Immeuble «Les Thiers» 4 rue Piroux BP 80071 54036 NANCY 6 avenue de Bourgogne 54500 VANDOEUVRE Modalités d organisation et de fonctionnement des Centres de Coordination en Cancérologie (3C) de la région lorraine (Validées par l ARS lors de la région régionale d officialisation de la mise en place des 3C le 27 septembre 2011) SOMMAIRE Préambule I. Textes de référence II. Missions des 3C III. Relations : RRC / 3C / Etablissements IV. Organisation des 3C 4.1 Identification des 3C 4.2 Composition des 3C 4.3 Formalisation des 3C V. Fonctionnement des 3C 5.1 Cellule qualité opérationnelle 5.2 Cellules relais 5.3 Comité de coordination du 3C 5.4 Outils communs de communication VI. Evaluation des 3C VII. Financement des 3C VIII. Dossier de demande commune de constitution d un 3C IX. Annexe 1 : schéma d organisation des 3C et répartition des financements PREAMBULE L organisation des 3C concerne les établissements de santé et les centres de radiothérapie autorisés en cancérologie. Le présent document a pour objectif, dans l attente du référentiel national des 3C, de déterminer les modalités d organisation et de fonctionnement des 3C sur la région Lorraine afin d accompagner les établissements à la mise en place des 3C et de clarifier le positionnement des 3C. I. TEXTES DE REFERENCE Mesure 32 du Plan cancer 2003-2008 Circulaire DHOS/SDO/2005/101 du 22/02/2005 relative à l organisation des soins en cancérologie et son annexe 5 correspondant au cahier des charges des 3C. Circulaire DHOS/CNAMTS/INCA/2007/357 du 25/09/2007 relative aux réseaux régionaux de cancérologie
II. MISSIONS DES 3C Les 3C sont définis comme «cellules qualité opérationnelles» des établissements de santé et des cabinets libéraux de radiothérapie autorisés au traitement du cancer. Depuis fin 2009, les établissements de santé doivent disposer d une autorisation spécifique pour traiter les malades atteints de cancer, cette autorisation est délivrée par leur agence régionale de santé (ARS). Ils avaient jusqu en mai 2011, pour remplir tous les critères attendus et voir leur autorisation confirmée jusqu en 2013. Parmi ces critères attendus, il y a les 6 conditions transversales de qualité : le dispositif d'annonce, la concertation pluridisciplinaire, le respect des référentiels de bonne pratique, la remise d'un programme personnalisé de soins (PPS), l accès aux soins complémentaires et d accompagnement des malades et l accès aux innovations et à la recherche clinique. Les 3C ont pour mission de s assurer que les critères transversaux de qualité opposables à ces structures sont mis en place et que le patient y a accès. Elles ne sont pas nécessairement l effecteur mais en tant que cellule qualité, elles vérifient que les critères qualité sont effectifs (ex. par le biais d audits). Pour cela, les 3C sont chargés de : organiser et fédérer la pluridisciplinarité, notamment les RCP promouvoir et suivre la qualité en cancérologie évaluer la concordance des organisations et des pratiques avec les procédures et les recommandations régionales et/ou nationales produire et recueillir de l information : - par un suivi des activités qu il transmet au RRC sous forme de rapport d activité annuel, tableau de bord, bilan - par des actions de communication auprès des professionnels de santé des établissements collaboratifs, des patients et de leurs proches III. RELATIONS : ETABLISSEMENTS / 3C / RRC L établissement de santé «siège du 3C» coordonne et participe au 3C auquel s associent d autres établissements de santé. Il contribue et veille à la mise en œuvre des missions du 3C Les établissements de santé participent au 3C coordonné par l établissement de santé «siège du 3C». Ils contribuent à la mise en œuvre des missions du 3C. L établissement de santé «siège du 3C» agit en collaboration avec les établissements participant au 3C notamment sur les programmes ou projets de qualité et de sécurité des soins. Le programme annuel du 3C est intégré aux projets d établissements et aux contrats pluriannuels d objectifs et de moyens avec l ARS. Les missions des 3C sont réalisées en complémentarité avec celles des