Guide pratique pour la phase de pilotage et le déploiement à grande échelle de projets TIC dans le secteur éducatif Une liste de recommandations pour définir et évaluer le matériel à acquérir et les services à mettre en place dans le système scolaire Version 1.1 - Décembre 2009 Auteur: Roxana Bassi, Spécialiste TIC, Global e-schools and Communities Initiative, Roxana.Bassi@gesci.org, http://www.gesci.org Je souhaite remercier mes collègues Alex Twinomugisha et Niamh Brannigan pour leurs précieux commentaires. Mary Hooker a collaboré à la rédaction du chapitre sur le Contrôle et l Evaluation. Je remercie particulièrement Fernando Botelho pour sa contribution. Traduit en français grâce à Annick Masson annick.m@live.fr, UNV (http://www.unv.org) Droits d auteur Ce document est sous contrat Creative Commons sous la licence Paternité - pas d utilisation commerciale. Pour plus d information concernant cette licence, veuillez consulter le site Internet de Creative Commons http://creativecommons.org/licenses/by-nc-a/2.0/fr La dernière version de ce document est disponible sur : http://www.gesci.org/resource-centre.html Envoyer vos commentaires ou suggestions aux auteurs or à GeSCI (info@gesci.org) Page 1 of 61
Table des matières Introduction...4 Audience...4 L approche au niveau du système...5 Qu est-ce que la phase de pilotage?...6 Pourquoi les phases de pilotage sont-elles importantes?...7 Chapitre I: Les phases de pilotage...9 Planification de la phase de pilotage...9 Plan de Suivi - Evaluation (S&E)...10 La présentation du document...11 Réaliser la phase de pilotage...12 Comment rassembler et mesurer les données...13 Autres tâches cruciales à entreprendre dans le cadre de la phase de pilotage...15 Comment garantir la réussite de la phase de pilotage?...16 Ce que la phase de pilotage n est pas et à quoi elle NE devrait PAS servir...17 Le rapport final de la phase de pilotage et suivi...18 Après la phase de pilotage...18 Chapitre II: Le déploiement à grande échelle...20 Réplicabilité et Faisabilité...20 Tirer profit de l expérience...21 Eléments clés du déploiement à grande échelle...22 Coût total de possession (TCO)...27 Assurer la viabilité...28 Types de viabilité...29 Ce qui menace la viabilité et comment l éviter...29 Conclusion...32 Annexe...33 A. Aperçu de la structure d un document de planification de la phase de pilotage...33 B. Suivi et Evaluation de projets TIC...35 Exemples d indicateurs...35 Page 2 of 61
Outils de Recueil de Données...40 Situer les indicateurs sur la base du développement TIC à l échelle nationale...41 Situer les indicateurs sur la base de l Intégration des TIC au niveau institutionnel - Institutions de l Education Nationale, Centres de Formation des Enseignants, Ecoles, Bibliothèques, Musées...44 Guides pratiques des Ressources...60 Page 3 of 61
Introduction Les Ministères de l Education (MdE) déploient de plus en plus des solutions et des projets TIC dans les institutions éducatives aux niveaux régional et national. En règle générale, les MdE ont très peu d expérience dans le déploiement national de technologies et ils ne savent pas comment garantir qu elles soient mises en place de façon efficace. Des projets de cette envergure requièrent une analyse et une planification minutieuses, et parfois il est nécessaire de mettre en place une ou plusieurs «phases de pilotage». Les phases de pilotage sont généralement considérées comme un outil d apprentissage utile avant de mettre en place le déploiement à plus grande échelle. Cependant, GeSCI a constaté que la plupart des phases de pilotage sont considérées comme la première phase d un déploiement progressif plutôt qu une possibilité d apprendre et d améliorer la conception du Programme. Ce document présente une série de recommandations pour la planification et la mise en place des phases de pilotage TIC en milieu scolaire. Il fournit également des indications sur la façon d interpréter les informations rassemblées pendant la phase de pilotage, il constitue une aide dans le processus de prise de décision (s il faut ou pas mettre en œuvre le déploiement à grande échelle ou non) et de planification. Ce document se base sur les expériences et les constats de GeSCI dans ses pays partenaires et toutes vos suggestions ou commentaires seront les bienvenus. Ce manuel est organisé en deux chapitres principaux : Le premier chapitre couvre la planification et l exécution des phases de pilotage Le second chapitre concerne le déploiement à grande échelle de projets régionaux ou nationaux A la fin du document, vous trouverez une liste de sources d information additionnelles. Audience Ce document est destine aux personnes travaillant dans les différents Ministères qui planifient le déploiement de matériel informatique, de logiciels et /ou de solutions IT dans le milieu éducatif. Page 4 of 61
L approche au niveau du système Le déploiement efficace des TIC dans le milieu scolaire et dans tout autre environnement est un problème complexe qui va au-delà de l achat de matériel et de logiciels. GeSCI a identifié plusieurs éléments clés (voir Figure 1) qui doivent être pris en compte si on souhaite que le déploiement des TIC ait un impact positif. Tous ces éléments doivent co-exister, aucun d eux n est optionnel ; ensemble ils forment une approche au niveau du système. Cette approche doit être globale, axée sur les exigences, efficace et convenablement coordonnée. Figure 1 Approche GeSCI au niveau du système Tous les éléments de l approche au niveau du système doivent être pris en compte dans la phase de pilotage mais plus particulièrement pour le déploiement national. Cela suppose une Page 5 of 61
