Guide d utilisateur du B2B:

Guide d utilisateur du B2B: Vue d'ensemble: Bien que ce site web soit assez intuitif ce document couvre les fonctions prévues aux concessionnaires Toyo. Toutes les fonctions peuvent être activées pour votre profil utilisateur et vous pourriez ne pas voir chacun des écrans/menus. Pour débuter: Prérequis: Ce site est développé pour fonctionner dans Internet Explorer 7 ou 8. Bien que les autres navigateurs ne soient pas pris en charge la plupart fonctionne uniquement avec des différences d apparence légère. Internet Explorer est un logiciel gratuit de Microsoft. Pour se rendre à la page d accueil, simplement aller à l adresse http://b2b.toyocanada.com

Se connecter: Pour utiliser les fonctions du site web B2B vous devrez vous connecter en utilisant un nom d utilisateur et mot de passe, que vous avez obtenu par votre représentant Toyo. Si votre mot de passe nécessite un changement, vous serez invité à le changer à l écran. Une fois votre nom d utilisateur et mot de passe sont acceptés, vous serez dirigé au menu principal, qui vous affiche toutes les options disponibles. Cet écran ressemble à ceci: Il faut simplement appuyiez sur les flèche verte pour sélectionner un menu/une fonction.

Vérification d inventaire: Préface: Cette fonction vous permet de vérifier le l inventaire d'un produit, passer une commande et vérifier les spécifications techniques. Le bouton "Description" vous donne accès à un outil de recherche qui vous aide à trouver le code de produit basé sur sa description. La recherche de produit est expliqué plus loin dans ce document. Pour vérifier l inventaire: Entrez le code produit à six chiffres Toyo et appuiyez sur soumettre (ou Entrer sur votre clavier), ou cliquez sur le bouton Description pour faire une recherche par description. La recherche de produit par description est expliquée dans une section plus tard. Le bouton "Commander" sert à commander le code de produit affiché (vous devez être autorisé pour passer une commande, sinon vous serez bloqué par le système). Le bouton "Spécifications" affiche les informations techniques du code produit affiché. Le bouton "Transactions" affichera une liste de commande qui contienne le code de produit affiché à l écran.

Transactions d un item: Cette fonction affiche une liste de commandes qui contiennent le code de produit sélectionné. Cet écran est accessible en appuyant sur la touche "Transactions" de l'écran de recherche d inventaire. Comme la base de données contient de nombreuses commandes, le programme regarde jusqu'à 1000 commandes avant d arrêter. Pour afficher plus d entrée de la recherche, une faut appuyiez sur le bouton Page Suivante (Page down) de votre clavier. L'écran ressemble à ceci:

Spécifications technique d un item: Cet écran est atteint en faisant une recherche d inventaire sur un élément spécifique, puis en cliquant sur le bouton «Spécifications». Cet écran ressemble à:

Liste des commandes: Cette fonction vous permet de voir toutes vos commandes avec Toyo. Si vous placez des commandes à votre siège social, les expéditions de votre siège social ne peuvent pas être affichées ici. À moins que votre siège social aie conclu un accord avec Toyo pour voir ces commandes sur le système Toyo (Le type pour ces commandes sera "S" pour statistiques). Cet écran ressemble à: Il y a des champs de filtre en haut de l'écran ainsi que des boutons supplémentaires au bas de cet écran. Type de commande (Order Type Class (OTC)): Le type de commande, ou OTC (en Anglais), est l un des choix suivant: W = Web order O = Orders D = Direct Invoice C = Credits R = Direct Credit A = Advertising order S = Statistics copie de commande envoyé au système Toyo (envoyé par votre siege social)

Lorsque vous affichez une commande, vous arrivez dans le premier écran de la commande. À partir de cet écran il y a un bouton "Voir en-tête" qui affiche les informations de l en-tête de la commande. L'écran de commande ressemble à ceci:

L écran de l en-tête de commande contient plusieurs boutons en bas de page. Ces boutons afficheront le total, les taxes, les rabais et les notes. L écran ressemble à ceci :

