Direction des Ressources humaines SECRETAIRE MEDICO-SOCIALE 1 H ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DU RESPONSABLE DE POLE Direction : Direction des Solidarités Service : Direction Enfance Famille Santé POSITIONNEMENT DU POSTE DANS LA STRUCTURE Poste de rattachement hiérarchique : Responsable de Pôle Localisation : Territoires Drôme des Collines, Grand Valentinois, Drôme Provençale, Vallée de la Drôme MISSIONS Mission de la Direction des Solidarités : Élaborer des propositions de définition de la politique médico-sociale du Conseil Général, dans le cadre législatif et réglementaire en vigueur. Mettre en œuvre cette politique, fondée sur une action sociale au service des usagers, tant dans le domaine de la prévention des risques (santé, enfance, exclusion ) que celui de la réparation (protection de l enfance en danger, insertion, prestations en nature ou en espèce, ). Mission de la Direction Enfance Famille Santé : Mettre en œuvre et évaluer la politique départementale en faveur des futurs parents, des parents et des enfants du Département. Concevoir, proposer, mettre en œuvre des actions départementales ou locales de Santé dans le cadre des missions de santé publique réglementaires ou volontaires du Conseil Général de la Drôme. Faire des propositions d élaboration de la politique départementale en matière d enfance, de famille. Initier des démarches de projet en prévention et en promotion du bien-être des enfants, des familles. Il s agit d actions d information, d éducation pour la santé, de prévention précoce, de dépistage, d orientation, d accompagnement pour la santé et le bien-être. Décider des mesures administratives ou de saisine de la justice, assurer la prise en charge des enfants confiés, piloter le dispositif adoption. Mettre en place et piloter l Observatoire de l enfance. RAISON D ETRE DU POSTE Assurer le secrétariat du Responsable de Pôle. L assister dans sa responsabilité de gestion, d organisation et d animation du pôle. Appuyer et coordonner techniquement l équipe des secrétaires des pôles. LE DÉPARTEMENT DE LA DROME HÔTEL DU DÉPARTEMENT, 26 AVENUE DU PRÉSIDENT-HERRIOT, 26026 VALENCE CEDEX 9 TEL : 04 75 79 26 26 - www.ladrome.fr
RELATIONS DE TRAVAIL Relations internes à la Direction Enfance Famille Santé : avec les Responsables de Pôles, auxquel il/elle rend compte de son travail, dont il/elle assure le secrétariat, et qu il/elle assiste dans ses fonctions. avec les équipes du pôle. avec le service Offre et moyens accompagnement pour les questions budgétaires, régie avec le Directeur le Directeur adjoint et l ensemble des services : - pour une gestion complémentaire des plannings des Responsables de Pôles pour échanges d informations. - pour le suivi comptable des mesures. - pour le suivi des accueils de mineurs en familles d accueil dans le cadre de la prévention. - pour le traitement de certains dossiers. - pour le suivi des tableaux de bord. Relations internes à la Direction des Solidarités : avec les travailleurs sociaux du Territoire pour échanges relatifs aux dossiers. avec les RCMS, pour échanges relatifs à des dossiers communs. avec les autres Adjoints thématiques du Territoire, pour échanges relatifs à des dossiers communs. avec les secrétaires en charge de l agrément des assistants familiaux sur les territoires. avec les autres services pour l organisation de réunions, échanges d information. avec le service logistique pour la gestion des équipements. Relation internes au Département avec le correspondant formation des assistants familiaux. avec les correspondants paie des assistants familiaux. avec les autres service de la DRH (visite médicale des assistants familiaux, ). Relations externes : avec les usagers, dont il/elle assure l accueil, téléphonique et physique. avec les différentes instances de l institution judiciaire, qui sollicitent les Responsables de Pôles ou leurs adjoints ou que ceux-ci interpellent. avec l ensemble des institutions, associations et partenaires participant à la mise en œuvre des missions de prévention et de protection de l enfance. avec l ensemble des partenaires locaux œuvrant avec le Département dans le cadre de ses missions. avec tous publics s adressant au Territoire. 2/6
