Clôture des projets Formation LAF 2009
Introduction Quelles sont les grandes étapes de la clôture d un projet? Cas de figure: LAO0300611 Training LAF 2009 2
Contenu du module 1. Objectif général: le participant est capable d appuyer les projets dans toutes les étapes de clôture 2. Objectifs spécifiques: 2.1. Planifier les étapes de clôture 2.2. Elaborer un bilan financier exhaustif et exact 2.3. Expliquer les points d attention de la checklist de clôture 2.4. Identifier les tâches, rôles et responsabilités dans la gestion de la clôture de projets Training LAF 2009 3
Cadre 1. Respect du cadre légal 2. Respect du contrat de gestion Training LAF 2009 4
2.1. Planifier les étapes de clôture 2.1.1. Définir le calendrier de la clôture de projets > session de travail en groupes 2.1.2. Préciser les éléments constitutifs du calendrier de clôture et leurs modalités > session de travail en groupes Training LAF 2009 5
2.1.1. Définir le calendrier de la clôture de projets Phase préparatoire de l avant dernière SMCL bilan financier provisoire Avant-dernière SMCL: agenda 6 derniers mois d activités Dernière SMCL: agenda Période post-clôture (fin de CS) Training LAF 2009 6
2.1.2. Préciser les éléments constitutifs du calendrier de clôture et leurs modalités L avant dernière SMCL (min 6 mois avant fin de projet) a pour objectifs de: décider des mesures administratives et légales nécessaires pour clôturer le projet arrêter le plan / l échéancier de clôture, y inclus les propositions de la Direction du projet Training LAF 2009 7
2.1.2. Eléments constitutifs du calendrier Mesures administratives et légales A/ Approbation du bilan financier provisoire à la date de fin de la prestation, propositions de modifications budgétaires et d affectation des reliquats B/ Procédure concernant le recouvrement des créances (TVA à récupérer, avances tiers, cautions et garanties) C/ Désignation des personnes intervenant dans le processus de clôture et leur rôle respectif D/ Mesures d information des parties liées à l exécution du projet cc: date de fin de prestation E/ Dispositions concernant les activités de la gestion financière et administrative de la clôture Training LAF 2009 8
2.1.2. Eléments constitutifs du calendrier Echéancier de clôture A/ Calendrier de clôture = planification et définition des délais d exécution de toutes les phases de clôture, comprenant : Date ultime pour signature de nouveaux contrats Date ultime pour PV de remise et transfert au partenaire Date ultime pour paiement de dépenses Date de clôture des caisses et comptes bancaires Calendrier de licenciement du personnel (calcul des indemnités) Date de présentation du rapport technique final B/ Modalités de suivi post-clôture (mandats bancaires pour les derniers paiements, suivi éventuel devant être assuré par la Représentation locale) Training LAF 2009 9
Résultat 1 = Ligne du temps 1 Avant dernière SMCL : approbation sur le plan de clôture et les modalités F I N SMCL clôture: transfert au F partenaire I Last N payments Rapport clôture financière Remise rapport clôture Approbation rapport clôture A C X 6m Préparation de l avant dernière SMCL Exécution et mise à jour plan clôture et modalités Evaluation finale projet T I V I T E S C. S. Derniers Final fin. paiements report s/ base engagements Dernière comptabilité Clôture compte principal X + 6m Training LAF 2009 10
2.2. Elaborer un bilan financier exhaustif et exact 2.2.1. Lister les éléments constitutifs du bilan financier du projet session de travail en groupes 2.2.2. Enoncer les utilisations possibles des soldes financiers session de travail en groupes Training LAF 2009 11
2.2.1. Lister les éléments constitutifs du bilan financier du projet Réconciliation financière HQ/PJ Moyens disponibles: la méthode de trésorerie >< solde budgétaire Liste des engagements et coûts de fonctionnement Réserve budgétaire utilisation de la ligne pour dépenses imprévues et/ou affectation à la prolongation des activités dans le cadre des objectifs initiaux Avances ouvertes Garder une marge pour dernières factures Training LAF 2009 12
2.2.2. Enoncer les utilisations possibles des soldes financiers A/ Depuis 3ème contrat de gestion: règles DGCD concernant la gestion des soldes financiers B/ Référence: documents légaux du projet C/ En l absence de directives spécifiques: tableau d affectation des reliquats D/ Dépenses après convention spécifique Training LAF 2009 13
2.3. Expliquer les points d attention du plan de clôture 2.3.1. Assurer la gestion financière 2.3.2. Assurer la gestion administrative de la clôture 2.3.3. Clôture définitive Training LAF 2009 14
2.3.1. Assurer la gestion financière (1) A/ Suivi budgétaire Réaliser la réconciliation Navision/FIT; Vérifier que le budget résiduel (selon méthode de trésorerie) est suffisant (tenant compte des activités restantes, prolongation éventuelle de l AT et indemnités de licenciement du personnel); Vérifier que le budget résiduel permet l audit final/évaluation finale. B/ Mise à jour de la PF (// planification opérationnelle/liste des activités restantes) dernière PF: réaliste, rigoureuse et régulière dernier CC: RE/CO Training LAF 2009 15
2.3.1. Assurer la gestion financière (2) C/ Suivi des contrats/créances et engagements Mettre à jour le registre de tous les contrats émis durant le projet (+ statut) et la liste des engagements; Effectuer une réconciliation rigoureuse entre dernières dépenses et liste des engagements; Prendre les dispositions nécessaires pour récupérer la TVA. D/ Suivi des garanties, cautions et avances Etablir la liste des cautions et garanties à récupérer; Assurer un suivi de/ et récupérer/clôturer les avances; Mettre en place les dispositions nécessaires pour le suivi éventuel de la représentation (ou du siège) après la fin du projet Training LAF 2009 16
