Rôle et responsabilités du comité de vérification Tony D Errico, directeur régional Guy Hubert, directeur régional Juillet 2010 Merci de vous joindre à nous. Nous commencerons quelques minutes après l heure prévue Si vous éprouvez des problèmes de réception audio, veuillez composer le 1 888 858-6021, code de participant 1274284309
Od Ordre du jour Rôle du comité de vérification Responsabilités en vertu de la Loi et des règlements Rapport aux membres Auto-évaluation uat o du comité Fonctions et responsabilités prévues par la loi Si vous éprouvez des problèmes de réception audio, veuillez composer le 1 888 858-6021, code de participant 1274284309 2
Rôle du comité de vérification i Fait partie intégrante du cadre global de gouvernance de l établissement. De concert avec la direction et les vérificateurs internes et externes, il assure une supervision propice à un contexte où : les risques sont évalués et convenablement atténués les rapports sont exacts, soumis en temps opportun et pertinents les actifs et les intérêts des sociétaires sont protégés une éthique positive est maintenue la conformité est assurée Si vous éprouvez des problèmes de réception audio, veuillez composer le 1 888 858-6021, code de participant 1274284309 3
Rôle au chapitre de la gouvernance de la caisse../1 Aux termes du paragraphe 127(1) de la Loi : le comité doit aviser le conseil d administration, le vérificateur et les organismes de réglementation de tout détournement de fonds ou infraction ou non-conformité à la Loi ou aux règlements administratifs; sous réserve de l approbation du conseil, le comité peut retenir les services de personnes pour déterminer s il y a eu détournement. Si vous éprouvez des problèmes de réception audio, veuillez composer le 1 888 858-6021, code de participant 1274284309 4
Rôle au chapitre de la gouvernance de la caisse../2 L article 128 de la Loi : prévoit que le comité de vérification peut convoquer une réunion du conseil afin d examiner les questions qui l intéressent Si vous éprouvez des problèmes de réception audio, veuillez composer le 1 888 858-6021, code de participant 1274284309 5
Rôle au chapitre de la gouvernance de la caisse../3 Composition et organisation (article 125) Le nombre de membres peut varier ils doivent tous être membres du conseil d administration Structure Indépendance d Compétences recherchées Accès à des membres avertis en matière financière? Si vous éprouvez des problèmes de réception audio, veuillez composer le 1 888 858-6021, code de participant 1274284309 6
Rôle au chapitre de la gouvernance de la caisse../4 Éducation permanente Planification de la relève 7
Rôle au chapitre de la gouvernance de la caisse../5 Pratiques exemplaires Charte (mandat) 8
Rôle au chapitre de la gouvernance de la caisse../6 Pratiques exemplaires Réunions et procès-verbaux (article 125) Réunions à huis clos 9
Nouvelles responsabilités Quatre responsabilités essentielles en matière de supervision : Examen des rapports financiers Gestion des risques et contrôles Activités de vérification Activités de conformité 10
Responsabilités Présentation et divulgation de rapports financiers États financiers annuels vérifiés Changements importants au titre des principes i et pratiques comptables Recommandations au sujet de la protection des actifs, des données comptables, du respect des politiques et procédures Évaluation de la suffisance du personnel 11
Responsabilités Vérification externe Recommander la sélection et les modalités de la mission, la rémunération et l évaluation Passer en revue la portée et le plan de vérification Discuter des constatations de la vérification Lettres / recommandations à la direction Déclarer les conflits non réglés entre le vérificateur et la direction 12
Responsabilités Choix du vérificateur et honoraires Demande de proposition Honoraires en fonction de la valeur et de l efficacité ité 13
Responsabilités Choix du vérificateur et honoraires (suite) Indépendance Services i de vérification externe 14
Responsabilités Portée de la vérification externe La SOAD ou la CSFO peut demander au vérificateur : de rendre compte de l étendue des méthodes d examen des états financiers d élargir ou d approfondir la portée de l examen d exécuter une autre procédure spécifique de signaler les infractions (art. 172) 15
