INAP Institut national d administration publique Cadre commun de référence de la formation spéciale (CRFS) à l attention des délégué/e/s à la formation des administrations de l Etat et des établissements publics de l Etat
Sommaire Introduction... 3 1. Considérations d ordre général concernant l orientation du stage... 4 1.1. Situation du stagiaire dans l administration... 4 1.2. La structure générale du stage... 4 1.3. Le plan d'insertion professionnelle... 5 2. La formation générale à l INAP... 6 3. La formation spéciale du stagiaire au sein de son administration... 7 3.1. Catégories et groupes de traitement visés par la formation spéciale... 7 3.2. Structure de la formation spéciale... 7 3.3. Volume et durée de la formation spéciale théorique... 8 4. Dispositions spécifiques concernant l organisation de la formation spéciale... 9 5. Préparation et mise en œuvre de la formation spéciale... 10 5.1 Phase de préparation initiale et générique... 10 5.2 Phase de préparation et de mise en œuvre pour chaque cycle de formation... 10 6. Référentiel pour la construction d un programme de formation spéciale... 11 6.1. Structure du référentiel... 11 6.2. Domaines et matières... 12 6.3. Référentiel détaillé et descriptif des formations proposées... 13 Module 1. : Organisation de l administration... 13 Module 2. : Les missions et les attributions de l administration... 14 Module 3. : La gestion de l administration... 15 Module 4. : La culture de l administration... 17 Module 5. : La gestion du temps dans l administration... 18 Module 6. : Les conditions de travail dans l administration... 18 6.4 Exemple de construction d un programme de formation spéciale à partir du référentiel... 19 7. Documents de support... 21 7.1. Les documents de support et outils de travail :... 21 DocSup 01 Fiche de contrôle pour le déroulement du stage... 22 DocSup 02 Fiche de structuration du programme de formation spéciale... 23 DocSup 03 Fiche de désignation patron de stage... 24 DocSup 04 Template Convocation du stagiaire à la formation spéciale... 25 DocSup 05 Template Horaire des cours de formation spéciale... 26 DocSup 06 Template Composition de classe... 27 DocSup 07 Template Fiche de contrôle journalière des présences... 28 DocSup 08 Template - Fiche de suivi du stagiaire par cours... 29 DocSup 09 Template Relevé des absences aux cours de la formation spéciale... 30 DocSup 10 Template Fiche d évaluation d un cours... 31 DocSup 11 Template Organisation de l examen de fin de formation spéciale... 32 DocSup 12 Template Bulletin des notes obtenues au cours de la formation spéciale... 33 DocSup 13 Template - Fiche de bilan du stagiaire... 34 DocSup 14 Template Procès-verbal de l examen de fin de formation spéciale... 35 7.2. L EXTRANET des patrons de stage... 36 Institut national d administration publique 1
8. Table de correspondance : formation spéciale et documents de support... 37 9. Contrôle des connaissances et nature des épreuves... 38 9.1 Nature des épreuves... 38 9.2 Elaboration des travaux de réflexion... 38 10. Types de formation... 39 Institut national d administration publique 2
Introduction Dans la mesure où, dans le cadre de la nouvelle orientation du stage des fonctionnaires de l Etat, un rôle de prédilection est réservé à la formation spéciale des stagiaires dans leur administration, la loi modifiée du 15 juin 1999 portant organisation de l Institut national d administration publique confie à l INAP une mission de coordination pour la formation spéciale et ceci dans le but garantir une approche uniforme et cohérente pour toutes les administrations dans ce domaine. En effet, l article 6 (3) de la loi modifiée du 15 juin 1999 dispose que l Institut établit et met à disposition des administrations et établissements publics de l Etat un cadre commun de référence pour la formation spéciale (CRFS) qui détermine de façon uniforme les grandes lignes directrices relatives à la mise en œuvre de la formation spéciale, les aspects organisationnels, structurels et procéduraux fondamentaux à prendre en considération et à traiter en cours de formation ainsi que les étapes clé et les différentes phases successives du déroulement de l organisation de la formation spéciale. Le présent cadre de référence pour la formation spéciale (CRFS) doit être considéré comme un ensemble de lignes de conduite permettant aux administrations d assurer pour les stagiaires de tous les groupes de traitement concernés, une formation spéciale théorique appropriée selon des critères comparables tout en préservant et en respectant l autonomie et la liberté de l administration en ce qui concerne la fixation des programmes et la détermination de la nature des épreuves en vue de l évaluation des formations. Sur base du cadre commun de référence prévu ci-dessus, les administrations peuvent donc constituer leurs propres programmes de formation spéciale et définir les critères d organisation et d appréciation des cours. Il va sans dire que les administrations qui, à l heure actuelle disp osent déjà d une formation spéciale couvrant le minimum d heures de formation prévues par la législation, n ont pas besoin d adapter leur formation sur le présent cadre. Les autres administrations peuvent s orienter, en ce qui concerne leurs formations spéciales, sur les différents axes présentés dans le CRFS. Par ailleurs, le CRFS met à disposition des administrations intéressées, un certain nombre de documents de support et d outils de travail qui peuvent être utilisés dans le cadre de l organisation de la formation spéciale. Institut national d administration publique 3
1. Considérations d ordre général concernant l orientation du stage 1.1. Situation du stagiaire dans l administration Recruté par voie d examen-concours, le stagiaire doit avant tout être considéré comme une personne qui, a priori, n a pas de notions approfondies du secteur public. Dans la grande majorité des cas, il ne connaît ni l organisation, ni la structure, ni le fonctionnement des services étatiques. Appelé à vivre et à travailler du jour au lendemain dan s une structure qui lui est inconnue, le stagiaire doit donc avant toute chose se familiariser avec son nouvel environnement et bénéficier d une initiation progressive dans son travail qui, forcément, doit passer par des actions de formation théorique et pratique. Partant le stagiaire est, au début de son stage, plutôt un agent à former qu un agent pleinement opérationnel et ses compétences de base doivent être forgées dans les trois années de stage qu il doit accomplir. Dans cet ordre d idées, la loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l Etat (telle qu elle a été modifiée) dispose à l article 4 (4) que : «Le stagiaire est à considérer comme un agent appelé à être formé en vue de ses futures fonctions et missions. Il bénéficie à ce titre d une initiation pratique à l exercice de ses fonctions sous l autorité.» 1.2. La structure générale du stage La période de stage comprend, de façon générale, les phases suivantes : une phase de formation générale à l Institut national d administration publique une phase de formation spéciale dans l administration d origine une phase d initiation pratique aux missions dans l administration d origine Formation générale sciences et techniques administratives Formation spéciale - Initiation à la législation de l administration et aux missions et attributions spécifiques Initiation pratique aux missions INAP ADMINISTRATION ADMINISTRATION Institut national d administration publique 4
