FICHE DE SUIVI MARCHE Données générales sur le marché. A remplir à la fin de l étape 1 Intitulé Catégorie + code achat Fournitures/ Services/ Prestations intellectuelles / Travaux Forme de marché Ordinaire/Bons de commande/ Tranche Type de besoin Durée du marché Marché ponctuel / Marché récurrent Date de début :. Date de fin.. Date prévisionnelle de lancement Montant en Euros HT Montant global: Minimum (marché bon de Cde) : Maximum (marché bon de Cde) :.. Procédure Service prescripteur Elu Référent du marché - 1 -
ETAPE 1 : Définition du besoin préalable à la rédaction du CCTP A remplir par le service prescripteur / n hésitez pas à solliciter le service Commande Publique si nécessaire 1. Définition générale du besoin (voir notice fiche suivi marché 1.1 page 1 ) Déterminer la nature exacte du besoin : - soit avec des normes ou équivalent - soit avec des performances ou exigences fonctionnelles - soit avec les 2 éléments précédents Existe-t-il une possibilité de maîtriser les consommations? Si oui, lequel? Peut-on réduire le nombre de références? Si oui, comment? (marchés de fournitures) Est-il possible d optimiser la gestion des stocks et de réduire la fréquence des livraisons? Si oui, comment? Existe-t-il des solutions alternatives pour répondre au besoin? (service au lieu de produit, produit de substitution, ) Pensez-vous que d autres services soient concernés par ce type de produit ou service? Lesquels? 2. Impact environnemental et social de l achat Quels sont les enjeux environnementaux associés à l achat? (voir notice fiche suivi marché 1.2 page 2) Enjeu environnemental Impacts Pistes de prise en compte Energie Consommation directe et indirecte (transport, fabrication, ) Déchets Production et élimination Eau Consommation et qualité des rejets Air Rejet atmosphérique direct et indirect (transport, fabrication, ) Ressources naturelles Consommation Santé Toxicité et nuisances Autre - 2 -
Quels sont les enjeux sociaux associés à l achat? Enjeu social Impacts Pistes d amélioration Conditions de fabrication du produit (possibilité d achat éthique ou équitable) Conditions d exécution de la prestation (possibilité de clauses d insertion) Cas particulier des marchés de travaux : prise en compte des critères développement durable du Conseil général de Gironde (3 critères minimum à prendre en compte parmi les 10 critères proposés en cas de subvention du Conseil Général) Cibles retenues O/N Commentaire Critère 1 : Mise en place d'un système de management partagé associant les techniciens en charge de l'opération, les futurs usagers et les services de la mairie Critère 2 : Prise en compte de la relation de l'équipement avec son environnement immédiat (adaptation au contexte social, insertion paysagère, accessibilité,...) Critère 3 : Utilisation pour la construction de matériaux en cohérence avec les objectifs du développement durable Critère 4 : Gestion durable des déchets lors du chantier de construction ou de réhabilitation (charte Chantier Propre) Critère 5 : Gestion durable des déchets produits lors du fonctionnement de l'équipement Critère 6 : Développement des énergies renouvelables Critère 7 : Optimisation des consommations d'énergie Critère 8 : Maîtrise de la consommation d'eau potable de l équipement Critère 9 : Prise en compte du confort de vie dans l'équipement Critère 10 : Intégration d une clause sociale dans les marchés publics de construction ou réhabilitation - 3 -
Ecolabel européen 3. Ecolabels et référentiels (partie à renseigner par les services, avec l aide du service Commande Publique et l agenda 21) Existe-t-il un écolabel ou un référentiel sur cette famille d achat permettant une meilleure prise en compte des considérations sociales et/ou environnementale? Ecolabel français Autre écolabel national (blue angel, nordic swan, ) Ecolabel thématique Energy Star (équipements électriques) FSC, PEFC (bois et produits à base de bois) AB (agriculture biologique) Autres (APUR, TCO) Commerce équitable Quelles sont les principales caractéristiques de cet écolabel? Quelles sont les ressources existantes pour prendre en compte le développement durable sur cette famille d achat? (guide, référentiel, fiches produits, cahiers des charges d autres structures) 4. Stratégie de prise en compte du développement durable dans le marché au regard des contraintes techniques, économiques et juridiques du marché Contexte du marché (évaluation de l offre disponible, impact financier à prévoir, ) Eléments D.D. obligatoires à inscrire au CCTP Critères de choix D.D. à inscrire dans le RC et CCTP Signature du service gestionnaire Avis du service de la Commande Publique - 4 -
