnement des administrations, simplification des procédures, augmentation de la productivité, ) justifient un traitement spécifique de ces dépenses dans un souci de plus grande efficacité, à travers la comparaison entre administrations, et l explicitation de tendances budgétaires manifestes. L analyse des dépenses informatiques, réalisée à partir du dossier de préconférence technique informatique, constitue pour ce poste de dépenses l exercice de contrôle de gestion le plus avancé et le plus abouti. La démarche générale adoptée par la Direction du Budget dans ce secteur s appuie sur les données budgétaires et structurelles agrégées fournies par les ministères, dont la cohérence se renforce année après année. Cette cohérence peut être évaluée dans chaque dossier par recoupement multiple, et par rapprochement avec le suivi d exécution de la dépense. Toute latitude est laissée par ailleurs aux administrations sur les moyens mis en œuvre pour assurer la remontée des informations. L analyse en coûts complets s appuie sur l analyse des dépenses effectuées et constitue à ce titre un compte rendu de gestion budgétaire spécifique. L intégration des dépenses de personnel est essentielle dans l appréhension des dépenses informatiques où la charge de travail intellectuel revêt une part majeure. La structuration des dotations informatiques déjà existantes au sein de la nomenclature budgétaire a fortement facilité l appropriation de cette approche par les ministères, et l effort spécifique et nouveau se concentre essentiellement sur la prise en compte de dépenses de personnel, généralement assez bien identifiées, et le rattachement de dépenses calculées, immobilières ou de fonctionnement. Cette démarche consiste à normaliser les dépenses, et à réaffecter ces dernières selon de nouveaux axes d analyse. Elle prépare effectivement les services de gestion aux évolutions qui devraient résulter de la mise en place généralisée du contrôle de gestion dans les administrations. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 2

Les éléments de normalisation de la dépense : La mise en place des éléments de visibilité sur la dépense informatique, impose une réflexion sur les charges élémentaires de la dépense, et sur les éléments de volumétrie. Cette approche, dite de base zéro, est utilisée depuis déjà quelques années dans les préconférences informatiques pour l évaluation d un bon nombre de dépenses, incluant notamment la part de la dépense relative à l achat de l équipement matériel individuel. La démarche se résume pratiquement à suivre le prix public des matériels standards et à définir le périmètre de personnels concernés par cet équipement individuel informatique. Néanmoins, si le nombre global de personnels concernés par l informatique et le nombre de postes informatiques constituent effectivement des éléments de volumétrie adaptés à l évaluation de la dotation relative à l équipement informatique standard, ils ne sont pas nécessairement pertinents pour d autres postes de dépense pour lesquels d autres informations quantitatives apparaissent mieux adaptées : Réseau : nombre de sites et débit par site Nombre de serveurs : nombre de sites, caractéristiques du serveur, choix de l architecture, contraintes applicatives Parc applicatif : nombre de missions distinctes Charges de développement applicatif : complexité de la mission Droits logiciels : nombre de personnes concernées par la mission à laquelle correspond le progiciel Ces brefs commentaires justifient le besoin de mettre en place progressivement un cadre de visibilité précis dans le dossier de préconférences techniques informatiques sur les quelques éléments mentionnés précédemment (sites géographiques, informaticiens, missions et effectifs concernés par mission) en renforçant le nombre de fiches synthétiques prévues à cet effet. A cette fin, deux nouvelles fiches sur l équipement informatique moyen par site géographique, et sur la répartition des effectifs des services informatiques par type de charge, devraient être incluses dans le dossier, dès les discussions du PLF 2002 début 2001. La consolidation des données par la Direction du Budget selon un cadre commun à l ensemble des administrations, leur analyse comparative et leur restitution dans ce document, est un pas supplémentaire sur la voie de la transparence, et permet de mettre en évidence certains ratios et structures de dépense. Ces données ne peuvent toutefois constituer une norme de dépense interministérielle, car elles font abstraction de l environnement politique et budgétaire global qui les entoure. Les administrations ne doivent donc pas y chercher une ligne de conduite obligée, ou une légitimation de certaines de leurs exigences ; ce document ne leur offre que des éléments constructifs de réflexion, et leur propose des axes d évolution, en mettant l accent sur les moyens de visualisation et d explicitation des tendances. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 3

II. Les données L approche, mise en place en 1998 sur la base des données collectées pour une vingtaine d administrations pour 1997 et pour sept d entre elles pour 1996, se généralise. Elle concerne toutes les administrations civiles de l Etat et certains établissements publics qui en relèvent. L analyse est menée pour trois groupes d administrations classées selon leur nombre de postes utilisateurs qui constitue un bon indicateur de la taille de l administration au regard de ses besoins informatiques du fait de la généralisation de l outil bureautique, et préférable aux effectifs globaux internes en raison de la spécificité de certaines fonctions administratives de terrain pour lesquelles le ratio optimal «micro-ordinateur par agent» n est pas nécessairement égal à un : Les administrations qui comptent plus de 30 000 postes de travail : les ministères de l éducation nationale (enseignement scolaire gestion administrative uniquement), de l équipement (urbanisme et services communs), de l intérieur, de la justice et les directions générales des impôts et de la comptabilité publique du Minefi ; Les administrations ou établissements publics qui comptent de 6 000 à 30 000 postes : les ministères des affaires étrangères, de l agriculture, de l emploi et de la solidarité, les directions du Minefi : direction du personnel, de la modernisation et de l administration, direction générale des douanes et des droits indirects et Insee, et l ANPE ; Les administrations ou établissements publics qui comptent moins de 6 000 postes : les ministères de la culture, de la jeunesse et des sports, de l éducation nationale (enseignement supérieur gestion administrative uniquement), de l environnement, du tourisme, les services du Premier ministre (SGPM-SGG et SGDN), le secrétariat d Etat à l Outre-Mer, le conseil d Etat, la cour des comptes, la documentation française, les monnaies et médailles et l AFPA. Les dépenses informatiques du 1 er groupe représentent pratiquement les 2/3 de la dépense totale, celles du 2 ème groupe un peu moins de 30% et celles du 3 ème groupe 7,5%. Quelques administrations du 3 ème de ces groupes qui n ont adhéré à cette analyse que récemment, et pour lesquelles nous ne disposons pas de résultats sur une période de trois ans, peuvent se trouver écartées de certaines des analyses qui suivent. Pour cette raison, le champ de l étude couvre 95,5% des coûts complets de la dépense informatique recensée en 1999, 97,7% de la dotation de crédits informatiques accordée en loi de finances initiale et 98,7% de l ensemble des postes de travail recensés en 1999. Le 3 ième de ces groupes reste en tout état de cause, un groupe très hétéroclite dont les situations particulières trouvent difficilement par la suite un dénominateur commun. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 4

