AGENCE FRANCAISE INFORMATIQUE Préparation au PES V2.0 PREPARATION AU PES V2 GESTION DES TIERS 25 JUIN 2013 1/13
Page de signatures Référence G_Mxx_PES_PREPARATION PES V 2.0 Famille Gestion Titre PREPARATION AU PES V2.0 Rédacteur Approbation Version du Produit ITC Bruno PUBERT V3.5.01 Date de Création Vendredi 21 juin 2013 Date Dernière Mise A Vendredi 24 juin 2013 Jour Tous droits de traduction, d adaptation et de reproduction par tous procédés réservés pour tous pays. Ce document ne peut, ni en totalité ni en partie, être copié, photocopié, reproduit, transcrit sans le consentement écrit de la société AFI. Toute reproduction, intégrale ou partielle, faite sans le consentement de l auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite (loi du 11 mars 1957, alinéa 1 er de l article 40). Cette reproduction par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contre façon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal, la loi du 11 mars 1957 n autorisant, aux termes des alinéas 2 et 3 de l article 41, d une part, que les copies ou reproductions strictement réservées à l usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective, et d autre part, que les analyses et les courtes citations dans le but d exemple et d illustration. 2/13
1. VERIFICATION DES TIERS... 4 1.1 DONNEES GENERALES (RAISON SOCIALE, ADRESSE ETC )... 4 1.1.1 NOM/RAISON SOCIALE... 4 1.1.2 LE CHAMP «ADRESSE-RUE» DOIT ETRE OBLIGATOIREMENT RENSEIGNE. (ADR2)... 5 1.1.3 LE CHAMP «CODE POSTAL» DOIT ETRE OBLIGATOIREMENT RENSEIGNE... 5 1.1.4 LE CHAMP «VILLE» DOIT ETRE OBLIGATOIREMENT RENSEIGNE... 5 1.2 LA CATEGORIE JURIDIQUE DOIT ETRE OBLIGATOIREMENT RENSEIGNEE... 5 1.3 LA NATURE JURIDIQUE DOIT ETRE OBLIGATOIREMENT RENSEIGNE... 5 1.4 PARTICULARITES SUR LA CIVILITE ET LE PRENOM ET LE SIRET :... 6 2. ANNEXES... 10 2.1 PARAMETRAGE TIERS : CATEGORIE / NATURE JURIDIQUES... 10 2.2 TYPAGE DE CERTAINS TIERS... 12 3/13
1. VERIFICATION DES TIERS 1.1 DONNEES GENERALES (RAISON SOCIALE, ADRESSE ETC ) Depuis le module Paramètres \ Fournisseurs \ Débiteurs \ Autres Tiers, vous allez intervenir sur les champs suivants : 1.1.1 NOM/RAISON SOCIALE Pour sélectionner les Tiers dont le champ Nom /Raison Sociale est vide, cliquez sur la LOUPE, puis placez-vous sur le champ Nom/Raison Sociale et appuyez sur la touche de fonction F9. Dans la fenêtre de sélection, cochez la case «Est non renseigné». Pour ne sélectionner que les tiers utilisés sur l exercice, il faut cliquer dans le champ «Mandat» (en dessous de «Marché») le curseur va clignoter, appuyer alors sur la touche de fonction F9. Dans la fenêtre de sélection, indiquez les valeurs «Depuis» «Jusqu à». Les champs contenant une sélection effectuée avec la touche F9 apparaissent en bleu turquoise à l écran. Lancez votre recherche et utilisez les boutons magnétoscopes pour passer d un tiers à l autre 4/13
