COMMUNE ET ASSOCIATION CONVENTION D UTILISATION TEMPORAIRE DE LOCAUX COMMUNAUX ET MATERIEL COMMUNAL Délibération du 4 Novembre 2014 Numéro : Association 2015 - - Entre les soussignés : La Commune de Ceyras représentée par Monsieur Jean Claude LACROIX, Maire, autorisé par délibération du 4 Novembre 2014, ci après dénommé «le bailleur» Et : Représentée par : L ASSOCIATION Qualité : Président ci-après dénommé(e) «le preneur», Adresse : Tel : Mail : 34800 CEYRAS Il est convenu ce qui suit : ARTICLE 1 : OBJET Par la présente convention, le bailleur met à la disposition du preneur, qui accepte, les biens désignés à l article 2. Cette mise à disposition concerne l organisation par le preneur de l activité désignée ci-après : Qui aura lieu le(s) :. Le preneur déclare faire son affaire personnelle des autorisations et déclarations qui seraient, nécessaires à l organisation de l activité. Le preneur déclare utiliser ces locaux à des fins strictement associatives et en aucun cas à servir de prête nom à une tierce personne ARTICLE 2 : LOCAUX Locaux mis à disposition du preneur :. Le preneur déclare en avoir une parfaite connaissance des lieux pour les avoir vus, visités et constaté un état de propreté et de rangement satisfaisant. ARTICLE 3 PERIODE DE MISE A DISPOSITION Les locaux mentionnés à l article 2 sont mis à la disposition du preneur pour la période suivante : 1/6
Pour des raisons d utilité publique (réunions, manifestations exceptionnelles...) la commune peut être amenée à réquisitionner le local. Il sera proposé d autres dates et créneaux horaires. ARTICLE 4 ENGAGEMENT DU PRENEUR Le preneur s engage, par la présente convention, à respecter expressément les conditions d utilisation des locaux communaux (voir règlement joint), à se conformer aux obligations mentionnées et à fournir l attestation d assurance. ARTICLE 5 DISPOSITIONS FINANCIERES ET CAUTION Les biens, objets des présentes sont mis à disposition du preneur à titre gracieux. Le preneur dépose entre les mains du bailleur ( seulement si aucune convention annuelle n a été signée ) un chèque de caution de 300, à l ordre du Trésor Public. Ce chèque sera restitué au preneur après vérification du respect des conditions d utilisation et établissement de l état des lieux de sortie. En cas de dégradation ou de vol de matériel, de locaux restitués non nettoyés ou de déchets non triés ni évacués, le chèque de caution sera mis à l encaissement, indépendamment des autres frais de remplacement ou de remise en état réclamés au preneur. Désignation du préjudice Gestion du tri des déchets 100 Montant en Euros TTC Entretien des locaux : salles sanitaires et parvis Entretien par personnel mairie facturation au Smic horaire Dégradations, vols Facturation des travaux de réparations ou d remplacement conformément à l article 3 alinéa 3 ARTICLE 6 PERSONNE RESPONSABLE Le responsable référent, présent lors des activités sera : Le preneur déclare avoir pris connaissance du règlement d utilisation des locaux mis à disposition et les accepter sans réserve. Il fera précéder sa signature de la mention «lu et approuvé le». Fait à Ceyras, en deux exemplaires originaux, le : Pour la commune, B.BARRE Pour le Preneur (qualité et signature précédée de la mention Lu et approuvé le.) 2/6
REGLEMENT D UTILISATON TEMPORAIRE DE LOCAUX COMMUNAUX ET MATERIEL COMMUNAL Le local communal qui fait l objet de la présente convention est mis à disposition du preneur susnommé dans les conditions précisées ici. En paraphant cette convention, ainsi que la fiche de besoin, le preneur s engage à respecter ces conditions. ARTICLE 1 CONDITION DE MISE A DISPOSITION 1. Mairie accueil fonctionnement et horaires. Le secrétariat assure les opérations liées à la mise à disposition de locaux communaux retrait et restitution des clés, état des lieux, demande de matériel ou d interventions, etc ces opérations doivent obligatoirement être effectuées dans les plages horaires d ouverture du secrétariat : les lundis et jeudis de 09h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00 les mardis mercredis et vendredis de 09h00 à 12h00 uniquement. 2. Capacité d accueil. Pour des raisons de sécurité, le preneur s engage à limiter le public à la capacité d accueil du local prêté, précisé dans la convention.tout manquement à cette réglementation engage la responsabilité exclusive du preneur en cas d accident ou de dégâts. 3. Remise des clés et état des lieux Les clés doivent être retirées au secrétariat, sur rendez-vous, fixé d un commun accord avec le responsable. a) à l entrée. Un état des lieux d entrée sera établi contradictoirement au moment de la remise des clés b) à la sortie. Un état des lieux de sortie sera établi après la manifestation. Sauf dégradation, perte de matériel ou autre désordre constaté. La commune restituera à l organisateur le chèque de caution déposé. ARTICLE 2 CONDITION D OCCUPATION Pendant la durée de la manifestation, le preneur s engage à respecter les conditions suivantes. 1. Occupation d usage Le preneur s engage à utiliser les lieux dans les conditions d occupation et le respect de la tranquillité publique applicables à tout immeuble. 2. Utilisation exclusive. Le preneur s engage à utiliser le local pour le compte exclusif de la manifestation désignée dans la convention. Il ne pourra notamment en faire un usage différent ou sous-traiter la présente mise à disposition à une autre association ou personne physique. 3. Amplitude d utilisation Le preneur s engage à respecter l heure convenue de fermeture de 1H00 du matin. 3/6