1.3. Le plan d'insertion professionnelle Afin d assurer que toutes les phases de la période de stage soient mises en œuvre de façon optimale et dans le but de permettre à l administration de suivre de très près l évolution du stagiaire pendant sa période de stage, de mesurer sa progression et de développer ses compétences au fur et à mesure de l évolution de son stage, il est prévu de mettre en place un dispositif d accompagnement du stagiaire pendant toute sa période probatoire sous forme d un plan d insertion professionnelle. L objectif du plan d insertion professionnelle consiste à faciliter le processus d intégration du stagiaire dans son administration tout en lui conférant la motivation, l appui, la formation et les connaissances de base indispensables pour bien exercer sa mission. Le plan d insertion professionnelle doit être établi par les administrations et doit prévoir de façon obligatoire pour chaque stagiaire: la mise à disposition d un patron de stage qui a pour mission d initier et d encadrer le stagiaire dans son administration et qui doit veiller à son appréciation périodique ; la remise d un livret d accueil qui permet au stagiaire de s orienter dans son administration et de pouvoir se familiariser avec son nouvel environnement ; l élaboration d un carnet de stage qui permet d accompagner le stagiaire tout au long de sa période de stage et qui renseigne sur sa performance, son comportement, son assiduité, sa capacité professionnelle et intellectuelle d une manière détaillée. Institut national d administration publique 5
2. La formation générale à l INAP La formation générale a pour objectif de confronter le stagiaire avec les différentes institutions politiques et administratives du Grand-Duché de Luxembourg, de l initier à l organisation, à la structure et au fonctionnement du système administratif, de le sensibiliser aux sciences et techniques administratives et de lui inculquer certaines règles essentielles dans le domaine du savoir -faire et du savoir-être, tant sur le plan de l organisation que sur le plan de la communication. L organisation de la formation générale des stagiaires incombe à l INAP. Pour plus de détails concernant la formation générale des stagiaires veuillez consulter le portail de la fonction publique. Institut national d administration publique 6
3. La formation spéciale du stagiaire au sein de son administration Si l organisation de la formation générale des stagiaires incombe à l Institut nat ional d administration publique (INAP), en revanche l organisation de la formation spéciale revient à l administration d affectation du stagiaire. L article 6 (3) de la loi modifiée du 15 juin 1999 portant organisation de l Institut national d administration publique précise le cadre dans lequel se déroule la formation spéciale dans les administrations et services de l Etat. 3.1. Catégories et groupes de traitement visés par la formation spéciale Sont visés par la formation spéciale, les stagiaires des catégories de traitement de la rubrique «Administration générale» et des catégories de traitement de la rubrique «Douanes» suivantes : catégorie de traitement A, groupe de traitement A1 sous-groupe administratif sous-groupe scientifique et technique sous-groupe éducatif et psycho-social catégorie de traitement A, groupe de traitement A2 sous-groupe administratif sous-groupe scientifique et technique un sous-groupe éducatif et psycho-social catégorie de traitement B, groupe de traitement B1 sous-groupe administratif sous-groupe technique sous-groupe éducatif et psycho-social catégorie de traitement C, groupe de traitement C1 sous-groupe administratif sous-groupe technique catégorie de traitement D, groupe de traitement D1 sous-groupe à attributions particulières catégorie de traitement D, groupe de traitement D2 sous-groupe administratif sous-groupe technique sous-groupe à attributions particulières. catégorie de traitement D, groupe de traitement D3 sous-groupe administratif 3.2. Structure de la formation spéciale Suivant les dispositions de l article 6 (3) de la loi modifiée du 15 juin 1999 portant organisation de l Institut national d administration publique, la formation spéciale organisée par les administrations et établissements publics de l Etat en collaboration avec l Institut pour les fonctionnaires stagiaires des catégories et groupes de traitement ci-dessus comprend une partie de formation théorique et une partie de formation pratique. La partie de formation spéciale théorique a pour but de conférer au stagiaire les connaissances de base nécessaires concernant l exercice de ses attributions et de ses missions futures, la législation et la réglementation de l administration, l organisation de l administration, les procédures administratives internes, le fonctionnement des services, les techniques et systèmes de gestion internes et les relations avec les différentes parties prenantes. Institut national d administration publique 7
La partie de la formation spéciale pratique a pour but de familiariser le stagiaire avec les missions et les activités exercées au sein de l administration. A cet effet, l administration veille à faire transiter le stagiaire à travers les différents services, divisions ou sections de l administration, à lui fournir un aperçu global concernant les attributions des différentes unités et le traitement des affaires et des dossiers et à lui permettre de pouvoir prendre connaissance au quotidien des méthodes de gestion interne des services. 3.3. Volume et durée de la formation spéciale théorique Les différents volumes d heures de formation spéciale théorique varient en fonction des groupes de traitement en présence et ne doivent pas se situer en dessous des seuils suivants conformément à l article 6 (3) de la loi modifiée du 15 juin 1999 portant organisation de l Institut national d administration publique: groupe de sous groupe volume de formation spéciale traitement théorique minimum A1 Administratif, scientifique et technique, éducatif et psycho-social, douanes 90 hrs A2 Administratif, scientifique et technique, éducatif et psycho-social, douanes 100 hrs B1 Administratif, technique, éducatif et psycho-social, douanes 110 hrs C1 Administratif, technique 90 hrs D1/D2/D3 Administratif, technique éducatif et psycho-social attributions particulières, douanes 60 hrs Par le fait d inscrire une durée de formation minimum dans la loi cadre de l INAP tant pour la formation générale que pour la formation spéciale, le législateur a voulu réserver de façon systématique des plages de temps exclusivement dédiées à la formation théorique des jeunes recrus. Ainsi, cette disposition légale permettra tant à l INAP, pour ce qui est de la formation générale, que pour les administrations en ce qui concerne la formation spéciale, l organisation systématique de cours de formation basée sur un nombre d heures de formation suffisant pour pouvoir traiter de façon adéquate les matières les plus importantes. Le nombre d heures de formation prévues pour les différentes sections, groupes et sous -groupes de traitement constituent un seuil de formation minimum qui pourra être relevé suivant besoins en accord ou sur demande des associations du personnel et/ou des administrations. Institut national d administration publique 8