étude minutieuse des ressources nécessaires et des coûts. Pour plus d information, référez-vous à GeSCI Evaluation des options Technologiques pour les écoles (1) 1 Qu est-ce que la phase de pilotage? La phase de pilotage d un projet TIC est défini comme étant la mise en place de la technologie TIC, des logiciels ou tout projet associé à une petite échelle, ce qui permet d évaluer son impact, ses avantages et ses faiblesses avant la mise en oeuvre du projet au niveau régional ou national. Par exemple, avant d équiper toutes les écoles d une région ou d un pays en laboratoires d informatique, on peut mettre ces laboratoires en place et les tester dans quelques écoles. Ce test peut permettre d évaluer leurs performances sur une période de temps limitée. Cela permet aussi aux parties prenantes et aux spécialistes de tirer profit de cette expérience et donc de peaufiner les exigences pour un déploiement à plus grande échelle. Par ailleurs, avant de mettre en place un nouveau programme TIC basé sur des logiciels éducatifs, les logiciels peuvent être installés sur quelques ordinateurs dans quelques classes pour apprécier comment les enfants et les professeurs réagissent et interagissent avec ceux-ci. De par le monde, les Ministères établissent des phases de pilotage pour tester : - La mise en place du matériel : petits et gros clients, laboratoires informatiques dans les écoles, ordinateurs dans les classes, sources d énergie alternatives comme le soleil ou le vent, serveurs de communication - La mise en place des logiciels : systèmes d exploitation libres, outils éducatifs, environnement numérique des classes, outils multimédia (par exemple images et sons créés par les étudiants), outils de programmation. - Les nouvelles applications éducatives supportées par les TIC : par ex. appareils photo et multimédia utilisés dans les classes, un ordinateur par élève (1 :1) (OLPC One Laptop per Child : un portable par enfant), accès internet en support au programme, 1 Assessing Technology options for schools Report on framework and tools by GeSCI http://www.gesci.org/ Page 6 of 61
enseignement à distance et e-learning, télécentres éducatifs et communautaires, développement de contenu créatif collectif (ex blogs, wikis) Note : Dans ce manuel, nous considérerons le projet TIC comme une solution, en analysant ses conséquences d un point de vue général et en donnant des exemples issus de situations réelles. La phase de pilotage est la mise en place de l environnement technique (matériel, logiciels, contenu, formation, équipement, support matériel, etc.) dans un espace contrôlé où les performances peuvent être mesurées. La phase de pilotage permet à un groupe défini d utilisateurs d interagir avec l environnement technique et d identifier les problèmes potentiels. Ce qui importe sont les résultats et les problèmes identifiés dans une situation réelle, souvent appelée «le terrain». Personne ne peut déterminer à l avance ce que seront les résultats de la phase de pilotage. Cependant, une série de variables (indicateurs) peuvent être prédéterminés,ils permettent de lister les critères essentiels (définis par les décideurs de la stratégie TIC) à tester et mesurer. Pour plus de détails sur les indicateurs, référez-vous à l Appendice. Il est essentiel de faire une distinction claire entre la phase de pilotage et le déploiement progressif. C est une erreur de penser que ces deux phases n en font qu une. Les phases de pilotages ont un objectif pédagogique, elles permettent d ajuster les suppositions initiales et de pouvoir des décisions adéquates pour la mise en place du projet à une plus grande échelle. La phase de pilotage n est en aucun cas la première phase du déploiement lui-même vu que celui-ci ne démarrera qu après avoir rassemblé tous les documents nécessaires. Cependant, les mêmes facteurs doivent être pris en compte pendant la planification et la mise en place de la phase de pilotage, mais les facteurs comme les coûts et les besoins logistiques ne doivent pas être considérés d une façon aussi rigoureuse. Nous nous attarderons sur cet aspect plus loin dans le document. Pourquoi les phases de pilotage sont-elles importantes? Tester ses hypothèses à plus petite échelle, avant d investir dans un projet à grande échelle, peut nous aider à planifier et à exécuter le déploiement à plus grande échelle. Le fait de détecter les erreurs lors de la phase de pilotage réduit le risque de les reproduire. Par exemple, nous pouvons vérifier que le ratio 1 ordinateur pour 3 Page 7 of 61
enfants (1:3) dans une classe est approprié selon la réponse des enseignants et des élèves. Les phases de pilotage peuvent être utiles pour évaluer l impact de la technologie sur les écoles, les personnes, la communauté et pour évaluer si le matériel est utilisé efficacement par les élèves et les enseignants etc. Il est plus facile d obtenir un financement pour la phase de pilotage que pour un déploiement à grande échelle. La phase de pilotage peut fournir les preuves nécessaires pour l obtention un financement supplémentaire ou pour justifier des dépenses supérieures dans des secteurs spécifiques comme le personnel ou les études de référence. Les membres de l équipe pourront acquérir de l expérience avant de s engager dans un projet plus exigeant. Les phases de pilotage peuvent être utilisées pour comparer deux ou plusieurs possibilités, pour identifier celle qui convient le mieux sur le terrain. Par exemple, elles peuvent servir à tester deux types d ordinateur ou des logiciels éducatifs au même moment et dans un environnement similaire. Page 8 of 61
Chapitre I: Les phases de pilotage La phase de pilotage est un moyen de tester un modèle théorique à une échelle réduite dans le but d identifier des problèmes potentiels qui autrement n auraient pas été décelés avant le déploiement à grande échelle. L identification de problèmes potentiels en amont permet d éviter une augmentation des coûts et une perte de temps qu impliqueraient des changements à apporter au projet déployé dans de nombreuses écoles. Les phases de pilotage sont très différentes de la première étape d un déploiement progressif et elles exigent un type spécifique de planification. Dans ce chapitre, nous examinerons les différentes étapes pour la planification et l exécution d une phase de pilotage. La phase de pilotage sera réussie si elle est réalisée correctement et si elle fournit des résultats fiables (qu ils soient positifs ou négatifs). Des résultats positifs démontrent qu une théorie est correcte. Des résultats négatifs ne le sont que parce qu ils réfutent la théorie initiale. Cependant, des résultats négatifs peuvent nous éviter de nous engager dans une mise en oeuvre désastreuse à grande échelle Une réflexion : Comment définir la réussite d un projet TIC4E ou en quoi cela fait-il une différence? Les TIC dans le milieu éducatif peuvent apporter du changement dans trois secteurs : a) améliorer l accès b) améliorer la qualité de l enseignement et de l apprentissage c) améliorer la gestion éducative. Ensuite, deux autres aspects qui peuvent être pris en considération : l amélioration de l efficacité (gestion, résultat éducatif) et la réduction des coûts. Mais, il faut savoir que la technologie doit être située dans le contexte des objectifs éducatifs d un pays.. Ainsi, on comprend que le succès d une intervention dépend dans quelle mesure l intégration d un outil permet d atteindre des objectifs éducatifs- et justifie les choix pour un outil plutôt qu un autre. Dans ce chapitre, nous nous attarderons sur les étapes de planification et d exécution d un projet en phase de pilotage. Planification de la phase de pilotage Une phase de pilotage réussie exige le même degré de planification que n importe quel projet TIC. Comme pour tous les projets TIC, les objectifs, la portée, les outils, les détails de mise en Page 9 of 61