Evolution sur trois ans des données globales de la dépense informatique 1997 98/97 1998 99/98 1999 dotation informatique de la LFI 4,560 MdF -4,64% 4,348 MdF +2,68% 4,465 MdF Coûts complets de la dépense informatique 9,889 MdF +8,82% 10,761 MdF +6,89% 11,503MdF Nombre de postes de travail 397.257 +13,30% 450.084 +8,13% 486.673 Effectif concerné par l informatique 637.273 +1,62% 647.573 MdF : milliards de francs courants L analyse en coûts complets de la dépense informatique cherche à reconstituer la totalité des charges liées directement ou non à la fonction informatique. Du point de vue des charges, sont pris en compte, bien évidemment, les charges d achat, de location ou de crédit-bail et de maintenance de matériel informatique, d achat et de droits d usage de logiciels, de prestations de service, de fournitures et de documentation informatiques, de coût des réseaux, de la formation, ainsi que la masse salariale des personnels, informaticiens et non informaticiens intervenant dans les projets informatiques, les frais d aménagement et de câblage et le coût de l immobilier occupé. Du point de vue du périmètre, cette analyse ajoute aux dépenses sur crédits informatiques concentrés discutés lors des préconférences techniques informatiques, les dépenses déconcentrées sur crédits globalisés, ainsi que les dépenses sur fonds de concours. L analyse des coûts complets de la dépense informatique gagne en fiabilité au fil des années, du fait d une meilleure maîtrise par les services ; cependant, certains postes plus difficiles à chiffrer, comme l immobilier occupé par les services informatiques ou les dépenses de personnels affectés dans ces services, sont encore parfois sous-estimés. Le niveau du ratio coûts complets de la dépense informatique sur crédits informatiques discutés lors de la préparation des lois de finances montre que la discussion budgétaire ne porte que sur un peu plus du tiers des dépenses totales et son évolution constatée à la hausse est le reflet de deux phénomènes concomitants: 1. une meilleure connaissance des postes de dépense non directement pilotés par les services informatiques de l administration centrale, 2. la progression des dépenses budgétaires déconcentrées globalisées. En moyenne, pour l ensemble des administrations considérées, ce ratio passe de 2,17 en 1997 à 2,47 en 1998 et 2,55 en 1999. Les ratios de la Direction générale des douanes et droits indirects, qui renforce en 1999 l utilisation de ses crédits d investissements financés par fonds de concours et de l agriculture dont les dépenses de prestations de service pour la mise en place des systèmes de gestion de la politique agricole commune, connaissent les plus fortes hausses en 1999, tandis que la baisse du ratio de la DPMA (de 2,93 en 1998 à 2,49 en 1999) est la conséquence de la fusion Finances / Industrie, qui semble avoir permis de réaliser des économies notamment en matière d immobilier. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 5

Evolution du ratio coûts complets de la dépense informatique sur crédits informatiques inscrits en LFI supérieur DGDDI Equipement Agriculture Jeunesse & Sports INSEE Scolaire SGDN DGI 1997 1998 1999 Santé Justice Ensemble DPMA Intérieur Aff. Etrangères Mer-DAMGM DGCP CSA Environnement DREE AFPA Emploi SGPM-SGG Culture Conseil d'etat Outre Mer ANPE Cour des Comptes DGCCRF tourisme La Doc. Française Plan DATAR 0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 6,00 7,00 8,00 Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 6

La récapitulation triennale des coûts complets des administrations en fonction de leur nombre de postes est représentée sur les schémas suivants. La représentation est nominative dans un souci de transparence, et la taille des bulles associées à chaque administration est proportionnelle au coût complet par poste utilisateur. Pour plus de clarté, la valeur 1999 de ce coût complet par poste est indiquée en complément du nom de chaque administration. Des zooms sont faits sur deux groupes d administration qui correspondent aux groupes 2 (à l exception de l ANPE) et 3 mentionnés au début de ce chapitre. Il convient de noter, de nouveau, que l enseignement scolaire n est considéré dans cette étude que pour la partie gestion administrative, ce qui explique le nombre de 68 000 postes affiché qui fait abstraction du matériel «pédagogique» déployé dans les établissements scolaires (financé en partie par les collectivités territoriales). Récapitulation triennale des coûts complets en fonction du nombre de postes 2000 1800 DGI, 24,4 kf 1600 DGCP, 23,6 kf Intérieur, 18,6 kf 1400 1200 Coûts complets (MF) 1000 800 600 INSEE DGDDI ANPE, 44,5 kf Justice, 16,5 kf Equipement, 18,8 kf Scolaire, 17,6 kf 1999 1998 1997 400 ZOOM 1 200 ZOOM 2 0-10000 0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000 80000 90000-200 Nombre de postes Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 7