Responsabilités Étendue de la vérification externe Tenir compte des secteurs à risques élevés (exemples) : Rapports non produits pour chaque réunion du conseil Programme de vérification interne inefficace Comptes inactifs Insuffisance des documents relatifs aux prêts et aux prêts hypothécaires Comptes d attente t non rapprochés Inexactitude des rapports sur les comptes en souffrance Absence/insuffisance du contrôle d accès aux systèmes de données 16
Responsabilités Vérification externe Examiner les résultats de la vérification et discuter du rapport et des constatations : Évaluer le rendement et le niveau de coopération de la direction Déterminer les problèmes Confirmer les suggestions d amélioration Déterminer les tendances négatives Évaluer le rendement du vérificateur externe 17
Responsabilités Vérification interne Examiner l efficacité des pratiques de vérification interne Supervision de la fonction de vérification interne Pertinente d après la taille et la complexité de l établissement 18
Responsabilités Vérification interne Mesurer le niveau d indépendance des vérificateurs internes Sans parti pris ou influence indue Capable d exercer un jugement professionnel Relève directement du comité de vérification Accès à tous les registres de la caisse Aucune obligation opérationnelle 19
Responsabilités Activités de conformité Examen du comité de vérification : Rapports de la SOAD et suivi de la mise en œuvre de recommandations importantes Politique et procédure régissant la façon dont il satisfait aux exigences de la Loi Poursuites judiciaires importantes Plans de reprise après sinistre et plans de continuité des activités Suivi de l adoption du code de conduite et de comportement éthique 20
Responsabilités Vérification interne Organisation et planification Coordonnées avec la fonction de vérification externe Communication périodique Examen et approbation du plan de vérification annuel La vérification interne est responsable de l examen des activités opérationnelles, du contrôle des systèmes, de la comptabilité et des contrôles des méthodes, et des rapports aux utilisateurs à l interne Impartition 21
Responsabilités Cd Cadre de gestion du risque d entreprise Le comité de vérification : Examine la détermination, par la direction, des principaux risques auxquels la caisse populaire est confrontée Veille à la mise en place d un processus de mesure, de surveillance et de gestion de ces risques Fait rapport de la gestion des risques au conseil d administration et, en bout de ligne, à ses membres 22
Rapport présenté aux sociétaires à l AGA (Par. 125(9) de la Loi et art. 27 du Règlement) Nombre de réunions tenues Résumé des activités importantes Confirmation des affaires Information touchant la non-application des recommandations Autres questions devant être divulguées Autres questions jugées appropriées p 23
Auto-évaluation Une fois l an : Rétroaction des sociétaires et d autres groupes Détermination i des points forts et des lacunes du comité Élaboration d un plan d action pour s attaquer aux points susceptibles d amélioration Le président évalue chaque membre Le président est évalué par le conseil d administration 24
Fonctions et responsabilités prévues par la loi Article 142 Devoir de garder le secret Conserver l information sous le sceau du secret Article 144 Devoir de diligence Exécuter les fonctions avec intégrité, de bonne foi et dans l intérêt véritable de la caisse Agir avec le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve une personne d une prudence raisonnable Article 145 Devoir d observation De la Loi, des règlements, des règlements administratifs, des exigences du surintendant 25
En résumé Certains changements ont été apportés aux pouvoirs et fonctions du comité de vérification Rôle crucial au chapitre de la gouvernance Plusieurs responsabilités importantes, p. ex. la vérification interne et externe, et la conformité Rapports annuels exhaustifs aux membres Sensibilisation aux fonctions 26
Consignes et outils utiles de la SOAD Guide du comité de vérification Guide de l administrateur Notes d orientation Site Web de la SOAD Personnel de la SOAD 27
Merci! Questions? Pour poser une question, cliquez sur le bouton «Q&R», dans la barre de menu supérieure. re 28