Département Education et Technologie UTILISER NETMEETING DANS LES CCM Monique Colinet 5.82 AVRIL 2003 Centre pour la formation à l Informatique dans le Secondaire
Une première utilisation de Netmeeting 3.01 Dès le lancement du programme, une fenêtre s affiche: Barre des menus Introduction de l adresse du correspondant 1 Effectuer un appel Raccrocher Rechercher un correspondant dans un annuaire Démarrer/Arrêter la vidéo Incrustation d images Ajuster le volume audio/afficher la liste des participants 2 Partager un programme Transférer des fichiers Conversation Tableau blanc Cette fenêtre est divisée en deux parties: (1) La fenêtre de visualisation: c est dans cette fenêtre que vous pourrez voir votre correspondant, du moins si celui-ci dispose d une webcam. (2) La fenêtre de contact: c est dans cette fenêtre que vous verrez la liste de vos correspondants. Monique Colinet CeFIS - FUNDP 2002-2003 Page 2
Comment démarrer une conférence L émission d un appel est indispensable pour accéder à l ensemble des services offerts par le logiciel. Pour contacter une personne connectée au réseau local, vous devez l appeler soit par l intermédiaire du menu Appel - Nouvel Appel soit par l intermédiaire du bouton Effectuer l appel. L adresse du correspondant que vous souhaitez appeler peut être donné de deux manières différentes: - le nom de l ordinateur (exemple: PTE5259a07 pour un ordinateur du centre cybermédia) - l adresse IP de cet ordinateur (exemple: 198.162.100.007) Le type d utilisation sera le Réseau puisque nous travaillons dans un réseau local. Il est également possible de sécuriser l appel, mais cela est surtout utile lorsqu on travaille sur le réseau Internet. Remarque: l utilisation d un nom en clair n est en principe utilisable que sur Internet et à la condition que les correspondants soient enregistrés dans un annuaire stocké sur un serveur. Néanmoins, grâce à la numérotation abrégée, il est possible d affecter à chaque adresse IP du réseau local un nom plus clair. Voir à ce sujet l annexe 1. Dès que les informations sont introduites, cliquez sur le bouton Appel pour contacter votre correspondant. Netmeeting affiche une fenêtre vous informant qu il recherche la personne contactée (dans l exemple ci-dessous, la personne est identifiée par le n IP de sa machine). Pour que l appel aboutisse, il faut que votre correspondant: - ait ouvert le programme sur son ordinateur. Cette tâche peut être en sommeil mais l icône ( ) figure alors dans la barre des tâches. - accepte l appel. Une barre flottante avec deux boutons apparaît en bas et à gauche sur l écran de l ordinateur de votre correspondant. Si votre correspondant n accepte pas (il clique sur le bouton Ignorer) ou ne répond pas dans le temps imparti (une vingtaine de secondes), l appel n aboutira pas et un message apparaîtra sur votre ordinateur. Monique Colinet CeFIS - FUNDP 2002-2003 Page 3
Par contre, un message différent apparaît si votre correspondant n a pas lancé l application Netmeeting sur sa machine. Lorsque l appel aboutit, la liste des personnes en communication, ou en conférence comme cela est d usage avec ce logiciel, apparaît dans la seconde partie de la fenêtre principale de Netmeeting. Tous les services de Netmeeting sont maintenant disponibles et utilisables. Les services de Netmeeting La conversation Ce module permet de converser (ou de chatter pour utiliser un mot à la mode) entre les participants de la conférence. Pour démarrer ce module, il suffit de cliquer sur le bouton ou encore par l intermédiaire du menu Outils. Lorsqu un participant lance cette fonction, la fenêtre de conversation apparaît sur tous les écrans presqu instantanément. Chacun peut alors envoyer des messages et lire les messages des autres participants. La procédure est très simple. Monique Colinet CeFIS - FUNDP 2002-2003 Page 4