Récapitulation triennale pour les ministères de taille moyenne (ZOOM 1) 550 500 Insee, 76,5 kf DGDDI, 55,5 kf 450 Coûts complets (MF) 400 350 DPMA, 34,2 kf Affaires étrangères, 30,7 kf Santé, 25,4 kf 1999 1998 1997 Emploi, 29 kf 300 Agriculture, 24,8 kf 250 200 5000 7000 9000 11000 13000 15000 Nombre de postes Récapitulation triennale pour les services de moins de 6000 postes (ZOOM 2) 140 120 AFPA, 25,8 kf 100 Culture, 20,7 kf Coûts complets (MF) 80 60 40 SGG, 32,9 kf Conseil d'etat, 17,1 kf Jeunesse & Sports, 14,4 kf 1999 1998 1997 Monnaies & médailles 20 Documentation française Environnement Cour des comptes, 16,8 kf Mer, 23,7 kf Outre mer, 23,9 kf 0 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 Nombre de postes Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 8

III. L évolution des postes de dépenses Alors que les crédits informatiques discutés en loi de finances initiale diminuaient en 1998 par rapport à 1997 (-4,6%), et augmentaient peu en 1999 par rapport à 1998 (+2,7%), les dépenses informatiques globales constatées ont connu une progression effective significative sur la même période : +8,8% de 1997 à 1998 et +6,9% de 1998 à 1999. Notamment, les postes prestations de service, coût des réseaux et droits logiciels, présentent une forte augmentation pour la deuxième année consécutive. Le poste formation qui connaît également une certaine croissance est à signaler malgré son importance toute relative sur le plan budgétaire (à peine plus de 5% du coût complet en 1997 et 1998 et 5,6% en 1999). Les postes de coûts de personnel présentent également des variations importantes, dues vraisemblablement pour le personnel non informaticien à une meilleure prise en compte de cette dépense, et pour le personnel informaticien à une réduction significative des effectifs du ministère de l emploi. La forte hausse en 1999 de la dépense «coût des réseaux» est due pour près de 80% aux administrations de plus de 30 000 postes de travail, (administrations fiscales et ministère de l Intérieur), pour 17% à celles qui comptent de 6 000 à 30 000 postes de travail, (ministères de l agriculture, de l emploi et de la solidarité), et pour 4% au ministère de la culture qui appartient au groupe des administrations qui comptent moins de 6 000 postes de travail. L augmentation de ce poste de dépense devrait se poursuivre en 2000 et 2001, jusqu à ce que l ensemble des sites administratifs dispose d un raccordement au réseau ministériel, conformément aux préconisations du Plan d action gouvernementale pour la société de l information, le PAGSI. De même, la dépense «achat de logiciels» connaît une forte hausse en 1999. Les administrations qui comptent plus de 30 000 postes de travail contribuent à 40% de cette hausse et celles qui comptent de 6 000 à 30 000 postes de travail à près de 52%. Cette hausse peut s expliquer en partie par la mise à niveau nécessaire pour le passage à l an 2000. La forte hausse en 1998, réitérée en 1999 de la dépense «Prestations de service» est plus inquiétante. Elle est due à hauteur de 37% aux administrations qui comptent plus de 30 000 postes de travail, et pour 61% à celles qui comptent de 6 000 à 30 000 postes de travail. Elle confirme la priorité mise sur le développement des NTIC dans l administration, et la difficulté à s appuyer sur de véritables compétences internes. Ce constat maintes fois réitéré nécessite un véritable travail de fonds sur l identification, le suivi et la formation des compétences internes. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 9

Répartition du budget informatique par type de dépenses En milliards de Francs courants Données 1997 Evolution de 1997 à 1998 Données 1998 Evolution de 1998 à 1999 Données 1999 Matériel 2,146 7,71% 2,312 7,96% 2,496 Maintenance Matériel 0,758 7,02% 0,811-1,34% 0,800 Coût des réseaux 0,478 0,92% 0,482 21,57% 0,586 Droits logiciels 0,632 1,38% 0,641 14,69% 0,735 Prestations de service 0,840 22,11% 1,026 27,65% 1,309 Personnel des services inform. 3,479 8,27% 3,767 1,12% 3,809 Formation des utilisateurs 0,393 9,84% 0,432 16,43% 0,503 Formation des informaticiens 0,115 2,48% 0,117 13,03% 0,133 Immobilier occupé 0,260 11,42% 0,289-12,13% 0,254 Fournitures 0,292 10,73% 0,323 9,55% 0,354 Aménagement, Câblage 0,133 94,67% 0,259-18,08% 0,212 Forfait de fonctionnement 0,231-26,71% 0,169 4,70% 0,177 Autres dépenses 0,132 0,42% 0,133 1,28% 0,135 Ensemble 9,889 8,82% 10,761 6,89% 11,503 Ensemble des sections budgétaires et établissements publics pris en compte : Affaires étrangères & Coopération, Culture, Agriculture, Enseignement Scolaire (gestion administrative uniquement), Finances, Cour des comptes, Intérieur, Conseil d'etat, Justice, Equipement (Urbanisme et services communs), Santé, Emploi, Environnement, Monnaies, AFPA, ANPE. Les schémas suivants présentent l évolution des principaux postes de dépenses pour l ensemble des administrations dans un premier temps, puis groupe par groupe. Des différences apparaissent, notamment sur les services de moins de 6 000 postes, au niveau achat ou maintenance des matériels. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 10