4. Dispositions spécifiques concernant l organisation de la formation spéciale L article 6 (3) de la loi modifiée du 15 juin 1999 portant organisation de l Institut national d administration publique permet aux administrations à effectif très réduit de faire inscrire leurs stagiaires dans des programmes de formation spéciale de certaines grandes administrations dont les missions et les attributions sont apparentées (administration gouvernementale, administration des Ponts et Chaussées, etc.). L INAP est chargé de la coordination de ces inscriptions. Par ailleurs, l article en question prévoit deux autres dispositions qui disposent que : l INAP peut assister sur demande des administrations concernées, à la conception et à la mise en place de programmes de formation spéciale dans les administrations qui, à l heure actuelle, n en disposent pas encore et l INAP met en place, en collaboration étroite avec les administrations et à la demande de celles-ci, des programmes de formation spécifique complémentaires ainsi que des plans de formation individuels en vue du développement des compétences professionnelles, relationnelles, sociales et organisationnelles des stagiaires pour lesquels les différentes appréciations par le patron de stage font apparaître des points faibles ou des points à améliorer. Institut national d administration publique 9
5. Préparation et mise en œuvre de la formation spéciale Pour être efficace et efficient, la formation spéciale doit être non seulement conçue de façon à développer au mieux les compétences professionnelles du stagiaire dans le domaine relevant de son administration d affectation mais elle doit aussi faire l objet d une mise en œuvre rigoureuse. Les différentes phases de planification et de mise en œuvre de la formation spéciale : 5.1 Phase de préparation initiale et générique Définir le programme de formation spéciale en fonction des besoins de l administration Définir les matières et déterminer le détail des programmes Chercher les formateurs et formatrices susceptibles de pouvoir intervenir dans les différentes matières retenues Constituer un réseau de formateurs et de formatrices internes Affecter des formateurs et formatrices aux matières définies Préparer les formateurs et formatrices à leur tâche d enseignant (cf : cycle de formation à l INAP : Devenir formateurs/formatrices internes ) Veiller à la mise à jour des programmes et du réseau des formateurs 5.2 Phase de préparation et de mise en œuvre pour chaque cycle de formation Désigner le patron de stage des stagiaires Elaborer l horaire des cours en collaboration avec les formateurs et formatrices Convoquer le stagiaire à la formation spéciale Transmettre l horaire des cours au stagiaire Elaborer la composition de classe et transmettre la composition de classe au stagiaire Relever la présence du stagiaire Faire remplir au stagiaire une fiche de suivi des cours Relever l absence du stagiaire en fin de formation et dresser le bilan des absences Faire évaluer les cours par le stagiaire Organiser la session d examen de fin de formation spéciale et communiquer l organisation au stagiaire Communiquer au stagiaire les notes obtenues en cours de formation Dresser un bilan avec le stagiaire à la fin de chaque année de stage Dresser le procès-verbal de l examen de fin de formation spéciale et communiquer celui-ci à la direction de l administration à la commission de coordination A chaque étape peuvent être associé des documents de support ou des outils de travail qui sont présentés par la suite (points 6 et 7). Institut national d administration publique 10
6. Référentiel pour la construction d un programme de formation spéciale Le présent chapitre présente un référentiel permettant aux administrations et services de l Etat de construire leur programme de formation spéciale théorique, c est-à-dire d organiser et de structurer la formation spéciale autour d un certain nombre d axes thématiques en relation avec les missions, les attributions et l organisation de l administration. Remarque : Rappelons que les administrations qui, à l heure actuelle disposent déjà d une formation spéciale couvrant le minimum d heures de formation prévues par la législation, n ont pas besoin de réajuster leur formation sur le présent cadre. Les autres administrations sont appelées à s orienter, en ce qui concerne leurs formations spéciales, sur les différents axes présentés sous le présent chapitre. Le référentiel ci-dessous présente dans un ordre de priorité décroissant les différents axes qui peuvent être traités dans le cadre de la formation spéciale des stagiaires dans une administration. Il regroupe autour de 6 axes spécifiques des sujets en relation directe avec l administration susceptibles de pouvoir être traités dans le cadre d une formation spéciale dans les administrations. Les deux premiers modules relatifs à l organisation et les missions de l administration sont évidemment les plus importants et seraient à traiter prioritairement. A noter dans ce contexte que le nombre d heures de formation pour chaque cours est à déterminer par l administration en fonction de l importance de la matière à traiter la durée totale du programme de formation spéciale théorique ne doit pas être inférieure au minimum du total des heures de formation prévu par la législation. Dans tous les cas la formation spéciale doit obligatoirement tenir compte des matières du programme d examen de fin de formation spéciale déjà en vigueur. Les matières d examen doivent être incorporées dans le programme de la formation spéciale. 6.1. Structure du référentiel Le référentiel comprend les 6 modules suivants : Module 1. : Organisation de l administration Module 2. : Missions et attributions de l administration Module 3. : Gestion de l administration Module 4. : Culture de l administration Module 5. : Gestion du temps Module 6. : Conditions de travail Institut national d administration publique 11