Passer une commande: Il y a deux manière de se rendre à ce menu. 1) À partir du menu Recherche d inventaire en appuyant sur le bouton Commander 2) À partir du menu Liste des commandes en appuyant sur le bouton Nouvelle commande L écran qui apparaitera ressemblera à celui-ci: Sur l'écran suivant, vous serez en mesure d'ajuster les codes produits ainsi que la quantité. Dans l'exemple ci-dessus le code produit 111600 a été commandé à partir du menu Recherche d inventaire. Par conséquent, la quantité sélectionner par défaut est 4 (quatre) (qui peut être changé sur l'écran suivant).

Pour vous aider à remplir votre demande pour il y a des boutons en bas de l écran pour vous permettre d'ajouter des articles à votre commande, ajouter et modifier des notes de la commande ainsi que deux boutons pour sortir de l écran soit : "Confirmer" ou "Annuler". Voici ce que l'écran de commande ressemble après que quelques articles furent été ajoutés:

Lorsque votre commande est prête à être envoyé à Toyo, il suffit d appuyer sur Sauvegarder et Sortir. Ceci vous amènera à l écran de confirmation ci-bas : Pour envoyer la commande appuyiez sur le bouton Cliquez ici pour effectuer cette transaction.

Changer votre mot de passe: Quand vous désirez changer votre mot de passé ou lorsque c est nécessaire, vous pouvez utiliser cette fonction. Pour débuter il faut appuyez sur le bouton Continuer. Vous serez alors à l'écran de changement de mot de passe. Compléter cet écran en entrant votre mot de passe actuel puis votre nouveau mot de passe deux fois. Il est recommandé que vous utilisez la touche TAB pour déplacer entre les champs et appuyez sur la touche ENTRER ou bouton "soumettre" lorsque tous les champs sont remplis. Les champs ont un maximum de dix caractères de long et le curseur se déplace automatiquement dans le champ suivant que vous tapez le 10ème caractère.

Changer la langue: Cette option vous permet de basculer entre l'anglais et le français lors de l'utilisation de ce site. Le programme vous offrira l'autre langue tout de suite. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le bouton «Soumettre». Voir l écran ci-bas:

Liste des factures et crédits: Cette fonction est limitée au personnel des sièges sociaux et seulement ceux qui ont été autorisé à voir cette information. Cette fonction vous donne accès à vos factures et les crédits. La plupart des fonctions courantes pour récupérer les documents manquants et / ou vérifier les relevés actuels et passées. Il y a des boutons pour accéder à votre relevé le plus récent ainsi que pour générer un rapport sur demande. Le rapport sur la demande est utile lorsque vous cherchez votre solde courant ou lorsque vous tentez de fermer votre exercice / période.

Administrer les utilisateurs B2B: Cette fonction permet aux administrateurs B2B d ajouter de nouveaux utilisateurs, supprimer des utilisateurs et modifier l'accès des utilisateurs si nécessaire. Vous pouvez également utiliser cette fonction pour réinitialiser les profils et mots de passe. Cet écran ressemble à ceci:

Faire une suggestion: Cette fonction offre la possibilité de transmettre à Toyo une suggestion. Vous avez une idée à nous fait part? Inscrivez la dans cet écran et appuyiez sur Soumettre.

Liste des comptes nationaux: Cette fonction vous permet de créer de nouveaux comptes nationaux ainsi que de rechercher les comptes nationaux déjà procédé. Il existe actuellement trois types de comptes nationaux: OEM (Concessionnaires), FLEET (Flotte de véhicule) et l administration publique (GOV). Voici l écran principal des comptes nationaux: Les flèches bleues servent à faire défiler la liste quand il y a plus d'une page. Vous pouvez également utiliser les touches de votre clavier Page Up et Page Down. L'icône du crayon vous permettra de modifier un compte national si elle est encore ouvert ou d'afficher le document si elle est en tout autre statut. L'icône de page vous permettra d'obtenir des exemplaires supplémentaires de la confirmation du compte national. Cela n'est permis que pour les documents NA qui ont été complétés (status = "INV").

