Branche de formation et d examens EC Transports publics Partie 5 GUIDE RELATIF AU DOSSIER DE FORMATION (DF) Dossier de formation et des prestations Formation commerciale initiale CFC Gestion de la branche EC Transports publics, pour le compte de l UTP
PRINCIPES Conformément à l art. 16, al. 1 et 2 de l ordonnance sur la formation professionnelle initiale d employée de commerce/employé de commerce, l apprenti doit constituer, pour chaque semestre, un dossier de formation dans lequel il consigne les tâches qu il a accomplies et les responsabilités qui lui ont été confiées à la place d apprentissage. Le formateur pratique en charge de l apprenti donne à celui-ci un feed-back concernant son dossier, sur lequel il appose ensuite sa signature. Le dossier de formation sert de base à la procédure de qualification orale de la partie entreprise ( cf. partie 8, Guide relatif à la procédure de qualification, Pratique professionnelle oral ). FORME DU DOSSIER DE FORMATION L apprenti élabore son dossier de formation conformément aux consignes spécifiées au chiffre 5.3 ci-après. Concernant le dossier de formation, celui-ci sera composé d une feuille A4 par semestre, police Arial 10 pt. Soucieux de la qualité rédactionnelle de son dossier, il emploie des phrases courtes et simples pour en décrire les différents points. Il veille par ailleurs à présenter les informations essentielles relatives à sa formation, ce de manière à être compris de tous, y compris des personnes extérieures. A cet effet, il explicite les abréviations et termes techniques utilisés au sein de l entreprise. L apprenti présente le dossier de formation à son formateur pratique à la fin de chaque semestre. Ce dernier contrôle le travail réalisé, donne un feed-back à l apprenti et appose sa signature sur la couverture du dossier en prenant soin de mentionner les informations suivantes ( nom de l entreprise de formation/département, prénom, nom, adresse professionnelle, e-mail et numéro de téléphone ). A l issue du 5 e semestre ou de l avant-dernier semestre en cas de redoublement, deux exemplaires de ce dossier doivent être remis dans une chemise au responsable de la formation de l entreprise formatrice. Celui-ci transmet le dossier de formation au coordinateur de la procédure de qualification en charge du site correspondant. Le mandat s inscrit dans le cadre de la newsletter annuelle de la branche et précise en outre la date de remise et l adresse du destinataire. 5.2 DPF Partie 5: Guide relatif au Df
CONTENU DU DOSSIER DE FORMATION Chaque semestre, l apprenti décrit le domaine d activité de sa place d apprentissage et les tâches qu il y a accomplies. Si l apprenti est affecté à la même place d apprentissage pendant plusieurs semestres, il présente à chaque fois les nouvelles tâches ou responsabilités qui lui sont confiées. Le domaine d activité doit être décrit en détails, de sorte que les experts des examens puissent s en faire une idée précise. D autres documents ou brochures peuvent être joints au dossier à titre d illustration. Les apprentis qui redoublent une année d apprentissage sont tenus de documenter les domaines d activité auxquels ils sont affectés chaque semestre. Le dossier doit contenir la description des éléments suivants: Organisation structurelle de la place d apprentissage ( organigramme de l entreprise et de la place d apprentissage ) Produits et services fournis par le secteur accueillant l apprenti Clients internes et externes du secteur Domaine d activité général de l apprenti Tâches dont l apprenti est seul responsable, domaine de responsabilité de l apprenti Tâches qui se révèlent simples à exécuter, tâches difficiles et travaux de routine Environnement économique de l entreprise formatrice et entreprises concurrentes Exemple de situation de communication avec des clients internes/externes ou des collaborateurs et capacités de communication mises en œuvre par l apprenti Les objectifs détaillés traités dans le cadre des STA doivent également être reportés DPF Partie 5: Guide relatif au Df 5.3
PAGE DE GARDE DU DOSSIER DE FORMATION (DF) Formation commerciale de base CFC Branche Transports publics Page de garde du dossier de formation (Annexe à la partie 5) Apprenti-e Nom Prénom Sexe féminin masculin (Veuillez cocher la case correspondante) Date de naissance Signature de l apprenti-e Originaire de Nom de l'entreprise formatrice Localité Branche de formation et d'examens Transports publics Entreprise et formateur/trice pratique Semestre 1 / année d apprentissage 1 Entreprise et formateur/trice pratique Semestre 2 / année d apprentissage 1 Entreprise et formateur/trice pratique Semestre 3 / année d apprentissage Entreprise et formateur/trice pratique Semestre 4 / année d apprentissage Entreprise et formateur/trice pratique Semestre 5 / année d apprentissage Entreprise et formateur/trice pratique Semestre 6 *) année d apprentissage Entreprise et formateur/trice pratique Semestre 7 *) année d apprentissage Voir également guide relatif au dossier de formation, chiffre 5.3 (Contenu du dossier de formation) *) En cas de redoublement, les informations concernant chaque semestre doivent être indiquées. Guide relatif au dossier de formation 1/1 5.4 DPF Partie 5: Guide relatif au Df