RRC. Leur relation est précisée dans la circulaire du 25 septembre 2007 : RRC Diffusion des recommandations / référentiels de bonne pratique Mise en œuvre du DCC Information des patients et proches Information sur l organisation et l offre de soins en cancérologie (annuaires ) Recueil des données d activité de soins (TdB RRC) Evaluation des pratiques 3C Mise à disposition des soignants (ex : extranet, réunions, accès dans les salles de RCP ) Echanges de données et intégration au DCC DMP (fiches RCP, PPS, ) (ex : planification et gestion des RCP, ) Information, orientation, aide Transmission d annuaires actualisés au RRC (ex : RCP, ressources en soins de support, ) Production des informations (ex :Tdb 3C transmis au RRC qui l intègre dans le TdB régional, rapport d activité annuel transmis au RRC et à l ARS, ) Participation à l élaboration du programme annuel au sein du RRC en cohérence avec les autres 3C (ex : audits qualité internes / utilisation des référentiels, fonctionnement des RCP, délais d attente, )
Les relations Etablissements / 3C / RRC sont facilitées par : - la mise en place d une cellule qualité opérationnelle dans l établissement «siège du 3C». Cette cellule a pour mission de centraliser et de diffuser l information vers les «cellules relais» mise en place au sein des établissements participant au 3C. La cellule qualité opérationnelle de l établissement «siège du 3C» transmet les informations au RRC ; - la mise en place et l animation par le RRC d un groupe de travail régional 3C, avec mise à disposition d un portail web 3C et définition d outils méthodologiques d évaluation communs. IV. ORGANISATION DES 3C Sept 3C, regroupant la totalité des établissements de santé et les centres de radiothérapie autorisés en cancérologie, sont identifiés par l ARS sur la région Lorraine. Cette organisation tient compte des collaborations inter-établissements, des statuts juridiques des structures mais également des collaborations extra-territoriales. Cette organisation des 3C sera appelée à évoluer en fonction des évaluations réalisées. 4.1 Identification des 3C Noms des 3C 3C porté par le CAV public/espic 3C porté par le CHU public 3C porté par la Polyclinique de Gentilly - privé 3C porté par l Hôpital-Clinique Claude Bernard privé 3C porté par les HPM - public/espic 3C porté par le CH Verdun public 3C porté par le CH Epinal public/privé Sièges des 3C : au niveau de chacun des sept 3C, le siège du 3C est situé au sein de l établissement autorisé ayant une activité en cancérologie prépondérante. 4.2 Composition des 3C Etablissements autorisés (ES) : les ES participant à un 3C sont identifiés au travers les coordonnées de l ES (nom, statuts, finess, adresse, autorisations) et de son représentant légal (nom, prénom, fonction, tél, mail). Ils précisent également les outils communs de communication qu ils utilisent. La composition (nom des ES) du 3C devra être citée pour toute communication organisée par l une ou l autre de ces composantes. 4.3 Formalisation des 3C Type de formalisation : les collaborations entre établissements (ES) sont déclarées via leurs directeurs à travers un dossier type de demande commune de constitution d un 3C et formalisées par voie de convention. Cette convention prévoit notamment les modalités de mise à disposition des moyens humains et matériels qu ils partagent pour le fonctionnement du 3C. Elle prévoit également le ou les établissements destinataires de la MIG 3C et les conditions éventuelles de réversion aux établissements partenaires. La convention de partenariat peut être complétée soit par une charte soit par un règlement intérieur ou tout autre document jugé nécessaire pour préciser l organisation et le fonctionnement du 3C. Les ES partenaires s engagent à faciliter l accès aux informations et aux données nécessaires à l exercice des missions du 3C. Organisation validée : l organisation retenue est validée par les directions et les commissions ou les conférences médicales des ES. Date de la formalisation : la date retenue correspond à la date de signature de la convention établie entre les ES d un même 3C.