1.1.2 LE CHAMP «ADRESSE-RUE» DOIT ETRE OBLIGATOIREMENT RENSEIGNE. (ADR2) Pour sélectionner les Tiers dont le champ «Adresse2» est vide, cliquez sur la LOUPE, puis placez-vous sur le champ Adresse-rue et appuyez sur la touche de fonction F9. Dans la fenêtre de sélection, cochez la case «Est non renseigné», puis procédez à la sélection sur le montant «mandaté». Utilisez les boutons magnétoscopes pour passer d un tiers à l autre 1.1.3 LE CHAMP «CODE POSTAL» DOIT ETRE OBLIGATOIREMENT RENSEIGNE Pour sélectionner les Tiers dont le champ «Code Postal» est vide, cliquez sur la LOUPE, puis placez-vous sur le champ Code Postal et appuyez sur la touche de fonction F9. Dans la fenêtre de sélection, cochez la case «Est non renseigné»», puis procédez à la sélection sur le montant «mandaté». Utilisez les boutons magnétoscopes pour passer d un tiers à l autre 1.1.4 LE CHAMP «VILLE» DOIT ETRE OBLIGATOIREMENT RENSEIGNE Pour sélectionner les Tiers dont le champ «Ville» est vide, il faut cliquer sur la LOUPE, puis placez-vous sur le champ Ville et appuyez sur la touche de fonction F9. Dans la fenêtre de sélection, cochez la case champs vides», puis procédez à la sélection sur le montant «mandaté». Utilisez les boutons magnétoscopes pour passer d un tiers à l autre 1.2 LA CATEGORIE JURIDIQUE DOIT ETRE OBLIGATOIREMENT RENSEIGNEE (cf tableau annexe 3-1 PARAMETRAGE TIERS : CATEGORIE / NATURE JURIDIQUES) 1.3 LA NATURE JURIDIQUE DOIT ETRE OBLIGATOIREMENT RENSEIGNEE (cf tableau annexe 3-1 PARAMETRAGE TIERS : CATEGORIE / NATURE JURIDIQUES) 5/13
1.4 PARTICULARITES SUR LA CIVILITE ET LE PRENOM ET LE SIRET : Si le tiers est une personne physique (CatTiers=01), les Civilités et Prénoms doivent être renseignés. L écran de sélection ci-dessus recherchera les enregistrements qui ont la catégorie «Personnes physiques» et qui ont le prénom «non renseigné». Refaire ensuite la sélection avec «Civilité» à la place de la sélection «Prénom» 6/13
Si le tiers n'est pas une personne physique (CatTiers<>01), les Civilités et Prénoms ne doivent pas être renseignés. Une personne physique, ne peut avoir d identifiant national. L écran ci-dessous montre comment ne pas sélectionner un code (case à cocher «sauf»). L écran ci-dessous montre comment rechercher n importe quel contenu (depuis «A» jusqu à «ZZZ») 7/13
Le SIRET est FORTEMENT CONSEILLE pour un ensemble de tiers (collectivités, entreprises publiques et privées). 8/13
Les tiers ne peuvent être libellés à «Divers» ou «Divers». Le tiers est de préférence déterminé. Les régies : Les tiers de régie en dépenses comme en recettes sont typés Catégories 23 communes, ou autres 24, 25 Nature Juridique 09-Collectvités territoriales. Les champs interdits par le PES : Le champ «Lieu-dit, hameau» (Adr3) doit être vide. S il est rempli, lors du transfert PES les données sont ignorées. Si des informations à destination de la Trésorerie sont présentes dans ce champ, les copier dans Adresse Rue (Adresse2) ou dans Complt de Distribution (Adresse3) Particularités relatives à certains tiers : Pour les catégories et nature juridique des tiers, voir annexe ci-après Le tiers relatif au versement des salaires est typé 23 Communes, 09 collectivités. Exemple : AGENTS ELUS COMMUNE DE XX, dans la zone NOM-RS. 9/13
2. ANNEXES 2.1 PARAMETRAGE TIERS : CATEGORIE / NATURE JURIDIQUES Le tableau ci-dessous mentionne les combinaisons «possibles». Ces mêmes contrôles sont effectués dans l application AFI Compta. Association CatTiers / TypTiers Type tiers CatTiers Particuliers Artisans, commerçants, agriculteurs Société CAM ou caisse appliquant les mêmes règles Caisse complémentaire Associations Etat ou organismes d'etat Etablissement public national Collectivité territoriale / EPL / EPS Etat étranger, ambassade Caf 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 Personnes physiques 01 X X - - - - - - - - - Etat