œuvre, la logistique, les sources de financement, l installation, le support, l entretien, le plan de rechange, le profil des membres de l équipe et les responsabilités, le budget et la durée estimée doivent tous être documentés. Les documents se rapportant à la phase de pilotage doivent clairement mentionner ses objectifs, les plans de suivi et d évaluation ainsi que la façon dont les indicateurs seront mesurés. Ces documents doivent être élaborés avant la mise en oeuvre de la phase de pilotage et ils constitueront une base pour son évaluation ainsi qu une base pour le futur plan Cependant, par certains aspects, une phase de pilotage peut être plus flexible que le véritable déploiement à grande échelle et certaines questions comme les coûts exacts ou la logistique au niveau national peuvent rester vagues puisque certaines des variables seront obtenues à partir de l expérience tirée de la phase de pilotage. Dans ce chapitre, nous attarderons sur les éléments clés du plan de la phase de pilotage. Plan de Suivi - Evaluation (S&E) Une phase de pilotage est réalisée pour tester des hypothèses. Le plan de S&E permet de vérifier si la théorie est adaptée à la réalité scolaire. Il est essentiel d élaborer un plan de suivi - évaluation ou plan S&E. Le suivi et l évaluation sont une façon de mesurer les résultats de la phase de pilotage pour pouvoir les comparer aux objectifs éducatifs. Ce plan doit définir les données à collecter et la façon dont elles doivent être collectées. Les variables analysées sont appelées indicateurs. Certains indicateurs seront des valeurs numériques (quantitatives) et seront plus faciles à mesurer (par ex. le nombre d heures par semaine durant lesquelles chaque élève travaillera sur ordinateur, le matériel qui tombe en panne pendant une période donnée) alors que d autres indicateurs seront d ordre qualitatif et seront plus difficiles à mesurer (par ex. le degré de satisfaction des enseignants, la mesure dans laquelle l utilisation d un nouveau logiciel a améliorer le processus d apprentissage). Référezvous à l Appendice pour consulter des exemples d indicateurs. Page 10 of 61
Le parti pris est un réel problème dans la plupart des suivis et évaluations réalisés à tous les niveaux dans le domaine des TIC en milieu éducatif. De tels partis pris sont souvent introduits au moment de la conception du plan S&E, et ils sont soit le fait d un manque de groupes de contrôle appropriés et adéquat, ou le fait d évaluateurs indépendants (qui ont souvent intérêt à donner des résultats positifs) ou encore le fait des personnes évaluées (il est compréhensible qu ils peuvent vouloir montrer qu ils ont correctement utilisés des investissements dans les TIC pour améliorer le système éducatif), La possibilité qu il y ait de tels partis pris (qui sont généralement positifs) est d autant plus importante plus on se fie aux données déclarées. Knowledge Maps: ICTs in Education (Infodev,2005) http://www.infodev.org/en/publication.8.html Infodev s Framework For The Assessment OF ICT PilotProjects 2 est une excellente source d information sur ce sujet La présentation du document Les éléments suivants doivent être mentionnés dans le document de Planification: o Objectifs ou thèse : les théories initiales à tester, par exemple le logiciel améliore-t-il le processus d apprentissage ou moins d enfants ont-ils quitter l école. Ces objectifs sont bien sûr associés aux objectifs éducatifs que le projet TIC prend en charge. o Estimation de temps : Définir le temps que prendra la phase de pilotage. La période estimée devra être suffisamment longue pour que les résultats puissent être produits et mesurés. Cette période est habituellement égale à un ou deux trimestres. o Les échantillons choisis (écoles, classes, élèves) Une taille d échantillon doit être déterminée en fonction du type, de l objectif de la phase de pilotage et des théories initiales. L échantillon doit être représentatif, c est-à-dire un échantillon qui reproduit de façon réaliste les variations dans le système scolaire pertinent, par ex. écoles rurales et urbaines, écoles publiques et privées, élèves filles et garçons etc. D après nous, les écoles doivent être sélectionnées sur la base de réelles valeurs scientifiques et pas pour des raisons politiques parce que cela risque d influencer les résultats. Il n y a pas de 2 http://www.infodev.org/en/publication.4.html Page 11 of 61
recommandations spécifiques en ce qui concerne le nombre d échantillons nécessaires pour obtenir des résultats pertinents. Ce nombre doit être déterminé en fonction de ce qui doit être mesuré, des conditions locales et du nombre de membres de l équipe disponibles pour superviser le projet. Cependant, il existe des techniques statistiques spécifiques pour déterminer le nombre d échantillons nécessaires pour que les résultats soient représentatifs. o Equipe : il convient de déterminer les membres de l équipe qui réaliseront la phase de pilotage ainsi que le rôle et les responsabilités de chaque personne. o Budget: il faut estimer et allouer suffisamment de fonds pour que la phase de pilotage soit réalisée efficacement. Il peut arriver que la phase de pilotage soit plus chère par école ou par site de test que le déploiement à grande échelle et cela parce qu un montant important doit être investi dans la planification et le suivi. 15 à 20 % du montant total doivent être prévus pour les extras qui sont difficiles à estimer au début du projet. o Plan de Suivi- Evaluation : les indicateurs qui seront utilisés pour mesurer les résultats de la phase de pilotage doivent être mentionnés. Cette étape n est pas facile parce qu il faut non seulement identifier les indicateurs mais aussi déterminer la manière de les rassembler et traiter les informations aussi précisément que possible. Vous trouverez des exemples d indicateurs dans l Annexe. Pour plus de détails, un exemple de présentation d un document de planification de la phase de pilotage se trouve dans l Annexe. Réaliser la phase de pilotage Une fois que le document de planification de la phase de pilotage est prêt, que les ressources sont en place et que des écoles/classes candidates ont été sélectionnées, il faut exécuter la phase de pilotage. En général la réalisation comprendra les étapes suivantes : Page 12 of 61
