Direction des Ressources Humaines Service des affaires transversales
SOMMAIRE I. LES FONCTIONNALITES... p3 II. LE PROCESSUS... p3 A. La fiche de poste... p3 1. Saisie... p3 2. Validation... p3 B. Le compte-rendu d entretien professionnel... p3 1. Saisie de l entretien... p3 2. Saisie de la fiche de proposition de réduction d ancienneté... p3 3. Validation de l entretien... p3 4. Impression papier... p3 III. CONNEXION A ENTRACT... p4 IV. REALISATION DE LA FICHE DE POSTE... p5 Ecran 1 : Branche d activité professionnelle et emploi-type... p6 Ecran 2 : Identification du service... p6 Ecran 3 : Environnement et contexte de travail... p7 Ecran 4 : Contraintes particulières du poste... p8 Ecran 5 : Risques professionnels... p8 Ecran 6 : Formations réglementaires liées à la sécurité... p9 Ecran 7 : Activités liées au poste... p9 Ecran 8 : Compétences... p13 Ecran 9 : Connaissances... p14 Ecran 10 : Signature de l agent... p14 V. REALISATION DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL... p15 Ecran 1 : Description du poste... p16 Ecran 2 : Evaluation de l année écoulée... p17 Ecran 3 : Valeur professionnelle et manière de servir... p17 Ecran 4 : Acquis de l expérience professionnelle... p19 Ecran 5 : Objectifs de la période à venir... p19 Ecran 6 : Perspectives d évolution professionnelle et aspirations de l agent... p20 Ecran 7 : Bilan des formations et besoins de formation... p20 Ecran 8 : Observations de l agent... p22 Ecran 9 : Proposition de réduction ou majoration d ancienneté... p22 Contacts... p24 Page 2 sur 26
I. Les Fonctionnalités Entract est un logiciel simple d utilisation développé par l université de Lille 2. Il permet de réaliser pour les personnels BIATSS: - La fiche de poste - Le compte-rendu d entretien professionnel annuel et le recensement des besoins individuels de formation - Les fiches de proposition de réduction d ancienneté pour les personnels concernés II. Le processus A. La fiche de poste 1. Saisie L agent ou son responsable hiérarchique saisit la fiche de poste dans Entract. 2. Validation Le responsable hiérarchique complète ou modifie la fiche saisie par l agent, puis la valide. Cette étape est indispensable : il n est pas possible d accéder au menu entretien tant que la fiche de poste de l agent n a pas été saisie dans Entract et validée par le responsable hiérarchique. B. Le compte-rendu d entretien professionnel 1. Saisie de l entretien Le responsable hiérarchique conduit l entretien professionnel de l agent. Il lui revient d en assurer le compte-rendu, soit directement pendant l entretien, soit de manière différée. 2. Saisie de la fiche de proposition de réduction d ancienneté Le responsable hiérarchique complète la fiche de proposition de réduction d ancienneté pour les personnels concernés. 3. Validation de l entretien Une fois relu par l agent et son responsable hiérarchique, le compte-rendu d entretien est validé dans le logiciel. Il ne peut plus être modifié. 4. Impression papier La sortie papier est datée, signée par l agent et le chef de service, puis envoyée à la Direction des Ressources Humaines. Page 3 sur 26
III. Connexion à Entract La connexion à Entract se fait via l icône affichée dans l Espace Numérique de Travail. Il est recommandé de se connecter avec le navigateur Mozilla Firefox. le bouton «Fiche de poste» pour accéder au menu principal Menu accessible à chaque agent Menu accessible au responsable hiérarchique direct Menu accessible au responsable du responsable hiérarchique direct Page 4 sur 26
IV. Réalisation de la fiche de poste La fiche de poste peut-être saisie : par l agent : cliquer sur «menu de vos fiches de poste» par le responsable hiérarchique direct : cliquer sur «menu de vos agents» «Détail Agent» Les fiches de postes et les comptes-rendus d entretiens professionnels des années antérieures sont accessibles en consultation par l agent et son responsable hiérarchique. Créer une fiche de poste pour l année en cours. Cette étape est indispensable. Consulter les fiches de poste et les comptes-rendus des années précédentes Page 5 sur 26