V. FONCTIONNEMENT DES 3C Le 3C doit disposer, pour la réalisation de ses missions, d une «cellule qualité opérationnelle» identifiée au niveau de l établissement siège du 3C et de «cellules relais» au niveau des établissements participant au 3C. Sont exclues de cette rubrique les actions de qualité transversale des pratiques des soins en cancérologie (dispositif d annonce, réunions de concertation pluridisciplinaires, soins de support) que certains personnels pourraient mener au sein des ES du 3C. 5.1 Cellule qualité opérationnelle = Ressources humaines dédiées aux missions du 3C et à la coordination du 3C La «cellule qualité opérationnelle» est constituée à minima : a) d un responsable en charge de la coordination, de la réalisation et du suivi des actions du 3C. Son mode de désignation est prévu par la convention portant création du 3C. Il est l interlocuteur principal auprès des ES partenaires du 3C, et du RRC. b) d un secrétariat c) d un personnel formé à la qualité Les trois fonctions sont clairement représentées au niveau du «siège» du 3C. 5.2 Cellules relais = Ressources humaines dédiées aux missions du 3C En fonction des fonds MIG 3C alloués à l ES, la cellule relais est composée au minimum d un responsable en charge de la réalisation et du suivi des actions du 3C au sein de l ES. Il est l interlocuteur principal auprès du 3C. 5.3 Comité de coordination du 3C Un comité de coordination est constitué au sein du 3C intégrant au moins un représentant de chaque ES le composant. Le comité se prononce à minima sur les objectifs annuels, les programmes de travail et les réalisations. Les modalités de mise en place et de fonctionnement de ce comité sont validées par les directions des établissements mettant en place le 3C. Un représentant des usagers est invité à participer au comité. 5.4 Outils communs de communication Les équipements de webconférence et/ou de visioconférence en place au sein des ES composant les 3C sont identifiés ainsi que leur accessibilité pour l exercice de la cancérologie. L utilisation d outils communs dédiés à la pluridisciplinarité tel que e-rcp est à privilégier. VI. EVALUATION DES 3C Les 3C sont soumis aux évaluations menées au niveau national (ex : indicateurs TdB annuel de l INCa) ou régional par l ARS et/ou le RRC. VII. FINANCEMENT DES 3C Les données de file active retenue dans le cadre de la mise en place des 3C proviennent de la DGOS et sont issues des données PMSI 2009 à partir du diagnostic principal de cancer. Les crédits délégués aux établissements au titre de la MIG «3C» 2011, soient environ 700 K, seront répartis entre les établissements au prorata de leur activité en cancérologie Année N-2 (PMSI DGOS 2009) sur la base de 58 500 par tranche de 2 200 patients (0,2 ETP médical, 0,5 ETP Technicien, 0,5 ETP secrétariat). Pour les établissements «siège» du 3C s ajoutera un socle forfaitaire modulé en fonction du nombre d établissements participant au même 3C soit un montant complémentaire allant de 10 000 à 45 000. L ARS contractualisera avec les établissements concernés sous forme d avenant au COM puis au CPOM.
VIII. DOSSIER DE DEMANDE COMMUNE DE CONSTITUTION D UN 3C Liste des pièces à fournir : un exemplaire original du présent dossier de demande de constitution d un 3C dûment complété et signé par chacune des parties les avis des CME des établissements un exemplaire original signé de la convention formalisant les relations entre les établissements participant à un même 3C Le dossier complet sera adressé, au plus tard le 30 novembre 2011 par courrier (le cachet de la poste faisant foi) à l adresse suivante : ARS Lorraine A l attention de Mme Stéphanie GEYER Immeuble «Les Thiers» 4 rue Piroux BP 800741-54036 NANCY Cedex Une copie complète du dossier doit être transmise, dans le même délai, à l adresse suivante : Réseau ONCOLOR A l attention de Mme BERNARD Sabine 6 avenue de Bourgogne - 54500 VANDOEUVRE Pour toute information de nature administrative, contacter : Sabine BERNARD / 03 83 59 85 15 / s.bernard@nancy.unicancer.fr