Pré analyse : sélection définitive des écoles - échantillon où la phase de pilotage sera réalisée. Analyse de l infrastructure de l école et réalisation des ajustements si nécessaire (par ex. bâtiments, infrastructure de la classe, matériel spécifique, alimentation électrique). Mise en place: achat, transport, installation et configuration du matériel et des logiciels. Présentation du projet : discussions informatives avec les personnes directement et indirectement impliquées comme les enseignants, proviseurs, parents, membres de la communauté et élèves au sujet des objectifs de la phase de pilotage, sa durée, etc. Il est particulièrement important d expliquer clairement les objectifs et l importance de rapporter toutes les défaillances, tous les problèmes et toutes les réussites rencontrés par toutes les personnes impliquées. Il est aussi essentiel de préciser l estimation du temps nécessaire, et les responsabilités des parties prenantes. La formation des utilisateurs : former les utilisateurs à utiliser les outils spécifiques. Les enseignants sont normalement formés en premier et ensuite les élèves si nécessaire. Idéalement, les enseignants reçoivent des manuels de formation Réalisation : Une fois que la phase de pilotage est mise en place, le plan de suivi est actif et les indicateurs doivent être mesurés, les données rassemblées et analysées. L équipe devra apporter son assistance aux enseignants, élèves, parents et à la communauté. Des ajustements précoces à la planification du projet peuvent être nécessaires si des problèmes majeurs surviennent. Fin de la phase de pilotage : à la fin de la période fixée, si les données rassemblées sont suffisantes pour l analyse, la phase de pilotage est terminée. A ce moment, le matériel est emporté en veillant à expliquer soigneusement la raison aux enseignants, aux élèves et à la communauté la raison Note: les étapes citées ci-dessus ne doivent pas suivre cet ordre, et plusieurs tâches peuvent être menées parallèlement. Comment rassembler et mesurer les données Page 13 of 61
Comme mentionné ci-dessus, il est primordial de concevoir un Plan de Suivi et d Evaluation approprié et d utiliser la phase de pilotage pour rassembler les données qui permettront la vérification et la validation des premières idées proposées par le projet. Pour commencer sur de bonnes bases, il est essentiel que les écoles, les classes, les élèves et/ou les enseignants sélectionnés pour la phase de pilotage soient représentatifs de la population scolaire du pays ou de la région. Les personnes impliquées doivent aussi souhaiter participer à la phase de pilotage et être correctement informés des objectifs de la phase de pilotage et de leurs rôles. La façon dont les données sont enregistrées et mesurées dépend des particularités de la phase de pilotage et des indicateurs mesurés. Les indicateurs peuvent être mesurés quotidiennement (par exemple, l utilisation quotidienne des appareils informatiques), chaque semaine ou au cas par cas selon les résultats (par ex. le % total d appareil en panne). Différentes méthodes de collectes de données sont énumérées ci-dessous : - Automatiquement : il existe des outils qui rassemblent automatiquement des données numériques comme le nombre d heures d utilisation d un système, le nom de l utilisateur et le moment de l utilisation (par exemple si un nom d utilisateur a été donné à chaque étudiant). Ces données ne doivent donc pas être demandées aux utilisateurs directement. - Extérieurement : un ou plusieurs observateurs peuvent assister aux cours ou se rendre chez les étudiants. Ceci peut être exécuté sans perturber le processus d enseignement. - Subjectivement : Les participants peuvent renseigner leurs impressions, leurs expériences et leurs idées grâce à des outils comme les journaux, questionnaires, tableaux ou formulaires. La fréquence de ces renseignements doit être prédéfinie. Ce type de feedback est utile pour les métriques de qualité. En complément des commentaires libres peuvent enrichir les conclusions, de plus ce type de renseignements peut être présenté sous forme de tableau et analysé. - Environnemental : Des données peuvent également être recueillies en interrogeant les enseignants, les élèves, les proviseurs, mais aussi les parents et la communauté sur les résultats de la phase de pilotage et leur perception. Page 14 of 61
Note : cela ne suppose pas que la technologie testée soit une réussite ou pas. La phase de pilotage peut révéler qu elle est inadéquate ou qu elle nécessite des ajustements, même si le test pilote est considéré comme étant un succès. Autres tâches cruciales à entreprendre dans le cadre de la phase de pilotage Voici quelques suggestions : - Tests techniques : Si du nouveau matériel est installé, on peut réaliser des tests techniques sur ce matériel : installer le laboratoire et engager une autre organisation pour tester le matériel et déceler des erreurs et des problèmes. Essayer de déterminer les limites de l électronique en lui imposant un «stress test» (cela peut être fatal dans certains cas). Tester des conditions extrêmes (poussière, chaleur, eau) et mauvais traitement. Tester la consommation électrique et la durée de vie des batteries. Essayer d estimer la durée de vie du matériel et de ses composants. Essayer d opérer des dépannages et des remplacements et d en apprécier les coûts. - Test logiciel : Si un logiciel est