Objectifs : connaitre les règles de calcul des congés payés Sommaire : Période de référence et travail effectif (page 1). Le calcul de la durée des congés payés (page 3). Remarque préalable : La mention du nombre de congés acquis dans les bulletins de paie n est pas obligatoire. En revanche, le fait de mentionner les congés acquis sur le bulletin de paie vaut reconnaissance par l'employeur de ce qu'ils restent dus (Cass. soc. 30 mars 1999). I. Période de référence et travail effectif Tant l ouverture des droits que le calcul de la durée des congés payés font référence à deux notions qu il convient de définir : la période de référence et le travail effectif. A. La période de référence La période de référence est la période d ouverture du droit à congés payés et de calcul des jours des congés payés acquis par un salarié. La période de référence est (sauf accord collectif d entreprise mettant en place un régime de répartition du temps de travail sur tout ou partie de l année prévoyant une autre période d acquisition) la période comprise entre le 1 er juin de l année précédente et le 31 mai de l année en cours. Exemple : pour les congés 2016, la période de référence va du 1 er juin 2015 au 31 mai 2016. Si un salarié est recruté entre le 1 er juin 2015 et le 31 mai 2016, sa période de référence a débuté à sa date d entrée et se termine le 31 mai 2016. B. Le travail effectif et assimilé 1 Définition En principe, seules les périodes où le salarié travaille effectivement donnent lieu à acquisition de congés payés ou d ancienneté. UNA/ service juridique 1
Par «travail effectif» il faut entendre toute période durant laquelle le travail convenu a été fourni, indépendamment de l horaire du salarié. 2 Les absences En principe, les périodes d absence au cours desquelles le contrat de travail est suspendu n ont pas à être retenues comme travail effectif. Néanmoins, des dispositions législatives et conventionnelles assimilent certaines absences à du travail effectif pour le calcul de la durée des congés payés. Il s agit de périodes d absence assimilées à du travail effectif pour l acquisition des congés payés. Périodes d absence assimilées à du travail effectif par la convention collective de branche du 21 mai 2010 ou la loi et devant être retenues pour le calcul de la durée des congés payés : - les périodes de congés payés de l'année précédente (y compris les congés d ancienneté) ; - les arrêts maladie, reconnus par la Sécurité sociale, limités à 30 jours consécutifs ou non ; - les congés rémunérés pour enfants malades ; - les absences pour congés maternité et adoption conformément aux dispositions légales et réglementaires ; - les périodes d'arrêt pour cause d'accidents du travail, de maladie professionnelle ou de maladie d'origine professionnelle conformément aux dispositions légales et réglementaires c est-à-dire pendant un an d arrêt ininterrompu ; - les congés exceptionnels accordés pour évènements de famille ; - les absences liées à la formation professionnelle ; - les périodes de repos compensateur prévues conformément aux dispositions légales et réglementaires ; - les périodes d absence pour se rendre aux examens médicaux obligatoires ; - les absences dues à l'exercice des mandats syndicaux conformément aux dispositions de la convention collective ; - les crédits d'heures prévus au titre II de la CCB (il s agit de temps liés à l exercice de mandats de représentation du personnel : heures de délégation ou encore crédit temps notamment) ; - les périodes de congés formation conformément aux dispositions légales et réglementaires ; - les absences autorisées, rémunérées, pour participation à la commission nationale mixte ou paritaire de branche ; - les absences autorisées pour participation : o aux instances paritaires de l OPCA ; o aux commissions paritaires régionales et nationales prévues par le Titre II de la CCB. - les temps passés à l'exercice du droit à l'expression ; - le temps passé à l exercice d un mandat de conseiller prud homme conformément aux dispositions légales et réglementaires ; - les périodes de congés d'éducation ouvrière conformément aux dispositions légales et réglementaires ; - les périodes de congés pour la formation des cadres des organisations de jeunesse et de sports conformément aux dispositions légales et réglementaires ; - les périodes militaires obligatoires (ex : les réservistes). UNA/ service juridique 2