6.2. Domaines et matières Le référentiel des cours de formation pour la formation spéciale propose les modules et cours de formation suivants : M1-C01 1 M1-C02 M1-C03 M1-C04 M1-C05 M2-C01 M2-C02 M2-C03 M2-C04 M3-C01 M3-C02 M3-C03 M3-C04 M3-C05 M3-C06 M3-C07 M3-C08 M3-C09 M3-C10 M3-C11 M3-C12 M3-C13 M3-C14 M3-C14 M3-C15 M3-C16 M3-C17 M4-C01 M4-C02 M4-C03 M4-C04 M4-C05 M4-C06 M4-C07 M5-C01 M5-C02 M5-C03 M5-C04 M6-C01 M6-C02 M6-C03 M6-C04 Module 1. : Organisation de l administration La loi organique de l administration Les conditions et les modalités de nomination et de promotion du personnel dans l administration (rgd) L organigramme de l administration L effectif du personnel de l administration Le plan d insertion professionnel Module 2. : Les missions et les attributions de l administration Les législations spécifiques Les règlements grand-ducaux et d exécution spécifiques Les circulaires, notes internes, notes de service et autres documents en relation avec la législation et la réglementation spécifiques Les relations dans le cadre des missions spécifiques de l administration Module 3. : La gestion de l administration Les relations de travail avec le département ministériel dont relève l administration Le programme gouvernemental en relation avec le département ministériel dont relève l administration L organisation et le fonctionnement des différents services de l administration Les objectifs de l administration et la fixation des objectifs Les projets internes et la gestion des projets La gestion de la qualité dans l administration Les procédures internes et la gestion des procédures La gestion des ressources humaines La gestion du budget et de la comptabilité L organisation et la gestion du courrier L organisation et la gestion des archives Les sources de documentation au sein de l administration La gestion des réclamations Le travail collaboratif dans l administration La rédaction administrative les standards de l administration La procédure administrative non-contentieuse Le système de traitement des données et la protection des données Les progiciels et les logiciels utilisés Module 4. : La culture de l administration L histoire et l évolution de l administration spécifique Les valeurs, la déontologie et le code de bonne conduite de l administration La hiérarchie et l organisation de la hiérarchie au sein de l administration La diversité et l égalité des chances L accueil et l encadrement des clients La communication interne La communication externe Module 5. : La gestion du temps dans l administration Les heures d ouverture L horaire mobile Le contrôle des présences et des absences Le régime des congés Module 6. : Les conditions de travail dans l administration Les outils de travail, la bureautique et la sécurité informatique La protection de l environnement Les mesures garantissant la sécurité des agents de l administration Les mesures garantissant la santé des agents de l administration 1 M1 = Module 1 / C01 = cours no. 01 Institut national d administration publique 12
Le référentiel ci-dessous est disponible dans un document à part disponible sur l EXTRANET des patrons de stage et intitulé «Document de structuration - Référentiel pour l'élaboration d'un programme de formation spéciale». 6.3. Référentiel détaillé et descriptif des formations proposées Le détail du référentiel ci-dessus se présente comme suit. Les administrations peuvent, le cas échéant, puiser dans le référentiel ci-dessous pour construire leur propre programme de formation spéciale. Dans tous les cas la formation spéciale doit obligatoirement tenir compte des matières du programme d examen de fin de formation spéciale déjà en vigueur. Les matières d examen doivent être incorporées dans le programme de la formation spéciale. A noter dans ce contexte que les informations renseignées dans les rubriques «importance» et «intervenant possible» sont des propositions de l INAP et ne doivent pas obligatoirement être suivies par les administrations. o Dans la rubrique «importance», l INAP propose un ordre de priorité pour les matières sachant que les matières des modules 1 et 2 sont les plus importantes et devraient être traitées prioritairement. o Dans la rubrique «intervenant possible», l INAP propose des intervenants susceptibles de pouvoir assurer la matière soit en raison de leur position dans l ad ministration (direction, GRH ) soit en raison de leur formation de base (juriste, économiste ). Les rubriques «contrôle des connaissances» et «examen» ne sont pas préremplies. Il s agit pour les administrations de déterminer pour chaque matière retenue si cette matière doit faire l object d un contrôle des connaissances à la fin de la formation ou si cette matière doit faire partie de l examen de fin de formation spéciale en tant que matière d examen. Dans la rubrique «durée» il s agira pour les administrations de déterminer pour chaque matière la durée de formation effective à prévoir sachant que le total des heures de formation pour l ensemble du programme de formation spéciale par groupe de traitement ne doit pas être inférieur au seuil légal fixé. Module 1. : Organisation de l administration importance Intervenant possible Contrôle des connaissance s Examen Durée M1-C01 : La loi organique Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec la loi de base ou la loi organique de l administration, à détailler les dispositions légales concernant les missions et les administrations de l administration, la structure des services, des divisions des sections ou départements, le cadre et la structure du personnel dont l administration a besoin pour pouvoir assurer son rôle et ses missions. absolue Direction ou juriste Institut national d administration publique 13
M1-C02 : Les conditions et les modalités de nomination et de promotion du personnel dans l administration (rgd) Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les dispositions réglementaires en vigueur concernant les conditions d admission au stage, de nomination définitive et de promotion du personnel travaillant au sein de cette administration. absolue Direction ou juriste M1-C03 : L organigramme de l administration absolue Grh Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec le document de base qui sert à détailler l organisation interne de l administration, sa structure, ses services, les postes et missions rattachés aux différents services, la description des postes et les compétences requises (savoir, savoir -faire et savoir-être) pour pouvoir exercer ces postes. M1-C04 : L effectif du personnel de l administration absolue Grh Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec la structure du persnnel, l effectif du personnel et la pyramide des âges dans l administration. M1-C05 : Le plan d insertion professionnel absolue Grh / Past Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec le plan d insertion professionnel qui concerne le stagiaire et qui porte sur le rôle et les missions du patron de stage, sur les relations des stagiaires avec leur patron de stage, sur le l utilisation et la structure du carnet de stage et qui permet de présenter le livret d accueil pour le stagiaire. Module 2. : Les missions et les attributions de l administration importance Intervenant possible Contrôle des connaissance s