Etape 2: Rédaction des pièces du marché préalable au lancement de la procédure A remplir par le service prescripteur avec le service de la Commande Publique 1. Décomposition en tranches ou en lots : Intitulé lot ou tranche Montant H.T 2. Rédaction du Cahier des Charges Techniques Particulières - Rédaction des spécifications techniques en terme de normes, de performances et/ou exigences fonctionnelles identifiées dans l étape 1. - Niveau de performance environnementale ou sociale imposé (voir notice fiche suivi marché 2.2 page 2) Caractéristiques sociales ou environnementales à imposer aux candidats (lots concernés) Spécifications techniques (art 6) Imposées (dans le CCTP) (mettre une croix dans la case de l article applicable) Conditions d exécution (art 14) Marché réservé (art 15 et 30) Pensez-vous faire appel à des variantes ou à des options? Pensez-vous faire appel à des variantes ou à des options pour prendre en compte le développement durable? L allotissement doit-il permettre à des candidats de taille moyenne (PME) ou spécialisés dans un type de prestation (bio, commerce équitable, ESAT, ) de pouvoir concourir? - 5 -
3. Rédaction du Règlement de Consultation : Critères de sélection des offres généraux et environnementaux / sociaux (voir notice fiche suivi marché 2.3 page 3) Intitulé du critère Pondération du critère Intitulé du s Pondération du sous-critère Précision du critère ou sous-critère pour l analyse des offres Critère 1 1 2 3 Critère 2 1 2 3 Critère 3 1 2 3 4. Page de prise de connaissance et/ou de validation avant publication de l appel d offre Observations de la direction ou du service prescripteur : Avis du service Commande Publique : Validation initiale le (date) Document à compléter : Document à modifier : Validation finale le (date) Commentaires de la mission Agenda 21 : Signature du service prescripteur Signature de l élu référent Signature Président de la CAO - 6 -
Etape 3: Bilan de la consultation A remplir par le service de la Commande Publique après l attribution du marché 1. Bilan général du marché (voir notice fiche suivi marché 3.1 page 3) Nombre d'offres reçues Nombre d'offres irrégulières, inappropriées ou inacceptables Ecart de la moyenne des offres avec l'estimation Ecart de l'offre retenue avec l'estimation Problèmes rencontrés au cours de l'analyse La consultation a-t-elle fait l'objet d'une négociation? Et sur quoi a-t-elle porté? Pertinence des critères de jugement des offres, de leur pondération et de leur notation Au regard des réponses, le besoin étaitil bien défini? Bilan des réponses et pistes d'amélioration 2. Enseignement et propositions d amélioration concernant le volet développement durable (voir notice fiche suivi marché 3.2 page 3) Au regard de l ensemble des offres reçues, quels sont les enseignements du marché? Considérations trop floues ou pas assez directives (absence de réponse ou des réponses difficiles à analyser) Niveau d exigence trop faible (pas discriminant) Bilan des réponses, pistes d amélioration Niveau d exigence trop élevé (pas ou pas suffisamment de réponses satisfaisantes) Eléments proposés qui pourraient être imposés la prochaine fois (assez de réponses satisfaisantes) Remarques : - 7 -
Au regard de l offre retenue quelles ont été les considérations sociales et environnementales intégrées dans le marché? Considérations sociales et environnementales Niveau de réponse du candidat retenu RC Critère 1 RC Critère 2 RC Critère 3 RC Critère 4 CCT P CCT P Variantes Options Copie de cette fiche délivrée au service prescripteur le Signature service Commande Publique - 8 -