Evolution des principaux postes de la dépense informatique ensemble des administrations civiles et des établissements publics qui en relèvent 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% Evolution de 1997 à 1998 Evolution de 1998 à 1999 10,00% 5,00% 0,00% -5,00% Matériel Maintenance Matériel Coût des réseaux Droits logiciels Prestations de service Personnel des serv.inform. administrations comptant plus de 30 000 postes de travail 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% -10,00% Matériel Maintenance Matériel Coût des réseaux Droits lo gic ie ls Prestations de service Personnel des serv.inform. administrations comptant de 6 000 à 30 000 postes de travail 35,00% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% -5,00% -10,00% Matériel Maintenance Matériel Coût des réseaux Droits logiciels Prestations de service Personnel des serv.inform. administrations comptant moins de 6 000 postes de travail 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% -10,00% -20,00% Matériel Maintenance Matériel Coût des réseaux Droits logiciels Prestations de service Personnel des serv.inform. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 11

IV. La structuration de la dépense informatique L approche présentée dans cette partie se concentre sur les 5 postes principaux de dépense. Cette restriction est retenue dans un souci de lisibilité de l étude, le type d approche suivant ne permettant pas une analyse pertinente des postes de dépenses peu significatifs budgétairement. Les postes étudiés sont : Les matériels (et la maintenance) Le coût des réseaux Les droits logiciels Les prestations de service Le coût des personnels des services informatiques Le format des diagrammes suivants, en toile d araignée, permet une représentation visuelle de la répartition moyenne des dépenses entre ces 5 postes. Cette représentation permet également une visualisation immédiate des écarts des ministères à cette répartition moyenne. Quatre cas particuliers s écartant fortement de la répartition moyenne sont analysés, et mis en relief par un rappel succinct de leur situation particulière. Répartition du coût complet informatique par type de dépenses 1999 Matériel et maintenance 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% Personnel interne 20,0% 10,0% Coût des réseaux 0,0% Moyenne Scolaire Intérieur Santé ANPE Prestations de service Droit logiciels Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 12

Le comportement moyen : Le comportement moyen met en évidence deux postes de dépense principaux : la charge de personnel interne (informaticiens et non informaticiens) à hauteur de 33 % et le matériel et le coût de sa maintenance à hauteur de 28 %, soit un total d un peu plus de 60% pour l ensemble de ces deux postes. Les prestations de service en augmentation importante représentent en 1999, 13% du coût complet informatique, contre un peu moins de 10% en 1998. Les coûts réseaux et droits logiciels restent encore limités, et compris entre 5 et 7% du coût complet. L ensemble des autres postes, non représentés sur la figure, constituent 15% de la dépense environ, ne peuvent être considérés comme négligeables, mais ne semblent pas encore structurants quant à la dépense informatique globale. Répartition du coût complet informatique par type de dépenses 1998 Matériel et maintenance 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% Personnel interne 20,0% Coût des réseaux 10,0% 0,0% Moyenne Scolaire Intérieur Santé ANPE Prestations de service Droit logiciels L analyse comparative des dépenses moyennes de 1998 et 1999 montre une structure similaire, mais présentant une réduction notable en 1999 des parts de matériel et maintenance, de charges de personnel, ainsi que des autres postes de dépense non représentés (15% contre 16%) au profit d une augmentation des parts de prestations de services (12,7% contre 9,5 %), et de coûts des réseaux (5,4% contre 4,5%). Rappelons à cette occasion, qu une réduction relative de la part des dépenses de matériel et de maintenance dans le coût complet ne signifie pas pour autant une réduction budgétaire effective de ces postes de dépense en raison de l augmentation globale constatée des coûts complets. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 13

Premier comportement : un poids fort du poste matériel et maintenance : cas du ministère de l intérieur Le premier cas particulier présenté est celui du ministère de l Intérieur. Les coûts complets analysés, qui font abstraction des dépenses spécifiques liées au projet de réseau hertzien mobile Acropole (400 MF par an), montrent une structure de coûts où les dépenses de matériel et de maintenance sont prédominantes (39 %), alors que les dépenses de personnel (623 personnes pour un parc de 82 000 PC) sont bien en deçà de la moyenne (18% contre 33%). Le coût réseau de données (RGT) est légèrement supérieur à la moyenne (8% contre 5%), ce qui s explique par un réseau déjà étendu à l ensemble des sites déconcentrés pour le besoin des applications spécifiques du ministère. La double imputation des reports (de 98 sur 99, et de 99 sur 2000), sur les dépenses du chapitre informatique (hors personnel) des coûts complets, et qui s élèvent à 250 MF environ, conduit néanmoins, à nuancer le propos. Il est probable également qu une partie du câblage soit imputé sur la partie matériel, en sus de coûts de renouvellement de certains autocommutateurs (qui ne sont pas pris en compte par toutes les administrations). Le regroupement des Centres Informatiques Interdépartementaux en un site principal et un site de secours devrait contribuer à rationaliser ces coûts de matériel, et les charges d entretien afférentes. L Outre-mer, la Cour des comptes ou la Justice, présentent également des charges de matériel et maintenance proches de 40% du coût complet informatique. Deuxième comportement : une part prépondérante du personnel interne : le ministère de l éducation nationale (partie gestion administrative de l enseignement scolaire) : L enseignement scolaire, présente l un des taux de charges de personnels internes le plus élevé des administrations (après le SGDN, 79% et la documentation française, 53 %). Il représente près de 50% du coût complet informatique du ministère ( soit plus de 2 200 informaticiens pour 68 000 postes de travail). Ce niveau de personnels internes induit jusqu à présent un niveau de recours à l externalisation et de droits logiciels beaucoup plus faible que la moyenne. La partie réseau, également faible, s explique par l utilisation du réseau IP Renater, dont le financement n est que partiellement assuré par la section enseignement scolaire (mutualisation des ressources réseau entre les sections recherche, enseignement supérieur, et enseignement scolaire). Enfin, le partage de charges entre les collectivités territoriales et le ministère de l éducation nationale pour le renouvellement du matériel dans les établissements scolaires, a conduit à introduire dans les coûts complets la contribution estimée des collectivités locales pour la partie achat de matériel et coûts de maintenance. La charge estimée par le ministère des dépenses effectuées par les collectivités locales est de 105 MF soit 40% des montants pris en charge par le ministère ; elle conduit pour 1999 à un poids de la partie matériel et maintenance sensiblement équivalente à la moyenne. Le souhait mis en avant dans le nouveau schéma directeur d un recours plus systématique à l externalisation au niveau de l assistance aux utilisateurs, de la maintenance technique ou encore de la conduite de projets, posera inévitablement le problème du redéploiement des personnels informaticiens internes. L Insee, l Equipement, la Santé, ou la documentation française, présentent également des charges de personnel interne dépassant 40% de leur coût complet informatique. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 14

