Société GRICS La nouvelle suite financière CPSRF 2012 Présenté par : Denis Marcoux et Rémi Lupien 15 mars 2012
Plan de la présentation Introduction (20 minutes) Bref rappel de l historique du projet La participation du réseau Stratégie d expérimentation Démonstration SA ÉDU Finances (40 minutes) La charte de compte Les immobilisations Conclusion (15 minutes) Impacts anticipés de la migration dans une CS Comment se préparer La feuille de route Activités àcourt terme Questions (15 minutes)
SA ÉDU Finances 1 ère partie : Introduction
La situation actuelle Une suite de produits distincts mais intégrés Finances, Approvisionnement Ressources humaines, Rémunération Plus de 15 ans de moyenne d âge Plusieurs évolutions majeures sur le même «code base BTRIEVE >SQL OS/ 2 > Windows» Difficile àfaire évoluer (surtout PAIE) Problème de fiabilité (surtout PAIE)
La démarche Orientations Un développement maison? Trop long Trop cher Un produit existant? Une offre fonctionnelle significative Une plateforme technologique àjour, ouverte et évolutive Des outils de développement modernes et efficaces pour répondre aux besoins des commissions scolaires
La démarche Outils évalués Des PGI* commerciaux, dont Dynamics AX Un outil vertical dans l éducation en Ontario Les PGIs dans le Libre Évaluation plus détaillée pour AX Analyse d écart détaillée (au niveau fonctionnel) Évaluation technologique Recommandation d adopter Dynamics AX 2012 Négociation d une entente pour le réseau * PGI : Progiciel de gestion intégré (ERP)
Nouvelle suite administrative PGI Microsoft Dynamics AX-2012 + Besoins spécifiques du réseau des CS = SA-EDU
Nouvelle suite administrative
Mise en œuvre par étapes Gestion financière Approvisionnement Inventaire Base commune Gestion de projets Ressources humaines et Rémunération
Vision SA EDU Gestion saine et efficace au quotidien PGI totalement intégré : Une seule BD! Processus flexibles construits sur une plateforme moderne et évolutive Intégrité des processus et des données financières de manière sécuritaire, confidentielle et avec flexibilité Analyse et exploitation des données facilitées pour simplifier la prise de décision et la reddition de compte
Implication du réseau Finances Approvisionnement RH Paie
CCP SA ÉDU Finances Cœur des Vallées De la Capitale De l Énergie Des Chênes Des Navigateurs Des Premières Seigneuries English Montreal Jonquière Marguerite Bourgeois (membre T.I.) Portages de l Outaouais
CUP SA ÉDU Finances Cœur des Vallées Des Navigateurs Des Premières Seigneuries Jonquière Portages de l Outaouais Expérimentateur(s) Àconfirmer Plusieurs volontaires dans le CUP
Expérimentation Objectif principal Obtenir du «feedback» le plus pertinent possible Au fur et à mesure de la «réalisation» du produit
Expérimentation Stratégie initiale Implantation graduelle d AX module par module Immobilisations Comptes à recevoir Comptes àpayer Budgets Cohabitation AX DOFIN AX utilisé en PROD (hébergé à la GRICS) Pas de «Big Bang»
Expérimentation Stratégie initiale Constat + Le meilleur feedback possible + Implantation terminée avec fin d expérimentation Efforts importants pour interfaces temporaires Efforts de support importants anticipés en mode «PROD» Environnement plus complexe Méthode non éprouvée (non conventionnelle)
Expérimentation Stratégie révisée Expérimentation AX en mode «test» Environnement propre à chaque expérimentateur (à la GRICS) Données de chaque expérimentateur converties au fur et àmesure de la réalisation Pas de PROD dans AX Journées d expérimentation AX planifiées Lorsque SA ÉDU Finances est prêt Projet d implantation classique «Big Bang»
Expérimentation Stratégie révisée + Pas d interfaces temporaires + Pas de «support» de PROD + Méthode d implantation éprouvée + Cycle plus court pour la réalisation du produit Défi àobtenir le meilleur «feedback» possible Implantation réelle àfaire après l expérimentation
Expérimentation DOFIN SA ÉDU Finances Conversion charte Conversion immos
Expérimentation DOFIN SA ÉDU Finances Conversion CaR
Expérimentation DOFIN SA ÉDU Finances Conversion CaP
Accompagnement AX est un produit d envergure, flexible et complexe La GRICS a besoin de formation et d accompagnement Accélérer la réalisation Livrer le produit optimal Discussion avec un partenaire AX basé à Montréal Expérience de plus de 10 ans dans l implantation AX Formation de l équipe SA ÉDU Finances Sessions de «design»cup GRICS Partenaire AX (aux 4 à6 semaines) GL Immos CaP CaR
SA ÉDU Finances 2 ième partie : Démonstration des travaux réalisés
Les concepts de base L entité juridique Les dimensions financières Département Allocation Les postes principaux Structure d activité La structure de compte + Objet dépense Département + Allocation + Compte principal Définition des combinaisons possibles La charte de compte Associer les comptes principaux et la structure de compte
Les concepts de base Cal. fiscal Grand livre Entité juridique Dimensions financières «Comptes principaux»
Les étapes préliminaires Dans DOFIN Descriptions dans les tables de nomenclature Unités administrative Fonds Structures d activité Objets de dépense Dans AX Entité juridique Calendrier fiscal Charte de compte Dimensions financières
La conversion Charte de compte Unités administratives > Départements Fonds > Allocations Struct. act. + Obj.dép. > Comptes principaux Immobilisations Création des catégories du MELS Transfert des immos Valeur (coût) Amortissement accumulé Valeur nette (calculée par AX)
Allons voir àquoi ça ressemble La démonstration
Historique de transactions.
SA ÉDU Finances 3 ième partie : Conclusion
Impacts de l implantation Comment se préparer? Quels seront les impacts? Les grandes étapes d une implantation Planification (avec la GRICS, plusieurs mois au préalable) Préparation àla CS (prérequis) Communications internes +++ Configuration de SA ÉDU avec consultant GRICS Formation des utilisateurs Liens avec systèmes maison? À compléter
SA ÉDU Feuille de route SA ÉDU Finances
Actions à venir Formation AX Finances pour la GRICS Sessions de design CUP GRICS Partenaire AX Revoir charte et GL Finaliser travaux liés aux immobilisations Amorcer CaR et CaP
Conclusion 4 ième partie : Des questions? marcouxd@grics.qc.ca 514 251 3700 X3652