nécessaire, tester les configurations nécessaires et l installation optimale du matériel, les processus d installation et de réinstallation, les erreurs et bug possibles, exécuter le programme avec différents matériels et systèmes d exploitation, tester aussi les faiblesses, la sécurité, les erreurs de traduction et les ajustements nécessaires. Travailler sur la première version du manuel de formation, les questions fréquentes et l aide en ligne. Les universités et les utilisateurs en ligne de la communauté peuvent être invités à vous aider pour accomplir ces tâches. - Recherche : Exécuter une recherche en ligne ou des opérations similaires dans d autres pays. Demander au fournisseur de matériel ou de logiciel de vous fournir des contacts auprès de leur autres clients et contacter-les. Essayer de tirer profit de vos expériences passées. - Estimation du coût à l échelle nationale : Tenter de déterminer les besoins logistiques et les coûts pour le déploiement national, en prenant en compte les éléments appris lors de la phase de pilotage. Cette analyse doit inclure l investissement initial et les dépenses courantes comme l électricité, la formation continue, les licences pour les logiciels, le support et la maintenance. Une variation de +/- 50% dans les montants estimés est normal à ce stade. (3) Alors que la phase de pilotage est exécutée et supervisée, d autres tâches peuvent également Page 15 of 61
être accomplies par l équipe pour fournir des informations complémentaires au sujet des produits testés. Comment garantir la réussite de la phase de pilotage? La réussite d une phase de pilotage se traduit par son déroulement sans accroc comme prévu dans la planification et avec un échantillon d écoles/élèves correctement sélectionné, par des résultats fiables pour les variables/indicateurs choisis dans le Plan de Suivi. Voici des actions qui peuvent être menées pour garantir que la phase de pilotage se déroule sans problème et fournisse des résultats pertinents : - Sélectionner soigneusement les écoles, classes et/ou élèves qui participeront de manière à ce qu ils représentent les différentes situations rencontrées sur le terrain. - Le Plan de Suivi est en place et les indicateurs à mesurer doivent être correctement définis, l équipe de la phase de pilotage doit être minutieuse et honnête lors du recueil des données pour mesurer les indicateurs. Des observateurs doivent être en place pour vérifier les données récoltées. (Référez-vous à l Annexe page pour des exemples d indicateurs) - Ne négliger pas l importance du facteur humain : une erreur fréquente est de transmettre aux participants que seuls les résultats positifs sont souhaitables. Ainsi, les participants peuvent avoir tendance à cacher les problèmes, ce qui peut conduire à une réussite artificielle de la phase de pilotage avec des conséquences désastreuses pour le déploiement à grande échelle! Il faut expliquer clairement les objectifs de la phase de pilotage à tous les participants. Il faut parler aux enseignants, aux enfants, aux parents et à la communauté. Il faut décrire les étapes à franchir lorsqu ils rencontrent des erreurs ou des problèmes. Il faut qu ils comprennent qu ils ne sont pas responsables et il faut s assurer qu ils aient les outils pour rapporter les résultats positifs et négatifs. - Ne vous précipitez pas : consacrer à la phase de pilotage le temps qu elle mérite. Normalement des résultats pertinents ne peuvent pas être produits en trois semaines (comme pour l utilisation d un logiciel). Consacrer à la phase de pilotage suffisamment de temps (une ou deux trimestres) pour trouver des résultats significatifs et détecter les problèmes potentiels. Page 16 of 61
- Impliquer la communauté : cela dépend bien sûr du type de solution, mais en général il est essentiel d impliquer la communauté dans les phases de pilotage, ce qui permet de rassurer les parents et les parties prenantes. Un élément important rapporté par Infodev : L effet phase de pilotage peut être un important levier pour un impact positif : des interventions TIC dans le milieu scolaire peuvent amener à des améliorations simplement parce que les efforts produits lors de ces interventions poussent les enseignants et les élèves à en faire plus (en détournant les énergies et les ressources d autres activités) Knowledge Maps: ICTs in Education (Infodev, 2005) http://www.infodev.org/en/publication.8.html Ce que la phase de pilotage n est pas et à quoi elle NE devrait PAS servir - La phase de pilotage doit être correctement planifiée : accomplir une phase de pilotage ne signifie pas que vous ne devez pas la planifier mais seulement la faire pour voir comment le projet réel doit être planifié. La planification vous permettra de gagner du temps et de réduire le nombre de problèmes, en vous permettant de vous concentrer sur l expérience des utilisateurs. - Une phase de pilotage N est PAS la première étape du déploiement à grande échelle : une des erreurs la plus fréquente est de croire que la phase de pilotage n est que le début d un projet à grande échelle. Elle ne l est pas, parce qu elle permet de tester la faisabilité de la mise en œuvre. Soyez sûrs que les participants soient conscients que la phase de pilotage peut démontrer que la solution proposée est inadéquate dans les conditions locales. - Une phase de pilotage ne doit pas servir par une entreprise de technologie comme argumentaire de ventes de leurs produits. Ne permettez pas à la société qui fournit le matériel, les logiciels ou les solutions d intervenir dans la phase de pilotage, ou les résultats pourraient être biaisés. Ne faites pas systématiquement confiance à leur documentation, parce qu elle pourrait être erronée et faire état de résultats fantastiques pour leurs produits. Demander plutôt une liste de contacts de leurs clients qui seraient prêts à partager leurs expériences. Par exemple, si vous voulez tester un laboratoire informatique qui sera utilisé en milieu scolaire, vous devez le tester dans des écoles urbaines et rurales. Vous devez le tester dans des écoles Page 17 of 61