Zone d affichage des messages transmis Zone d entrée des messages Bouton d envoi des messages Liste des correspondants en conversation Ce module est particulièrement intéressant lorsqu un ou plusieurs participants n ont pas de périphériques audios et/ou vidéos. D autre part, chacun des participants peut présenter cette fenêtre de conversation selon ses désirs: format du message, grandeur de la fenêtre Conversation. Ces paramètres peuvent être modifiés par l intermédiaire du menu Affichage - Options. En outre, la conversation peut être enregistrée par chacun des participants (attention, un message envoyé à un des participants ne sera pas enregistré par les autres) et les formats d enregistrement sont divers (traitement de texte, page HTML,...). Le tableau blanc Le tableau blanc permet à tous les participants d une conférence de dessiner et d écrire simultanément. Pour afficher le tableau blanc, cliquez sur le bouton ou sélectionnez la commande Tableau Blanc dans le menu Outils. Dès qu une personne active cette option, il apparaît sur tous les écrans. Chacun peut alors l utiliser pour y placer du texte ou des dessins. Il est possible pour chacun de redimensionner la fenêtre de ce tableau blanc. Si vous ne souhaitez pas que les autres participants puissent utiliser le tableau blanc, il est possible de le verrouiller. Dans ce cas, vous serez le seul utilisateur de ce tableau. Cette option peut être intéressante si le professeur veut présenter, par exemple, un plan de travail aux élèves. Monique Colinet CeFIS - FUNDP 2002-2003 Page 5
Pour empêcher les autres utilisateurs de modifier le contenu du tableau Le contenu d un tableau blanc peut aussi être sauvegardé. Il peut donc parfois être utile de prévoir le contenu de son tableau (qui peut d ailleurs contenir plusieurs pages) avant de commencer une séance de collaboration. Il n est en effet pas nécessaire d être en communication pour rédiger et enregistrer un tableau à l avance. Le partage d applications Cette option permet : - de partager des programmes qui sont installés sur un seul ordinateur - de laisser contrôler son poste par d autres utilisateurs. Ces deux possibilités ont bien sûr leurs avantages et leurs inconvénients. Selon l utilisation, on pourra y voir certains avantages. Ce sera aux utilisateurs de les manipuler avec efficacité! 1. Partage sans contrôle Pour partager un programme, celui-ci doit être actif dans l ordinateur (placé en mémoire centrale). Par l intermédiaire de Netmeeting, vous pouvez alors activer le partage de ce programme. Pour ce faire, cliquez sur le bouton ou activez le partage par l option Partage du menu Outils. Une nouvelle fenêtre s ouvre et permet la visualisation des options actuellement présentes en mémoire centrale de l ordinateur. Il s agit alors de sélectionner l application (ou les applications) que l on veut partager puis de valider son choix en cliquant sur le bouton Partager. Monique Colinet CeFIS - FUNDP 2002-2003 Page 6
Sélection d une application à partager Bouton permettant l activation du partage A partir de ce moment, le programme est seulement partagé en lecture. Dès que cette application sera activée sur votre écran, les autres utilisateurs la verront aussi apparaître sur leur machine. Cette application s affichera sur tout ou partie de l écran des autres participants (cela dépendra de la résolution de l écran de chacun des participants). Ils n auront cependant pas encore la possibilité de l utiliser. Le pointeur de la souris sera d ailleurs transformé en dès qu ils voudront le déplacer. D autre part, ils pourront toujours utiliser d autres applications tournant sur leur propre ordinateur et ils verront en outre une nouvelle icône dans la barre des tâches leur signalant qu une application est partagée. Ils ne pourront pas fermer cette application. Cette situation va permettre au correspondant qui partage une application de diffuser de l information: - montrer le fonctionnement d une application - diffuser une présentation powerpoint, une présentation multimédia en général,... - utiliser une application (traitement de texte, tableur, navigateur internet,...) Avec l environnement cybermédia disponible dans les écoles, cette manière de travailler peut se révéler intéressante dans la situation précise ou le professeur souhaite effectuer une démonstration devant sa classe et ne possède pas de moyen de projection. Remarque: Il n est pas possible de partager un dossier ou des fichiers sauf par l intermédiaire de l explorateur. 