Troisième comportement : un niveau de prestations de service élevé : l ANPE L ANPE présente un niveau de prestations de service s élevant à 42% du coût complet informatique (contre 39% en 1998) pour un niveau de ressources internes ne dépassant que légèrement 10% de ce coût. La particularité de l informatique de l ANPE provient en partie du partenariat passé avec l UNEDIC permettant l utilisation par l agence des fichiers de demandeurs d emploi de l UNEDIC à travers les applications GIDE et bientôt GEODE. Ce partenariat implique aujourd hui une participation à l informatisation de l UNEDIC budgétisée annuellement à hauteur de 120 MF en prestations de services. Cette participation ne peut en tout état de cause être uniquement considérée comme de la prestation de service, car elle recouvre une partie du financement des infrastructures techniques de l UNEDIC. L ambiguïté sur la nature exacte de cette charge estimée à 40 % du montant de prestations de service (soit 17% du coût complet informatique) ne suffit pas à justifier le déséquilibre manifeste entre les niveaux respectifs de prestations de service et de ressources internes, notamment dans une informatique où le coût complet demeure bien supérieur à la moyenne. L informatique de l ANPE se manifeste également par un recours très limité aux progiciels (montant de droits logiciels faible), et un coût réseau au dessus de la moyenne, que l on peut associer à un usage du réseau permanent dans les Agences locales pour l emploi (ALE) pour les besoins d accès aux bases centrales demandeurs d emploi, et offres d emploi. Les monnaies et médailles présentent de même un niveau de prestations de service supérieur à 30% auquel s ajoute également un niveau de droits logiciels supérieur à 20%. L emploi, l AFPA, la Justice et le tourisme présentent des niveaux de prestations de service proches de 20% de leurs coûts complets informatiques. Quatrième comportement : un niveau de droits logiciels au dessus de la moyenne : la section santé et solidarité du MES. La structure des dépenses de la partie santé et solidarité du MES se caractérise par une forte augmentation du niveau de droits logiciels en 1999 (14 % contre 6% seulement en 1998), et une évolution inverse du niveau des coûts matériel et maintenance (21% en 1999 contre 33% en 1998). Cette évolution s explique, outre par des erreurs ou évolutions potentielles d imputation, par des besoins applicatifs urgents ayant conduit, selon le ministère, à limiter le renouvellement matériel, repoussant d autant ces charges sur les années suivantes. Ce bilan est à considérer en tenant compte du coût informatique moyen de la partie solidarité qui figure parmi les moins importants des ministères de taille moyenne dont le parc informatique est compris entre 6 000 et 30000 PC. Le niveau faible des charges non prises en compte dans le graphique (4% contre 15% en moyenne) signale néanmoins également une approche encore insuffisante des coûts complets, et notamment l absence de prise en compte des charges immobilières. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 15

L analyse de la structure de dépenses par groupes de ministères : Cette analyse présentée sur le schéma suivant, met en évidence des différences de répartition de charges entre les trois groupes d administrations, mais dont l interprétation reste délicate et relative, en raison de la grande disparité des répartitions structurelles constatée à l intérieur de chacun de ces groupes. La représentation des deux années 1999 et 1998, montre des structures sensiblement identiques, aux évolutions déjà mentionnées sur les postes de dépense près. Structuration de la dépense moyenne des administrations par groupe Matériel et maintenance 40,0% 35,0% Personnel interne 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% Groupe 1-1999 Groupe 2-1999 Groupe 3-1999 Coût des réseaux Prestations de service Droit logiciels On peut signaler les résultats suivants observés sur les trois postes principaux: Groupe 1 : un niveau important de matériel (et maintenance) et de personnel, mais moins de prestations de services. Groupe 2 : un niveau important de personnel et de prestations de services, mais moins de matériel. Groupe 3 : un niveau important de matériel et de prestations de service, mais moins de personnel. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 16