Examen Durée M2-C01 : Les législations spécifiques absolue Cette parte du programme sert à initier de façon détaillée le stagiaire à la législation spécifique qui concerne la matière, les missions et les attributions que l administration doit exécuter. M2-C02 : Les règlements grand-ducaux et d exécution spécifiques absolue Cette parte du programme sert à initier de façon détaillée le stagiaire à la réglementation spécifique qui concerne la matière, les missions et les attributions que l administration doit exécuter. M2-C03 : Les circulaires, notes internes, notes de service et autres documents en relation avec la législation et la réglementation spécifiques haute Cette parte du programme sert à initier de façon détaillée le stagiaire à l exécution détaillée et à la mise en œuvre pratique des disposition s légales et réglementaires et à appliquer ces dispositions aux cas particuliers grâce aux mesures d interprétations et d exécutions spécifiques fournies par les notes, circulaires et documents internes éléaborés par la direction des administrations. M2-C04 : Les relations dans le cadre des missions spécifiques de l administration haute Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les relations que Institut national d administration publique 14
l administration doit entretenir dans le cadre de l exécution des lois et règlements avec d autres administrations et services de l Etat, avec les parties prenantes (citoyens, clients, usagers, forunisseurs, prestataires de service ) et avec les partenaires internationaux (administrations, services ). Module 3. : La gestion de l administration M3-C01 : Les relations de travail avec le département ministériel dont re lève l administration importance moyenne Intervenant possible Contrôle des connaissance s Examen Durée Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec l organisation, les missions, les attributions du ministère de tutelle dont dépend l administration et à lui faire comprendre le mode de collaboration entre le ministère et l administration. M3-C02 : Le programme gouvernemental en relation avec le département ministériel dont relève l administration moyenne Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les points figurant au programme gouvernemental qui concerne tout particulièrement le ministère dont relève l administration du stagiaire. M3-C03 : L organisation et le fonctionnement des différents services de l administration haute Cette parte du programme sert à expliquer au stagiaire l organisation détaillée, la structure et le fonctionnement des services de l administration M3-C04 : Les objectifs de l administration et la fixation des objectifs haute Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les objectifs que l administration se donne pour les années à venir, les objectifs stratégiques, les objectifs opérationnels et les objectifs individuel sous forme de plan de travail individuel. M3-C05 : Les projets internes et la gestion des projets moyenne Cette parte du programme sert à familiariser le stagia ire avec les projets internes à réaliser par l administration (au niveau de la stratégie, des s, des outils de travail, de la communication ) ainsi qu avec la gestion et le suivi des projets au sein de l administration. M3-C06 : La gestion de la qualité dans l administration haute Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec la gestion de la qualité des services offerts par l administration et à les sensibiliser à l importance d une démarche qualité dans les processus de travail. M3-C07 : Les procédures internes et la gestion des procédures absolue Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les procéd ures internes existantes et avec la manière selon laquelle ces procédures sont gérées et transmises aux agents de l administration et mises en pratique. M3-C08 : La gestion des ressources humaines haute Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec la gestion des ressources humaines dans l administration et à leur expliquer le Institut national d administration publique 15
fonctionnement, les missions et les attributions du bureau du personnel. M3-C09 : La gestion du budget et de la comptabilité haute Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles et les modalités d organisation du service du budget et de la comptabilité au sein des administrations. M3-C10 : L organisation et la gestion du courrier moyenne Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les modilités d organisation du service courrier ( réception, ventilation, suivi et expédition du courrier). M3-C11 : L organisation et la gestion des archives moyenne Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec l organisation et la gestion des archives dans l administration (stockage, recensement des archives ) M3-C12 : Les sources de documentation au sein de l administration absolue Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec le s différentes sources de documentation à disposition de l administration (internet, legilux, portails, documents internes, bibliothèques, ). M3-C13 : La gestion des réclamations haute Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec la manière dont l administration gère les problèmes en relation avec les réclamations susceptibles d être formulées ou introduites par les parties prenantes de l administration. M3-C14 : Le travail collaboratif dans l administration haute Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec la manière dont le travail collaboratif (en équipe, en réseau, etc.) est organisé dans l administration. M3-C14 : La rédaction administrative les standards de l administration haute Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les standards de l administration en matière de rédaction administrative (lettre, contrat, formulaire type, argumentation, référence aux dispositions légales et réglementaires, mise en forme des lettres et présentation etc.) M3-C15 : La procédure administrative non-contentieuse haute Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec la manière selon laquelle l administration applique la procédure administrative non-contenieuse aux cas et décisions pratiques. M3-C16 : Le système de traitement des données et la protection des données haute Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les différents systèmes de traitement des données utilisés dans l administration (banques de données, gestion électronique des documents, etc.) ainsi que les mesures Institut national d administration publique 16