Le preneur est informé qu un disjoncteur est installé. Les prises ne seront plus alimentées en électricité dès 1h00 du matin et ce afin de réduire les nuisances sonores. 4. Surveillance et Gardiennage Pendant la durée d occupation, le preneur s engage à contrôler les entrées et les sorties du public et, d une manière générale, à assurer le gardiennage des locaux. La personne responsable des clés veillera notamment à fermer soigneusement le local prêté, au moment des pauses et à l issue de la manifestation, et à vérifier que toutes les issues sont verrouillées. Gestion et tri des déchets Le preneur s engage à assurer la gestion et l élimination des déchets produits dans le cadre de la manifestation organisée, et ce, pour la durée de prêt du local communal. Il s engage notamment à assurer le tri des déchets, sauf accord particulier avec le responsable. Des bacs sont mis à sa disposition sur le lieu de la manifestation. Les sacs poubelles (100 l) correspondants aux bacs fournis, sont à la charge du preneur. Papiers, verres et emballages ménagers devront être apportés par le preneur au Point tri le plus proche. Les sacs poubelles des bacs gris devront être fermés proprement et seront évacués le lendemain par les services techniques ARTICLE 3 MATERIEL ET MOBILIER 1. Demande de matériel et interventions spécifiques des services municipaux Le preneur qui souhaite obtenir du matériel doit compléter une Fiche de besoins. A titre exceptionnel, le preneur pourra solliciter un matériel supplémentaire ou particulier (dans la mesure des possibilités de la commune). Dans ce cas, il doit le mentionner expressément sur la fiche. Après contrôle des disponibilités le service technique complètera une fiche de mise à disposition du matériel qui sera annexée à la convention. 2. Demande hors horaires d ouverture du secrétariat Aucune demande de matériel ou d intervention spécifique ne pourra être satisfaite en dehors des plages horaires de fonctionnement du secrétariat. Sauf incident ou problème technique rencontré par le preneur pendant la manifestation, toute prestation des agents municipaux non prévue dans la Fiche de besoins ou demande hors des horaires d ouverture du Secrétariat, indiqués dans la convention, sera facturée au preneur. 3. Responsabilité du matériel et mobilier Le matériel et le mobilier mis à disposition du preneur et /ou entreposé dans le local prêté au preneur figure dans l état des lieux d entrée. Le preneur s engage à assumer l entière responsabilité du matériel et mobilier figurant dans l état des lieux d entrée ou prêté en supplément, et à le restituer en bon état après la manifestation. «En cas de dégradation du matériel, l emprunteur aura à sa charge le remboursement du matériel à sa valeur d achat le jour du sinistre. En cas d intervention de la compagnie d assurance de l association, toute différence pécuniaire entre la valeur d achat du matériel le jour du sinistre et le remboursement de la compagnie d assurance restera à la charge de l association.» 4. Installation et rangement Le preneur installera lui-même ce matériel dans la salle prêtée comme il le souhaite, avant l ouverture de la manifestation. De la même manière, le preneur procèdera lui-même, à l issue de la 4/6
manifestation, au nettoyage et au rangement des tables et chaises utilisées, conformément aux consignes données par le secrétariat. ARTICLE 4 ASSURANCES, SECURITE, PREVENTION DES INCENDIES ET DEGRADATIONS Le preneur devra assurer les biens mobiliers dont il aura l usage ainsi que l ensemble des risques locatifs (dégradations, vol, incendie). Il garantira sa responsabilité civile pour tous les accidents et dommage susceptibles de survenir du fait de ses activités dans les lieux mis à disposition. Il respectera les consignes incendie et veillera à ce que le public accueilli ne se livre à aucune dégradation ou vol. Pour la bonne règle, il remettra aux services municipaux, avec la convention signée, une attestation d assurances. Règlement d utilisation Signature du preneur, Précédée de la mention : «lu et approuvé» 5/6
Date de réception de la demande : Nom du demandeur : Dénomination association Coordonnées tel et mail : Type manifestation : FICHE DE MISE DISPOSITION DU MATERIEL APRES VERIFICATION DES DISPONIBILITES SEUL LE MATERIEL DECRIT CI-DESSOUS SERA MIS A DISPOSITION. Salle : Dates : Quantité Matériel Etat au retrait Etat au retour Tables Chaises spot Estrade Barrières Rallonge Autre matériel mis à disposition Date : Cachet de la mairie Signature de B.BARRE Représentante de la mairie Signature Représentant (e) de l association 6/6