où l électricité est fournie par le réseau et où d autres formes d électricité sont disponibles. Vous devez aussi le tester dans des écoles publiques et des écoles privées, dans des écoles de filles et des écoles mixtes, etc. L échantillon (écoles, classes, élèves et enseignants) NE DOIVENT PAS être sélectionnés pour des raisons politiques, ce qui est courant dans de nombreux pays, parce que cela produira vraisemblablement des résultats biaisés. Il faut également noter que les échantillons ne doivent pas être trop petits vu que dans ce cas les données collectées pourraient être partielles mais ils ne doivent pas non plus être trop grands ou trop difficiles à superviser. Le rapport final de la phase de pilotage et suivi Une fois que la période de test de la phase de pilotage touche à sa fin, l équipe doit rédiger un rapport détaillé reprenant toutes les informations collectées. Le rapport doit contenir les données les plus pertinentes rassemblées sur les différents sites de test, ainsi que les résultats des tests techniques et les informations complémentaires obtenues de différentes sources. Le document devrait normalement suggérer des ajustements au projet original selon ce qui a été constaté et inclure des recommandations au sujet du matériel, des logiciels, des formations, du déploiement, de l exécution, si le déploiement doit être accompli ou non et comment éviter les problèmes. Vu que ce type de document est généralement utilisé pour obtenir des crédits, il devrait aussi contenir des informations concernant les besoins logistiques et les coûts estimés pour le déploiement à l échelle nationale. Même si toutes les données ne seront pas rassemblées pendant la phase de pilotage, il est essentiel de prendre en compte le TCO (Coût Total de Possession) en décrivant les coûts du déploiement. N oubliez pas de prendre en compte les coûts initiaux tels que : l infrastructure de l école, la consommation d électricité, le matériel, les taxes, le transport, l assurance, la logistiques, les consommables, la connectivité, les charges mensuelles, les coûts de licence, l entretien, les réparations, les remplacements et la formation. Référez-vous au chapitre TCO pour plus d informations sur la façon d estimer ces coûts. Après la phase de pilotage A la fin de la phase de pilotage, différents scénarii peuvent émerger: Page 18 of 61
=> Un manque d information / de données : la période de test pilote peut être étendue et les échantillons d écoles peuvent parfois être élargis ou changés pour obtenir des résultats additionnels => Résultats positifs et fonds disponibles : l équipe peut ajuster le document du projet et finaliser le projet. Une fois les fonds garantis, le déploiement progressif national ou à plus grande échelle (par exemple départemental) peut être initié. Dans ce cas, cela signifie que la phase de pilotage a servi à confirmer les théories initiales et a permis à l équipe de corriger les erreurs avant le déploiement à grande échelle. => Les résultats sont négatifs: la phase de pilotage apportera des indications sur l origine des résultats négatifs. Les causes peuvent être le choix du matériel, des logiciels, de la solution ou les échantillons d écoles ou encore la mise en œuvre. Une fois identifiées, les ajustements adéquats peuvent être apportés et une autre phase de pilotage peut être mise en place pour tester la solution. => Des technologies concurrentielles ont été testées : la phase de pilotage peut démontrer quelle technologie est la plus appropriée dans différentes situations réelles. Comment une seule solution peut être élaborée en associant des éléments de différentes solutions. Dans ces cas, il arrive parfois que la phase de pilotage soit utilisée comme un élément complémentaire dans l analyse technique d un appel d offre. Mettre en place une phase de pilotage dans un projet TIC permet de tester la solution dans un environnement éducatif réel. Les utilisateurs ont été observés et des conclusions ont pu être tirées en analysant les données. Si un projet à grande échelle doit être mis en œuvre, la phase de pilotage a fourni les données élémentaires qui permettent de faire une analyse de coûts précise et d apporter les ajustements nécessaires pour une planification logistique, et elle permettra d économiser de l argent en évitant de commettre un certain nombre d erreurs. Dans le chapitre suivant, nous allons nous attarder sur la façon de conduire un déploiement à grande échelle après la phase de pilotage. Page 19 of 61
Chapitre II: Le déploiement à grande échelle Si la phase de pilotage a produit des résultats positifs et que vous disposez des ressources nécessaires pour mettre en œuvre la solution IT au niveau régional ou national, alors il est temps de planifier un déploiement à grande échelle. Qu il faille installer des télécentres, des laboratoires informatiques, des serveurs, des panneaux solaires, des connectivités Internet des logiciels éducatifs ou un nouveau système d exploitation, les étapes de déploiements par phase sont identiques. Ce chapitre présente les problèmes liés à la planification et à l exécution d un déploiement à grande échelle après une phase de pilotage. Note: Chaque lieu où la solution est installée est appelé un site. Réplicabilité et Faisabilité Une phase de pilotage réussie ne signifie pas nécessairement que la même solution peut être facilement dupliquée. La Faisabilité et la Réplicabilité sont des éléments importants. La faisabilité d un projet donné détermine si un ensemble spécifique de technologies peut être appliqué dans un contexte donné sans tenir compte des avantages implicites. La faisabilité est généralement influencée par les conditions locales. Par exemple, le manque d infrastructures de télécommunications câblées dans un village éloigné peut signifier que le satellite représente la seule option de connectivité. Ou encore, le manque d électricité ou de classes correctement équipées peut rendre le déploiement très onéreux ou difficile. Avant d entreprendre le déploiement à grande échelle, chaque institution scolaire ciblée doit répondre aux critères de base pour que la solution TIC soit réalisable. Par exemple la faisabilité peut inclure : des infrastructures adéquates dans les classes (des toits, des bancs, des fenêtres), des installations électriques suffisantes, des enseignants formés, une communauté qui apporte son soutien, un environnement légal approprié, etc. La réplicabilité signifie que le projet a été testé dans un échantillon représentatif d écoles et que par conséquent, la solution peut être plus ou moins standardisée pour être adaptée à la plupart des situations rencontrées dans toutes les écoles. La planification et le déploiement dans quelques écoles situées près d une capitale ou dans des écoles connues par l équipe est de loin beaucoup plus simple que le déploiement dans des centaines voire des milliers de sites Page 20 of 61