2. Partage avec contrôle Cette situation est semblable à la première mais dans ce cas, les différents correspondants pourront utiliser aussi le programme à distance. Il faut toutefois que le propriétaire de cette application leur en donne l autorisation. Dans la deuxième partie de la fenêtre de partage, une option de contrôle devra alors être sélectionnée: Monique Colinet CeFIS - FUNDP 2002-2003 Page 7
Dès que ce bouton a été enfoncé, le contrôle peut être pris par n importe quel participant à la conférence. Le bouton a alors changé d aspect et les deux options sont sélectionnables. A tout moment, le propriétaire de l application peut arrêter le contrôle en enfonçant de nouveau le bouton Empêcher le contrôle et il reprend tous les droits sur l application. Comment prendre le contrôle d une application à distance? Plusieurs situations sont possibles: a) Si aucune des deux cases de la fenêtre précédente n est cochée, il suffit, à la personne voulant prendre la main, de double-cliquer sur l application à partir de son ordinateur. A ce moment, le propriétaire de l application recevra un message lui signalant qu un participant veut prendre la main. Si le propriétaire accepte, le demandeur peut alors intervenir dans le programme et effectuer les manipulations qu il souhaite. Attention à ce genre de situation qui peut se révéler dangereuse suivant les applications utilisées. Le pointeur de la souris prend alors une forme particulière qui lui indique le correspondant qui à la priorité sur l utilisation de l application. Le fait pour le propriétaire de frapper n importe quelle touche sur son clavier lui rend la main sur l application. Si, par contre, la réponse n est pas donnée dans le temps imparti (une vingtaine de secondes) ou Monique Colinet CeFIS - FUNDP 2002-2003 Page 8
si la demande est refusée, le demandeur recevra aussi un message l avertissant du refus. Si la première case Accepter automatiquement les demandes de contrôle est cochée, les prises en main ne sont plus contrôlées et un double-clic sur le bouton de la souris (fait par n importe quel participant) peut entraîner alors le désordre le plus complet. Chacun peut tour à tour intervenir sans aucune autorisation au préalable. Cette situation est à éviter au maximum car elle entraîne une perte de contrôle total de la part du propriétaire de l application. Si la seconde case Ne pas autoriser d interruption par les demandes de contrôle pour l instant est cochée alors les participants ne pourront pas prendre la main sur l application et leurs tentatives seront directement refusées par le message suivant, sans que le propriétaire ne soit déranger par une demande de contrôle. Si les deux cases sont cochées, le même message s affichera sur l écran du participant qui tentera d intervenir. Certaines configurations sont donc plus gérables que d autres. A chacun de paramétrer son partage en fonction de la situation de travail. Le transfert de fichiers Ce moyen de communication peut aussi être intéressant dans un centre CCM lorsqu un professeur met à disposition des exercices individualisés pour les élèves et que ceux-ci doivent les rendre directement au professeur. Par le biais de Netmeeting, des fichiers de toute nature (texte, image, son, vidéo) peuvent être envoyés ou reçus. Il s agit d une certaine manière de documents attachés à un courrier électronique. Pour activer l envoi de documents, cliquez sur le bouton ou activez la commande dans le menu Outils. Une nouvelle fenêtre apparaît dans laquelle vous pouvez régler quelques paramètres qui faciliteront le travail par la suite. Monique Colinet CeFIS - FUNDP 2002-2003 Page 9