prises par l administration pour garantir la protection des données à traiter et à gérer. M3-C17 : Les progiciels et les logiciels utilisés absolue Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les progiciels ou logiciels utilisés par l administration. Module 4. : La culture de l administration M4-C01 : L histoire et l évolution de l administration spécifique importance moyenne Intervenant possible Contrôle des connaissance s Examen Durée Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec l histoire de l administration dont il faut partie ainsi qu avec l évolution de l administration M4-C02 : Les valeurs, la déontologie et le code de bonne conduite de l administration absolue Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les valeurs et les règles déontologiques appliquées dans son administration. Dans ce contexte les notions d intégrité et d impartialité seront discutées dans le cadre des missions incombant à l administration. M4-C03 : La hiérarchie et l organisation de la hiérarchie au sein de l administration haute Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles hiérarchique apllicables dans l administration. L organisation de l administration sera analysée du point de vue de la hiérarchie (directions, chefs de service, patron de stage ). M4-C04 : La diversité et l égalité des chances haute Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec l approche développée par la direction de l administration quant aux questions de diversité et d égalité des chances et de traitement par rapport surtout aux usagers et clients de l administration ( réligion, statut social, race, sexe etc.) M4-C05 : L accueil et l encadrement des clients absolue Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles et procédures appliquées par l administration dans le domaines de l accueil et de l encadrement des usagers et des clients. M4-C06 : La communication interne absolue Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles et mécanismes de communication interne mises en place par la direction de l administration (plan de communication, plan des réunions, mécanismes de communication ) M4-C07 : La communication externe absolue Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles et mécanismes de communication externe mises en place par la direction de l administration (relation avec les clients et les autres parties prenantes, réactivité de l administration, temps de réponse aux questions adressées par les parties prenantes, temps de traitement des dossiers, ) Institut national d administration publique 17
Module 5. : La gestion du temps dans l administration importance Intervenant possible Contrôle des connaissance s Examen Durée M5-C01 : Les heures d ouverture absolue Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les heures d ouverture définies par la direction (horaire, roulement, permanence, ) M5-C02 : L horaire mobile haute Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles de l horaire mobile et l application de ces règles au personnel de l administration. M5-C03 : Le contrôle des présences et des absences haute Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles de contrôle des présences et des absences dans l administration ainsi qu avec les système de pointage ou de mesure du temps de travail en place. M5-C04 : Le régime des congés moyenne Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire le régime des congés tel qu il est appliqué dans l administration ainsi qu avec les pr océdures d allocation des congés. Module 6. : Les conditions de travail dans l administration importance Intervenant possible Contrôle des connaissance s Examen Durée M6-C01 : Les outils de travail, la bureautique et la sécurité informatique absolue Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les outils de travail et les outils bureautiques et informatiques en place dans l administration ainsi qu avec les règles de sécurité informatique appliquées. M6-C02 : La protection de l environnement moyenne Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les règles de la protection de l environnement mise en place dans l administration M6-C03 : Les mesures garantissant la sécurité des agents de l administration moyenne Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les mesures de sécurité mise en place dans l administration (rôle du délégué à la sécurité, exercices d évacuation, règles de sécurité etc ). M6-C04 : Les mesures garantissant la santé des agents de l administration moyenne Cette parte du programme sert à familiariser le stagiaire avec les mesures prises par l administration pour garantir la santé des agents relevant de l administration. Institut national d administration publique 18
6.4 Exemple de construction d un programme de formation spéciale à partir du référentiel Exemple : construction d un programme de formation spéciale pour le groupe de traitement B1 durée de formation requise pour la formation spéciale : 110 heures Administration Groupe de traitement Durée requise XXX B1 110 heures de formation au minimum Etape 1 : Choisir dans le référentiel détaillé les matières qui conviennent Etape 2 : Constituer le programme de formation et remplir les rubriques Institut national d administration publique 19
Etape 3 : Copier le programme de formation dûment complété : A cet effet : 3.1. ouvrir le template 3.2. Coller le programme dans le template prévu : de formation Institut national d administration publique 20
7. Documents de support La présente partie du CRFS propose un certain nombre de documents de support et d outils de tr avail permettant aux administrations de mieux pouvoir préparer et organiser la formation spéciale de leurs stagiaires. 7.1. Les documents de support et outils de travail : L INAP a élaboré et met à disposition des administrations un certain nombre de d ocuments de support en relation avec l organisation de la formation spéciale. Il s agit des documents suivants : DocSup 01 Fiche de contrôle pour le déroulement du stage DocSup 02 Fiche de structuration du programme de formation spéciale DocSup 03 Fiche de désignation patron de stage DocSup 04 Template Convocation du stagiaire à la formation spéciale DocSup 05 Template Horaire des cours de formation spéciale DocSup 06 Template Composition de classe DocSup 07 Template Fiche de contrôle journalière des présences DocSup 08 Template Fiche de suivi du stagiaire par cours DocSup 09 Template Relevé des absences aux cours de la formation spéciale DocSup 10 Template Fiche d évaluation d un cours DocSup 11 Template Organisation de l examen de fin de formation spéciale DocSup 12 Template Bulletin des notes obtenues au cours de la formation spéciale DocSup 13 Template Fiche de bilan du stagiaire DocSup 14 Template Procès-verbal de l examen de fin de formation spéciale Par la suite les documents sont présentés et décrits sommairement. Les documents et outils sont tous téléchargeables (cf 7.2. ci-après). Institut national d administration publique 21
DocSup 01 Fiche de contrôle pour le déroulement du stage descriptif archivage lien Fiche de contrôle pour le déroulement du stage La présente fiche de contrôle (check-list) permet à l administration et au patron de stage de pouvoir suivre les différentes étapes du parcours du stagiaire ainsi que des actions y rattachées. Elle permet également de vérifier si les différentes étapes et phases ont été effectuées et respectées. A cet effet, le patron de stage marquera sur la fiche de contrôle comme «fait» les différents éléments au fur et à mesure du déroulement du stage. Document à insérer dans le carnet de stage du stagiaire Consultez l extranet des patrons de stage Institut national d administration publique 22