inconnus. La standardisation signifie la conception d une ou plusieurs procédures «modèle» de la solution qui correspondront le plus aux exigences du terrain. Une bonne façon d assurer la réplicabilité est de concevoir des options d installations flexibles mais standards, de sorte que chaque option corresponde à une situation différente. De plus, il est important de noter que la standardisation permet de réaliser des économies parce que : - les contrats des solutions standard peuvent être soumis à des offres et obtenir un meilleur rapport qualité-prix - les solutions standard permettent des gagner du temps parce qu il suffit de déterminer quelle solution s applique à quelle école - un déploiement standardisé peut être exécuté par un personnel qui dispose de moins d expérience - il est plus facile (et donc moins cher) d entretenir de installations standardisées. La réplicabilité et la faisabilité doivent être analysées avant de commencer le déploiement à grande échelle. Dans la partie suivante, nous donnerons quelques conseils sur la façon de les aborder. Tirer profit de l expérience La phase de pilotage vous fournira un certain nombre d éléments qui seront très utiles pour le déploiement à grande échelle. De nombreux documents que vous avez déjà rédigés doivent maintenant être adaptés à une plus grande échelle, en tenant compte de la réplicabilité et de la faisabilité. Vous trouverez ci-après un exemple de quelques uns de ces documents : => Le plan de la phase de pilotage devient le Plan de Déploiement National en tenant compte de tous les sites à déployer et de la logistique complémentaire. Il est essentiel que ce nouveau document tire profit des leçons apprises pendant la phase de pilotage et de la façon dont elles ont été abordées. => L analyse de coût de la phase de pilotage devient le budget complet (TCO) pour le déploiement national et l entretien en tenant compte du Coût Total de Possession (TCO), de toutes les étapes de l approche systémique. Page 21 of 61
=> Les standards développés pendant la phase de pilotage (s il y en a) deviennent les standards du déploiement national en comprenant la législation nationale et les situations particulières. => Les techniques et plans de Suivi et Evaluation utilisés pendant la phase de pilotage deviennent le Plan de Suivi et Evaluation pour le projet. «Le manque d activités de suivi et d évaluation empêche le recueil et la dissémination des leçons apprises pendant la phase de pilotage qui ne pourront pas être appliquées dans la politique éducative. Lorsque ces activités ont eu lieu, elles se concentrent en grande partie sur la livraison du programme et sont souvent spécifiques au projet lui-même» Knowledge Maps: ICTs in Education (Infodev, 2005) http://www.infodev.org/en/publication.8.html Eléments clés du déploiement à grande échelle Les plans de déploiement à grande échelle varient d un pays à l autre et dépendent de la situation ainsi que de la solution. Même si nous ne pouvons pas suggérer un format standard, nous savons avec certitude que certains éléments clés doivent être pris en considération parce qu ils ont un rôle très important. Vous trouverez ci-dessous leur description : 1. Faites un bon état des lieux Un état des lieux à jour des données nécessaires pour tous les sites (normalement institutions éducatives ou villes) est indispensable pour mettre en place une installation à grande échelle. La plupart des informations nécessaires sont d ordre général (type d école, nombres d élèves et d enseignants, nombre de classes), information de lieu (localisation précise des écoles), liste de contacts (proviseur, enseignants, adresses électroniques, et numéros de téléphone) données concernant les infrastructures (électricité, routes, sécurité) et autres informations TIC si elles sont disponibles (matériel et logiciels existants, etc.) Ces données doivent être connues pour pouvoir mettre la solution en place, mais il est parfois difficile de les obtenir. Les anciennes bases de données doivent être mises à jour en recueillant les informations en personne, par téléphone, par e-mail, par d autres personnes ou organisations ou par courrier. Il sera très difficile de planifier le déploiement sans une base de données fiable sans compter les erreurs que cela pourrait entraîner. Page 22 of 61
Dans certains cas, cela peut s avérer utile d entreprendre une étude de référence qui consiste en une recherche de base sur chacune des écoles (une partie de celles-ci) pour détenir des informations récentes. Cela fournira au projet des informations à jour et fiables. Une étude de référence consistera en une enquête sur les plateformes TIC existantes, la disponibilité d infrastructures de support (salles, électricité) dans les écoles et la disponibilité du personnel formé et à former au sein des écoles. Les études de références détermineront : Le nombre exact d écoles et leur adresse précise, la liste des contacts, le nombre de personnes faisant partie du personnel et le nombre d étudiants. Les conditions et les contraintes locales auxquelles doivent faire face les écoles par ex. manque d accès à l électricité ou manque de salles adaptées Quelles écoles ont des TIC et lesquelles n en ont pas, à quelle école donner la priorité pour le déploiement. Quel enseignant a déjà bénéficié d une formation TIC, dans quelles écoles y a-t-il un enseignant qui peut être formé. L inconvénient est qu une telle étude prend du temps et mobilise des ressources. N oubliez pas que cette base de données ne sera pas statique : elle deviendra la principale source d information qui sera mise à jour et au fur à mesure que le projet progresse et que l information est récoltée. 2. Concevez des standards. et appliquez les! Comme déjà mentionné ci-dessus, une installation standardisée est plus efficace et moins onéreuse pour effectuer un déploiement à grande échelle. Imaginez que vous deviez fournir des installations électriques aux écoles. Certaines écoles ont déjà un dispositif en place, d autres n ont rien et d autres encore disposent d une très bonne installation. Dans ce cas, cinq solutions peuvent être envisagées allant de l école qui n a pas accès à l électricité à l école approvisionnée correctement qui nécessite seulement des installations mineures dans les classes. Chaque école peut être satisfaite par une des solutions prédéfinies, et ainsi la planification et les coûts sont plus faciles à gérer. En ce qui concerne les laboratoires informatiques, il peut y avoir quatre ou cinq modèles qui peuvent être adaptés aux Page 23 of 61