Si ces conclusions ne peuvent s appliquer de manière systématique à l ensemble des administrations constituant ces groupes, en raison d une disparité de comportements financiers importante, elles sont néanmoins le reflet précis d une situation structurelle manifeste. Les services de taille modeste, ne peuvent constituer de véritables services informatiques internes, et ne peuvent pas donner véritablement à cette fonction les possibilités d autonomie suffisantes. Ces services sont alors fortement dépendants de l extérieur, et de l externalisation, et n ont pas nécessairement les moyens de consolider les éléments d expertise en interne. Leur comportement peut donc fortement varier et dépendre, d aspects conjoncturels, comme du dynamisme et de la compétence de leurs responsables informatiques. La prise en compte du SGDN (Partie DCSSI) dans les données 1999, pour lequel ces commentaires ne s appliquent pas en raison d une spécificité informatique du cœur de métier, modifie déjà ces résultats comme le montre la comparaison des courbes 1999 et 1998 du groupe 3. La distinction entre le premier et le deuxième groupe se pose en revanche en d autres termes. La présence géographique de ces deux types d administrations est la plupart du temps peu différente, ces administrations étant pratiquement toutes représentées au niveau régional, départemental, voire local. Le nombre de leurs missions ne varie pas nécessairement dans un facteur d échelles comparable à celui observé pour le nombre de postes, et la complexité de leurs missions, et donc la charge de développement des applicatifs associés à ces missions sont peu souvent proportionnels au nombre d utilisateurs connectés à l application. La charge de développement liée à la prestation de service peut donc dans bien des cas être assimilée à une charge fixe au regard du nombre de postes, alors que la partie matériel reste, dans une plus grande mesure une charge marginale (donc proportionnelle au nombre de postes). C est cette caractéristique relative de charge fixe de la prestation de service liée au développement vis à vis du nombre de postes, associée à une situation peu différente des administrations des deux groupes étudiés au regard de leur implantation géographique et de leur nombre de missions, qui justifie pour partie un comportement en coût complet par poste supérieur pour les administrations du groupe 2, par rapport à celles du groupe 1. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 17

V. L analyse des charges de dépense élémentaire Cette analyse, complémentaire de celles effectuées dans les deux parties précédentes, doit permettre une meilleure appréhension de postes de dépense secondaires comme par exemple la maintenance, la formation ou l immobilier. La représentation retenue, est la représentation graphique à deux axes reprenant le plus souvent le nombre de postes ordinateurs en abscisse, et d une donnée caractéristique en ordonnée et positionnant le ministère comme une bulle dont la taille témoigne de l importance d une dépense considérée. Ce type de représentation permet une appréciation visuelle de trois éléments caractéristiques simultanément, et permet de demeurer, dans un cadre visuel de regroupement des administrations selon leur taille respective. Une sélection des figures caractéristiques et pertinentes a due être menée afin de ne pas surcharger cette étude. V. 1 L achat de matériel La partie achat de matériel comprend plusieurs types de dépenses qui ne peuvent pas nécessairement être toutes rapportées au nombre d utilisateurs. Le dimensionnement des serveurs applicatifs de comptabilité fiscale (DGI, DGCP) ou servant à la traçabilité des animaux (Agriculture) par exemple, n est pas lié au nombre d utilisateurs de l application, mais bien à des paramètres de dimensionnement propres à chaque mission. Il n en reste pas moins, que la dépense matériel se compose d une partie bureautique importante, pour laquelle le rapprochement au nombre de postes utilisateurs prend un sens véritable. Le schéma suivant positionne les administrations selon les axes coûts complets, nombre de postes, et attribue aux administrations une bulle de taille proportionnelle au coût d achat matériel par poste utilisateur et par an Cette dépense varie entre 3 et 10 kf/poste pour 1999. Ces oscillations sont importantes, et justifient des réflexions complémentaires, sur le coût annuel optimal pour chaque administration. Une analyse complémentaire pourrait consister à progressivement séparer la partie bureautique de la partie applicative. Enfin, une approche pluriannuelle de ce type de dépense serait plus à même de prendre en compte les cycles de renouvellement du matériel, même si on constate un peu partout un lissage progressif de ce type de dépenses. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 18

Coûts matériels 1999 par poste utilisateur Coûts complets (MF) 2000 140 AFPA 1800 120 100 Culture 1600 80 Environnement Jeunesse & Sports 60 SGG 1400 40 Monnaies & Médailles Cour des comptes 20 Mer 1200 Outre mer 0-2000 0 2000 4000 6000-20 1000 800 ANPE Justice DGDDI 600 INSEE 400 Emploi 200 AFPA Equipement 600 550 500 450 400 350 300 250 DGCP INSEE DGDDI Emploi DGI Scolaire DPMA Santé Intérieur Affaires étrangères Agriculture 5000 7000 9000 11000 13000 15000 0-10000 0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000 80000 90000-200 Nombre de postes V. 2 Le coût de la maintenance des matériels La maintenance des matériels est souvent directement rapprochée de la valeur du parc de matériel d une administration. Ce coût qui correspond à une partie des dépenses incluses dans le maintien de l existant, doit faire l objet d analyses technico-économiques exhaustives et rigoureuses avant de faire le choix d une solution particulière. Plusieurs approches différentes ou complémentaires se présentent aujourd hui, entre contrats d achats avec garantie pluri-annuelle, ou externalisation complète de la prestation Deux approches comparatives entre les administrations sont proposées ci-après ; l une s appuyant sur la comparaison du ratio entre dépenses de maintenance et dépenses d achat de matériel, et la deuxième sur la présentation du coût de maintenance par poste utilisateur. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 19