et établissements publics nationaux 20 - - - - - - X X - - Régions 21, - - - - - - - - X - - Départements 22, - - - - - - - - X - - Communes 23, - - - - - - - - X - - Groupements de collectivités 24, - - - - - - - - X - - Caisses des écoles 25, - - - - - - - - X - - CCAS 26, - - - - - - - - X - - Etablissements publics de santé 27, - - - - - - - - X - - Ecole nationale de santé publique 28, - - - - - - - X - - - Autres établissements publics et organismes internationaux 29, - - - - - - - - - X - Autres organismes sociaux 74, - - - X - - - - - - - Personnes morale de droit privé 50, - - X - - X - - - - - Caisse de sécurité sociale. Régime général. 60, - - - X - - - - - - - Caisse de sécurité sociale Régime agricole. 61, - - - X - - - - - - - Sécurité sociale des travailleurs non-salariés et professions nonagricoles 62, - - - X - - - - - - - Autres régimes obligatoires de sécurité sociale 63, - - - X - - - - - - X Mutuelles et organismes d'assurance 64, - - - X - - - - - - - Divers autres tiers payants 65, - - - X X - - - - - - 10/13
CNRACL 70, - - - - X - - - - - - IRCANTEC 71, - - - - X - - - - - - ASSEDIC 72, - - - X - - - - - - - Caisses mutualistes et retraite complémentaire 73, - - - - X - - - - - - Autres organismes sociaux de droit public 74, X X 11/13
2.2 TYPAGE DE CERTAINS TIERS ECRITURE TYPE TIERS DENOMINATION CATEGORIE TIERS INTITULE TYPE TIERS (nature juridique) INTITULE MODE DE REGLEMENT N SIRET Typage du mandat P PERSONNEL 23 Communes ou 24 ou autres selon votre type de collectivité 09 Collectivité territoriale / EPL / EPS 04 - virement application externe non mandat collectif de P CDG 24 groupement de collectivités 09 Collectivité territoriale / EPL / EPS P ASSEDIC / POLE EMPLOI 72 ASSEDIC 04 CAMT ou caisse appliquant les mêmes règles P URSSAF 60 Caisse de sécurité sociale. Régime général. 04 CAMT ou caisse appliquant les mêmes règles P FONDS DE SOLIDARITE 20 Etat et établissements publics nationaux 08 Etablissement public national P CNFPT 20 Etat et établissements publics nationaux 08 Etablissement public national P CNRACL 70 CNRACL 05 Caisse complémentaire P ATIACL 70 CNRACL 05 Caisse complémentaire P CNRACL RETRO 70 CNRACL 05 Caisse complémentaire P IRCANTEC 71 IRCANTEC 05 Caisse complémentaire P MUTUELLES EN GENERAL 64 Mutuelles et organismes d'assurance 04 CAMT ou caisse appliquant les mêmes règles 12/13
P TRESORERIE 20 P TPG 20 P COMITE DES OEUVRES SOCIALES 74 Etat et établissements publics nationaux Etat et établissements publics nationaux Autres organismes sociaux de droit public 07 07 04 Etat ou organismes d'etat Etat ou organismes d'etat CAMT ou caisse appliquant les mêmes règles P FIPHFP* (CDC) Oui P FAFEFM Oui D BANQUE EMPRUNT 50 S OU F ASSOCIATION 50 Personnes morale de droit privé Personnes morale de droit privé 03 Société 03 -virement ou 11 - virement interne ou 10 - prélèvement 06 Association 03 - virement non E BUDGET COMMUNAL CL 23 Communes 09 Collectivités Oui celui de la CL T BUDGET COMMUNAL CL 23 Communes 09 Collectivités Oui celui de la CL REGIE F REGIE AVANCE CANTINE 23 Communes 09 Collectivités Différent cas Oui celui de la CL REGIE c REGIE RECETTES GARDERIE 23 Communes 09 Collectivités NEANT Oui celui de la CL * FIPHFP Fonds pour l indemnisation des personnes handicapées de la fonction publique. ** FAFEFM Fonds d allocation des élus en fin de mandat. 13/13