Bon à savoir! Les règles d assimilation des absences à du travail effectif pour l acquisition des congés s apprécient à chaque nouvelle période d acquisition soit du 1 er juin au 31 mai. Ainsi, à chaque nouvelle période de référence, le salarié a de nouveau 30 jours d arrêt maladie assimilés à du travail effectif, quand bien même il n aurait pas repris le travail. En revanche, s il s agit d arrêts pour cause d'accident du travail, de maladie professionnelle ou de maladie d'origine professionnelle qui ne permettent une assimilation que pendant un an d arrêt ininterrompu, la notion de période de référence est totalement inopérante. Les autres périodes d absence n ouvrent pas droit à des congés payés (sauf usage ou accord collectif d entreprise contraire au sein de la structure) et notamment : - la maladie pour la durée de l arrêt dépassant 30 jours (Cass. Soc. 13 mars 2013, n 11-22.285) ; - le congé parental d éducation total ; - l absence pour convenance personnelle ; - le préavis non exécuté à l initiative ou avec l accord de l employeur ; - le congé sabbatique. Bon à savoir! La règle selon laquelle les absences ne donnent pas lieu à acquisition de congés payés pourrait évoluer compte tenu de la jurisprudence européenne selon laquelle certaines périodes d'absence du salarié (maladie ) ne sauraient le priver d'un droit à congés. Attention! Si l'article 616 du Code civil local applicable dans les départements du Haut- Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle instaure une garantie de salaire en cas d'absence de courte durée, il n'assimile pas, pour la détermination des droits à congé payé, les périodes d'absence pour maladie à un temps de travail effectif (Cass. soc. 24 mars 2004). Ces périodes ne permettent donc pas l acquisition de congés payés et les sommes versées sont également exclues de l assiette. II. Le calcul de la durée des congés payés Les salariés à temps partiel bénéficient des mêmes droits que les salariés à temps plein (Cass. Soc. 4 juin 1987) : le nombre de jours de congés ne doit pas être réduit à proportion de leur durée de travail. De la même manière, lorsque la durée du travail d un salarié change entre la période d acquisition et la période de prise, notamment en cas de mitemps thérapeutique, de congé parental à temps partiel le salarié acquière toujours le même nombre de congés. A. Règles générales du calcul des congés payés 1 Définition La CCB du 21 mai 2010 prévoit que les congés payés sont acquis en jours ouvrés. Les salariés acquièrent donc 2,08 jours ouvrés de congés par mois sans pouvoir excéder 25 jours ouvrés par période d acquisition. Cette règle s applique quelle que soit la durée de travail ou la répartition du temps de travail : un salarié employé à mi-temps acquiert 2,08 jours ouvrés de congés payés par mois de travail effectif (et assimilé) et non 1,04 jours. UNA/ service juridique 3
Ainsi, un salarié qui a été présent pendant toute la période de référence a droit au maximum à 25 jours ouvrés. Bon à savoir! Lorsqu une salariée a moins de 21 ans, elle bénéficiera de 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge, et ce, même si la salariée a acquis ses 25 jours de congés payés. Lorsqu une salariée a plus de 21 ans, elle bénéficiera également de 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge, sans que le cumul du nombre des jours de congé supplémentaire et de congé annuel ne puisse excéder la durée maximale du congé annuel (25 jours ouvrés). Le Code du travail ne précisant pas les cas d acquisition partielle, il apparait donc que la salariée peut bénéficier de ce droit, peu important les faits qui n ont pas permis à la salariée d acquérir la totalité de ses congés (embauche en cours d année, absence de plus de 30 jours en cas d arrêt de travail pour maladie non-professionnelle, congé parental d éducation ). Selon le Code du travail, Est réputé enfant à charge l'enfant qui vit au foyer et est âgé de moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours. 2 Les congés d ancienneté L article IV.24.4 de la CCB 21 mai 2010 prévoit l octroi supplémentaire de congés payés dits d ancienneté qui s ajoutent aux jours de congés payés. Le salarié a donc droit, chaque année, à : - 1 jour ouvré d ancienneté après 5 ans ; - 2 jours ouvrés d ancienneté après 10 ans ; - 3 jours ouvrés d ancienneté après 15 ans ; - 5 jours ouvrés d ancienneté après 20 ans. Exemple : Une auxiliaire de vie sociale présente (ou ayant des absences assimilées) pendant toute la période de référence acquière 25 jours ouvrés de congés payés. Elle compte 6 ans d ancienneté dans la structure. Cette salariée bénéficiera donc de 25 jours ouvrés de congés payés et un jour ouvré de congé supplémentaire au titre des congés d ancienneté. B. Les règles d équivalence Pour permettre le calcul de la durée des congés payés, le Code du travail prévoit des règles d équivalence pour le calcul d un mois de travail effectif. L article L 3141-4 du Code du travail pose des règles d équivalence du «mois de travail effectif ou assimilé» exigé pour le calcul des congés payés. Ainsi, un mois de travail effectif est équivalent à : - 4 semaines de travail effectif (ou assimilé) ; - 24 jours de travail effectif (ou assimilé) si l horaire de travail dans la structure est réparti sur 6 jours ouvrables par semaine (pour rappel la CCB impose que les salariés aient 2 jours de repos hebdomadaire donc cette règle d équivalence ne trouve pas à s appliquer dans la Branche) ; - 20 jours de travail effectif (ou assimilé) si l horaire de travail dans la structure est réparti sur 5 jours ouvrables par semaine. UNA/ service juridique 4