OEM (Concessionnaires) Account Process Flow: OEM (Concessionnaires) sont les comptes nationaux les plus simples puisqu ils ne nécessitent aucune information sur les véhicules pour être traitées. Voici le processus: De l écran "Listes des comptes nationaux procédé" cliquez sur l'écran du bouton "Nouveau". Vous verrez alors cet écran: Sélectionnez la date où la transaction a eu lieu et sélectionnez Concessionnaires OEM à droite. Puis cliquez sur le bouton "Soumettre". Cela vous amène à l'écran suivant qui ressemble à ceci:

Sélectionnez la chaîne de concessionnaires à qui vous avez fourni les pneus en cliquant sur la flèche verte à gauche du nom de la chaîne. Cela vous mènera à l'écran suivant sur lequel vous sélectionnez l'emplacement réel de la chaîne que vous avez sélectionné. L'écran suivant ressemble à ceci:

Astuce: Afin de réduire le temps de recherche, vous pouvez choisir le compte souhaité en entrant l'un des renseignements suivants dans les filtres du haut : Client #, Nom, Ville, province ou le numéro de magasin. Les flèches bleu vous permettre de naviguer dans la liste des choix si il y a plus d un écran. Pour sélectionner le concessionnaire choisi, appuyez simplement sur la flèche verte devant celui-ci. Ceci vous amènera à l écran suivant qui ressemble à ceci:

Vous devez fournir le numéro d autorisation ou de PO fourni par la chaîne. Cette information est obligatoire. Une fois l information entrer, appuyez simplement sur le bouton soumettre pour passer à l écran suivant. Voir l écran suivant plus bas :

Note: The reference field is reserved for information specifically related to the servicing tire dealer. DO NOT GET THIS BOX CONFUSED WITH NATIONAL ACCOUNT PO# OR AUTHORIZATION INFORMATION! This value is stored by Toyo because you can also search for national accounts using this field to prevent duplicate entries as well as determine if a document has already been processed and also see the complete details. Once completed click the submit button to advance to step 4 (step 3 does not apply to OEM transactions) which looks like this:

Use this screen to enter each item and it s quantity. Since this is an OEM National Account we will only be listing tires. This is done by entering the quantity then pressing the tab key and then entering the six digit item number for the tires and then pressing ENTER or clicking the submit button. There is also an item lookup button that will provide the item search facility if you wish to use it for unknown codes. Here is what the screen looks like after a few items have been added:

To complete the entry of your national account click the Continue (Step 5) button which takes you to the final screen which looks like this:

Did you know? 1) If you cannot finish your national account then you can repeatedly click on the previous button until you return to step 2 where you will have the options to save your national account (until last business day of month) or cancel your national account. 2) To edit an open national account you simply click on the pencil icon shown to the left of the claim form on the Review National Accounts Processed screen. 3) To obtain another email copy of the NA Confirmation you can click the Page icon shown to the left of the claim form on the Review National Accounts Processed screen.

FLEET National Account Process Flow: FLEET national accounts are more complicated since the FLEET management requires you to provide information about the vehicle being services (since they own the vehicles) and you will be charging for tires as well as services and parts. Here is the process: From the Review National Accounts Processed screen click the New button. You will then see this screen: Change the type of NA to be FLEET and select the date on which the sales occurred and then click the submit button. The next screen you see will look like this:

Select the fleet you are doing business with by clicking the green arrow to the left of the fleet name. The next screen you see will look like this:

After completing the Authorization/PO# field and click the submit button. This will take you to step 2 which looks like this:

After completing this screen click the submit button. This will take you to step 3, so you can record the driver and vehicle information, which looks like this:

Once you have completed this information click the submit button. This will take you to step 4 which looks like this:

Did you know? 1) If the item code starts with is NA MISC or LABOUR then you will be prompted for notes, which the FLEET requires or they will withhold payment. 2) When using the item search do not forget to switch to the Parts and Services catalogue by clicking the button with that title at the bottom of the item search screen. 3) When adding items, removing items or adjusting quantity and/or price make sure to click the Submit button to apply your changes. The above screen shot shows a typical FLEET NA document. When finished entering your NA click the Continue (Step 5) button to move to the final step. The next screen looks like this:

Government National Account Process Flow: Government National accounts are similar to FLEET and OEM; however they differ in two distinct ways: 1) Some government national account transactions involve services and others do not. You will be asked this during entry. 2) There are more screens to help you find the correct government national account. These screens will help you narrow your selection. From the Review National Accounts Processed screen click the New button. You will then see this screen:

Change the type of NA to be GOV and select the date on which the sales occurred and then click the submit button. The next screen you see will look like this:

Note: Based on the number and type of Government chains you may see additional screens such as:

Select the chain you are doing business with by clicking the green arrow to the left of the name. The next screen you see will look like this:

After completing the screen please click the submit button. This will take you to step 2 which looks like this:

After completing this screen click the submit button. This will take you to step 3 (if you are billing for services) or step 4 if you are not billing for services. Step 3 looks like this:

Once you have completed this information click the submit button. This will take you to step 4 which looks like this: Did you know? 1) If the item code starts with is NA MISC or LABOUR then you will be prompted for notes, which the FLEET requires or they will withhold payment. 2) When using the item search do not forget to switch to the Parts and Services catalogue by clicking the button with that title at the bottom of the item search screen. 3) When adding items, removing items or adjusting quantity and/or price make sure to click the Submit button to apply your changes.

The above screen shot shows a typical FLEET NA document. When finished entering your NA click the Continue (Step 5) button to move to the final step. The next screen looks like this:

NA Returns: The NA return process involves four main steps: 1) You enter the return request as outlined below. When this is done an email will be sent to you as well as your Toyo sales rep. 2) Your Toyo sales rep will review your return request and either approve or deny it. 3) Once approved it will be processed by Toyo head office. This will result in a debit being sent to the tire dealer and a credit being sent to the NA Chain. 4) Your head office will then update your account. From the Review National Accounts Processed screen click the Returns button. You will then see this screen:

New NA Return request: Click the NEW button to create a new return Request. You will then be shown the same screens as for creating a national account: - Select NA Type & Date of transaction - Select NA Chain (and possible NA Chain location) After doing this the next screen you will see looks like this:

After completing the screen please click the submit button. This will take you to step 2 which looks like this: After specifying your item & quantity list for the Return Request you will have to confirm your request by clicking the Send to Sales Rep button. The other option is to click the Cancel button which will delete the return request. If you send to the sales rep then the next step is for the Toyo sales rep to approve/deny the request. If the rep rejects the request then it will not be processed. If approved then head office will proceed with the return. Contact your sales rep for details on the NA Return policy.

View NA Return Request: If you want to review your NA returns then you can click the pencil icon on the far left of the line and this will take you to a screen which looks like this:

Click the Display Items button view the items on the return. The resulting screen looks like this:

Select Item: This function is accessed from Stock Inquiry, Order request entry and National Accounts. There are button to switch between Tires and Products and services. Also, there are filters to help you quickly find the item(s) of interest. When using the filters you will need to vary the amount of detail you supply in order to get a few entries that are the matches you are looking for. The item search screen looks like this: Click the green arrow, to the left of the item code, to select the item. This will return you to the screen from which you arrived here and the item code selected will then appear on that screen. This functions means you can lookup item code(s) as necessary and never need to remember them or be forced to look them up from another source, such as a price list. If using the filters at the top of the screen make sure you click submit after you have type your choices into each field otherwise the screen will not update. The blue arrows serve to scroll Up and Down the list when there is more than one full screen of data available. You can also use the Page Up and Page Down keys for this same purpose.

Updates & Technical Support: Updates for this document will be available, via hyperlink, on the login page. For Technical support you have the following choices: - Contact your Toyo sales rep - Contact the Toyo Order desk - Contact Toyo IT department