Activités principales : Assistance au Responsable de Pôle : ACTIVITES CONSTITUTIVES DU POSTE Rôle de collaborateur du Responsable du Pôle : délégation de certains dossiers voire de certaines décisions ( à envisager) ; Gestion des plannings de réunions, préparation et suivi Appui et coordination technique de l équipe des secrétaires des pôles. Référente administrative du pôle pour la DEFS : coordination avec les secrétaires de direction. Référent logistique - gestion demandes informatique et téléphonie. Coordination de la gestion Administrative des assistants familiaux (ordre de mission autorisation de circuler congés - ). Lien régulier avec la DRH pour la paie des assistants familiaux. Organisation des CLEFS (préparation et suivi de dossiers, réservations salle ). Appui et coordination technique des secrétaires du pôle Centralisation et gestion des données relatives au temps de travail des personnels du pôle via CG Planning / RTT, arrêts, formations. Gestion des tableaux de bord : suivi budgétaire, tableau majoration exceptionnelle, astreintes. Gestion des échéanciers. Mise à jour et suivi des effectifs du pôle enfance famille. Préparation et mise en forme du rapport d activité annuel. Gestion de la documentation. Gestion administrative des dossiers individuels enfance Traitement des suites de décisions des informations préoccupantes et relais avec la CRIP au siège. Traitement des dossiers relatifs au changement de statut de l enfant : (administratif/judiciaire, délégation de l autorité parentale, tutelle du département, article 350, ), et des recours. Gestion administrative des dossiers d aides financières : Suivi des enveloppes budgétaires : allocations mensuelles, TISF et aides ménagères etc.bilan des dépenses engagées. Établissement de certaines prises en charge. Établissement des propositions de majoration de salaire et d indemnité d entretien pour les assistants familiaux Suivi des tableaux de bord. Secrétariat : Accueil téléphonique et physique : recueil de données, première réponse, orientation vers l interlocuteur concerné. Tenue de l agenda du Responsable de pôle. Rédaction, élaboration et édition de documents divers, courrier, rapports, dossiers, tableaux, power point etc Organisation et participation à des réunions, prise de notes, et compte-rendus de celles-ci. Réception, traitement et diffusion de l information. Référent CMU. Responsable de l archivage selon les règles en vigueur. Lien régulier avec le correspondant archives. 3/6
COMPETENCES NECESSAIRES POUR OCCUPER LE POSTE Maîtriser les techniques de secrétariat. Utiliser l outil informatique : logiciels de traitement de texte et tableur, logiciels spécifiques. Gérer des informations et des dossiers confidentiels. Écouter des personnes en difficulté. Réguler, conseiller, donner les renseignements administratifs. Approfondir et cibler une demande. Répondre à des sollicitations multiples. Accueillir le public. Recevoir, filtrer, orienter et transmettre des communications téléphoniques. Prendre et restituer un message. Communiquer avec divers interlocuteurs (usagers, agents du Département, magistrats, avocats, etc. ). Mettre en forme des documents. Organiser et gérer un classement. Rédiger en la forme administrative. Organiser son travail. Maîtriser l orthographe et la grammaire. Connaître l organisation et le fonctionnement de la Direction des Solidarités, de la Direction Enfance Famille Santé en particulier. Connaître le cadre législatif, réglementaire et financier de l Aide Sociale à l Enfance et de l Adoption. Connaître l organisation et le fonctionnement du Territoire ainsi que la localisation des différents Centres Médico-Sociaux. Connaître et appliquer les procédures Enfance-Famille mises en place. Connaître les partenaires sociaux et institutionnels. QUALITES REQUISES Grandes qualités relationnelles. Dynamisme. Initiative. Sens du travail en équipe. Discrétion. Disponibilité. Sens du service. 4/6
FORMATION ET EXPERIENCE Diplôme(s) (habilitation, permis) requis Baccalauréat. Formation initiale préconisée Techniques de secrétariat. Bonne maîtrise de l outil informatique (Word Excel). Formation à prévoir pour occuper le poste Formation à l utilisation de logiciels spécifiques. Connaissance et compréhension de la législation sociale concernant la prévention et la protection de l enfance. Parcours professionnel et expérience souhaitables Expérience en secrétariat. CONDITIONS DE TRAVAIL ASSOCIEES AU POSTE Difficultés et contraintes : Contacts avec un public difficile. Nécessité d adaptation à des demandes nombreuses et variées. Souplesse horaire. 5/6
CONDITIONS D ACCES AU POSTE Par voie de recrutement : Le cas échéant. Par voie de mobilité interne : Oui. Grades préférentiels de la F.P.T. (cadre d emplois, grade pertinent pour obtenir le poste) : Catégorie B cadre d emplois des rédacteurs territoriaux et cadre C - Cadre d emplois d adjoints administratifs, expérimenté. VALIDATION Nom de l agent : Je soussigné(e) déclare avoir pris connaissance du descriptif de mon poste. Date Signature 6/6