Ainsi un salarié présent 4 semaines ou 20 jours sur un même mois acquiert 2,08 jours ouvrés de congés payés pour le mois considéré. Il résulte de cette règle qu un salarié a droit à la totalité de ses congés payés (25 jours ouvrés) dès lors qu il a travaillé au cours de la période de référence : - 12 fois 4 semaines soit 48 semaines ; - ou 288 jours si l horaire de travail est réparti sur 6 jours ouvrables par semaine ; - ou 240 jours si l horaire de travail est réparti sur 5 jours ouvrables par semaine. La règle d équivalence peut donc impacter le nombre de jours de congés acquis par un salarié ayant des périodes d absence non assimilée à du travail effectif ou encore entré et/ou en cours de période de référence. Il convient de noter que pour le décompte des jours de travail effectif, le nombre de jours effectivement travaillés par semaine par un salarié est indifférent. Ainsi, concernant l appréciation d une semaine, les salariés seront considérés comme ayant travaillé 5 jours s ils ont été présents toute la semaine en question (sans arrêt de maladie ou autres absences), peu important qu ils soient à temps partiel et donc qu ils travaillent habituellement 5 jours ou moins par semaine par application de leur planning. Du fait de ces règles d équivalence, le retrait ou la proratisation ne pourra intervenir qu en fin de période d acquisition ou au moment de la rupture du contrat de travail car c est uniquement à ce moment que l on peut calculer les droits effectivement acquis. Exemple : un salarié travaillant 5 jours par semaine a été absent 14 semaines consécutives sur 4 mois et 11 jours sur 3 semaines dans un même mois (de 30 jours) soit 81 jours d absence en totalité. Il convient, ici, d opérer 3 calculs distincts : par mois entier, par périodes entières de 4 semaines et par périodes entières de 20 jours (5 jours x 4 semaines), et de retenir le calcul le plus favorable pour le salarié : Le décompte par mois entier : 7 mois complets ont été travaillés : 12 mois - 5 mois qui n ont pas été travaillés en totalité Nombre de jours de congés payés acquis : 7 x 2,08 = 14,56 jours Le décompte par période de 4 semaines : 35 semaines complètes ont été travaillées : 52 - (14+3) 8 périodes complètes de 4 semaines ont donc été travaillées : 35 / 4 = 8,75 soit 8 périodes complètes Nombre de jours de congés payés acquis : 8 x 2,08 : 16,64 jours Le décompte par période de 20 jours : 180 jours ont été travaillés : 365 jours dans l année 104 jours (du fait que le travail est sur 5 jours par semaine, il convient d enlever les 2 jours par semaine restant) soit 261-81 jours d absence 9 périodes complètes de 20 jours ont donc été travaillées : 180 / 20 = 9 Nombre de jours de congés payés acquis : 9 x 2,08 jours = 18,72 jours Avec la méthode d équivalence, le salarié aura droit au mieux à 18,72 jours ouvrés de congés payés. UNA/ service juridique 5
Attention! Faut-il tenir compte des fractions de mois pour le calcul de l acquisition des congés payés? Exemple : Un salarié a travaillé 10 semaines : Si l on ne tient pas compte des fractions de mois : il a travaillé 2 fois 4 semaines, à savoir 2 mois et donc il a droit à 4,16 jours de congés payés. Si l on tient compte des fractions de mois : il a travaillé 2 fois 4 semaines plus deux semaines équivalentes à 0,5 mois, il a donc travaillé 2,5 mois. Cela lui ouvre droit à 2,5 fois 2,08 jours de congés payés à savoir 5,2 jours. A ce jour, aucune règle de droit ni jurisprudence n est venue préciser laquelle de ces deux méthodes adopter et il semble donc préférable, dans le doute, d appliquer la méthode la plus favorable au salarié. C. L acquisition des congés en cas de départ de l entreprise en cours de période Les droits à congé pris en compte pour le calcul de l'indemnité compensatrice sont calculés conformément à la règle générale, en fonction des mois de travail effectif accomplis jusqu'à la date de la rupture du contrat. Il convient donc de savoir quelle date est prise en compte comme étant la date de rupture du contrat : - Lorsque le préavis est effectué, il s agit de la date de fin du préavis. - Lorsque le préavis n est pas effectué du fait d une dispense totale ou partielle par l employeur, le préavis non effectué est tout de même considéré comme temps de travail effectif et ouvre droit à acquisition de congés. - Lorsque le préavis n est pas effectué du fait d une dispense demandée par le salarié et acceptée par l employeur, ou encore lorsqu il n existe pas de préavis du fait du motif de la rupture (licenciement pour faute grave ou lourde ou encore pour inaptitude professionnelle ou non), le préavis non effectué ne permet pas d acquérir de congés. UNA/ service juridique 6