conditions locales. De cette façon, il est beaucoup plus facile d organiser le travail, de déterminer les coûts et d identifier les tâches à accomplir. Une fois que les coûts et les éléments nécessaires ont été identifiés pour une classe standard, une des solutions prédéfinies peut être assignée à chaque école. Cela vaut aussi la peine de prendre le temps et d investir de l argent pour développer des directives standards et rédiger des manuels qui seront utilisés lors de l installation sur chacun des sites. Les expériences et les remarques du secteur informatique, des groupes d utilisateurs et des experts peuvent être utilisés pour rédiger les documents. Voici quelques exemples de standards : National IT standards, directives scolaires, manuel de formation, documentation technique (comment résoudre des problèmes techniques de base), etc. N oubliez pas que les standards sont un outil puissant mais qu ils ne sont pas figés : ils doivent être revus et mis à jour au moins une fois par an. Par conséquent, la standardisation est un élément essentiel, mais elle doit être suffisamment flexible parce qu aucune solution ne peut convenir à toutes les situations rencontrées sur le terrain! 3. Organisez votre équipe Sélectionnez soigneusement l équipe qui supervisera le projet. Si le territoire que couvrez est étendu, il vaut mieux avoir des unités locales et décentralisées plutôt qu une seule équipe qui voyage une grande partie de son temps (de plus cela permet de mettre en place le déploiement plus rapidement!). Pour optimiser l organisation de votre équipe, une bonne solution est d avoir un manuel précis des Politiques et Procédures qui créent un socle commun pour le travail à accomplir. De plus, assurez-vous que tous les membres de l équipe reçoivent une formation commune. 4. Tenez compte de la logistique Page 24 of 61
Lorsqu on effectue un déploiement à grande échelle, la logistique peut être un véritable casse tête. Si le territoire à couvrir est étendu ou inaccessible, les coûts de déplacement du personnel et des ressources peuvent être très élevés. Planifiez la logistique nécessaire soigneusement pour optimiser les ressources et soyez près à affronter des situations imprévues. Certains gouvernements se font aider par des organisations locales qui sont implantées dans la région comme les sociétés de télécommunications, les municipalités locales ou les forces armées. 5. Planifiez un déploiement par étapes En tenant compte de l approche à l échelle du système mentionnée dans l introduction de ce document, la mise en oeuvre du projet présentera plusieurs étapes par lesquelles chaque site devra passer. Par exemple, ces étapes peuvent être : la planification, le transport, l installation, les tests, la formation et le support. Le déploiement peut se faire par lots et peut empiéter sur les étapes particulières de différents sites dans le but d optimiser l organisation du travail au fur et à mesure que le projet avance. Il ne sera pas possible de couvrir le territoire d un déploiement à grande échelle en peu de temps si on ne dispose pas d une grande équipe et de moyens quasiment illimités. C est pourquoi le déploiement doit se faire par étape. Il existe des critères pour regrouper les sites en étapes en fonction des conditions locales : par région, par besoin (dans un premier temps ceux qui en ont le plus besoin) d abord les zones urbaines suivies des zones rurales, d abord les écoles publiques et ensuite les écoles privées, etc. Quelle que soit la façon dont les critères ont été sélectionnés, il est important de gérer les attentes au niveau local parce que certaines personnes seront contrariées par le fait d être reléguées en dernière position. 6. Le support est essentiel N oubliez jamais que l installation et la formation ne sont que les premières étapes du processus de mise en oeuvre. Après l installation, les différents sites auront besoin d aide, probablement de façon soutenue dans un premier temps, et ensuite de moins en moins à mesure que les personnes se familiarisent à résoudre les problèmes eux-mêmes. Voici différentes façons de fournir cette aide : Page 25 of 61
- Manuel d assistance : rédiger des manuels qui expliquent l entretien et les solutions aux problèmes d ordre général comme comment connecter et déconnecter le matériel, comme faire une réinstallation, comment faire un back-up, etc. Ces manuels sont utiles pour résoudre 90% des problèmes les plus courants. Ils peuvent aussi participer à la formation des utilisateurs et réduisent la charge de travail d un centre d assistance centralisé. Ils peuvent être complétés par un guide pratique et des pièces de rechange. - Support local ou régional : créer des bureaux locaux ou régionaux avec des techniciens formés qui peuvent résoudre les problèmes, réparer et remplacer le matériel. Formez-les localement, en-ligne ou en leur fournissant des manuels. Assurez-vous qu ils puissent se déplacer sur le site ou que l on puisse leur envoyer des pièces selon l urgence de la situation. - Un numéro gratuit d assistance téléphonique : cette option est chère mais efficace, mettez en place un centre d appel qui centralise les problèmes et assiste les utilisateurs pour qu ils puissent résoudre les problèmes eux-mêmes, envoyez un technicien ou demandez à ce que les pièces à réparer soient envoyées. N oubliez pas qu un support technique approprié est une garantie de viabilité et que ce service coûtera probablement beaucoup d argent. Dans ce chapitre nous avons abordé les 6 points clés de la planification d un déploiement à grande échelle. Dans le chapitre suivant, nous parlerons des manières d assurer que notre projet survive, une fois déployé. Page 26 of 61