DocSup 02 Fiche de structuration du programme de formation spéciale descriptif archivage lien Fiche de structuration du programme de formation spéciale. Cette fiche reprend par catégorie et groupe de traitement le programme de formation spéciale construit à partir du «Document de structuration - Référentiel pour l'élaboration d'un programme de formation spéciale» (cf. 6. ci-dessus). Document à insérer dans le carnet de stage du stagiaire Consultez l extranet des patrons de stage Institut national d administration publique 23
DocSup 03 Fiche de désignation patron de stage descriptif archivage lien Fiche de désignation patron de stage. Cette fiche renseigne pour chaque stagiaire l identité du patron de stage qui lui a été assigné par le chef d administration. Document à insérer dans le carnet de stage du stagiaire Consultez l extranet des patrons de stage Institut national d administration publique 24
DocSup 04 Template Convocation du stagiaire à la formation spéciale descriptif archivage lien Template Convocation du stagiaire à la formation spéciale. Ce template est un modèle de convocation pour chaque stagiaire à la formation spéciale et constitue l invitation formelle du chef d administration à la session de formation spéciale. Document à insérer dans le carnet de stage du stagiaire Consultez l extranet des patrons de stage Institut national d administration publique 25
DocSup 05 Template Horaire des cours de formation spéciale descriptif archivage lien Template Horaire des cours de formation spéciale. Ce template est un modèle de déroulement des sessions de formation spéciale par semaine. Ce programme de déroulement des cours est à remettre aux stagiaires concernés. Document à insérer dans le carnet de stage du stagiaire Consultez l extranet des patrons de stage Institut national d administration publique 26
DocSup 06 Template Composition de classe descriptif archivage lien Template Composition de classe. Ce modèle permet de reprendre l éventail des stagiaires par catégorie et groupe de traitement susceptibles de suivre un cycle de formation spéciale dans une administration. Document à insérer dans le carnet de stage du stagiaire Consultez l extranet des patrons de stage Institut national d administration publique 27
DocSup 07 Template Fiche de contrôle journalière des présences descriptif archivage lien Template Fiche de contrôle journalière des présences. Cette fiche est destinée à recenser la présence des stagiaires pendant les heures de formation spéciale. Dossier d organisation de la formation spéciale Consultez l extranet des patrons de stage Institut national d administration publique 28
DocSup 08 Template - Fiche de suivi du stagiaire par cours descriptif archivage lien Template- Fiche de suivi du stagiaire par cours. La présente fiche doit être remplie par le stagiaire pour chaque matière et pour chaque séance de formation concernant cette matière. Il indiquera sur la fiche les sujets abordés et partant rendra compte de la progression du cours suivi. Le patron de stage devra contresigner la fiche en question. Document à insérer dans le carnet de stage du stagiaire Consultez l extranet des patrons de stage Institut national d administration publique 29
DocSup 09 Template Relevé des absences aux cours de la formation spéciale descriptif archivage lien Template Relevé des absences aux cours de la formation spéciale Cette fiche est destinée à recenser les absences des stagi aires pendant les heures de formation spéciale. A relever que les absences doivent être motivées (cf rubrique : motif d absence). Document à insérer dans le carnet de stage du stagiaire Consultez l extranet des patrons de stage Institut national d administration publique 30
DocSup 10 Template Fiche d évaluation d un cours descriptif archivage lien Template Fiche d évaluation d un cours. Cette fiche permet à l administration de faire évaluer la formation par le stagiaire et servira par la suite à l analyse de la qualité de la formation organisée. Dossier d organisation de la formation spéciale Consultez l extranet des patrons de stage Institut national d administration publique 31
DocSup 11 Template Organisation de l examen de fin de formation spéciale descriptif archivage lien Template - Organisation de l examen de fin de formation spéciale. Cette fiche permet à l administration de notifier aux stagiaires le plan d organisation de l examen de fin de formation spéciale de l administration. Document à insérer dans le carnet de stage du stagiaire Consultez l extranet des patrons de stage Institut national d administration publique 32
DocSup 12 Template Bulletin des notes obtenues au cours de la formation spéciale descriptif archivage lien Template Bulletin des notes obtenues au cours de la formation spéciale Cette fiche dûment remplie servira pour informer le stagiaire des notes obtenues au cours de la formation spéciale. Document à insérer dans le carnet de stage du stagiaire Consultez l extranet des patrons de stage Institut national d administration publique 33
DocSup 13 Template - Fiche de bilan du stagiaire descriptif archivage lien Template - Fiche de bilan du stagiaire. Cette fiche permettra au patron de stage de dresser les bilans intermédia ires et le bilan final de la prestation du stagiaire pendant la 1 ère, la 2 ème et la 3 ème année de stage. Remarque : Cette fiche ne constitue pas une fiche d appréciation. Document à insérer dans le carnet de stage du stagiaire Consultez l extranet des patrons de stage Institut national d administration publique 34
DocSup 14 Template Procès-verbal de l examen de fin de formation spéciale descriptif archivage lien Template Procès-verbal de l examen de fin de formation spéciale. Ce template permet à la commission d examen de dresser le procès -verbal de l examen de fin de formation spéciale par catégorie et par groupe de traitement. Document à insérer dans le carnet de stage du stagiaire Consultez l extranet des patrons de stage Institut national d administration publique 35
7.2. L EXTRANET des patrons de stage Par ailleurs, l Institut a mis en place sur le portail de la fonction publique un site EXTRANET pour les patrons de stage. Ce site sera utilisé pour mettre à la disposition des patrons de stage un maximum d informations en relation avec la formation pendant le stage des stagiaires. Les documents présentés au point 7.1. peuvent être consultés et téléchargés par les patrons d e stage sur l EXTRANET des patrons de stage. En cliquant sur le présent lien qui vous mène à la page web de l INAP relative à l extranet du patron de stage. L extranet du patron de stage est structuré comme suit : Institut national d administration publique 36