La dépense d entretien du matériel ne se rapportant pas exclusivement aux achats de matériel de l année en cours, mais bien au contraire au parc de matériel existant, le ratio calculé rapporte la dépense de maintenance de chacune des années à l achat moyen de matériels sur les trois dernières années. Ce calcul n est qu un pis-aller, qui ne peut prendre en compte que les informations disponibles. Dans l absolu, il conviendrait d étudier cette dépense rapportée au parc réel de matériel, acquis au cours des cinq dernières années. En moyenne, ce ratio, après avoir fortement augmenté en 1998 (35%) par rapport à 1997 (32,7%), décroît légèrement en 1999 (34,5%). Quelques administrations semblent maîtriser leurs dépenses d entretien de matériel sur la période de trois ans, les ministères de l environnement, de l intérieur et de la santé, les directions du Minefi, DPMA, DGDDI et Insee : meilleure gestion pour les uns, ou renouvellement plus important du parc pour les autres. Coût de la maintenance rapportée à la moyenne sur 3 ans des achats de matériel AFPA DPMA Monnaies Scolaire 1997 1998 1999 Culture Cour des Comptes DGI DGCP Emploi Ensemble ANPE DGDDI Intérieur Justice Conseil d'etat INSEE Agriculture Equipement Santé Aff.Etrangères Environnement 0,00% 10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00% 70,00% 80,00% 90,00% 100,00% Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 20

La présentation du coût de maintenance par poste utilisateur pour 1998 et 1999 est donnée sur le schéma suivant par le positionnement des administrations selon deux axes (nombre de postes, et coût de maintenance par poste utilisateur). Le lien avec le niveau d achat de matériel par poste est conservé à travers la taille de la bulle (approche visuelle) et la mention de cette valeur exprimée en kf pour 1998 et 1999 associée au nom de l administration. schéma. Le détail sur les administrations de moins de 30 000 postes est présenté dans le second Niveau de maintenance par poste en 1998 et 1999 5,00 4,50 1999 1998 4,00 Coût maintenance matériel par poste (kf) 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 1,00 (Justice, 4,86->5,01 kf) (DGCP, 6,11->5,83 kf) (Scolaire, 3,27->3,27 kf) (DGI, 3,8->4,38 kf) 0,50 (Equipement, 3,61->4,36 kf) 0,00-10000 0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000 80000 90000 Nombre de postes Les coûts de maintenance par poste varient pour les administrations de plus de 30 000 postes entre un peu moins de 1000 F pour le ministère de l équipement et un peu moins de 2500 F pour la DGCP. Ces coûts semblent maintenir une tendance à la baisse, ce que les données 1997 confirment pour la DGCP et l Intérieur. La fluctuation est beaucoup plus importante pour les administrations de moins de 30000 postes, pour qui les niveaux s échelonnent entre 500 F et 4500 F. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 21

Niveau de maintenance par poste en 1998 et 1999 (moins de 30 000 postes) 5,00 4,50 (Monnaies&médailles, 9,36->2,88 kf) 4,00 Coût maintenance matériel par poste (kf) 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 (Culture, 7,05->3,95 kf) (DPMA, 4,99->5,67 kf) (AFPA, 5,46->5,93 kf) 1999 1998 (ANPE, 8,09 ->8,69 kf) (DGDDI, 6,18->8,71 kf) (Insee, 10,10->7,71 kf) (Affaires étrangères, 10,76->9,45 kf) (Santé, 7,56->4,42 kf) (Emploi, 4,6->4,96 kf) 1,00 0,50 (Jeunesse & Sports, 5,24->3,45 kf) (Agriculture,2,98->4,17 kf) 0,00-1000 4000 9000 14000 19000 Nombre de postes A l exception des monnaies et médailles, les administrations représentant moins de 30 000 PC sont bien regroupées et présentent un niveau de maintenance compris entre 500 et 1500 F. Le détail de ces administrations ne semble pas nécessaire ici en raison de cette homogénéité de comportement. On ne constate pas de tendance manifeste de ce coût sur ces schémas et celui ci semble suivre des logiques propres à chaque administration. Par ailleurs, une réduction du coût de la maintenance accompagnée d une augmentation du coût d achat par PC peut signifier une accélération du renouvellement, qui s avère en définitive coûteux budgétairement. V. 3 Le coût des réseaux La dépense réseau d une administration dépend certes de sa taille, et donc du nombre de postes utilisateurs raccordés, mais elle dépend bien plus encore de son implantation géographique à travers le nombre de sites à raccorder et leurs éloignements réciproques, et de la bande passante nécessaire au fonctionnement des applications et des services (débits de raccordement). L étude des coûts complets d octobre 1999 avait déjà signalé la difficulté de tirer des conclusions de l analyse réseau par poste, c est pourquoi, il ne nous a pas paru pertinent et significatif à ce stade de présenter un résultat similaire. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 22

La nouvelle fiche du dossier budgétaire informatique sur l équipement informatique moyen par site géographique devrait permettre dans le futur une analyse comparative plus instructive sur ce point. V. 4 Les droits logiciels L analyse du coût droits logiciels est très similaire à celle du coût matériel. Les droits logiciels relatifs à la partie bureautique sont facturés sous la forme de licences par poste, souvent sur l ensemble du parc, alors que les logiciels applicatifs (licences base de données, ), destinés à des missions particulières, peuvent être facturés aujourd hui sous d autres critères que le nombre d utilisateurs ( puissance du serveur, ). Une approche comparable à celle proposée pour la partie matériel est présentée ici ; les deux axes d analyse représentent le nombre de postes utilisateurs et le coût complet de l administration, et la taille de la bulle associée à une administration est proportionnelle à la dépense 1999 en droits logiciels par poste utilisateur. Ces droits logiciels varient entre 350 F/poste pour l AFPA ou 560 F/poste pour le scolaire et 7900 F/poste pour l Insee, 9560 F/poste pour les monnaies et médailles, ou encore 6520 F/poste pour le SGDN. Droits logiciels 1999 par poste utilisateur Coûts complets (MF) 2000 1800 1600 80 Environnement Jeunesse & Sports 60 SGG 1400 40 Monnaies & Médailles Conseil d'etat 20 Mer Cour des comptes 1200 Documentation française 0 Outre mer -1000-20 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 1000 800 600 INSEE 400 200 0-10000 0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000 80000 90000-200 140 120 100 DGDDI AFPA Emploi ANPE Culture AFPA Justice Nombre de postes 600 550 500 450 400 350 300 250 DGCP Equipement INSEE DGDDI Emploi DGI Scolaire DPMA Santé Intérieur Affaires étrangères Agriculture 5000 7000 9000 11000 13000 15000 Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 23