EXEMPLE DE DOSSIER DE FORMATION (DF) Organisation structurelle de la place d apprentissage en annexe au document (organigramme de l entreprise et de la place d apprentissage; y incluse la partie de l organigramme affichant également l apprenti). Produits et services fournis par le secteur accueillant l apprentinati billets nationaux et internationaux abonnements généraux, demi-tarif, mensuels et annuels Z-Pass dans la ZVV, cartes multicourses, cartes journalières indicateur officiel (en trois volumes), montres, Smartbox Western Union, bureau de change, Travel Cash check-in pour diverses compagnies aériennes, Global Blue, Mobility, Park+Rail différentes assurances, livret protection des transports publics Clients internes et externes du secteur Notre clientèle interne se compose du personnel des trains, qui nous remet systématiquement l argent perçu dans le train pour des suppléments ou des changements de classe. Notre clientèle externe est constituée de tous les autres clients qui acquièrent un produit ou un service au guichet. Domaine d activité général de l apprenti Ce semestre, mon activité principale a été le conseil et la vente au guichet, principalement dans la vente rapide pour des offres nationales, mais également dans le conseil à la vente pour des voyages internationaux et de groupe. J ai aussi été affectée quelques fois au guichet des bagages et des objets trouvés. Les gens s y rendent lorsqu ils ont perdu quelque chose, soit pour déposer un avis de perte, soit pour venir chercher un objet trouvé. Nous y proposons également le check-in pour le compte de nombreuses compagnies aériennes ainsi que, avec Global Blue, un service de recouvrement de la TVA payée à l étranger. En hiver, nombreux sont les voyageurs à déposer leurs bagages pour leur séjour à la montagne voilà encore l une des tâches effectuées au guichet des bagages. Tâches dont l apprenti est seul responsable, domaine de responsabilité de l apprenti Mon travail comportait notamment la gestion du kiosque du personnel. Je m occupais entre autres des achats et du décompte mensuel. En outre, j étais responsable de la répartition du personnel, qui prend à chaque fois une demie à une journée complète par mois. J ai accompli cette tâche avec plaisir, car ce n était pas chose facile de satisfaire tout le monde. Tâches qui se révèlent simples à exécuter, tâches plus difficiles et travaux de routine A la vente rapide, j ai trouvé le travail facile, hormis pour les offres spéciales telles que Mobility, Travel Cash et Park+Rail, qui ne se présentent pas très souvent. Le conseil à la vente m a semblé plus difficile. Il existe beaucoup d offres différentes et, avec les voyages à l étranger, il n est pas toujours possible d émettre la totalité du voyage avec notre système. J étais contente lorsqu il y avait quelqu un sur place pour répondre à DPF Partie 5: Guide relatif au Df 5.5
mes questions. Le service Western Union n est pas compliqué, mais il faut toujours bien faire attention à tout contrôler précisément et à poser toutes les questions requises par la loi sur le blanchiment d argent. Les tâches de routine sont les offres nationales, les abonnements mensuels et annuels et le bureau de change. Environnement économique de l entreprise formatrice et entreprises concurrentes Nos concurrents directs sont les entreprises de transports urbains disposant de leur propre guichet de vente et l office du tourisme, qui propose comme nous des billets pour des manifestations. Pour les voyages internationaux, il s agit de la Deutsche Bahn et de toutes les autres entreprises ferroviaires internationales auprès desquelles la clientèle peut acheter des billets. Pour le bureau de change et Western Union, il existe de nombreuses entreprises concurrentes, comme les banques par exemple. Exemple de situation de communication avec des clients internes/externes ou des collaborateurs et capacités de communication mises en œuvre par l apprenti Un client se trouvait avec moi au conseil à la vente et souhaitait réserver un voyage jusqu à Finale Ligure en Italie. Les voyages en Italie comportent toujours un changement à Milan, avec des temps de changement de train très courts. Je recherchais la correspondance pour le client et j ai vu qu il n avait que vingt minutes à disposition. Tout d abord, il voulait absolument prendre ce train-là, mais je lui ai expliqué qu il n aurait sûrement pas assez de temps pour l attraper et qu il devait compter avec ses bagages qui le ralentiraient. De plus, il était obligatoire de réserver des places assises pour cette correspondance et, s il la ratait, il devait se rendre au guichet à Milan pour modifier la réservation. J ai finalement pu le convaincre d aller tranquillement manger avec son amie à Milan et de prendre le train une heure plus tard jusqu à Finale Ligure, sans stress ni risque de devoir changer la réservation des places assises. Les objectifs détaillés traités dans le cadre des STA doivent également être reportés 1.1.2.2. Mener des entretiens clients 1.1.8.4. Utiliser la géographie des transports 5.6 DPF Partie 5: Guide relatif au Df