2.3.1. Assurer la gestion financière (3) E/ Dernières transactions financières autorisées après la SMCL de clôture Seuls les frais liés à un engagement approuvé avant la fin de la convention spécifique et clairement liés aux objectifs du projet pourront encore être encourus après la fin de la CS Condition: être stipulés dans une liste des engagements en annexe du PV de la SMCL Exclus: ces engagements ne peuvent pas engendrer de frais de fonctionnement (ex: salaires pour suivi des activités) Training LAF 2009 17
2.3.1. Assurer la gestion financière (4) F/ Clôture des caisses et comptes Transférer le solde des caisses sur les comptes PJ respectifs; Initier les procédures de clôture des comptes opérationnels; Transférer les soldes des comptes PJ sur le compte principal. G/ Rapport de clôture financière Après la réception des dernières PHQ et la clôture des comptes Le comptable du projet prépare le rapport (à 80% - sur base des données de FIT) Le LAF contrôle et finalise le rapport avant de l envoyer au HQ Training LAF 2009 18
2.3.2. Assurer la gestion administrative de la clôture (1) A/ Personnel Vérifier la cohérence des contrats (y inclus AT) avec date clôture PJ; Etablir un calendrier de licenciement (collectif avis juridique); Envoyer les lettres de préavis dans les délais stipulés dans contrats; Réaliser le paiement du solde de tout compte, y compris cotisations sociales à charge de l employeur et impôts; Finaliser les étapes des cercles de développement; Initier le processus de terminaison/prolongation AT. Training LAF 2009 19
2.3.2. Assurer la gestion administrative de la clôture (2) B/ Immobilisés inventaires stocks Mettre à jour la fiche d inventaire; Etablir la liste des biens à céder au partenaire; Fixer la date de cession des biens avec le partenaire; Préparer les documents de cession des biens au partenaire; Préparer la liste des biens hors service (+ documenter); Préparer l organisation pratique de la cession des biens au partenaire. Note: certains biens acquis en CO pourront avoir été cédés au partenaire durant l exécution du projet Training LAF 2009 20
2.3.2. Assurer la gestion administrative de la clôture (3) C/ Créanciers - contrats Contacter les créanciers en vue de la fin du PJ et résilier les contrats dans les délais prévus (loyers, téléphone, internet, eau, électricité, gaz, entretien, gardiennage, etc); Clôturer les contrats de consultants/prestataires de services (y inclus SLA en cours); Mettre à jour l inventaire des contrats. Training LAF 2009 21
2.3.2. Assurer la gestion administrative de la clôture (4) D/ Reporting et préparation de la SMCL de clôture Vérifier que les documents de PJ sont disponibles (CS,CMO,DTF,EL,rapports annuels,rapports d audits,rapports financiers,avenants, rapports d évaluation, etc); Elaborer le rapport narratif final (suivant template) 1 mois avant la SMCL de clôture; Envoyer les rapports narratif et financier à la RR. Training LAF 2009 22
2.3.2. Assurer la gestion administrative de la clôture (5) E/ Archivage Préparer les archives: documents officiels, pièces comptables, marchés publics, autres. Prévoir la destination finale des archives selon la modalité d exécution: RE/CO. Training LAF 2009 23
2.3.3. Clôture définitive (1) A/ Dernière SMCL: SMCL «administrative» de remise des immobilisés et transmission des derniers états financiers. Approbation du rapport technique final Approbation du rapport d évaluation finale Transfert des immobilisés au partenaire Approbation du bilan financier et décision concernant l utilisation du solde budgétaire B/ Derniers paiements selon liste des engagements et liste détaillée des paiements restant à effectuer entre la date de SMCL finale et date de clôture des comptes. Training LAF 2009 24
2.3.3. Clôture définitive (2) C/ Initier les procédures de clôture du compte principal Modifier/clôturer les mandats de signature; Transmettre les extraits de clôture des comptes au HQ; Transfert du solde vers le siège: RE si <= 5000 euros alors transfert vers RR; si >= 5000 euros alors transfert vers HQ; CO : réf tableau reliquats D/ Dernière clôture comptable Training LAF 2009 25
2.4. Identifier les tâches, rôles et responsabilités dans la gestion de la clôture de projets 2.4.1. Lister les tâches liées à la clôture d un projet durant les 12 derniers mois du projet (y inclus pré/poost clôture) dans un ordre chronologique Chronogramme de clôture Checklist de clôture 2.4.2. Déterminer les rôles et responsabilités au sein de l équipe pays (à chaque niveau) dans la gestion de la clôture des projets: processus - RACI Training LAF 2009 26
Cas concret = LAO0300611 Ligne du temps projet Clôture bureaux Rapport de clôture PMU en provinces du projet 13/05/09 SMCL 1 SMCL 3 F SMCL 6 F Rapport 26/01/05 I SMCL clôture I clôture CMO 09/06/06 N 16/03/09 N Financière CS 14/05/03 13/05/04 SMCL 2 SMCL 4 Last 08/11/05 Clôture bureau 13/05/08 10/12/07 payments PMU VTN A C. C T S. I Exéxution du projet V 1 I 3/ T 0 Identification - E Exécution Final du fin. 5/ Formulation S MTR plan de clôture 0 report Derniers paiements SMCL 0 SMCL 5 9 Avril s/ base engagements X + 6m 15/09/03 21/10/08 Mai 2006 Transferts provinces Dernière Préparation EL Compta clôture 14/05/07 FIT au HQ Mai 09 Training LAF 2009 27