V. 5 Les ressources humaines La partie ressources humaines reprend plusieurs types de dépense des coûts complets informatiques : la partie personnel informaticien, la partie personnel non informaticien, et les prestations de service. Par ailleurs, deux types de charge de travail peuvent être mis en évidence: l un ne dépend que du nombre d applications et de missions de l administration (maintenance applicative, architecture dimensionnement, conduite de projet, développement logiciel), et n évolue pas nécessairement avec le nombre de postes. l autre est en revanche beaucoup plus dépendant du nombre de sites et du nombre d utilisateurs (maintenance, assistance utilisateurs, déploiement ). Il croît avec la taille de l administration. De plus la simple addition des charges de personnel et de prestations de service ne tient pas compte du rapport entre le coût financier de l équivalent temps plein (ETP) interne et celui de l ETP externalisé, qui est compris dans la pratique entre 3 et 5. Le schéma suivant présente selon les axes (nombre de postes, coût complet), le coût des ressources humaines par poste représenté par la taille de la bulle associée à chaque administration. Ces coûts varient entre 5920 F/poste pour le ministère de l Intérieur, ou 6920 F/poste à la Justice, et 23 310 F/poste à l ANPE, 26 840 F/poste aux douanes, ou encore 46 660 F/poste à l Insee. La spécificité des missions de l Insee, qui nécessite le recours à des informaticiens dans son cœur de métier explique pour une part la distorsion observée. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 24

Prestations de service + coûts de personnel 1999 par poste utilisateur Coûts complets (MF) 2000 1800 800 600 INSEE 400 200 0 140 120 100 1600 80 Environnement Jeunesse & Sports 60 1400 SGG 40 Conseil d'etat Monnaies & Médailles Cour des comptes 20 Mer 1200 0 Documentation française Outre mer -2000 0 2000 4000 6000-20 1000 DGDDI AFPA Emploi ANPE Culture AFPA Justice -10000 0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000 80000 90000 600 550 500 450 400 350 300 250 DGCP Equipement INSEE DGDDI Emploi DGI Scolaire DPMA Santé Intérieur Affaires étrangères Agriculture 5000 7000 9000 11000 13000 15000-200 Nombre de postes La deuxième approche retenue a consisté à étudier le coût de prestation de service par poste utilisateur. Cette approche est directement reliée aux observations faites à la fin de la partie IV sur l analyse de la structuration de la dépense selon les trois groupes d administrations. Le groupe des administrations de plus de 30 000 postes se caractérise par une part moins importante de la prestation de service, que l on a justifié alors par le caractère fixe de cette charge vis à vis du nombre de postes. En effet, les prestations de service ont été utilisées jusqu à présent essentiellement en maintenance applicative, expertise, et conduite de projet, et donc sur des charges définies comme fixes au regard du nombre de postes, au début de ce paragraphe Le schéma suivant présente dans ce sens les ministères selon leur nombre de postes et leur niveau de prestations de services par poste pour les années 1998 et 1999, et la largeur de la bulle associée à une administration, est proportionnelle à la charge de personnel interne par poste utilisateur. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 25

Cette analyse illustre parfaitement la tendance de décroissance du coût de prestations de service par poste avec l augmentation du nombre de postes, à l exception du cas de l ANPE (qui a été discuté dans la partie IV). Un coût de prestations de service élevé par poste peut être admissible pour une administration à faible nombre d utilisateurs si l importance et la complexité de ses missions justifient des besoins applicatifs importants. En revanche, cela ne se justifie pas pour des administrations, pour lesquelles le nombre important d utilisateurs n est rendu nécessaire que par un besoin de présence locale sur l ensemble du territoire, et non par la multiplicité de missions distinctes. Coût prestations de service par poste en 1999 20,00 (ANPE) Coût prestations de services/poste (kf) 15,00 10,00 5,00 1999 1998 0,00-10000 0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000 80000 90000 Nombre de postes Le besoin de suivi en interne des contrats d externalisation nous a amené à nous intéresser au ratio entre les coûts de prestation de service, et les charges de personnel interne. Ces ratios varient très fortement d une administration à l autre comme le montrent les schémas suivants pour les années 97, 98 et 99. Le premier schéma montre les résultats pour l ensemble des administrations mais ne les détaille que pour les administrations de plus de 30 000 postes. Les deux schémas suivants détaillent les résultats pour les groupes 2 (entre 6000 et 30 000 postes) et 3 (moins de 6000 postes). La taille des bulles associées à chaque administration est proportionnelle au coût ressources humaines (personnel interne + prestations de service) par poste utilisateur. Les valeurs de ces coûts RH par poste utilisateur sont de plus rappelées entre parenthèses, pour les trois années 97, 98 et 99 respectivement. A titre d illustration, l Insee, présente un ratio prestations de services sur personnel interne de l ordre de 20 %, relativement faible, mais qui s explique essentiellement par le poids du personnel interne comme le souligne le coût RH par poste de plus de 45 kf, très supérieur à la moyenne. Les coûts complets de l informatisation novembre 2000 page 26