Dossier des fichiers reçus Liste des participants Pour sélectionner les fichiers à envoyer Liste des fichiers à transférer Pour pouvoir envoyer des fichiers, ceux-ci doivent se trouver dans la liste de la fenêtre principale. Une fois que vos fichiers ont été placés dans la liste des fichiers à transférer, vous pouvez choisir de les envoyer à toutes les personnes participant à la conférence ou à une seule personne (en choisissant dans la liste des participants) en cliquant sur le bouton. Si par contre vous ne souhaitez envoyer qu une partie des fichiers, il vous suffit de le(s) sélectionner et de l (les) envoyer de la même manière. Remarque: un clic droit sur le fichier à envoyer permettra également cet envoi. Dès que le(s) fichier(s) est (sont) envoyé(s), l information apparaît dans la fenêtre de transfert des fichiers. Monique Colinet CeFIS - FUNDP 2002-2003 Page 10
Le destinataire reçoit alors un message l informant que un ou de(s) fichier(s) lui ont été transmis. Il peut choisir de les ouvrir directement ou de les garder dans un dossier spécifique en cliquant sur le bouton Fermer. La lecture de ce(s) fichier(s) se fera alors par l intermédiaire du bouton d ouverture du dossier correspondant dans la fenêtre de transfert de fichiers. La configuration du dossier de réception de ces fichiers (c:\program Files\NetMeeting\fichiers reçus) peut être modifiée à tout moment. Pour indiquer le nouveau chemin, sélectionner la commande Changer de dossier dans le menu Fichier. Monique Colinet CeFIS - FUNDP 2002-2003 Page 11
Annexe 1 : Utilisation de numéros abrégés Dans le cas d une utilisation fréquente de ce programme, il peut être intéressant de créer des raccourcis d appel. Par l intermédiaire du menu Appel, choisissez l option Créez un numéro abrégé. Dans la nouvelle fenêtre, indiquez le nom de l ordinateur pour lequel vous souhaitez créer un numéro abrégé. Choisissez aussi Réseau comme mode d appel. Sélectionnez enfin Ajouter à la liste des numéros abrégés avant de valider vos options. Vous pouvez effectuer la même opération pour tous les ordinateurs du centre cybermédia. Lorsque le travail sera terminé, vous pourrez alors effectuer vos appels en cliquant sur le bouton (Rechercher un correspondant dans un annuaire) de la fenêtre principale du programme. Vous verrez apparaître la fenêtre ci-joint. Il vous suffit de sélectionner le r é p e r t o i r e Numérotation rapide et doublecliquez sur les noms des postes que vous Monique Colinet CeFIS - FUNDP 2002-2003 Page 12
voulez contacter. Le dossier dans lequel se trouve tous ces raccourcis est c:\program Files\NetMeeting\Numérotation abrégée, mais vous pouvez le déplacer où vous le souhaitez. Ce dossier peut même être copié sur toutes les machines du pool si vous souhaitez que les autres utilisateurs puissent en bénéficier. Et vous pouvez même créer plusieurs dossiers suivant les groupes d utilisateurs. Monique Colinet CeFIS - FUNDP 2002-2003 Page 13
Annexe 2 : Les touches de raccourci CTRL + N F5 CTRL + D CTRL + K CTRL + M CTRL + T ENTREE CTRL + W CTRL + SUPPR CTRL + +(signe plus) CTRL + -(signe moins) CTRL + Pg Préc. CTRL + Pg Suiv. CTRL + touches de direction CTRL + S N importe quelle touche ECHAP CTRL + F Effectuer un appel Actualiser une liste d annuaire Ouvrir le pavé de numérotation Désactiver les haut-parleurs Désactiver le microphone Ouvrir le module Conversation Envoyer un message dans Conversation Ouvrir le tableau blanc Effacer une page du tableau blanc Insérer une page dans le tableau blanc Supprimer une page du tableau blanc Revenir à la page précédente Passer à la page suivante Faire défiler des pages Démarrer le partage d un programme Reprendre le contrôle d un programme partagé Arrêter la collaboration avec un programme partagé Envoyer un fichier Monique Colinet CeFIS - FUNDP 2002-2003 Page 14