8. Table de correspondance : formation spéciale et documents de support La présente table de correspondance établit les liens entre les différentes phases de préparation et de mise en œuvre de la formation spéciale avec les documents de support à utiliser lors des différentes phases. Phase de préparation et de mise en oeuvre Support à utiliser Début des travaux = DocSup 01 Fiche de contrôle pour le déroulement du stage Définir le programme de formation spéciale en fonction des besoins de l administration = DocSup 02 Fiche de structuration du programme de formation spéciale Définir les matières et déterminer le détail des = Travail interne à réaliser par l administration programmes Affecter des formateurs et formatrices aux matières = Travail interne à réaliser par l administration définies Assurer la qualité des formations = Train the trainer Préparer les formateurs et formatrices à leur tâche = Travail interne à réaliser par l administration d enseignant Désigner le patron de stage du stagiaire = DocSup 03 Fiche de désignation patron de stage Elaborer l horaire des cours en collaboration avec les = Travail interne à réaliser par l administration formateurs et formatrices Convoquer le stagiaire à la formation spéciale = DocSup 04 Template Convocation du stagiaire à la formation spéciale Transmettre l horaire des cours au stagiaire = DocSup 05 Template Horaire des cours de formation spéciale Elaborer la composition de classe et transmettre la = DocSup 06 Template Composition de classe composition de classe au stagiaire Relever la présence du stagiaire = DocSup 07 Template Fiche de contrôle journalière des présences Faire remplir au stagiaire une fiche de suivi des cours = DocSup 08 Template Fiche de suivi du stagiaire par cours Relever l absence du stagiaire en fin de formation et dresser le bilan des absences = DocSup 09 Template Relevé des absences aux cours de la formation spéciale Faire évaluer les cours par le stagiaire = DocSup 10 Template Fiche d évaluation d un cours Organiser la session d examen de fin de formation spéciale et communiquer l organisation aux stagiaires = DocSup 11 Template Organisation de l examen de fin de formation spéciale Communiquer au stagiaire les notes obtenues en cours de formation = DocSup 12 Template Bulletin des notes obtenues au cours de la formation spéciale Dresser un bilan avec le stagiaire à la fin de chaque = DocSup 13 Template Fiche de bilan du stagiaire année de stage Dresser le procès-verbal de l examen de fin de formation spéciale et communiquer celui-ci à la direction de l administration et à la commission de coordination = DocSup 14 Template Procès-verbal de l examen de fin de formation spéciale Institut national d administration publique 37
9. Contrôle des connaissances et nature des épreuves 9.1 Nature des épreuves Dans la mesure où les matières enseignées au cours de la formation spéciale peuvent faire l objet d un contrôle des connaissances ou d un examen partiel à la fin d un cours, ces contrôles peuvent revêtir les formes suivantes : 1. d une épreuve écrite a. questionnaire classique b. questionnaire à choix multiples 2. d une épreuve orale 3. d une proposition de projet 4. d un travail de réflexion, 5. d un travail de recherche ou 6. d un travail en groupe dans les cas 1 et 2, la durée des épreuves doit être signalée au préalable au stagiaire, l élaboration d un corrigé-type est de rigueur ; dans les cas 3 à 6, la date limite de réalisation du travail doit être notifiée au stagiaire. 9.2 Elaboration des travaux de réflexion Lors de l élaboration d un travail sous forme de mémoire ou de rapport (cf point 3 à 5 du chapitre précédent), le candidat doit soigner tout particulièrement les cinq éléments suivants: o traitement du sujet (20% des points) : définition du sujet, cadrage et délimitation du sujet ; o structure du rapport (20%) : plan, introduction, développement, conclusion ; o contenu du rapport (40%) : présentation du sujet, cohérence de l argumentation et de l agencement des idées, analyses, synthèses, commentaires personnels; o style rédactionnel (10%) : précision de la terminologie, richesse de la langue, facultés rédactionnelles ; o présentation du rapport (10%) : structuration formelle et visuelle. Institut national d administration publique 38
10. Types de formation Plusieurs types de formation peuvent être envisagés pour dispenser les cours de formation spéciale. Il s agit simplement de choisir celui qui s adapte mieux à votre contexte de travail. Voici quelques exemples : Formation en salle Formation interne, ce type de formation est le plus répandu, et il s apparente à la formation scolaire. Formation séquentielle Formation alternant des blocs de formation par matière successive pendant plusieurs semaines suivant un horaire hebdomadaire classique. Séminaire Formation ponctuelle comprise entre un et deux jours consécutifs. Apport théorique dans une perspective de mise en pratique sans toutefois prévoir un suivi spécifique de terrain. Modalités de travail : exposés, concertations, discussions critiques, mises en situation. Conférence ou colloque Présentation sous la forme d un exposé pouvant mener à un débat ou un échange d'idées entre les participant/e/s. Réseau d échange Réunit des professionnels de l enseignement rassemblés autour d un ou plusieurs objectif(s) communs afin d échanger leurs expériences et discuter de leurs pratiques. Formation assistée par ordinateur (FAO) Les contenus de formation présentés sur PC sont accessibles en tout temps et chacun peut avancer à son rythme. Ce type de formation exige toutefois un travail de préparation et une mise en place informatique très spécifique. Formation au poste de travail Dans l apprentissage traditionnel, il apparaît que l essentiel des compétences sont acquises au poste. Ce type de formation peut être facilité en organisant des réunions d apprentissage de type «colloque», où les collaboratrices et collaborateurs présentent des situations problématiques à leurs collègues afin de bénéficier de leur expérience. Formation-coaching (tandem) Cette approche lie plus formellement deux partenaires (l apprenant et le coach) dans le cadre d un processus d apprentissage qui alterne des phases d enseignement, et des phases de traitement des problèmes concrets sur le terrain. Cette approche se développe aussi en tandem (par exemple pour les langues), où chaque partenaire coache l autre pour un domaine de compétences où il excelle (réciprocité de l apprentissage). Mentorat Agent d expérience qui transmet son savoir-faire au stagiaire. Pour être reconnue à titre de formation, cette pratique doit être documentée. Tutorat Au moins deux agents se transmettent mutuellement leurs connaissances sur un sujet précis. Pour être reconnue à titre de formation, cette pratique doit être documentée. Institut national d administration publique 39
Supervision La supervision s adresse à des personnes, des groupes ou des équipes. Elle s appuie sur des situations concrètes et quotidiennes et offre la possibilité de réfléchir et d optimiser les actions et structures professionnelles afin d'en mieux gérer les exigences. Institut national d administration publique 40