«dernière fiche» pour générer une copie de la fiche de l année précédente. Cette fiche est modifiable. «Créer F. Poste» pour générer une fiche vierge Remarque : les responsables hiérarchiques ont accès en consultation aux fiches de postes et aux comptes-rendus d entretiens professionnels réalisés par leurs prédécesseurs. «Créer F. Poste» pour générer une fiche vierge «dernière fiche» pour générer une copie de la fiche de l année précédente. Cette fiche est modifiable. Ecran 1 : Renseigner l année de référence Page 6 sur 26
Ecran 1 : Renseigner la Branche d Activité professionnelle (BAP) et l emploi-type Renseigner ces 3 champs au moyen des menus déroulants puis valider Le REFérentiel des Emplois-types de la Recherche et de l'enseignement Supérieur (REFERENS) est consultable à l adresse suivante : http://referens.univ-poitiers.fr/version/men/ Bibliofil', le référentiel de la filière bibliothèque est consultable à l adresse suivante : http://www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/cid23290/bibliofil-le-referentiel-de-la-filiere-bibliotheque.html Pour accéder à l écran suivant, cliquer sur «continuer». Attention à ne pas cliquer sur le bouton «aller en page de validation» car il permet d accéder directement au dernier écran du processus de réalisation de la fiche de poste. Il n est pas obligatoire de saisir la fiche de poste en une seule fois. Le bouton «quitter» permet d enregistrer le travail, pour pouvoir y revenir par la suite. Page 7 sur 26
Ecran 2 : Identification du service Renseigner éventuellement ces 2 champs Le service duquel relève l agent est renseigné directement dans Entract à partir de la base Harpège. Il est toutefois possible d apporter des précisions supplémentaires via les champs de saisie. Ecran 3 : Environnement et contexte de travail La mission principale du poste définit la raison d être ou la finalité du poste et sa contribution à la finalité du service. Elle est exprimée généralement en une seule phrase. Les autres missions et activités du poste seront déclinées par la suite dans un autre écran. Il n est pas nécessaire de renseigner certains champs s ils ne présentent pas d intérêt au regard des fonctions exercées. Page 8 sur 26
Ecran 4 : Les contraintes particulières du poste Exemples de contraintes (ne pas oublier de quantifier les contraintes saisies) Renseigner dans cet écran les contraintes liées au poste (horaires décalés, astreintes, déplacements ) et le flux de l activité. Ecran 5 : Les risques professionnels Cette partie de la fiche de poste est transmise au service de médecine de prévention, au conseiller prévention et au responsable de la formation continue. Remarque : Il n y a pas de zone de saisie libre pour ajouter des risques non prévus dans la liste. Page 9 sur 26
Ecran 6 : Les formations réglementaires liées à la sécurité On renseigne dans cette partie les formations réglementaires obligatoires liées au métier exercé. C est indépendant du volet «formation» prévu dans le cadre de l entretien professionnel qui recense les formations suivies les années antérieures et les formations souhaitées. On indique ici les formations exigées par le poste et non celles suivies par l agent. Remarque : Il n y a pas de zone de saisie libre pour ajouter des risques non prévus dans la liste. si le poste ne requiert aucune de ces formations. Ecran 7 : Les activités liées au poste «Ajouter / Supprimer» Les activités du poste sont directement importées depuis le référentiel des métiers en fonction de l emploi-type qui a été renseigné dans le 1 er écran. Page 10 sur 26
Par défaut, les activités sont cotées «non concerné» par Entract. «Valider la saisie» une fois les activités quantifiées Il est nécessaire de quantifier l importance de chaque activité : une activité non quantifiée («non concerné») n apparaîtra pas sur la fiche de poste. L échelle comporte 4 degrés (non concerné / faible / moyenne / forte). Par défaut, les activités sont cotées «non concerné». Il est possible d ajouter les activités d un autre emploi-type. Sélectionner puis valider la BAP et l emploi-type. Après sélection et validation de la BAP et de l emploi-type, procéder comme précédemment à la quantification des activités. Page 11 sur 26
«Valider la saisie» une fois les activités quantifiées, puis cliquer sur «Revenir à la fiche» Page 12 sur 26
Les activités liées au nouveau métier s affichent alors dans l écran. Les activités non quantifiées n apparaissent pas. Une deuxième méthode d ajout d activités est possible en zone de saisie libre pour les activités non référencées. Zone de saisie dans laquelle il est possible de saisir directement des activités. L action «copier-coller» est également possible. Page 13 sur 26
Ecran 8 : Les compétences L écran compétences se renseigne et se complète de la même façon que l écran activités (voir pages précédentes écran 7). ajouter/supprimer pour ajouter les compétences. L échelle de graduation comprend 5 niveaux : - non concerné : compétence non nécessaire à l activité - de base (sensibilisation) : Compréhension des principaux enjeux, connaissance des grandes notions et du vocabulaire utilisé, mise en œuvre de savoir-faire élémentaire. - praticien (application) : Mise en œuvre de méthodes, technique, outils ou procédures simples. - praticien confirmé (maîtrise) : Mise en œuvre de méthodes, technique, outils ou procédures complexes. - expert : Conception de nouvelles méthodes, techniques, procédures ou outils, ou y apporter des innovations substantielles. Remarque : on quantifie les compétences attendues sur le poste, non les compétences de l agent qui l occupe. Ces dernières sont à apprécier lors de l entretien professionnel. Valider la saisie après la quantification des compétences Page 14 sur 26
Il est possible d ajouter des compétences de la même façon que pour les activités : 1 Sélectionner des compétences relevant d un autre métier en cliquant sur le bouton Ajouter/Supprimer Attention : Si vous avez utilisé 2 fiches métiers pour les activités, veillez à bien renseigner les compétences relevant de chacune 2 Utiliser les zones de saisie libre en bas de l écran. Ecran 9 : Les connaissances Ici la saisie est libre Ecran 10 : Signature de l agent Il s agit du dernier écran de la fiche de poste. Cet écran présente une logique particulière : si l agent accepte de signer sa fiche de poste, il faut cliquer sur non. Page 15 sur 26 Attention : quand vous cliquez sur valider, il n est plus possible de modifier la fiche de poste.
pour conserver votre travail. Vous pourrez y revenir par la suite. Important : Il faut cliquer sur pour accéder au Menu entretien. La fiche de poste est validée définitivement. Une fois votre fiche de poste validée, vous ne pourrez plus la modifier (en cas d erreur, contacter la DRH). Page 16 sur 26
V. Réalisation de l entretien professionnel Il est nécessaire que la fiche de poste ait été validée par le responsable pour accéder au menu entretien. Ici la fiche de poste n est pas encore validée. Il n est pas possible d accéder au menu entretien Rappel : Le dernier écran, du processus de réalisation de la fiche de poste permet de valider la fiche de poste en cliquant sur le bouton (voir page précédente). A partir de ce moment, on ne peut plus modifier la fiche de poste et il devient possible d accéder au menu entretien. Ici la fiche de poste est validée. Il est possible d accéder à l entretien en cliquant sur créer La fiche de poste est disponible au format.pdf pour consultation ou impression Page 17 sur 26
Ecran 1 : Description du poste «dernière fiche» pour générer une copie de la fiche de l année précédente. Cette fiche est modifiable. «Créer F. Poste» pour générer une fiche vierge Saisir ici la date du précédent entretien si non renseigné et de l entretien en cours Cet écran reprend certains éléments renseignés dans la fiche poste. En dehors de la date du précédent entretien, il n y a rien à saisir. pour accéder à l écran suivant. Page 18 sur 26
Ecran 2 : Evaluation de l année écoulée Cet écran est renseigné de manière automatique à partir de l entretien de l année précédente. Cet écran permet de rappeler les objectifs fixés pour l année écoulée et les événements ayant pu avoir une incidence sur la réalisation de ces objectifs ou de l activité de manière générale. Les objectifs fixés pour l année à venir seront saisis en écran 5. pour accéder à l écran suivant. Ecran 3 : Valeur professionnelle et manière de servir L appréciation portée sur la valeur professionnelle comprend 2 écrans : - Appréciation littérale sur les critères suivants : o compétences professionnelles et technicité o contribution à l activité du service o capacités professionnelles et relationnelles o aptitudes à l encadrement et/ou à la conduite de projets (lorsque les fonctions de l agent le nécessitent) - Appréciation générale L appréciation prend en compte la nature des fonctions, la spécificité du métier de l agent et les exigences du poste occupé. Les critères non pertinents à cet égard ne sont pas retenus. Page 19 sur 26
Zones de saisie libre pour accéder à l écran suivant. Quantifier chaque critère selon l échelle proposée. Page 20 sur 26
Ecran 4 : Acquis de l expérience professionnelle Deux zones de saisie libre permettent de renseigner éventuellement la participation de l agent à des instances, groupes de travail ou à des projets collectifs. pour accéder à l écran suivant. Ecran 5 : Objectifs de la période à venir Saisir dans cet écran les objectifs pour l année à venir et les moyens mis à disposition de l agent pour y parvenir. pour accéder à l écran suivant. Page 21 sur 26
Ecran 6 : Perspectives d évolution professionnelle et aspirations de l agent Préciser ici les souhaits d évolution des agents (missions, mobilité, métier, carrière ). pour accéder à l écran suivant. Ecran 7 : Bilan des formations et besoins de formation Renseigner les formations suivies au cours de l année écoulée. Préciser si leur contenu a pu être mis en œuvre dans le poste. ajouter pour créer de nouvelles lignes de saisie. pour accéder à l écran suivant. Page 22 sur 26
Les besoins de formations se déclinent en 3 écrans : - Les compétences à acquérir ou à développer pour occuper le poste : il s agit de l adaptation immédiate au poste de travail (prise de fonction, évolution réglementaire, outils de gestion, nouvelles missions ) - Les compétences à acquérir ou à développer dans la perspective d un projet d évolution professionnelle (préparation concours, validation des acquis, bilan de compétences ) - Les autres perspectives de formation ajouter pour créer de nouvelles lignes de saisie. pour accéder à l écran suivant. pour accéder à l écran suivant. Page 23 sur 26
pour accéder à l écran suivant. Ecran 8 : Observations de l agent L agent a ici la possibilité de formuler des observations sur le déroulement de l entretien professionnel. pour accéder à l écran suivant. Ecran 9 : Proposition de réduction ou majoration d ancienneté Cet écran permet de saisir une éventuelle proposition de réduction d ancienneté (pour les personnels concernés) ainsi que de valider l entretien. Le bouton permet d enregistrer son travail pour y revenir plus tard. Le bouton valide définitivement l entretien. Une fois validé, celui-ci ne peut plus être modifié (en cas d erreur prévenir la DRH pour qu elle annule cette validation). Page 24 sur 26
Une fois l entretien validé, vous pouvez l imprimer à partir de l écran d accueil, le signer et le transmettre à la DRH. A partir de l écran d accueil, imprimer les fichiers pdf, les signer avant transmission à la DRH Page 25 sur 26
Contacts : Direction des Ressources Humaines Audrey DEPARCY 03 20 41 61 15 audrey.deparcy@univ-lille3.fr Support technique : Direction des Systèmes d Information Frédéric FONTAINE 03 20 41 65 31 frederic.fontaine@univ-lille3.fr Page 26 sur 26